Godkendt på bestyrelsens møde 4-11, 24.10.11 Ledelsessekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks 159 9100 Aalborg Tlf. 9940 9940 Fax 9815 2201 www.aau.dk 13. september 2011 PFR/lt Sagsnr. 2011-012-00017 Referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde 3-11, 20.-21.06.11 EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn Ann-Hélen Bay Freddy Frandsen Jens Kristian Gøtrik Anne Knudsen Birgitte Possing INTERNE VIP-MEDLEMMER: Ann-Dorte Christensen Kenn Steger-Jensen INTERNT TAP-MEDLEM: Lisbeth Rosted INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Jakob Mark Kristoffersen Esben Obeling FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Finn Kjærsdam Inger Askehave Peter Plenge Til stede Fraværende Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: 10.15 Mødet sluttede kl.: 19.15 Referent: PFR/LKJ Næste ordinære møde: 24.10.11 Økonomichef Erik Grave Kristensen og specialkonsulent Peter Nørkjær, Økonomiafdelingen, deltog i punkt 3. Teknisk chef Keld Toldbod, afdelingsleder Marianne Hagbarth og bygningskonstruktør Rasmus Wernlund (alle Teknisk Forvaltning), samt bygningschef Niels Uhrenfeldt, Region Nordjylland, deltog i punkt 10. Freddy Frandsen forlod mødet kl. 18.45.
1. Godkendelse af dagsorden til bestyrelsens møde 3-11, 20.-21.06.11 Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat af bestyrelsens møde 2-11, 02.05.11 Bilag: A. Sagsfremstilling af 31.05.11 vedr. referat af møde 2-11, 02.05.11 B. Foreløbigt referat af bestyrelsens møde 2-11, 02.05.11 af 10.05.11 Referatet blev godkendt. 3. Drøftelse af budgetprincipper 2012 (herunder meddelelse om periodeopfølgning 1-2011) Bilag: A. Sagsfremstilling af 31.05.11 B. Oplæg til budgetprincipper af 31.05.11 C. Periodeopfølgning 1-2011 Budgetprincipper 2012 Forslag til budgetprincipper 2012 bygger på budgetprincipperne for 2011 dog med en ændring af ph.d.-finansieringen. Ændringen betyder, at globaliseringsmidlerne til ph.d. fremover fordeles mellem fakulteterne på baggrund af ph.d.-optaget året før, og at fakulteterne herudover modtager 200-270.000 kr. pr. ph.d.-grad i det foregående år. Som følge af ændringen udfases den udjævningsmodel, som hidtil har været gældende for globaliserings-ph.d.er for at undgå dobbeltfinansiering. Bestyrelsen drøftede ændringsforslaget og godkendte forslag til budgetprincipper for 2012. Periodeopfølgning 1-2011 Rektor gennemgik nøgletal fra periodeopfølgningen. Bestyrelsen spurgte ind til, hvad baggrunden var for den del af mindreforbruget, som henføres til ubesatte stillinger. Det drøftedes, at besættelse af videnskabelige stillinger tager en vis tid, men at universitetet generelt skal have fokus herpå og blive bedre til at prognosticere stillingsvakancerne i budgettet. Rektor redegjorde for, at problemet særligt knytter sig til nye uddannelser. Bestyrelsen ønsker at få en status for AAU s udfordringer med besættelse af VIP-stillinger på et kommende møde. Generelt fandt bestyrelsen, at det ikke er et mål for AAU at spare op, men at midlerne skal anvendes til uddannelse og forskning i det pågældende regnskabsår. Bestyrelsen bemærkede desuden det store udsving i estimat for 2011. 4. Status for strategisk handlingsplan for Aalborg Universitet B. Status for strategisk handlingsplan af 31.05.11 Det blev oplyst, at et oplæg vedrørende det internationale område er under udarbejdelse, og at en rapport for den nyligt tilendebragte studiemiljøundersøgelse er ved at blive ud- Side 2 af 7
færdiget. I korte træk viser undersøgelsen, at det står godt til med de humane ressourcer (undervisere, vejledere mv.) og med laboratoriefaciliteter o.l., mens de studerende giver udtryk for, at universitetets områder og faciliteter (læsecaféer, grupperum o.l.) ikke i tilstrækkelig grad understøtter et godt læringsmiljø. Bestyrelsen bemærkede, at planen udgør en god og overskuelig redegørelse med svar på mange spørgsmål. Dog fremførtes det ønske, at fremtidige planer i videst muligt omfang sikrer en adskillelse mellem mål og igangværende initiativer, og at status omfatter alle hovedområderne, medmindre dette konkret ikke kan lade sig gøre. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 5. Drøftelse af kriterier for udpegning af to nye eksterne medlemmer af bestyrelsen Bestyrelsen drøftede kriterier for udpegning af to nye eksterne medlemmer, i hvilken forbindelse det blev oplyst, at udpegningen skal ske efter den nuværende vedtægt. Bestyrelsen pegede på følgende kriterier: Én med en baggrund som ingeniør (det tekniske felt/inden for industrien) og en med humanistisk baggrund (gerne medieverdenen) Én af hvert køn En med kendskab til regional og en med national/international erfaring Begge med kendskab til universitetsverdenen og gerne én med kendskab til det politiske system Erhvervsaktive personer med erfaring inden for økonomi og ledelse Gerne profiler, der som følge af anerkendt saglighed og personlig integritet kan styrke AAU s profil Gerne profiler med erfaring fra såvel det offentlige som det private. Det blev aftalt, at indstilling af kandidater (med cv) skal indsendes til sekretariatet senest mandag d. 19. september 2011, hvorefter der vil blive truffet endelig beslutning om udpegning af kandidater på bestyrelsens møde d. 24. oktober 2011. 6. Drøftelse af første udkast til ny vedtægt B. Udkast til ny vedtægt af 31.05.11 Bestyrelsen drøftede udkastet og besluttede i denne forbindelse at slette ordet væsentlig i 24, stk. 2 (men ikke i 5) samt ordene faglig enheds ligeledes i 24, stk. 2. Fremtidige procedurer for udpegning af eksterne bestyrelsesmedlemmer Det blev oplyst, at loven forudsætter oprettelse af to organer, som kun i mindre omfang må omfatte de samme medlemmer, og hvor udpegningsorganet alene har til formål at sige ja eller nej til de indstillede kandidater eller foretage et valg blandt flere sådanne. Bestyrelsen var enig om, at indstillingsorganet skal bestå af den samlede bestyrelse. Alle vil efter offentligt opslag og uden indgivelse af egentlig ansøgning kunne foreslå Side 3 af 7
kandidater, som opfylder de kriterier, som bestyrelsen efter drøftelse på et forudgående møde opstiller. Indstillingsorganet (in casu: bestyrelsen) drøfter herefter på et nyt møde de indkomne forslag og indstiller én eller to kandidater, som anses for egnede. Bestyrelsens flertal var på det principielle plan enige om, at udpegningsorganet skal bestå af bestyrelsesformanden samt medlemmer udpeget af et uafhængigt, eksternt organ. Det blev afvist at lade lokale eller politisk funderede organer få indflydelse på udpegningen, således at bestyrelsesmedlemmers uafhængighed, objektivitet og faglighed ikke kan anfægtes. Som forslag til eksterne organer blev nævnt Det Kongelige Danske Videnskabernes Selskab samt Akademiet for de Tekniske Videnskaber. Ann-Dorte Christensen mente, at forslaget ikke giver tilstrækkelig indflydelse til AAU s medarbejdere, og foreslog derfor i stedet, at udpegningsorganet skal bestå af bestyrelsesformanden samt af en slags repræsentantskab for AAU bestående af medlemmer fra universitetets akademiske råd eller af 2-4 VIP-repræsentanter. Heroverfor blev det anført, at medarbejderne allerede har indflydelse gennem indstillingsorganet, at alle vil kunne foreslå kandidater, samt at en gennemførelse af forslaget vil medføre, at VIPrepræsentanter vil få en absolut afvisningsret ift. de eksterne bestyrelsesmedlemmer og således vil få afgørende indflydelse på fordelingen af 8 ud af bestyrelsens 11 mandater. Drøftelserne om udpegningsorganets sammensætning mundede ud i to konkrete forslag, som indgår i det videre arbejde og den videre høringsproces: 1) Udpegningsorganet skal bestå af bestyrelsesformanden samt 1 medlem udpeget af Det Kongelige Danske Videnskabernes Selskab og 1 medlem udpeget af Akademiet for de Tekniske Videnskaber. 2) Udpegningsorganet skal bestå af bestyrelsesformanden samt 2 VIPrepræsentanter, som vælges blandt personalet for de hovedområder, der ikke er repræsenteret af de interne bestyrelsesmedlemmer. Mere indflydelse til ansatte og studerende men gennem færre råd og udvalg Det blev slået fast, at bestyrelsen skal sikre medindflydelse for ansatte og studerende ikke, at beslutningsprocesserne er demokratiske og at den enstrengede ledelse således skal bevares. Det blev i forbindelse hermed understreget, at ændringsloven er et resultat af, at det bestående er blevet underkendt, hvorfor der skal foretages visse ændringer. Bestyrelsen var principielt enig i, at antallet af råd og udvalg generelt bør nedbringes, men ikke at dette nødvendigvis bør ske ved en reduktion af de nævnte organer. Ift. organreduktion på institutniveau var der enighed om, at sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalg generelt vil være en fordel, dog undtaget institutter med mange laboratoriefaciliteter. Ift. oprettelse af institutråd bestående af samarbejds-, arbejdsmiljø- og institutudvalg rejste de interne medlemmer følgende bekymringer: Tab af reel indflydelse for TAP-repræsentanterne, hvis den forholdsmæssige sammensætning mellem VIP og TAP fastholdes. Diskussion af stillingsstruktur, ansættelser mv. besværliggøres i et vist omfang, hvis organet inkluderer studerende. Der kan være uforudsete interesseforskelle og -konflikter, herunder fordi B- siden i den ene organtype er med- og i den anden modspiller til A-siden. Side 4 af 7
Ift. skolestrukturen blev det oplyst, at der nu blev foreslået enten oprettelse af flere studienævnsniveauer eller hvis muligt fastholdelse af strukturen med studieråd. Forslagene om nedlæggelse af fagstudienævn er bortfaldet, ligesom det anses for usandsynligt, at der inden for den nærmeste fremtid sker en mærkbar reduktion af antallet af studienævn. De interne bestyrelsesmedlemmer rejste den bekymring, at det kan virke demotiverende på studienævnsmedlemmernes engagement, hvis et studienævn favner for bredt eller omvendt ikke tillægges tilstrækkelig faglig og administrativ kompetence. Bestyrelsen konkluderede, at rektor efter en høring skal komme med et egentligt oplæg til universitetets fremtidige organisation. I denne forbindelse blev det nævnt, at hovedhensynet må være den størst mulige grad af bevægelsesfrihed i vedtægten. 7. Fastlæggelse af mødeplan for 2012 Bilag: A. Sagsfremstilling af 01.06.11 Bestyrelsen fastlagde følgende mødeplan: Mandag den 6. februar Mandag den 23. april Mandag den 18. juni - tirsdag den 19. juni Mandag den 22. oktober Mandag den 10. december 8. Orientering fra bestyrelsesformanden Formandskollegiet har besluttet sig for til oktober at afholde et møde om universitetsledelse og den reviderede universitetslov. Mødet vil omfatte indlæg fra eksterne, gerne udenlandske, oplægsholdere. Formandskollegiet har på sit møde den 9. juni nykonstitueret formandskabet for Formandskollegiet i forbindelse med, at Johannes Due med udgangen af september ophører som formand for Syddansk Universitet. Formandskollegiet har besluttet, at Michael Christiansen bliver ny formand fra 1. oktober, mens Nils C. Strandberg Pedersen fortsætter som næstformand. Foranlediget af konkrete sager tilkendegav bestyrelsesformanden ubetinget opbakning til forskernes ret til at udtale sig i overensstemmelse med universitetets retningslinjer herfor, og bestyrelsesformanden fremhævede behovet for debat mellem flere forskere og universitetets betydning for kvalificeret dialog. Bestyrelsen tilsluttede sig dette. 9. Orientering fra rektor B. Orientering fra rektor af 06.06.11 VTU har nu udmeldt, hvordan de administrative besparelser ønskes håndteret og der skal igangsættes opfølgningsprojekt for at konstatere, om udmøntningen sker som pålagt med afrapportering hvert halve år. AAU forventer at udmønte besparelserne gennem effektiviseringstiltag, lean m.v. Bestyrelsesformanden understregede, at Aalborg Universitet skal fastholde, at universitetet ikke ledes af ministeriet, men af bestyrelsen, som i sidste ende er ansvarlig for at vedtage beslutninger om universitetets økonomi. Side 5 af 7
Ift. udviklingskontrakten blev det oplyst, at det er intentionen, at ministeren kommer med forslag til mål til forligspartierne og at de mål, som der er opnået enighed om, bagefter indgår i diskussionen med universiteterne. Fortroligt: Det blev oplyst, at IHK nu stiler mod at fusionere med et andet universitet end AAU, hvorfor AAU nu overvejer mulige fremtidsscenarier. Efter en drøftelse af de mulige fremtidsscenarier var der opbakning fra bestyrelsen til, at rektor finder en passende placering til AAU Cph på Sydvestegnen. I den mellemliggende periode vil flytningen af SBi være i bero. 10. Status vedr. den fysiske udbygning af Aalborg Universitet B. Teknisk Forvaltnings notat om status for den fysiske udbygning af 06.06.11 C. Forslag om igangsætning af forarbejde til nybygning til Institut for Læring og Filosofi af 06.06.11 Der blev givet en kort præsentation af udbygningsplanerne for Aalborg Universitet. I Esbjerg er der fokus på laboratorierenovering og i Ballerup på indgåelse af nye lejemål. Der blev fremvist en 3D-model af planerne for udbygning af Sdr. Tranders Campus og planerne for indre by. Der er udsigt til en stor vækst i antal studerende, og universitetet er derfor i færd med at indgå lejemål til at imødekomme behovet for øget plads. Det aftaltes, at de institutter mv. som er villige til en placering i midlertidige lejemål, kommer først ifm. indflytning i permanent byggeri, hvor dette er muligt. Niels Uhrenfeldt gav en præsentation af regionens ideer med det nye sygehus og opfordrede universitetet til at indtænke en placering af medicin og evt. andre uddannelser i byggeriet. AAU skal i august indmelde forventet ønsket antal kvadratmetre i det nye sygehusbyggeri. Det aftaltes, at formandskabet kan indgå aftale med rektoratet om AAU s areal i sygehusbyggeriet. Bestyrelsen godkendte, at der arbejdes videre i henhold til status for den fysiske udbygning af Aalborg Universitet af 31. maj. Bestyrelsen godkendte desuden igangsætning af forarbejde til nybygning til Institut for Læring og Filosofi. 11. Evaluering af bestyrelsens arbejde Bilag: A. Sagsfremstilling af 01.06.11 Der var tilfredshed med sekretariatsbetjeningen af bestyrelsen. Bestyrelsen finder samlet, at der er åbenhed i drøftelserne og der var stor opbakning til formandskabets inddragende ledelsesstil. Det blev i den forbindelse understreget, at det føles tilladt at komme med forskellige og kontroversielle meldinger. Samtidig blev det nævnt, at AAU på landsplan bliver fremhævet som mønstereksempel ift. studenterindflydelse. Side 6 af 7
Der blev fremført det ønske, at dokumentationen i sagsfremstillinger i højere grad omfatter historikken, idet dokumentationen kan virke indforstået for nye(re) medlemmer. Der blev videre fremført et ønske om, at der bliver strammet lidt op på mødeledelsen selv om det blev anerkendt, at dette kunne få indflydelse på muligheden for at blive hørt. 12. Meddelelser Bilag: A. Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen af 01.06.11 B. Endelig udgave af Årsrapport 2010 Der blev udtryk et ønske om, at der på det sidste møde, som Anne Knudsen og Freddy Frandsen deltager i, afsættes ekstra tid til at sige farvel. Herudover blev det nævnt, at studiemiljøundersøgelsen, den internationale strategi og oplæg om rekruttering af videnskabeligt personale skal medtages som punkt på et senere møde. 13. Eventuelt Intet. Side 7 af 7