Referat fra bestyrelsesmøde, Støvring Gymnasium, 15. marts 2016 kl. 16.00 - ca. 18.00 1. Velkomst til Lærke N. R. Dalgaard, der som næstformand i elevrådet indtræder i bestyrelsen. Kirsten Ravn Bundgaard bød Lærke N. R. Dalgaard velkommen til bestyrelsesarbejdet. 2. Fastlæggelse af dagsorden og underskrivning af referat fra sidste møde. Vedlagt som bilag 1. Dagsordenen blev godkendt og referatet underskrevet. 3. Årsrapport 2015. Gennemgang af årsrapport 2015 v. Peter Nørrevang, Deloitte. Regnskabserklæring vedlægges som bilag 2, årsregnskab (udkast) vedlægges som bilag 3, revisionsprotokollat (udkast) vedlægges som bilag 4. Peter Nørrevang medbringer den endelige udgave til mødet, vi forventer dog ikke at der er ændringer fra udkast til endelig version. Ministeriet indskærper i brev af 11. november 2014, at bestyrelsen tager aktivt stilling til revisors anbefalinger i revisionsprotokollatet. Brevet blev behandlet på bestyrelsens møde i december 2014, og her blev konkluderet: Rektor vil i samarbejde med bestyrelsesformand udarbejde et udkast til denne udtalelse, så bestyrelsen kan underskrive på mødet, og rektor vil derpå sørge for rettidig indberetning rettidigt til Kvalitets- og tilsynsstyrelsen. Bestyrelsesformand og rektor anbefaler følgende udtalelse til ministeriet: Under Rapportering om udført forvaltningsrevision side 173-177, konkluderes på alle parametre tilfredshed med arbejdsgange og resultater. I revisionens afsluttende erklæring side 178 konkluderer Deloitte, at de vil forsyne årsregnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger og i den afsluttende erklæring side 179 at revisionen ikke har givet anledning til bemærkninger med hensyn til, om de modtagne statstilskud er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, og at revisionen ikke har givet anledning til bemærkninger med hensyn til, om tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler. I Revisorcheckliste er påtegningen side 181 Uden forbehold og supplerende oplysninger. Bestyrelsen tager dermed på bestyrelsesmøde d. 15. marts 2016 årsrapporten for 2015 til efterretning.
Peter Nørrevang, Deloitte Peter Nørrevang uddelte årsrapporten for 2015 og bemærkede, at revisoren underskriver det, der hedder en blank påtegning. Peter Nørrevang fremdrog forskellige punkter fra årsrapporten: Overskuddet er på 0,2 mio. Mange nordjyske gymnasier ligger på dette niveau, men nogle har også et større overskud, f.eks. 3 mio.kr. Overskudsgraden er på 0,5, og her har f.eks. 3,0 tidligere været mere tytpisk, men de økonomiske stramninger medfører formentligt, at flere gymnasier nærmer sig 0. Støvring Gymnasium ligger lavt på soliditetsgraden. Et mål er antallet af årselever pr. årsværk med relation til uddannelse. Her ligger Støvring Gymnasium på 10,6 årselever pr. årsværk, og Peter Nørrevang bemærkede, at 10,1 er mere typisk for de nordjyske gymnasier. Støvring Gymnasiums årsresultat er bl.a. påvirket af et kurstab som følge af en omlægning af lån, hvilket var fornuftigt, da der var gunstige vilkår for låneomlægning i 2015. Støvring Gymnasiums egenkapital har udviklet sig fra at være negativ med 3 mio. kr. til at være positiv, også med 3 mio. kr. Deloittes revision og kontroller afføder ingen bemærkninger. Peter Nørrevang bemærkede også, at der er et fint samarbejde med Støvring Gymnasiums personale, hvilket bestyrelsen udtrykte anerkendelse af. Peter Nørrevang gør opmærksom på, at rigsrevisionen kan lave revision af gymnasier for at se, at midlerne anvendes efter formålet. Deloitte udfører også forvaltningsrevision, og her er der ligeledes ingen bemærkninger. Deloitte skal udtale sig om effektivitet, og her bemærkes, at gymnasiet har en tilfredsstillende effektivitet samt indrettet procedurer, der er med til at sikre dette. Der er således ingen kritiske bemærkninger ift. regnskabet. I forhold til det med dagsordenen udsendte materiale, er der udarbejdet en version II af Bestyrelsens stillingtagen : Bestyrelsens stillingtagen. Under Rapportering om udført forvaltningsrevision side 173-177, konkluderes på alle parametre tilfredshed med arbejdsgange og resultater. I revisionens afsluttende erklæring side 178 konkluderer Deloitte, at de vil forsyne årsregnskabet med en revisionspåtegning uden forbehold eller supplerende oplysninger og i den afsluttende erklæring side 179 at revisionen ikke har givet anledning til bemærkninger med hensyn til, om de modtagne statstilskud er anvendt i overensstemmelse med de givne vilkår, og at revisionen ikke har
givet anledning til bemærkninger med hensyn til, om tilskudsgrundlaget er opgjort i overensstemmelse med gældende regler. I Revisorcheckliste er påtegningen side 181 Uden forbehold og supplerende oplysninger. I revisionsprotokollatet til side 170 bliver det bemærket at institutionens studieadministrative system mangler en systemrevisionserklæring uden forbehold. Det fremgår, at dette krav skal være opfyldt senest 1. april 2016. Vi konstaterer, at dette kun er muligt ved en landsdækkende aftale med Lectio, og vi er afhængige af ministeriet i denne sag. Støvring den 15. marts 2016 Kirsten Ravn Bundgaard Bestyrelsesformand Bestyrelsen vedtog denne udtalelse, og regnskab og revisionsprotokollat blev underskrevet. 4. Siden sidst I skrivende stund er søgetallet 154 elever (+ 2 til optagelsesprøve). Dette tal er markant lavere end sidste års søgning, der til gengæld var rekord med 196 elever. Skolens optagelseskapacitet er 168 elever fordelt i 6 klasser. Med det lave søgetal skal der oprettes 6 klasser, da maksimum er 28 elever i gennemsnit. Vi får således de samme udgifter som ved fyldte klasser. Der er efterfølgende to scenarier: Det ene er, at der på naboskoler vil være flere ansøgere end de har kapacitet til. I dette tilfælde vil Fordelingsudvalget i Region Nord kunne fordele elever til skoler med ledige pladser. Reglerne herfor bliver netop revideret. Vedlagt notat fra RN om aktuelle regler som bilag 5. Det andet scenarium er at vi danner 6 klasser med i gennemsnit 25 elever. Vi vil på indtægtssiden mangle i størrelsesordenen yderligere 1,1 mio. kr.
Vedlagte kort viser, at vore ansøgere kommer fra hele Himmerland, fra Ålborg i nord til Hobro i syd. Nyansættelse i studievejledningen. Fra oktober 2016 vil der være en ledig stilling i studievejledningen. En række af skolens nuværende lærere har vist sig interesseret i stillingen, og den vil blive besat i forbindelse med opgavefordelinger for skoleåret 2016-17. Orientering fra elevråd, herunder om elevrådsseminar og elevernes temadag. Jens Nielsen redegjorde for, at søgetallet marts 2016 er noget lavere end i 2015. I 2015 kom 135 elever direkte fra folkeskolen, i 2014 var det 105 og i år er det 109, og fra efterskoler er tallene: 2016: 47, 2015: 57 og 2014: 58. Så 2015 var formentligt et atypisk år, tallene kunne evt. pege på, at elever i vores optageområde sidste skoleår valgte at komme her i stedet for først at gå på efterskole et år. Der vil være få ændringer i elevtallet frem til 01.08.16. De færre elever næste skoleår ift. i år vil give en mindre indtægt på ca. 1 mio. kr. ud over de øvrige besparelser. Der er optagelsesprøver torsdag d. 17.03.16, og herefter melder vi elevtal til regionen. Jens Nielsen fortalte, at der er opslået en studievejlederstilling internt, da Kirsten Harder går på pension i efteråret. Der er flere gode ansøgere, og det afklares i løbet af foråret, hvem der overtager posten. Eleverne orienterede om elevrådsseminar, om handlerplaner og om temadagen, der er under planlægning. Adam Dam redegjorde for elevernes flygtningeinitiativ, og bestyrelsen udtrykte stor ros til eleverne for dette initiativ. 5. Rapport fra Studievalg Nord om overgang til videregående uddannelser 2015. Martin Rovs Hansen (centerleder Studievalg Nord) har sendt os oversigt over dimittendtallene for Støvring Gymnasium (bilag 6) og overgangsfrekvenser for alle nordjyske gymnasier (bilag 7). Her er Støvring Gymnasium nr. 10. Et par ord til forklaring af arket vedrørende Støvring Gymnasium: Den viser hvor mange af vore dimittender fra den nyeste og en række tidligere årgange, der er optaget på en KOT-uddannelse i 2015. Der er indsat dimittendtal for årene 2013-2015 og optaget i de tilsvarende år, så man kan se hvor store procentdele af årgangene der er optaget i de enkelte år (det er det eneste sted i materialet, hvor der optræder optag i andre år end 2015). Nederst finder man en tabel over, hvor skolens dimittender (fra de forskellige årgange) er optaget i 2015. Bemærk *-markeringerne. De er sat hvor der er et meget lille antal optagne (1-3), for at sløre
personhenførbare data. Så man kan først og fremmest se, hvor de mange går hen. Stjernerne i tabellerne ovenfor betyder det samme. Rapporten siger noget om i hvilken grad eleverne fra Støvring Gymnasium får en videregående uddannelse. Det er særdeles sandsynligt, at dimittender fra Støvring Gymnasium i løbet af få år efter studentereksamen går i gang med en videre uddannelse. 6. Status på arbejde med besparelser På bestyrelsesmødet 14. december 2015 blev der orienteret om finanslov og forventninger til besparelser i årene 2016, 2017 og 2018. Ledelsen redegjorde for, at under forudsætning af søgetal på 168 elever i 1. g (skolens kapacitet) forventes: 2016, en besparelse på 0,2 mio kr. i forhold til 2015. 2017, en besparelse på 1,4 mio kr. i forhold til 2015. 2018, en besparelse på 1,0 mio kr. i forhold til 2015. Et udvalg, der består af MIO udvidet med flere lærere, har arbejdet med mulige besparelser. Næste møde vil finde sted, når vi har afklaret antallet af ansøgere til 1.g 2016. Vi har et budget på 42 mio. kr. i 2016, heraf udgør omkostninger til undervisning ca. 70%, ledelse og administration ca. 10% og bygningen ca. 17%. Status: Arbejdsgruppen har udarbejdet et katalog med 22 emner for områder, der skal undersøges for mulige besparelser. Der er i kataloget indskrevet både ledelsens synspunkter og medarbejderes synspunkter til de anførte besparelsesområder. Det er gjort klart, at det bliver ledelsen, der træffer afgørelsen besparelse. JK og JN har i vinterferien arbejdet med et muligt scenarie for opgavefordeling i skoleåret 2016/17. I modellen er indarbejdet en lønbesparelse på ca. 1 mio. kr. Der arbejdes med fastholdelse af de fastansatte lærere. Men det går ikke op, der er hold, der ikke kan læses af de nuværende fastansatte. Mht. bygningen skal der udarbejdes en ny vedligeholdelsesplan, der indeholder rammen for renoveringer og indkøb de kommende år. Da Støvring Gymnasium har ledig kapacitet i kommende 1.g-klasser, må vi afvente Fordelingsudvalgets beslutning om elevfordeling mellem gymnasierne. Det betyder, at vi ikke før begyndelsen af april vil være i stand til at afgøre, hvor meget der skal spares i kommende skoleår. Bestyrelsen gav på bestyrelsesmøde december 2015 ledelsen mandat til at træffe de nødvendige beslutninger. Jens Nielsen redegjorde for status på arbejdet. Vi har haft møder om besparelseskataloget. Ledelsens holdninger til nogle punkter er skrevet ind, og der er også bidrag om medarbejdernes holdninger. Der er en bred forståelse i arbejdsgruppen for, at elevrekruttering og dermed også lærerrekruttering er et væsentligt sigtepunkt. 7. Proces for ny strategi.
Rektor vil på bestyrelsesmødet mundtligt uddybe nogle af de udfordringer, vi vil stå med de kommende år: o Politisk dagsorden om besparelser. o En ny gymnasiereform (evt. ny institutionsstruktur) o Berettiget forventning om, at vi stadigvæk leverer kvalitet. o Fastholde søgning i en tid, hvor den politiske dagsorden er, at færre skal have en gymnasial uddannelse og færre lang, videregående uddannelse. o Øvelsen bliver at kunne levere kvalitet, så elever også fremover ønsker at søge Støvring Gymnasium. Så strategi 2016 mener jeg skal fokusere på spørgsmålet: Hvad er kvalitet? Hvordan sikrer vi på SGY denne kvalitet fremover? Ledelsens oplæg er, at vi skal udarbejde en strategi med fokus på Hvad er kvalitet - og hvordan sikrer vi, at SGY kan levere denne kvalitet i fremtiden? Forslag til proces: Der gennemføres et seminar over 1-2 dage i efteråret 2016. Den første dag /eftermiddag er for lærere og ledelse, hvor vi fokuserer på den pædagogiske tilgang til kvalitet. Og på 2. dag arbejder bestyrelsen, alle ansatte og hele elevrådet målrettet med input til strategi 2017-2020. Ledelsen udarbejder derpå strategi, denne drøftes i bestyrelse og i diverse organer på skolen. En tilpasset strategi vedtages efterfølgende af bestyrelsen. Kvalitet er grundlaget for vores arbejde, og selv om vi er i en besparelsesproces, er det vigtigt at have kvaliteten for øje og have et positivt blik på udviklingen af skolen. Der er forslag om et teambuildings element i seminaret. Der bliver gjort opmærksom på konceptet Globale Gymnasier og det blev også understreget, at det er vigtigt, at der er bevægelse undervejs. Det kan også være fornuftigt at have et tema til kvalitetsdebatten. Bestyrelsen rådede os også til at overveje sammenhæng og kontinuitet mellem dag 1 og dag 2. Bestyrelsen opfordrede til overvejelse af facilitator og oplægsholdere. Der er i bestyrelsen opbakning til kvalitet som tema og udgangspunkt for strategidebatten. Kirsten Ravn Bundgaard opfordrede eleverne til at præsenteret et oplæg om deres forståelse af kvalitet på næste bestyrelsesmøde. 8. Overgang til ny ledelsesstruktur. Med OK8 blev der mellem Gymnasieskolens Lærerforening og Personalestyrelsen aftalt en ny ledelsesordning på gymnasierne. Som alternativ til den gamle inspektorordning blev der mulighed for at overgå til ansættelse som pædagogiske ledere.
Vi er på Støvring Gymnasium kørt videre med den tidligere inspektorordning, men med Anette S. Nielsens fratrædelse skal vi imidlertid overgå til pædagogiske ledere, da de to ordninger ikke må blandes og man ved nyansættelser skal ansætte efter aftalen i OK8. En inspektor er en lærer, ansat på skolen, der varetager administrative opgaver og ledelsesopgaver i lederteam sammen med rektor og vicerektor. Stillingen som pædagogisk leder skal besættes efter eksterne opslag. Stillingerne er fuldtidsstillinger og er egentlige lederstillinger. Vi har valgt at benytte titlen uddannelsesleder. Svend F. Sørensen overgår således til at være Uddannelsesleder. Til den ledige stilling som uddannelsesleder er der 25 ansøgere. Der forventes gennemført ansættelsessamtaler i løbet af marts. Det er uklart, hvornår stillingen kan besættes, da de fleste ansøgere i øjeblikket har anden beskæftigelse. Dette blev taget til efterretning. 9. Indretning af lærerarbejdspladser og færdiggørelse af renovering. Vi går en tur og ser de nye arbejdspladser. Plan for færdiggørelse af lærerværelset og elevarbejdspladser: De nye rum mangler udsmykning på de hvide vægge. Vi tænker at flytte kunst fra bygningen og klasseværelser. I stedet for at købe ny kunst udskrives en fotokonkurrence blandt skolens elever. Vi udvælger de bedste fotos (ca. 10 stk), og får lavet nogle store fotomontager til klasseværelser og vægge i fællesarealet i stedet. Tanken er at få nogle autentiske beretninger om skolens liv og ungdomsliv generelt. Let renovering af lærerværelset + anneks. Bygningsudvalget opsamler ønsker. Derefter sættes en indretningsarkitekt på opgaven. Vi forventer at de nuværende møbler kan renoveres og genbruges. Forhåbentlig kan denne renovering afsluttes hen over foråret. Indretning af elevarbejdspladser og læsesal. Der er nu frigjort 4 depotrum samt plads i naturvidenskabsfløjen. Vi forestiller os, at et møbelfirma kan komme med forslag til indretning. Elevrådet har indgivet ønskeseddel, og disse er præsenteret i bygningsudvalget. Vi forventer at disse arbejdspladser og læsesal kan indrettes hen over foråret. I forbindelse med det tidligere billedkunstlokale er der nu to ledige depotrum. Om disse skal indrettes til mødefaciliteter, eller om vi skal flytte dele af kopirummet derover er uafklaret. Dette indgår sammen med en afklaring af, hvordan der bliver etableret mødefaciliteter i forbindelse med ledelsen og pedelkontor. Bestyrelsen besigtigede lærerarbejdspladserne. 10. Eventuelt, herunder mødedatoer for 2016 8.6.16 kl. 16 20.9.16 kl. 16 9.12.16 kl. 12.
Intet at bemærke til eventuelt. Referent Jytte Merete Knudsen