22. udgave, september 2012 Side 3 KMP Opus administrativ styring Side 5 Motion i arbejdstiden virker Side 6-7 Kompetencecenter Kalvehave Er du Acadreklar? Side 8-9 Side 10 Humørfyldt besøg Motion med mere 92 medarbejdere fra ældreområdet i Vordingborg Kommune deltog i årets LADYWALK i Nakskov under navnet Team Vordingborg. Der var en herlig, hyggelig stemning lige fra starten på den fælles bustur. Ladywalk er en aktivitet for en god sag, hvor man kan gå 7 eller 12 km. I år var det Osteoporose- og Schleroseforeningen som blev støttet. I alt deltog 3014 kvinder i Nakskov, og på landsplan 38.334. Et stort benarbejde på de enkelte ældrecentre gjorde, at der var deltagere fra Fanefjord, Klintholmhavn, Ulvsund, Solhøj, Skovbo, Fjordgården, Vintersbølle Strand + Centralkøkken og Rosenvang, som mødtes på tværs af faggrænser og arbejdspladser. Vi var heldige at være det 3. største hold, så vi fik en pokal og en gave til holdlederen.
Leder Sammenhæng En eftermiddag sidst i august var vi en flok ansatte fra Vordingborg Kommune, der hoppede ombord på en større turistbus og tog turen ind til Fælledparken i København for at løbe DHL-stafet. Det blev en hyggelig tur, hvor vi både kunne få løbetrænet og havde lejlighed til at snakke med kolleger, som vi ikke lige møder i det daglige. Over 200 var vi af sted, og når vi var færdige med at løbe, havde vi et stort telt, hvor alle kunne spise i, når vi ikke stod udenfor og heppede på de kolleger, der ikke var færdige med stafetten endnu. Man kan se mere fra turen på side syv her i bladet, men når jeg starter med DHL-stafetten her, er det fordi, jeg gerne vil opholde mig lidt ved værdien af at være sammen med kolleger, der arbejder i andre dele af kommunen. Det, tror jeg, grundlæggende er vigtigt for at understøtte sammenhæng i kommunens opgaveløsning. Det med sammenhæng er noget helt centralt for en kommune for når vi lykkes med at se os som og handle som en enhed, er der ingen organisation, der er stærkere til at løse de opgaver, vi gør end netop en kommune simpelthen fordi vi dækker så stor en del af de offentlige velfærdsydelser. Men hvad betyder det så, at vi ser os som en enhed? Et enkelt bud på det kunne være, at vi alle ser os selv som repræsentanter for hele kommunen og dermed også påtager os et ansvar for kommunens samlede opgaveløsning i de arbejdssituationer, vi nu indgår i. Dermed mener jeg fx, at vi møder borgerne som hele personer uafhængigt af, om de behov for ydelser, de måtte have, måske går på tværs af vores opdeling af den kommunale organisation. Og at vi passer på ikke at tabe nogen, som kommunen faktisk skal tage sig af, ned mellem to stole, fordi vi kommer til kun at kigge på vores egne opgaver og ikke borgerens behov. Og tilsvarende at vi rådgiver virksomheder på tværs af myndighedsområder så vi løser de problemer for virksomhederne, som de henvender sig med, så godt som vi nu kan i kommunen, og ikke kun så godt som hver enkelt af os kan. Det lyder enkelt, når man skriver det, men er selvfølgelig ikke helt enkelt i en travl virkelighed, hvor man nemt kan komme til at fokusere på sine egne daglige opgaver. Derfor er det også noget, vi skal være opmærksomme på og arbejde med, hvis vi skal handle som en samlet organisation. Først og fremmest skal vi selvfølgelig have styr på de mest almindelige samarbejdsflader, så vi ved, hvordan vi håndterer dem, og hvordan samarbejdet kører i det daglige. Men derudover handler det også i høj grad om, at vi alle faktisk opfatter os som en del af hele kommunen og ikke kun fokuserer på den nære arbejdsplads, vi er på. Populært sagt at vi husker, at vi alle hedder Vordingborg Kommune til efternavn. Her er det af betydning, at vi har et vist kendskab til og forståelse for hinanden og hinandens opgaver. Og det er nu en gang nemmere, hvis man har set hinanden før, hvad enten det er i en svedig løbebluse eller i en anden sammenhæng. Den personlige forbindelse gør, at vi lidt hurtigere tager telefonen og ringer sammen om en opgave eller får spurgt ind til oplysninger, som vi netop har brug for. Derfor kan en løbetur faktisk ende med at gøre det lidt lettere at tænke i sammenhæng og dermed sætte borgeren i centrum. Tomas Therkildsen, kommunaldirektør VorNyt september 2012 Ansvh. redaktør: Kommunaldirektør Tomas Therkildsen Redaktion: Anette Nøddelund, John Nielsen, Thomas Uhlenfeldt, alle fra Fællessekretariatet samt Randi Jakobsen fra HR og Ulrik Jensen fra Biblioteket. Fotos: Vordingborg Kommune og Colourbox. Grafisk produktion: Pihl grafisk design Trykkeri: Grafikom A/S. Trykt på Cyclus Print, som overholder kravene i Svanemærket. Papiret er 100% genbrugspapir. Oplag: 4.000 stk. Bestilling af VorNyt kan ske hos John Nielsen på tlf. 55 36 27 15 Du kan være med til at præge bladets indhold: Skriv et indlæg eller kom med idéer til artikler. Sidste frist for forslag til næste nr. er den 22. oktober 2012 Kontakt redaktionen på kommunikation@vordingborg.dk eller tlf. 55 36 27 13, 55 36 27 14 eller 55 36 27 15. Næste nummer forventes at udkomme i december 2012.
Velkommen til KMD Opus administrativ styring Nu er vi gået i gang! Hvad er KMD Opus administrativ styring? Det er et administrationssystem, som består af mange moduler, hvoraf Vordingborg Kommune efter et EU-udbud har købt modulerne økonomi, løn, debitor og e-handel. Hvad er målet? Overordnet er målet med KMD Opus administrativ styring, at vi opnår en række resultater, blandt andet effektiv og målrettet økonomistyring samt bedre overblik både i den enkelte virksomhed/område og for hele kommunen. Endvidere skal KMD Opus administrativ styring give mere effektive og forenklede arbejdsgange og afskaffe en række manuelle procedurer blandt andet via indberetninger direkte i systemet. Der er store forventninger til KMD Opus administrativ styring, og de medarbejdere, der allerede har stiftet bekendtskab med det via deres deltagelse i arbejdsgrupperne, glæder sig meget til at komme i gang med at anvende systemet. KMD Opus Løn er taget i brug KMD Opus Løn blev taget i brug ved udgangen af august, og det betyder, at alle virksomheder/områder nu selv indberetter ferie og anden fravær som f.eks. sygdom og omsorgsdage samt ekstratimer, vikartimer til timelønnede og f.eks. befordringsgodtgørelse. Derfor skal blanketter for dette ikke længere sendes til HR- og Personalestaben. Hvis du har spørgsmål til det indberettede omkring ferie, fravær eller udbetaling af de nævnte engangsydelser, skal du spørge din leder eller den administrative medarbejder, som udfører denne opgave på din arbejdsplads. Du skal være opmærksom på, at det nye lønsystem ikke længere udskriver feriesedler, samt at Decentral lønsumstyring fremover ikke kan benyttes. Du får i stedet overblik over lønforbruget via rapporter i KMD Opus. KMD Opus Løn giver mulighed for, at hver medarbejder selv indberetter f.eks. ferie og befordringsgodtgørelse, hvorefter lederen elektronisk godkender dette i systemet. Endvidere vil opstart og afslutning af et ansættelsesforløb foregå decentralt direkte i KMD Opus Løn. Vi forventer, at disse funktioner tages i brug i faser i løbet af 2013. KMD Opus Økonomi fra regnskabsår 2013 KMD Opus Økonomi, som udover budget og regnskab indeholder modulerne e-faktura, salgsstyring (fakturaudskrivning intern og ekstern), forventet regnskab og ledelsestilsyn, skal anvendes af alle, som udfører økonomiopgaver fra begyndelsen af regnskabsåret 2013. Regnskab 2012 afsluttes i det gamle økonomisystem. Med KMD Opus Økonomi følger en række nye arbejdsgange, som indgår i den undervisning, der vil finde sted primo 2013. Uddannelse Der har allerede været afholdt to informationsmøder den 28. august i forbindelse med opstart af KMD Opus Løn samt adgang til e-learning for indberetning af fravær og engangsydelser. I løbet af januar og februar måneder planlægges der økonomikurser, således at de administrative medarbejdere er i stand til at betale regninger på regnskabsår 2013 fra ultimo januar 2013. Der afholdes økonomikurser til forskellige målgrupper. Tidsplan KMD Opus Løn pr. 1. september 2012 KMD Opus Økonomi pr. 1. januar 2013 KMD Opus E-handel primo maj 2013 KMD Opus Debitor primo november 2013 Du kan læse mere om KMD Opus på Intranettet under Projekter. Opus Projektgruppen Nye begreber vi skal til at anvende: Profitcenter og profitcenterknuder: Profitcenter er typisk en institution/enhed med budgetansvar. Profitcenter anvendes til opsamling af registreringer fra omkostningssteder og PSP-elementer. Omkostningsart: Alle posteringer foretages på en omkostningsart, som er tværgående for hele kommunen. Kostbærer: Fællesbetegnelse for de elementer, som anvendes i forbindelse med bogføring. Ved bogføring anvendes en omkostningsart og enten et omkostningssted eller et PSP-element. Omkostningsstedet afspejler en enhed, som er ansvarlig for de anvendte omkostninger. På omkostningssteder indgår som hovedregel lønudgifter. PSP-elementet anvendes til indtægter og underopdeling af udgifter. 2 3
VOR VOR v æ rdi v æ rdi Så har skibet Projekt VorVærdier lagt fra kaj Projektet VorVærdi 2012-14 sætter fokus på ledelse, værdier og kultur. Sørup Herregård dannede rammen for chefernes og ledernes opstartsseminar til projekt VorVærdier den 19. og 20. juni 2012. Chefer og ledere blev præsenteret for de tanker og mål, der er blevet udarbejdet og sat inden for de fire direktørområder. Efter den store præsentationsrunde skulle de enkelte fagområder selv gøre sig tanker om, hvilke mål de ville sætte for arbejdet hjemme i deres egne virksomheder med fokus på værdierne dialog og respekt. Det betyder, at vi frem til februar 2013 skal sætte fokus på vores dialog og kommunikation med borgere/brugere og med hinanden. Vi skal sikre en god dialog med hinanden og med vores borgere. Vi skal turde tænke nyt og på tværs af egne fagligheder. Vi skal skabe og fortælle de gode historier. Hvad betyder det for dig som medarbejder? Du vil være en del af mandskabet til at få landet den gode dialog og kommunikation på din arbejdsplads. Du skal sammen med din leder og kolleger være med til at drøfte målene, trin på vejen og aktiviteterne, som betyder noget for lige netop jeres arbejdsplads set ud fra de overordnede udstukne mål og rammer. Det skal drøftes i lokaludvalgene eller på personalemøder med MED-status. Der kan være problemstillinger eller særlige udfordringer på din arbejdsplads, hvor der skal hjælp til at få det løst. Dette er der også tid og plads til. Udvikling af ledere og medarbejdere er nemlig en del af projektet. Her kommer kompetencepakkerne ind i billedet. Hvad er kompetencepakker? Kompetencepakkerne skal være med til at understøtte projektets aktiviteter. Kompetencepakkerne kan være kurser eller møder og have vidt forskellig karakter, varighed og fagligt indhold. De vil blive tilrettelagt, så indholdet tager afsæt i den dagligdag, som både medarbejdere og ledere oplever. Kompetencepakkerne skal hjælpe med de udfordringer, der kan være på de enkelte arbejdspladser. De kompetencepakker, der understøtter Dialog og Respekt er nu sat i søen, og de er at finde på vores kursusportal. Kompetencepakkerne handler bl.a. om Det effektive møde, Den svære samtale med medarbejder, Den gode sagsfremstilling og Den gode og svære samtale med borger/bruger. Ledernetværk Der er dannet ledernetværk på tværs af virksomheder og fagområder. Her vil din leder mødes med andre ledere, hvor de vil drøfte målene for jeres arbejdspladser. Endvidere vil de tale om den værdibaserede ledelsesopgave, der ligger i kommunens ledelsesgrundlag. Kompetencepakkerne til at understøtte dette handler om Indsatsteorier og om at Arbejde i netværk. Vi kan se frem til et efterår og en vinter, hvor vi sammen skal være i dialog med hinanden på den gode måde. God vind til alle. Mai-Britt Otto DIALOG UDVIKLING SYNLIGHED DIALOG UDVIKLING SYNLIGHED
Motion i arbejdstiden virker Motion i arbejdstiden bidrager til øget sammenhold, trivsel og arbejdsglæde og har en afsmittende virkning på sundheden generelt. Det viser resultaterne af et projekt, som blev gennemført på Distrikt Rosenvang i 2010-2012. På Distrikt Rosenvang har medarbejderne i årene efter kommunesammenlægningen, som følge af de store omvæltninger og personalereduktioner, haft en generel oplevelse af et dårligt arbejdsmiljø. Samtidig viste et helbredstjek hos Livlægerne, at sundhedstilstanden blandt medarbejderne også kunne blive bedre. 65% af medarbejderne var overvægtige med en høj fedtprocent, 50% havde en kondition, som var under middel og 40% af medarbejderne røg. Der var derfor behov for en indsats, der kunne sætte fokus på sammenhold, trivsel og arbejdsglæde. Med resultaterne fra Livlægerne in mente, ønskede medarbejderne, at midlet skulle være motion, da det var noget alle havde behov for, og som man kunne være fælles om. Med hjælp fra et eksternt konsulentfirma og støtte fra Forebyggelsesfonden igangsatte vi derfor projekt Træning der trækker for at gøre fysisk aktivitet til en ny fælles vane i hverdagen. Formålet var at øge sammenholdet, trivslen og arbejdsglæden og om muligt, at forbedre den enkeltes sundhed. Vi besluttede, at motionen skulle foregå i arbejdstiden. Vi indledte med at uddanne syv sundhedsambassadører i KRAMS faktorerne (Kost, Rygning, Alkohol, Motion og Stres). Deres vigtigste rolle var at gå foran som det gode eksempel og motivere og opmuntre kollegerne til at dyrke motion og i øvrigt henvise til allerede eksisterende sundhedstilbud i kommunen. Deltagere på Legedag Projektet blev for alvor løbet i gang i 2011, hvor vi startede på at motionere i arbejdstiden. Det var medarbejderne selv, som valgte motionsformerne. Det blev til pausegymnastik, powerwalk, easywalk og løbehold, ligesom der også var bolde og powerhoops (hulahopringe) til rådighed. Derudover gennemførte vi også to store fælles motionsdage og indkøbte nogle cykler, så det blev muligt at cykle ud til besøg hos borgerne. Da vi i foråret 2012 evaluerede projektet, kunne vi konkludere, at motion i arbejdstiden bidrager til øget sammenhold, trivsel og arbejdsglæde. Især den motion som dyrkes på afdelingen, fx pausegymnastikken, har haft stor tilslutning. Sygefraværet er faldet med mere end 30%. Flere er holdt op med at ryge, en del er begyndt at gå til zumba og yoga i fritiden og flere er begyndt at cykle til arbejde og ud på besøg hos borgerne. Så selvom vi ikke har haft endnu et besøg hos Livlægerne, så kan vi se at projektet har haft en afsmittende effekt på sundheden generelt Artiklen er skrevet af: Gitte Bøgedal og Lene Plambech (firmaet Plambech & Bøgedal), Lise Jørgensen (tillidsrepræsentant), Susanne Larsen (arbejdsmiljørepræsentant) og Ulla Krøger (distriktsleder på Rosenvang) Lidt om Livlægerne Livlægerne er en selvstændig virksomhed, som blandt andet foretager helbredstjek på danske arbejdspladser. 4 5
Jesper Petri og Henning Helwing snakker med et par elever i et frikvarter. Kompetencecenter Kalvehave er kommet godt fra start I den nye skolestruktur er der skabt et center, hvor elever med særlige udfordringer bliver mødt af kompetente fagfolk I løbet af efteråret holder Kompetencecenter Kalvehave åbent hus og vil invitere lokalbefolkningen indenfor for at vise, at Kalvehave ikke har mistet sin skole, men at skolen blot har fået et andet indhold. Hektisk start Kompetencecenter Kalvehave fik stillet nogle tomme bygninger til rådighed, og hen over sommeren har håndværkere haft travlt med de nødvendige ombygninger. Det første flyttelæs blev afleveret den 8. august, og da eleverne mødte til første skoledag den 15. august klokken 8, kørte rengøringsmaskinen over gulvene klokken 7.45. Det illustrerer meget godt, hvilket tidspres vi har arbejdet under, forklarer Jesper Petri og Henning Hellwing, som blev udpeget som ledere i marts måned. April, maj og juni blev brugt til Det er vigtigt, at lokalmiljøet involveres, og at skolen bruges af de lokale foreninger og andre, som har brug for et sted at mødes. Det forklarer kompetencecentrets leder Jesper Petri og souschef Henning Hellwing, som VorNyt har sat i stævne for at høre, hvordan centret er kommet fra start. Undervisningen foregår i små grupper med deltagelse af både lærer og pædagog.
diverse forberedelser, herunder ansættelse af de 15 pædagoger og 15 lærere, som skal undervise børnene. 53 elever er visiteret til Kalvehave Kompetencecenter. Alle har fået en individuel læringsbeskrivelse, som er udarbejdet i samråd med forældrene. Eleverne på Kalvehave Kompetencecenter er elever, som på nuværende tidspunkt ikke kan have glæde af at være på en af de fem nye skoler. Trygt læringsmiljø På den højt beliggende skole på Kirkevej i Kalvehave har kommunen dermed oprettet et helt nyt centralt beliggende specialpædagogisk center for børn med særlige behov. Kendetegnende for den pædagogiske linje er, at man ikke tænker i diagnoser, men at eleverne skal have et trygt læringsmiljø, der tager udgangspunkt i den enkeltes forudsætninger og kompetencer. Vores elever kommer for at lære, som alle andre elever på kommunens skoler, men hos os har vi et helhedstilbud et skole- og fritidstilbud med bedre mulighed for at organisere dagen anderledes, så vi tager individuelle hensyn, forklarer Jesper Petri og Henning Helwing. Der foretages løbende evalueringer af eleverne, og tre gange om året udarbejdes en ny pædagogisk handleplan, som sætter konkrete mål for den enkelte elev. Tæt samarbejde Eleverne på Kompetencecenter Kalvehave er opdelt i hold á 14 elever, som igen er opdelt i to grupper á syv elever. En typisk skoledag starter med, at eleven møder ind i sin gruppe, hvor der fx arbejdes med dansk og matematik. På et andet hold begynder skoledagen med morgenmotion, inden man går i gang med undervisningen. Normalt er der 8-10 voksne til en indskolingsgruppe, hvor der foregår et tæt samarbejde mellem pædagoger og lærere. Det er lærerne, som har ansvaret for selve undervisningen, men pædagogerne deltager aktivt i timerne. Forældre og skolebestyrelse inddrages, og ofte er der daglig kontakt til forældrene. Løbende udviklingsproces Lederteam og medarbejdere har lagt stor vægt på, at overgangen fra de tidligere skoletilbud til kompetencecentret var så skånsom som muligt. Alt arbejde sker med stor respekt for de enkelte elever, som naturligvis betragtes som hele børn, der blot har nogle særlige udfordringer. En eventuel diagnose må aldrig blive en begrænsning, understreger Jesper Petri og Henning Helwing, der glæder sig over at have fået en stab af kompetente og engagerede medarbejdere: Vi har fået megen viden og erfaring med fra de øvrige skoletilbud, og selv om der skal tænkes nyt, er vi bevidste om at bruge alt det gode, vi har fået med på en ny måde. Vi er i gang med en udviklingsproces, og vi har meget fokus på at skabe et godt arbejdsmiljø, hvor alle inddrages i arbejdet med at forme skolen. Ulrik Jensen Løb og kammeratskab Den 28. august drog 246 ansatte fra kommunen til DHL-stafet i København. Det var fjerde gang kommunen deltog i arrangementet, og for hvert år der er gået, er der kommet flere løbehold til. I 2009 havde Vordingborg Kommune nogle få hold med til DHL-stafetten. Det voksede så til 15 hold i 2010, 29 hold sidste år, og i år kunne vi så præstere 40 hold. DHL-stafetten er verdens største motionsløb og løbes over flere dage i Kø- benhavn, Aalborg, Aarhus og Odense. Man er fem løbere på et hold, der hver løber 5 km. I København deltog mere end 120.000 løbere i år og alene den 28. august deltog 28.000 løbere og næsten lige så mange heppere. Det var fantastisk at opleve en så god stemning, hvor humøret var helt i top, fra vi steg på den fælles bustransport - fire fyldte busser fra henholdsvis Stege og Vordingborg. Der blev dystet, svedt, klappet af løberne samt snakket på tværs af kommunens arbejdspladser. Så udover motion var det også tid til socialt samvær og lidt mad og drikke. Alle fra Vordingborg Kommune kunne selvfølgelig kendes på den orange løbebluse med kommunens logo på. Alt i alt en fantastisk dag og aften - vi håber, at kommunen næste år vil repræsenteres af endnu flere både løbere og heppere. Mai-Britt Otto, HR-staben 6 7
Er du Acadre-klar? EDoc skal udskiftes, og det nye system, Acadre, er på vej. Inden vi kan tage Acadre i brug, skal vi have ryddet op i vores gamle ting. Der er 282.000 sager i edoc. Af dem er godt 85.000 åbne sager! Derfor skal vi lige nu have fokus på at lukke alle de sager, som i virkeligheden er færdige. Hvis vi kan få ryddet grundigt op i det, er der en mulighed for, at de åbne sager kan forblive åbne, når de kommer over i Acadre. Vores opgaver lige nu For at få ryddet op fra grunden og starte på en frisk er det meningen, at alle sager lukkes, når de bliver overført til Acadre, og vi dermed skal oprette alle de åbne sager igen i Acadre. Det er et stort arbejde. For at undgå det skal der en solid indsats til nu. Hver afdeling og hver medarbejder skal gå sine åbne sager igennem og lukke alle de sager, der ikke skal lægges flere dokumenter på. Hvis vi kan nå ned på et begrænset antal åbne sager, er der mulighed for, at vi kan overføre de åbne sager som åbne. Den anden vigtige opgave er, at alle vi brugere får gemt samtlige dokumenter, der ligger på vores arbejdslister. Skraldespandssager med emnenr. 00.00.00 vil blive slettet. Hvis du har noget i disse sager, som du vil gemme, så flyt det over i andre sager. Omvendt kan du lægge overflødige dokumenter i en skraldespandssag og blive af med dem. Kursus i Acadre Alle, der skal bruge Acadre, bliver tilbudt et dagskursus i novemberdecember. Det foregår på vandrehjemmet i Vordingborg. Vi forsøger at samle deltagere fra samme fagområder, så der bliver mulighed for at snakke om jeres specifikke sagstyper. Opstarten i Acadre Ca. den 15. januar åbnes Acadre med de overførte sager og dokumenter fra edoc. Det er ikke helt simpelt at gå fra et esdh-system til et andet. Derfor vil der sikkert være nogle problemer i starten sådan er det med nye it-systemer. Det er en udfordring for hver enkelt at skulle lære at bruge et nyt system med andre ord og andre arbejdsgange. Det kræver, at vi vænner os til det over et stykke tid. Der bliver sikkert brug for både tålmodighed, gå-på-mod og overbærenhed i den første tid med Acadre. Selve overgangen Der bliver en overgang, hvor hverken edoc eller Acadre kan bruges, fordi vi skal overføre sager fra det gamle til det nye system. For at mindske generne har vi valgt at lægge denne overgang hen over jul og nytår, hvor der er nogle hverdage, hvor mange holder fri. Mens man ikke kan komme til systemerne, indfører vi et midlertidigt system. Det hører I mere om senere. Overgangen ligger fra 17. december til midt i januar. Hvis overførslen af data går godt, kan vi åbne Acadre lidt før. Superbrugerne Superbrugerne, vores esdh-konsulenter, har en nøglerolle. De skal blandt andet forberede skabeloner på hvert fagområde, så det bliver nemmere at gemme de typer af sager og dokumenter, vi bruger mest. De er selvfølgelig også meget vigtige som hjælpere, når vi alle skal til at bruge Acadre. Anette Nøddelund, ESDH-projektleder
Der var en gang...... et ESDH-system edoc der på godt og ondt voksede op i en kommune, som lige var blevet født af fire gamle kommuner og et amt. Intet varer evigt, og efterhånden var systemet mæt af dage. Derfor gik der rygter om, at et nyt ESDH-system var på vej. Og rygtet talte sandt, et nyt system var på vej Acadre - så nu skulle man vænne sig til noget helt nyt. Derfor rystede mange blot ved tanken om det nye system. Mange, der før havde hadet edoc, blev pludselig dets fortalere. Også i dette eventyr må man igennem en besværlig periode, før man kommer ud på den anden side til en ny og nemmere hverdag. Acadre er på vej, og snip snap snude nu er edoc snart ude. ESDH står for Elektronisk Sags- og DokumentHåndtering Et dokument er et brev, et notat, en mail, et regneark eller lignende. En sag er en samling af dokumenter, som drejer sig om samme emne for eksempel en bestemt ansøgning. En åben sag er en, hvor der sker sagsbehandling. En lukket sag kan man stadig finde frem og kigge i. Journalisere: At gemme sager og dokumenter på en systematisk og entydig måde. Det drejer sig om at give både sager og dokumenter et entydigt nummer og gemme det i en struktur, hvor man selv og andre kan finde det igen. Vigtigt for dig som bruger edoc Luk! Du skal lukke alle de sager, der ikke skal bruges mere, inden den 1. november. Tøm! Du skal tømme din arbejdsliste i edoc senest den 1. december. Fakta om sager og brugere: Der er omkring 282.000 sager i edoc, af dem er ca. 85.000 åbne lige nu. Der er i alt næsten 2 millioner dokumenter, vi skal have overført fra edoc til Acadre. Vi er 500 brugere af edoc i dag, som alle overgår til Acadre til nytår. I løbet af næste år forventer vi, at 200-400 nye brugere fra kommunens institutioner kommer på Acadre. Vi har samlet kulturen, vandet og naturen på en ny portal om Vordingborg. Søg efter arrangementer direkte i kalenderen og gå på opdagelse efter specialiteter i guiderne. VORDINGBORG.NU Fuld af oplevelser 8 9
Der var latter og begejstring under træningen. Humørfyldt besøg af A-klassens Ken Bjerre Ved et morgenmøde underholdt og underviste Ken Bjerre fra A-klassen engageret og medrivende Jobcenteret, de beskæftigelsesrettede Kommunale Tilbud og Ydelseskontoret omkring den gode samtale. Kollegaerne var mødt talstærkt op i Medborgerhuset i forventning om, at en projektchef fra Beskæftigelsesministeriet ville komme og orientere om konceptet Den gode samtale et begreb opstået i forbindelse med de igangværende 3-partsforhandlinger. Overraskelsen var derfor stor, da skuespiller Ole Boisen i rollen som den velmenende, men umulige jobcentersagsbehandler Ken Bjerre med mottoet Ken(d) dig selv i bedste pseudocoaching-stil leverede et medrivende og humørfyldt oplæg omkring, hvordan sagsbehandleren skal møde borgeren i øjenhøjde. Seerne på DR2 har i løbet af foråret kunne følge med i tv-satiren Aklassen, hvor man følger et jobcenters rådighedssamtaler og absurde optrin på 8-ugers kurset Next stop job som Ken Bjerre har ansvar for at lede. Karakteren Ken Bjerre udgjorde denne morgen i Medborgerhuset afsættet for de sjove og udfordrende samtaleøvelser, som samtlige kollegaer udførte siddende og stående i løbet af den efterfølgende time, hvor der blev grinet og reflekteret. Mening med galskaben Der var naturligvis en mening med legen. For Ole Boisen underviser i netop formidling og teambuilding sideløbende med sin karriere som skuespiller. Denne morgen viste Ole med konkrete øvelser, som alle deltog begejstret i, hvordan kroppen er afgørende for samtalens forløb. Det hele forløb med stor respekt for den vigtige opgave og det store ansvar, det er at sikre, at samtalen med borgeren bliver en god oplevelse for begge. Ole Boisen lagde stor vægt på, at det er træning og ikke teater. Hvis krop og hoved ikke arbejder sammen, bliver det ikke en god samtale. Derfor er det så vigtigt at være bevidst om sit kropssprog og kunne bruge den bevidst som et redskab i samtalen. Hvis man vil kunne agere bevidst med sit kropssprog, skal man øve sig og øve sig og øve sig. Det hjælper ikke at have læst en bog om formidling og kropssprog eller være på et kursus med 45 slides i et PowerPoint-show. Hvis man vil mestre kroppens sprog, må man være indstillet på at øve sig i det. Og det foregår altså ikke med næsen i en bog, men ved hjælp af træning og bevidst refleksion, forklarede han. Ole Boisen havde mange flere pointer, som blev serveret med energi, latter og alvor og kollegaerne gik hjem i opløftet stemning fyldt med latter og mod på dagen. Charlotte Sneding Rohde, Borger- og Arbejdsmarkedsservice Vær til stede i nuet Vær bevidst om din egen krops signaler Vær nærværende i din kommunikation med borgeren og kollegaen Ægte ros og anerkendelse løfter din og andres hverdag Vær forundringsparat
Fantastiske Kalvehave Mit yndlingssted Hvis man tager en passer og tegner en cirkel rundt om Vordingborg Kommune, vil nålen stå meget tæt på mit yndlingssted, nemlig området omkring Kalvehave Havn. Således fuldstændigt centralt placeret og som det naturlige hjerte i Vordingborg Kommune, ligger denne perle lige for foden af Dronning Alexandrines Bro (Mønsbroen). Jeg nyder at gå en tur på havnen i Kalvehave, som primært er en lystbådehavn med plads til 295 lystbåde, og som er tilholdssted for såvel Kalvehave Veteranbådelaug som Sejlklubben Ulvsund. Fra april til sidst i oktober, men særligt i sommermånederne, oser denne havn af en speciel stemning af fred og ro, men samtidig liv og energi. Omkring selve havneområdet findes der flere gode bademuligheder. Selv foretrækker jeg badeplatformen på vestsiden, hvor det med en vanddybde på ca. to meter er muligt at springe på hovedet i vandet. Men også på østsiden, tæt på Den gule stald hvor kommunen har opsat en rigtig dejlig badebro, er der ligeledes et super dejligt badested, som især henvender sig til børnefamilier med lidt lavere vand og en fantastisk udsigt ude over Stege Bugt. På havnen i Den gule stald finder man områdets kulturelle samlingspunkt, som indeholder en foredragssal, en lokalhistorisk udstilling og et lokale med turistinformation. I foredragssalen arrangerer Lokalrådet i vinterhalvåret flere gode koncerter, som jeg sætter pris på. Ligeledes arrangerer Lokalrådet den efterhånden traditionsrige havnefest i august med glade mennesker, masser af musik, god mad og flot optræden af linedansere og andre. Det er også på havnen, vi samles, når juletræet skal tændes den sidste søndag i november. Med disse ord vil jeg gerne sende stafetten videre til Tine Maj Sørensen i Træningsenheden. Af Flemming Larsen, Kalvehave Børnehave og Ressourcecenter Kalvehave Nyt om navne Her bringer vi navnene på jubilarer samt kolleger, der er fratrådt til pension eller efterløn. Husk at indberette navnene fra jeres enhed til det lønteam, I hører under. 25 års jubilæum Navn Arbejdssted Birgitte Lolle Jensen Præstø Skole Bodil Dybdahl Kristensen Marienberg Skole Erik Rasmussen Miljø Hanne Lemviths Petersen Sundhedsplejen Helle Rasmussen HR og Personalestaben Henrik Frimann Borgerservice Vordingborg Jens Stenbæk Vordingborg Skole Liselotte Olsen Distrikt Fanefjord Margit Brandt Jensen Møn Skole, Stege Marianne Dueholm Skovhuset Nina Andersen Økonomistaben Susanne Schmidt Gåsetårnskolen Ulla Benedikte Mulvad Møn Skole, Hjertebjerg 40 års jubilæum Navn Arbejdssted Inge Nørløv Andersen Dagplejen Kurt Hansen Økonomistaben Lene Rasmussen Borgerservice Stege Randi Lona Pedersen Ældreområdet Vita Hansen Borgerservice Vordingborg Fratrådte på grund af pension/efterløn Navn Arbejdssted Anne-Lise Hansen Distrikt fjordgården Annemarie Grüner Gåsetårnskolen Birgit Susanne Bangild Bo Pagh Ditte Anni Jensen Ditte Lautrup-Larsen Edurda P. Soza Arancibia Inga Nørgaard Inge Ketty Jakobsen Jane Andersen Jann Olaf Pedersen Jette Lund Sørensen Jim Iversen Jytte Buhl Jyde Jytte Edy Frandsen Karen Bløcher Kirsten Radsted Bengtsen Leif Schou Iversen Lisa Rud Wanscher Lisbet Almlund Lisbeth Larsen Lise Hyldgaard Pedersen Martin Zuschlag Molls Riis Ole Kristiansen Peer Radich Johansen Rene Kjærulff Suzanne Xenia Sodiac Vagn Ove Thomsen Marienberg Skole Præstø rådhus Ydelseskontoret Ørslev Skole Distrikt Fanefjord Daginstitution Nøddebo Bo og Naboskab Præstø Fjordgården/Aggerhus Stege Skole Præstø Skole Præstø rådhus Præstø Skole Distrikt Vintersbølle Stege Skole Abildhøjskolen Hjertebjerg skole Svend-Gønge Skolen Borgerservice Stege, Pension Distrikt Vintersbølle Marienberg Skole Ungdommens Udd.vejledning Vordingborg Ungdomsskole Centralvaskeriet Familierådgivningen Socialpsykiatrien Stege Fanefjord SFO Vej og Trafik 10 11
Interne kursus- og uddannelsestilbud efterår 2012 I den kommende tid udbyder vi disse kursus- og uddannelsestilbud: For alle ansatte: Hurtig og effektiv læsning Målgruppe: Medarbejdere og ledere, som har meget, der skal læses på kort. Formål: Fordobling eller mere af læsehastigheden fuld forståelse af det læste mere tid, mindre stress og bedre overblik. Tid og sted: 13. -14. november 2012, kl. 9-16 Mødelokale 2, Vordingborg Rådhus, Valdemarsgde 43 Tilmeldingsfrist: 12. oktober 2012 Førstehjælpskurser Målgruppe: Alle ansatte Kursusindhold: Hjerte-lungeredning Livreddende førstehjælp Førstehjælp ved tilskadekomst Førstehjælp ved sygdom Brandbekæmpelse Kurserne afsluttes med en test, og deltagerne får efterfølgende udleveret et kompetencegivende godkendt kursusbevis. Tid og sted: Hold 3: 24. - 25. oktober 2012, kl. 9-16 Hold 4: 20. - 21. november, 2012 kl. 9-16 Kantinen, Vordingborg Rådhus, Valdemarsgade 43 Tilmeldingsfrist: 28. september 2012 Den gode sagsfremstilling Lær at skrive gode sagsfremstillinger Målgruppe: Alle ansatte, som skal skrive sagsfremstillinger til politisk eller administrativ. Formål: Formålet er at give alle sagsbehandlere et redskab til at udarbejde relevante og gennemarbejdede sagsfremstillinger. Tid og sted: 3. december 2012, kl. 12.30-15.00 11. marts 2013, kl. 12.30-15.00 Kantinen, Vordingborg Rådhus, Valdemarsgade 43, 4760 Vordingborg Tilmeldingsfrist: 1 uge før kursets start Den gode samtale med borgere/brugere Målgruppe: Medarbejdergrupper, som har direkte kontakt med borgere/brugere og ledere med personaleansvar. Formål: At klæde ledere og medarbejdere på til at afholde den svære samtale med borgere/brugere, således at konflikter og misforståelser undgås. At hjælpe lederne til at understøtte og supervisere deres medarbejdere, når de skal have eller har haft en svær samtale med en borger. At klæde medarbejderne på til at håndtere og afholde den svære samtale med borger/bruger i deres daglige arbejde, således at konflikter og misforståelser undgås. At klæde ledere og medarbejdere på til at kunne afholde den gode samtale med borger/ bruger, hvor dialog skal være omdrejningspunktet for samtalen. Tid og sted: 6. og 7. februar 2013, kl. 9.00-15.30 Kantinen, Vordingborg Rådhus Tilmeldingsfrist: 25. januar 2012 E-læringsportal til Office-kurser. E-læringsportalen DOCENT er tiltænkt alle ansatte, som i foråret har deltaget i inspirationsmøder og Kvik Kurser om Office 2007. På portalen findes hjælp til aktuelle problemstillinger i Office 2007. Du kan enten indtaste et par søgeord, eller du kan se alt det tilgængelige materiale inden for et bestemt program. E-læringsportalen er tilgængelig på internetadressen www.docent.dk. Brugernavn: Vordingborg. Password: Office. Læs mere om muligheder for it-undervisning på intranettet Kurser uddannelse og kurser Undervisning i Office-pakken. For ledere: Det effektive møde Målgruppe: Mødeledere med personaleansvar. Formål: Formålet med kompetencepakken det effektive møde er at styrke bevidstheden om: Formål med møde og effekt Konstruktive/innovative forslag til dagsordener Effektiv mødeledelse og afvikling Kurset vil indeholde et særligt fokus på inddragelse af atmosfære og samspil. Atmosfærearbejdet handler om at skabe fornyelse i forhold til møders struktur, indhold og proces. Tid og sted: 6. og 20. november kl. 9-12 Vordingborg sted oplyses senere. Tilmeldingsfrist: 26. oktober 2012 Håndtering af sygefravær m.m. for ledere med personaleansvar den 26. november 2012 Målgruppe: Ledere med personaleansvar Formål: Vordingborg Kommune har arbejdsmiljø- og sundhedspolitikken 2012-2016 et mål om at reducere det samlede sygefraværet i kommunen. Desuden er håndtering af sygefraværet beskrevet i kommunens fremmødepolitik. Tid og sted: 26. november 2012 kl. 12.30-15.30 Mødelokalet ved kantinen, Vordingborg Rådhus. Tilmeldingsfrist: 15. november 2012 Den gode og svære samtale med medarbejdere Målgruppe: Ledere med personaleansvar. Formål: At klæde lederne på til af afholde den gode samtale med deres medarbejdere, således at dialog bliver omdrejningspunktet for samtalen. At klæde lederne på til at afholde den svære samtale med deres medarbejdere, således at konflikter og misforståelser undgås. Tid og sted: Den 5. og 6. december 2012, kl. 9.00-15.30 Kantinen, Vordingborg Rådhus, Valdemarsgade 43 Tilmeldingsfrist: 23. november 2012 For medlemmer af arbejdsmiljøgrupper og medlemmer af MED-udvalg: Fælles Arbejdsmiljødag Målgruppe: Alle arbejdsmiljøgrupper, områdeudvalg og Hovedudvalget inviteres til den årlige fælles arbejdsmiljødag. Programpunkter: Velkomst ved kommunaldirektør Tomas Therkildsen og sidste nyt fra arbejdsmiljøkonsulenterne. Herefter introduceres konkrete værktøjer til håndtering af følelsesmæssige og kvantitative krav. De fire områdeudvalg mødes hver for sig og reflekterer over formiddagens oplæg. Opsamling og indlæg om forandringer og arbejdsglæde fra ekstern oplægsholder. Tid og sted: 7. november 2012, kl. 8 15.30 Svend Heinild Centret, Præstegårdsvej 18, 4760 Vordingborg Tilmeldingsfrist: 1. oktober 2012 Kursusbeskrivelser og tilmeldingsprocedure Se de hele kursusbeskrivelser på kursusportalen, som er tilgængelig på intranettet og skoleintra. Send efter aftale med din nærmeste leder din tilmelding gennem kursusportalen. Hvis du er usikker på, hvordan det skal gøres, eller ikke har adgang til intranettet, kan du kontakte HR- og Personalestaben på tlf. 55 36 27 86 eller 55 36 27 82. For I, som ikke har nem adgang til intranettet, kan kursusportalen nås på internettet på webadressen: http://www.futurematch.dk/portal/vordingborg/. Kast et blik på kursusportalen, som opdateres løbende. Der kan være kommet nye kurser, siden denne information er udsendt. Du kan læse meget mere om uddannelse og kurser på intranettet. Følg stien Personale og ledelse Kurser, uddannelse og arrangementer. Eva Ahrenst Rasmussen, HR- og Personalestaben