Oversigt over vejledninger Logge ind - Logge ind i ECB - Logge ind første gang - Hvordan gør jeg for at have et login til flere netværk (Scalepoint, Alm. Brand, Codan, Alka og Topdanmark) - Logge ind som ekstern håndværker og tilknytte den eksterne konto til min konto - Jeg har glemt min adgangskode - Jeg kan ikke logge ind Besigtigelse - Modtage ny skade - Aftale besigtigelse - Jeg kan ikke få fat på forsikringstageren - Ændre tidspunktet for besigtigelse - Besigtige skaden - Aftaleseddel - Sende besigtigelsesrapport - Gensende besigtigelsesrapport - Afvise skade Reparation - Aftale besøg - Reparationstilbud - Integreret reparationstilbud - Sigma reparationstilbud - Kontanterstatning i Sigma - Kontanterstatning i integreret reparationstilbud - Afskrivning i Sigma - Afskrivning i integreret reparationstilbud - Vurdering af reparationstilbud - Gensende reparationstilbud - Kan ikke gensende reparationstilbuddet - Færdigmeld reparation
Fakturering - Takseringsfaktura - Afvisningsfaktura - Uspecificeret faktura - Faktura - Faktura beløbet overstiger det godkendte beløb - Aconto faktura - Kreditnota - Opkræve kundens egenbetaling Oversigten over dine skader - Oplysninger registreret til min konto - Tilføje en Cc mailadresse til min konto - Skadeoversigt - Søge i mine skader - Arbejde uden mail - Forsinkede skader Oversigten på en skade - Mine opgaver - Oprette en opgave - Udsætte deadline - Tilføje billeder - Sagsansvarlig på skade - Sende mail direkte til skaden Faneblad - Police - Skade - Rapport - Services - Afregning - Deltagere - Beskeder - Filer
ECB Mobile App - Hente app en - Log ind - Hente Mobil PIN - Skadeoversigt - Aftale besigtigelse - Send besigtigelsesrapport - Beskeder - Skadedetaljer og bestille skadeservice Information til Scalepoint Netværkshåndværkere - Tidsfrister - Opkrævning af selvrisiko, afskrivninger og moms - Regler for forundersøgelser - Ferie - Forsikringsbetingelser
Hvor logger jeg ind? For at logge ind i ECB systemet skal du bruge nedenstående link: https://entry.scalepoint.com/ecx/host/account/login I nedenstående vindue skriver du dit brugernavn og adgangskode og logger ind: Hvis du ønsker at have mulighed for at teste forskellige ting i systemet uden at det påvirker systemet, kan du logge ind i vores testmiljø. Vores testsystem er en kopi af dagen før og bliver opdateret hver nat. Dermed bliver alt hvad du laver slettet næste dag. Du kan bruge de samme brugeroplysninger i test-systemet som normalt. Link til testsystem: https://test.scalepoint.com/ecx/host/account/login Du kan altid se, at du er på test på den orange boks der vises på alle sider i test. Bemærk: Hvis du ikke har en bruger skal du kontakte Scalepoint eller det forsikringsselskab du er tilknyttet for at få tilsendt en invitation. Når du har modtaget den, så se vejledning til Logge ind første gang.
Logge ind første gang Når du er blevet registreret som brugere modtager du en mail med en bruger invitation. Klikke på linket i mailen for at bruge invitationen. Husk: Dit brugernavn skal være unikt og din adgangskode skal indeholde, små og store bokstæver samt et tal eller tegn. Bemærk: Det er ikke muligt at oprette sig som eksisterende brugere hvis: - Din gamle konto er oprettet i samme netværk (så skal du have to separate login) - Din anden konto er en ekstern håndværker konto (så kan du knytte dem sammen bagefter) - Din anden konto tilhører et skadeservice firma (så skal du have to separate login) Derefter kan du logge ind med de oplysninger du har valgt gennem nedenstående link: https://entry.scalepoint.com/ecx/host/account/login
En brugere til flere netværk Scalepoint har et netværk som nogle af forsikringsselskaberne benytter sig af og derudover har Codan, Alm. Brand, Alka og Topdanmark deres egne netværk. Hvis jeres virksomhed er tilknyttet flere af disse forskellige netværk så er det vigtigt at du bliver oprettet korrekt så du kan se alle skader med et login. Først og fremmest skal du kontakte administrator for alle netværk som skal oprette en brugere til dig i hvert netværk. I den første invitation du modtager skal du registrere dig som ny brugere, se her for vejledning. Når du har oprettet dig som brugere eller hvis du allerede er oprettet som brugere skal du vælge Opret som eksisterende brugere. Derefter taster du dit brugernavn og din adgangskode til den konto du har i forvejen og klikker Registrer som eksisterende bruger.
Logge ind som ekstern håndværker Hvis du er netværkshåndværker i forvejen og bliver bedt om at lave et reparationstilbud som for et forsikringsselskab som du normalt ikke kører for skal du oprettes som ekstern håndværker. I den mail du modtager står bl.a. nedenstående og hvis du ikke er oprettet som ekstern håndværker i forvejen så skal du klikke på at du ikke har en brugerkonto. Derefter skal du udfylde alle jeres oplysninger og logge ind. Knyt dine konti sammen: For at slippe for at logge ind og ud hele tiden kan du nu knytte dine konti sammen. Det gør du ved at logge ind som du plejer, klik på dit navn og vælg Tilknyt eksisterende konto og tast brugernavn og adgangskode til din anden konto. Derefter kan du altid skifte mellem dine to typer af konti.
Jeg har glemt min adgangskode Systemet siger, at mit brugernavn eller adgangskode er forkert: Bestil en ny adgangskode - Der bliver nu sendt en mail til dig hvor du kan vælge en ny adgangskode. Bemærk: Adgangskoden skal indeholde små og store bogstaver og mindst ét tal eller tegn. Du kan ikke genbruge en tidligere adgangskode. Systemet siger at brugernavnet ikke eksisterer. - Ring til Scalepoint support på tlf. 88 81 80 03 for at få oplyst dit brugernavn.
Jeg kan ikke logge ind Har du været logget ind med en anden konto? - Log ind igen med den konto og log ud i stedet for at lukke siden ned. Bruger du korrekt link? - Prøv at logge ind via https://entry.scalepoint.com/ecx/host/account/login Har du tastet forkert adgangskode for mange gange? - Så bliver din konto spærret og du er nødt til at kontakte Scalepoint/Codan/Alm. Brand for at få blokeringen hævet. Oplever du andre udfordringer bedes du kontakte ECB Support på: 88 81 80 03.
Ny skade - Hvordan får jeg besked om nye skader, og hvordan kan jeg se hvilke opgaver jeg har? Så snart i bliver bestilt til at udføre en opgave på en skade modtager i en mail og en sms. I mailen du modtager, kan du se hvilke opgaver du er tilknyttet. Normalt vil du være tilknyttet både besigtigelse og reparationstilbud. Men du kan også blive bestilt til kun besigtigelse eller reparationstilbud. Bestilt kun til besigtigelse - Når du kun er bestilt, til besigtigelse får du mulighed for at sende din takseringsfaktura direkte efter at du har sendt besigtigelsesrapporten. Bestilt kun til reparationstilbud - Dette vil normalt være hvis der er en taksator på, eller hvis forsikringsselskabet ønsker en kontrolpris. Hvis i kun er bestilt til reparationstilbud har i ikke krav på at sende en faktura for besigtigelsen, hvis i ikke får arbejdet. Bestilt til både besigtigelse og reparationstilbud på to måder
Aftale besigtigelse - Det første du skal gøre, når du får en ny skade, er at kontakte kunden og aftale besigtigelse. Det kan du enten gøre på din computer eller gennem ECB-app en på din telefon eller tablet. Aftale besigtigelse på computeren Ved at gå ind på skaden kan du se opgaven Aftal besigtigelse under kolonnen Mine opgaver. Klik på Aftal besigtigelse I vinduet der kommer frem, kan du se forsikringstagerens kontaktoplysninger, og når et tidspunkt er aftalt taster du det ind. Aftale besigtigelse på app en Ved at klikke på Vis kontaktinformation kan du se kundens telefonnummer og ringe direkte fra din app. Når besigtigelsen er aftalt, sætter du tidspunktet ind og klikker på OK.
Jeg kan ikke få fat i forsikringstager Kan du ikke få fat i forsikringstager er det vigtigt, at du registrerer dette korrekt. Både i forhold til din statistik hvor du bliver målt på, hvorvidt du overholder tidsfrister og for at sikre, at forsikringsselskabet kan se, at du har prøvet at kontakte kunden. Hvis du har kontaktet kunden, men endnu ikke har fundet et tidspunkt, eks. fordi, at kunden er på ferie eller lignende, skal du udskyde tidsfristen på opgaven (se Udsætte deadline ). Kunden tager ikke telefonen Hvis kunden ikke tager telefonen er det vigtigt at du ikke udskyder tidsfristen men registrerer det. Klik på Vælg derefter at du ikke kunne træffe forsikringstager Du kan vælge at notificere kunden på mail App en Du kan også gøre det på app en og der kan du også vælge at sende mail til forsikringstager. Når du markerer, at du ikke kunne træffe forsikringstager bliver tidsfristen udskudt 8 arbejdstimer og det påvirker ikke din statistik. Mail der bliver sendt til forsikringstageren:
Ændre tidspunkt for besigtigelse Selv om der er aftalt et tidspunkt for besigtigelse, kan det godt ændres igen. Det kan du gøre under fanebladet Services. Vælg et nyt tidspunkt for besigtigelsen og gem.
Besigtige skaden - Hvad skal du huske ved besigtigelsen af skaden? Du skal medbringe følgende hjemmefra: Aftaleseddel: Du skal medbringe 2 stk. Tom aftaleseddel som du skal udfylde sammen med forsikringstageren under besigtigelsen. Se Aftaleseddel for mere information omkring aftaleseddelen. Forsikringsbetingelser: Sørg for, at du har de relevante og opdaterede betingelser med, så du kan læse dem hvis du er i tvivl og fremvise for forsikringstageren ved behov. -Kamera: Du er nødt til at medbringe en telefon med kamera eller et digitalkamera. Besigtigelsen: 1. Vurdér skadeomfang og dækning 2. Tag mindst to gode billeder (skadestedet og selve skaden) 3. Noter på aftaleseddelen alle de aftaler der indgås med forsikringstageren 4. Forsikringstageren underskriver aftaleseddelen og får en kopi. Husk: Det er et krav, at der ligger en underskreven aftaleseddel på alle sager som dokumentation. Eksempel på billeder: Oversigt Detalje Påbegynde udbedringen med det samme: I nogle tilfælde må du gå i gang med udbedringen af skaden med det samme uden at sende et tilbud til vurdering først. I disse tilfælde vil det stå i mailen når du modtager den nye skade. I mailen står der også hvad grænsebeløbet er, og om udbedringsomkostningen er under, og så må du godt gå i gang med udbedringen med det samme.
Aftaleseddel Aftaleseddelen skal medbringes til forsikringstagen, når du besigtiger skaden. Den skal udfyldes på stedet og underskrives af forsikringstageren, så du har dokumentation for jeres aftaler og kundens forpligtigelser i forhold til egenbetaling osv. Hvis du er usikker på afskrivning, selvrisiko eller lignende, så lav et forbehold i aftaleseddelen og kontakt forsikringsselskabet. Der skal ligge en underskreven aftaleseddel på alle sager. Når du modtager sagen har du en udestående opgave Udskriv aftaleseddel. Udskriv 2 stk. tom aftaleseddel. Længere hen i sagsforløbet forsvinder den udestående opgave, men du kan altid udskrive din aftaleseddel under fanebladet Skade. Den udfyldte aftaleseddel bliver for udfyldt med nogle af de informationer du taster ind i din besigtigelsesrapport og dit reparationstilbud. Men bemærk at det ikke er muligt at udfylde den på computeren.
Sende besigtigelsesrapport Når du har besigtiget skaden, så skal du sende en besigtigelsesrapport. Det kan du også gøre i app en, se her. Hvis reparationsomkostningerne er under beløbsgrænsen, og du har påbegyndt reparationen kan du markere det øverst på siden. Derudover skal du angive dækning, årsag til dækningen, skadebeskrivelse samt relevante billeder af skaden. Relevante billeder af skaden (min. 2 stk.) skal inkluderes, nærbillede, oversigtsbillede og gerne billede af omgivelserne omkring skaden. Bemærk at teksten du skriver i besigtigelsesrapporten, kan være synlig for kunder med adgang til kundesiden. Hvis du ikke kan afgøre dækningen fordi du afventer eks. sporing eller skadeservice, skal du sætte dækningen til uafklaret, og når dækningen er afklaret kan du sende besigtigelsesrapporten igen. På den sidste side af besigtigelsesrapporten kan du tilføje filer og derefter vælger du Udfør for at sende besigtigelsesrapporten. Besigtigelsesrapporten skal ikke godkendes så hvis du har noget du ønsker, at skadebehandleren skal tage stilling til, skal du skrive en besked til dem. Husk: Takseringsfakturaen er betaling for besigtigelsesrapporten så hvis du ikke har sendt den kan du ikke fakturere for besigtigelsen.
Gensende besigtigelsesrapport - Hvis du ikke kunne afgøre dækning til at starte med, eller du ønsker at ændre eller opdatere noget i din besigtigelsesrapport I bunden af fanen Rapport finder du dine rapporter. Vælg den besigtigelsesrapport du ønsker at redigere ved at klikke en enkelt gang på den og derefter vælge Klon rapport. Hvis du ønsker at oprette en helt ny rapport vælg Opret i stedet. Så kommer nedenstående billede frem igen og du kan redigere og sende det igen. Bemærk: Det er kun muligt at gensende besigtigelsesrapporten hvis du ikke har sendt en faktura eller færdigmeldt reparationen på skaden.
Afvise skade For at afvise en skade så sætter du dækningen i besigtigelsesrapporten til en af de to typer af afvisning. 1. Ikke dækket Hvis skaden ikke er dækket under forsikringens betingelser. ELLER 2. Under selvrisiko Hvis skaden er dækket, men er så lille eller egenbetalingen er så stor, at kunden selv skal betale reparationen. De fleste skader afvises direkte ude hos kunden når i besigtiger skaden, men hvis i ikke kan give klar besked til kunden, så husk, at det er jer der skal afvise skaden overfor kunden. Når skaden er afvist bliver i automatisk fjernet fra reparationen og jeres næste opgave bliver at sende afvisningsfaktura.
Aftale besøg Selv om du kun er bestilt til at afgive et reparationstilbud skal du starte med at aftale besøg. Dette besøg skiller sig fra besigtigelse på den måde at du ikke skal afgøre dækning eller informere kunden om betingelser. Det er kun for at etablere hvad der kræves for at udbedre skaden så du kan afgive en pris på udbedringen samt tage billeder. Bemærk: Det er ikke muligt at markere at man ikke kunne træffe forsikringstageren. Det er kun muligt ved aftal af besigtigelse. Hvis forsikringstageren ikke er til at træffe eller besøg ikke kan aftales af anden grund skal deadline udskydes. Husk: Tag altid en tom aftaleseddel med som udfyldes sammen med forsikringstageren så i har jeres aftaler på skrift. Aftaleseddelen skal derefter lægges på skaden som dokumentation for jeres aftaler.
Reparationstilbud - Der er to forskellige programmer du kan bruge for at sende et reparationstilbud. Sigma reparationstilbud er et eksternt kalkulationsprogram, som du kan bruge og som kan sende informationerne til ECB-systemet. Fordelene med Sigma kalkulationen er bl.a. at det på større skader er nemmere at skabe overblik da du kan opdele udgifterne i f.eks. arbejdsområde eller rum. Det er muligt at lægge forskellige priser ind som derefter ligger der så man ikke skal skrive dem hver gang. Integreret reparationstilbud er et kalkulationsprogram som ligger i ECB-systemet. Det er nemmere og hurtigere at bruge end Sigma, men giver ikke et lige så godt overblik over større skader. I det integrerede reparationstilbud kan du altid ændre hvis der skal foreslås kontanterstatning, kundens egen håndværkere eller, at i skal udbedre skaden. I Sigma kan du kun gøre dette i oprettelsen af kalkulationen. Du vælger selv hvilket kalkulationsprogram, du ønsker at bruge, men dit reparationstilbud skal indeholde følgende: Reparationstilbuddet - Kan laves som tilbud eller overslag (kan kun laves som tilbud til LB, Bauta, Runa, FDM og Popermo) - Skal udspecificeres så detaljeret som muligt - Delvis kontanterstatning og kundens eget arbejde skal inkluderes i kalkulationen - Udgifter fra underentreprenører skal inkluderes - Afskrivning skal registreres Arbejdet omfatter* Skal beskrive alt det arbejde der skal udføres. Brugen af underentreprenører og hvad de skal lave. Her skitseres også en Forsikringstagerens deltagelse* Delvis kontanterstatning* tidsplan Her skal følgende beskrives: - Forsikringstagerens eget arbejde, eks. maling, rengøring osv. Afregnes normalt per time med en timepris der er registreret i systemet. - Forsikringstagerens udgifter, men bemærk kun udgifter i forhold til bygningsskaden eks. udgifter til maling og materialer. - Afskrivning og selvrisiko Anvendes når forsikringstageren ønsker, at en del af skaden bliver afregnet med en kontanterstatning i stedet for reparation. Ikke at forveksle med forsikringstagerens udgifter. Afregningstype* Du skal vælge hvilken type af erstatning kunden ønsker: - At i skal udbedre skaden - At kundens egen håndværkere skal udbedre skaden - Kontanterstatning Alle *-markerede felter kan være synlige for forsikringstagere der har adgang til kundesiden Bemærk: Uanset hvilken afregningstype kunden ønsker, skal du stadigvæk lave kalkulationen ud fra hvad det ville koste dig at udbedre skaden. På den måde får forsikringsselskabet en kontrolpris når kundens egen håndværkere sender sin pris, og hvis kunden ønsker kontanterstatning så kan de veje den ønskede kontanterstatningen mod udbedringsomkostningen.
Integreret reparationstilbud I reparationstilbuddet tilføjer du linjer med de forskellige udgifter. Du kan enten vælge at klikke på feltet under Overskrift og skrive en beskrivelse selv eller vælge en af de foruddefinerede overskrifter. Vælger du en af disse overskrifter så indtastes prisen automatisk hvis det er en pris der er del af jeres kontrakt. Du skal liste alle udgifter forbundet med skaden også kundens udgifter, delvis kontanterstatning og underleverandører. Under Afskrivning kan du hvis der skal være afskrivning og i så fald hvilken type af afskrivning der skal være på skaden. Afskrivning per linje der taster du en procentuel afskrivning på de forskellige linjer med udgifter. Fast afskrivning der skriver du et fast beløb uden moms. Slette linje hvis du ønsker at slette en linje i kalkulationen skal du blot højre-klikke på linjen med din mus og vælge Fjern linje. Hvis du vælger en fast afskrivning på skaden skal du skrive afskrivningen i feltet for Afskrivning på skaden og hvis du har valgt afskrivning per linje og skrevet ind afskrivningen i kalkulationen regner systemet afskrivningen for dig. Hos nogle forsikringsselskaber kan du redigere de selvrisikoen selv, som her. Det gør du ved at klikke på.
Hvis du er i tvivl om hvad der skal stå i de forskellige felter så hold markøren over symbolet og få en beskrivelse. Bemærk at teksten du skriver i disse felter kan være synlig for forsikringstagere med adgang til kundesiden. Her skal du vælge hvis kunden ønsker skaden opgjort med reparation eller kontanterstatning. Hvis kunden ønsker at skaden skal udbedres skal du også markere med et flueben hvis kunden har egen håndværkere som muligvis skal står for udbedringen. Du skal også skrive en forventet start og slutdato for udbedringen. Husk: Uanset hvilken afregningstype kunden ønsker så skal din kalkulation tage udgangspunkt i hvad det vil koste jer at udbedre skaden.
Sigma reparationstilbud Sigma Claims er et kalkulationsprogram som du skal have installeret på din computer for at kunne bruge. Du skal købe en licens for at få adgang til programmet. Det første du skal gøre er at vælge hvilken type af erstatning kunden ønsker. Bemærk: Det er ikke muligt at ændre erstatningsmetoden når Sigmarapporten er oprettet så hvis det skal ændres skal der laves en ny rapport. Under Sagsoplysninger og Skade skal du definere om din kalkulation er et overslag eller et tilbud og om det er en reparation eller en udskiftning. Hvis du er bestilt til besigtigelse på skaden og har sendt besigtigelsesrapport, så bliver dækning og årsag til dækning forudfyldt. Bemærk at hvis du retter i dækningen her, bliver dækningen ikke rettet på skaden. Det er kun i din besigtigelsesrapport du kan redigere dækningen. Under Besigtigelse skal du udfylde hvornår du forventer at kunne påbegynde reparation og hvornår du forventer at være færdig. Du skal også udfylde hvad arbejdet omfatter, forsinkringstagerens deltagelse, generelle aftaler (også kaldet Delvis kontanterstatning ) og evt. bemærkninger. Se her for en nærmere beskrivelse af hvad der skal udfyldes i de forskellige felter. Husk: Teksten i Beskrivelse er hentet fra besigtigelsesrapporten og ændringer til denne tekst, samt billeder lagt i Sigmarapporten bliver ikke lagt ind i Scalepoint. Bemærk at teksten du skriver i disse felter kan være synligt for kunder med adgang til kundesiden.
I Indhold laver du din kalkulation på hvad udbedringen koster. Hvis der er afskrivning på skaden skal du skrive afskrivningen i procent her på hver linje i din kalkulation. Husk at din kalkulation skal være udspecificeret og indeholde timeforbrug, materialeforbrug, materiel (maskinleje), udspecificerede udgifter til underentreprenører og kundens udgifter. Hvis du ønsker at dele din kalkulation op i eks. Rum, kan du skrive navnet på din overskift først og derefter kan du tilføje udgifter forbundet med overskriften. Især på store skader giver dette et godt overblik som gør det muligt for skadebehandlere/taksator at gennemskue hvilke udgifter der er forbundet til hvad. Hvis noget af arbejdet skal udføres af en underentreprenør skal det også stilles op på denne måde, så man i overblikket kan se den samlede udgift, men man også kan se udgiften uspecificeret. Slette linje for at slette en linje i din kalkulation skal du bare højre klikke på den og vælge Slet. Når du er klar kan du se en oversigt over din rapport i Opgørelse. Hvis der er noget i din kalkulation som ikke er udfyldt korrekt, eller du mangler at udfylde noget vil denne advarsel komme frem i bunden af Opgørelse. Klik på Validering for at se hvilke fejl der er fundet og rettet til i rapporten. Sende reparationstilbuddet Når du er tilfreds med din rapport og ønsker at sende den klikker du på Scalepoint og vælger Afsend opgave. Hvis du har udfordringer med selve Sigmaprogrammet, ønsker uddannelse eller købe licens så skal du kontakte Code Group på tlf. 70 26 25 75 eller se information på http://codegroup.eu/.
Kontanterstatning i Sigma Vi skelner mellem delvis kontanterstatning og kontant erstatning. Delvis kontanterstatning hvis kunden ønsker en del af sin skade erstattet kontant i stedet for udbedret. Tilføj en linje i tilbuddet og vælg kategorien Kundearbejde. Skriv en beskrivelse af arbejdet, men skriv 0 i antal timer og skriv et totalbeløb i materialer i stedet for. Kontanterstatningen skal også beskrives under Generelle aftaler. Kontanterstatning hvis kunden ikke ønsker udbedring, men kun ønsker kontanterstatning. Så vælger du det som det første du gør og derefter skriver du din rapport som du ville gøre hvis du skulle udbedre skaden.
Kontanterstatning Vi skelner mellem delvis kontanterstatning og kontant erstatning. Delvis kontanterstatning hvis kunden ønsker en del af sin skade erstattet kontant i stedet for udbedret. Udgiften til kontanterstatningen tilføjes i kalkulationen som en linje hvor du vælger kategorien Kontanterstatning. Derudover skal du beskrive udgiften og begrundelsen for kontanterstatningen på side 2 under Delvis kontanterstatning. Kontanterstatning hvis kunden ikke ønsker udbedring, men kun ønsker kontanterstatning I Integreret reparationstilbud markerer du kontanterstatning på den sidste side. Bemærk: Hvis kunden ønsker en kontanterstatning i stedet for udbedring af skaden skal du alligevel i dit reparationstilbud skrive hvad det ville koste jer at udbedre skaden. Det er så først på side 3 at du skal vælge kontanterstatning.
Afskrivning i Sigma De fleste selskaber skelner mellem udbedring og udskiftning. En udbedring reparerer de ødelagte elementer, og ved en udskiftning skifter man elementerne. Ved en udskiftning bliver kunden bedre stillet end tidligere, og derfor bliver der ofte lavet en afskrivning baseret bl.a. på alder som forsikringstageren skal betale. I Sigma kalkulationsrapporten kan du vælge om det skal være reparation eller udskiftning. Hvis du vælger udskiftning kan du vælge 30% regel hvilket betyder, at afskrivningen kun gør sig gældende hvis den overstiger 30%. Ellers er afskrivningen 0. Det er ikke muligt at skrive et fast beløb ind i Sigma. Hvis der skal et maks. beløb på afskrivningen så skal du vælge Faste afskrivninger og sætte et maks. beløb ind under Forsikrings informationer. Derfor skriver du alle typer af afskrivninger ind i Sigma kalkulationen som procentuelle afskrivninger og sætter et maks. beløb på hvis det skal være en fast afskrivning.
Afskrivninger i integreret reparationstilbud De fleste selskaber skelner mellem udbedring og udskiftning. En udbedring reparerer de ødelagte elementer, og ved en udskiftning skifter man elementerne. Ved en udskiftning bliver kunden bedre stillet end tidligere, og derfor bliver der ofte lavet en afskrivning baseret bl.a. på alder som forsikringstageren skal betale. I det integrerede reparationstilbud kan du vælge mellem fast afskrivning og afskrivning pr. linje. Afskrivningen pr. linje bliver udregnet automatisk.
Vurdering af reparationstilbud Når i har sendt reparationstilbuddet så afventer skaden at forsikringsselskabet vurderer tilbuddet. Hvis rapporten ikke er fyldestgørende, hvis den f.eks. ikke er udspecificeret eller udbedringsmetoden ikke er beskrevet godt nok bliver rapporten afvist og i bliver bedt om at sende den igen. Når rapporten vurderes så har selskabet følgende muligheder: Kontanterstatning dette er kun muligt hvis i har foreslået kontanterstatning i jeres rapport. Kundens egen håndværkere dette er også kun muligt hvis i har foreslået det i jeres rapport Annullere reparationsservicen Ovenstående resulterer i at i kan sende takseringsfaktura på sagen hvis i har været bestilt til bestigelse. Afvise rapporten dette betyder at rapporten ikke er lavet godt nok og i skal lave den igen Dette resulterer i at i bliver bedt om at sende reparationstilbuddet igen. For at redigere dit reparationstilbud og sende det igen se her. Så snart jeres tilbud er blevet vurderet modtager i en mail og hvis jeres rapport er godkendt kan i gå i gang med udbedringen af skaden.
Gensende reparationstilbud Hvis udbedringen bliver dyrere eller markant anderledes end hvad du har foreslået i dit reparationstilbud er du nød til at sende det igen så det kan blive godkendt af forsikringsselskabet. Det er ikke muligt for dig at sende din faktura hvis beløbet i din faktura overstiger det godkendte beløb i din rapport med over 10%. For at gensende eller sende en ny rapport hvis du ikke har det som en opgave under Mine opgaver skal du gå ind under Rapport. Her ligger alle de rapporter du har sendt og afhængig af sagens status kan du sende nye eller gensende tidligere rapporter. Hvis det er den sidste rapport du har sendt som du ønsker at redigere i og sende igen kan du klikke på Opret og vælge enten Hent det sidste Sigma reparationstilbud eller Klon det sidste integrerede reparationstilbud. Hvis din Sigma rapport er gammel eller systemet er blevet opdateret at den blev oprettet så spørger systemet selv om du ønsker at konvertere Sigma filen så den kan sendes igen når du bruger ovenstående funktion. = Besigtigelsesrapport = Integreret reparationstilbud = Sigma reparationstilbud Hvis det ikke er den sidste rapport du ønsker gensende men en anden version kan skal du gøre følgende: - For at gensende et integreret reparationstilbud skal du markere det og vælge Klon rapport. - For at gensende et Sigma reparationstilbud skal du markere det og vælge Hent. Så bliver Sigma filen hentet og du kan redigere i det og sende det igen.
Kan ikke gensende reparationstilbuddet Hvis du ikke kan få lov til at gensende dit reparationstilbud skyldes det normalt en af to ting. Ikke aktiv på reparationen - du ikke er aktiv på reparationen længere, fordi at du har færdigmeldt reparationen eller du er blevet taget af reparationen. Du kan se hvis du stadigvæk er aktiv på reparationen ved at gå ind under Services og se under reparation. Hvis du er aktiv på reparationen kan du se det her og hvis status står som i gang står du korrekt i systemet til at sende reparationstilbud. Sigma rapporten fejler - den Sigma rapport du prøver at sende af en eller anden grund ikke kan finde ud af hvilken skade den hører til. Det kan skyldes at systemet er blevet opdateret i mellem tiden, at du er blevet tilknyttet og fjernet fra skaden eller at det er en gammel rapport. Denne fejl opstår hvis du har haft Sigma filen gemt på din computer og derefter retter i den og sender den igen. Så vil du typisk opleve en Fejlkode 5 eller lignende når du prøver at sende rapporten. Du kan undgå denne udfordring ved at i stedet for gå ind under Rapport og vælge Hent det sidste Sigma reparationstilbud. Så kan du automatisk konvertere rapporten hvis den er forældet. Hvis det ikke hjælper så kontakt ECB support på 88 81 80 03, nogle gange kan hjælper det at fjerne jeres firma fra reparation og besigtigelse og tilknytte jer igen for at starte sagen på frisk. Hvis ovenstående ikke løser dine udfordringer er du desværre nød til at lave en helt ny rapport og sende. Her kan du sende en helt ny rapport.
Færdigmeld reparation - Når udbedringen er færdig skal du færdigmelde reparationen Når du færdigmelder reparationen bliver der sendt en mail til forsikringstageren med adgang til et spørgeskema. Det er derfor meget vigtig at du først færdigmelder reparationen når hele udbedringen er færdig. Fordi når du færdigmelder reparationen modtager forsikringstageren ovenstående mail og hvis udbedringen ikke er helt færdig så bliver forsikringstageren bekymret for at de er blevet glemt. Så undgå en utilfreds forsikringstagere og færdigmeld først når udbedringen er færdig! Hvis du har underentreprenører på sagen er de dit ansvar og du er nød til at følge op på at arbejdet er udført og udført tilfredsstillende. På større skader ser vi gerne at i tager der ud og sammen med forsikringstageren kontrollerer at alt er blevet udført efter aftale. Noget vi desværre ser alt for tit er større skader hvor små ting som manglende maling af lister, oprydning osv. bliver skyld i at kundetilfredsheden bliver lavere. Færdigmeld reparation Klik på Færdigmeld reparation under Mine opgaver og Ja til hvis du er sikker på at du vil færdigmelde. Derefter er reparationen færdigmeldt. Bemærk: Når du har færdigmeldt reparationen kan du ikke længere sende en ny eller opdateret besigtigelsesrapport eller reparationstilbud. Så hvis det beløb du ønsker at fakturere overstiger det beløb du har fået godkendt i dit reparationstilbud er du nød til at gensende det og få det godkendt før du færdigmelder reparationen.
Takseringsfaktura Når i har lavet en besigtigelse og sendt en besigtigelsesrapport på en dækket skade men ikke skal udføre arbejdet har i ret til at sende en takseringsfaktura. Hvis i kun har været bestilt til besigtigelse - Bliver jeres næste opgave automatisk at sende takseringsfaktura. Hvis i er bestilt både til besigtigelse og reparationstilbud - Skal rapporten vurderes før i kan sende takseringsfaktura. Det er fordi at indtil rapporten er vurderet og sagsejer har valgt at erstatte skaden med f.eks. kundens egen håndværkere eller kontanterstatning så er det jer der står på reparationen. - Det er først når det bliver ændret eller i bliver fjernet fra reparationen at i kan sende takseringsfakturaen. For at få lov til at sende takseringsfaktura er der følgende krav: - Du har sendt besigtigelsesrapport på skaden - Du står ikke på reparationsdelen under fanebladet services Sende takseringsfakturaen Når du skal sende takseringsfakturaen så klikker du på takseringsfaktura under Mine opgaver. Hvis du ikke ønsker at sende takseringsfaktura på sagen så er du nød til at afvise opgaven ved at klikke på -et i hjørnet på opgaven. I takseringsfakturaen skriver du jeres faktura nummer. Den aftalte pris for en taksering er udfyldt på forhånd men du kan redigere i indholdet af fakturaen men fakturaen bliver kun godkendt hvis ændringerne er godkendte på forhånd. Bemærk: Det er meget vigtig at det er en takseringsfaktura der bliver sendt og ikke en alm. faktura. Bl.a. fordi at en takseringsfaktura skiller sig fra en faktura på den måde at kundens udgifter ikke bliver trukket når det er en takseringsfaktura. Det betyder at hvis du sender en alm. faktura så kan systemet bede dig om at opkræve udgiften hos kunden.
Afvisningsfaktura Hvis i besigtiger en skade som afvises fordi at den ikke er dækket eller at den er under selvrisiko har i mulighed for at sende en afvisningsfaktura. Bemærk: du kan kun afvise skaden hvis du er bestilt til en besigtigelse. Du kan kun afvise skaden i besigtigelsesrapporten, ikke i f.eks. din Sigma rapport. Så snart du har afvist skaden bliver reparationen annulleret og din næste opgave bliver at sende afvisningsfakturaen. Klik på Afsend afvisningsfaktura for at sende fakturaen. Hvis du ikke ønsker at sende faktura på denne sag er du nød til at afvise opgaven ved at klikke på -et i hjørnet på opgaven. Tast jeres fakturanummer ind og klik på OK. Beløbet for takseringen er udfyldt på forhånd men det er muligt at tilføje og slette linjer. Hvis du har udgifter forbundet med forundersøgelse og forsikringsselskabet skal betale dem skal du tilføje udgifterne til afvisningsfakturaen. Du kan se her hvilke forsikringsselskaber som dækker forundersøgelse når skaden ikke er dækket her.
Uspecificeret faktura Nogle gange er det ikke muligt at sende en besigtigelsesfaktura. Tit er det fordi at i har været bestilt forkert på sagen så i ikke har været bestilt til en besigtigelse eller fordi at i ikke er blevet fjernet fra reparationen. I nogle af disse tilfælde er skadebehandleren nød til at hjælpe jer med at ændre på sagen men i nogle tilfælde kan i bruge den uspecificerede fakturaen i stedet for takseringsfakturaen. I dette scenario kan i bruge den uspecificerede fakturaen: - I er ikke blevet bestilt til en besigtigelse, kun til et reparationstilbud men det er aftalt at i kan sende en faktura for takseringen. I dette scenario skal i ikke bruge den uspecificerede fakturaen: - I er blevet bestilt til besigtigelse, i har sendt besigtigelsesrapport men i er stadigvæk aktive på reparationen. I dette scenario er der vigtigt at i ikke bruger den uspecificerede fakturaen men at i beder om at blive fjernet fra reparationen. Ellers bliver i ved med at stå som ansvarlige for reparationen og systemet beder jer om at færdigmelde reparationen og sende en alm. faktura. For at oprette en uspecificeret faktura går du ind under fanebladet Afregning. Og under mine fakturaer klikker du på Tilføj udgift og der vælger du Opret uspecificeret faktura. Derefter skriver du jeres fakturanummer, redigerer i linjerne hvis der er behov for det og klikker på OK.
Faktura Når reparationen er færdig og du har færdigmeldt reparationen skal du sende din faktura. Først er du nød til at lave en faktura i jeres eget system og derefter klikker på Faktura under Mine opgaver. Din faktura tager udgangspunkt i dit reparationstilbud men du kan rette i fakturaen så den passer med jeres egen faktura. Du skal dog være opmærksom på at hvis dit reparationstilbud er sendt som et tilbud kan beløbet i fakturaen ikke overstige beløbet i tilbuddet. Hvis dit reparationstilbud er sendt som et overslag kan beløbet i fakturaen overstige overslaget men hvis differencen er for stor får du ikke mulighed for at sende fakturaen. Hvis differencen er for stor kommer en advarsel når du prøver at sende fakturaen. Hvis du ikke kan sende din faktura fordi at beløbet er for højt se her. Når du har udfyldt det hele og klikket OK bliver du bedt om at kontrollere forsikringstagerens udgifter. Forsikringstagerens udgifter og kontanterstatning bliver overført fra din rapport og du kan rette i beløbene her før alle udgifter bliver sendt til godkendelse hos forsikringsselskabet. Når du klikker OK her skal du ikke gøre yderligere og du modtager en mail når din faktura er godkendt. Hvis du skal opkræve noget fra forsikringstageren står det i den mail du modtager.
Faktura beløbet overstiger det godkendte beløb Hvis du prøver at sende din faktura og denne besked kommer så er fakturabeløbet for højt i forhold til den rapport du har sendt. Hvis dette er tilfældet er du nød til at sende en opdateret rapport og få den godkendt før du kan sende din faktura. For at genindsende dit gå ind under fanebladet Rapport = Integreret reparationstilbud = Sigma reparationstilbud For at gensende et integreret reparationstilbud skal du markere det og vælge Klon rapport. For at gensende et Sigma reparationstilbud skal du markere det og vælge Hent. Så bliver Sigma filen hentet og du kan redigere i det og sende det igen. Kan ikke klone rapport eller får fejlbesked når Sigma filen skal sendes: Hvis det ikke er muligt at genindsende dit reparationstilbud er du nød til at kontakte forsikringsselskabet eller Scalepoint så de kan åbne for reparationen igen.
Aconto faktura En aconto faktura er en del betaling på en større entreprise. Fakturaen repræsenterer arbejder der allerede er udført. Aconto fakturaen modregnes enten på slut fakturaen eller på en kreditnota. Bemærk at det kun er muligt at sende en aconto faktura hvis der ligger et godkendt reparationstilbud på skaden. For at sende en aconto faktura gå ind under Afregning og under Mina fakturaer kan du vælge Acontoudbetaling. Tast dit fakturanummer og beløbet og derefter OK. Når du færdigmelder din reparation og sender din faktura er dit acontobeløb automatisk noteret i fakturaen. Bemærk: Som udgangspunk skal du kun sende aconto faktura på en sag hvor beløbet overstiger 50.000 kroner og hvor udbedringstiden er over 6 måneder.
Kreditnota Det er ikke muligt at annullere eller slette en faktura når den er blevet godkendt. Den eneste mulighed er da at sende en kreditnota. Gå ind under fanebladet Afregning for at sende din kreditnota. Under Mine fakturaer kan du vælge Kreditnota. Vælg hvilken, hvis nogen, faktura kreditnotaen relaterer til, udfyld jeres kreditnota nummer og beløb på kreditnotaen. Husk at sætte et minus foran beløbet. Når du klikker OK bliver kreditnotaen sendt til godkendelse hos forsikringsselskabet.
Opkræve betaling Hos nogle forsikringsselskab bliver du bedt om at opkræve en del af din betaling hos forsikringstageren. Du kan blive bedt om at opkræve selvrisiko, afskrivninger og/eller moms. Klik her for at se retningslinjerne for opkrævning af egenbetaling for de forskellige selskaber. Hvis du skal opkræve betaling hos kunden står det i den mail du modtager når din faktura bliver godkendt. ECB genererer automatisk et opkrævningsbrev som du kan bruge til at sende til kunden. Ved at klikke på Opkræv betaling Opkrævningsbrevet kan udskrives og når det er udskrevet og sendt til kunden skal du klikke på Markér betaling som opkrævet. Der bliver dannet en PDF fil af opkrævningsbrevet under fanebladet Filer så du kan finde det igen. Bemærk: hvis kunden ikke betaler efter anden rykkere så hjælper de fleste forsikringsselskaber med at opkræve kunden.
Hvilke oplysninger er registreret til min konto? - Hvor kan jeg se hvilke oplysninger der er registreret til min konto? Det kan du se i oversigtsbilledet, under administration i Min profil. Hvis oplysningerne skal rettes, eller du ønsker tilføje yderligere information, er du nødt til at kontakte administratoren af det netværk du er oprettet i. Ved at ændre i Cc indstillingerne kan du vælge hvilken mailadresse dine mails skal sendes Cc til. Så bliver alle mails til dig også sendt til den mailadresse du vælger. Dette sikrer, at ingen beskeder lander mellem to stole ved f.eks. ferie og sygdom.
Skadeoversigten - Her kan du danne et overblik over dine skader Du kan vælge forskellige lister afhængig af hvilket overblik du ønsker. Alle skader viser alle skader henvist til jeres virksomhed Mine skader viser alle skader hvor du er sagsejer Ikke henviste skader viser alle skader uden sagsejer Hvis jeres virksomhed er oprettet som en del af en organisation vil du også have yderligere en liste Afdelingens skader som viser alle skader henvist til jeres virksomhed. Listen Alle skader viser alle skader i hele organisationen. Når du har valgt en liste så kan du sortere yderligere ved at vælge hvilken type af skader listen skal vise. Vis alle viser alle skader uanset status Åbne skader viser kun åbne skader Aktuelle skader viser kun skader hvor du eller din virksomhed har en udestående opgave Forsinkede skader viser kun forsinkede skader Hvis du har en favorit visning kan du vælge at den skal vises som udgangspunkt ved at klikke på stjernen. Du kan også vælge hvilke kolonner du vil se i din oversigt. De fire øverste er faste, men alle andre kan vælges til og fra med fluebenet. Det er også muligt at flytte kolonnerne så oversigtsbilledet passer bedst muligt til dine behov. Det gør du ved at klikke på kolonnen du ønsker at flytte og så trækker du den hen hvor du ønsker at den skal være.
Avanceret søgning - Den avancerede søgning kan være en stor hjælp til jer. Der kan i søge på valgte parametre og i kan også kombinere forskellige parametre: For eks. arbejdsledere kan det være interessant at se hvor mange sager hver medarbejdere har: Det er også muligt at finde alle skader med en specifik udestående opgave på. Det kan f.eks. hjælpe jer at sikre, at i ikke har nogle sager hvor i mangler at kontakte kunden, men det kan også være interessant hvis jeres bogholderi kan se alle sager der mangler at blive faktureret.
Arbejde ud fra skadeoverblikket - Hvordan kan jeg sikre mig et overblik og arbejde i systemet uden at være afhængig af mails? ECB prøver at give hele overblikket over dine skader så det er ikke nødvendigt at holde øje med din mail. Ved at gøre dig selv til sagsejer på de sager du er ansvarlig for, kan du følge dem i din oversigt. Denne oversigt giver dig et overblik over alle dine skader hvor du har en udestående opgave. Den markerede kolonne viser hvilke sager du har en opgave på, og hvilke skader du har en ny besked på. - betyder at du har en opgave på skaden - betyder at du har en ny besked på skaden Bemærk: når du går ind på fanebladet Beskeder på en skade med en ny besked, så forsvinder ikonet for ny besked. Hvad gør man når nogen er fraværende? Hvis du eller en af dine kolleger er fraværende grundet eks. ferie eller sygdom kan alle brugere i jeres organisation nemt finde alle de sager han/hun er ansvarig for.
Forsinkede skader Når tidsfristen på en skade udløber bliver skaden forsinket. Det kan du se ved at skaden bliver rød i oversigten. Skaden bliver rød uanset om det er dig der har en forsinket opgave, eller om det er en anden deltager der er forsinket. Du kan se, at det er din skade ved at det er et vækkeur tidsfristen. ved siden af Se alle forsinkede skader Ved at klikke på kolonnen Tidsfrist bliver listen sorteret efter tidsfristen. For at kun se forsinkede skader kan du lave en avanceret søgning. I feltet Servicepartner skriver du f.eks. dit navn hvis du ønsker at se skader du er sagsejer på eller firmanavnet hvis du vil se alle skader. Derefter kan du sætte flueben i Vis kun forsinkede sager for servicepartnere og så viser søgningen alle dine eller
Mine opgaver Mine opgaver er en genvej til dig så du nemt og hurtigt kan finde din næste opgave. Som udgangspunkt finder du din næste opgave her. Men opgaverne er baseret på et grundforløb og hvis sagen udvikler sig på en anden måde er du nød til at gå ind under de forskellige faneblade og udføre opgaverne der. F.eks. kan du gå ind under Rapport og oprette en rapport eller under Afregning og oprette en faktura.
Oprette opgave Det er muligt for dig at manuelt oprette en opgave med en tidsfrist på en skade. Det kan være hvis du skal f.eks. huske at få tilbud fra en underentreprenør eller ringe til kunden en specifik dag. Klik på Opret opgave Vælg et navn på opgave, evt. en beskrivelse, tidsfrist for opgaven og hvem som er ansvarlig for opgaven. Opgaven havner derefter under Mine opgaver hos den ansvarlige for opgaven og der bliver sendt en mail når tidsfristen overskrides. For at udføre/fjerne opgaven klik på din udestående opgave og derefter kan du vælge enten Udfør eller Afvis. Bemærk: denne funktion er primært lavet så du kan lave opgaver til dig selv men du kan lave opgaver til andre deltagere på skaden.
Udsætte deadline Arbejdet tager længere tid end forventet, kunden er på ferie, ventetid på materialer eller lignende kan være skyld i at en tidsfrist ikke kan overholdes. Så er det vigtigt at udskyde tidsfristen så alle deltagere kan holdes opdateret og se hvorfor og til hvornår en tidsfrist flyttes. Vælg en dato for den nye deadline og skriv en årsag til at den tidligere deadline ikke kunne overholdes. Der er ikke nogen begrænsning for hvor mange gange du kan udsætte en deadline men sørg for at årsagen er udfyldt på en tilfredsstillende måde. Tilfælde hvor du ikke skal udskyde deadline: Hvis deadline for at aftale besigtigelsestidspunk skal udskydes grundet at kunden ikke kan træffes skal tidsfristen ikke udskydes uden det skal registreres (se Forsikringstager svarede ikke ).
Tilføje billeder Dine billeder skal primært vedhæftes i din besigtigelsesrapport. Hvis du har yderligere billeder eller ikke er bestilt til besigtigelse kan du tilføje dem under Skade. Når du klikker på tilføj kan du vælge hvis du ønsker tilføje en eller flere billeder. Enkelt billede: Klik på Browse og find billeder du ønsker tilføje og klik derefter på Gem. Flere billeder: Klik på Add og vælg de billeder du ønsker tilføje, klik derefter på Gem. Du kan også tilføje en beskrivelse se alle kan se hvad det er på billederne. Du kan også tage billeder med ECB App en og tilføje dem direkte til skaden. Bemærk: det er vigtigt at du ikke lægger billederne ind i din Sigma rapport da de ikke bliver overført til skaden. Det er også vigtigt at de ikke bliver lagt ind under Filer da det er svært at gennemse billederne under Filer da man er nød til at åbne hver fil.
Sagsansvarlig på skaden For at holde styr på sagerne kan hver skade henvises til en specifik brugere som så bliver sagsansvarlig på skaden. Når i modtager skaden har i en udestående opgave Henvis til bruger og ved at klikke på den kan du vælge sagsansvarlig på skaden. Derefter vælger du en af brugerne som skal være sagsansvarlig og klikker OK. Hvis du senere i forløbet ønsker at skifte sagsansvarlig eller du glemte at gøre det i starten af sagen kan du altid gøre ændre sagsansvarlig under fanebladet Deltagere. Nede under Servicepartner kan du skifte sagsansvarlig på samme måde som tidligere.
Sende e-mail direkte til skaden Hver skade har en e-mailadresse så det er muligt for f.eks. forsikringstageren at besvare beskeder i sender til dem. Hvis du sender en besked til denne mailadresse bliver beskeden sendt til sagsejer. Hvis du besvarer en mail du har modtaget fra systemet så bliver svar sendt til afsender af beskeden. Så hvis du har modtaget en besked fra f.eks. taksator på sagen og besvarer den så bliver svar sendt til taksatoren. Det betyder også at kunden kan besvare de beskeder i sender til dem og svaret havner på skaden. Vedhæfte filer Det er også muligt at vedhæfte filer i mailen som du sender til skaden. Det resulterer i at filerne bliver lagt ind på skaden under Filer.
Faneblad - Police Under fanebladet Police kan du oplysninger som vedrører forsikringstagerens police. Var især opmærksom på hvis der er nogle forbehold eller særlig dækning som du skal være opmærksom på. Her kan du også se hvornår bygningen er fra.
Skade Under fanebladet Skade kan du: - Redigere i selvrisiko/afskrivning/dækning (bemærk det kan variere fra selskab til selskab hvad du kan her) - Udskrive aftaleseddel - Tilføje og se billeder - Se information vedrørende skaden type og dato - Se skadeadressen (bemærk at den kan være en anden end forsikringstagerens adressen under fanebladet Police ). - Ange hvis der er løsøre - Ange hvilken erstatningstype kunden ønsker
Rapport Under fanebladet Rapport kan du oprette, genindsende og se dine rapporter. Når din rapport bliver godkendt bliver nøgletallene lagt ind under sammenfatningen og der kan du se både tallene vedrørende din udbedring og vedrørende kundens del. Her kan du oprette en ny rapport Her kan du åbne rapporten, det kan du også gøre ved at dobbelt klikke på den Her kan du hente din Sigma rapport hvis du f.eks. ønsker at redigere i den Her kan du redigere i din rapport hvis du har gemt den som en kladde Her kan du klone din besigtigelses rapport eller dit integrerede reparationstilbud Bemærk: du er nød til at markere den pågældende rapport og derefter vælge et af ovenstående alternativ. Husk at der dannes en PDF kopi af alle rapporter som ligger under Filer. Det er ikke muligt at slette en noget på en skade men gamle rapporter bliver overskrevne når du lægger en ny rapport på sagen.
Services Skadeforløbet er delt op i tre dele, besigtigelse, reparation og skadeservice. Under fanebladet Services kan du se hvem der er bestilt til at udføre hvad og du kan bestille skadeservice. Som håndværkere kan du være bestilt til besigtigelse og/eller reparation. I dette eksempel er håndværkeren bestilt både til besigtigelse og til reparation. Men der kan være bestilt mere end et tilbud som i dette tilfælde hvor der er bestilt to tilbud. Flere igangværende reparationer Det er også muligt for nogle selskaber at have flere forskellige reparationer i gang samtidig. Hvis der f.eks. er en tømrer skade og en vvs skade kan de så have begge faggrupper på skaden. Bestil skadeservice: Hvis der er angivet dækning på skaden så kan du bestille skadeservice på skaden her ved at klikke på Send til skadeservice. Du kan også markere hvis det er akut eller ej.
Afregning Her kan du se alle betalinger registreret på skaden Siden er delt op i tre deler, kundedel, mine fakturaer og betalinger. Kundedel: Her kan du se alle udgifter til kunden og alle kundens egenbetalinger. Du kan også tilføje yderligere udgifter der skal betales til kunden, f.eks. kontanterstatning eller betaling for kundens arbejde. Mine fakturaer: Her kan du se alle jeres fakturaer og i kan se hvis de er godkendt eller ej. Hvis de ikke er godkendt kan du altid afvise dem hvis de er forkert men så snart de er godkendt er du nød til at sende en kreditnota i stedet for. Det er her du tilføjer fakturaer og afhængig af status på sagen kan du tilføje en alm. faktura, kreditnota, aconto faktura, afvisningsfaktura eller takseringsfaktura. Betalinger: Under betalinger kan du se hvem der er registreret til at betale hvad til jer. I dette eksempel kan du se at forsikringstageren skal betale 1.361,25 kroner og forsikringsselskabet 11.545,00 kroner.
Deltagere Under fanebladet Deltagere kan du se oplysninger vedrørende alle deltagere på skaden. Under Forsikringstagere kan du se alle oplysninger vedrørende forsikringstageren. Du kan også rette i dem hvis de er forkerte eller du har tilføjelser. For at rette i oplysningerne klikker du på Rediger forsikringstager. Du kan også tilføje kontaktpersoner hvis det er andre end forsikringstager der skal kontaktes. Det kunne f.eks. være hvis det er svigersønnen eller vagtmestreren der skal kontaktes i stedet for. Du kan tilføje så mange kontaktpersoner du ønsker ved at klikker på Tilføj kontantperson. Under Forsikringsselskab kan du se hvem der er sagsejer og evt. taksator og under Servicepartner kan du se alle servicepartners der er tilknyttet. Her kan du også skifte sagsejer for jeres firma ved at klikke på Skift sagsejer. Ved at klikke på Vis detaljer kan du se alle oplysninger registreret til jeres firma.
Beskeder Systemgenererede beskeder: Alle handlinger på en skade genererer en besked så det er muligt at se hvem der har gjort hvad hvornår. Nedenfor kan du se et eksempel på en system genereret besked. Beskeder: Den anden type af beskeder er beskeder skrevne af en deltagere på skaden. De kan enten være skrevne som en form for log og dokumentation uden modtagere som en besked til en eller flere deltagere. I oversigten over beskeder kan du se hvem afsender og modtager er. Ved at klikke på Alle beskeder ved siden af Vis kan du vælge hvilken type af beskeder du ønsker at se. Bemærk: I oversigten over beskeder er alle interne beskeder markerede med. Modtager Afsender Ved at klikke på Ny besked kan du sende en besked på sagen. Din besked kan enten være intern eller ekstern. Interne beskeder kan kun afsender og modtager se og eksterne beskeder er synlig for alle undtaget en evt. ekstern håndværker. Du kan vedhæfte filer som ligger på skaden. Hvis du ønsker en respons på din mail er du nød til at sætte en modtager på beskeden. Det gør du ved at sætte flueben ved en af deltagerne. Hvis forsikringstageren har en mailadresse registreret kan du også sende en mail til dem. Har du udfordringer med systemet og ønsker support kan du sende en besked og markere den til Scalepoint support.
Filer I Filer kan du se alle filer der ligger på skaden og tilføje nye filer. Alle rapporter du sender danner automatisk en PDF kopi som bliver lagt under Filer. Alle billeder du sender i din besigtigelsesrapport eller med app en havner også her. Klik på Tilføj for at tilføje en eller flere filer til skaden Interne og eksterne filer Som udgangspunkt er alle filer du tilføjer synlige for alle deltagere med mindre du markerer at de skal være interne når du tilføjer dem. Bemærk: Det betyder at forsikringstageren kan have adgang til alle eksterne filer på skaden hvis de har adgang til kundesiden. Alle PDF kopier af rapporter der indeholder priser er interne men det er muligt at ændre dem til eksterne hvis man ønsker. Overblik over filer For at gøre en intern fil ekstern eller omvendt markerer du filen og klikker på enten Synlig intern eller Synlig eksternt. For at give et nemmere overblik over filerne på skaden kan du vælge hvis de skal vises som ikoner eller liste. Dvs. enten som oven med ikoner eller som neden i liste. Du kan også sortere hvis du vil se alle filer eller kun f.eks. bilder eller dokumenter.
Hente ECB App en For at hente ECB App en går du ind i App Store eller Google Play butikken. Søg efter Scalepoint ECB, hent app en og så kan du åbne den. ipad og tablet Hvis du har en ipad eller en tablet hvor du ønsker bruge Scalepoint er det den samme app du skal bruge. Der findes altså ikke en specifik app till ipad eller tablets. På din ipad eller tablet kan du også vælge at bruge det webbaserede ECB som du kan tilgå gennem nedenstående link, lige som du gør på din computer. https://entry.scalepoint.com/ecx/host/account/login
Log ind Vælg Scalepoint App en og vælg sprog. Tast din Mobil-PIN (se her hvor du finder den) og dit brugernavn og adgangskode som du bruger når du logger ind på computeren. Klik derefter på Login. Bemærk: Det er kun første gang du bruger app en at du skal vælge sprog og taste Mobil-PIN.
Hvor finder jeg min Mobil-PIN? - Første gang du bruger ECB app en skal du bruge en Mobil-PIN men hvor finder man den? Du logger ind i ECB på din computer og under Hjælp funktionen er der en knap Hent Mobil-PIN. Din Mobil-PIN kommer frem og du kan taste ind den i din app.
Skadeoversigt Så snart du er logget ind ser du en oversigt over dine skader. Oversigten er opdelt i tre lister. Aktuelle: Aktuelle skader er de sager hvor jeg er sagsejer og har en udestående opgave. Mine skader: Er alle skader hvor jeg er sagsejer. Alle: Er alle skader der er henvist vores firma. Som udgangspunk viser app en aktuelle skader men du kan ændre så f.eks. alle skader er udgangspunktet når du åbner app en. Det gør du ved at klikke på symbolet i det højre hjørnet. Du kan søge efter en specifik skade gennem at skrive skadenummer, navn på forsikringstageren eller adressen.
Aftale besigtigelse For at aftale besigtigelse går du in på skaden og her vælger du Opgaver og handlinger. Her kan du se alle dine opgaver på sagen som du kan udføre på app en. Vælg Aftal besigtigelse. Start med at vælge Vis kontaktinformation for at se forsikringstagerens kontaktinformation. Under kontaktinformation skal du blot klikke på telefonnummeret for at ringe op. Du kan også klikke på adressen for at åbne din navigation for at finde vej til adressen. Derefter går du tilbage og enten registrerer den aftalte besigtigelse eller markerer at du ikke kunne komme i kontakt med forsikringstageren. Derefter klikker du OK.
Send besigtigelsesrapport For at sende besigtigelsesrapporten går du ind under Opgaver og handlinger. Der vælger du Indsend besigtigelsesrapport. Her kan du markere hvis du er gået i gang med reparationen. Du skal afgøre dækning, skrive begrundelsen for dækning og skrive en skadebeskrivelse. Her skal du også tilføje billeder. Det kan du gøre enten ved at tage billeder direkte igennem app en eller tage dem med telefonen og vælge dem bland dine fotos. Så tager du eller tilføjer de billeder du ønsker. Sørg for at som minimum have et nærbillede og et billede af skaden med omgivelser.
Beskeder Under Skadedetaljer kan du vælge Beskeder for at se og sende beskeder på skaden. Her kan du se alle beskeder der er sendt og genereret på skaden. For at skrive en besked skal du klikke på Her skal du vælge hvis beskeden skal være intern eller ej og skrive din besked. Ved at vælge Meddelelse til kan du vælge modtagere på beskeden. Når alt er udfyldt klikker du på Send og så er din besked sendt.
Skadedetaljer På selve skaden kan du: Opgaver og handlinger Udføre opgaver som at aftale besigtigelse, sende og gensende besigtigelsesrapport og bestille skadeservice. Beskeder Her kan du se og skrive beskeder på skaden. Detaljer Her kan du se detaljer og information vedr. skaden og policen. Du kan også se en sammenfatning af rapporter der er sendt. Deltagere Her kan du se og kontakte deltagere på skaden. Skadebilleder Her kan du se og tilføje billeder til skaden. For at rekvirere skadeservice går du ind under Opgaver og handlinger og vælger Rekvirere skadeservice. Derefter vælger du et firma og markerer hvis du det er en akut anmodning. Dererfter klikker du på OK. Bemærk: det er kun muligt at bestille skadeservice hvis dækningen er afgjort og det er en dækket skade.
Tidsfrister for Scalepoint Netværkshåndværkere De håndværkere som er del af Scalepoints netværk har ifølge deres kontrakt nedenstående tidsfrister. Tidsfrister - Maks. 6 timer fra modtagelse af en ny skade til forsikringstageren skal være kontaktet - Maks. 3 dage fra kontakt til forsikringstageren til besigtigelse af skaden (med mindre kunden ønsker en senere besigtigelse) - Maks. 24 timer fra besigtigelsestidspunktet til at besigtigelsesrapporten bliver afsendt - Maks. 5 dage fra besigtigelsen til at reparationstilbuddet bliver afsendt Bemærk: alle tider angivet oven er arbejdstimer og arbejdsdage. Det vil sige at kun timer mellem 8-16, mandag fredag undtaget helligdage tæller i ovenstående tidsfrister. For eksempel, hvis du modtager rekvisition på en ny skade fredag kl. 13.00 skal kunden være kontaktet og besigtigelsestidspunktet registreret senest mandag kl 11.00. Se her hvad du gør hvis forsikringstageren ikke svarer når du prøver at ringe. Tidsfristerne er automatisk sat på som en deadline i systemet så du altid kan se hvor lang tid du har til en opgave. Bemærk at hvis du er del af et andet netværk udover Scalepoints netværk kan der være andre tidsfrister der er gældende. Du se tidsfristen under selve opgaven Hvis tidsfristen er overskreden bliver deadlinen rød og du kan se hvornår tidsfristen udløb Hvis i af særlige grunde ikke kan nå jeres deadline er det vigtigt at i registrerer det og grundet til det korrekt så forsikringsselskabet kan se jeres begrundelse når de går ind på sagen. Husk at det er essentielt at disse tidsfrister bliver overholdt. Hvis du er interesseret i at vide hvordan jeres responstider på ovenstående tidsfrister ser ud er du velkommen at kontakte Scalepoint Support på tlf. 88 81 80 03 eller support.ecb@scalepoint.com.
Retningslinjer for opkrævning af egenbetaling Her er en oversigt over hvilke retningslinjer som er gældende for opkrævning af egenbetaling hos forsikringstageren. Håndværkeren opkræver egenbetalingen: Selskab Selvrisiko Afskrivninger Moms Alka Forsikring Nej Nej Ja Alm. Brand Forsikring Ja Ja Ja Codan Forsikring Ja Ja Ja Lærestandens Brandforsikring Nej Ja Ja Købstædernes Forsikring Ja Ja Ja Gjensidige / Nykredit Forsikring Nej Nej Nej GF Forsikring Nej Ja Ja Popermo Forsikring Nej Ja Ja Top Danmark Ja Nej Ja Hvis forsikringstageren ikke betaler sin egenbetaling til jer så kan forsikringsselskabet overtage opkrævningen hvis i har sendt to skriftlige rykkere. Se her hvilke selskaber som kan hjælpe med opkrævningen: Selskab Selskabet overtager opkrævning efter 2 skriftlige rykkere til FT (skal dokumenteres). Lærestandens Brandforsikring Købstædernes Forsikring Gjensidige / Nykredit Forsikring GF Forsikring Popermo Forsikring Nej Ja Ja Ja Nej Bemærk: Selv de selskaber der ikke overtager opkrævningen kan som oftest hjælpe med at kontakte kunden og presse på for betalingen af fakturaen.
Forundersøgelse Der er en del sager, hvor det er nødvendigt at lave en forundersøgelse (sporing, TV-inspektion, svampeanalyse eller lignende), for at afklare om der er tale om en dækningsberettiget skade. Det er forskelligt om forsikringsselskabet dækker udgifter til forundersøgelser. Se her hvem der dækker omkostningerne i de forskellige tilfælde: Forsikringsselskab Dækket skade Ikke dækket skade Gjensidige / Nykredit Gjensidige/ Nykredit Forsikringstager GF Forsikring GF Forsikringstager Lærerstandens Brandforsikring (LB) LB LB (HV vurdering) Købstædernes Forsikring (KAB) KAB KAB (HV vurdering) Popermo Popermo Popermo (HV vurdering) For GF Forsikring og Gjensidige/Nykredit: Er det meget vigtig at forsikringstageren orienteres om at de står for omkostningen af forundersøgelsen hvis skaden ikke er dækket. Du er derfor nød til at oplyse forsikringstageren om prisen på forundersøgelsen og husk at skrive det på aftalesedlen. For LB, KAB og Popermo: De dækker forundersøgelsen men kun hvis det er din vurdering at den skal foretages. Du skal derfor med din faglige ekspertise, beslutte at det er det rigtige at sætte denne forundersøgelse i gang. Svampeanalyse: Der kan være høje omkostninger forbundet med en svampeanalyse, tag derfor altid taksator/skadebehandleren med på råd og få en godkendelse fra selskabet inden en sådan forundersøgelse sættes i gang.
Ferie Håndværkerene i Scalepoints leverandørnetværk er forpligtiget til at holde åbent alle bankdage fra 08.00-16.00. Det forventes derfor at i internt får koordineret, hvem der har ansvaret for at behandle Scalepoint sager i alle ferieperioder og sørger for at holde en bemanding der gør at sagerne kan håndteres. Systemmæssigt kan hver brugere tilføje en eller flere Cc -mailadresser til sin konto så der bliver sendt en kopi af alle mail til denne/disse mailadresser. Klik her for at se hvordan du gør dette.
Forsikringsbetingelser Der bliver ikke lavet udmelding ved opdatering af betingelser. Du er derfor nød til at holde dig opdateret ved at holde øje med forsikringsselskabernes hjemsider. På forsikringsselskabernes hjemsider finder du altid den seneste version af deres betingelser. Bemærk at betingelserne hos et underselskab kan skille sig fra betingelserne hos moderselskabet. Som ny håndværkere i Scalepoint vil du altid få uddannelse i bl.a. betingelser fra de enkelte selskaber.