1. Udbudsbetingelser Opgave: Udvikling af og undervisning i metoder og værktøjer for mentorer, rollemodeller og forældrecoaches i forhold til forebyggelse af ekstremisme. 1.1. Indledning Disse udbudsbetingelser indgår i udbudsmaterialet vedrørende ovennævnte opgave, som findes på Social- og Integrationsministeriets hjemmeside, www.sm.dk under emnet Demokrati og Integration og undermenuen Forebyggelse af ekstremisme. Udbudsforretningen gennemføres i overensstemmelse med reglerne om annoncering i Tilbudslovens kapitel 2, da der er tale om en Bilag IIB-ydelse i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004. Alle interesserede opfordres herved til at afgive tilbud på udførelsen af opgaven i overensstemmelse med kravspecifikationen i nærværende udbudsmateriale. 1.2. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed under denne udbudsforretning er Social- og Integrationsministeriet. Social- og Integrationsministeriet er ansvarlig for gennemførelsen af denne udbudsforretning. 1.2.1. Kontaktperson Alle henvendelser forud for tilbudsafgivelsen om yderligere oplysninger, spørgsmål mv. skal rettes elektronisk til Julie Cold på e-mail jco@sm.dk og Stine Strohbach på e-mail ssb@sm.dk i Social- og Integrationsministeriet og Cc til Karen-Lise Johansen Karman på kjk@sm.dk. Yderligere oplysninger kan fås på ovennævnte adresse. Alle henvendelser skal ske skriftligt. Opstår der uoverensstemmelser mellem udbyders skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid gælde forud. 1.3. Udbuddets omfang Nærværende udbud omfatter: Udvikling af og undervisning i metoder og værktøjer for mentorer, rollemodeller og forældrecoaches i forhold til forebyggelse af ekstremisme og skriftlige produkter indeholdende en undervisningsmanual og metodemanual. Dertil kommer en række optioner, som evt. skal gennemføres, såfremt ordregiver vurderer, at det er relevant.
Selve beskrivelsen og de faglige krav til den udbudte opgave fremgår af kravspecifikationen for opgaven. De mere formelle krav om udbudsbetingelser med videre fremgår af nærværende dokument og udkast til kontrakt. Materialet findes på www.sm.dk under emnet Demokrati og Integration og undermenuen Forebyggelse af ekstremisme. 1.3.1. Kontraktperioden Kontraktperioden er fra april 2013 til og med september 2015 inkl. gennemførelse af eventuelle optioner. Såfremt ordregiver vælger ikke at gøre brug af udbuddets optioner, forkortes kontraktperioden til 15. oktober 2014. Såfremt ordregiver vælger at gøre brug af en eller to af udbuddets optioner justeres tidsplanen derefter (jf. oversigt over leverancer i kravspecifikationens afsnit 3). 1.4. Udbudsbetingelser 1.4.1. Udbudsprocedure Udbudsforretningen gennemføres som et offentligt udbud. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede leverandører afgive tilbud. Der er mulighed for, at et konsortium bestående af forskellige leverandører, kan byde på opgaven. Vurderingen af de indkomne tilbud vil ske i to faser: udvælgelsesfasen og tildelingsfasen. I udvælgelsesfasen foretages en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Egnethedsvurderingen vil ske på baggrund af de oplysninger, der efterspørges i afsnittet Udvælgelseskriterier. I tildelingsfasen foretages en konkret vurdering og sammenligning af de indkomne tilbud, og på baggrund heraf besluttes det, hvilke tilbudsgivere der skal have tildelt kontrakten. Tildelingen vil ske ud fra de tildelingskriterier med den for kriterierne angivne vægtning, der fremgår af afsnittet Tildelingskriterier. 1.4.2. Udvælgelseskriterier 1.4.2.1. Den juridiske person og underleverandører Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for udbyder. Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som udbyder med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Deltagerne hæfter solidarisk. Såfremt et konsortium får tildelt kontrakten, skal hvert medlem af konsortiet afgive skriftlig erklæring om solidarisk hæftelse for kontraktens opfyldelse. I det omfang tilbudsgiver er et konsortium, skal de nedenfor angivne erklæringer og oplysninger under Betingelser for at deltage, Tilbudsgivers økonomiske egnethed og Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed opfyldes og afleveres for samtlige konsortiedeltagere. 2
Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af opgaven disse anvendes. Hvis en tilbudsgiver i relation til vurderingen af økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge erklæring fra vedkommende enheder eller anden dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende. 1.4.2.2. Betingelser for at deltage Udbyder vil foretage en bedømmelse af tilbudsgivers egnethed til at opfylde den udbudte kontrakt. Egnethedsbedømmelsen vil omfatte tilbudsgivers egne forhold, økonomisk egnethed og teknisk egnethed. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium skal hver enkel konsortiedeltager vedlægge erklæring, dokumentation eller oplysninger, som kræves nedenfor. Tilbudsgiver skal indsende en tro- og love erklæring om, at tilbudsgiveren ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Udkast til erklæringen er vedlagt udbudsmaterialet som bilag. 1.4.2.3. Tilbudsgivers økonomiske egnethed Tilbudsgiver skal som dokumentation for den økonomiske egnethed som minimum vedlægge følgende: - erklæring fra tilbudsgivers bank, revisor eller lignende om tilbudsgivers samlede omsætning, dens omsætning i forbindelse med de leverancer, kontrakten vedrører resultat, balance og egenkapital i de to seneste disponible regnskabsår afhængigt af, hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed. - Erklæring fra tilbudsgivers bank, revisor el. lign. om, at der siden seneste godkendte regnskab ikke er indtrådt væsentlige ændringer i virksomhedens økonomiske situation. Hvis der er sket væsentlige ændringer, skal disse beskrives. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører skal oplysninger gives for hver enkelt aktør. Hvis tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal ovenstående oplysninger og relevante referencer gives for tilbudsgiveren og de andre enheder. Såfremt virksomheden har eksisteret i mindre end 2 år, fremsendes dokumentation for den periode, virksomheden har eksisteret. 1.4.2.4. Tilbudsgivers tekniske og faglige egnethed 3
Tilbudsgiver skal som dokumentation for den tekniske og faglige egnethed som minimum vedlægge følgende: - Liste over de mest relevante opgaver eller ydelser, herunder udvikling af lignende uddannelsesforløb, som tilbudsgiver har udført inden for det udbudte område i de seneste 3 år, hvis det er muligt. Så vidt muligt skal der ligeledes oplyses om kontaktpersoner hos de tidligere ordregivere. Udbyder forbeholder sig ret til, uden først at indhente tilsagn hos tilbudsgiver, at henvende sig til de oplyste referencer. Såfremt virksomheden har eksisteret i mindre end 2 år, fremsendes dokumentation for den periode, virksomheden har eksisteret. Hvis tilbudsgiver består af et konsortium, skal ovenstående oplysninger og relevante referencer gives for hver enkelt deltager i konsortiet. Hvis tilbudsgiveren baserer sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal ovenstående oplysninger og relevante referencer gives for tilbudsgiveren og de andre enheder. 1.4.3. Tilbudsvurdering Tilbudsvurderingen vil ske på grundlag af de nedenfor angivne tildelingskriterier med henblik på at identificere det vindende tilbud. Som grundlag for vurderingen indgår alle de efterspurgte oplysninger, der modtages fra tilbudsgiveren i forbindelse med afgivelse af tilbuddet. Der er afsat i alt 3.350.000 kr. ekskl. moms til opgaven inkl. gennemførelse af optioner. Tilbud på over dette beløb vil ikke blive taget i betragtning. Udbyder ser gerne, at den maksimale pris for delopgaverne ca. følger opdelingen nedenfor: 400.000 kr. Videreudvikling og gennemførelse af en mentoruddannelse for et hold af mentorer på ca. 20-25, der kommer fra 3-4 udvalgte kommuner (inkl. uddannelse af mentorcoaches) 500.000 kr. Udvikling og gennemførsel af en rollemodeluddannelse for et hold af rollemodeller på ca. 30-35, der kommer fra 3-4 udvalgte kommuner 350.000 kr. Udvikling og gennemførsel af forældrecoachuddannelse for et hold af forældrecoaches på ca. 20-25, der kommer fra 3-4 udvalgte kommuner Udarbejdelse af skriftlige produkter med beskrivelse af konkrete værktøjer og øvelser indgår som en del af ovenstående budget. Option 1 4
500.000 kr. Gennemførelse af yderligere en uddannelse af rollemodeller for et hold af medarbejdere på ca. 30-35, der kommer fra 3-4 udvalgte kommuner Option 2 800.000 kr. Gennemførsel af yderligere to mentoruddannelsesforløb til relationsmedarbejdere i resten af landet (inkl. uddannelse af mentorcoaches) Option 3 800.000 kr. Gennemførsel af endnu to mentoruddannelsesforløb til relationsmedarbejdere i resten af landet (inkl. uddannelse af mentorcoaches) 1.4.3.1. Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at give alternative tilbud. 1.4.3.2. Tildelingskriterier Valg af leverandører sker på baggrund af tildelingskriteriet: det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Udvælgelsen sker ud fra en vægtet vurdering af følgende: Løsningsmodel (50%) Bemanding (30%) Pris (20%) 1.4.3.3. Delkriterier Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der efter evalueringen har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Vurderingen af det økonomiske mest fordelagtige tilbud vil ske på baggrund af nedenstående kriterier med den angivne vægtning. Løsningsmodel (50%): I vurderingen af tildelingskriteriet løsningsmodel indgår en vurdering/afvejning af: o I hvor høj grad tilbudsgivers beskrivelse af afviklingen af uddannelsesforløbene, både processuelt og indholdsmæssigt, beskrivelse af mentorværktøjer, rollemodelsværktøjer og værktøjer til brug for forældreinddragelse samt øvrige skriftlige produkter samt løsningens egnethed til at nå de mål, svarer til de mål der er sat for uddannelse og i sidste ende mentor-, rollemodel- og forældreforløbene, kvalitetssikring og gennemførlighed af projektet. 5
Bemanding (30%): I vurderingen af tildelingskriteriet bemanding indgår en vurdering/afvejning af: o I hvor høj gradtilbudsgivers beskrivelse af de tilbudte medarbejderes kvalifikationer, viden og erfaring på opgavens emneområder samt redegørelse for den konkrete nyttiggørelse af projektleders og allokerede medarbejderes erfaringer i forhold til kontraktens opfyldelse. Pris (20%): o o Bedømt på grundlag af tilbudsgiverens samlede pris for opgaven. Fordeling af timer på de enkelte medarbejderkategorier 1.5. Tilbudsbetingelser Tilbudsgiver skal afgive tilbud på baggrund af nærværende udbudsbetingelser og kravspecifikation. Endelig aftale indgås på baggrund af det vedlagte udkast til kontrakt med bilag. 1.5.1. Tilbudsfrist mv. Tilbuddet skal være den ordregivende myndighed i hænde senest den 4. marts 2013 kl.12.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal afleveres/sendes til ordregiver i tre trykte eksemplarer og et elektronisk eksemplar på en USB stik. Tilbuddet skal afleveres eller sendes til: Social- og Integrationsministeriet Demokratikontoret Holmens Kanal 22 1060 København K Tilbuddet mærkes: Udvikling af og undervisning i metoder og værktøjer for mentorer, rollemodeller og forældrecoaches i forhold til forebyggelse af ekstremisme att. Karen-Lise Johansen Karman og med tydelig angivelse Må ikke åbnes i postmodtagelsen Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. Udbyder anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før kontrakten er underskrevet. 1.5.2. Tilbuddets indhold, udformning mv. 6
Opgaven udbydes som totalleverance. Alle omkostninger til gennemførelse af opgaven inkl. gennemførelse af udbuddets optioner skal indgå i tilbuddet, herunder ophold, forplejning, trykke og kopieringsudgifter 1, evt. udgifter til underleverandører, m.v. Tilbudsgiveren kan eventuelt udformes i overensstemmelse med følgende disposition: 1) Indledning, der beskriver, hvem der byder, samt til hvilken pris opgaven tilbydes løst. 2) Resume af tilbud. 3) Fyldestgørende løsningsbeskrivelse af opgaven beskrevet i kravspecifikationen. 4) Opgaver/referencer varetaget af tilbudsgiveren de seneste tre år. 5) Styring og organisering af projektet. 6) Tidsplan med angivelse af milepæle for gennemførelse jf. uddybning nedenfor. 7) Detaljeret budget for projekt jf. uddybning nedenfor. 8) Tilbudsgivers bemanding af projektet med tilhørende CV er i bilag. 9) Øvrige kommentarer. 10) Relevante bilag, herunder opfyldelsen af udvælgelseskriterier og tildelingskriterier. Det samlede tilbud må ikke overstige 35 sider, eksklusiv bilag. Ad 7) Detaljeret budget for opgaven Budgettet skal opstilles i overskuelig og detaljeret form. Tilbuddets ressourceforbrug skal opgøres både i beløb og i arbejdstimer. Endvidere skal omfanget af arbejdstimer angives særskilt for hhv. projektleder, konsulenter og andre medarbejdere. Tilbudsgiver skal angive pris på delelementerne af opgaven dvs. pris på: 1. Udvikling af og undervisning i metoder og værktøjer for mentorer, rollemodeller og forældrecoaches: a. Mentorindsatsen Udvikling af og undervisning i brug af værktøjer og metoder for mentorindsatsen. Det forventes, at metodeudviklingen sker på baggrund af eksisterende erfaringer. (Se afsnit 2.1). Der skal uddannes et hold bestående af ca. 20-25 mentorer fra 3-4 udvalgte kommuner - inkl. uddannelse af 3-5 mentorcoaches. b. Rollemodelindsatsen Udvikling af og undervisning i brug af værktøjer og metoder for rollemodelindsatsen. Der skal uddannes et hold bestående af ca. 30-35 rollemodeller fra 3-4 udvalgte kommuner. Endvidere skal der uddannes 3-5 rollemodelkoordinatorer. c. Forældreindsatsen Udvikling af og undervisning i brug af værktøjer og metoder for forældreindsatsen for et hold bestående af ca. 20-25 forældrecoaches fra 3-4 udvalgte kommuner. 2. Udarbejdelse af undervisningsmanualer, herunder manualer for undervisning af mentorer, mentorcoaches, rollemodeller, rollemodelkoordinatorer samt forældrecoaches. 7
3. Udarbejdelse af en formidlingsvenlig metodemanual for det samlede forebyggelseskoncept med beskrivelse af konkrete værktøjer og metoder inden for mentor-, rollemodel- og forældreindsatsen. Metodemanualen skal udgives som publikation i Social- og Integrationsministeriets håndbogsserie om forebyggelse af ekstremisme og fungere komplementært til de allerede eksisterende håndbøger. I relevant omfang gøres udvalgte værktøjer selvstændigt tilgængelige på Social- og Integrationsministeriets hjemmeside www.sm.dk på samme vis som eksisterende værktøjer knyttet til håndbogsserien. 4. Option 1: Gennemførsel af yderligere en rollemodeluddannelse for et hold bestående af ca. 30-35 medarbejdere, der kommer fra 3-4 udvalgte kommuner. 5. Option 2: Gennemførsel af yderligere to mentoruddannelsesforløb til relationsmedarbejdere i andre dele af landet - inkl. uddannelse af mentorcoaches. Der vil ca. være 20-25 medarbejdere pr. forløb 6. Option 3: Gennemførsel af endnu to mentoruddannelsesforløb til relationsmedarbejdere i andre dele af landet - inkl. uddannelse af mentorcoaches. Der vil ca. være 20-25 medarbejdere pr. forløb. Pris på evt. rejseaktivitet og mødeafholdelse med udbyder og andre relevante aktører i forbindelse med opgaveløsningen bør indgå under de enkelte delelementer. Ved fremsendelse af tilbud skal disse indeholde de nødvendige bilag og dokumentation som beskrevet i udbudsmaterialet. 1.5.3. Sprog Tilbuddet med tilhørende bilag skal være affattet på dansk. 1.5.4. Priser og leverandørforhold Tilbudspriser skal afgives i DKK inkl. afgifter og gebyrer ekskl. moms. Jf. yderligere om priser, betalingsbetingelse mv. i udkast til kontrakt. Opgaven udbydes som totalleverance. Alle omkostninger til gennemførelse af opgaven skal indgå i tilbuddet, herunder transportudgifter, ophold, forplejning, trykke og kopieringsudgifter, evt. udgifter til underleverandører, m.v. Tilbudsgiver skal angive samlet pris for løsning af hele opgaven. Den samlede pris må ikke overstige 3.350.000 kr. ekskl. Moms. 1.5.5. Aftalegrundlag Kontrakten indgås på baggrund af det vedlagte kontraktudkast. 8
Kontrakten fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem kontraktparterne i forbindelse med levering af de ydelser, der er omfattet af nærværende udbud. Tilbudsgivers standardvilkår vil ikke være en del af aftalegrundlaget. Dette gælder uanset om tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud, levering, ordrebekræftelse eller fakturering mv. vedlægger sine egne betingelser. 1.5.6. Annullation Udbyder forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen. 1.5.7. Omkostninger ved deltagelse Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelse og eventuel efterfølgende kontrahering er udbyder uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. 1.5.8. Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold vedrørende grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne. Udbyder er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbuds- og kontraktbetingelserne. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne, vil blive kapitaliseret og indgå i den samlede evaluering af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundende spørgsmål herom. 1.6. Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af udbyder. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren om at angive dette i sit tilbud. Udbyder vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 9
1.7. Spørgsmål og rettelser Udbyder skal som følge af ligebehandlingsprincippet behandle alle tilbudsgivere lige. Dette indebærer bl.a. at udbyder skal give alle tilbudsgivere samme informationer under udbudsforretningen. Tilbudsgiver kan skriftligt stille spørgsmål til udbudsbetingelserne og udbudsforretningen i øvrigt. Alle spørgsmål, der stilles senest den 11. februar 2013, vil blive besvaret senest den 18. februar 2013. Spørgsmål modtaget efter den angivne dato vil så vidt muligt blive besvaret, medmindre spørgsmålets karakter gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt at meddele svar senest 6 dage inden udløb af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål vil blive besvaret skriftligt, og såvel spørgsmål som svar vil i anonymiseret form løbende blive offentliggjort på Social- og Integrationsministeriets hjemmeside på adressen: www.sm.dk under emnet Demokrati og Integration og undermenuen Forebyggelse af ekstremisme. Eventuelle rettelsesblade til udbudsbetingelserne vil ligeledes blive offentliggjort på Social- og Integrationsministeriets hjemmeside på adressen: www.sm.dk under emnet Demokrati og Integration og undermenuen Forebyggelse af ekstremisme. Det er tilbudsgivers ansvar at holde sig orienteret om spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade, i det ansvar for eventuelt forkert tilbud som følge af manglende rettelsesblade alene påhviler tilbudsgiver. 1.8. Tidsplan Dato/deadline Handling 21. januar 2013 Offentliggørelse af udbud 11. februar 2013 Frist for at stille spørgsmål 18. februar 2013 Offentliggørelse af spørgsmål og svar 4.marts 2013 kl. 12.00 Uge 12 (18. marts - 22. marts) Uge 14 (2. april - 5. april) Sidste frist for afgivelse af tilbud Forventet underretning af leverandør Forventet kontraktindgåelse 10