1 Kravsspecifikation og annonceringsbetingelser Tiltrækning og fastholdelse af kvalificeret arbejdskraft 1. Baggrund og formål Syddansk Vækstforum har vedtaget Strategi 2012 2020, en erhvervsudviklingsstrategi for Region Syddanmark. I strategien opsættes der strategiske mål på tre forretningsområder: Sundheds- og velfærdsinnovation, Bæredygtig energi og Oplevelseserhverv. Indenfor Bæredygtig energi er der peget på at mangel på kvalificeret arbejdskraft er en udfordring i forhold til forretningsområdets udvikling. Du kan læse om Syddansk Vækstforums strategi på http://vaekstforum.regionsyddanmark.dk/wm220355 Syddansk Vækstforum har igangsat en række initiativer for at imødegå denne udfordring, herunder givet støtte til projekter som f.eks. Best Brains, Talent Attraction Southern Denmark og samarbejde med foreningen work-live-stay og erhvervsklyngerne Clean og Offshoreenergy.dk. Regionsrådet har afsat midler til en særlig indsats, der skal styrke tiltrækningen af studerende og højtuddannede med det formål at sikre kvalificeret arbejdskraft til virksomhederne indenfor forretningsområdet Bæredygtig Energi. Forretningsområdet Bæredygtig energi er kendetegnet ved,: - at der indenfor de to specialiseringer, offshore og energieffektivisering er en stærk koncentration af virksomheder/arbejdspladser i hhv. Esbjerg og Sønderborg - at der i særlig grad er mangel på højtuddannet arbejdskraft med tekniske kompetencer, herunder ingeniører indenfor særlige områder Formålet med denne annoncering 1 er at indhente tilbud på den bedst mulige indsats for at sikre kvalificeret arbejdskraft til forretningsområdet Bæredygtig Energi. 2. Beskrivelse af opgaven Opgaven består i at planlægge og gennemføre initiativer, som vil medvirke til at sikre kvalificeret arbejdskraft til forretningsområdet Bæredygtig Energi. Indsatsen skal udvikle initiativer, som: - Øger tiltrækning af efterspurgt, kvalificeret arbejdskraft fra ind- og udland - Øger kvalificeret uddannelse af ingeniører i lokalområderne - Øger fastholdelse af studerende, kandidater og arbejdskraft Indsatsen skal målrettes de to områder offshore i Esbjerg og energieffektivisering i Sønderborg. Tilbudsgivers opgave består i to elementer, se illustration i bilag 4: - Projektledelse og facilitering og herunder sikre udarbejdelse af handlingsplaner for indsatsen - Gennemførelse af initiativer vedr. tiltrækning og fastholdelse af arbejdskraft Projektleder og facilitator Indsatsen skal gennemføres i samarbejde med relevante regionale parter, som f.eks. Sønderborg og Esbjerg kommuner, work-live-stay, Clean, offshoreenergy.dk, SDU, AAU, Region Syddanmark m.fl. Der er positive tilkendegivelser fra parterne om at de aktivt vil bidrage med ressourcer til initiativer, der skal udmønte og supplere aktiviteterne i denne opgave. Region Syddanmark har udover midlerne til denne annoncerede opgave afsat 1.400.000 kr., som kan bevilliges til relevante parter, til udmøntning af øvrige initiativer, som fremgår af de lokale partnerskabers handlingsplaner. Tilbudsgiver skal være projektleder og etablere et partnerskab i hhv. Sønderborg og Esbjerg. Tilbudsgiver skal sikre at der i begge partnerskaber udarbejdes et kommissorium samt en handlingsplan, som beskriver 1 Annonceringen foretages i henhold til lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 af lov om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter
2 initiativer til at øge tiltrækning af arbejdskraft, øge kvalificeret uddannelse og fastholdelse af arbejdskraft. Handlingsplanen skal desuden angive budget, tidsplan og ansvarlig partner. Tilbudsgiver skal desuden medvirke til at indsatsen forankres i Region Syddanmark. Gennemførelse af initiativer Tilbudsgiver skal gennemføre konkrete initiativer som øger tiltrækning af arbejdskraft, der kan imødekomme virksomhedernes efterspørgsel jf. tilbudsgivers fremsendte oplæg. Desuden skal tilbudsgiver i samarbejde med de to lokale partnergrupper sikre implementering af øvrige initiativer i partnergruppernes handlingsplaner. Økonomi Region Syddanmark har afsat 1.400.000 kr. til denne opgave. I fht. ovenstående opgaver, har regionen en række mindstekrav og ønsker til tilbudsgiver. De neden for beskrevne mindstekrav skal opfyldes for at deltage i tilbuddet. Såfremt blot ét mindstekrav ikke er opfyldt, er tilbuddet ikke konditionsmæssigt, og udbyder (Region Syddanmark) er forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Der kan ikke tages forbehold for mindstekravene. Der kan heller ikke tilbydes alternative løsninger, som ikke lever op til mindstekravene. Leverandøren skal garantere ved afgivelsen af tilbud, at samtlige mindstekrav kan opfyldes. Tilbudsgivere, der ikke har anført andet, anses for at ville opfylde samtlige mindstekrav. Et ønske skal ikke opfyldes for at deltage i konkurrencen. Et ønske kan således opfyldes helt, delvist eller slet ikke, uden at tilbuddet bliver ukonditionsmæssigt. Graden af opfyldelse og/eller eventuelt måden for opfyldelse af ordregivers ønske vil indgå i tilbudsevalueringen. Mindstekrav: 1. Tilbudsgiver skal fremsende en projektplan for gennemførelse af denne opgave. Projektplanen skal indeholde: - beskrivelse af hvordan tilbudsgiver vil gennemføre opgaven - et oplæg med beskrivelse af initiativer til tiltrækning af kvalificeret arbejdskraft, som tilbudsgiver vil gennemføre som en del af denne opgave - tidsplan og budget for de initiativer, som tilbudsgiver vil sikre gennemført indenfor denne opgave. 2. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan indsatsen tænkes forankret i Region Syddanmark 3. Der gives en beskrivelse af organisering og bemanding af opgaveløsningen med fyldestgørende CVér som dokumenterer konsulenternes kompetencer og erfaringer fra tilsvarende opgaver. 4. Tilbudsgiver skal have erfaring med initiativer vedr. tiltrækning og fastholdelse af kvalificeret arbejdskraft og studerende på regionalt niveau. 5. Den tilbudte pris skal angives som en samlet pris for hele kontraktperioden. Ønsker: 1. Der gives et eksempel/reference på hvilken effekt de initiativer til tiltrækning og fastholdelse, som tilbudsgiver beskriver i den fremsendte projektplan, vil have. 2. Der gives et eksempel på, hvordan der kan måles på indsatsens effekt som relaterer sig til udfordringen med at skaffe kvalificeret arbejdskraft til forretningsområdet Bæredygtig Energi. Det vurderes positivt, at der er tydelige konklusioner på, om de væsentligste indsatser har effekt på projektets formål. 3. Der gives en beskrivelse af hvilke kritiske parametre, der har betydning for, om den foreslåede indsats virker. 4. Der ønskes en høj grad af sikkerhed for at indsatsen forankres og videreføres i regionen efter opgavens gennemførelse. Det vurderes positivt, at tilbudsgiver anviser en bæredygtig plan for dette aspekt. 5. Der gives eksempler på hvordan regionale parter vil blive inddraget og involveret i løsning af opgaven. Det vurderes positivt, at der sker en høj grad af involvering af relevante parter.
3 6. Der ønskes en beskrivelse af, hvordan den viden og læring, som tilbudsgiver opbygger ved gennemførelse af aktiviteterne overføres til regionale parter med henblik på at indsatsen skal fortsætte efter aftalens ophør. 7. Region Syddanmark vil lægge positiv vægt på konsulenternes kompetencer indenfor projektledelse samt regionalt kendskab. 3. Samarbejde Tilbudsgiver skal indgå i et samarbejde med de konkrete lokale partnergrupper og andre relevante aktører, samt medarbejdere i Region Syddanmark. 4. Tidsplan Opgaven igangsættes umiddelbart efter tildeling af opgaven. Opgaven forventes at strække sig fra marts 2015 til juli 2016. 5. Pris Region Syddanmark vurderer, at opgaven kan løses for op til 1,4 mio. kr. ekskl. moms. Tilbud på over 1,4 mio. vil derfor ikke komme i betragtning. 6. Tildelingskriterier De indkomne tilbud vægtes på følgende måde: Kvaliteten i tilbudsgivers løsningsbeskrivelse, herunder beskrivelse af forankring (Mindstekrav 1, 2 og Ønsker 1.-4.): 50 pct. Organisering, bemanding og erfaring fra tilsvarende opgaver (Mindstekrav 3, 4 og Ønske 5-7): 35 pct. Samlet pris (Mindstekrav 5.): 15 pct. Det tilbud, der samlet opnår den bedste bedømmelse ud fra underkriterierne, anses for vinder af udbuddet. Procentsatserne angiver de enkelte underkriteriers relative vægt i tilbudsevalueringen. 7. Betingelser A. Ordregivers forbehold Region Syddanmark forbeholder sig ret til at annullere hele eller dele af den annoncerede opgave og eventuelt at gennemføre et nyt udbud, såfremt der ikke er en usaglig grund. B. Kontraktmæssige forhold Udkast til kontrakt vedlægges. Tildelingen af opgaven anses ikke for afsluttet, før kontrakten er underskrevet af begge parter. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i pkt. 7, c. Kontrakten vil løbe i perioden fra indgåelse af kontrakten til den aftalte opgaveløsning er afleveret og godkendt af Region Syddanmark. Arbejdet forventes afsluttet ultimo 2016. Tilbudsgiver har ansvar for og afholder udgifter alle former for udlæg, rejseomkostninger, sekretærbistand, mangfoldiggørelse og andre kontorholdsudgifter m.v., med mindre andet aftales eksplicit. C. Tidsfrister Aktivitet Tidsfrist Skriftlige spørgsmål på dansk, der modtages senest 17. februar 2015 kl. 12.00 denne frist, vil under alle omstændigheder blive besvaret Tilbudsfrist 23. februar 2015 kl. 14.00 Forventet ordretildeling 9.marts 2015 Forventet kontraktindgåelse 13. marts 2015 Vedståelsesfrist 31. maj 2015 8. Behandling af tilbud mm.
4 Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. Ordregiver er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiver. Der stilles ingen særlige krav til en sammenslutnings retlige form, men såfremt flere byder i forening, skal der iblandt disse udpeges en ansvarlig leverandør, der tegner alle de bydende. Såfremt ordren tildeles en sammenslutning af virksomheder (et konsortium), skal deltagerne påtage sig solidarisk hæftelse for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med nærværende udbudsforretning er ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden ordretildeling. 9. Skriftlige spørgsmål og svar Alle spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil løbende blive offentliggjort/uploadet i anonymiseret form på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. Tilbudsgiver opfordres således til løbende at holde sig orienteret om nærværende udbud på www.regionsyddanmark.dk/leverandorportal. 11. Fortrolighed Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder indkomne tilbud, i Regionens udbud vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af Regionen. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud, jf. udbudsbilag 1. Regionen vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, der følger af lovgivningen. Anmodes Regionen om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Regionen træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. 12. Erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige Tilbuddet skal indeholde en erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld til det offentlige, jf. 1, stk. 1 i lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997. Tilbudsgiver kan benytte den af ordregiver vedlagte formular i udbudsbilag 2 om erklæring på tro og love om ubetalt forfalden gæld. Det er vigtigt, at erklæringen vedrører netop den juridiske enhed, der afgiver tilbuddet. Ved sammenslutninger af virksomheder (konsortier) skal hver deltager i sammenslutningen afgive en erklæring. 13. Aflevering af tilbud og tilbudsfrist Tilbud skal afleveres inden for tilbudsfristen angivet ovenfor og regionen ser gerne, at tilbud afleveres i 2 eksemplarer (papirversion) i underskrevet stand og 1 eksemplar elektronisk på en cd-rom/usb/andet almindeligt anvendt elektronisk medie. Tilbuddene bedes indleveret i en lukket forsendelse mærket "Indsats for tiltrækning af kvalificeret arbejdskraft til Bæredygtig Energi. Må ikke poståbnes". Ved eventuelle uoverensstemmelser mellem den elektroniske udgave og papirudgaven har sidstnævnte forrang. Såfremt et dokument ikke er indeholdt i papirudgaven, men findes i den elektroniske udgave af tilbuddet, betragtes dette ikke som modstrid. Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til:
5 Region Syddanmark Damhaven 12 DK-7100 Vejle Att.: Receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest mandag, den 23. februar 2015 kl. 14.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Det er tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail. 14. Bilag Bilag 1. Udkast til Kontrakt Bilag 2. Tro og loveerklæring Bilag 3. Spørgsmål/svar Bilag 4. Figur til illustration af opgaven