Egebjerg Kommune Økonomiudvalg Referat Dato: Den 01-september-2003 Starttidspunkt for møde: Kl. 14.15 Sluttidspunkt for møde: Kl. 17.30 Mødested: Udvalgsværelse II Udsendelsesdato: Afbud fra: Fraværende: Ingen. Mødedeltagere: Arne Ebsen, Birger Jensen, Christian Ulrich, Finn Olsen, Mogens Johansen 105.240-åben
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Indholdsfortegnelse Til behandling - for åbne døre 190 198. Konference - Regionplanrevision 2005... 190 199. Ligningsredegørelse 2002/2003... 190 200. Projektsekretariat - justering af den administrative struktur. Budgetemne... 191 201. Revision... 193 202. Revision... 194 203. Ansøgning om anlægsbevilling til ombygning af Filippahuset... 195 204. Ansøgning om anlægsbevilling - salg af Mælkebøtten... 195 205. Budgetopfølgning pr. 31.03.03 på Socialudvalgets budgetområde.... 196 206. Kvartalsrapport pr. 30.06.03 - Økonomiudvalgets område... 198 207. Kvartalsrapport pr. 30.06.03 - Bevillingsniveau hele kommunen... 199 208. Distancearbejdspladser til Sydfyn & Øerne - en mulighed for at styrke bosætningen.... 199 209. Driftskontrakter - principper for udarbejdelse af 2. generations kontrakter. 201 210. Oplæg til fornyet samarbejdsaftale 2004-2006 vedr. turisme mellem Svendborg, Gudme og Egebjerg... 206 211. Stolemotion i Egebjerg Kommune... 207 212. Budget 2004 og overslagsårene 2005-2007.... 208 213. Budget 2004 - evaluering af dele af budgetproceduren... 209 214. Administrativ struktur - første evaluering 2004. Evalueringskriterier... 210 215. Opfølgning af temamøde den 20.08.03 vedr. kommunens ledelsespolitik... 211 216. Tandpleje for børn og unge under 18 år... 211 217. Forsøgsprojekt: Arbejdsmarkedscenter Sydfyn... 214 218. Boligselskabet BSB Egebjerg, regnskab 1/7 2001-31/12 2002... 216 219. Udlejning af Rødmevej 1 A -B... 218 Til behandling - for lukkede døre 220 220. Lukket sag: Personalesag... 220 221. Eventuelt 220 222. Information til pressen. 220 Bilagsliste 105.240-åben
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 190 Til behandling - for åbne døre 198. Konference - Regionplanrevision 2005 J.nr.: 01.01.02.P17 Sagsid.: 93660 Initialer: bip Åben sag Fyns Amtsråd inviterer til konference om Fyn i Forandring en region i vækst den 30. september 2003 kl. 09.00 13.30 på Hotel Faaborg Fjord. Konferencen henvender sig til borgmester, teknisk udvalgsformand, 1-2 politikere samt kommunaldirektør og teknisk chef. Bilag: Minikonference "Fyn i forandring - en region i vækst" (104811) Eventuelle deltagere kontakter borgmesterkontoret. 199. Ligningsredegørelse 2002/2003 J.nr.: 25.25.02 K07 Sagsid.: 101734 Initialer: bip Åben sag Skatteafdelingen fremsender Redegørelse for ligningsplanperioden 01.07.2002 30.06.2003.08.06 Bilag: Redegørelse for ligningsplanperioden 01.07.2002-30.06.2003 dok.nr. 101733
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 191 Notat: Skattechef Anni Dibbern deltager ved sagens behandling. Oversendes til næste møde. 200. Projektsekretariat - justering af den administrative struktur. Budgetemne. J.nr.: 00.15.A21 Sagsid.: 24082/1010 35 Initialer: ssm Åben sag Ved gennemførelse af den nuværende administrative struktur blev der oprettet et Projektsekretariat med Martin Andersen som leder. Martin Andersen havde og har samtidig funktionen som fritidschef, herunder leder af Ungdomsskolen. Formålet med Projektsekretariatet var at sætte større fokus på udviklingsinitiativer på tværs af kommunen. Sekretariatet skulle således blandt andet yde praktisk konsulentbistand til større eller mindre projekter i kommunen herunder også yde bistand til at søge extern medfinansiering til diverse projekter. Sekretariatet har kun haft begrænset succes, idet det især har vist sig, at kombinationen af udviklingsprojekter, fritidsområdet og Ungdomsskolen er en for stor mundfuld. Af den grund bør Projektsekretariatets virksomhed revurderes som led i den løbende justering af den administrative struktur. Parallelt med disse erfaringer er det blevet stadig mere klart, at kommunen har et efterslæb på uddannelsesområdet. Ledere og medarbejdere har et stort og løbende behov for videreuddannelse. Her tænkes ikke i første række på faglige kurser, som i rimeligt omfang tilbydes. Der tænkes mere på egentlig lederuddannelse og kompetenceudvikling i øvrigt de såkaldte bløde kurser, eksempelvis: Personlig udvikling, kommunikation, værdiarbejde, projektarbejde, ledelsesværktøjer, uddannelse af personalerepræsentanter. Også Egebjerg kommune får i stigende omfang rekrutteringsproblemer. Dette stiller særlige krav til de tilbageblevne medarbejdere om at kunne løfte opgaverne i den kommunale sektor opgaver, som bliver stadigt mere komplicerede.
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 192 Hertil kommer den konkurrence, som ledere og medarbejdere udsættes for i tilfælde af en kommunalreform. Dette pålægger kommunen et særligt ansvar, således at vore medarbejdere så vidt muligt kan stå sig i denne konkurrence. Endelig stiller kommunens ledelsespolitik særlige krav til vore ledere blandt andet for at kunne tænke og handle på tværs af kommunens forskellige driftsområder. Med ovenstående argumenter, anbefaler direktionen, at det overvejes at styrke Projektsekretariatet pr. 1.1.2004 således: 1. Martin Andersen løses fra sine opgaver inden for Ungdomsskolen 2. Der udnævnes ny Ungdomsskoleleder 3. Ungdomsskolen og Ældrerådet overføres til Skole- og Kulturafdelingen, således at Fritidsafdelingen nedlægges 4. Martin Andersen overflyttes til chef for Udviklingssekretariatet således at Projektsekretariatet omdøbes 5. Udviklingssekretariatets hovedopgaver vil være: Kompetenceudvikling for medarbejdere og ledere i kommunen Fundraising Procesansvarlig for større projekter i kommunen Konsulent for ledelses- og uddannelsesmæssige tiltag for institutioner og rådhusafdelinger Sparringspartner for direktionen Fritidsområdet Sekretær for SSP-udvalget (udviklingsopgave) 6. Der tilføres 10 sekretærtimer til fordeling mellem Udviklingssekretariatet og Skole- og Kulturafdelingen 7. Strukturjusteringen giver en årlig merudgift, svarende til ca. 400.000 kr., heraf ca. 125.000 til lønninger og ca. 275.000 til uddannelsesinitiativer. Det bemærkes, at uddannelsesinitiativer ofte vil kunne medfinansieres fra extern side, hvorfor de 275.000 ikke er udtryk for den samlede uddannelsesmæssige indsats i kommunen 8. Merudgiften finansieres via den forøgelse af udviklingspuljen på 0.5 mio kr., som er planlagt for 2004 9. De resterende 100.000 kr. af den planlagte forøgelse af udviklingspuljen supplerer de midler, der i praksis anvendes til afviklingsinitiativer (fratrædelsesordninger, senioraftaler osv.) 10. Nyder forslaget fremme, kan det indgå i budgetforhandlingerne. Det indstilles, at Økonomiudvalget anmoder Hovedudvalget om en udtalelse om ovenstående. Økonomiudvalgs beslutning den 04-08-2003 Oversendes til 2. behandling. Notat: Fritidschef Martin Andersen deltager ved mødet kl. 14.45.
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 193 Fortsat sagsfremstilling: Fra administrativ side har hovedsigtet med ovenstående været at anbefale supplerende midler til uddannelse af ledere og medarbejdere i hele kommunen. At foretage justering af den administrative struktur har alene været tænkt som en mulighed for at kunne realisere en øget uddannelsesindsats. Andre muligheder kan naturligvis også tænkes. Imidlertid har dette forslag til strukturjustering i den verserende debat overskygget forslagets indhold: Øget uddannelse. På baggrund heraf indstilles det, at Økonomiudvalget ser bort fra forslaget om strukturjustering og alene drøfter mulighederne for at lade en øget uddannelsesindsats indgå i de forestående budgetdrøftelser. Skulle der på budget 2004 blive afsat flere midler til en uddannelsesindsats, kan der fra administrativt hold fremlægges flere forslag til at nyttiggøre disse midler. Oversendes til næste møde. 201. Revision J.nr.: 00.01.K01 Sagsid.: 101361 Initialer: bip Åben sag Kommunernes Revision fremsender beretning nr. 7 vedr. revisionen af de sociale regnskaber for året 2002 områder med statsrefusion. (Delberetning for regnskabsåret 2002.) Revisionens bemærkninger: - Revisionen har givet anledning til bemærkninger vedr. punktet 3.1 (side 6) Sagsbehandling på kontanthjælps-, aktiveringsog integrationsområdet.
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 194 Socialchefens udtalelse til revisionens bemærkninger: - Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen har iværksat en række rutiner omkring den interne kvalitetssikring, der skal være med til at sikre, at sagsbehandlingen lever op til kommunens interne retningslinier og til den gældende lovgivning på området. Bilag: - Beretning nr. 7 Revision af de sociale regnskaber for året 2002 - områder med statsrefusion (101373) Indstilles. 202. Revision J.nr.: 00.01.K01 Sagsid.: 92230 Initialer: bip Åben sag Kommunernes Revision fremsender beretning nr. 8 vedr. revisionen af regnskabet for året 2002. Afsluttende beretning for regnskabsåret 2002. Revisionens bemærkninger: Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger. Bilag: Beretning nr. 8 - Revisionen af regnskabet for året 2002 - afsluttende beretning for regnskabsåret 2002 (101374) Indstilles.
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 195 203. Ansøgning om anlægsbevilling til ombygning af Filippahuset J.nr.: Sagsid.: 104599 Initialer: svl Åben sag Økonomiafdelingen fremsender ansøgning om anlægsbevilling samt tillæg til rådighedsbeløb på kr. 100.000 i 2003. Projektet indgår som en del af de samlede anlægsinvesteringer i forbindelse med ændringen af daginstitutionsstrukturen, hvor den samlede netto udgift beløber sig til kr. 1.600.000 hvortil der er hjemtaget lånefinansiering. Da låneoptagelse er tilgået kassen medfører bevillingen derfor et forbrug af kassen i 2003. De øvrige anlægsinvesteringer indenfor Børne- og kulturudvalgetområde i forbindelse med strukturændringen afholdes først i 2004 hvorfor de er indarbejdet i budgetforslaget for 2004../. bevillingsskema (dok 104580) Børne- og Kulturudvalget 2003s beslutning den 26-08-2003 Indstilles godkendt. Indstilles godkendt. 204. Ansøgning om anlægsbevilling - salg af Mælkebøtten J.nr.: Sagsid.: 104608 Initialer: svl Åben sag Økonomiafdelingen fremsender ansøgning om en anlægsbevilling samt tillæg til rådighedsbeløb indtægt kr. 650.000 til salg af Mælkebøtten som led i daginstitutionsstrukturen. Projektet indgår som en del af de samlede anlægsinvesteringer i forbindelse med ændringen af daginstitutionsstrukturen, hvor den samlede netto udgift er finansieret af lån, der er hjemtaget og tilgået kassen. Bevillingen medfører en forøgelse af kassen i 2003 med kr.650.000.
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 196 De øvrige anlægsinvesteringer i forbindelse med strukturændringen afholdes først i 2004 hvorfor de er indarbejdet i budgetforslaget for 2004. Bilag: Bevillingsskema anlægsbevilling 2003 daginstitutionsstruktur - salg af Mælkebøtten (104604) Oversendes til næste møde. 205. Budgetopfølgning pr. 31.03.03 på Socialudvalgets budgetområde. J.nr.:. Sagsid.: 81685 Initialer: ber Åben sag Det fremgår af budgetopfølgningen på de enkelte fagområder, er der er tale om både et forventet merforbrug og en forventet besparelse: Social- og arbejdsmarked, forventet merforbrug: Handicap- og psykiatri, forventet mindreforbrug: 3.174.930 kr. - 315.300 kr. Fagchefernes anbefalinger forelægges på mødet. Socialudvalgs beslutning den 12-05-2003 Socialudvalget søger i henhold til Økonomiafdelingens oversigt, dok 93697 om tillægsbevilling på 3.174.930 kr. vedr. Social- og Arbejdsmarkedsområdet. Socialudvalget har gennemgået udvalgets samlede budget og finder ikke, at der på nuværende tidspunkt kan peges på kompenserende besparelser. Bilag: Social- og arbejdsmarked, oversigt 30.04.03 (93697) Skemaer vedr. tillægsbevilling 31.03.03 (95318)
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 197 Notat: Socialchef Flemming Kehler deltager ved sagens behandling kl. 16.15. Økonomiudvalgs beslutning den 02-06-2003 Oversendes til 2. behandling. Økonomiudvalgs beslutning den 11-06-2003 Tilbagesendes til Socialudvalget med anmodning om en revideret indstilling på baggrund af halvårsregnskabet ledsaget af forslag til kompenserende besparelser med Socialudvalgets indstilling til hvert af disse forslag. Endvidere anmodes om en fyldestgørende redegørelse for iværksatte initiativer i 2003 på social- og arbejdsmarkedsområdet samt om effekterne heraf. Socialudvalgets har den 25-08-2003 behandlet: Budgetopfølgning pr. 30.06.03 på Det sociale udvalgs budgetområde. Det fremgår af budgetopfølgningen på de enkelte fagområder, at der er tale om et forventet merforbrug. Social- og arbejdsmarked, forventet merforbrug: 4.355.000 kr. Hjemmeplejen: 738.920 kr. Fagchefernes anbefaling fremgår af bemærkningerne til det enkelte område. Socialudvalgs beslutning den 25-08-2003 Socialudvalget har gennemgået Social- og Arbejdsmarkeds-, Hjemmepleje, og Handicap- og Psykiatriområdet. Socialudvalget har vurderet om der kan peges på kompenserende besparelser og /eller serviceforringelser. Udover kompenserende besparelser på Hjemmeplejeområdet kan Socialudvalget til trods for grundig gennemgang af områderne ikke pege på yderligere kompenserende besparelser/serviceforringelser. Socialudvalgets vurderinger fremgår af vedlagte dokument. Der gives i sammen dokument en fyldestgørende redegørelse over iværksatte initiativer i 2003 på Social- og Arbejdsmarkedsområdet. (dok 104606) Socialudvalget søger om en tillægsbevilling på i alt 5.093.920 kr.
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 198 (Bilag dok 101107 - Budgetopfølgning 30.06.03 - tal/afvigelser udgår p.g.a. rettelser i henhold til socialudvalgets beslutning.) Bilag: Hjemmepleje, tillægsbevillingsskema 30.06.03 (103784) Tillægsbevilling, soc- og arbm., skema (104787) Socialudvalgets bemærkninger til ansøgning om tillægsbevilling pr. 30. juni 2003. (104606) Notat: Socialchef Flemming Kehler deltager ved sagens behandling. Indstilles til godkendelse. 206. Kvartalsrapport pr. 30.06.03 - Økonomiudvalgets område J.nr.: 00.01.S08 Sagsid.: 92431 Initialer: svl Åben sag Økonomiafdelingen fremsender budgetopfølgning på baggrund af kvartalsrapporten pr. 30.06.03 på Økonomiudvalgets område Hovedkonto 00 06 Hovedkonto 07 08. Opfølgningen medfører samlet et merforbrug på kr. 285.570, i likviditetsbudgettet til budget 2004 er der medregnet en forventet tillægsbevilling på kr. 264.000. Økonomiafdelingen anbefaler, at der ansøges om en tillægsbevilling på kr. 285.570../. Vedlagt - Økonomiafdelingens notat af 24. august 2003 (dok 104299) - Kvartalsrapport pr. 30.06.03 (dok 104274) - Bevillingsskemaer (dok 104501) Indstilles til godkendelse.
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 199 207. Kvartalsrapport pr. 30.06.03 - Bevillingsniveau hele kommunen J.nr.: 00.01.S08 Sagsid.: 92431 Initialer: svl Åben sag Økonomiafdelingen fremsender kvartalsrapport pr. 30.06.03 på bevillingsniveau for hele kommunens budgetområde../. Vedlagt - Kvartalsrapport (dok 104275) Kvartalsrapporter har været behandlet i de enkelte udvalg med følgende resultat Teknik- og miljøudvalget det forventes at budgettet holder Børne- og kulturudvalget det forventes at budgettet holder Økonomiudvalget et forventet merforbrug på kr. 285.570 (behandles som særskilt sag) Socialudvalget et forventet merforbrug på 5.093.920 ( behandles som særskilt sag). Til orientering. 208. Distancearbejdspladser til Sydfyn & Øerne - en mulighed for at styrke bosætningen. J.nr.: 24.10.05.P20 Sagsid.: 103633 Initialer: bip Åben sag Gudme, Svendborg, Tranekær, Rudkøbing, Sydlangeland, Ærøskøbing, Marstal, Fåborg og Egebjerg Kommune har gennem de seneste 2 år i fællesskab arbejdet med at forøge antallet af distancearbejdere på Sydfyn og Øerne. Kommunerne har ved hjælp af egne og midler fra Statens Centrale Varslingspulje gennemført en undersøgelse, der viser, at der i Danmark nu er mellem 150.000 og 200.000 mennesker, der arbejder fra deres private hjem mere end 12 dage om måneden. Disse mennesker er i princip-
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 200 pet uafhængig af geografi, når de vælger, hvor de skal bosætte sig. Undersøgelsen viser også at 200 ud af 526 er flyttepositive over for Sydfyn og da andre analyser peger på, at antallet af distancearbejdere i Danmark er kraftig stigende, og at der i 2008 forventes at være mellem 300.000 og 400.000, så er der et stort potentiale, som Sydfyn & Øerne bør udnytte. Kunne Sydfyn blot tiltrække en mindre del af disse mennesker ville det kunne ses i områdets bosætningsstatistikker. Derfor foreslår styregruppen for det hidtidige varslingspuljeprojekt, at der nu gøres en indsats for at gøre Sydfyn forskellig fra andre og at forskellighederne markedsføres. Målet er, at der i år 2010 er flyttet 7000 nye borgere til Sydfyn & Øerne. Dette vil påvirke kommunernes økonomi positivt, idet en distancearbejder med familie gennemsnitlig* vil betyde en beregnet nettoindtægt på ca. 23.000 kr. pr. år for den pågældende kommune. En forudsætning herfor er at Sydfyn opleves som et sted, der reelt adskiller sig fra andre, når vi taler distancearbejde og bosætning. Der skal altså både være et produkt som distancearbejderen oplever som anderledes, og produktet skal markedsføres. For at leve op til distancearbejdernes krav skal Sydfyn & Øerne kunne levere : - Den nyeste teknologi til alle (bredbånd mv) - Kvalitet og kvantitet i daginstitutioner og skoler - Kvalitet og kvantitet i udbud af kultur og fritidsfaciliteter - Kvalitet og kvantitet i faglige og sociale netværk - Et modtagerapperat (velkomst til nye borgere) ud over det sædvanlige - og disse kendetegn skal så markedsføres. Ovenstående opgaver skal løses i et samarbejde mellem en projektmedarbejder og relevante parter, herunder kommuner, udbydere af bredbånd m.v. Projektets udgifter vil hovedsagelig bestå af løn til projektmedarbejder samt udgifter til markedsføringskampagner. Det er tanken at projektet i første omgang skal køre som et forsøgsprojekt over 3 år. Projektet er nærmere beskrevet i vedlagte notat. Udgifterne fordeles efter befolkningstal. Bilag: Forslag til projekt vedr. distancearbejdspladser til Sydfyn & Øerne. (103768) Notat: Der ansøges om - at Egebjerg Kommune tilslutter sig projekt flere distancearbejdspladser, samt - at der etableres en fælles sydfynsk udviklingspulje til brug for det foreslåede projekt, men også til brug for andre mulige tværkommunale projekter, hvor kommunerne som udgangspunkt bidrager med 10 kr. pr. indbygger.
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 201 Direktionens indstilling: En fælleskommunal indsats herunder fx fælles markedsføring forekommer at være i god tråd med det samarbejde, der gennem de seneste år er udviklet mellem Mål2-kommunerne. Det indstilles derfor, at Egebjerg Kommune stiller sig positivt over for at bidrage til en fælleskommunal udviklingspulje med 10 kr. pr. indbygger hvilket ville kunne finansieres over kommunens egen udviklingspulje. En fælles markedsføringsindsats har tidligere været drøftet blandt de 9 Mål2-borgmestre, uden at der blev truffet beslutning herom. En indsats med distancearbejdspladser som tema har ikke været drøftet i denne sammenhæng men en sådan indsats forekommer naturlig, når det tages i betragtning, at hjemmearbejdspladser er i kraftig stigning. Derimod forekommer det umiddelbart voldsomt at tilknytte en projektmedarbejder til denne markedsføring - i hvert fald i første omgang. En udredning af kommunernes muligheder for at kunne tiltrække potentielle tilflyttere burde kunne håndteres inden for normalsystemet med en fælles udpeget, ansvarlig tovholder. Såfremt ovenstående følges, indstilles sagen overført til budgetforhandlingerne. Godkendt. 209. Driftskontrakter - principper for udarbejdelse af 2. generations kontrakter J.nr.: 82466 Sagsid.: 82657 Initialer: ssm Åben sag Økonomiudvalget godkendte den 01.03.01 en skabelon for de administrative driftskontrakter, der skal indgås i kommunen. Under drøftelserne var man opmærksom på, at driftskontrakterne skulle udvikles løbende i takt med indhøstede erfaringer. Der er nu gået så tilpas lang tid, at nye kontrakter får karakter af 2. generationskontrakter. Hovedsigtet med kontraktstyringen er imidlertid uforandret: Kontrakterne skal afspejle de forventninger og krav, som kontraktsparterne har til hinanden. Kontraktsparterne er: Den ansvarlige leder, det pågældende fagudvalg, borgmester og direktion. Disse parter er forpligtet af kontraktsindholdet gennem deres underskrift.
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 202 Underliggende disse kontrakter eksisterer virksomhedsplanerne, som ser tilbage og frem: Tilbage, idet virksomhedsplanerne evaluerer det forgangne års drift hvad levede man op til, hvad blev ikke realiseret, hvad gør man så? Frem, idet planerne beskriver den måde, virksomheden i hverdagen skal drives det kommende år. Hvor kontrakter er forpligtende for de underskrivende parter, er virksomhedsplanerne den pågældende virksomheds egen ejendom. Derfor sendes virksomhedsplaner kun frem til orientering for fagudvalg og direktion. Kontrakterne angiver de ledelsesvilkår, som er gældende på det pågældende område fx kommunens ledelsespolitik samt i skemaform ansvar og kompetence på visse væsentlige områder. Samtidig skal kontrakterne gerne afspejle en balance mellem på den ene side service- og kvalitetskrav og på den anden side den pågældende leders budget. Det er derfor naturligt, at der politisk forholdes til det kvalitetsniveau, som det bevilgede budget levner mulighed for. De hidtil indgåede kontrakter er meget upræcise med hensyn til servicemålene men præcise med hensyn til budgettet, der jo følger de årlige budgetvedtagelser. Dette skaber dels en risiko for ubalance mellem servicemål og midler (budget) dels en politisk uklarhed over den service, der rent faktisk leveres over for borgerne. Det er dette (mis)forhold, der søges rettet op på gennem de såkaldte 2. generationskontrakter. Vi står her i et dilemma, hvor flere hensyn skal vejes op mod hinanden: Vi ønsker ikke, at driftskontrakterne skal genforhandles i tide og utide heller ikke pr. automatik hver år, når det ny budget indgås. Vi ønsker heller ikke, at kontrakterne indeholder en detajlstyring, der modvirker hele idéen med lønsumsstyring, som er følgende: Du skal levere den og den service og du får dette budget. Hvordan du løser denne opgave, blander vi (politikere og direktion) os principielt ikke i. Vi ønsker, at det bliver klart ikke mindst for fagudvalg og kommunalbestyrelse hvilken service, der kan fås for det bevilgede budget. Vi ønsker et sikkert styringsværktøj for de implicerede i et driftsområde fx i forbindelse med løbende budgetopfølgning. Den enkelte leder skal ikke stilles til ansvar for ikke at kunne levere den ønskede service til halv pris (dvs., med et for skrabet budget). Spørgsmålet er herefter, hvor eventuelt specifikke krav til service og budgetstyring skal indskrives:
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 203 Skrives de ind i selve kontrakten, får kommunens driftskontrakter et tilfældighedernes præg: Det vil nemlig bero på tilfældigheder, om der på et eller andet område er udmeldt specifikke krav nogle kontrakter ville indeholde sådanne, andre ikke. Skrives de ind i kontrakten, skulle denne genforhandles så snart, de pågældende specifikke krav ikke mere er gældende. Skrives de ind i virksomhedsplanen, skal den for at være forpligtende for alle parter godkendes. Planen ville således miste den værdi, den har i dag, hvor den enkelte virksomhed (fx en skole) reelt føler ejerskab til virksomhedsplanen. Planen ville ændre karakter og blive til en udvidet kontrakt. Skrives de derimod ind i et tillæg/bilag til kontrakten, opnår man den ønskede flexibilitet: Tillægget/bilaget kan ændres når som helst, uden at selve kontrakten skal tages op til revision. Det bemærkes, at kommunens driftskontrakter efter direktionens opfattelse over tid nødvendigvis vil udvikle sig forskelligt, simpelt hen fordi de afspejler forskellige driftsvilkår for de enkelte virksomheder. Endvidere vil behovet for og ønsket om at stille specifikke krav til den enkelte virksomhed også være forskellige. Disse forskelligheder gør mindst skade for hele kontraktsprincippet ved, at eventuelle specifikke krav indskrives i et tillæg/bilag til driftskontrakten. På baggrund af ovenstående indstiller direktionen, at eventuelle specifikke krav indskrives i et tillæg/bilag til driftskontrakten../. Tidligere udleveret: - Skabelon for de administrative driftskontrakter godkendt i Øk.udv. 01.03.01 dok.nr. 13.732. Økonomiudvalgs beslutning den 06-02-2003 Oversendes til ekstraordinært møde den 12.02.2003 kl. 16.30. Økonomiudvalgs beslutning den 12-02-2003 Det er et krav, at der udarbejdes en præcis handleplan, som godkendes af kontraktparterne: Afdelingslederen, fagudvalget, direktionen, borgmesteren. I forbindelse med fremtidige kontraktforhandlinger indskrives som standardvilkår, at der udarbejdes handleplaner til opfølgning af budgetbeslutninger og at disse handleplaner godkendes som oven for angivet. Administrativ håndtering af Økonomiudvalgets beslutning den 12.2.2003: Den senere tids drøftelser vedr. udarbejdelse og godkendelse af handleplan på social- og arbejdsmarkedsområdet synes at vise, at der kan være nogen usikkerhed med hensyn til, hvem der godkender hvad i en handleplan.
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 204 Endvidere og i fortsættelse af drøftelserne i udvalget den 12.2.2003 bør der udarbejdes nogle praktiske retningslinier på området. På baggrund heraf har direktionen udarbejdet notat af 25.2.2003 (dok 86029) vedr. handleplaner. Afsnit 1 omhandler bla. nytten ved at udarbejde handleplaner. Afsnit 2 indeholder en praktisk fortolkning af udvalgets beslutning den 12.2.2003 Afsnit 3 beskriver, hvem der politisk og administrativt godkender hvad i en handleplan Afsnit 4 omtaler kort lederens forpligtelser. Det indstilles, at Økonomiudvalget godkender notat af 25.2.2003 som administrativt værktøj. (Notat vedr. Handleplaner dok. nr. 86.029 ) Økonomiudvalgets beslutning den 06-03-2003 Godkendt med enkelte redaktionelle rettelser. Tidligere udleveret: - Notat vedr Handleplaner - tilrettet i h.t. Økonomiudvalgets beslutning dok. nr. 86.029. Notat: Kommunalbestyrelsesmedlem Niels Bo Lauridsen har ønsket sagen sendt til Kommunalbestyrelsen - møde 19.03.03. Stl. 11. Kommunalbestyrelsens beslutning den 19-03-2003 Sagen tilbagesendes Økonomiudvalget. Notat: Kommunaldirektøren eftersender notat. Tidligere udleveret: Kommunaldirektørens notat af 02.05.2003 vedr. godkendelse af handleplaner dok. 93.308 Økonomiudvalgs beslutning den 05-05-2003 Kommunaldirektørens notat tages til efterretning. Notatet vedlægges sagen i forbindelse med oversendelse til Kommunalbestyrelsen../. Vedlagt: Notat vedr. Handleplaner - dok.nr. 86.029 Handleplaner/hvem godkender - dok.nr. 88.701 Godkendelse af handleplaner forespørgsel til Tilsynsråd- dok.nr. 93.308
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 205 Kommunalbestyrelsens beslutning den 21-05-2003 Oversendes til 2. behandling. Fortsat sagsfremstilling: Direktionen og socialchefen har udarbejdet vedlagte notat af 27.8.2003 (dok 101045) med en sagsfremstilling. Socialudvalget har på sit mødet den 25.8.2003 foretaget enkelte redaktionelle ændringer i notatet. Disse ændringer er indarbejdet i notatet. Direktionen har bestræbt sig på, at sagsfremstillingen kunne stå alene, således at Tilsynsrådet ikke også skulle forholde sig til de mange breve og notater, der i øvrigt ligger i sagen. Socialudvalget har ønsket, at nogle af de tidligere breve medsendes til Tilsynsrådet. Det indstilles, at Økonomiudvalget tilslutter sig sagsfremstillingen og indstiller den videre til Kommunalbestyrelsen. Samtidig indstilles, at Økonomiudvalget drøfter, om sagsfremstillingen bør ledsages af tidligere breve/notater fra sagen. Socialudvalget har den 25.08.2003 truffet flg. beslutning: Socialudvalget har behandlet det foreliggende notat og har foretaget redaktionelle ændringer og præciseringer. Samtlige dokumenter som vedr. sagen - jfr. listen dok 96363 - ønskes medsendt til Tilsynsrådet. Bilag: Handleplaner - godkendelse heraf. Forespørgsel til Tilsynsrådet (101045) Dokumenter, som Socialudvalget ønsker tilsendt Tilsynsrådet: Skabelon for driftskontrakter - godkendt i økonomiudvalget den 01.03.2001 (13732) Udkast til kontrakt for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen pr. 2003 (71143) Særudkast til kontrakt for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen pr. 2003 (82160) Notat til Socialudvalgets møde den 27. januar 2003 vedr. 2. behandling af udkast til kontrakt for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen (82163) Samråd mellem Økonomiudvalg og Socialudvalg 2003 (82575) Kompromisforslag vedr. kontrakt - sendes pr. mail til socialudvalget den 31.01.2003. (82989) Udtaler at socialudvalget fastholder kontraktudkast dok 82160 som vedtaget på socialudvalgets møde 27.01.2003. Endvidere udtrykkes forundring og beklagelse af den mistillid til socialudvalgets arbejde og indsats, som udv længe har følt. (83201) Handleplan til budgetopfølgning for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen (84503) Handlingsplaner hvem godkender hvad (86029) Handleplaner hvem godkender (88701)
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 206 Godkendelse af handleplaner - forespørgsel til Tilsynsrådet (93308) Oversigt over sager og dokumenter ønsker Socialudvalget medsendt til Tilsynsrådet (96363) Argumenter som Socialudvalget ønsker medtaget i skrivelse til Tilsynsrådet (96406) Handleplaner administrationsnotat version 1 (104792) Øvrige dokomenter, som ligger i sagen: Driftskontrakter (11460) Politik, målsætninger på Socialudvalgsområdet (75651) Driftskontrakt for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen 1. januar 2993 til 31. december 2004 (75652) Noter fra mødet med Flemming den 23. januar 2003 (82211) Punkter til samrådsmøde med økonomiudvalget (82706) Kontrakter Noter fra mødet i ledergruppen 3.2.2003 (83435) Direktionens oplæg til bilag/tillæg til kontraktudkast fra Socialudvalget (83678) Sagsforløb vedr. igangsætning af KR-analyse af social- og arbejdsmarkedsområdet (83683) Oplæg til handleplan (85038) Handleplan til budgetopfølgnig for Social- og Arbejdsmarkedsafdelingen (85298) Handleplan 2003 godkendelse (86394) Kontrakt (87851) Sag nr. 57 på økonomiudvalgsmøde den 6/3 03. overvejer jeg at sende i kommunalbestyrelsen (87872) Jeg har gennemset de fremsendte sagsakter og ønsker sag nr. 57 fra økonomiudvalget sendt i kommunalb (87886) Handleplaner (95980) Handleplaner Socialudvalgets redaktionelle ændringer og præciseringer (104610) Oversendes til næste møde. 210. Oplæg til fornyet samarbejdsaftale 2004-2006 vedr. turisme mellem Svendborg, Gudme og Egebjerg J.nr.: 104444 Sagsid.: 104442 Initialer: MIV Åben sag
Økonomiudvalg, mandag den 01-september-2003 Side 207 Den nuværende samarbejdsaftale vedr. turisme på sydfyn mellem Svendborg, Gudme og Egebjerg udløber pr. 31/12 2003. På baggrund af en række drøftelser mellem kommunerne er der udarbejdet vedlagte nye samarbejdsaftale. Aftalen er justeret i mindre omfang og tilpasset i henhold til de ønsker som bl.a. er fremført af Egebjerg. Aftalen vil koste Egebjerg Kommune kr. 90.000 pr. år i budget 2004 til og med budget 2006. Det indstilles, at borgmesteren bemyndiges til at underskrive aftalen som den foreligger og, at basisbudgettet for 2004-2006 reguleres administrativt i henhold til prisfremskrivningen. Bilag: Aftaleudkast - samarbejdsaftale 2004-2006 (104443) Godkendt. 211. Stolemotion i Egebjerg Kommune J.nr.: 00 Sagsid.: 89155 Initialer: elh Åben sag Egebjerg Ældreidræt har siden 1. januar 2001 arrangeret stolemotion for meget svage Egebjergborgere og indtil nu har stolemotion været finansieret ved hjælp af egenbetaling og fondsmidler. Fondsmidlerne ophører i november 2003 hvorefter Egebjerg ældreidræt mgl. 50.000 kr. årligt for at kunne videreføre stolemotionen. Stolemotionen arrangeres 1 gang i Nord og 1 gang i Syd om ugen. I alt 17 borgere er tilmeldt til stolemotionen og kontingentet for hver enkelt deltager udgør 250 kr. pr. år. Erfaringer fra stolemotionen viser øget velvære og fysisk formåen hos de tilmeldte. Da stolemotionen afvikles samtidig med ældreidrætten, er der også tale om et enormt socialt løft ved stolemotionen. De 50.000 kr. dækker primært lederhonorar, buskørsel og leje af lokaler.