Referat nr. 9 af 13/8-2013 ADM = Administrationen Klokken 18:15 EM = Ejendomsmester Afholdt i bestyrelseslokalet DL = Driftsleder Tilstede fra bestyrelsen: Afbud: Andre tilstedeværende: Kurt Peter Jørgensen - Alexander Johansen - Jeppe Sloth - Claus de Haas - Klaus Jespersen - Jan Northved Hansen. Kim Hansen Ejendomsmester Lars Larsen Driftsleder Mikkel Selander Konsulent Annette Reckendorph Lonni fra administrationen Fremsendt på mail, brev: Grønne regnskaber Budgetopfølgning konto 115 og 116 Udleveret på mødet: Dagsorden: 1. Valg af ordstyrer 2. Godkendelse af referat nr. 7 og 8 3. Tilbagemelding fra driften a. Ejendomsmester og Driftschef b. Budgetopfølgning konto 115/116 og finanskontoplan c. Grøne regnskaber d. Administrationen 4. Budget 2014 5. Orientering a. Organisationsbestyrelsen b. BeboerTV c. Andet 6. Tilbagemelding fra udvalg a. Grønt Udvalg b. Beboeraktivitetsudvalget c. Byggeudvalget 7. Bestyrelse - lukket punkt 8. Klager 9. Afdelingsmødet 10. Idéer til nyhedsbrev 11. Andet Ad 1. Valg af ordstyrer Klaus blev valgt til ordstyrer. Ad 2. Godkendelse af referat nr. 7 og 8 Referaterne blev godkendt. Ad 3. Tilbagemelding fra driften. a. Ejendomsmester og Driftschef 1 års gennemgang på VVS projektet i blok 3/4 blev efterspurgt, Mikkel vender tilbage Den nye tagrende på Blok 9 mod gaden er utæt. Ansvarlig MS Deadline 1
Der er ikke lavet afstribning på P-pladserne, da der er afsat penge til fornyelse af p-pladser til næste år. Der blev spurgt til den mulige vandskade i kælderen i blok 10 i forhold til den store mængde vand. Lars hænger en seddel op i opgangene for at orientere beboerne. Der blev spurgt til fejning af kældergange. Der blev spurgt til kattens værn, idet der er set killinger og katte igen. Der følges op. Der blev spurgt til beskæring af buskene foran blokkene. Der blev spurgt ind til hvordan der følges op på henvendelser når der afholdes fest i billiardrummet (hvor der ikke må holdes fest). Der følges op på det. Der blev snakket om den brug af fodboldbanen som stadig pågår af udefrakommende. Der blev spurgt til maling af nedløbsrørenes afslutning b. Budget opfølgning konto 115/116 og finanskontoplan Budgetopfølgning for juli er ikke modtaget. Lars har gennemgået budgetterne, og rapporterer at det ser fornuftigt ud. c. Grønne Regnskaber Lars rapporterer at de grønne regnskaber ser fornuftige ud. b. Administrationen Brevet om B konto bliver efterlyst til OB mødet da vi tidligere har truffet beslutning om udsendelse. Ad 4. Budget 2014 Budgetudkastet blev gennemgået ud fra bestyrelsens spørgsmål. Det blev besluttet at ferieafløsning sættes til 12 uger årligt, idet de forslåede 10 % ikke skønnes nødvendigt. Vaskeriets budget blev drøftet. Afdelingsbestyrelsen kan på ethvert tidspunkt tage stilling til vaskeprisen. Der blev snakket om el til kælderrum, vi følger op via ELO. Der blev snakket om afskrivninger og vi blev enige om at der justeres så der bliver taget højde for vinduesprojektet som vi håber at vi kan køre af næste år, med mindre husleje både i år og næste år. Lonni retter budgettet til efter det vedtagne, og med de faldne bemærkninger.. Ad 5. Orientering a. Organisationsbestyrelsen Der blev orienteret om det konstituerende bestyrelsesmøde umiddelbart efter det ekstraordinære repræsentantskabsmøde. Der blev orienteret om at der er OB møde på torsdag, og lidt om dagsordenens indhold. 2
b. BeboerTV TV er stadig slukket grundet pågående arbejder. Der har været vandskade i kælderen, gulvet i serverrummet og køkkenet er ødelagt. Der kan lægges flisegulv for en merpris på 14.800 plus moms. Der blev spurgt til Epoxygulv. Alexander spørger til Epoxygulv, og der lægges det billigste af de to muligheder. c. Andet Der har været repræsentantskabsmøde i antenneforeningen i juni måned. Der har været et møde for boligforeninger i fjernvarmeselskabet, vi har dog ikke modtaget indkaldelse, som skulle være sendt til administrationen. Vi er blevet orienteret fra vores naboselskab. Det forlyder at der også har været BiB møde, uden vi har hørt om det. Ligeledes BL repræsentantskab. Ad 6. Tilbagemelding fra udvalg a. Grønt udvalg Der skal skæres træer og buske til, og rhododendronbedene skal etableres. Der blev spurgt til træerne langs Lindeager, der ser ud som om det er efterår kun på vores side af vejen. b. Beboeraktivitetsudvalget Sommerfest. Sommerfesten er klar, den afholdes d. 31. august. Skovturen. Der er blevet omdelt en invitation til skovturen. Der blev spurgt til om det kun er pensionister og efterlønnere der må komme med. Der blev svaret bekræftende. c. Byggeudvalget Mikkel foreslog at vi kigger på solcelle sagen på et særskilt byggeudvalgsmøde. Jeppe vender tilbage med mandag eller torsdag i næste uge. Der bliver udarbejdet et regnestykke til forslaget. Videoovervågning blev drøftet igen, Mikkel følger op på maj mødets beslutning. Varmemålere bliver også drøftet på byggeudvalgsmødet i næste uge. Der skal følges op på børnehaven på byggeudvalgsmødet. MS + JS Ad 8. Klager Siden sidste bestyrelsesmøde har bestyrelsen ikke modtaget nye klager 3
via. administrationen. Kurt har forespurgt administrationen et par gange, uden at høre tilbage. Det undrer at der ikke er noget, da en beboer har meddelt Alexander og Petra at hun har klaget til bestyrelsen under VVS gennemgang. Ad 9. Afdelingsmødet. Der er rundsendt udkast til forslag. Forslag om forretningsordnen stilles med de medtagne kommentarer. Forslag om beboer tv stilles med de medtagne kommentarer. Forslag om fremrykning af vinduesprojekt stilles med de medtagne ændringer. Forslag om solceller stilles med tilføjelse forfattet af Mikkel efter byggeudvalgsmødet (økonomi m.v.) Beretningen Kurt beder om input sendes til ham, der tages ellers udgangspunkt i nyhedsbrevene der er udsendt. Beboermappens fremtid. Det blev diskuteret om der skal stilles forslag om at vi stopper med at have en beboermappe i fysisk form. Vi tager diskussionen op om beboermappens fremtid på et senere tidspunkt. Under alle omstændigheder synes vi at indholdet skal lægges på nettet under afdelingens side. Vi beder administrationen om en redegørelse for hvordan valgforholdene omkring vores bestyrelsespladser. Ad 10. Idéer til nyhedsbrev Bestyrelsen debatterer beboermappens fremtid. Forslag sendes til Alexander. Jan, Annette, Klaus og Alexander finder en dato snart for næste nyhedsbrev. Ad 11. Andet Der blev snakket om kommunikation mellem beboerne og entreprenør i VVS sagen. Næste møde flyttes fra torsdag den 19. september til tirsdag d. 17. september. Samme tid. Næstkommende Aktiviteter Tirsdag den 17. september Bestyrelsesmøde i bestyrelseslokalet kl. 18.15 Aktivitetskalender Møder og andre aktiviteter i bestyrelsesåret 2012/13 4
Torsdag 17. september 18.15 Bestyrelsesmøde Torsdag 26. september 19.00 Afdelingsmøde Torsdag 17. oktober 18.15 Konstituerende bestyrelsesmøde Torsdag 21. november 18.15 Bestyrelsesmøde?????? Julefrokost Referent Alexander Johansen Fungerende formand Kurt Peter Jørgensen 5