Ejendomscenter PROJEKTBESKRIVELSE OPLÆG

Ejendomscenter PROJEKTBESKRIVELSE OPLÆG

Ejendomscenter Projektbeskrivelse Baggrund: I administrationens aftale med Udvalget for Økonomi, Planlægning og Udvikling i 2014, under Internt samarbejde på tværs af organisationen skal der, med baggrund i tidligere vedtaget kommissorium, foretages en analyse for udvikling af en Ejendomscenterfunktion. Med en etablering af et Ejendomscenter vil det for Vordingborg Kommune være muligt at optimere bygningsdriften, samt gennemføre harmoniseringer af omkostninger for driften af de enkelte bygninger. Tidligere analyser af området viser at det ved etablering af et Ejendomscenter, vil være muligt, gennem harmonisering og optimering, at effektivisere omkostningerne til bygningsdriften, samt sikre en stigende bygningsstand og et ensartet serviceniveau. Formål: For at opnå effektiviseringer over tid, ønskes bygningsdriften styret centralt, således at der opnås synergi mellem nuværende driftsopgaver, decentral bygningsdrift, herunder fuld udvendig og indvendig bygningsvedligehold, serviceaftaler, forbrug og anden daglig drift. Med etableringen af et ejendomscenter, opnås mulighed for bedre resursestyring, fælles udbud af vedligeholdelsesopgaver og servicekontrakter, harmonisering af serviceniveau på de enkelte områder, optimal synergi hvad angår bl.a. bygningsvedligehold og energioptimeringer samt allerede kendte opgaver under stab Kommunale Bygninger. Altså totaløkonomiske løsninger. En ejendomscenterløsning vil endvidere sikre at virksomhedsledere alene skal koncentrere sig om deres kerneopgave, og at den egentlige bygningsdrift, på sigt, overdrages til et Ejendomscenter. Opgaver som i dag varetages af servicelederne på virksomhederne, vil fremadrettet blive varetaget af servicelederteams under ejendomscentret, for der igennem at opnå et ensrettet serviceniveau m. udgangspunkt i de lokale ressourcer. Målgruppe: Målgruppen er i udgangspunktet ejendomme/virksomheder under følgende udvalgsområder: Børn, Unge og Familie Sundhed Kultur, Idræt og Fritid Teknik og Miljø Økonomi, Planlægning og Udvikling Ejendomme hvortil der er tilknyttet anden administrator eller boligselskab, typisk støttede ældreboligbyggerier under Social el. Psykiatriområdet, er ikke en del af en ejendomscenterfunktion. Dette skyldes primært at der, til støttet boligbyggeri, er tilknyttet anden administrator. Redningsberedskabet forventes ikke at skulle være en del af ejendomscenterprojektet. Endvidere forventes drift af udearealer, grønne områder og grå arealer i forbindelse med kommunale bygninger, at være en driftsopgave placeret under Vej, Park og Havneservice, i forbindelse med ny organisering på Teknik og Miljøområdet.

Pilotprojekt: Idet en central ejendomscenterfunktion vil medføre større eller mindre forandringer, i virksomhederne, og for de involverede medarbejdere, foreslås det at der i første omgang igangsættes et pilotprojekt indenfor daginstitutionsområdet, for at afprøve modellen. Pilotprojekt vil forløbe i 2015, hvor bygninger under daginstitutionsområdet ligges ind i ejendomscentret, for at drage de nødvendige erfaringer således at der kan evalueres og udarbejdes en implementeringsplan for øvrige områder. Projektperiode: Pilotprojekt opstart januar 2015 opstart marts 2014, forventet afslutning oktober 2015. Arbejdsgruppe opstart oktober 2014, forventet afsluttet ultimo 2015. Ejendomscentret pilotprojekt opstart januar 2015, implementeres i løbet af 2015. Første evaluering medio 2015. Organisering af projektet: Styregruppe: Direktionen : Stab Kommunale Bygninger Peter Tommerup og Benjamin Christensen Økonomistaben Vibeke Bille Dideriksen og Maria Bille Rasmussen Lederrepræsentant fra skole- og daginstitutionsområdet Arbejdsgruppe: Repræsentant fra Økonomistaben Repræsentanter fra servicelederne på skoler og intern service Repræsentant fra medarbejderne (MED Udvalg) Repræsentanter fra stab Kommunale Bygninger (styring) Repræsentanter fra skoleområdet Repræsentanter fra daginstitutionsområdet Repræsentant for vej, park & havneservice Ad-hoc rådgivning intern såvel som eksternt indkaldes efter behov Projektets samlede resultat og mål: 1. Konstruktion af ejendomscenter Central organisation til styring af ejendomsdrift Ledelse og personale Fastlæggelse af ejendomme omfattet af ordningen 2. Overordnet økonomi for et ejendomscenter Regnskabsanalyse for regnskab 2013 Økonomi afsat inden for området i budget 2014 og 2015 Analyse af nuværende aftaler og materiel. 3. Overordnet plan for medarbejdere Hvem er omfattet Personaleresurser, tilførsel eller omplacering Organisering af servicemedarbejderteams

Projektets aktiviteter og harmoniseringsplan: Trin 1, Implementering og harmonisering af pilotprojekt, gennemføres 2015: En samlet økonomisk budgetpulje fra daginstitutionsområdet overdrages til ejendomscentret Ensartet beskrivelse og harmonisering af serviceniveau for de enkelte områder Udarbejdelse af vedligeholdelsesplaner for den enkelte virksomhed Gennemgang af servicekontrakter og fælles udbud gennemføres, hvor muligt Opstart af forbrugsmålingsprojekt og forbrugsoptimering Forarbejder til trin 2 Evaluering trin 1 Trin 2, Implementering og harmonisering af øvrige områder, gennemføres 2016 Effektiviseringer gennemføres Berørte medarbejdere overdrages og organiseres i Ejendomscentret Forbrugsoptimering planlægges Forarbejder til trin 3 Evaluering trin 2 Trin 3, Afsluttende implementering og harmonisering, gennemføres 2017 Effektivisering gennemføres jævnfør plan Evaluering trin 3 Tidsplan: Projektfremlæggelse for direktion Projektfremlæggelse for ØPU Projektfremlæggelse for berørte udvalg Nedsættelse af arbejdsgruppe Budgetforhandlinger 2015 Første arbejdsgruppe møde (efter budgetvedtagelse) Information til medarbejdere og virksomheder Budgetoverførsler for 2015 fastlægges Arbejdsgruppens resultater foreligges styregruppe Implementering 2015-2017 august 2014 august 2014 september 2014 september 2014 august oktober 2014 oktober 2014 oktober 2014 oktober-november 2014 december 2014 Interessentanalyse: Virksomhedsledere: Interesse for projektet fra de ledere som er for centralisering, for ensartet service på tværs af kommunen og udvalg, for øget service, for at kunne koncentrere sig fuldt ud om virksomhedens egentlige kerneopgave. Imod projektet fra de ledere som ønsker fastholdt decentralisering, som ønsker fuld styring, som ønsker fuldt råderum over afsatte økonomiske midler. Servicemedarbejdere: På servicemedarbejdernes arbejdsområde vil der ske en harmonisering på tværs af kommunen. Dette for, gennem et fælles serviceteam og med udgangspunkt i de lokale ressourcer, at tilvejebringe et ensrettet serviceniveau til glæde for alle virksomheder tilknyttet Ejendomscenteret.

Kommunikationsplan: Til: Direktion Teknik og Miljøududvalget ØPU Arbejdsgruppe indkaldes Omhandlende medarbejdere Omhandlende virksomheder Vornyt Pressemeddelelse Ansvar: Arbejdsgruppe Arbejdsgruppe Kommunikation afd. Kommunikation afd. November 2014 November 2014 Risikoanalyse: Helt eller delvist politisk modvilje mod etablering af et ejendomscenter/ centralisering Modstand fra virksomhedsledere og servicemedarbejdere Er der afsat nok økonomiske midler til at fastholde serviceniveauet og samtidig opnå et effektiviseringspotentiale, kræver gennemgang i implementeringsfasen Er der et for stort vedligeholdelsesefterslæb Forankring og organisation: Nedenstående organisationsforslag skal sikre at kompetencer samles og udnyttes i Ejendomscenteret, for dermed at sikre en systematisk og langsigtet optimering og bygningsdrift og vedligeholdelsesindsats på de enkelte bygninger. Organisation Ejendomscenter: Det driftsmæssige område omfatter: Udvendig bygningsvedligehold: Området inkluderer alle udvendige facader, tage, isolering, energiprojekter, samt øvrige bærende bygningselementer og konstruktioner. Tekniske anlæg: Dette område inkluderer alle tekniske dele af bygningen, som eks. varmeanlæg, adgangskontrol/ overvågning/ låsesystem, el-installationer, brandtekniske anlæg, udbud og servicekontrakter m.m. Fremtidige investeringer i tekniske anlæg skal samtænkes med energipuljen og synergier med bygningsvedligehold og fysiske APV-arbejder. Grønne og grå arealer (ikke Ejendomscenter): Dette område inkluderer sommer og vintervedligeholdelse af alle udvendige grønne og grå arealer, inklusiv legepladsvedligeholdelse. Det administrative driftsansvar ligger i Vej, Park og Havneservice i nyligt gennemført organisation. Indvendig vedligeholdelse: Dette område inkluderer implementering af nye bygningsvedligeholdelsesplaner, udbud og rammeaftaler. Nagelfast inventar og specialindretninger af lokaler overgår til ejendomscenter. Udgifter til løst inventar eller nyindretninger med fast inventar afholdes fortsat af den enkelte virksomhed.

Det administrative driftsansvar ligger i ejendomscenter. Rengøring: Dette område inkluderer tilsyn, koordinering og opfølgning på rengøring og beslægtede områder. Det driftsmæssige ansvar, herunder udbudskoordinering, ligger i ejendomscenter. Evaluering: Første evaluering af implementering af pilotprojekt, trin 1, under et ejendomscenter udføres forsommeren 2015 Anden evaluering med fokus på økonomi udføres august 2015 (efter halvårsregnskab) Herefter evaluering en gang årligt. Budget og ressourcer: De afsatte budgetter i 2015, gældende for pilotprojekt og for driftsområderne indvendig vedligeholdelse af bygninger, udvendig vedligeholdelse af bygninger, rengøring (indkøb), el-, vand- og varme forbrug budgetomplaceres til Ejendomscenteret. Der forventes herefter etapevis, at kunne gennemføres harmoniseringer på: Bygningsvedligeholdelse, ved gennemførelse af en harmonisering på området som sikrer et ensartet langsigtet bygningsniveau, udbud af rammeaftaler for udførelsen af vedligeholdelsesarbejder, servicekontrakter m.m. Rengøring, her er der alene tale om optimering af forbrug og indkøb af rengøringsartikler. Etablering og harmonisering af servicelederteams på tværs af kommunen Forbrug, el, vand og varmeforbrug søges optimeret. Forventet harmoniseringspotentiale: Trin 1, pilotprojekt: Trin 2: Trin 3: År: Område 2015 Vandforbrug Indvendigt vedligehold El forbrug Varme forbrug 2016 1 2017 1 2016 Servicelederteams Indvendigt vedligehold 350.000 680.000 350.000 680.000 Udvendigt vedligehold Renovation Rengøring Renovation 175.000 125.000 175.000 125.000 2017 El forbrug Vandforbrug Varme Totalt: Fradrag: 270.000 115.000 355.000 200.000 1.610.000 2.350.000 Ikke udmøntet effektivisering fra 2010: Servicekontrakter: Indvendigt vedligehold Reelle effektiviseringer: 2015 1-260.000-260.000-5 -5 200.000-260.000-5 815.000 1.550.000

Note 1: Effektiviseringspotentialet tager udgangspunkt i regnskabsopgørelse 2013 fra Økonomistaben Note 2: Der er allerede foretaget effektiviseringer i forbindelse med besparelser i 2010 på indvendig bygningsvedligehold og servicekontrakter i Teknik og Miljøudvalgets ramme, hvorfor disse effektiviseringer er fratrukket det anslåede effektiviseringspotentiale. I pilotprojektåret 2015 vil de ikke udmøntede effektiviseringer fortsat skulle afholdes indenfor egen ramme. Note 3: Der skal tillige tages højde for evt. udgifter til etablering af ejendomscenter, personaleudgifter forbundet hermed, samt de allerede foreslåede/ gennemførte besparelser på Børne-, Unge-, og Familieudvalget i forbindelse med budget 2015. Afslutning: Denne projektbeskrivelse skal danne grundlag for det videre arbejde i projekt- og arbejdsgrupper. Projekt- og arbejdsgrupper skal konkretisere projektet og sikre at alle forhold beskrevet i projektet analyseres fuldt ud, inden og under implementering. Projekt Ejendomscenter forventes at indgå i budgetforhandlingerne 2015. Revideret dato: 07 august 2014 benc/pet Kommunale Bygninger Vordingborg Kommune Valdemarsgade 43 4760 Vordingborg www.vordingborg.dk