Spørgsmål og svar Spørgsmål/svar i forbindelse med offentligt EU udbud vedr. møbler Der gøres opmærksom på, at spørgsmål og svar indgår som en del af udbudsmaterialet. Er der uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet inkl. bilag og spørgsmål/svar, er indeværende dokument gældende. Tilsvarende gøres opmærksom på, at Indkøbsfællesskabet Sjælland har tilrettet relevante bilag således, at de stemmer overens med ændringerne der er fremkommet i forbindelse med spørgsmål/svar. Spørgsmål 1 hvor finder vi information omkring indkøbsvolumen i styk/salgsværdi per produktgruppe? Svar 1 Der henvises til udbudsbetingelsernes pkt.2.3.1, hvor udbuddets samlede økonomiske omfang er angivet. Da der er tale om en rammeaftale, kan Ordregiver ikke angive den konkrete forventede indkøbsvolumen pr. styk. pr. produktgruppe, da der netop er tale om en ramme som kan gå op og ned, og som afhænger af behovene på skolerne, der beror på bl.a. elevantal, politiske beslutninger og økonomi generelt. Spørgsmål 2 Spørgsmål til udbud Selandia - CEU på vegne af Indkøbsfællesskabet Sjælland Da vores fortsatte deltagelse afhænger af ordregivers svar på nedenstående spørgsmål, håber vi på en meget hurtig tilbagemelding. side 8 - Punkt 2.5. Tidsplan: I henhold til den forventede tidsplan kan implementering af rammeaftalen først forventes igangsat d. 28. december 2015 hvor kontrakt kan underskrives. Dette efterlader 3 arbejdsdage til implementering inden rammeaftalens forventet trådt i kraft den 1. januar 2016. Dette kan ikke antages som rimelig tid til implementering af en aftale af denne størrelse også set i reference til Udkast til rammeaftale 16.1 Bod, side 17 Elektronisk indkøbssystem og varekatalog: Ordregiver har opsat krav omkring at Såfremt den aftalte idriftsættelsesdag overskrides som følge af Leverandørens forhold, betaler Leverandøren pr. påbegyndt arbejdsdag en dagbod på kr. 1.000. Bodsbeløbet kan efter nærværende afsnit ikke overstige kr. 25.000. Ønsket idriftsættelsesdag fra ordreafgiver 1. januar 2016. Ordregiver bør fravige dette krav alternativt ændre den forventede idriftsættelsesdag. Vil ordregiver i henhold til ovenstående fastholde den nuværende tidsplan og krav om bod? Svar 2 Ordregiver fastholder, at rammeaftalen forventes at træde i kraft den 1. januar 2016. Det bemærkes, at de kontraktmæssige krav til det elektroniske indkøbssystem og varekatalog fremgår af 6.2.1. i udkast til rammeaftale, hvoraf det bl.a. fremgår, at det være muligt for Ordregiver at handle det fulde sortiment under Rammeaftalen gennem indkøbssystemer og indkøbsportaler i form af IndFak, som er et fællesstatsligt indkøbs- og
fakturahåndteringssystem, såfremt skolerne vælger at anvende eller bliver pålagt anvendelse af disse. Det er derfor et krav, at Leverandøren understøtter IndFak eller tilsvarende systemer ved at gøre sig i stand til at modtage og afsende alle krævede dokumenter i det rette format gennem NemHandelsnetværket eller tilsvarende senest 2 måneder efter Ordregivers anmodning herom. Leverandøren er ikke berettiget til at opkræve Ordregiver herfor. Leverandøren skal understøtte e-handel via IndFak og NemHandel i hele Rammeaftalens løbetid, medmindre Ordregiver meddeler Leverandøren en senere idriftsættelsesdag eller dispensation. Såfremt Bestillingssystemet ikke er tilgængeligt og fuldt funktionelt (indeholdende et fuld elektronisk varekatalog på nærværende Rammeaftale) senest 2 måneder efter Ordregivers skriftlige anmodning herom, ifalder Leverandøren Bod, jf. 16.1. Det står Ordregiver frit at vælge, hvorvidt IndFak skal benyttes til bestilling, jf. i øvrigt ovennævnte. Det er således denne bestemmelse ( 6.2.1), som bodsbestemmelsen i 16.1. relaterer sig til, og Ordregiver har ikke bedt Tilbudsgiverne om at skulle understøtte indkøbsportalerne ved opstarten af kontrakten. For nuværende anvender skolerne slet ikke disse indkøbsportaler, og hvis skolerne kommer til at anvende disse, vil den vindende tilbudsgiver have 2 måneder efter Ordregivers anmodning til at understøtte disse portaler, jf. 6.2.1. Ordregiver forstår således ikke Tilbudsgiver spørgsmål, idet den vindende tilbudsgiver derudover først skal have et produktkatalog udarbejdet senest 1 måned efter kontraktstart i samarbejde med Ordregiver, jf. i øvrigt bilag 5 Generelle krav (indsat nedenstående). Produktkatalog Den vindende tilbudsgiver skal senest 1 måned efter kontraktstart i samarbejde med Ordregiver have udarbejdet et produktkatalog indeholdende billeder, varenavne, varenumre, producent, priser mv. på samtlige indbudte produkter. Produktkataloget skal som minimum foreligge som pdf dokument men også meget gerne som link. Spørgsmål 3 Kravspecifikation generelt: Vil ordregiver definere nærmere hvordan der skelnes imellem designlinjer/serier af samme type produkter? Kan forskellen ligge i udformning af fas på bordplades kantprofil, eller anden geometri eksempel stel med (rund eller firkantet søjleben)? Svar 3 Ønsket om det seriemæssige er et udtryk for, at skolerne gerne ser lidt variation. Der har fra skolernes side været ønsket, at der kom noget bredde og visuel spændvidde på sortimentet, herunder sortimentsbredde på de enkelte møbeltyper. Det seriemæssige skal ikke nødvendigvis være det samme mærke, men det er vigtigt, at de tilbudte møbler pr. møbelkategori seriemæssigt passer sammen og under alle omstændigheder opfylder de opstillede mindstekrav i kravspecifikationen.
Det seriemæssige, som leverandørerne skal byde ind med, skal således holde sig inden for kravspecifikationens rammer (mindstekrav). Opfylder en tilbudt serie disse mindstekrav, vil leverandøren, som antydet i det stillede spørgsmål frit kunne tilbyde møblerne i forskellige udformninger (serier) vel at mærke pr. møbelkategori. Spørgsmål 4 Kravspecifikation generelt: Ordregivers krav om at efterspænding ikke skal være nødvendigt anses ikke for at være markedskonformt. Ordregiver bør derfor fravige dette krav. Svar 4 I forbindelse med, at produkterne skal leveres samlet og monteret, er det et mindstekrav, at efterspænding fra skolerne ikke skal være nødvendig. Ordregiver fastholder således dette mindstekrav. Spørgsmål 5 Kontraktbilag 1, 2.1. Møbler: Er det korrekt forstået, at ordregiver forventer følgende antal borde/stole lagerlagt? Kontorborde: 3 modeller B, D og E 12 serier 5 forskellig farver bordplade 5 styk af hver model 2 forskellige farver stel Samlet 1800 styk kontorborde. Kontorstole: 7 modeller A-G 12 serier 5 forskellige stoffarver 5 styk af hver model Samlet stykantal 2100 kontorstole. Svar 5 Nej, det er ikke korrekt forstået. Der henvises til pkt. 2.1. i Bilag 6, kontraktbilag 1 (leveringsaftale), hvor følgende fremgår: Der er således tale om, at Leverandøren skal være lagerførende med op til 5 stk. af hvert af de kontorborde (B, D og E) og 5 stk. af hver af de kontorstole (A-G), som Leverandøren har budt ind med i sit Tilbud til Ordregiver. Dog vil Leverandøren ikke skulle være lagerførende på samtlige tilbudte serier af bordene og stolene, idet Ordregiver maksimalt definerer 2 serier af hvert bord og stol, som Leverandøren har budt ind med, som således vil skulle være omfattet af en leveringsfrist på 5 arbejdsdage.
Spørgsmål 6 Kontraktbilag 1, 2.1. Møbler: Ordregiver har defineret at der ved bestilling af mindre leveringer af kontorborde B, D og E eller kontorstole model A-G, dog maksimalt 5 stk. at disse skal kunne leveres inden 5 arbejdsdage. Vi anser det ikke for muligt at skulle kunne levere standard løsninger inden 5 arbejdsdage generelt også set i forhold til behandlingstiden af en ordre som kan variere. Ordregiver bør ændre dette krav til på 5 arbejdsdage. Svar 6 Ordregiver fastholder under henvisning til svar 5 at der på disse produkter skal kunne ske levering indenfor 5 arbejdsdage henset til, at det er en relativ begrænset mængde, som den vindende tilbudsgiver skal være lagerførende med. Dertil kommer, at såfremt der forekommer nyansættelser på skolerne, som denne bestemmelse er indskrevet for at efterkomme, er det et mindstekrav fra Ordregivers side, at der skal kunne ske hurtig levering på de udvalgte modeller af borde og stole, således at den nyansatte vil have en plads at sidde og arbejde på. Spørgsmål 7 Kontraktbilag 1, 2.1. Møbler: Hvad er forventningen i forhold til genopfyldningstiden af lagerførte varer, da normal produktionstid ca. beregnes til 20 arbejdsdage og polstermøbler såsom stole med tekstiler optil 30 arbejdsdage? Svar 7 Ordregiver forstår ikke det stillede spørgsmål, og skal således bede Tilbudsgiver uddybe spørgsmålet nærmere, da levering af møbler (pånær de omtalte modeller under svar 5) skal ske indenfor 6 uger fra Leverandørens modtagelse af Ordregivers bestilling, medmindre Ordregiver angiver en længere frist. Der henvises til kontraktbilag 1, pkt. 2.1. Spørgsmål 8 - Punkt 2.4.4 Tilbudsgivers og underleverandørers tekniske og/eller faglige egnethed: De grundlæggende principper i EU-traktaten omkring ligebehandling og gennemsigtighed er med til at sikre en ensartet og gennemsigtig vurdering, det mener vi ikke I kan honorere her. Hvordan sikrer ordregiver ligebehandlingsprincippet i henhold til bedømmelse af referencer, med reference til I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at fremlægge referencer for en aftale skal en gyldig eller rimelig årsag hertil oplyses. Her tænkes bl.a. på nyåbnede virksomheder. Svar 8 Ordregiver sikrer netop de grundlæggende principper omkring ligebehandling og gennemsigtighed ved at sikre, at nystartede virksomheder ligeledes vil have mulighed for at byde på nærværende udbud, da sådanne virksomheder jo som følge af umulighed ikke kan fremlægge en referenceliste. Såfremt tilbudsgiver af gyldig grund, f.eks. at virksomheden er ny aktør på området, ikke kan fremlægge den krævede dokumentation for reference, skal tilbudsgiver søge sin tekniske kapacitet godtgjort på anden vis ved at fremsende dertil egnede dokumenter. I så fald skal tilbudsgiver også henvise til det forhold, som tilbudsgiver påberåber sig som gyldig grund for ikke at fremlægge det efterspurgte materiale.
Således har Ordregiver sikret, at principperne omkring ligebehandling og gennemsigtighed overholdes, og dette er ligeledes anerkendt i retspraksis. Spørgsmål 9 side 16 Underkriterium 2: Sortiment 40 %: Hvordan vil ordregiver vægte/give point er det kun ud fra antal varelinjer? Svar 9 Der henvises til udbudsbetingelsernes, hvoraf følgende fremgår: Ved bedømmelsen af underkriteriet sortiment, vil der blive lagt vægt på, hvor mange forskellige serier, Tilbudsgiver kan tilbyde Ordregiver inden for de kriterier, der er sat op inden for det enkelte produkt. Tilbudsgiver skal udfylde fanen sortiment i tilbudsskemaerne, bilagene 1.1., 2.1., 3.1. og 4.1. Spørgsmål 10 side 10 Punkt. 4.4. Udfyldelse af tilbudsskemaer: Ordregiver har opsat krav til at tilbudsgiver ved udfyldelse af tilbudsskema skal vedhæfte Indsættelse af link til billede af møblet eller sidehenvisning til produktkatalog, som så skal vedhæftes tilbuddet. Dette krav anser vi ikke som rimeligt før man som leverandør har fået tildelt kontrakten, da dette indbefatter en kæmpe arbejdsbyrde for hver enkelt leverandør, som måske ikke finder anvendelse alligevel. Ordregiver bør fravige dette krav. Svar 10 Ordregiver ønsker ikke at fravige dette krav. Ordregiver finder, at der er tale om en forholdsvis simpel procedure for tilbudsgiver, idet tilbudsgiver kan vælge mellem at indsætte et link til billede af møblet, eller der blot kan indsættes en sidehenvisning til tilbudsgivers produktkatalog, som kan uploades via Mercell sammen med tilbuddet. Spørgsmål 11 Kravspecifikation Bilag 3: Møbler til kantine, auditorium og eksamen stole (kantinestol B inkl. sammenkobling): Ordregiver har opsat krav til kantinestol B, hvor stel med 4 ben skal være inklusiv sammenkobling integreret i stolen. Vi anser det ikke for markedskonformt at finde 12 serier af stole med 4 ben, hvor dette vil kunne gøres enkelt og let. Ordregiver bør fravige dette krav. Svar 11 Ordregiver forstår ikke tilbudsgivers spørgsmål. Umiddelbart anser Ordregiver det ikke for usandsynligt, at der kan ske sammenkobling af stole, hvor stellet har 4 ben. Det er op til Tilbudsgiver at finde det antal serier, som Tilbudsgiver ønsker at byde ind med, min. 3 serier og maks. 12 serier.
Spørgsmål 12 Udkast til rammeaftale side 8, 6.2.2 Ordrebekræftelse: Ordregiver har opsat krav om, at Leverandøren skal fremsende en ordrebekræftelse til den pågældende uddannelsesinstitutions kontaktperson senest 2 arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af Ordregivers bestilling. Fremsendelse af ordrebekræftelse skal ske via e-mail. Dette anser vi for ikke for rimelig sagsbehandlingstid i henhold til kravene der stilles til ordrebekræftelse i 6.2.2. da vi også skal i dialog med underleverandør m.m. Ordregiver bør ændre dette krav til 5 arbejdsdage. Vi ser frem til at høre fra jer snarest muligt, på forhånd tak Svar 12 Ordregiver kan generelt imødekomme det stillede forslag, hvorfor dette ændres til 5 arbejdsdage, dog med undtagelse for de kontorborde (B, D og E) og kontorstole (A-G), som Leverandøren skal levere senest 5 arbejdsdage efter bestilling, og her fastholdes, at ordrebekræftelse skal fremsendes senest 2 arbejdsdage efter Leverandørens modtagelse af Ordregivers bestilling. Bilag 6, udkast til rammeaftale, 6.2.2. er ændret i overensstemmelse hermed. Spørgsmål 13 Reference Spørgsmål Da der ikke er anført volumen pr. varelinje, hvilken pris bliver så lagt til grund for evalueringen.? Svar 13 Der henvises til svar 1 samt til udbudsbetingelsernes underkriterium pris, hvor vægtningen fremgår. Møblernes individuelle vægtning fremgår af tilbudsskemaerne bilagene 1.1., 2.1., 3.1. og 4.1. ligesom vægtningen på den løbende drift fremgår af tilbudsskemaet i bilag 5.1. Spørgsmål 14 Er det korrekt forstået at for at opnå maksimumpoint indenfor kriteriet Sortiment så skal tilbudsgiver tilbyde maksimum antallet af serierne pr. produktkategori, og 0 point gives hvis tilbudsgiver kun tilbyder 3 serier. Svar 14 Ordregiver har ikke offentliggjort sin evalueringsmodel i udbuddet, hvilket Ordregiver ikke er forpligtet udbudsretligt til. Ordregiver kan bekræfte, at jo flere indbudte serier under underkriteriet Sortiment, jo højere score vil Tilbudsgiver få tildelt. Spørgsmål 15 Hvordan tilsikrer I at tilbudsgiverne rent faktisk kan levere de tilbudte serier?
Svar 15 Tilbudsgiverne skal på de respektive tilbudsskemaer foretage afkrydsning af, om mindstekravene er opfyldt. Dertil kommer, at den vindende tilbudsgiver vil indgå kontrakt med Ordregiver, hvilket omfatter det fulde udbudte og tilbudte sortiment, og såfremt det måtte vise sig, at der er væsentlig misligholdelse, vil Ordregiver have mulighed for at hæve kontrakten med deraf følgende konsekvenser for tilbudsgiver, som f.eks. Ordregivers mulighed for at kræve erstatning. Spørgsmål 16 Bilag 1.1, 2.1, 3.1 & 4.1 Antallet af serier der skal tilbydes virker uhensigtsmæssigt højt (f.eks. 12 bordserier). Andre sammenlignelige aftaler bygger typisk på 3 serier med alle de efterspurgte variationer, hvilket også typisk svarer til kundernes reelle behov for variation. Derudover vil alle tilbudsgivere være tvunget til at lede efter antageligvis 8-9 nye serier til at supplere deres nuværende serie-program. Vil Ordregiver revurdere antallet af serier, som antageligt vil afspejle den reelle afsætning og ligne andre normale udbudskrav? Svar 16 Ordregiver har valgt at konkurrenceudsætte efter tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor sortiment er et af underkriterierne. For at pris ikke alene bliver afgørende, har Ordregiver valgt at sætte et mindstekrav om mindst 3 serier og maksimalt 12 serier under underkriteriet sortiment. Det er således op til Tilbudsgiver at finde ud af, hvor mange serier, de vil tilbyde Ordregiver, og som således vil danne grundlag for deres bedømmelse på dette underkriterium. Det præciseres, at der alene er et mindstekrav om, at der skal kunne tilbydes 3 serier. Dertil kommer, at skolerne på aftalen har et meget forskelligt designudtryk, hvorfor Ordregiver har et ønske om, at der skal være et større sortiment på aftalen, hvilket Ordregiver håber på bliver et forskelligartet udtryk (mens mindstekravene selvfølgelig skal overholdes), således at skolerne hver især har mulighed for at indkøbe møbler på aftalen, der bedst muligt passer ind på den konkrete skole. Ordregiver fastholder således antallet af mulige serier, der kan tilbydes fra tilbudsgiverne. Spørgsmål 17 Leveringsaftale pkt. 2.1 I skriver at leverandøren skal være lagerførende af 2 serier af borde og stole. Betyder det at vi skal være lagerførende i alle farver, kanter og farver jf. kravspecifikationerne. Det vil være uhensigtsmæssigt kostbart, især set i forhold til, at der ingen garanti gives for omsætning. Derved kan leverandøren risikere at lagerføre produkter meget længe eller produkter der aldrig bliver købt af Ordregiver. Svar 17 Der henvises til svar 5.
Spørgsmål 18 Kan I oplyse om hvilken model der ligger til grund for jeres vægtningsmodel af tildelingskriterierne. Svar 18 Ordregiver har valgt ikke at offentliggøre sin evalueringsmodel på forhånd, og der henvises til svar 14. Spørgsmål 19 Er I sikre på at prisevalueringen ikke er i strid med nedenstående. Klagenævnet for Udbud fandt (naturligvis), at det var ulovligt ved gennemførelsen af en prisevaluering ikke at inddrage det forventede forbrug af de enkelte produkter, medmindre alle varelinjer skal indkøbes i lige store mængder. Klagenævnet lagde vægt på, at dyre varelinjer fik en høj vægtning i evalueringen, selvom der måske kun skulle indkøbes et mindre antal. På den måde skete der en favorisering af tilbud, hvor tilbudsgiver havde spekuleret i at tilbyde lavere priser på de dyrere produkter med forventet lav efterspørgsel og højere priser på de billigere produkter, som der forventeligt ville være en høj efterspørgsel på. Svar 19 Ordregiver finder ikke, at prisevalueringen vil være i strid med den af Klagenævnet for Udbud refererede kendelse. Ordregiver udbyder en rammeaftale, hvor rammen kan gå op og ned indkøbsmæssigt, og beror bl.a. på de i svar 1 oplistede omstændigheder. Ordregiver har individuelt foretaget vægtning af samtlige efterspurgte produkter, jf. samtlige tilbudsskemaer, og Ordregiver har således taget højde for, hvordan indkøbene af de forskellige produkter forventes at være på skolerne. Således er der netop imødekommet den skitserede problemstilling med, at der kan ske en favorisering af tilbud, hvor tilbudsgiverne kan spekulere i at tilbyde lavere priser på de dyrere produkter med forventet lav efterspørgsel og omvendt.