Konteringsvejledning Universitetsledelsens Stab 2016 Miniguide til rigtig kontering: 1. Vælg det rigtige EAN nummer ved bestilling af varen. For Universitetsledelsens Stab er det 5798000420205 Er der anvendt det forkerte EAN nummer vil du opleve ikke at kunne vælge den rigtige disponent når fakturaen modtages i Indfak. 2. Vælg rette stednummer og delregnskab I Indfak skal der kun angives projekt- og aktivitetsnummer, men i Aurus og på lønanvisninger skal man også være opmærksom på stednummer og delregnskab. For Universitetsledelsens Stab er stednummeret altid 9141, og delregnskab nr. 1. 3. Find det rette projektnummer. Projekterne følger som udgangspunkt den organisatoriske struktur. Hver enhed har et projekt til løn og almindeligt kontorhold, samt eventuelt et særligt projekt til IT udgifter, et til særlig drift og/eller et til konsulentydelser. Er der modtaget en midlertidig bevilling til en opgave, fx USM midler, så vil der være et særskilt projekt til de udgifter, der hører under denne bevilling. 4. Find det rette aktivitetsnummer Ved hvert projektnummer er der en oversigt over hvilke aktivitetsnumre der kan anvendes til netop dette projekt. Kontakt din controller, hvis du er i tvivl om hvilken aktivitet der skal anvendes, eller du mener der mangler en aktivitet. 5. Artskonto/Finanskonto og Momskode påføres altid kun af regnskabsafdelingen. 6. Note feltet i Indfak Når en faktura godkendes i Indfak, er det det, der står i feltet Note, der efterfølgende kommer ud som tekst til udgiften, når der trækkes en posteringsoversigt. For at gøre økonomiopfølgningen lettere er det yderst vigtigt at der står en tekst i note feltet, der gør det tydeligt hvad fakturaen dækker over. En funktionschef eller vicedirektør der efterfølgende ser teksten på en posteringsoversigt skal kunne gennemskue hvad udgiften dækker over. Side 1 af 9
Vigtige informationer gældende for hele Universitetsledelsens Stab EAN Nummer: 5798000420205 Stednummer: 9141 Delregnskab: 1 Forretningscontroller:, helle.trolle@au.dk Indhold 1. Universitetsledelsens Stab... 3 1.1 Universitetsledelsens Stab... 3 1.2 bestyrelsen... 4 1.3 Rektoratet... 5 2. Særlige driftstilskud til specifikke opgaver... 6 2.1 Puljer driftstilskud... 6 3. Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver... 7 3.1 Særlige driftsopgaver... 7 4. Særlige konsulentydelser... 8 4.1 Særlige konsulentydelser... 8 Side 2 af 9
1. Universitetsledelsens Stab 1.1 Universitetsledelsens Stab Løn og kontorhold Projekt 19450 US Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere 51402 Refusioner Syge- og barselsrefusioner mv 51501 DTAP løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) 51701 Rejser, hotel og forplejning Udgifter til rejser, hotel og forplejning 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger 51703 IT og telefoni IT-udstyr, såvel reparationer som nyindkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer Øvrige udgifter der ikke falder ind under de 51705 Anden drift andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller 51706 Afskrivninger Afskrivninger på videolink mv Udgifter og Indtægter ved julefrokost og 51707 Julefrokost og sommerfest sommerfest Salgsindtægter vedrørende eksterne 51801 Salg leverandører (udsendt faktura) Salgsindtægter vedrørende interne 51802 Internt salg leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Side 3 af 9
1.2 bestyrelsen Løn og kontorhold Projekt 19451 Bestyrelsen Aktivitets- nummer Navn Beskrivelse 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere 51402 Refusioner Syge- og barselsrefusioner mv 51501 DTAP Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) 51601 Anden løn Bestyrelseshonorar 51701 Rejser, hotel og forplejning Udgifter til rejser, hotel og forplejning 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere 51703 IT og telefoni 51705 Anden drift 51801 Salg Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr, såvel reparationer som nyindkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer Øvrige udgifter der ikke falder ind under de andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura) 51802 Internt salg Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Side 4 af 9
1.3 Rektoratet Løn og kontorhold Projekt 19452 Rektoratet Aktivitets- nummer Navn Beskrivelse 51401 TAP løn Løn til månedslønnede administrative medarbejdere 51402 Refusioner Syge- og barselsrefusioner mv 51501 DTAP Løn Løn til timelønnede administrative medarbejdere (studentermedhjælpere) 51701 Rejser, hotel og forplejning Udgifter til rejser, hotel og forplejning 51702 Kompetenceudvikling, egne medarbejdere 51703 IT og telefoni 51704 Tjenestebil 51705 Anden drift 51707 Julefrokost og sommerfest 51801 Salg 51802 Internt salg Kompetenceudvikling og uddannelse af medarbejdere. Også relaterede udgifter f.eks. rejseudgifter til et kursus og køb af bøger IT-udstyr, såvel reparationer som nyindkøb, printere og blæk, hjemmeopkobling og mobilabonnementer Alle udgifter i forbindelse med rektoratets tjenestebil Øvrige udgifter der ikke falder ind under de andre kategorier f.eks. lommeregner, kalendere, visitkort og skærmbriller Udgifter og indtægter ved julefrokost og sommerfest Salgsindtægter vedrørende eksterne leverandører (udsendt faktura) Salgsindtægter vedrørende interne leverandører (intern handel/omposteringer, USM midler) Side 5 af 9
2. Særlige driftstilskud til specifikke opgaver 2.1 Puljer driftstilskud Særlige driftstilskud til specifikke opgaver Projekt 19453 Særlige driftstilskud Aktivitets nummer Navn Beskrivelse 53102 Universitetspædagogisk Enhed 52103 Universitetsforlaget 53104 Studenterhusfonden 53105 Kantinestøtte 8000C 53106 Medlemskaber 53107 De danske institutter i Athen og Damaskus 53108 Stillingsannoncer VD m.fl. 53109 Det Lærde Selskab 53110 Dr.Margrethes rejselegat 53111 Studenterrådet 53112 Studenteridræt 53113 Studenterpræsterne 53114 Politiske Studenterorganisationer Side 6 af 9
3. Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver 3.1 Særlige driftsopgaver Udgifter knyttet til VD områdets særlige opgaver Projekt 19454 Særlig driftsopgaver Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse 54102 Fællesudgifter bygning 1430/1431 54103 Udvalget for Uddannelse 54104 Udvalget for Forskning og Eksternt samarbejde 54105 Universitetsledelsens særlige rådgivere 54106 Ledelsesseminarer og akademisk råd-seminarer 54107 Abonnementer og bøger 54108 AV-udstyr 54109 Infomedia, nyhedsovervågning, pressetjenester 54110 Præsentationspublikationer 54111 Pressearrangementer 54112 Forplejning med ekstern deltagelse 54113 Erstatninger 54114 Fællesadministrationens auditorieforbrug 54115 Diverse særlige opgaver 54116 LEA- og UNILED-møder Side 7 af 9
4. Særlige konsulentydelser 4.1 Særlige konsulentydelser Særlige konsulentydelser Projekt 19455 Særlige konsulentydelser Aktivitetsnummer Navn Beskrivelse 55151 Advokater mv 55152 Ledelsesrekruttering 55153 Ledelsesrådgivning Side 8 af 9
Side 9 af 9