Om DIARY Diary er et web-baseret it-system til styring af dagbogsnoter til institutionerne i Hvidovre Kommunes døgntilbud til børn og unge. Dairy er open source og udviklet for Hvidovre Kommune af Trifork 1 der bl.a. specialiserer sig i open source løsninger til det offentlige. Systemet er derfor fuldt tilgængeligt for alle via Softwarebørsen, 2 da det er licenseret under en ikke-restriktiv open source licens (Apache 2.0). Beskrevet i oversigtsform, har Diary har følgende funktionalitet: Styring af Medarbejdere (oprettelse i institution, ændring, ophør). Styring af Beboere (oprettelse, til- og fraflytning i institution, beboerdata inkl. billede). Dagbogsnoter. Medarbejdere kan oprette noter (formateret tekst) der omhandler en eller flere beboere. Oversigts- og detajlevisning af noter, hvor der kan søges efter noter baseret på en række søgekriterier: fri-tekst, dato-interval, medarbejder, og beboernavn. Sikkerhed. Dataopdeling i institutioner: Medarbejdere i en institution kan ikke se eller ændre data i andre. Institutioner har en hierarkisk struktur, fx kan 'Salus' være en under-afdeling i Hvidovre Kommune. Leder og medarbejder roller i hver institution. Medarbejdere kan oprette og søge i noter, samt se beboerdata. Lederrollen kan ydermere oprette og ophøre medarbejdere, oprette og til/fraflytte beboere. Logning af alle hændelser i systemet. Alle systemhændelser gemmes således at man kan se hvem der gjorde hvad og hvornår. Fuld historik på alle data. Oprettelse, redigering og sletning af data arkiveres, hvilket gør det muligt at fremsøge systemtilstanden for et bestemt tidspunkt i fortiden. Dette dokument beskriver hvordan Diary bruges af ledere og medarbejdere. Forudsætningerne er at Diary er installeret, konfigureret og kører. Du kan finde et teknisk dokument om installation og konfiguration på Softwarebørsen. For at tilgå Diary skal du bruge en internet browser som Mozilla Firefox eller Internet Explorer. 1 http://www.trifork.com 2 http://softwareborsen.dk Side 1/8
Brug af DIARY I Diary findes der to forskellige typer af systembrugere: ledere og medarbejdere. Ledere kan bruge de samme funktioner som medarbejdere, samt nogle ekstra til styring af medarbejdere og beboere. For medarbejdere Hver medarbejder har et brugernavn og et kodeord der bruges til at logge ind i systemet. Før en medarbejder kan logge ind er der en leder der skal oprette denne i systemet. I dette afsnit bruger vi en opdigtet medarbejder, Anders Mikkelsen for at illustrere brug af systemet. Vi antager at Anders er oprettet som medarbejder med brugernavn 'anders' og kodeord 'p4n55aab', samt at Diary er installeret og kan tilgåes på internet adressen https://dgbsrv.hvidovre.dk. Alle data der forekommer i eksemplerne i denne manual er opdigtede. Login. Enhver brug af systemet starter med et login. Anders tilgår systemet via sin internet browser ved at indtaste adressen https://dgbsrv.hvidovre.dk. Han ser nu login-billedet, indtaster 'anders' under 'brugernavn' og sit kodeord 'p4n55aab' under kodeord, og trykker derefter 'enter' eller på 'Log ind' knappen. Bemærk hvis der mindst 3 gange i træk indtastes forkert password låses den pågældende systembruger, og en leder skal låse op før denne konto kan benyttes igen. Hvis Anders er systembruger i flere institutioner, vælger han nu hvilken han vil arbejde i. Note oversigtsbillede. Anders præsenteres nu for et oversigtsbillede der viser noter for hans institution der er indtastet indenfor de sidste to dage. I Figur 1 vises et eksempel på dette billede. Figur 1: Noteoversigtsbillede Side 2/8
Statusinformation. Øverst i billedet findes information: brugernavn for hvem der er logget ind samt hvilken institution denne er logget ind på. Der kan skiftes institution ved tryk på linket med den nuværende. Søgning. Til venstre i billedet findes to 'kasser': 'Beboere' og 'Søg noter'. Begge giver mulighed for at søge efter noter. Klikkes der på en beboer vises alle noter for denne beboer skrevet indenfor de sidste to dage, og samtidig vises information om beboeren. Linket 'Alle beboere' viser noter for de sidste to dage for samtlige beboere på institutionen. I 'Søg noter'-boksen er der mulighed for at søge efter noter der er oprettet indenfor et bestemt tidsinterval. Hvis man trykker i 'Fra'-tekstfeltet kommer en kalender frem til valg af dato; trykkes derefter på 'Søg noter' vises alle noter oprette på eller efter denne valgte dato. I feltet 'Søg' kan man yderligere skrive tekst der skal søges efter. Skrives fx. 'sb møde' findes alle noter der indeholder hele teksten 'sb møde' (i det valgte tidsinterval). Alternativt kan man også skrive et medarbejdernavn, fx. 'Anders', og alle noter skrevet af denne medarbejder findes. Der kan også søges på en beboer her. Trykkes på 'Avanceret søgning' kommer der et ekstra felt med en 'Til' dato, og dermed er der mulighed for at søge noter oprettet indenfor et tidsinterval, fx. 01-06-2007 til 15-06-2007. Figur 2 viser skærmbilledet som der ser ud efter tryk på Til feltet. Figur 2: Avanceret søgning Man kan altid se hvilke noter der vises i øjeblikket øverst på siden efter teksten: Noter vises:. Fx. kan der stå Noter vises: Fra 13-06-2007 til i dag for Andreas Møller der indeholder 'overnatte'. Side 3/8
Funktionelle links: Udvid alle, Print alle, Dato og Medarbejder. Udvid alle: Viser alle nuværende noter i fuld detajle. Print alle: Viser alle noter i en printer-venlig form. Print viste: Viser alle nuværende viste noter i en printer-venlig form. Dato og Medarbejder: Sorterer nuværende noter efter dato eller efter hvilken medarbejder der indtastede noten. Kviknote. Nederst i oversigtsbilledet er der mulighed for hurtigt at indtaste en ny note. Kviknote billedet er vist i Figur 3. Figur 3: Kvik note Kviknote er designet til korte notetekster og der er ikke mulighed for at angive et tidspunkt for noten (der bruges nu som notetidspunkt). For at skrive en kvik-note indtastes teksten i Note: tekstfeltet, og beboere vælges ved at skrive beboernavn. Bemærk at man hurtigt kan skrive et beboernavn ved hjælp af automatisk tekstafslutning ( autocompletion ). Som de kan ses i eksemplet kan man begynde at skrive beboeren og der vil blive foreslået en liste af beboere der matcher det påbegyndte navn. Trykkes Enter vælges det nuværende match, fx Solvej Christiansen i eksemplet. Noteoversigtsboksen. I midten af billedet vises oversigten over noter. Hvis intet søgekriterie er angivet viser oversigten alle noter for den valgte institution der er indtastet indenfor de sidste to dage. Hver note vises i oversigtsform, hvilket betyder at der kun vises et udsnit af lange noter. Hvis man klick'er på en note vises detajler for denne note, som vist i Figur 4 på side 5. I dette eksempel har Anders trykket på den nederste note (markeret med gul), og denne er vist i fuld detajle øverst i billedet. Bemærk hvordan teksten for den valgte note er klippet i oversigtsvisningen. Side 4/8
Figur 4: Oversigt og detaljevisning af noter. Detaljeret note. Trykkes på linket Skriv detajleret note i kviknote boksen eller Skriv note linket nederst vises skærmbilledet Detajleret note. I Figur 5 på side 6 ses dette billede. Der er mulighed for at vælge en eller flere beboere, enten ved at indtaste navn (evt. ved hjælp af automatisk tekstafslutning) eller ved blot at klikke på de relevante billeder. Der er mulighed for at vælge et tidspunkt som noten omhandler. Til sidst er der mulighed for at skrive en længere note med formateret tekst. Der understøttes fed, kursiv, understreget, 1. nummereret og unummereret punktopstilling. Formattering vælges ved knapperne der er kendte bl.a. fra Microsoft Word. Bemærk at formatering ikke vises i noteoversigtsbilledet, men derimod kun i detajleret note visning. Side 5/8
Figur 5: Oprettelse af detajleret note. For ledere: Administrative funktioner Som nævnt findes to typer rolle: medarbejder og leder. En systembruger der har leder rollen kan administrere andre medarbejdere samt redigere og til/fra-flytte beboere. Vi anvender en fiktiv leder Maja med brugernavn 'maja' til at illustrere disse funktioner. Efter login får Maja oversigtsbilledet som normalt, se Figur 6. Men bemærk de ekstra links der findes nederst på siden. Links: Medarbejdere, Beboere og Systemhændelser. Figur 6: Administrative funktioner. Medarbejdere. Her kan der oprettes nye medarbejdere samt redigeres i eksisterende medarbejderes data, fx. ændring af brugernavn og kodeord. Det er et helt simpelt administrationssystem, der gerne skulle være selvforklarende. Side 6/8
Der er mulighed for genåbning af spærrede brugerkonti (ved forkert password indtastning). Medarbejdere (systembrugere) ophøres ved at vælge 'rediger' og fravælge medlemskab fra samtlige grupper. Der er muligt at se ophørte medarbejdere ved linket: Vis inaktive brugerkonti. Beboere. Her er der mulighed for at oprette nye beboere samt at redigere i beboerdata. Beboeroversigten er en simpel liste over beboere hvor der er mulighed for detajleret visning samt redigering i beboerdata. I version 1.0 er der mulighed for fraflytning af beboer. Oversigten er vist i Figur 7 (bemærk dette er uden fraflyt linket). Figur 7: Beboeroversigt. Vælges 'Rediger' for en beboer, eller 'Opret ny' vises et billede til indtastning af beboerdata. Dette er vist i Figur 8. Figur 8: Redigering af beboerdata. Side 7/8
I dette billede er der mulighed for at indtaste basal beboerdata. Ydermere kan der knyttes et billede til beboeren: dette kan gøre ved at vælge et billede fra den lokale computer ( Gennemse... ), eller hvis computeren har et web-camera, kan der tages et billede med dette (som vist I eksemplet). Bemærk. I version 1.0 findes et yderligere felt anden information der indeholder formatteret tekst. Andre relevante informationer om beboeren kan indtastes her. Side 8/8