REFERAT Sagsbehandler: Stine Kjerckebye J.nr.: 6.kt. 2008/000590 27. januar 2009 MØDE I TURNUSUDVALGET 15. DECEMBER 2008 Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra mødet den 25. juni 2008 2. Orientering fra formanden 3. Orientering fra myndigheder 4. Fuldmægtiguddannelsen 5. Status på karrieresamtaler 6. Status på revision af turnusordningen 7. Fuldmægtignet 8. Eventuelt Deltagere: Afdelingschef Laila Reenberg Kontorchef Anders Jakobsen Specialkonsulent Paul Markham Specialkonsulent Pernille Heering Kontorchef Lars Salquist Fuldmægtig Marianne Prior Kontorchef Agnethe Kirkegaard Chefkonsulent Kasper Jespersen Kontorchef Andreas Raben-Levetzau Fuldmægtig Ulrik Tarp Jensen Fuldmægtig Kasper Borg Nielsen Fuldmægtig Stine Kjerckebye Forsvarsministeriet Forsvarskommandoen Forsvarets Personeltjeneste Farvandsvæsenet Forsvarets Efterretningstjeneste Beredskabsstyrelsen Sekretær i udvalget
1. Godkendelse af referat fra mødet den 25. juni 2008 Referat af mødet blev fordelt til medlemmerne den 14. juli 2008. Lars Salquist havde enkelte bemærkninger, hvilket medførte sproglige ændringer i Lars Salquists orientering under pkt. 3. Det endelige referat blev lagt ud på Fuldmægtignet i august 2008. Der var ingen bemærkninger til det endelige referat eller dagsordenen for dagens møde. 2. Orientering fra formanden Da dagsordenen blev sendt til medlemmerne den 5. december 2008, blev de bedt om at melde tilbage til departementet, hvis de havde emner, de gerne ville drøfte. Departementet havde ikke modtaget nogen tilbagemeldinger. Laila Reenberg gjorde opmærksom på, at medlemmerne fortsat var meget velkomne til at bringe nye emner op til drøftelse. Laila Reenberg oplyste, at der fortsat er stor aktivitet omkring turnusordningen. I perioden juli 2008 - januar 2009 var der få interne ansøgere til turnusstillingerne og mange nyansættelser. De mange nyansættelser skyldes primært, at FPT har fået tildelt flere normer i forbindelse med omstruktureringen. Der er nu 205 fuldmægtige tilknyttet turnusordningen. Paul Markham spurgte, hvor mange stillinger der er i turnusordningen, og om ordningen er vokset. Stine Kjerckebye svarede, at der er ca. 180 stillinger i turnusordningen og ca. 25 fuldmægtige, der har tjenestefrihed. Turnusordningen er vokset i de senere år, men udviklingen er ikke gået så stærkt i den sidste tid, da en del fuldmægtigstillinger er blevet lavet om til specialkonsulentstillinger. Laila Reenberg oplyste, at der var to stillinger, der ikke blev slået op i perioden juli 2008 - januar 2009. Den ene stilling blev besat med en turnusfuldmægtig, der rokerede pga. samarbejdsproblemer. Den anden stilling blev besat med en turnusfuldmægtig, der havde krav på en ny stilling efter at have siddet i en midlertidig stilling. Laila Reenberg forklarede, at Tanja Holst Rasmussen blev udlånt til Den Danske Ambassade i Paris den 1. september 2008. Tanja blev udlånt til ambassaden, fordi der med kort varsel skulle findes en medarbejder med gode franskkundskaber og stort kendskab til ESDP. Baggrunden var det franske EU formandskab. Kasper Jespersen spurgte, om stillingen i Paris er en fast turnusstilling. Laila Reenberg svarede benægtende herpå. 3. Orientering fra myndigheder Forsvarets Efterretningstjeneste Der var intet at bemærke. Side 2/9
Farvandsvæsenet Agnethe Kirkegaard fortalte, at Farvandsvæsenet havde slået en turnusstilling op, men at der desværre ikke havde været nogen interne ansøgere til den. Der er oprettet flere nye turnusstillinger i Farvandsvæsenet, der skal besættes i begyndelsen af 2009. Forsvarets Personeltjeneste Lars Salquist oplyste, at der er ansat en del nye fuldmægtige inden for Forsvarskommandoens område. Dette skyldes primært, at der er oprettet flere faste og midlertidige stillinger i forbindelse med organisationsændringerne i Forsvarets Personeltjeneste, Forsvarskommandoen og Forsvarets Materieltjeneste. Det skyldes dog til en vis grad også, at der er en del ubesatte militære stillinger. Lars Salquist fortalte, at Forsvarets Personeltjeneste modtager mange gode ansøgninger til de fleste stillinger, men at det er vanskeligt at rekruttere dygtige økonomer. Beredskabsstyrelsen Kasper Borg Nielsen oplyste, at Flemming Andersen desværre var blevet forhindret i at deltage i mødet. Beredskabsstyrelsen havde haft to ledige turnusstillinger i perioden juli 2008 - januar 2009. Den ene var blevet besat med en intern kandidat og den anden med en ekstern kandidat. 4. Fuldmægtiguddannelsen Anders Jakobsen oplyste, at 6. kontor har revideret fuldmægtiguddannelsen og udarbejdet en ny folder, der vil blive lagt på Fuldmægtignet og sendt til fuldmægtige, der endnu ikke er påbegyndt uddannelsen. Fremover kommer fuldmægtiguddannelsen til at bestå af et introduktionsmodul, et modul om forvaltningsloven og offentlighedsloven, et modul om samspillet mellem Forsvarsministeriets område og Folketinget og et temamodul med skiftende emner. Departementet havde oprindelig planer om, at uddannelsen skulle indeholde et modul om forsvarets opgaver, struktur m.v. Dette er dog ikke relevant længere, da Forsvarets Personeltjeneste er begyndt at afholde et introduktionskursus for alle nyansatte inden for Forsvarskommandoens område, der bl.a. omhandler Forsvarets mission, vision og opgaver, de tre værn, de funktionelle tjenester, hjemmeværnet og nationale/internationale operationer. Pernille Heering henviste til, at ansatte inden for Forsvarskommandoens område selv skal tilmelde sig introduktionskurset for nye medarbejdere. Hun syntes, det ville være en god idé, hvis alle nyansatte blev indkaldt til uddannelsen. Lars Salquist sagde, at han ville overveje denne mulighed og drøfte den internt i Forsvarets Personeltjeneste. Side 3/9
Stine Kjerckebye fortalte, at de fleste nyansatte turnusfuldmægtige gør tjeneste inden for Forsvarskommandoens område og derfor har mulighed for at deltage i introduktionskurset for nye medarbejdere. Departementet og Forsvarets Personeltjeneste har aftalt, at nyansatte fuldmægtige, der gør tjeneste uden for Forsvarskommandoens område, kan deltage i den del af introduktionskurset, der omhandler Forsvarets mission, vision, opgaver mv. Anders Jakobsen oplyste, at der havde været afholdt fuldmægtiguddannelse i august og september 2008. Da der har været for lang tid mellem indkaldelserne til fuldmægtiguddannelse i den senere tid, er der en del fuldmægtige, der endnu ikke har været på kursus. Der vil derfor blive oprettet to nye fuldmægtighold i april/maj 2009 og to nye fuldmægtighold i september/oktober 2009. Alle turnusfuldmægtige, der mangler at gennemføre et eller flere moduler, vil modtage en plan over deres resterende uddannelsesforløb. Fremover vil fuldmægtige, der bliver ansat i første halvår, påbegynde fuldmægtiguddannelsen i september/oktober, mens fuldmægtige, der bliver ansat i andet halvår, vil påbegynde uddannelse i april/maj året efter. Alle fuldmægtige vil få information om deres uddannelsesforløb sammen med deres ansættelsesbrev. Kasper Borg Nielsen spurgte, hvordan der skal ske betaling til det valgfri modul. Anders Jakobsen svarede, at udgifterne til det valgfri modul vil blive afholdt af de enkelte myndigheder, der vil betale pr. deltager. 5. Status på karrieresamtaler Laila Reenberg oplyste, at der blev afholdt opfølgningssamtaler med departementets fuldmægtige i løbet af sommeren og efteråret 2008. Derudover har 6. kontor afholdt samtaler med fuldmægtige ved DANATO og i EU repræsentationen og Forsvarets Auditørkorps. Laila Reenberg spurgte, hvor langt myndighederne er kommet med afholdelse af karrieresamtaler. Lars Salquist forklarede, at de mange nyansættelser gør det vanskeligt at nå karrieresamtalerne. Forsvarets Personeltjeneste er begyndt at holde karrieresamtaler, men der mangler fortsat at blive holdt en del samtaler. Pernille Heering fortalte, at mange fuldmægtige inden for Forsvarskommandoens område har et stort ønske om at blive indkaldt til karrieresamtaler. Laila Reenberg pointerede vigtigheden af, at der bliver afholdt karrieresamtaler med alle turnusfuldmægtige og sagde, at alle samtaler skal være holdt inden udgangen af 2009. Andreas Raben-Levetzau fortalte, at der er afholdt karrieresamtaler med alle turnusfuldmægtige i Forsvarets Efterretningstjeneste. Side 4/9
Agnethe Kirkegaard oplyste, at der endnu ikke er afholdt samtaler med turnusfuldmægtige i Farvandsvæsenet. Anders Jakobsen henviste til, at Turnusudvalget har besluttet at evaluere konceptet vedrørende karrieresamtaler i løbet af sommeren 2009. De fleste samtaler bør derfor være afholdt inden da. Agnethe Kirkegaard oplyste, at det godt kan lade sig gøre at afholde karrieresamtaler i Farvandsvæsenet inden evalueringen i sommeren 2009. Kasper Borg Nielsen oplyste, at Beredskabsstyrelsen ikke er begyndt at holde karrieresamtaler, men at det forventes, at samtalerne snart vil blive afholdt. Laila Reenberg betonede vigtigheden af, at alle karrieresamtaler bliver holdt, og at der følges op på indgåede aftaler og tages hånd om eventuelle problemstillinger efter samtalerne. Selvom alle turnusstillinger besættes efter ansøgning, skal den enkelte fuldmægtig føle, at der bliver fulgt op på samtalerne. Stine Kjerckebye fortalte, at de medarbejdere, der afholder karrieresamtaler, kan kontaktes vedr. stillinger inden for deres myndighedsområde. Der er udpeget kontaktpersoner i både departementet, Forsvarets Personeltjeneste, Beredskabsstyrelsen, Forsvarets Efterretningstjeneste og Farvandsvæsenet. Kontaktpersonerne har aftalt at sende mails til hinanden, hver gang turnusstillinger bliver slået op, således at alle kontaktpersoner er opmærksomme på ledige stillinger og kan drøfte dem med medarbejderne. 6. kontor vil indkalde kontaktpersoner og tillidsrepræsentanter til møde i 2009 for at høre om erfaringerne med karrieresamtaler. Den viden, der oparbejdes i forbindelse med afholdelse af samtalerne, vil blive drøftet på de ordinære møder i såvel den lille som den store turnuskoordinationsgruppe. Anders Jakobsen pointerede, at de enkelte myndigheder har ansvaret for, at der bliver fulgt op på indgåede aftaler. Lars Salquist fortalte, at der er mange fuldmægtige, der kontakter Forsvarets Personeltjeneste for at høre om ledige stillinger og drøfte deres videre karriereforløb. Der gøres en stor indsats for at give fuldmægtige geografisk stabilitet, hvis de ønsker det, således at det er muligt at beholde dygtige fuldmægtige i turnusordningen. Ulrik Tarp Jensen syntes, det var en god idé, at myndighedernes kontaktpersoner sender mails til hinanden, når ledige stillinger slås op, således at de enkelte fuldmægtige føler, at der er kobling mellem stillingsopslag og den viden, der er oparbejdet i forbindelse med karrieresamtalerne. Pernille Heering sagde, at det ikke kun er kontaktpersonerne, der kan hjælpe fuldmægtige videre til nye stillinger. Der er mange chefer, der kender deres fuldmægtige og har gjort sig tanker om deres videre karriereforløb. Laila Reenberg sagde, at karrieresamtaler vil være på dagsordenen på næste turnusudvalgsmøde, hvor der også ønskes en status fra de enkelte myndigheder. Side 5/9
6. Status på revision af turnusordningen Anders Jakobsen oplyste, at det fortsat er hensigten at revidere hæftet om turnusordningen, men at det desværre ikke var lykkedes at nå det inden mødet. Et udkast til et revideret hæfte om turnusordningen påregnes forelagt turnusudvalget på næste møde i juni 2009. Marianne Prior sagde, at turnusordningen virkede ufleksibel i flere henseender og spurgte til andre departementers erfaringer med turnusordninger. Stine Kjerckebye fortalte, at den arbejdsgruppe, der reviderer turnusordningen, har snakket en del om, hvordan turnusordningen kan gøres mere fleksibel, og at det blandt andet er hensigten, at der skal være større fleksibilitet i relation til turnusperioders længde. Arbejdsgruppen har endvidere drøftet, hvorvidt det skal være et ufravigeligt krav, at de tre første turnusperioder skal være ved minimum to forskellige myndigheder og ligge i mindst to forskellige hovedkategorier. Stine Kjerckebye oplyste, at departementet indgår i et netværk med andre departementer. Det var hendes opfattelse, at turnusordningen inden for Forsvarsministeriets område fungerer godt, men at der selvfølgelig er rum for forbedringer. Departementet er i løbende kontakt med Miljøministeriet, der også står over for at skulle revidere deres turnusordning i 2009. Pernille Heering sagde, at hun synes, der bør være så stor fleksibilitet vedr. turnusperioders længde som overhovedet muligt. Laila Reenberg forklarede, at der er behov for en vis kontinuitet i myndighedernes opgaveløsning, og at det derfor fortsat er nødvendigt, at der er retningslinjer for turnusperioders længde. Andreas Raben-Levetzau sagde, at der er mange forhold, der skal tages i betragtning i forbindelse med revisionen af turnusordningen, og at der skal være balance mellem de enkelte hensyn. Marianne Prior gav udtryk for, at hun synes, der kan gøres mere for at vise de muligheder, der er i turnusordningen og gøre reklame for ordningen blandt turnusfuldmægtige. Anders Jakobsen var enig i, at turnusfuldmægtige bør have viden om deres muligheder inden for Forsvarsministeriets område og sagde, at dette er en af grundene til, at der skal afholdes karrieresamtaler med alle turnusfuldmægtige. Ulrik Tarp Jensen henviste til de mange spændende stillinger i turnusordningen og sagde, at der burde være større konkurrence om de enkelte stillinger. Han mente, at der måske kunne skabes større konkurrence, hvis faste fuldmægtige, i f.eks. Forsvarets Efterretningstjeneste, kunne søge stillingerne. Stine Kjerckebye sagde, at der er åbnet mulighed for, at faste fuldmægtige og konsulenter kan søge ledige turnusstillinger. Som aftalt på turnusudvalgsmødet i juni 2007 kommer disse grupper dog sidst i køen, såfremt der er turnusmodne fuldmægtige, der vurderes egnede til stillingerne. Side 6/9
Andreas Raben-Levetzau betonede vigtigheden af, at dygtige fuldmægtige rekrutteres til Forsvarsministeriets område, og at de enkelte fuldmægtige passer ind i de stillinger, de bestrider. Han synes, at muligheden for beordring bør overvejes i forbindelse med revisionsarbejdet. Kasper Borg Nielsen var af den opfattelse, at turnusfuldmægtige skal rokere til nye stillinger, og at det er meget vigtigt, at turnusordningen ikke sander til. Anders Jakobsen sagde, at departementet er meget lydhør over for gode idéer til udvikling af turnusordningen, og at alle er velkomne til at byde ind. Punktet om revision af turnusordningen vil også være på dagsordenen på næste møde i udvalget. 7. Fuldmægtignet Stine Kjerckebye fortalte, at Fuldmægtignet er blevet opdateret, og at departementet er overgået til et nyt CMS system. Efter overgangen til det nye system kan der desværre ikke sendes nyhedsbreve ud eller logges på Fuldmægtignet med brugernavn og password. Departementets webmaster og Forsvarets Mediecenter arbejder på at få begge dele til at fungere. Kasper Borg Nielsen spurgte, hvordan fuldmægtige kan få adgang til Fuldmægtignet i den tid, hvor brugernavn og password ikke virker? Stine Kjerckebye svarede, at departementet har valgt at lade Fuldmægtignet være et åbent forum på departementets hjemmeside. Ulrik Tarp Jensen sagde, at det måske er en fordel, at Fuldmægtignet er tilgængeligt for alle. Det åbne forum giver eksterne kandidater mulighed for at få kendskab til turnusordningen, således at de får lyst til at søge på eksterne stillingsopslag. Laila Reenberg sagde, at det er besværligt at logge på med brugernavn og password, og at departementet vil overveje, om Fuldmægtignet skal være alment tilgængeligt. Stine Kjerckebye fortalte, at der er enkelte problemer forbundet med at lade Fuldmægtignet forblive et åbent forum. De informationer, der ligger på Fuldmægtignet, er rettet mod allerede ansatte turnusfuldmægtige. Derudover er der flere eksempler på, at eksterne kandidater har brugt tid på at søge interne stillinger, som de ikke kan blive taget i betragtning til, hvilket er meget beklageligt. Pernille Heering gav udtryk for, at der efter hendes opfattelse er flere fordele end ulemper forbundet med, at Fuldmægtignet er tilgængeligt for alle. Ulrik Tarp Jensen sagde, at det åbne Fuldmægtignet giver faste fuldmægtige og specialkonsulenter mulighed for at blive bekendt med ledige turnusstillinger. Side 7/9
Stine Kjerckebye fortalte, at en del faste fuldmægtige og specialkonsulenter allerede har adgang til Fuldmægtignet. Der kan altid rettes henvendelse til 6. kontor, hvis brugernavn og password til Fuldmægtignet ønskes udleveret. Agnethe Kirkegaard spurgte, hvor mange konsulenter der er inden for Forsvarsministeriets område. Lars Salquist svarede, at der er langt over 100 special- og chefkonsulenter. Laila Reenberg anmodede om en opgørelse over antallet af turnusstillinger, turnusfuldmægtige på tjenestefrihed, faste fuldmægtige og konsulenter og lagde op til en drøftelse heraf på næste møde. 8. Eventuelt Pernille Heering henviste til udvalgets tidligere drøftelser om den militærjuridiske rådgiverordning og sagde, at det er besluttet, at Forsvarskommandoen ikke skal repræsentere militære, juridiske rådgivere. Lars Salquist supplerede ved at sige, at der er et stort pres på juristerne i den militærjuridiske rådgiverordning, og at der forhåbentlig vil blive ansat flere jurister i ordningen i den kommende tid. Anders Jakobsen fortalte, at 6. kontor har været i kontakt med Beredskabsstyrelsen vedr. et eventuelt oplæg om turnusordningen for myndighedens chefer og fuldmægtige. Kasper Borg Nielsen sagde, at det har vist sig, at fuldmægtiggruppen i Beredskabsstyrelsen har den viden om turnusordningen, som de har brug for. Anders Jakobsen gjorde opmærksom på, at 6. kontor gerne vil holde oplæg om turnusordningen ved de enkelte myndigheder, hvis dette ønskes, og at myndighederne er velkomne til at kontakte 6. kontor herom. Paul Markham spurgte, om det er Turnusudvalget, der undtager konkrete stillinger fra turnusordningen. Anders Jakobsen svarede, at Turnusudvalget fastsætter retningslinjer for, hvornår stillinger kan undtages fra turnusordningen, men at udvalget ikke behandler konkrete sager. Laila Reenberg sagde supplerende, at ledelsen med udgangspunkt i ledelsesretten kan beslutte at undtage stillinger fra turnusordningen, hvis dette synes rigtigst i det konkrete tilfælde. Side 8/9
Kasper Borg Nielsen fortalte, at flere ansatte i Beredskabsstyrelsen vil overgå til Økonomistyrelsen. Han mente dog ikke, at dette ville berøre styrelsens turnusfuldmægtige. Laila Reenberg bekræftede, at overgangen til Økonomistyrelsen ikke omfatter nogen turnusfuldmægtige. Side 9/9