TØNDER AFFALD A/S EU-UDBUD - INDSAMLING AF DAGRENOVATION ADRESSE COWI A/S Havneparken 1 7100 Vejle TLF +45 56 40 00 00 FAX +45 56 40 99 99 WWW cowi.dk RETTELSESBREV - SPØRGSMÅL OG SVAR INDHOLD 1 Indledning 1 2 Rettelse til udbudsmaterialet 1 2.1 Rettelse til pkt. 7.3 og 8.5 i udbudsmaterialet 1 3 Spørgsmål og svar 2 3.1 Udbudsmateriale 2 3.2 Tilbudsliste 7 1 Indledning I forbindelse med det igangværende EU-udbud for Tønder Affald A/S er der indkommet følgende spørgsmål fra de interesserede bydere og de tilhørende svar er angivet med kursiv. 2 Rettelse til udbudsmaterialet 2.1 Rettelse til pkt. 7.3 og 8.5 i udbudsmaterialet Følgende tekst i pkt. 7.3 udgår: Antallet af glemte tømninger pr. indsamlingskøretøj må ikke overstige 0,01 % pr. tømningsperiode på 14. dage, jf. bodsoversigten. Og erstattes af: PROJEKTNR. A052834 DOKUMENTNR. A052834-004 VERSION 1.0 UDGIVELSESDATO 19. januar 2015 UDARBEJDET SEV KONTROLLERET MLM/BLS GODKENDT SEV
2/8 EU-UDBUD - INDSAMLING AF DAGRENOVATION Antallet af glemte tømninger pr. indsamlingskøretøj må ikke overstige 0,05 % pr. tømningsperiode på 14 dage, jf. bodsoversigten. Følgende tekst i pkt. 8.5 udgår: Tønder Affald A/S accepterer heller ikke, at antallet af glemte tømninger pr. indsamlingskøretøj overstiger 0,01 % pr. tømningsperiode på 14 dage. Og erstattes af: Tønder Affald A/S accepterer heller ikke, at antallet af glemte tømninger pr. indsamlingskøretøj overstiger 0,05 % pr. tømningsperiode på 14 dage. Følgende tekst i tabel 1 under nr. 1 i pkt. 8.5 udgår: Antal glemte tømninger overstiger 0,01 % pr. køretøj pr. 14 dage. Og erstattes af: Antal glemte tømninger overstiger 0,05 % pr. køretøj pr. 14 dage. 3 Spørgsmål og svar 3.1 Udbudsmateriale 1 Tønder Forsyning bedes informere om, hvor mange beholdere/containere, der udtages til forsøg i forbindelse med sidelæsning og med skruekomprimering, og i hvor lang en periode, det vil være. Svar: Tønder Affald A/S kan ikke angive antallet af beholdere/containere, idet omfanget af forsøgene med sidelæsning ikke er besluttet og fastlagt endnu. 2 Tønder Forsyning bedes informere om, hvem der skal forestå forsøg som beskrevet pkt. 1.2 altså om det er renovatøren, der stiller materiel og mandskab til rådighed, eller dette køres særskilt af Tønder Forsyning selv. Svar: Tønder Affald A/S vil forestå og køre forsøgene som beskrevet i pkt. 1.2. 3 Hvor mange tømninger på Rømø skal foretages med en bil på max. 12 ton? Er der en eller flere biler af den størrelse i den nuværende entreprise? Svar: Antallet af sommerhuse i sommerhusområder på Rømø er i henhold til Kommuneplanen ca.1.500 og antallet af tømninger indgår i tilbudslisten. Den nuværende renovatør har selv valgt sammensætningen af sin bilpark. 4 Hvor mange biler indsamler dagrenovation i den nuværende entreprise? Svar: Den nuværende renovatør har selv valgt sammensætningen af sin bilpark.
EU-UDBUD - INDSAMLING AF DAGRENOVATION 3/8 5 Gives der bod i den nuværende entreprise, og har den samme karakter som det beskrevne bodssystem under pkt. 8.5? Svar: Som angivet under pkt. 8.5 kan Tønder Affald A/S anvende bodssystemet. 6 S. 7, pkt. 1.2., afs. 2: Hvad er årsagen til den meget korte kontraktperiode på 2 år? Svar: Tønder Affald A/S har valgt denne kontraktperiode. 7 S. 8 nederst: "Nedgravede affaldsløsninger" Hvor mange tømninger kan tilbudsgiver i værste fald risikere, at der falder fra i kontraktperioden? - og er det primært 2- og 4-hjulede, der vil blive udskiftet i.f.t. nedgravede? Svar: Antallet kendes ikke. Udskiftningen kan omfatte både 2- og 4-hjulede beholdere. 8 S. 9 øverst: "Forsøgsordninger" Vil Tønder Affald selv stå for disse (indkøb af materiel og indsamling), eller er det noget tilbudsgiver vil blive involveret i? Hvor mange tømninger kan tilbudsgiver her risikere, der falder fra? Og i hvor lang tid? Svar: Tønder Affald A/S vil selv forestå forsøgene, omfang og struktur af forsøgsordninger er ikke fastlagt endnu. 9 S. 5, afs. 4: Hvordan skal de omtalte informationskilte til bilerne monteres? Svar: Udgangspunktet vil være informationsskilte i folier til påsætning på siderne. Hvis Tønder Affald A/S vælger, at informationsskiltene skal monteres på skinnesystemer eller lignende udgifterne til dette blive betalt særskilt af Tønder Affald A/S. 10 S. 23, pkt. 6.1.1: Er gyldigt førerbevis = gyldigt kørekort til lastvogn/forvogn? og er det et krav, at afløsere ligeledes skal have dette, hvis de ikke skal køre bilen? Svar: Ja, gyldigt til det pågældende køretøj og kravet gælder kun føreren af køretøjet. 11 S. 23, pkt. 6.1.2: Kan der ikke accepteres veste til afløsere, som måske bliver kaldt ind en tidlig morgenstund for en enkelt dag eller blot kører med i sommerferien o. lign.? Ellers bliver dette både administrativt og omkostningsmæssigt tungt. Svar: De stillede krav i pkt. 6.1.2 fastholdes. 12 S. 29, afs. 5: Vil tømning af ejendomme med køreadgang til ejendommen blive afregnet med standpladstillæg, da der overenskomstmæssigt er tale om en standpladstømning? Hvis ikke bedes antallet af sådanne tømninger oplyst, så tilbudsgiver kan tage højde herfor?
4/8 EU-UDBUD - INDSAMLING AF DAGRENOVATION Svar: Tilbudsgiveren fastlægger tømningspriserne for de forskellige tømningstyper ud fra tilbudsgiverens nødvendige kendskab til de lokale forhold. Overenskomstmæssige forhold omkring lønafregning m.v. er et anliggende mellem renovatøren og dennes medarbejdere. 13 S. 30, pkt. 7.2.1: Hvor mange sommerhuse får tømt hver uge i perioden fra påske til efterårsferien? og indgår disse som uge/14 dags tømning eller fordelt på begge frekvenser i tilbudslisten? Svar: Disse sommerhuse har kombinationsløsning og indgår i de relevante poster i tilbudslisten. 14 S. 32. pkt. 7.3 + s. 40 pkt. 8.5: "Antallet af glemte tømninger pr. indsamlingskøretøj må ikke overstige 0,01 % pr. tømningsperiode på 14 dage, jf. bodsoversigten". Er det en fejl i kommasætningen, eller skal det forstås således, at der kun må være én fejl, hver gang der er tømt 10.000 enheder. Det er en uhørt stram målsætning. Burde det ikke være 1 promille? Svar: Der henvises til pkt. 2.1 "Rettelse til pkt. 7.3 og 8.5 i udbudsmaterialet". 15 S. 40, pkt. 8.5 Bod: Der er anført en bod, hvis der ikke bliver foretaget automatisk registrering og vejning samt dataoverførsel? Alt elektronik kan gå i stykker, og internetforbindelser fungerer nogen steder og tidspunkter bedre end andre. Hvorfor har man valgt, at lægge entreprenøren til last for denne usikkerhed? Samtidig står der under pkt. 5.1.2 (s. 20) anført, at man accepterer en manuel indsamling i sådanne situationer. Svar: Kravet er stillet for at sikre anvendelse af bedst mulig og mest driftssikker teknologi, og for at motivere til hurtigst mulig udbedring af fejl på udstyret. Evt. manuel indsamling skal dokumenteres med manuel registrering af tømninger m.v. 16 Hvis en borger indmelder en glemt tømning og chauffør oplyser, at den ikke var sat frem til skel, hvordan vil Tønder Affald da håndtere dette i.f.t. bodssystemet? Tilsvarende indmeldinger om, at beholder ikke er sat korrekt retur? Svar: Chaufføren skal dokumentere og indberette denne type sager med et foto og vil derfor ikke være bodspålagt. Øvrige sager behandles løbende i samarbejde. 17 S. 43, pkt. 9.1.7: Renovatørens betaling baseres på dokumenterede udførte antal tømninger. Venligst bekræft, at der ydes betaling for alle de tømninger der skal besøges/tilses efter køreplanen, herunder også dem, som ikke har været mulige at tømme på tømningsgaden, eller er tømt manuelt grundet nedbrud på vejesystem? Svar: Tønder Affald A/S bekræfter, at renovatøren får betaling for det dokumenterede antal udførte tømninger og herunder også tømninger, der er indberettet ikkeudført med angivelse og dokumentation af årsagen, samt dokumenterede manuelt registrerede tømninger. 18 Generelt: Hvor mange biler og mand udfører opgaven i dag?
EU-UDBUD - INDSAMLING AF DAGRENOVATION 5/8 Svar: Den nuværende renovatør har selv valgt sammensætningen af sin bilpark og bemandingsstrukturen. 19 Pkt. 1.2 Orientering. Kontraktperiode: Hvorfor udbydes opgaven kun for 2 år, uden sikkerhed for at den bliver forlænget 2 år mere? Investering i køretøjer kræver længere afskrivningsperioder for ikke at tømningspriserne skal blive for høje. Tønder Forsyning opfordres til at forlænge kontraktperioden. Svar: Se svar på spørgsmål 6 20 Pkt. 1.2 Orientering. Nedgravede affaldsløsninger. Hvad er forventningerne til antal beholdere og mini-containere, der vil forsvinde ved implementering af nedgravede affaldsløsninger inden for de næste 2 år? Svar: Se svar på spørgsmål 7. 21 Pkt. 1.2 Orientering. Forsøg med "Skruekomprimering". Tønder Affald A/S bedes oplyse hvorfor der ikke skal ske omlastning, bare fordi der tømmes med en sidelæsser. Ligeledes bedes Tønder Affald A/S beskrive hvad der menes med en "skruekomprimering af dagrenovation i aftagelige komprimatorcontainere". Svar: Forsøget med skruekomprimering udføres af Tønder Affald A/S. Løsningen er baseret på anvendelse aftagelige komprimatorcontainere, der kan transporteres til direkte aflæsning på anlægget på en almindelig containerbil. 22 Pkt. 1.2 Orientering. Forsøgene generelt. Hvem forventer Tønder Affald A/S skal udføre forsøgene? Hvor mange årlige tømninger vil forsvinde fra entreprisen grundet forsøgene? Svar: Tønder Affald A/S vil forestå forsøgene. Antallet kendes ikke, da forsøgsomfanget ikke er fastlagt endnu, se i øvrigt svar på spørgsmål 8. 23 Pkt. 4 Opsamlingsudstyr. Tønder Affald A/S bedes beskrive snitfladen til Tønder Affald A/S IT-system, hvor vægt etc. skal overføres til. Svar: Tønder Affald A/S s affaldsdatasystem EVITA er et Navision-program. Snitfladen er baseret på overførsel af data i XML- eller CSV-formater. 24 Pkt. 5 Indsamlingskøretøjer. Generelt. Tønder Affald A/S bedes oplyse antal og hvilke typer af biler, der kører indsamlingen i dag og hvilke størrelser bilerne har (antal aksler og størrelse af aggregatet). Svar: Tilbudsgiveren skal selv fastlægge sammensætningen af sin bilpark, hvilket den nuværende renovatør også har gjort. 25 Pkt. 5 Indsamlingsbiler. Dokumentation. Hvilken dokumentation for indsamlingsbiler ønskes vedlagt? Svar: Dette fremgår af pkt. 5.
6/8 EU-UDBUD - INDSAMLING AF DAGRENOVATION 26 Pkt. 5.1.2 Krav i forhold til tømning, registrering og vejning. Tømningsregistreringssystem. Hvad betyder "i videst muligt omfang"? Må der være tømninger der ikke registreres og vejes? Svar: Formuleringen "i videst muligt omfang" refererer til muligheden for anvendelsen som ruteplanlægnings- og rutestyringsværktøj i renovatørens ruteplanlægning. Alle tømninger skal registreres og vejes. 27 Pkt. 5.1.2 Krav til tømning, registrering og vejning. Elektronisk overførsel af data. Overføres der data fra Tønder Affald A/S til renovatørens system automatisk? Svar: Dette afhænger af renovatørens valgte system. 28 Pkt. 6.1.2 Krav til arbejdstøj. Medarbejder navn. Skal medarbejderens navn være syet på tøjet, eller må det være et ID-kort? Svar: ID-kort er acceptabelt, når blot renovatøren sikrer, at ID-kortet altid bæres synligt. 29 Pkt. Kørselsledelse. Oplyse alle relevante navne. Skal disse oplyses ved tilbudsgivningen? Svar: Der henvises til pkt. 3.2.1 under "Teknisk formåen". 30 Pkt. 7 Indsamlingsopgaven. Generelt. Tønder Affald A/S bedes oplyse hvor mange aflæsninger, der er foretaget i 2 tilfældige måneder i 2014, for dagrenovation. Vedhæft evt. en indvejningsoversigt, hvor man kan se præcist, hvornår der vejes ind, samt hvor mange tons der vejes ind pr. gang. Tønder Affald A/S bedes ligeledes oplyse hvor mange medarbejdere, der bruges til indsamlingen i dag. Svar: Ikke relevant, da renovatøren selv skal vælge sammensætningen af sin bilpark og bemandingsstrukturen. 31 Pkt. 7 Indsamlingsopgaven. Tidsrum for indsamling. Der er 10 timers indsamlingstid i sommerperioden, men kun 9 timer om vinteren. Er det ikke en fejl, da det typisk vil tage længere tid om vinteren pga. is/sne? Svar: Nej, da Tønder Affald A/S ønsker, at tømningen kan gennemføres forsvarligt ved at den offentlige og private snerydning og glatførebekæmpelse er igangsat inden tømningen udføres. 32 Pkt. 7.2.1 Sommerhustømning. Er sommerhuse ikke med i tilbudslistens antal? Hvilket materiel har sommerhusene? Svar: Sommerhuse med husstandsindsamling er med i tilbudslistens antal og har samme type materiel som almindelige husstande.
EU-UDBUD - INDSAMLING AF DAGRENOVATION 7/8 33 Pkt. 7.2.1 Sommerhustømning. Sommerhuse på Rømø. Hvor mange tømninger af beholdere og mini-containere, forventes reduceret på grund af nedgravede affaldsløsninger? Svar: Implementeringsplanen for nedgravede affaldsløsninger i sommerhusområderne er ikke fastlagt og derfor kendes tallet ikke. 34 Pkt. 7.3. Manglende tømning og meddelelsesseddel. Ved tømninger som ikke foretages. Skal der lægges sedler til borgerne selv om de registreres i ITsystemet? Svar: Borgerne skal altid have en meddelelsesseddel ved "ikke udført tømning". 35 Pkt. 7.3 Manglende tømning og meddelelsesseddel. Fejlsortering. Skal en fejlsortering ikke indtastes som en fejl i IT-systemet, der overfører vejedata til Tønder Affald A/S? Svar: Jo, en fejlsortering angives med en kode og skal dokumenteres med foto samt ved aflevering af en meddelelsesseddel til borgeren. 36 Pkt. 8.5 Kvalitetsmåling og bodssystem. Rettede fejl. Hvis en fejl rettes inden for tidsfristerne i udbudsbetingelserne, tæller det så som bod? Svar: Nej. 37 Pkt. 8.5 Kvalitetsmåling og bodssystem. Bod i eksisterende ordning. Betales der bod i den eksisterende indsamling? Hvis ja, hvor meget? Svar: Se svar på spørgsmål 5. 38 Pkt. 9.2.4 Betaling og regulering. Prisregulering. Priser reguleres 1 gang om året Indekset der henvises til, reguleres løbende hvert kvartal, så det afspejler den løbende udvikling i omkostningerne. Kommunen opfordres derfor til at regulering finder sted hvert kvartal, hvilket giver en mere retfærdig pris for både udbyder og entreprenør, da pris på dieselbrændstof er meget svingende, med både opad- og nedadgående priser. Svar: Den årlige regulering fastholdes. 3.2 Tilbudsliste 39 Tilbudslisten pkt. 2.3. Under pkt. 1.2, 1.5, 1.8, 1.13 er beskrevet efter "kombinationsløsning" Tønder Forsyning bedes uddybe dette. Svar: Kombinationsløsningen er beskrevet under pkt. 7.2.1 i udbudsmaterialet. 40 Pkt. 1.2/1.5/1.8 1.13 og 2.4: Er prisen for en kombinationsløsning = tømning af beholder nr. 2 og derover på samme tidspunkt og på samme opstillingssted? Svar: Se svar på spørgsmål 39.
8/8 EU-UDBUD - INDSAMLING AF DAGRENOVATION 41 Pkt. 2.5: Ekstra kørsel med indsamlingskøretøj pr. biltime. Venligst definér typen af indsamlingskøretøj? Kan vi gå ud fra, at det udelukkende er en 2-aks. ordinær 18 tons komprimatorbil, der kan forlanges indsat for pengene? Svar: Prisen pr. biltime skal være for den/de af renovatøren valgte indsamlingskøretøjer. 42 Pkt. 1.1 til 1.15: Svarer antal tømninger pr. år overens med det der skønsmæssigt skal tømmes? F. eks. er der reelt 158.920 tømninger af 140 ltr s pr. år, hvoraf 5.408 forventes at stå i en kombinationsløsning osv.? Svar: De angivne tal er baseret på Tønder Affald A/S's data. 43 Pkt. 2.3 Tilbudsliste for indsamling af dagrenovation. Tabel 1. Post 1.2, 1.5, 1.8 og 1.13 Hvad er en "Kombinationsløsning"? Svar: Se svar på spørgsmål 39. 44 Pkt. 2.4 Tilbudsliste for supplerende ydelser. Tabel 2. Post 2.4 Hvad er en "Kombinationsløsning"? Svar: Se svar på spørgsmål 39.