EfterUddannelse.dk, fase 3: Den digitale VEU-ansøgning Oktober 2011 Steen Larsen, UNI C
Dagsorden Formålet med VEU-digitaliseringen Nye love og regler Nye processer og ny rollefordeling Virksomhedernes ønsker og bekymringer Brugerflade og funktionalitet Signaturer, rettigheder og fuldmagter Organisering af virksomhedens arbejdsprocesser Information, hjælp og nyheder 26-10-2011 3
Formålet med VEU-digitaliseringen
Intentionerne med VEU-digitaliseringen IT-understøtte alle involverede processer Tilbyde fælles platform for udbud og tilmelding Etablere tværgående systemunderstøttelse og dataudveksling (skoler, a-kasser, SU-styrelsen, virksomheder, kompetenceudviklingsfonde) Sikre datakvalitet og undgå dataredundans Optimere uhensigtsmæssige arbejdsgange hos alle parter (fx udsendelser, kontrolaktiviteter, dokumentrundsending) 26-10-2011 5
Nye love og regler
Generel lovændring Lovændring virkning fra den 1. juli 2011: Arbejdsgiveren skal søge om VEU-godtgørelse og befordringstilskud, når der udbetales løn under uddannelsen Kun én underskrift i ansøgningen om VEU-godtgørelse og befordringstilskud mod tre underskrifter tidligere (skole, kursist, arbejdsgiver): Arbejdsgiveren signerer, når der udbetales løn under uddannelsen Kursisten signerer, når der ikke udbetales løn under uddannelsen Kursisten kan give arbejdsgiveren fuldmagt til at søge på sine vegne 26-10-2011 7
Nye regler for befordringstilskud Nye regler for befordringstilskud virkning fra den 1. juli 2011: Kun tilskud til befordring mellem hjemadresse og undervisningssted ikke længere til befordring mellem indkvarteringssted og undervisningssted Tilskuddet kan udbetales til arbejdsgiveren hvis arbejdsgiveren udbetaler et beløb til kursisten, som er mindst lige så stort som det tilskud, kursisten ellers kunne få udbetalt hvis kursisten accepterer, at udbetaling af tilskud sker til arbejdsgiveren 26-10-2011 8
Overgangsregler Ansøgningstidspunkt senest den 31. oktober 2011: Ansøgning på det gamle papirskema, hvis uddannelsen er startet før den 1. juli 2011 Ansøgning digitalt eller på det nye papirskema, hvis uddannelsen starter den 1. juli 2011 eller senere Ansøgningstidspunkt den 1. november 2011 eller senere: Ansøgning digitalt for virksomheder (løn under uddannelsen) Ansøgning digitalt eller på papir for kursister/medarbejdere (ikke løn under uddannelsen) 26-10-2011 9
Flere spørgsmål om regler? Uddannelsesstyrelsens side www.veug.dk: 26-10-2011 10
Nye processer og ny rollefordeling
Processer og rollefordeling med den digitale ansøgning De primære aktører i den digitale ansøgning: Skolerne Virksomhederne Kursisterne A-kasserne 26-10-2011 12
Skolens rolle Skolen sikrer et korrekt grundlag for den digitale ansøgning: Opretter hold i EASY-A-systemet Angiver korrekte perioder og korrekt timetal pr. dag i forhold til holdets og de enkelte fags varighed Angiver undervisningssteder for de enkelte perioder Angiver afholdelsesform, fx fjernundervisning eller virksomhedsforlagt undervisning, udlicitering til privat aktør Udbyder kursusforløbene på EfterUddannelse.dk og sørger for registrering af fravær/tilstedeværelse 26-10-2011 13
Virksomhedernes rolle Arbejdsgiveren ansøger, hvis der udbetales løn under uddannelsen: Udfylder, signerer og sender ansøgningen Kan lade kursisten udfylde dele af en ansøgning, hvis dette ønskes indtil ansøgningen er sendt, kan den udfyldes simultant af kursisten og virksomheden 26-10-2011 14
Kursistens rolle Kursisten ansøger, hvis der ikke udbetales løn under uddannelsen: Udfylder, signerer og sender ansøgningen Kan give arbejdsgiver fuldmagt til at udfylde, signere og sende ansøgning, selv om der ikke udbetales løn under uddannelsen 26-10-2011 15
A-kassens rolle A-kassen sagsbehandler ansøgningen: Henter løbende egne ansøgninger i egen indbakke hos EfterUddannelse.dk Behandler ansøgninger i eget system Sender behandlingsstatus til EfterUddannelse.dk undervejs Sender resulterende behandlingssvar til ansøgerens e-boks (og kan i tilgift sende en kopi af svaret til EfterUddannelse.dk) Indbetaler beløb på ansøgerens NemKonto Kan returnere ansøgninger med fejl til ansøgeren Kan videresende ansøgninger til andre a-kasser i tilfælde af skift Hvis kursisten ikke er medlem af en a-kasse, sker sagsbehandlingen i Uddannelsesstyrelsens (opdaterede) VEU-system 26-10-2011 16
Virksomhedernes ønsker og bekymringer
Fokusgruppemøder, sommeren 2010 Fire fokusgruppemøder i forbindelse med UNI C s arbejde med kravspecifikationen for fase 3: Skoler Virksomheder A-kasser Fælles for alle tre grupper 26-10-2011 18
Input fra virksomheder ifm. fokusgruppemøder Fejl og manglende oplysninger i ansøgningerne er et gennemgående problem Mange undlader at søge om befordringstilskud, fordi det er for besværligt Svært at følge med i, hvornår 4 ugers-fristen udløber for den enkelte ansøgning Svært at følge med i, om virksomheden får godtgørelsen hjem Manglende indblik i kursisters fravær/tilstedeværelse under uddannelsen Generel bekymring for, at det bliver svært for virksomhederne at fremfinde de rigtige oplysninger til udfyldning af skemaet fremover Gælder især a-kassetilhørsforhold og uddannelsesbaggrund 26-10-2011 19
Brugerflade og funktionalitet
Login på EfterUddannelse.dk 26-10-2011 21
Virksomheds-login på EfterUddannelse.dk 26-10-2011 22
Oprettelse ifm. navngivning på Virksomhedens side 26-10-2011 23
Oprettelse ifm. navngivning på Virksomhedens side 26-10-2011 24
Hjælp til udddannelsesniveau 26-10-2011 30
Udfyldelse af ansøgning resumé Resumé viser, hvad der mangler for at ansøgningen kan sendes: 26-10-2011 36
Signering og afsendelse af ansøgning Signering sker fra resumésiden: 26-10-2011 37
Signering af ansøgning samspil med Virk.dk Signering sker via Virk.dk s signeringsfunktion: 26-10-2011 38
Afsendelse af ansøgning kvittering Efter afsendelse får man kvittering på, at ansøgningen er sendt, og besked om, hvortil ansøgningen er sendt 4-ugers fristen gælder i forhold til afsendelsestidspunktet 26-10-2011 39
Afsendelse af ansøgning udpegning af modtager Ved afsendelsen slår EfterUddannelse.dk kursistens CPR-nummer op i Arbejdsmarkedsstyrelsens register over a-kassemedlemsskab og sender ansøgningen det rette sted hen, dvs.: til a-kassens indbakke i den fælles grænseflade, hvis kursisten er medlem af en a-kasse til VEU-systemets indbakke i den fælles grænseflade, hvis kursisten ikke er medlem af en a-kasse A-kasserne hhv. VEU-systemet henter egne ansøgninger fra deres respektive indbakker 26-10-2011 40
Masseudfyldelse af ansøgning udpegning af kursister 26-10-2011 41
Masseudfyldelse af ansøgninger udfyldelsesmåder 26-10-2011 42
Masseudfyldelse af ansøgning kolonneudfyldelse 26-10-2011 43
Oversigter og status 26-10-2011 44
Detaljeret status for den enkelte ansøgning 26-10-2011 45
Oplysninger om tilstedeværelse Vises, når holdets startdato er passeret (hvis skolen har givet generel tilladelse) Der vises kun tilstedeværelse ikke fraværsårsag 26-10-2011 46
Ændringshåndtering Ændringer til afsendte ansøgninger, som har betydning for behandlingen, sendes automatisk til a-kassen fx: Ændringer via EfterUddannelse.dk: Sletning af tilmelding En deltager skiftes ud med en anden deltager Ændringer i skolens administrative system: Kursets stamdata: fag, periode, undervisningssteder, m.v. Aflysning Kursistens stamdata: arbejdsgiverskift, arbejdsstatus, m.v. Ændringer i centrale data (CVR- og CPR-opdatering): bopælsskift m.v. 26-10-2011 47
Ændringshåndtering, fortsat Ændringer sendes som nye tekniske versioner af ansøgningen til a-kassen hhv. VEU-systemet I forbindelse med sagsbehandlingen tages der stilling til, om ændringerne kræver ny signering af virksomheden/kursisten Hvis en ændring kræver ny signering, returnerer a-kassen ansøgningen til ansøgeren Nogle tekniske ændringer, fx sletning af tilmelding og udskiftning af en kursist med en anden, resulterer automatisk i annullering af ansøgningen 26-10-2011 48
Signaturer, rettigheder og fuldmagter
Digital medarbejdersignatur EfterUddannelse.dk anvender digital medarbejdersignatur til login for medarbejdere, som skal arbejde på virksomhedens vegne: Lige nu den velkendte filbaserede signatur Suppleres af NemID Erhverv den 1. november 2011 Digitale medarbejdersignaturer bestilles af virksomhedens lokaladministrator hos DanID 26-10-2011 50
Rettigheder på Virk.dk EfterUddannelse.dk anvender to forskellige virk-rettigheder: Ret til at administrere VEU kurser : Tilmelding af medarbejdere Adgang til oversigter over kursusaktiviteter Ret til at ansøge om VEU-godtgørelse og befordringstilskud : Udfyldelse og afsendelse af ansøgninger Adgang til oversigter over og status for ansøgninger Rettigheder kan omfatte administration for hele CVR-nummeret eller for en eller flere angivne P-numre (produktionsenheder) Rettigheder tildeles af virksomhedens virk-administratorer via Virk.dk 26-10-2011 51
Elektronisk fuldmagt via Virk.dk EfterUddannelse.dk understøtter elektronisk fuldmagtsgivning via Virk.dk: Mulighed for elektronisk at give en anden virksomhed (CVRnummer) eller en eller flere personer i en anden virksomhed rettigheder til at handle på ens egen virksomheds vegne Elektronisk fuldmagt kan på EfterUddannelse.dk bruges til: Kursusadministration og ansøgning på tværs af forskellige CVR-numre i samme koncern Udlicitering af kursusadministration og ansøgning til ekstern virksomhed/person 26-10-2011 52
Organisering af virksomhedens arbejdsprocesser
Organisering To separate processer at tage stilling til: Tilmeldingsprocessen Ansøgningsprocessen og derfor to separate rettigheder! 26-10-2011 54
Organisering, eksempel 1: Assens Kommune Beslutning: Tilmelding: centralt i forvaltningen Ansøgning: lokalt i den enkelte institution Hvad kræver det? Tilmelding centralt: Begge rettigheder (da man også skal kunne følge med i ansøgningsprocessen) På CVR-nummerniveau Ansøgning lokalt: Ansøgningsrettighed og evt. tilmeldingsrettighed På P-nummerniveau 26-10-2011 55
Organisering, eksempel 2: Bilka Overvejelse: Tilmelding: lokalt i det enkelte varehus Ansøgning: centralt på hovedkontoret Hvad kræver det? Tilmelding lokalt: Tilmeldingsrettighed På P-nummerniveau Ansøgning centralt: Begge rettigheder På CVR-nummerniveau 26-10-2011 56
Organisering, forsat Små virksomheder: Sandsynligvis samme person, som står for begge processer Større virksomheder: Forskellige modeller Forskellige grader af centralisering/decentralisering EfterUddannelse.dk understøtter mange forskellige modeller! Vigtigt: Klar overordnet politik og ansvarsfordeling, synlige ankerpersoner Politik for fremskaffelse af medarbejderdata 26-10-2011 57
Information, hjælp og nyheder
Virksomhedens side på EfterUddannelse.dk 26-10-2011 59
Virksomhedens side på EfterUddannelse.dk 26-10-2011 60
Nyhedssite for virksomheder 26-10-2011 61
Interaktiv guide, medarbejdersignatur 26-10-2011 62
Interaktiv guide, medarbejdersignatur 26-10-2011 63
Interaktiv guide, rettigheder 26-10-2011 64
Interaktiv guide, rettigheder 26-10-2011 65
Nyhedssite for virksomheder 26-10-2011 66
Nyhedssite for virksomheder 26-10-2011 67
Tak for i dag!