BILAG B 1 KRAVSPECIFIKATION delaftale 1 - Odense 1. Præsentation af Socialstyrelsens ønskede løsning 1.1 Overordnet beskrivelse Socialstyrelsen (herefter benævnt Ordregiver) udbyder hermed mødeforplejning og kantinedrift til Ordregivers adresser i Odense. Nedenfor er angivet adresse samt opstartstidspunkt for opgaven: Edisonsvej 18, 1 og Forventet opstart 1. oktober 2015. Skibhusvej 52 B 1. sal ogskibhusvej 25 B 3. Sal Ordregiver ønsker en mødeforplejnings- og kantinedrift med et sundt, ernæringsrigtigt og varierende sortiment med en høj kvalitet. Det forventes ligeledes at maden fremstår indbydende og præsenteres på en spændende måde. Der skal tilbydes et sortimenter der i månedens løb tilgodese alle typer (unge, ældre, vegetarer, dem der er til traditionelt mad og de som ønsker mere eksperimenterende mad). Sortimentet skal ligeledes tilpasses årstidens og tidens sunde råvarer. Leverandøren skal endvidere tilstræbe en sund linje med brug af grove grønsager, groft mel samt i videst muligt omfang bruge hjemmelavede produkter og økologiske råvarer. Nøgleordene for cateringordningen er alsidighed, høj service og spændende præsentation af maden med fokus på sanseoplevelser, sundhed og ikke mindst de gode råvarer. Ordregiver er positiv overfor økologiske varer, men først og fremmest kommer råvarernes kvalitet og disse er gerne danske i et bredt udsnit så Leverandøren forventes at stille krav til underleverandørernes råvarer. Maden, der serveres, skal i videst muligt omfang være egenproduktion. Der skal være en stor bredde og fornyelse i menuerne, og leverandørens professionelle personale skal såvel formå at lægge innovation og nytænkning ind i de lidt mere traditionelle retter, som også gerne må forekomme. Leverandørens personale forventes at brænde for og være stolte af deres fag og de præsenterer maden flot og farverigt. Kundegrundlagt svarer til cirka 190 medarbejdere i Odense, men kan variere afhængigt af tjenesterejser, ferie mv. Årligt ekspederes, i forhold til ordregivers personale, omkring 8.500 ekspeditioner i Odense, svarende til gennemsnitligt 38 ekspeditioner pr. dag i Odense. Der har derudover gennemsnitligt været afholdt ca. 700 møder i Odense med cirka 4500 deltagere. Side 1
Der har hidtidigt været en årlig omsætning på cirka kr. 635.000 ex moms. Heraf har mødeforplejning genereret cirka 72 % af omsætningen. 1.2 De fysiske rammer Socialstyrelsen i Odense er placeret i 2 nabohuse på Skibhusvej og Edisonsvej. Ordregiver har til huse på hhv. 1. og 3. sal på Skibhusvej 52 B (hvor kantinen og det centrale produktionskøkken er placeret på 3. sal) og på 1. sal på Edisonsvej 18 (hvor mødecentret og anretterkøkken er placeret). På hver etage/lokation er der desuden tekøkkener, hvor personalet kan stille deres brugte porcelæn. På Skibhusvej 1. sal og Edisonsvej er der mulighed for at anvende opvaskemaskine i tekøkkener og anretterkøkken. Mødecentret omfatter 8 mødelokaler A, B, C, D, E, F, G og et AV projektrum på Edisonsvej. Mødelokalerne har forskellige størrelser. På Skibhusvej har Ordregiver et stort mødelokale 1 på 1. sal med plads til max. 40 mødedeltagere, og møderum 9 med plads til 8-10 mødedeltagere. På 3. sal er der 8 mødelokaler med plads til mellem 8 og 32 personer, ligesom Kantinen med plads til ca. 50-60 mødedeltagere kan bookes udenfor frokostperioden fra 11-13.00. Der afholdes primært møder med forplejning i mødecentret og mødelokalerne på Skibhusvej 1. og 3. sal, men det kan forekomme at møder med forplejning finder sted på kontorer med mødeborde(f.eks. på direktørens kontor) på Skibhusvej og Edisonsvej. I mødelokalerne forefindes reoler med service, bestik, salt og peber mm. Leverandøren sørger for løbende opfyldning af disse. Der forventes ligeledes både opdækning og hurtig afrydning ved møder afholdt på Direktørens kontor. Kantinen rummer plads til ca. 60 personer ad gangen. Kantinen er primært en medarbejderkantine. Inventar, udstyr og løsøre i øvrigt, der stilles til rådighed, forbliver udlejers eller statens ejendom, og vedligeholdes for udlejers eller Ordregiver regning. 1.2.1 Generelt for lokationen Indkøb af supplerende udstyr og af relevante arbejdsredskaber skal forelægges Ordregiver, der efter godkendelse afholder udgifter hertil. Reparationer som følge af almindelig slidtage iværksættes af Ordregiver, som ligeledes afholder udgifter hertil. Udgifter i forbindelse med reparation af skader på inventar, maskiner, bygninger mv., der er forvoldt af leverandørens personale, afholdes af leverandøren. Affaldscontainer er opstillet i gården i Odense. Ordregiver afholder udgiften til fjernelse af affald, når dette er sorteret og anbragt i de opstillede containere af leverandøren. Der er Side 2
endvidere en række personalekøkkener fordelt i huset. Her har medarbejderne adgang til køleskab, kaffemaskine, bestik og service mv. 1.3 Møder og andre arrangementer Der vil hyppigt forekomme gæstebesøg og interne møder. Mødeaktiviteten varierer en del fra uge til uge afhængig af ferieperioder, aktiviteter i huset mv. Gæsterne fordeler sig oftest på grupper fra 3-4 pers. op til 25 pers., hvor leverandøren typisk vil skulle levere kaffe, te og drikkevarer, frugt, chokolade og kage/brød samt morgenmad og frokost mv. Gæster bespises i de forskellige møderum i huset, i kontorerne samt eventuelt i kantinen. Hertil kommer receptioner og jubilæer (25- og 40-års), som leverandøren ligeledes kan stå for. Ved særarrangementer forbeholder Socialstyrelsen sig ret til at få mad og servering leveret fra andet cateringfirma efter eget valg. Kantinen benyttes i øvrigt til andre arrangementer såsom fælles møder, foredrag, fredagsbar, fester, o.lign, som arrangeres af Ordregivers medarbejdere. Ordregiver er ved sådanne lejligheder berettiget til at benytte en anden leverandør. 2. Opgaven Kravspecifikation Kundegrundlagt svarer til cirka 190 medarbejdere i Odense. Hvis ordregivers daglige behov ændres f.eks. som følge af større nyansættelser eller nedskæringer, giver Ordregiver besked herom til Leverandøren hurtigst muligt. Det daglige antal kuverter kan variere som følge af ferie, konferencer eller ved møder. Ordregiver kan ikke garantere, at antallet af kuverter vil være på samme niveau gennem hele aftaleperioden. Det skyldes, at antallet af medarbejdere kan stige og falde samt at antallet af medarbejdere der ønsker at benytte kantineordningen kan ændre sig over tid. 2.1 Ordregivers ydelser og ansvar Ordregiver stiller følgende til rådighed for Leverandøren: Myndighedsgodkendte salgs- og produktionslokalersamt aflåselige lagre inkl. Lokale med PC til køkkenets leder, og opbevaringsrum til personalet. Driftsudstyr og porcelæn. Salt og peber, askebægre, servietbeholdere, vaser, lysestager. Køkkenmaskiner og udstyr i øvrigt. Rulleborde til mødeservering. Ordregiver sørger selv for afrydning på rulleborde ved sene møder(efter kl. 14), som stilles uden for mødelokaler eller køres til nærmeste tekøkken. Buffetfaciliteter. Side 3
El, varme, vand og ventilation på adressen. Bestillingssystem til mødeservicering via Microsoft Outlook eller evt alternativt system leveret af leverandøren. Containere til bortskaffelse af dagligt affald inkl. madaffald. Netværksforbindelse til kasse og dankortterminal i salgsområdet. Rengøring af køkkenpersonalets garderobefaciliteter. 1 computer med internetadgang,. Herved vil det være muligt at annoncere menuplaner mm. på Ordregivers intranet FORUM /Podio. Rengøring af kantinelokalerne (spise- og gangarealer) frem til disken. Vedligeholdelse og reparation af det tekniske udstyr, såsom f.eks. køleskabe, frysere, brød- og pålægsmaskiner, ovne m.v. Løbende, nødvendige udgifter i forbindelse med indkøb af driftsudstyr og porcelæn efter aftale med Ordregiver. Affaldsposer, opvaskemidler, rengøringsmidler og linned(dog ikke karklude) stilles til rådighed af Ordregiver. 2.2 Leverandørens ydelser og ansvar Leverandørens ydelser omfatter foruden ledelse og fordeling af arbejdet samt kontrol/tilsyn med arbejdets udførelse, følgende: Produktion af mad og drikkevarer til de daglige brugere af kantineordningen samt til møder og diverse arrangementer Opstilling af kasse og dankortterminal samt netstik. Det forventes, at Leverandøren på kvartalsmøder og evt. særlig opfordring kan fremvise data over afsætning/salg pr. varegruppe i valgte tidsperioder. Se ligeledes pkt. 3.7 nedenfor om betalingsform. Indgåelse af aftale med NETS for egen regning. Stille mobiltelefon til rådighed for den daglige leder, som Leverandøren selv har anskaffet og betaler udgifterne til. Afholde udgifter i forbindelse med reparation af skader på inventar, maskiner, bygninger m.v., der er forvoldt af leverandørenspersonale. Leverandøren sørger for kaffebrygning morgen (inden kl. 8:00) og efter middag (kl. 12:30) Leverandøren står for opfyldning af kaffe/te poser en gang om ugen i køkkener på alle etager eller efter behov. Side 4
Leverandøren forestår opfyldning med kaffebønner mv. og mælk om morgen og den løbende hovedrens af kaffeautomater efter gældende rengøringsvejledning. Medarbejderne står efterfølgende selv for den løbende opfyldning i løbet af dagen af kaffe, kakao, og mælk, samt tømning af grums. Leverandøren skal sørge for opvask og opfyldning med rent service i tekøkkenerne på alle etager samt i alle mødelokalerne(også efter interne møder) om morgen og efter frokost i personalekøkkenerne. Ved møder efter kl. 14 sætter mødeholderne servicen på rulleborde og leverandøren vasker op efterfølgende dag. Det gælder for såvel interne som eksterne møder. Leverandøren skal være særligt opmærksom på møder hvor der er bestilt forplejning op til weekender og/eller ferier, således der ikke står uopvasket service over flere dage. Sådanne møder afsluttes senest kl. 13.00(eller porcelænet mv. stilles uden for mødelokalet på det tidspunkt), så afrydning og opvask kan forekomme inden kl. 14.00 samme dag. Leverandøren forestår afkalkning af kaffemaskiner i personalekøkkenerne efter behov. Leverandøren sørger for at stille rulleborde med mødeforplejning og drikkevarer foran mødelokalerne i rimelig tid inden mødets afholdelse. Ved heldagsmøder, leveres frokosten og evt eftermiddags kaffe/-kage på et rullebord foran mødelokalet til det aftalte tidspunkt. Efter mødets afslutning skal rullebordene, hvor mødelederen har sørget for at stille brugt service, afhentes. Ved møder i direktionens kontorer forventes opdækning og hurtig afrydning. Leverandøren skal sørge for at der er en af leverandørens medarbejdere til rådighed i tidsrummet mellem kl. 8:00 og kl. 14:00 Leverandøren sørger for at der dagligt inden kl. 9, stilles en frugtkurv i hvert af personalekøkkenerne med frugt stykker fordelt på mindst 4 forskellige slags. Leverandøren skal sørge for at levering af mælk i hvert køkken på alle etager 2 gange om ugen (mandag og onsdag) eller efter behov inden kl. 9. Leverandøren er ansvarlig for rengøring af køkken- og lagerområdet, herunder maskiner, gulve, inventar m.v. Leverandøren skal dagligt aftørre borde i kantinen, ved tekøkkenerne samt i mødelokalerne. Leverandøren afholder selv udgifter til de klude der benyttes hertil. Leverandøren skal foretage de nødvendige daglige indkøb og indkøb til varelager, herunder sodavand, salt, peber, servietter mm. Udgifter hertil skal afholdes af leverandøren Leverandøren skal foretage de daglige indkøb af forbrugsvarer, dog ikke opvaskemidler, rengøringsmidler og leje/vask af linned. Udgifter hertil skal afholdes af Ordregiver. Leverandøren er ansvarlig for rengøring af salgs- og produktionslokalerne (herunder også buffeter og salgsdiske inkl. forkant). Side 5
Leverandøren skal jævnligt fylde salt og peber og servietbeholdere. Service og bestik mv. skal vaskes op. Leverandøren skal levere og renholde arbejdsbeklædning til dennes personale. Leverandøren skal sortere affald og anbringe det i de opstillede containere. Leverandøren skal elektronisk håndtere og fakturere mødeservicering til økonomiafdelingen (afklares konkret med Socialstyrelsen) hos Ordregiver med angivelse af relevant bestillingsnummer. Leverandøren skal ved opstart af kontrakten foretage en optælling af inventar og maskiner og give et eventuelt overslag på ønsket porcelæn og andet der skal præsenteres for Ordregiver og godkendes af denne. Leverandøren skal løbende præsentere mangellister for Ordregiver, og der opnås enighed om dette, inden indkøb igangsættes. Såfremt Leverandørens medarbejdere konstaterer, at der er mangler eller defekter på inventar/ lokaler/ maskiner, f.eks. defekte ovne, gryder og køleskabe skal dette meddeles til Ordregiver. Ordregiver forventer, at Leverandøren står for forplejning og anden service i forbindelse med arrangementer, som Ordregiver ønsker, at Leverandøren skal være ansvarlig for. 2.3 Leverandørens kvalitetssikring, kvalitet og egenkontrol Den ansvarlige leder af ydelsen skal: Sikre sig arbejdets korrekte udførelse. Udføre kontrol med såvel råvarers som færdigvarers friskhed og kvalitet, jf. Fødevarestyrelsens regler og lovgivning. Sikre at samtlige varer altid bliver omhyggeligt behandlet og opfylder de, til enhver tid, gældende regler og lovgivning. Det forventes, at Leverandøren til enhver tid kan fremlægge dokumentation for udført egenkontrol. Ved ydelsens påbegyndelse skal der foreligge en konkret beskrivelse af Leverandørens egenkontrolsystem. Driften forventes at være miljømæssig forsvarlig med hensyn til indkøb samt energi- og materialevalg. 2.4 Fejl og mangler i serviceleverancen Det kan få økonomiske og samarbejdsmæssige konsekvenser, hvis leverandøren ikke lever op til den fastlagte servicekvalitet eller aftalte mængde kuverter. Konstaterede svigt skal rettes op straks efter påtale og senest i henhold til aftale med kontaktpersonen. 2.4.1 Økonomisk konsekvens Leverandøren udsteder kreditnota i forhold til type af svigt og længden af den periode, svigtet har fundet sted. Rapport fra uvildig konsulent kan udløse økonomisk krav til leverandøren. Omfanget af fejl og mangler vil afhænge af konsulentens vurdering. Side 6
2.4.2 Samarbejdsmæssig konsekvens Opsigelse af samarbejde i henhold til misligholdsbeskrivelsen (min. 2 skriftlige advarsler før opsigelse kan foretages). Ved væsentlig misligholdelse kan samarbejdet opsiges øjeblikkeligt uden skriftlig advarsel (dette afgøres eventuelt af uvildig 3. person). Rapport fra en uvildig konsulent kan være dokumentation for skriftlig advarsel. 2.5 Eventuelle påbud/forbud fra Fødevarestyrelsen Såfremt der skulle komme påbud/forbud fra Fødevarestyrelsen skal dette meddeles Ordregiver omgående. Der skal endvidere udarbejdes en redegørelse for, og handlingsplan på de påtænkte omlægninger og aktiviteter i denne forbindelse, som umiddelbart herefter forelægges Ordregiver til godkendelse. 3. Særlige forhold omkring Ordregivers mødeforplejnings- og kantineordning 3.1 Udvalget i kantinen for ordregivers medarbejdere Sortimentet skal som tidligere nævnt være sundt og ernæringsrigtigt, og løbende tilpasses årstidens og tidens sunde råvarer. Der skal i videst muligt omfang benyttes økologiske basisfødevarer. Ved sammensætning af sortimentet skal der lægges vægt kvalitet frem for kvantitet. Sortimentet skal desuden være varieret, og det vægtes, at der indgår utraditionelle retter, fiskeretter og vegetarretter såvel som traditionelle klassikere i ny og næ. Ordregiver ønsker følgende daglige udvalg, hvor kundens medarbejdere vælger et af følgende tilbud: Buffet indeholdende: o Løst pålæg i skiver til smør-selv brød, ca. 3 varianter, herunder 1 slags fiskepålæg o Dagens lune ret (mindre ret, men dog gerne inspirerende og kreativ) o Bland-selv salat (5-10 varianter som skal varierer hen over ugen, gerne med kød- og/eller pastafyld). o Mørkt og lyst brød o Et lille udvalg af færdigblandesalater Lille eller stor blandselv salat (5-10 varianter som skal varierer hen over ugen, gerne med kød- og/eller pastafyld). Dertil evt.: o Mørkt og lyst brød o Et lille udvalg af færdigblandesalater Drikkevarer udover postevand (fx sodavand, juice, saft) Side 7
Herudover skal der to gange om ugen, stilles en frugtkurv i hvert af personalekøkkenerne fordelt på mindst 4 forskellige slags. Endvidere skal der gives en option på salg af boller i personalekøkkenerne. jf. nedenfor i Pkt. 6. Vedlagt tilbuddet ønskes kreative forslag til 2-4 ugers menuer varieret efter sæson og baseret på ovenstående sortiment. Se salgspriser nedenfor i pkt. 3.5. Buffeten skiltes på en måde, folk med allergener kan se hvad maden indeholder. Hver fredag offentliggøres den kommende uges menu rundt om i te-køkkenerne. 3.2 Udvalget i forhold til mødeforplejning Ordregiver ønsker følgende udvalg i forhold til mødeforplejning: Bolle/Rundstykke m. smør, ost/pålæg og marmelade Hjemmebagt kage Skål med udvalg af chokolade 1 skål (50g) blandede nødder Skåret frugt/helfrugt Grøntsagssticks blandede grønsager Smørrebrød Hjemmelavede sandwichs med forskelligt fyld (minimum2 varianter) Frokostplatte VIP Platte (med 4 slags tapas/min. 1 slags fisk/dessert/ost) Kande med vand Kaffe/The Sodavand Juice Saftevand 3.3 Åbningstider Åbningstider for kantinen: Mandag fredag kl. 11.30 13.00 Åben ca. 220 dage om året 3.4 Ferier/Lukkedage Der er ferielukket i følgende perioder: Juli måned (Sommerferie) Mellem jul og nytår (inklusiv d. 24 og 1. januar) Fredag efter kr. Himmelfart Side 8
De 3 dage op til påske Ordregiver har normalt lukket i ovennævnte perioder. Herudover kan der forekomme nedenstående perioder hvor en stor del af Ordregivers ansatte, på de to adresser afvikler deres ferie: Vinterferien Påskeferien Efterårsferien Samt omkring helligdage Her vil kundegrundlaget være reduceret. Det er muligt efter nærmere aftale at sætte kantineordningen på stand by i nogle ferieperioder, mens mødeforplejningen og opvask kun undtagelsesvist og efter aftale kan udgå. Ved afholdelse af kurser hvor alle leverandørens medarbejdere deltager, skal det gøres på de dage Ordregiver har varslet, at der holdes lukket og derfor ikke har behov for forplejning kantineordningen eller til mødeforplejning og ej heller at der bliver vasket op. Er det ikke muligt at afholde kurser for leverandørens medarbejdere på en af disse dage, skal det varsles min. 4 uger før og leverandøren skal på dagen, opretholde mødeforplejning (i begrænset form) samt sikre at der vaskes op. 3.5 Priser Ordregiver har fastlagt de priser, som brugerne betaler for det ønskede sortiment nedenfor: Sortiment - for ordregivers medarbejdere Pris 1. stk. hjemmelavede sandwichs med forskelligt fyld Kr. 22 Buffet Kr. 25 Lille salat 200 g m. brød Kr. 15 Stor salat 350 g m. brød Kr. 20 Færdigblandet salat 200 g Kr. 15 1. stk. mørkt eller lyst brød Kr. 3 1. stk. bolle Kr. 5 Sodavand 0,50 liters Kr. 15 Sodavand 0,25 liters Kr. 8 1. glas juice 0,5 liters Kr. 13 1. glas saftevand 0,5 liter Kr. 10 Sortiment - mødeforplejning Pris 1 stk. Bolle/rundstykke m. smør, ost/pålæg og marmelade Kr. 29 Kage pr. stk. Kr. 13 Side 9
Skål med udvalg af chokolade Kr. 21 Skåret frugt pr. stk. Kr. 15 Hel frugt pr. stk. Kr. 5 Grønsagssticks kr. 15 Skål blandede nødder kr. 20 kr. Croissant kr. 13 Smørrebrød pr. stk. Kr. 22 Hjemmelavede sandwichs med forskelligt fyld Kr. 32 Platte Kr. 75 VIP platte 95 kr. Buffet kr. 85 Vand i Kande Kr. 0 Kaffe/The Kr. 8 Sodavand 0,25 liters Kr. 11 Juice 0,5 liters Kr. 13 Saftevand 0,5 liter Kr. 10 3.6 Mødeaktivitet og gæsteforplejning Leverandøren forventes at stå for produktion af mad samt klargøring, servering og oprydning i mødelokalerne i forbindelse med mødeaktiviteter, i tidsrummet mellem 8.00 og 14.00. Ordregiver sørger selv for afrydning på rulleborde ved møder der slutter efter kl. 14.00. Op til ferieperioder afholdes de sidste møde med forplejning senest kl. 12.30. Bestilling af bespisning til møder kan ske via Ordregivers Microsoft Outlook, pr. e-mail eller evt. kan leverandøren anvende sit eget system. Møder bestilles med 1 dags varsel inden kl. 12.00, ved møder på 1-9 personer og med 3 dages varsel inden kl. 12, ved møder med mere end 10 personer. Senere bestillinger kan dog undtagelsesvis forekomme. Møder forsøges planlagt, så der er tid til afrydning og opdækning. Almindelige kaffemøder, hvor der ikke er bestilt bespisning, serviceres af Ordregivers eget personale. Hvis der til disse møder ønskes kage eller anden bespisning, er det Ordregiver der sikrer, at bestilling finder rettidigt sted. Større arrangementer, jubilæer, receptioner og fester bestilles med et varsel på mindst 1 uge. Det forventes, at Leverandørens kantineleder og/eller souschef deltager i såvel planlægning, indkøb som det udførende arbejde ved selve afholdelsen af arrangementet. Der lægges vægt på stor fleksibilitet i forbindelse med Side 10
ændringer til leverancerne. Leverandøren gøres bekendt med, at Ordregiver som udgangspunkt ønsker, at al bestilling af gæsteforplejning bestilles via kantinen, men Leverandøren må acceptere, at der ved mindre arrangementer og sammenkomster i afdelingerne kan forekomme indkøb af mad, drikke o.lign. udenom leverandøren. 3.7 Betalingsform Leverandøren forventes for egen regning at opstille 1 betalingskasse inkl. Dankortterminaler i Odense. Det indgår som en del af leverandørens tilbud, at pege på hvilken form for betaling der vil være mulighed for. Ordregiver er åben overfor en tilmeldingsordning med forudbetaling, for de af ordregivers medarbejder der ønsker at gøre brug af kantineordningen, ligesom andre måder kan anvendes. Kort varsel for tilmelding til cateringordningen samt mulighed for kontant køb af mad uden forudbestilling, vil blive vægtet positivt. Der gøres opmærksom på at det er ikke muligt at trække betalingen via medarbejdernes løn. Som tidligere nævnt forventes Leverandøren at kunne forestå elektronisk fakturering af mødeservicering hos Ordregiver. 3.8 Kantineudvalg samarbejdsudvalg Ordregiver ønsker at samarbejde med den nye Leverandør i et kantineudvalg. Her forventes Leverandørens ledelse at deltage, ud over repræsentanter fra Ordregivers ansatte. I udvalget drøftes madens kvalitet, brugernes ønsker til menu mv. samt tilfredshedsmålinger nævnt under afsnit 4.2. Kantineudvalget kan, jf. pkt. 4.2., få oplysninger om menuplaner og solgte kuverter. 4. Personale samt arbejds- og miljøforhold 4.1 Personale Det forudsættes, at der ansættes kvalificeret køkken-/kantinepersonale, der skal kunne udtrykke sig på og forstå dansk samt være klart identificerbare som minimum i form af arbejdstøj med leverandørens logo samt synlig legitimationskort. Leverandørens ansatte forventes derudover at bære sikkerhedssko i henhold til de regler og krav, der måtte være for området. Det er kun personer ansat hos Leverandøren samt eventuelle underleverandører/vikarer, der må færdes eller udføre arbejde på Ordregivers adresser. Køkkenet må kun anvendes med henblik på senere salg i Ordregivers kantiner eller til brug ved arrangementer hos Ordregiver. Desuden må køkkenfaciliteterne udelukkende benyttes af Leverandørens personale. Leverandørens medarbejdere må ikke i arbejdstiden hos Ordregiver nyde eller være under indflydelse af alkohol eller andre stemningsregulerende stoffer. Derudover forventes Leverandørens personale at følge Ordregivers rygepolitik. Personalet skal endvidere være i besiddelse af en for Ordregiver tilfredsstillende straffeattest. Personale, der deltager i produktionen af mad, forventes at have det Side 11
obligatoriske certifikat i fødevarehygiejne (hygiejnebevis). Derudover forventes Leverandøren i høj grad at fokusere på videre- og efteruddannelse af personalet, så der sikres en fornyelse og afvekslende madoplevelse. Leverandøren forventes at afholde udgift til levering og rens af Leverandørens personales uniformer. Her forventes det, at Leverandøren sikrer sig, at alle ansatte har uniformer til rådighed, så der kan foretages skift i løbet af en arbejdsdag, så der altid bæres rene og uplettede uniformer i områder, hvor der spises af ansatte og gæster. Leverandørens personale forventes at være fortrolige med IT(Microsoft Office-pakken) og forventes derfor også at kunne servicere og opdatere Ordregivers Intranet med menuer o.a. Udskiftning af faste medarbejdere skal skriftligt meddeles Ordregiver, og Leverandøren er forpligtet til at føre en opdateret liste over det personale, der færdes på Ordregivers adresser og udlevere denne til Ordregiver på foranledning. 4.2 Arbejdstilrettelægning og opfølgning på samarbejdet Arbejdet skal ledes og kontrolleres af Leverandøren, som regelmæssigt skal sikre, at arbejdet udføres i overensstemmelse med konditionerne i udbudsmaterialet samt ud fra gældende lovgivning. Ordregiver nedsætter i samarbejde med Leverandøren et Kantineudvalg. Der skal endvidere afholdes et kvartalsvise møde mellem Ordregivers ledelse og Leverandørens ledelse og med henblik på drøftelse af væsentlige spørgsmål i samarbejdet, herunder evaluering af det hidtidige forløb. Forud for de kvartalsvise møder skal Leverandøren fremsende menuplaner og antallet af solgte kuverter for den forudgående periode, således dette kan danne grundlag for en drøftelse af den leverede ydelse. Ordregiver kan i øvrigt efter behov indkalde til møde med Leverandøren. Ordregiver vil gennemføre en tilfredshedsmåling minimum årligt. Tilfredshedsmålingen udarbejdes i dialog med Leverandøren. 4.3 Ekstra kantinedrift Honoreres kun i det omfang, hvor der foreligger skriftlig aftale herom med Ordregiver. 4.4 Rengøringsprodukter Det forventes, at Leverandøren samarbejder med en anerkendt og professionel middel-leverandør, og at der udelukkende anvendes produkter, der generelt er parfumefrie og tager størst muligt hensyn til miljøet (evt. det nordiske miljømærke Svanen, EU blomst eller midler, der opfylder kravene hertil). Stærkt alkaliske og sure rengøringsprodukter må ikke opbevares frit tilgængeligt i bygningerne, og der skal være placeret produktmapper med brugsanvisninger og faredeklarationer på alle arbejdspladser. Side 12
4.6 Psykisk arbejdsmiljø Det forventes, at arbejdstilrettelægningen fra Leverandøren tager hensyn til og lægger vægt på at skabe et arbejdsmiljø med tilfredse og engagerede medarbejdere. 4.7 Fysisk arbejdsmiljø Det forudsættes, at leverandørens personale bliver grundigt uddannet og trænet i korrekt brug af nye redskaber og maskiner med fokus på ergonomi og sikkerhed. Det er i den forbindelse Leverandørens ansvar at fremstille arbejdspladsbrugsanvisninger til maskinerne i køkkenet. 4.8 Eventuelle påbud/forbud fra Arbejdstilsynet Såfremt der skulle komme påbud/forbud fra Arbejdstilsynet vedrørende de i pkt. 4 omtalte miljøforhold, skal dette omgående meddeles Ordregiver. Der skal endvidere udarbejdes en redegørelse samt handlingsplan over påtænkte aktiviteter i denne forbindelse, som umiddelbart herefter forelægges Ordregiver for godkendelse. 5. Praktiske forhold omkring Ordregivers kantine 5.1 Alarm, adgangskort og nøgler Ved kontraktens igangsætning udleveres adgangskort/nøgler til bygningerne samt adgangskode til adgangsdøre. Adgangskort skal være synlige. Det er Leverandørens ansvar at udlevere en oversigt over adgangskort med navne til kontaktpersonerne hos Ordregiver samt at denne løbende ajourføres. Eventuelle udgifter til omstilling/udskiftning af låsecylindere på grund af bortkomne nøgler er Ordregiver uvedkommende. Leverandørens erstatningspligt ved bortkomst af nøgler og/eller adgangskort er dog begrænset til 100.000,- kr. pr. tilfælde pr. år. Det skal præciseres, at bortkomst af nøgler og/eller adgangskort skal meddeles Ordregiver hurtigst muligt. Almindelig betjening af alarm må påregnes ved arbejdets påbegyndelse/afslutning. Der skal foretages aflåsning af døre, åbne vinduer skal lukkes, lys - som ikke er omfattet af automatisk lysstyring - skal slukkes. 5.2 Affald/kompostering Leverandørens personale sorterer selv pap og plastik samt brandbart affald, som fordeles i de opstillede containere. Der stilles krav om, at der holdes rent og ryddeligt i/ved affalds- og flaskegård. Personalet bedes parkere i de opmærkede båse på Ordregivers parkeringsareal, så der er frit foran køkkenindleveringen. Side 13
5.3 Soignering i kantinen Leverandørens personale forventes løbende at soignere/aftørre borde i kantinen minimum i forbindelse med frokost, herunder sætte stole op. 6. Optioner 6.1 Boller/rundstykker bragt til personalekøkkenerne Der ønskes en pris for dagligt at bringe boller/rundstykker til personalekøkkenrene. Bollerne/rundstykkerne sælges til 5 kroner stykket ved at Ordregivers medarbejdere ligger 5 kroner for hver bolle de tager. Side 14