Digitaliseringsstrategi for Aarhus Kommune 2016-2020 Digitalt medborgerskab, vækst og effektiv kommune gennem digitalisering 1. Indledning: Aarhus Kommune ønsker med denne digitaliseringsstrategi at fokusere på den fælles indsats i kommunen for at fremme medborgerskab, samskabelse, vækst og effektivisering gennem øget digitalisering. Digitaliseringsstrategien skal samtidig aktivt bidrage til at understøtte Byrådets overordnede politikker på serviceområderne, og fokuserer på den måde på de væsentligste handlingsinitiativer på disse områder. Det drejer sig navnlig om: - Digitalisering af folkeskolen i MBU - Indførelse af ny journalløsning i MSO - Indførelse af de såkaldte monopolsbrudsløsninger i MKB og MSB - Ny byggesagsløsning i MTM Digitaliseringsstrategien arbejder sammen med øvrige indsatser i Aarhus Kommune. Det drejer sig fx om innovation, Smart Aarhus, velfærdsteknologi, open Data og Open Source. Aarhus Kommunes digitaliseringsstrategi omfatter tværmagistratslige visioner, temaer og indsatser, og koordineres med magistratsafdelingernes egne digitaliseringsstrategier og indsatser. Pejlemærkerne i digitaliseringsstrategien og handlingsplanen for kommunens fremtidige kommunikation er sammenfaldende. Det drejer sig i begge tilfælde om at understøtte Aarhusfortællingens vision om at skabe rammerne for det gode liv, i dialog og samskabelse med borgere og virksomheder. Digitaliseringsstrategien understøtter bestræbelserne for at etablere nye, fælles kommunikationsplatforme og kanaler: hjemmeside, ekstranet og intranet i samspil med de sociale medier. På de indre linjer skal et nyt, fælles intranet med adgang for alle kommunens medarbejdere give mulighed for kommunikation, videndeling og samarbejde. Medarbejderne skal opleve en sømløs adgang mellem de nye platforme og andre relevante systemer, fx den kommende Brugerportal på skoleområdet, en pårørendeportal i Sundhed og Omsorg samt medarbejderrettede selvbetjeningsløsninger. En række eksterne rammebetingelser påvirker strategien. Det drejer sig for det første om de fælles digitaliseringsstrategier, herunder den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, den fællesoffentlige digitaliseringsstrategi, og digitaliseringsstrategier inden for fx velfærdsområderne og sundhedsområdet. Derfor beskriver strategien, hvordan Aarhus Kommune forholder sig til de fælles digitaliseringsstrategier.
For det andet drejer det sig om de økonomiske rammevilkår. Kommunerne skal fortsat levere stigende kvalitet inden for de samme eller mindre budgetter. Digitalisering skal derfor fortsat bidrage til at effektivisere Aarhus Kommune og dermed bidrage til at skabe et økonomisk råderum. For det tredje har såvel borgere som virksomheder forventninger om (bedre) digital service, og om en service, der tilpasser sig deres situation og forståelse af den offentlige sektor. Strategien er udarbejdet ultimo 2015 og gælder frem til udgangen af 2020. 2. Vision Digitaliseringsstrategien skal fremme Aarhus-fortællingen og især bidrage til styrket demokrati og medborgerskab. Digitaliseringsstrategien skal bidrage til, at digitalisering i Aarhus Kommune opleves som borgernes, virksomhedernes og medarbejdernes samarbejdspartner, og at digitaliseringen gennem effektivisering frigør ressourcer. Aarhus-fortællingen sætter en række pejlemærker, som den strategiske digitaliseringsindsats skal bidrage til at fremme. Ny teknologi skal blandt andet bruges til at styrke demokrati og medborgerskab for alle befolkningsgrupper, jf. også strategiens seks temaer (se næste afsnit). Fx kan ny teknologi bruges til at sikre, at alle grupper unge som ældre, udsatte som erhvervsaktive kan være med til at samskabe ydelser og bedst muligt udnytte egne ressourcer i samarbejdet med kommunen. Digitaliseringsindsatsen har i de seneste år haft et fokus på at effektivisere den offentlige sektor og Aarhus Kommune, bl.a. gennem obligatoriske løsninger for borgere og virksomheder og digitalisering af de administrative opgaver. Det har bidraget til at etablere gode og nødvendige løsninger. Nu skal det næste skridt tages. Det handler bl.a. om digitalisering af alle områder i kommunen, herunder alle borger- og virksomhedsrettede områder og af den egentlige serviceproduktion. Eksempler på dette er pædagogisk it i folkeskolen og velfærdsteknologier på social- og sundhedsområderne. I den fremadrette digitalisering skal digitaliseringen desuden tilstræbe at blive borgernes, virksomhedernes og medarbejdernes samarbejdspartner. Derfor er det en del af visionen, at Aarhus Kommune skaber digitale løsninger, som brugerne oplever som hjælpsomme, brugervenlige og nemme at anvende. Samtidig skal digitalisering fortsat bidrage til effektivisering og sikker drift i Aarhus Kommune. Der er ingen modsætning mellem det digitale medborgerskab og fortsat effektivisering. Tværtimod er borgernes og virksomhedernes aktive digitale deltagelse ofte en forudsætning for mere effektive løsninger. På samme måde er sikker drift en forudsætning for, at medarbejdere kan arbejde effektivt og for, at Aarhus Kommune kan tilbyde effektive digitale løsninger til borgere og virksomheder. 2.1 Den fælles digitaliseringsstrategi gør en forskel Den fælles strategi vil gøre en forskel for alle strategiens interessenter. Borgerne vil opleve at blive mere inddraget, og at de uanset hvilken befolkningsgruppe de tilhører bedre vil kunne bruge deres ressourcer til samskabelse. Virksomhederne vil få en lettere kontakt med Aarhus Kommune, uanset om de vil etablere sig for første gang i Aarhus eller om de har ligget her længe. Politikerne vil opleve, at den strategiske digitalisering har direkte betydning for at indfri Aarhus-fortællingen. Lederne og medarbejdere vil som led i
strategien blive klædt på til at kunne forstå og bidrage bedre til digitaliseringen i Aarhus Kommune og dermed til at indfri målene med strategien. 3. Temaer i digitaliseringsstrategien De seks temaer i digitaliseringsstrategien er valgt, dels for at udmønte visionen (de første to temaer), dels for at tilvejebringe de afgørende forudsætninger for at udnytte synergierne ved en fælles digitaliseringsstrategi for hele kommunen (de næste fire temaer). De to temaer, der direkte udmønter visionen, og samtidigt er målrettet Aarhus Kommunes kerneopgaver, er for det første Digitalt Medborgerskab og for det andet Virksomheder, Vækst og Beskæftigelse. 1. Digitalt Medborgerskab I Digitalt Medborgerskab ligger, at digitalisering skal bidrage til, at medborgerskabet i Aarhus Kommune er for alle grupper unge som ældre, udsatte som erhvervsaktive. Ved digitalisering af alt fra kulturarven til mødet med jobcentrene skal den måde, Aarhus Kommune digitaliserer på, bidrage til, at borgeren oplever sig inddraget og kan bruge sine egne ressourcer bedst muligt. Desuden skal indsatsområdet sikre, at borgerne kan føle sig trygge ved Aarhus Kommunes omgang med deres data, og at borgerne har indsigt i dette. For at nå dette mål vil Aarhus Kommune bl.a. inddrage brugerne aktivt i den fremadrettede digitalisering. Dette er et strategisk tema, der tænkes ind i al digitalisering, hvor det er relevant. Det vil afføde projekter i forhold til datasikkerhed og tryghed. Temaet om Digitalt Medborgerskab vil bidrage positivt til målene: I Aarhus har vi en høj grad af medborgerskab og Aarhus er en god by for alle fra Aarhus-fortællingen. Når borgerne er digitale medborgere og bidrager til samskabelsen af ydelserne, medvirker dette således til højere effektivitet. Og når digitale løsninger designes med dette for øje, vil flere borgere opleve løsninger som deres samarbejdspartner, og ikke som tvangsdigitalisering. Det digitale medborgerskab skal så vidt muligt skabe en positiv spiral, så nye løsninger er brugervenlige, så borgerne kan bruge deres ressourcer, og så stadig flere borgere bruger de digitale løsninger. En væsentlig forudsætning for det digitale medborgerskab er tryghed. Tryghed gennem tillid til, at Aarhus Kommune opbevarer og anvender borgernes data på forsvarlig vis. Tryghed gennem tillid til, at data ikke videregives uden gyldig grund, og at Aarhus Kommune har gennemskuelige og indarbejdede processer for videregivelse af data. Og tryghed gennem tillid til, at de løsninger, kommunen stiller til rådighed for borgerne, ikke gemmer eller videreformidler data om borgernes adfærd på internettet uden at dette er helt tydeligt for borgerne. Dette kan udmøntes i projekter, der vedrører medarbejdernes bevidsthed om sikker omgang med borgernes data, gennemgang af portaler og løsninger i forhold til opbevaring og videreformidling af data samt formidling af Aarhus Kommunes IT-sikkerhedsregler og procedurer.
2. Virksomheder, Vækst og Beskæftigelse Digitalisering skal fremme virksomheders mulighed for at etablere sig hurtigt i Aarhus Kommune. Digitalisering skal også fremme, at etablerede virksomheders samspil med Aarhus Kommune er så let og effektivt som muligt. Under dette tema ligger indsatserne for at yde virksomhederne den bedst mulige service på tværs af magistratsafdelinger. Hertil kommer, at perspektivet skal tænkes ind i al virksomhedsrelateret digitalisering. Virksomhederne skal opleve digitaliseringen som deres samarbejdspartner, dvs. som en lettelse i hverdagen, og ikke som tvangsdigitalisering. Denne tilgang til at digitalisere vil også have den positive effekt, at flere virksomheder vil tage de digitale løsninger til sig. Og det bidrager i sig selv til effektiviteten. Temaet om Virksomheder, Vækst og Beskæftigelse vil bidrage positivt til målene: Der skal i Aarhus skabes 2.000 flere arbejdspladser årligt frem til 2030 og BNP-vækst i Business Region Aarhus / Østjylland skal ligge over landsgennemsnittet fra Aarhus-fortællingen. De fire temaer, der primært tilvejebringer de afgørende forudsætninger for at udnytte synergierne ved en fælles digitaliseringsstrategi for hele kommunen, er: Tema 3: Kompetenceudvikling og Kultur, Tema 4: Effektiv, Innovativ og Agil Digitalisering. Tema 5: Fælles Data Skaber Større Værdi Tema 6: Gode Digitale Samarbejdsrelationer 3. Kompetenceudvikling og Kultur Aarhus Kommune sætter fokus på den nødvendige kultur og de nødvendige kompetencer for at sikre en strategisk digitalisering. Det drejer sig bl.a. om: Digital ledelse (at lederen går forrest i digitaliseringen og tager ansvar for, at digitaliseringsprojekter defineres og lykkes), digitale kompetencer hos fagmedarbejdere (fx at lærerne kan anvende pædagogisk it, og at alle medarbejdere kan anvende de nødvendige administrative systemer), samt specialistkompetencer (fx it-arkitektur, business cases, sourcing mv.). Samlet set handler det om at skabe en kultur, så alle medarbejdere bruger de digitale redskaber både når de foretager back office sagsbehandling og i mødet med borgeren og virksomheden og så alle ledere står på mål for den nødvendige gevinstrealisering. Nogle kompetenceudfordringer vedrører specialistkompetencer, som kun få medarbejdere skal have. Det kan fx være tekniske kompetencer til at implementere løsninger i det såkaldte monopolbrud. Udfordringen med at skaffe denne type af kompetencer kan eventuelt løses ved at samarbejde med andre kommuner om at ansætte dem.
I den digitale kultur, strategien fremmer, skal der være en accept af, at det ikke altid er sådan, at alle it-systemer kan tilpasses eksisterende arbejdsgange eller ideelle arbejdsgange. Systemer skal derfor anskaffes og indføres i en åben, pragmatisk erkendelse af, at nogle løsninger fordrer større organisatorisk og personlig omstilling end andre. Det nye sygedagpengesystem og det nye ydelsessystem, som KOMBIT tilvejebringer som en del af det såkaldte monopolbrud, er eksempler på systemer, som medarbejdere og ledere skal tilpasse deres arbejdsgange til, idet systemerne ikke vil blive tilpasset til Aarhus Kommunes specielle behov. Digitale kompetencer kan også handle om, hvorvidt borgerne og virksomhederne er kompetente til at bruge Aarhus Kommunes digitale løsninger. Temaet indeholder derfor også initiativer rettet mod at øge de digitale kompetencer hos borgere og virksomheder. Samlet set rummer dette tema en projektportefølje bestående af fælles uddannelses- og kulturprojekter. Temaet bidrager især til den del af visionen, der handler om, at digitalisering skal være borgernes, virksomhedernes og medarbejdernes samarbejdspartner. Hertil kommer, at initiativerne under dette tema bidrager til at skabe bedst mulige forudsætninger for at skabe værdi med digitalisering. 4. Effektiv, Innovativ og Agil Digitalisering Aarhus Kommunes tilgang til digitalisering er, at digitaliseringen skal ske effektivt, innovativt og agilt. I den effektive tilgang ligger, at hver gang et system eller en digital løsning anvendes, skal det ske effektivt, således at alle systemets muligheder udnyttes, når det er relevant. Systemerne skal med andre ord implementeres i bund. Det er, jf. temaet om kultur og kompetencer, både ledelsens og medarbejdernes opgave at sikre dette. I sidste instans er det dog altid den ansvarlige leders ansvar. I den innovative tilgang ligger, at Aarhus Kommune vil bruge digitaliseringen til at opfinde nye måder til at levere service på. F.eks. indebærer konceptet: "flipped classroom", at undervisningen "vendes om" således at lærerens instruktion af eleverne (tavleundervisningen) leveres på video til forberedelse hjemme, mens timerne bruges til at uddybe forståelsen ved fx at lave de opgaver, som man traditionelt ville have haft for som lektier til næste lektion I den agile tilgang ligger, at Aarhus Kommune ønsker at kunne afprøve ny teknologi hurtigt og agilt gennem bl.a. prototyping, dvs. ved at udvikle en foreløbig (og hurtig og billig) udgave af en itløsning, der kan bruges til at teste om funktion og design holder. At være agil er dermed også en måde at være effektiv på. Aarhus Kommune har samlet set en proaktiv holdning til ny teknologi: ny teknologi skal afprøves, og afprøvningen skal være hurtig, agil og billig. I dette ligger også, at de muligheder, nye teknologier giver, skal udnyttes. Det drejer sig fx om teknologier til øget mobilitet og til stedbestemmelse. Når en teknologi er fundet velegnet til at blive anvendt og i det hele taget, hver
gang et system eller en digital løsning anvendes, skal det ske effektivt, således at alle systemets muligheder udnyttes, når det er relevant. Dette tema tænkes ind i al digitalisering i Aarhus Kommune. Temaet bidrager til at skabe forudsætninger for at indfri visionen og til at øge effektiviteten. 5. Fælles Data Skaber Større Værdi Alle magistratsafdelinger har et fokus på datakvalitet og på at skabe god ledelsesinformation til politikere, ledere og medarbejdere. Dette arbejde skal fortsætte, og fagforvaltningerne har det faglige ansvar for ledelsesinformation relateret til opgaveløsningen, herunder datadefinitioner og - kvalitet. Imidlertid er der også en lang række data, der i endnu højere grad kan bruges på tværs af magistratsafdelinger. Som en del af den fælles digitaliseringsstrategi vil Aarhus Kommune fokusere på at udnytte disse data endnu bedre på tværs af magistratsafdelingerne. Det drejer sig fx om de såkaldte grunddata, dvs. de grundlæggende data om fx personer, virksomheder og bygninger, som med fordel kan vedligeholdes ét sted, og så genbruges på tværs af magistratsafdelinger. Hertil kommer, at data om målgrupper og effekter med fordel kan sammenstilles på tværs af magistratsafdelinger, så ny viden opstår, og indsatsen kan målrettes endnu mere. Dette bliver ofte kaldt big data. Endelig kan Aarhus Kommune stille en række ikke-personfølsomme og ikke kommercielt fortrolige data til rådighed for borgere og virksomhed. Dette bliver ofte kaldt open data. Erfaringerne viser, at dette kan være med til at skabe vækst og dermed til at indfri Aarhus-fortællingen og strategien vision på dette punkt. Magistratsafdelingerne har i mange år arbejdet med data og ledelsesinformation, og vil også fremover have ansvar for at indsamle, validere og bearbejde data med henblik på ledelsesinformation og analyser om de faglige indsatser. Arbejdet med data på tværs af magistratsafdelingerne kan bidrage til bedre tværgående ledelsesinformation og bedre beslutningsgrundlag for politikere, ledere og medarbejdere. Endelig kan et bedre kendskab til (egne) data fremme borgernes aktive medborgerskab og samskabelse af ydelser. Den kommende fællesoffentlige digitaliseringsstrategi vil have et stort fokus på datadrevet effektivisering, dvs. hvordan myndighederne kan bruge større viden om data til at tilrettelægge indsatser med større effekt og dermed give mere målrettede indsatser. Endelig er det også en del af den fælleskommunale digitaliseringsstrategi for 2016-20, at offentlige data skal skabe effektivitet og værdi. Aarhus Kommunes arbejde med datadrevet effektivisering ligger derfor også under dette tema.
Dette tema har en projektportefølje, der ultimo 2015 bl.a. tæller fælles grunddata og datadrevet effektivisering, og som forventes at komme til at indeholde flere projekter. Temaet Data er en forudsætning for at opnå synergierne ved strategisk, tværgående digitalisering i hele Aarhus Kommune. Desuden arbejder temaet på effektiviseringsdelen af visionen og kan desuden bidrage til et mere aktivt medborgerskab og til at skabe vækst og beskæftigelse. 6. Gode Digitale Samarbejdsrelationer Formålet med dette tema er, at digitaliseringsstrategien forholder sig aktivt til Aarhus Kommunes omgivelser. Aarhus Kommune skal aktivt inddrage relevante interessenter, hvilket også fremgik af beskrivelsen af samskabelsen med borgerne og samspillet med virksomhederne som beskrevet under tema 1 og tema 2. Aarhus Kommune ønsker at inddrage relevante interessenter for at realisere strategien. Det kan fx dreje sig om samarbejde med university colleges på uddannelsesområdet og med sygehuse og praktiserende læger på sundhedsområdet. Og jf. temaet om Kompetenceudvikling og Kultur kan samarbejde med andre kommuner være med til at løse kompetencemæssige udfordringer. Endelig kan et samarbejde være nødvendigt for at realisere store digitaliseringsprojekter, jf. fx Den Digitale Hotline, et call center-samarbejde, der dækker Region Midt, alle kommuner i Region Midt og alle kommuner i Region Nord, og med potentiale for yderligere udvidelse. Aarhus Kommune koordinerer sin stemme over for nationale initiativer, fx i de mange styre- og følgegrupper der hører til KL- og KOMBIT-initiativerne, og i andre fælles initiativer fx samarbejdet om Open Source (OS2-samarbejdet). Endelig følger Aarhus Kommune de fælles principper for arkitektur, standarder og Open Source, dvs. at Aarhus Kommune i relevante digitaliseringsprojekter stiller krav om, hvilke standarder de konkrete leverandører skal overholde. Dette vil bl.a. sikre, at Aarhus Kommune er bedst muligt forberedt på at implementere den fælleskommunale rammearkitektur og på at opnå de fordele mht. større gennemsigtighed og konkurrence, som rammearkitekturen vil give. Dette arbejde kan også mindske risikoen for, at Aarhus Kommune indkøber dobbeltfunktionalitet. Dette tema forventes ikke at afføde selvstændige projekter. Principperne under dette tema tænkes i stedet ind i al strategisk digitalisering i Aarhus Kommune. Temaet vil sikre bedre forudsætninger for at indfri visionen. 4. Initiativer og indsatsområder De seks temaer skal omsættes i en række initiativers og indsatsområder. Initiativerne under Digitalt medborgerskab vil især være løbende strategiske drøftelser illustreret med konkrete projekter i digitaliseringsstyregruppen og i direktørgruppen af, hvordan Aarhus Kommune skal
tænke det digitale medborgerskab ind i al digitalisering. Et eksempel på dette kunne være en drøftelse af, hvorvidt det nye system SAPA, der er en del af det såkaldte monopolbrud, kan bruges til at skabe et overblik over alle borger-sager ikke kun for sagsbehandlerne, men også for borgerne selv. Initiativerne under Virksomheder, Vækst og Beskæftigelse vil især være at fremme virksomheder overblik og track and trace -muligheder for at følge virksomhederne sager med kommunen. For at fremme at medarbejderne agerer som virksomhedernes samarbejdsparter, skal der etableres et samlet digitalt overblik over virksomhedens relationer med kommunen. Desuden vil det være væsentligt at fremme drøftelser af, hvordan den gode selvbetjening for virksomhederne ser ud. Kultur og kompetencer vil især rumme en portefølje af uddannelses- og rekrutteringsinitiativer, der tager sigte på, at klæde lederne og medarbejderne bedre på til at varetage deres rolle i digitaliseringen. Desuden vil der være initiativer, der adressere behovet for de mere specialiserede kompetencer, der er behov for i digitaliseringen. Effektiv, Innovativ og Agil Digitalisering vil rumme indsatser, der beskriver, hvordan Aarhus Kommune arbejder med digitalisering effektivt, innovativt og agilt. Der vil være en stærk sammenhæng til temaet om Kultur og Kompetencer, fordi det er den enkelte medarbejder og især den enkelte leder, der skal have ejerskab til, hvordan Aarhus Kommune arbejder med digitalisering. Fælles Data Skaber Større Værdi vil rumme en række initiativer, der alle sigter mod bedre udnyttelse af data på tværs af magistratsafdelinger. Dette omfatter bl.a. grunddatainitiativer, initiativer om ledelsesinformation, en indsats for at sammenstille data og få ny viden mv. Initiativerne vil blive udmøntet i respekt for det allerede igangværende arbejde i de enkelte magistratsafdelinger på dette område. Gode Digitale Samarbejdsrelationer indeholder initiativer, der styrker Aarhus Kommunes samarbejdsrelationer. Det handler bl.a. om, at digitaliseringsstyringsgruppen koordinerer Aarhus Kommunes stemme over for de mange nationale initiativer, og at digitaliseringsstyringsgruppen oversætter de nationale initiativer til lokale initiativer i Aarhus Kommune. Derfor drøfter digitaliseringstyregruppen, hvordan rammearkitekturen skal omsættes, hvordan monopolbruddet skal implementeres etc.
Bilag: projektportefølje se selvstændigt dokument Projektporteføljen, der koordineres af Styregruppen for Digitalisering, består dels af indsatser der udmønter de fællesoffentlige og fælleskommunale strategier, dels af indsatser der udmønter Aarhus Kommune-strategien.