Tidsregistrering Microsoft Dynamics NAV 2009 Klassisk Side 1
Indholdet i dette dokument må på ingen måde gengives helt eller delvist hverken på tryk eller i anden form - uden forudgående skriftlig tilladelse fra Naddon. Naddon kan træffes på: Sct. Cathrine Vej 21, 9800 Hjørring Tlf. 70 20 02 22 e-mail: kursus@naddon.dk : Naddon version 20100600 www.naddon.dk Udgivelsesdato 01.08.12 Side 2
Indhold 1. Indledning... 4 Generelt.... 4 Forudsætninger.... 4 2. Stempelur funktionalitet... 5 Loginopsætning... 6 3. Opsætning af tidsregistrering... 8 Anvendes Stempelur, markeres dette.... 8 Opsætning af kladder... 8 Opsætning af Advarselstekster... 8 Opsætning af touch skærm timeout... 8 Opsætning af afspadsering... 9 Opsætning af portal std. lønart... 9 4. Opret lønarter... 10 5. Opret mødeprofiler... 11 6. Lønmodtagere... 13 7. Tidsregistreringer... 15 Administrative registreringer... 15 Automatisk fraværsregistreringer... 16 8. Tidsregistrering via Holdlederportal... 17 Oprettelse af adgang til portal... 17 Standard lønart v/ funktion: indsæt medarbejder... 17 Tidregistrering... 17 Tidligere registreringer... 17 Produktionsskole menu via Holdlederportal... 18 Udskrift af indberetningsskema... 18 Overfør tidsregistreringerne til løn kladden... 19 10. Stempelur... 20 Opsætning af stempelur - maskine... 20 Opsætning af stempelursbruger... 20 Anvendelse af stempelurssystemet... 21 Behandling af registreringer... 25 Tidligere elever som er vendt tilbage... 25 Indrapporteringer... 25 Side 3
1. Indledning Generelt. Naddon Tidsregistrering er en udvidelse til Microsoft Dynamics NAV samt Naddon Løn. Naddon Tidsregistrering giver mulighed for at: a. Håndtere og registrere møde- og sluttidspunkter for medarbejdere. b. Komme og gå tider kan registreres ved indscanning af eksempelvis medarbejderkort med stregkode. c. Have eksempelvis akkordarbejde med skift mellem mange emner. d. At have geografisk spredte medarbejdere. e. Have mange skift i arbejdssteder. f. Afskærmes, så medarbejdere kun kan arbejde i Tidsregistrering og der kun se kollegers navne fra egen afdeling og de lønarter, der bruges i arbejdet. g. Integration til modulet Sager og Ressourcer. h. Integration til webportal Forudsætninger. For at benytte Naddon Tidsregistrering kræves licens til Microsoft Dynamics Professional, Business Essentials eller Advanced Management med Naddon modulerne 606015310 og 6015630 Det forudsættes at kursisten er øvet Microsoft Dynamics NAV bruger og har kendskab til Naddon Løn funktionalitet. : Naddon version 20100600 Side 4
2. Stempelur funktionalitet Det er muligt at anvende tidsregistrering med stempelurs funktionalitet således, at der via touchskærm stemples ind og ud, samt muligt for administrationen at sende personlige eller generelle beskeder, sommedarbejderen, der stempler ind, kan læse. For at bruge touchskærm skal der indlæses billeder til skærmtouchmenuen. Man kan indlæse 3 billeder i Microsoft Dynamics NAV til hovedmenuen i touch skærmen. Det kan gøres på følgende måde: Åben NAV, vælg Opsætning fra navigationsmenuen, vælg Naddon Løn - Tidsregistrering - Billedhåndtering. Figur 2.1 Opsætning Naddon Løn Tidsregistrering Billedhåndtering. Dette åbner et nyt skærmbillede, hvor man har mulighed for at indlæse nye billeder, eller udskifte eksisterende billeder. Man opretter et nyt billede i systemet ved at trykke F3. Der kan oprettes 3 billeder med navnene: LOGIN, LOGOUT og MESSAGES. Man kan skifte mellem de oprettede billeder med knapperne Page Up og Page Down, og slette dem med F4. For at indlæse et billede i NAV, skal man trykke på knappen Billede og dernæst Indlæs og vælge det billede, der passer med billede navnet. Gør dette for de 3 billeder, der skal oprettes. Figur 2.2 Side 5
Loginopsætning I login opsætning kan man styre, hvilket felt eller felter fra en lønmodtager, der skal anvendes til som login koden, når der anvendes touch skærm. Åben NAV, vælg Opsætning fra navigationsmenuen, vælg Naddon Løn - Tidsregistrering - Login opsætning. Figur 1.3 Opsætning Naddon Løn Tidsregistrering Loginopsætning Eksempelvis kunne man vælge telefonnummer, som det første felt. Når en bruger skal logge ind, skal vedkommende anvende telefonnummeret, som er indtastet på lønmodtager kortet, se evt. afsnittet jenes pr. dag til afspadsering. : Naddon version 20100600 Side 6
6. Lønmodtagere. Det er mulig at angive flere felter i denne opsætning. Når en bruger logger ind eller ud, vil systemet kontrollere, om den indtastede værdi passer med nogle af felterne. Det vil sige at, i ovenstående eksempel, Figur 1.3, vil en bruger både kunne logge ind med sit telefonnummer og sit CPR-nummer. Prioritet kolonnen betyder, at når en bruger logger ind eller ud, så kontrollerer systemet, om det indtastede passer med det felt, der har prioritet 1 først, og dernæst om det passer med prioritet 2 osv. Man skal indtaste mindst ét felt i denne menu for at kunne logge ind, og det felt man vælger, skal have en numerisk værdi. Side 7
3. Opsætning af tidsregistrering Åben NAV, vælg Opsætning fra navigationsmenuen, vælg Naddon Løn - Tidsregistrering - Tidsregistrering og skift til fanebladet Stempel ur Figur 2.1 Opsætning Programopsætning - Naddon Løn Tidsregistrering opsætning Tidsregistrering Anvendes Stempelur, markeres dette. Opsætning af kladder Man skal vælge hvilken tidsregistreringskladde tidsregistreringerne skal oprettes i, når en bruger stempler ind og ud. Hvis der ikke findes en kladde i forvejen, skal oprettes der en ny. Desuden skal der angives hvilken lønkladde, disse tidsregistreringer skal flyttes over i. Tidsregistreringerne bliver flyttet over i denne kladde ved hjælp af en kørsel, som er beskrevet i afsnittet Overfør tidsregistreringerne til løn kladden, hvorefter det er muligt at bogføre registreringerne. Opsætning af Advarselstekster Der er oprettet advarselstekster i forbindelse med, at tidsregistreringerne bliver flyttet fra tidsregistreringskladden til lønkladden. En advarselstekst bliver skrevet på en linje i lønkladden, hvis der er oprettet en registrering, der ligger udenfor det, der er angivet i mødeprofilen. Der skal angives en advarselstekst i disse tre felter, ellers vil der blive oprettet en registrering med en blank beskrivelse. Opsætning af touch skærm timeout Touch skærm menuen er bygget op med en automatisk timeout funktion, så menuen altid vender tilbage til Login skærmbilledet efter et antal millisekunder, hvis der ikke har været trykket på skærmen. Her skal der angives et antal millisekunder, for ellers vil menuen vende tilbage til Login skærmbilledet med det samme. I eksemplet på Figur 2.1 er timeout værdien sat til 60.000 millisekunder, som svarer til 60 sekunder. : Naddon version 20100600 Side 8
Opsætning af afspadsering Her vælges en lønart til Opsparet afspadsering og en til Udbetalt afspadsering. Systemet registrerer selv afspadsering ud fra tidsregistreringerne sammenholdt med mødeprofilen. Opsætning af portal std. lønart Anvendes der holdlederportal i forbindelse med tidsregistrering, er det muligt ved at indsætte linjer i tidsregistreringskladden med en lønart. Denne opsættes i Tidsregistreringsopsætningen på fanen Holdlederportal. I Tidregistreringsopsætning på fanen Generelt vælges der med en markering, om der ønskes anvendet Mødeprofiler. Figur: 3.2 Opsætning - Programopsætning - Naddon løn - Tidsregistrering Opsætning - Tidsregistrering Ved markering af deaktiver mødetidskontol er det ved tast i tidsregistreringskladde kun nødvendigt at taste det samlede antal timer og ikke start og sluttidspunkt. Side 9
4. Opret lønarter Det er nødvendigt at oprette en eller flere lønarter i systemet. Disse anvendes på de forskellige mødeprofiler og ved angivelse i eventuelle overarbejdstimer, tillæg osv. Åben NAV, vælg Personale fra navigationsmenuen, vælg Naddon Løn - Løn - Lønarter Figur 3.1 Personale Naddon løn Løn - Lønarter Indtast de relevante oplysninger. Husk at sætte V i optionen Medtages i tidsreg., for ellers vil den specifikke lønart ikke kunne anvendes i tidsregistreringen. For produktionsskoler er det blot nødvendigt at markere lønarter til hjemmeboende u/18 år. Ex. lønart: 1,3,5,7,9 mv. da der ved overførelse af de bogførte tidsregistreringer kigges i Lønmatrix, og der derved ændres til korrekt lønart i forhold til, om eleven er under eller over 18 år samt ude- eller hjemmeboende. : Naddon version 20100600 Side 10
5. Opret mødeprofiler Åben NAV, vælg Opsætning fra navigationsmenuen, vælg Naddon Løn - Tidsregistrering - Mødeprofilopsætning. Figur 4.1 Opsætning Naddon Løn Tidsregistrering Mødeprofilopsætning En mødeprofil er et skema for, hvornår en ansat skal have en given lønsats. Dette styres ved at angive en standart lønart for denne profil (Felt nummer 5 set fra toppen). Denne lønart anvendes sammen med mødetidsopsætning for at angive, hvad en ansat normalt skal have i løn, hvis vedkommende, som i eksemplet i Figur 4.1, skal møde kl. 08:00 og har fri igen kl. 12:00. Hvis en linje i mødetidsopsætning ikke er markeret som løngivende, vil der ikke blive beregnet løn for denne linje. I ovenstående eksempel vil en ansat møde fra kl. 08:00 til kl. 12:00 og være på arbejde i 4 timer, men vedkommende vil kun få løn for 3,5 timer pga. indlagt pause, som ikke er løngivende. I Profilart kan angives om mødeprofilen er Gruppe eller Individuel. Gruppe anvendes til virksomheder, som arbejder i hold, eks. dagshold, aftenhold og nathold. Individuel anvendes til virksomheder, hvor der ikke arbejdes i hold, men hvor de ansatte har forskellige aftaler ang. møde tidspunkter. Profilart bliver sammenholdt med Mødeprofiltype. Mødeprofiltype angiver hvilke(n) dag(e) denne profil gælder for. Side 11
Hvis Profilart er sat til Gruppe kan typerne Mandag til Fredag anvendes. Hvis Profilart er sat til Individuel, kan typerne Hverdag og Weekend anvendes. Typen Helligdag kan anvendes for begge profilarter. Det er muligt at angive en automatisk afrunding af tider for de forskellige mødeprofiler, således at hvis en ansat eksempelvis møder ind kl. 21:56, så kan systemet automatisk runde dette op til eksempelvis 22:00 ved at sætte Timeafrunding v. indmødning til en Kvart time og sætte afrundingen til at være Op. Ligeledes kan det måske være, at den ansatte forlader arbejdet kl. 06:11. Her kan system igen lave en afrunding, eksempelvis til kl. 06:00 eller måske 06:15. Afrundingsmulighederne er Ingen, Kvart time, Halv time og Time, og det er muligt at runde op, ned eller til nærmeste værdi. I forbindelse med håndtering af overtidsbetaling er det muligt at angive en eller flere lønarter. I eksemplet i Figur 4.1 kunne overtidsbetalingen sættes til at starte efter 4 timer til lønarten OVERTID. Man kan også indtaste en eller flere andre overtids lønarter, der måske skal starte efter 6 eller 8 timer. Der må ikke være et hul i mellem den normale mødetidsopsætning, i dette tilfælde på i alt 4 timer, og den første overtidsopsætningslinje. NB. Der skelnes ikke mellem løngivende og ikke løngivende timer her. På fanen Forud tid kan et eller flere tillæg angives, som automatisk bliver udløst, hvis en medarbejder møder før tid. Lønarten bestemmes ud fra en angivelse af start og slut tidspunkt på dagen. På fanen Forskudt tid / tillæg kan et eller flere tillæg igen oprettes, som automatisk bliver udløst, hvis en medarbejder arbejder indenfor det angivende tidsrum. I fanen Afspadsering angives det normale antal timer for en uge. Desuden angives der, hvor meget tid der optjenes pr. dag til afspadsering. : Naddon version 20100600 Side 12
6. Lønmodtagere Lønmodtagerne er de personer, der kan laves tidsregistrering på. Åben NAV, vælg Personale fra navigationsmenuen, vælg Naddon Løn - Lønmodtagere. Figur 5.1 Personale Naddon Løn - Lønmodtagere Udfyld de relevante oplysninger. Her er det vigtigt at sætte V i Tidsregistrering, for ellers vil lønmodtageren ikke kunne lave tidsregistrering. Desuden kan der angives hvilken mødeprofil, lønmodtageren skal anvende. Der er mulighed for at knytte en medarbejder til flere forskellige mødeprofiler. Vælg knappen Medarbejder - Mødeprofiler. Hvis man anvender mødeprofiler med Profilart - Gruppe, skal der kun angives én linje i Mødeprofiler skærmbilledet, hvor ugedag sættes til Gruppe. Hvis Profilart - Individuel anvendes, skal der laves én linje pr. ugedag som i eksemplet ovenfor. Start og slut datoerne skal anvendes til at angive, hvornår mødeprofilerne gælder fra og til. Side 13
For produktionsskoler, der ønsker at anvende tidsregistrering for elever, vælges mødeprofiler under knappen Elever på Elevkortet. På Elevkortet markeres eleven endvidere til at indgå i tidsregistrering. : Naddon version 20100600 Side 14
7. Tidsregistreringer Tidsregistreringer kan tastes i tidsregistreringskladden i NAV eller via en tilkoblet Holdlederportal. Funktionaliteterne er primært ens. Når der skal tastes registreringer for medarbejdere, er der muligt at indsætte en linje for hver medarbejder. Dette kan vælges for alle medarbejdere eller per dimensionskode i dette eksempel i Figur 7.1, hvor dimensionskode er navngivet til afdeling. Vælg tidsregistreringskladden under Personale - Naddon løn Tidsregistrering - Tidsregistreringskladde, knappen Indsæt medarbejder Figur 7.1 Tidsregistreringskladde Efter indsættelse af dimensionskodens medarbejder kan der tilføjes flere linjer eller om nødvendigt slette linjer. Efter tidsregistreringen er tastet, afsluttes med at bogføre via knappen: Bogfør registreringer Administrative registreringer Administrative registreringer er registreringer, som laves på vegne af en lønmodtager, såsom registrering af længerevarende sygdomsperioder, ferie osv. Åben NAV, vælg Personale fra navigationsmenuen, vælg Naddon Løn - Tidsregistrering - Tidsregistreringskladde - Adm. registreringer. Side 15
Figur 7.2 Personale Naddon løn Tidsregistrering Tidsregistreringskladde Adm. Registreringer. Her angives, om der skal oprettes registreringer for én lønmodtager eller for alle lønmodtagere. Dato fra og til angiver hvilke dage denne registrering skal oprettes for. Hvis der angives en længere periode, skal man overveje, om der også skal oprettes registreringer for dagene i weekenden, eller om den skal springe lørdag og søndag over. Hvis man, som i eksemplet i figur 7.2, har samme start og slut dato, forsøger systemet selv at finde lønmodtagerens mødeprofil for den pågældende dag. Hvis systemet finder en mødeprofil, udfylder det selv Mødetidspunkt og Gå tidspunkt. Ellers udfyldes disse manuelt. Automatisk fraværsregistreringer Automatiske fraværsregistreringer er registreringer, som laves på vegne af en lønmodtager, hvor systemet opretter tidsregistreringsposter, hvis en lønmodtager har et mindre antal timer, end der står i mødeprofilen. Åben NAV, vælg Personale fra navigationsmenuen, vælg Naddon Løn - Tidsregistrering - Tidsregistreringskladde - Auto fraværs registrering. Figur 7.3 Personale Naddon løn Tidsregistrering - Autofraværsregistrering En periode angives, eks. én dag som i eksemplet figur 11. Derefter vil systemet kontrollere om der er oprettet tilstrækkeligt med tidsregistreringer i henhold til lønmodtagernes mødeprofiler. : Naddon version 20100600 Side 16
8. Tidsregistrering via Holdlederportal Oprettelse af adgang til portal Anvendelse af tidsregistrering af holdlederportal forudsætter samme opsætningen som fra Microsoft Dynamics NAV samt opsætning af, hvilke medarbejder der skal have adgang til portalen. I Personale modulet vælges medarbejder kortet. Nummer er brugernavnet holdlederen skal logge på portalen med. Adgangskoden angives i feltet Portaladgangskode på fanen Administration. Det er muligt at vælge en afdeling som tidsregistreringskladden åbnes i fra portalen når holdlederen logger på. Denne afdeling angives på fanen Administration i feltet Portal Std. kode. Det er dog muligt for holdlederen fra portalen at skifte afdelingen efter ønske. Standard lønart v/ funktion: indsæt medarbejder Ved tidsregistrering via tidsregistreringskladden på holdlederportalen er det muligt at vælge en løn, der angives på alle linjer ved anvendelse af funktionen: Indsæt linjer. Den lønart angives under Opsætning Programopsætning - Naddon Løn Tidsregistrering - Tidsregistreringsopsætning på fanen Holdlederportal. Tidregistrering Tidsregistrering via holdlederportalen foretages som i NAV via tidsregistreringskladden og har samme funktionaliteten som overfor beskrevet. Endvidere er det muligt at tilføje bemærkninger til linjer i kladden. Det kan ex. være årsagen til fraværet eller afspadsering/overarbejde eller sygdom. Tidligere registreringer Holdlederen har mulighed for at se bogførte tidsregistreringer via portalen. Vælg: Tidsregistrering - Tidligere reg. Afdeling vælges, derefter vælges, om det er alle elever eller en enkelt elev, samt i hvilket dato interval det ønskes at se registreringer for. Figur 8.1 Holdlederportal - Tidsregistrering - Tidligere reg. De tidligere registreringer kan udskrives. Her kan der vælges, om bemærkningerne skrevet i tidsregistreringen skal skrives med ud. På udskriften med bemærkninger kommer kun Side 17
registreringer med bemærkninger. Dette kan eventuelt være behjælpeligt ved en samtale med en elev. Produktionsskole menu via Holdlederportal Holdledere kan under produktionsskole se og hente oplysninger om elev via elevkortet. Det er muligt for holdlederen at redigere i synlige felter på elevkortet. Udskrift af indberetningsskema På holdlederportalen under Produktionsskole/Rapporter er det muligt at udskrive indberetningsskema. Der kan vælges om dette skal indeholde CPR-nr. weekender og timer for de enkelte dage. Figur 8.2 Holdlederportal Produktionsskole Rapporter - Indberetningsskema : Naddon version 20100600 Side 18
Overfør tidsregistreringerne til løn kladden For at kunne anvende tidsregistreringerne til udarbejdelse af løn, skal alle tidsregistreringerne flyttes fra tidsregistreringskladden til lønkladden, hvorfra de senere kan bogføres. Åben NAV, vælg Personale fra navigationsmenuen, vælg Naddon Løn - Tidsregistrering - Periodiske aktiviteter - Overfør tidsregistrering til lønkladde Figur 8.3 Personale Naddon Løn Tidsregistrering Periodiske aktiviteter Overfør tidsregistrering til lønkladde På det første faneblad kan man angive en dato begrænsning. Der SKAL angives en afgrænset periodestart, som i Figur 8, hvor perioden eksempelvis går fra den 25. januar til 29. januar. Man kan også vælge at afgrænse på kun én dag ved at skrive datoen for den pågældende dag. Hvis der ikke sættes en begrænsning her, vil systemet prøve at anvende alle datoer og på et tidspunkt fejle. På fanebladet Lønmodtagere er det muligt at sætte en filtrering på, for hvilke lønmodtagere denne kørsel skal gælde. Systemet opretter linjer i den lønkladde, der er angivet i opsætningen. Side 19
10. Stempelur Opsætning af stempelur - maskine Grundlæggende er udseende og menuvalg i Microsoft Dynamics NAV er brugerbestemt og således også for Stempelur. Der skal derfor foretages brugerbestemte opsætninger af Microsoft Dynamics NAV for at Stempelur vises korrekt. Man logger ind i Microsoft Dynamics NAV med sin stempelursbruger på den pågældende maskine. Når man er logget ind skal man fjerne Navigationsruden (menuen ude til venstre). Dette gøres ved at trykke ATL+F1 eller fra menuen i toppen af Microsoft Dynamics NAV: Vis - Navigationsrude. Desuden skal værktøjslinjen fjernes; dette gøres ved at vælge menuen i toppen af Microsoft Dynamics NAV, Vis - Værktøjslinje. Her skal man fjerne alle de flueben der er sat. Figur 10.1 Opsætning af stempelursbruger For at stempelursmaskinen altid vil starte i Microsoft Dynamics NAV med stempelurssystemet i gang, skal stempelursbrugeren sættes op. Det sker ved at vælge Opsætning - Programopsætning - Brugere - Brugeropsætning. Her skal stempelursbrugeren vælges i kolonnen Bruger-ID. Dernæst sættes et flueben i kolonnen Stempelur. Dette vil gøre, at Microsoft Dynamics NAV med denne bruger automatisk starter op med Stempelur. : Naddon version 20100600 Side 20
Figur 10.2 Anvendelse af stempelurssystemet Brugerne / lønmodtagerne får tildelt brugernavn, som de kan logge ind med. Fra menuen har de adgang til at stemple ind, stemple ud, se gamle registreringer, se beskeder fra administrationen og oprette forespørgsler. Side 21
Figur 10.3 Figur 10.4 : Naddon version 20100600 Side 22
Figur 10.5 Figur 10.6 Side 23
Figur 10.7 Figur 10.8 : Naddon version 20100600 Side 24
Figur 10.9 Behandling af registreringer Alle komme og gå registreringer bliver lagt i en tidsregistreringskladde. I tidsregistreringskladden er der mulighed for at lave efterbehandlinger, så som registrering af længerevarende sygdom osv. Desuden kan man her køre Auto fravær kørslen, der laver fraværsregistreringer (ud fra mødetidspunkter i mødeprofilerne). Når registreringerne dækker medarbejdernes mødetidspunkter for en given dag, skal registreringerne flyttes fra tidsregistreringskladden og over i lønkladden. Dette gøres ved at man kører kørslen: Overfør tidsreg. med stempel ur til lønkladde. Den findes under Personale - Naddon Løn - Tidsregistrering - Periodiske aktiviteter. Herefter udarbejdes løn som normalt fra lønkladden. Tidligere elever som er vendt tilbage Hvis man har oprette den samme elev mere end en gang, er det vigtigt at Fratrædelsesdatoen er udfyldt for det gamle elevkort. Hvis ikke, kan det give problemer i forbindelse med login på stempelursmaskinen, og eleven vil figurere flere gange på oversigten i stempelursmaskinen. Indrapporteringer Rapporterne Dagsrapport, 14 dages rapport samt Opholdsuger findes under menuen Personale - Naddon Løn - Produktionsskole - Rapporter. Side 25
: Naddon version 20100600 Side 26
Side 27
: Naddon version 20100600 Side 28