Indkøbsovervågningsprogram Organisation og procedurer Version: 1.0 Dato: 01.06.2011 Dokumentejer: Administrativt ansvarlig 1
Indholdsfortegnelse Indkøbsovervågningsprogram... 1 1. Indledning og baggrund... 3 2. Om instruksen og overvågningsprogrammet... 4 3. Centrale elementer i indkøbsovervågningsprogrammet... 5 4. Organisation: roller, ansvarsfordeling og snitflader... 7 5. Procedurer for indkøb og kontrol... 12 2
1. Indledning og baggrund Denne instruks beskriver Faxe Forsynings indkøbsovervågningsprogram. Vandsektorloven (Lov nr. 469 af 12.07.2009) har fastsat, at kommunale forsyningsselskaber fra 1. maj 2011 skal have implementeret et indkøbsovervågningsprogram. Programmet skal sikre og dokumentere, at forsyningsselskabet lever op til kravene i lovgivningen. Programmet skal medvirke til, at vandselskabet ved aftaleindgåelse kun varetager egne økonomiske interesser og ikke andre selskabers eller interessenters interesser. Dette betyder at: Aftaler skal indgås på markedsvilkår. At aftaler skal foreligge skriftligt på aftaletidspunktet. En aftale er indgået på markedsvilkår, hvis selskabet forud for kontraktindgåelse har undersøgt markedet for at opnå den bedste kombination af pris og kvalitet ved køb og salg af varer og tjenester. Det sker typisk ved at indhente og sammenligne alternative tilbud i markedet med hensyn til egenskaber, leveringsvilkår og priser for den type ydelser, som orden skal omfatte. Udbud gennemføres efter reglerne i to direktiver: forsyningsdirektivet og udbudsdirektivet. Efterlevelsen af disse krav skal dokumenteres. Dette medfører følgende: Væsentlige aftalers priser og vilkår skal kunne dokumenteres til brug for eventuel efterfølgende kontrol. Etablering af et overvågningsprogram med en tilknyttet kontrolprocedure for at sikre aftaleindgåelse på markedsvilkår. Offentliggørelse af en årsberetning om overvågningsprogrammet og kontrollen med dets gennemførelse i praksis og indsendelse til Forsyningssekretariatet. Denne instruks fungerer både som vejledning og som dokumentation for, at Faxe Forsyning har etableret et overvågningsprogram. For at kontrollere overholdelse af reglerne om indgåelse af aftaler og kontrakter har Faxe Forsyning udarbejdet nogle forretningsgange og procedurer, der beskriver informationsgangen til de berørte personer. Derudover er der blevet etableret en kontrollantgruppe, som skal sikre, at ovenstående bliver efterlevet. Dokumentet beskriver denne organisation og procedurerne. 3
Tidspunkt for udløb af kontrakt 2010 2011 Leverandørnavn Leverandørkategori Q3 Q4 Q1 Q2 Senere udløb NA A/ S Storebælt Under grænseværdi NA Brødrene A. & O. Johansen Under A/ S grænseværdi NA Jesper Christensen Aps El vedligeholdelse 16-07-2010 Brødrene Dahl A/ S VVS Handelsvarer NA COOP Haslev Diverse NA Dansk Autohjælp A/ S Biler NA Datatech A/ S IT Løbende kvartal + 3 mdr. opsigelse Decoplant A/ S Kontorartikler 6 mdr. opsigelse elbek & vejrup A/ S IT NA Energi Danmark El 31-12-2010 Envidan ØstA/ S Rådgivende ingeniører NA Ernst & Young Revision NA Faxe Kommune Andet Vedligeholdelse 2 års opsigelse Faxe Kommune Personaleadministration 6 mdr. opsigelse Faxe Kommune Park & Vej 3 mdr. opsigelse GEA Westfalia Separator DK Anlægsprojekter A/ S 08-07-2010 Gustaf Fagerberg A/ S VVS Handelsvarer Genforhandlet pr. 31-12-2009 Højvang Miljølaloratorium A/ Laboratorier S 3 mdr. opsigelse International Health Insurance Forsikring NA ITR Data IT 20-11-2010 KL Under grænseværdi NA KMD A/ S IT NA Kommune Leasing Biler 01-01-2012 Kort & Matrikelstyrelsen - NA KWH Pipe VVS Handelsvarer NA LIFA Landinspektører Under grænseværdi 3 mdr. opsigelse Orbicon Rådgivende ingeniører NA Progrator Gatetrade Under grænseværdi NA Promando A/ S Personaleadministration 3 mdr. opsigelse Sanistål A/ S VVS Handelsvarer NA Ternesølauget - 1 års opsigelse Vandmand A/ S Anlægsprojekter 31-12-2010 Willis I/ S Forsikring 3 mdr. opsigelse Xerox Under grænseværdi 16-06-2012 AAAvikar Rengøring 01-03-2011 Indkøbsovervågningsprogram 2. Om instruksen og overvågningsprogrammet Dato for udarbejdelse Instruksen er udarbejdet i marts 2011 i version 1.0. Instruksen er siden løbende blevet opdateret for at tilpasse den udviklingen i Faxe Forsynings indkøb og lovgivningen på området. Ejerskab for instruksen Ejerskabet til instruksen, og dermed ansvaret for at den løbende bliver opdateret, ligger hos administrationskoordinatoren. Gyldighedsområde Programmet gælder for alle aftaler om køb og salg af varer, tjenesteydelser, finansielle ydelser, samt bygge og anlægsarbejder indgået af Faxe Kommune Holding A/S og øvrige selskaber under Faxe Kommune Holding A/S. Dokumentationens struktur Denne instruks udgør omdrejningspunktet for dokumentationen for indkøbsovervågningen. Men instruksen følges af fire centrale elementer, der gennemgås i kapitlet nedenfor: 1) kontraktdatabasen, 2) udbudsplanen, 3) udbudsparadigmet (for anlæg) og 4) skabelonen til årsberetningen. Instruks Kontraktdatabase Udbudsplan Udbudsparad. (for anlæg) Skabelon til årsb. 4
3. Centrale elementer i indkøbsovervågningsprogrammet Dette kapitel beskriver de dokumenter og databaser, der udgør hjørnestenene i overvågningsprogrammets styring og dokumentation ud over nærværende instruks. Instruksen henviser til disse i organisations- og procedurebeskrivelserne. Der er fire centrale elementer: Kontraktdatabasen Udbudsplanen Udbudsparadigme Skabelon til årsberetning. Kontraktdatabasen For at sikre den direkte kontrol af eksisterende kontrakter har Faxe Forsyning A/S oprettet en database over kontrakter på eksisterende leverandører. Kontraktdatabasen er en SQL-baseret databasefil, oprettet med Microsoft Access, der indeholder en oversigt over eksisterende kontrakter og oplysninger på disse på en række udvalgte dimensioner. Formålet med kontraktdatabasen er følgende: 1. Sikre overblik over eksisterende kontrakter. 2. Henvise til de fysiske kontrakter, så det altid er muligt at finde den seneste version af kontrakterne. 3. Skabe sammenligningsgrundlag for leverandørkontrakter på tværs af selskaberne inden for Faxe Forsyning. Kontraktdatabasen indeholder information omkring de enkelte kontrakter og aftaler, der er etableret indenfor Faxe Forsyning. De informationer, som er lagt i basen, omfatter leverandørnavn, tilhørssted/selskab, type (anlæg/drift), udstedelse/udløb, betalingsbetingelser mv. Desuden findes der i kontraktdatabasen et separat ark med oversigt over udløbsdatoer på kontrakterne. Figur 1 er et billede af kontraktdatabasen. Figur 1. Faxe Forsynings kontraktdatabase Ud over Access-filen omfatter kontraktdatabasen også et link til fysiske kontrakter, der er placeret i indscannet form på virksomhedens fællesdrev (med begrænset adgang). 5
Udbudsplanen Udbudsplanen er en liste over kontrakter og områder, der skal udbydes eller genudbydes inden for det kommende år. Udbudsplanen er linket til kontraktdatabasen, da denne også indeholder oplysninger om kontrakternes udløb. Udbudsplanen indeholder oplysninger om leverandører og leverandørkategorier, samt udløbsdato for kontrakten. Endvidere indeholder udbudsplanen en oversigt over, hvornår området skal udbydes igen. Udbudsplanen skal indgå i årsrapporten, som dokumentation for gennemførte og planlagte udbud. Figur 2 viser et eksempel på Faxe Forsynings udbudsplan. Figur 2. Faxe Forsynings udbudsplan, eksempel Tidspunkt for udløb af kontrakt 2010 2011 Leverandørnavn Leverandørkategori Q3 Q4 Q1 Q2 Senere udløb NA A/ S Storebælt Under grænseværdi NA Brødrene A. & O. Johansen Under A/ S grænseværdi NA Jesper Christensen Aps El vedligeholdelse 16-07-2010 Brødrene Dahl A/ S VVS Handelsvarer NA COOP Haslev Diverse NA Dansk Autohjælp A/ S Biler NA Datatech A/ S IT Løbende kvartal + 3 mdr. opsigelse Decoplant A/ S Kontorartikler 6 mdr. opsigelse elbek & vejrup A/ S IT NA Energi Danmark El 31-12-2010 Envidan ØstA/ S Rådgivende ingeniører NA Ernst & Young Revision NA Faxe Kommune Andet Vedligeholdelse 2 års opsigelse Faxe Kommune Personaleadministration 6 mdr. opsigelse Faxe Kommune Park & Vej 3 mdr. opsigelse GEA Westfalia Separator DK Anlægsprojekter A/ S 08-07-2010 Gustaf Fagerberg A/ S VVS Handelsvarer Genforhandlet pr. 31-12-2009 Højvang Miljølaloratorium A/ Laboratorier S 3 mdr. opsigelse International Health Insurance Forsikring NA ITR Data IT 20-11-2010 KL Under grænseværdi NA KMD A/ S IT NA Kommune Leasing Biler 01-01-2012 Kort & Matrikelstyrelsen - NA KWH Pipe VVS Handelsvarer NA LIFA Landinspektører Under grænseværdi 3 mdr. opsigelse Orbicon Rådgivende ingeniører NA Progrator Gatetrade Under grænseværdi NA Promando A/ S Personaleadministration 3 mdr. opsigelse Sanistål A/ S VVS Handelsvarer NA Ternesølauget - 1 års opsigelse Vandmand A/ S Anlægsprojekter 31-12-2010 Willis I/ S Forsikring 3 mdr. opsigelse Xerox Under grænseværdi 16-06-2012 AAAvikar Rengøring 01-03-2011 Udbudsparadigme (for anlæg) Udbudsparadigmet er et dokument (et kompendium) med skabeloner for udbud og beskrivelser af procedurer for udbud for anlægsarbejde. Paradigmet indeholder desuden beskrivelser af krav til udbuddet som eksempelvis aftalegrundlag eller sikkerhedsstillelse. Paradigmet bliver løbende opdateret efter behov. Udbudsparadigmet tager udgangspunkt i AB92 og indeholder eksempelvis skabeloner til udbudsbrev og oversigter og aftalegrundlag, krav om sikkerhedsstillelse mv. Udbudsparadigmets udgangspunkt er rørlægningsarbejde, men paradigmet kan anvendes til alt anlægsarbejde. Principperne skitseret i det kan anvendes alment til udbud. Udbudsparadigmets indhold er: 6
1. Tillæg til AB92 2. Alm. arbejdsbeskrivelser (AAB) 3. Særlige betingelser (SB) 4. Kvalitetssikring og kontrol 5. Tilbuds- og afregningsgrundlag. Skabelon til årsberetning Skabelonen til årsberetningen er et dokument, som indeholder de punkter, som forsyningsselskabet skal indberette årligt til Forsyningssekretariatet. Dokumentet ejes og anvendes af den ansvarlige kontrollant til at udarbejde årsberetningen for indkøbsovervågningen. Mere specifikt indeholder skabelonen krav til beskrivelse af: Programmet, og hvem der omfattes af det. Kontrollen med programmet. Information til medarbejdere, rådgivere mv. Aftaler og kontrakter. Oversigt over selskabets udestående mellemværender med kommuner, og de mellemværender der er afviklet helt eller delvist. Procedurer for kontraktindgåelse. Vedligeholdelse af kontrakter. Udbudsplan. Som det kan ses, tager beretningen udgangspunkt i den dokumentation, som beskrives i denne instruks. 4. Organisation: roller, ansvarsfordeling og snitflader Dette kapitel beskriver den organisation, der har ansvaret for, at overvågningsprogrammet er implementeret, og at indkøbet bliver udført efter de gældende regler på området. Indkøbet berører det meste af organisationen, men der vil være en række generiske roller, som er gennemgående. Disse roller falder organisatorisk ind under allerede eksisterende positioner (direktør, projektchef, mv.). Rollerne, og de ansvarsområder der følger med dem, beskrives i dette kapitel. Roller Der er identificeret seks roller i indkøbsprocesserne. Disse roller, og den organisatoriske stilling de hører ind under, fremgår af tabel 1. 7
Tabel 1. Faxe Forsynings roller Selskab/afdeling Position Rolle Faxe Kommune Holding A/S, Direktør Direktør administration Økonomichef Økonomichef Administrationskoordinator Administrativt ansvarlig for indkøbsovervågning (kontrollantgruppen) Faxe Holding A/S, projektorganisation Projektchef Ansvarlig kontrollant (kontrollantgruppen) Projektleder Indkøber, projektorganisation Faxe Service A/S, Faxe Vandforsyning A/S og Faxe Spildevand A/S Driftsleder Indkøber, driftsorganisation eller administration Ansvarsfordeling Listede roller, med deres respektive ansvarsområder, beskrives nedenfor i tabel 2. Tabel 2. Ansvarsfordeling Rolle Beskrivelse Ansvarsområder Direktør Direktøren er virksomhedens øverste leder og hæfter derfor i sidste ende for, at overvågningsprogrammet er beskrevet og implementeret i organisationen, således at selskabet opfylder lovkravene. Godkende større kontrakter, efter at aftalebetingelser er clearet med selskabets overvågningsansvarlige. Økonomichef Ansvarlig kontrollant (kontrollantgruppen) Økonomichefen har ansvaret for at sikre, at indkøbet er effektivt, ved at selskabet køber ind efter laveste eller mest økonomisk fordelagtige priser. Den ansvarlige kontrollant er den ene af de to medlemmer af kontrollantgruppen. Denne har det overordnede ejerskab Ansvar for, at koncerninterne aftaler afregnes til samme vilkår som uafhængig 3. mand ville kunne indgå. Ansvar for at købe it ind ved større indkøb (fx nye systemer), samt forsikringer, telefoni og administrative ydelser der ikke købes ind af administrationskoordinatoren. Ansvar for, at der foreligger kontrakter på kategorierne it, forsikringer, telefoni og administrative ydelser. Bistå indkøbere i udarbejdelse af udbudsmateriale, når nødvendigt. Betjene Forsyningssekretariat ved henvendelse. Godkende proces for og indhold i nye kontrakter på væsentlige områder (dvs. at de har fulgt officielle 8
Rolle Beskrivelse Ansvarsområder af overvågningsprogrammet, hvilket betyder, at han/hun skal sikre, at de væsentligste dokumenter er til stede og opdaterede. procedurer og evt. udbudsparadigme). Videresende til direktør efter clearing, når nødvendigt. Løbende opfølgning på, om alle områder er omfattet af kontrakter, og at udbudsreglerne er overholdt. Ejerskab af Faxes udbudsplan. Sikre at den er dokumenteret og kommunikeret til overordnet ansvarlig samt ledelse. Herunder ajourføring ved at indføre udløbne kontraktområder i udbudsplanen. Husk her optionsperioden. Årlig opdatering af indkøbsprogrammet (politikker, strategi, procedurer), når nødvendigt. Årlig indhentning af revisionserklæring fra Faxe Kommune om, at services fra Vej og Park er prissat til kostpris. Udarbejdelse af årsberetning og indsendelse til ekstern kontrollant. Afholdelse af interne overvågningsmøder én gang årligt. På mødet bør relevante indkøbere og ansvarlige deltage. Administrativt ansvarlig for indkøbsovervågning (kontrollantgruppen) Den ansvarlige for administrationen af overvågningsprogrammet har ansvaret for administrationen af programmet og udbudsplanen og er det andet medlem af kontrollantgruppen. Administration af kontraktdatabase: Sikre at kontraktdatabase er opdateret ved løbende indsamling og registrering af nye kontrakter. Sikre at udløbne kontrakter er fjernet. Fysisk arkivering af kontrakter (scanning og arkivering på fællesdrev). Løbende overvågning af kontrakter: Løbende overvågning af, at kontrakter er ajourført. Overvåge at væsentlige områder konstant er omfattet af kontrakter. Administration af vejledninger og anden dokumentation (sikre tilgængelighed for brugere og for evt. ekstern revision). Kommunikation til ansatte, via mail eller intranet, om ændringer i indkøbsprocedurer. Løbende vurdering af eksisterende kontrakter (om ændrede markedsvilkår begrunder genforhandling), på baggrund af information fra indkøbere i drift og projekt. Bidrage til årsberetning med udbudsplan, oversigt over kommunale leverandøraftaler (kun Vej og 9
Rolle Beskrivelse Ansvarsområder Park) samt redegørelse for afregning af koncerninterne fakturaer. Driftsledere/indkøbere i drift og administration Projektledere/indkøbere i projektorganisation Indkøberne har det lokale ansvar for, at procedurerne følges og for at dokumentere, at dette er tilfældet. Indkøberne har det lokale ansvar for, at procedurerne følges og for at dokumentere, at dette er tilfældet. Udarbejde udbudsmateriale ved udbud. Løbende revurdere kontrakter, om de er effektive i forhold til gældende markedsvilkår. Følge procedurer ved indkøb. Følge procedurer ved indgåelse af kontrakter. Levere input om udløbne kontrakter, eller områder med behov for effektivisering, til administrationsansvarlig til opdatering af udbudsplan. Udarbejde udbudsmateriale ved udbud. Løbende revurdere kontrakter, om de er effektive i forhold til gældende markedsvilkår. Følge procedurer ved indkøb. Levere input om udløbne kontrakter, eller områder med behov for effektivisering, til administrationsansvarlig til opdatering af udbudsplan. Ejere af udbudsparadigme ansvar for opdatering. Tærskelværdier for tegningsberettigede Det er kun et begrænset antal personer hos Faxe Forsyning, der har tegningsret, hvilket vil sige retten til at underskrive kontrakter med leverandører. Hvem der har tegningsret afhænger dog af typen af indkøb og beløbet, der købes for. Matricen nedenfor beskriver, hvem der har tegningsret ved hvilke beløbsgrænser. Der skelnes imellem to typer indkøb: 1. Godkendte anlægsprojekter, der allerede har været i udbud. 2. Større driftsmæssige indkøb under rammeaftaler eller lignende. Der er forskel på beløbsgrænserne på de to. Tabel 1 og 2 viser tegningsberettigede på henholdsvis godkendte anlægsprojekter, der allerede har været i udbud, og større driftsmæssige indkøb under rammeaftaler eller lignende. 10
Tabel 2. Tegningsberettigede, godkendte anlægsprojekter, der allerede har været i udbud Beløb <100.000 100.000-500.000 500.000< Direktør X X X Økonomichef X X Projektchef X X Projektledere X X Driftsledere X Tabel 3. Tegningsberettigede, større driftsmæssige indkøb under rammeaftaler eller lignende Beløb <50.000 50.000-100.000 100.000< Direktør X X X Økonomichef X X Projektchef X X Projektledere X Driftsledere X Indkøbskategorier og tegningsberettigede Faxe Forsynings indkøb er kategoriseret. For hvert indkøbsområde findes en eller flere tegningsberettiget medarbejdere, der kan indgå kontrakter på det pågældende område. Direktøren er tegningsberettiget på samtlige kategorier. Der er kun tildelt ansvar for områder, hvor det samlede årlige indkøb overstiger 100.000. Tabel 4 viser denne fordeling. Tabel 4. Tegningsberettigede, fordelt på indkøbskategorier Beløb Driftsledere Projektledere Projektchef Økonomichef Anlægsprojekter X X X Rådgivning X X X Revision X It X X El X Slam X X El vedligeholdelse X X VVS vedligeholdelse X X Anden vedligeholdelse X X Laboratorier X X Biler X Diverse X X 11
5. Procedurer for indkøb og kontrol Dette kapitel beskriver procedurerne for indhentning af kontrakter, indkøb, dokumentation og kontrol med indkøbet ved kontrollantgruppen. Der beskrives 5 typer af procedurer: Procedurer for opfølgning, kontrol og tilsyn. Procedurer for vedligehold af dokumentation og administration af programmet. Procedurer for køb af projekter. Procedurer for indgåelse af kontrakter ved indkøb til drift. Procedurer for indkøb til driftsmæssige formål (både administrative indkøb og driftsindkøb). Opfølgning, kontrol og tilsyn Der skal følges op på, at indkøbet følger de foreskrevne regler i forsyningsdirektivet. Den overordnet ansvarlige kontrollant har ansvaret for dette. Kontrollen skal udføres løbende i forbindelse med indkøbet og indgåelse af nye kontrakter. Kontrollen bør føres, når indkøbere henvender sig i forbindelse med indgåelse af nye kontrakter og køb uden for rammekontrakter. Procedureansvarlig: Ansvarlig kontrollant Procedure 1. Kontrollant modtager henvendelse fra projektleder, driftsleder eller indkøber om, at der er blevet indgået en ny kontrakt eller foretaget et køb uden for kontrakt. 2. Ved modtagelse af nye kontrakter eller rammekontrakter sikrer kontrollanten, at udbudsregler er overholdt. 3. Ved modtagelse af kontrakter på køb uden for rammekontrakter sikres det, at der er indhentet tilbud fra mindst tre leverandører. Endvidere undersøges det, om området med fordel kan omfattes af rammekontrakt. Endvidere skal det sikres, at regler og procedurer er kommunikeret til alle relevante medarbejdere enten på det årlige interne overvågningsmøde, eller i forbindelse med ændringer eller nyansættelser. Den administrativt ansvarlige er ansvarlig for dette. Procedurer for vedligeholdelse af dokumentation En væsentlig del af indkøbsovervågningsprogrammet består i at dokumentere virksomhedens indkøb og procedurerne herfor. Dokumentationen skal derfor løbende vedligeholdes. Dokumentationen består primært i: Procedurebeskrivelser Kontraktdatabasen. Procedureansvarlig: Administrativt ansvarlig 12
Den administrationsansvarlige er ansvarlig for at vedligeholde disse (eksempelvis skal tærskelværdier opdateres årligt). Procedurerne består primært i at opdatere dokumentationen, med input fra de øvrige i indkøbsorganisationen, og kommunikere ændringerne til alle, således at alle er opdaterede. Årlig opdatering af dokumentation Indkøbsovervågningsprogrammet skal opdateres årligt. Dette bør gøres i forbindelse med det årlige orienteringsmøde, hvor dokumentationen for indkøbsovervågningsprogrammet bør være et punkt på dagsordenen. På orienteringsmødet bør ledelse og andre relevante medarbejdere deltage. Her bør opdateringer til indkøbsprogrammet besluttes og formidles til den administrationsansvarlige, med henblik på opdatering af dokumentation. Figur 3 viser processen for det årlige orienteringsmøde, og de aktiviteter der bør gennemføres før og efter. Figur 3. Procedurer for vedligeholdelse af dokumentation 13
Løbende vedligeholdelse af kontraktdatabasen Kontraktdatabasen er den væsentligste dokumentation for, at procedurerne er blevet overholdt. Kontraktdatabasen er en Access-databasefil, der er placeret på K-drevet sammen med elektroniske kopier af kontrakterne. Denne skal indeholde indgåede kontrakter, med oplysninger om udløbsdatoer mv., samt alternative tilbud og udbudsmateriale. Vedligeholdelsen er en løbende proces, der kører over hele året, i takt med at indkøbere indgår nye kontrakter. Figur 4 illustrerer proceduren. Figur 4. Procedurer for vedligeholdelse kontraktdatabase og udbudsplan 14
Opdatering af udbudsplan Den administrativt ansvarlige skal holde overblik over, hvilke kontrakter der udløber på hvilket tidspunkt ved hjælp af kontraktdatabasen. Her er det vigtigt, at eventuelle optionsperioder tages med i betragtningen i god tid, inden fristen for udnyttelse af optionen er overskredet. Dette gøres ved at trække en liste over eksisterende kontrakter ved udgangen af hvert kvartal og opdatere udbudsplanen. Procedureejer: Administrativt ansvarlig Procedure 1. Åbn kontraktdatabasen på K-drevet og eksporter denne til en excel-fil. 2. Indsæt et filter i øverste linje og sorter cellerne efter feltet udløb. 3. Kopier data fra kolonnerne Leverandør, Leverandørkategori, Start, Ansvarlig, Frist for option og Options udløb til udbudsplanen (se figur 5). 4. Åbn udbudsplanen på K-drevet (Udbudsplan.xlsx). 5. Opdater kvartalerne og årene i udbudsplanen. 6. Marker det relevante kvartalsfelt med gult ud for hver kontrakt, der skal i udbud. 7. Send udbudsplanen til den ansvarlige kontrollant. Figur 5. Udbudsplan Dato og tidspunkt 01-04-2011 13:11 Leverandør Leverandørkategori Ansvarlig Kontraktstart Kontraktudløb Frist for option GEA Westfalia Separator DK A/S 14-12-2009 08-07-2010 Aut. Elinstallatør Jesper Christensen 22-06-2010 16-07-2010 Falck 19-01-2009 19-01-2010 ITR Data 20-11-2009 20-11-2010 Optionsperiode udløb Udbud eller udnyttelse af option 2011 2012 Q2 Q3 Q4 Q1 Procedurer for køb af projekter Køb af anlægsprojekter er det mest komplicerede indkøb Faxe Forsyning står over for. Derfor er processen for opstart af et nyt projekt også opdelt i flere trin, der forgrener sig afhængigt af, hvilken type projekt der er tale om. Procedureansvarlig: Ansvarlig kontrollant Procedure for leverance af projekt Procesdiagram 6 og 7 viser procedurerne for kontraktindgåelse med leverandører ved nye anlægsprojekter, med og uden ekstern rådgivning på. Procedure for indgåelse af kontrakt ved projekter på over 36 mio. uden rådgiver på er ikke modelleret, da det skønnes ikke at være relevant. Projekter af denne størrelse vil i langt de fleste tilfælde have eksterne rådgivere på. Figur 8 viser proceduren for kontraktindgåelse med ekstern rådgiver. Tærskelværdierne er ikke de præcise værdier, men afrundede værdier. De præcise værdier kan findes i hhv. forsynings- og udbudsdirektivet. Generelt er det væsentligt dels at tage højde for, at projektet skal tilpasses det område, der er målet for projektet (vandforsyning eller spildevand). Derfor er det generelt væsentligt at inddrage de lokale driftsledere og desuden tage områdets specifikke forhold i betragtning ved valg af leverandør. 15
Figur 6. Procedurer for leverance af projekter med rådgiver Projektorganisation Driftsorganisation Projektchef udpeger projekt. Projektchef sender projekt til godkendelse hos direktør Godkendt/ afvist Afvist Projekt lukkes Godkendt Projektleder og projektchef specificerer projektet. Projektleder og projektchef tilknytter ressourcer Rådgiver? Nej Skift til procedure uden rådgiver på. Ja Følg proces for udbud af rådgivningsydelser Projektleder og rådgiver estimerer størrelse på projekt med input fra driftsledere. Under 500.000 kr. Estimeret projektbeløb over 36 mio. kr. EU udbud: Vælg offentligt, begrænset udbud eller SKI leverandør. 500.000 til 36 mio kr. Rådgiver udarbejder udbudsmateriale med input fra projektledere, driftsledere og projektchef. Hvis muligt anvendes udbudsparadigme. Annonceringspligt: Udbud annonceres minimum på hjemmeside. Rådgiver udarbejder udbudsmateriale med input fra projektledere, driftsledere og projektchef. Rådgiver udarbejder udbudsmateriale med input fra projektledere, driftsledere og projektchef. Hvis muligt anvendes udbudsparadigme. Driftsledere leverer input Projektleder fastsætter tildelingskriterier i samarbejde med driftsledere og projektchef Projektleder fastsætter tildelingskriterier med rådgiver, med input fra projektchef og driftsledere. Projektleder fastsætter tildelingskriterier med rådgiver, med input fra projektchef og driftsledere. Projektchef godkender endelig udbudsmateriale Projekt sende i udbud og der indhentes tilbud fra minimum 3 leverandører, både nye og eksisterende Projekt annonceres på hjemmeside eller andet elek. Medie og tilbud indhentes. Kontrollant godkender endelig udbudsmateriale Projektleder vælger leverandør med input fra driftsledere og projektchef Projektchef vælger leverandør på baggrund af kriterier, med input fra projekt- og driftsledere. Projekt sendes i EU-udbud i valgt udbudsform, og tilbud indhentes. Direktør underskriver kontrakt Kontrakt, indhentede tilbud og udbudsmateriale sendes til administrationsansvarlig 16
Figur 7. Procedurer for leverance af projekter, uden rådgiver tilknyttet Projektorganisation Driftsorganisation Projektchef udpeger projekt. Tilknytning af ressourcer og tidsplan Projektchef sender projekt til godkendelse hos direktør Godkendt/ afvist Afvist Projekt lukkes Godkendt Projektleder og projektchef specificerer projekt Projektleder og projektchef tilknytter ressourcer Rådgiver? Ja Skift til procedure med rådgiver på. Nej Projektledere estimerer størrelse på projekt med input fra driftsledere. Under 500.000 kr. Estimeret projektbeløb 500.000 til 36 mio kr. Projektledere udarbejder udbudsmateriale med input fra projektchef. Hvis muligt anvendes udbudsparadigme. Projektledere udarbejder udbudsmateriale, med input fra driftsledere og projektchef. Hvis muligt anvendes udbudsparadigme Driftsledere leverer input Projektleder fastsætter tildelingskriterier i samarbejde med driftsledere og projektchef Projektleder fastsætter tildelingskriterier i samarbejde med driftsledere og projektchef Projektchef godkender endeligt udbudsmateriale Projekt sende i udbud og der indhentes tilbud fra minimum 3 leverandører, både nye og eksisterende Projekt sendes i udbud efter annonceringspligt (udbud som minimum på selskabets hjemmeside) Kontrollant godkender endeligt udbudsmateriale Projektleder vælger leverandør med input fra driftsledere og projektchef Projektchef vælger leverandør med input fra drifts- og projektledere på baggrund af kriterier Direktør underskriver kontrakt Kontrakt, indhentede tilbud og udbudsmateriale sendes til administrationsansvarlig 17
Figur 8. Procedurer for leverance af rådgivningsprojekt Projektorganisation Driftsorganisation Projektchef udpeger projekt. Projektchef sender projekt til godkendelse hos direktør Godkendt/ afvist Afvist Projekt lukkes Godkendt Projektchef tilknytter ressourcer og tidsplan. Projektledere estimerer størrelse på projekt eller indhenter overslag fra en rådgiver Under 500.000 Tærskelværdi Over 500.000 Projektchef afgør hvilket direktiv Forsynings- Udbuds- Forsyningseller udbuds- Projektleder laver udbudsmateriale med input fra projektchef og driftsledere Tærskelværdi 500.000-1,4 mio. kr. 500.000-2,9 mio. kr. Annonceringspligt: Udbud annonceres på selskabets hjemmeside. Tærskelværdi Driftsledere giver input Projektleder, projektchef og driftsleder fastsætter tildelingskriterier (fx referencer) Over 1,4 mio. kr. EU udbud: Projektchef afgør hvilken type udbud der skal anvendes: offentligt, SKI eller begrænset Over 2,9 mio. kr. Projektledere udformer udbudsmateriale, evt. med input fra projektchef og driftsledere Projektledere udformer udbudsmateriale, evt. med input fra projektchef og driftsledere Projektleder fastsætter tildelingskriterier, evt. med input fra driftsledere Projektleder fastsætter tildelingskriterier, evt. med input fra driftsledere Projektchef godkender udbudsmateriale Projekt sendes i udbud og der indhentes tilbud fra minimum 3 leverandører Annonceringspligt: Udbud annonceres på hjemmeside eller i andet elek. Medie og tilbud indhentes. Kontrollant godkender endelig udbudsmateriale. EU-udbud: Projekt sendes i udbud og tilbud indhentes Projektleder vælger leverandør med input fra driftsledere og projektchef Direktør underskriver kontrakt Kontrakt, indhentede tilbud og udbudsmateriale sendes til administrationsansvarlig 18
19
Procedurer for indkøb og kontraktindgåelse i driften Driftsindkøb udgør det indkøb, der ikke er en del af projekter, men er nødvendigt for at vedligeholde Faxe Forsynings drift. Dette kan være alt fra køb af tjenesteydelser til vedligehold, reservedele til pumper eller elektroniske løsdele til kontorartikler eller arbejdstøj. Der er typisk tale om indkøb i mindre størrelsesorden end projekterne, men som samlet udgør forholdsvis store summer af det årlige indkøb. Procedure ejere: Administrativt ansvarlig Processerne er opdelt i procedure ved indgåelse af rammekontrakter og procedure for køb af varer og tjenesteydelser. Der foretages generelt fire typer af driftsindkøb i Faxe Forsynings driftsselskaber: 1. Indkøb af forbrugsartikler med dette menes varer, der anvendes til den løbende drift, som eksempelvis jernklorid og polymer. Meget af dette kan uden problemer købes under rammeaftaler, da der i høj grad er tale om standardiserede produkter, der handles på markeder med flere udbydere. 2. Indkøb af renovering med dette menes levetidsforlængelser af det eksisterende materiel, enten ved serviceydelser eller udskiftning af dele. Størstedelen af varerne her kan handles under rammekontrakter. På de områder, hvor rammekontrakter ikke er mulige, bør der indhentes mindst tre tilbud, og dette skal dokumenteres. På enkelte områder (eksempelvis SRO) er der dog den udfordring, at der kun er enkelte leverandører, eller også kan omstillingsomkostningerne ved skifte leverandør være meget høje, hvilket betyder, at selskabet i realiteten er afhængigt af en enkelt leverandør. Ved høje omstillingsomkostninger vil det være en mulighed at udbyde vedligeholdelsesydelsen som funktionsudbud, hvilket vil sige som en samlet vedligeholdelsespakke. Eventuelle omstillingsomkostninger bør leverandøren derpå selv tage stilling til ved et bud. 3. Indkøb af reparationer reparationer af anlæggene. Meget af dette er akut og skal gøres inden for timer, til trods for at der kan være tale om forholdsvis anseelige beløb. Derfor er det som oftest ikke muligt at udbyde det. Endvidere vil det kun være enkelte leverandører, der vil kunne udføre opgaven. Det vil derfor være nødvendigt at anvende rammekontrakter på serviceydelser med de relevante leverandører. 4. Nyindkøb (kun Faxe Vandforsyning A/S) fx løsdele til eksisterende anlæg. Det er væsentligt, at typerne man køber ind er kompatible med anlægget (fx SRO). Indkøb af kontorartikler, it, arbejdstøj osv. købes i Faxe Service A/S. En væsentlig del af indkøbet består af varer og ydelser, der købes på regelmæssig basis. Disse indkøb bør derfor, i videst mulig omfang, omfattes af rammekontrakter med en eller flere leverandører. I visse tilfælde kan SKIs rammekontrakter anvendes, men i mange tilfælde vil selskabet med fordel kunne indgå egne rammekontrakter med leverandører for at dække så meget af indkøbet som muligt med kontrakter. 20
Det bør være op til ledelsen at afgøre, hvilke områder der skal omfattes af rammekontrakter. De væsentligste kriterier for anvendelsen af denne kontraktform er: 1. Produkternes standardisering jo mere standardiserede og mindre specifikke, jo bedre muligheder for at indgå rammekontrakter med en eller få leverandører. Generelt bør det tilstræbes at samle kontrakterne på så få leverandører som muligt for at øge volumen af forbrug på hver enkelt leverandør. 2. Behovet for bredde i sortiment jo mindre behov for bredde i sortimentet, jo bedre muligheder for at opnå lave priser med rammeaftaler. 3. Områdets forbrugsforudsigelighed på årsbasis jo mere forudsigeligt forbrug, jo bedre muligheder for at forpligte sig på en indkøbt volumen. 4. Den teknologiske udvikling på området jo mindre udvikling, jo længere en periode er det muligt at indgå rammeaftalen på. Procedure for indgåelse af rammekontrakt 1. Kontrollant udpeger område, der skal udbydes som rammekontrakt med udgangspunkt i udbudsplan. 2. Hvis området skal udbydes for første gang, undersøger relevant områdeansvarlig (driftsleder eller ansvarlig for Faxe Service A/S), om det pågældende område (produkt og marked) er egnet til en rammekontrakt. 3. Hvis området har været udbudt før, eller den ansvarlige vurderer, at området er egnet til rammekontrakt, udarbejder den ansvarlige nyt udbudsmateriale. Det bør her sikres, at alle muligheder for standardisering og indsnævring af sortiment, samt forpligtelse på volumen i indkøb, er undersøgt. 4. Det nye udbudsmateriale godkendes af den ansvarlige kontrollant. 5. Hvis den samlede ramme er under 500.000 over en 4-års periode, sendes materialet til mindst tre relevante leverandører, og der indhentes tilbud. 6. Hvis den samlede ramme er over 500.000 over en 4-års periode, sendes materialet i udbud efter annonceringspligten. 7. Hvis den samlede ramme er over 2,9 mio. kr. over en 4-års periode, sendes materialet i udbud efter EU-udbudsreglerne. 8. Den ansvarlige på området vælger leverandør på baggrund af tildelingskriterier. 9. Direktør underskriver kontrakt. 10. Rammekontrakt, udbudsmateriale og indhentede tilbud sendes til administrationsansvarlig til dokumentation. Procedure for indkøb under rammekontrakter Det meste indkøb af forbrugsartikler kan købes ind af ansatte, så længe det foregår under relevante rammekontrakter, der allerede har været i udbud og dermed konkurrenceansat. Hvis der er tale om indkøb for større beløb, skal dette udføres af driftslederen. 1. Ansat eller driftsleder afgør behov for indkøb af varer. 2. Driftsleder godkender eller afviser. 21
3. Ved godkendelse vælger driftsleder rammekontrakt, finder billigste pris og bestiller produkt. Husk at tjekke rabatordninger grundigt. 4. Ved gennemgang af rammekontrakt foretager indkøber en vurdering af, om kontrakten stadig er hensigtsmæssig i forhold til gældende markedsvilkår (kan der fx opnås lavere priser nu?). 5. Såfremt kontrakten er ved at udløbe, kommunikeres dette til administrationsansvarlig, således at vedkommende kan opdatere udbudsplan. Husk at tage optionsperioder med i betragtningen. 6. Efter modtagelse af vare eller tjenesteydelse godkender driftsleder leverandørfaktura. Se procedure for godkendelse af leverandørfaktura. 7. Leverandørfaktura sendes til bogholderi. Procedure for indkøb uden for rammekontrakter Ved de indkøb, der af forskellige årsager ikke kan foretages inden for rammekontrakter, er det nødvendigt at dokumentere, at købet har været konkurrenceudsat ved at indhente (og arkivere) tilbud fra tre forskellige leverandører. 1. Ansat/driftsleder afgør behov for indkøb af varer og kommunikerer til driftsleder. 2. Driftsleder estimerer omkostning. 3. Driftsleder godkender eller afviser. 4. Driftsleder forhører sig hos ansvarlig kontrollant, om området bør være omfattet af rammekontrakt. 5. Ved godkendelse indhenter driftsleder eller ansat mindst tre tilbud fra leverandører. Der skal i videst muligt omfang indhentes tilbud fra både eksisterende og nye leverandører, således at leverandørbasen løbende udvides. 6. Efter modtagelse af vare eller tjenesteydelse godkender driftsleder leverandørfaktura. Se procedure for godkendelse af leverandørfaktura. 7. Leverandørfaktura sendes til bogholderi. 8. Indkøber sender kontrakt og indhenter tilbud til godkendelse hos ansvarlig kontrollant. 9. Indkøber sender kontrakt og tilbud til administrationsansvarlig til dokumentation. Procedure for køb af kontorartikler Procedure ejer: Administrativt ansvarlig Procedure Diverse bestillinger skrives ind på listen (husk tryk gem), under IT-bestillinger på V-drevet, senest fredag. Mandag printes listerne ud og varerne bestilles hos leverandøren. Der bestilles varer en gang ugentlig. Ved akut mangel på en artikel efterbestilles denne/disse. Ansvarsfordeling Administrationsansvarlige bestiller varerne og fordeler. 22
Procedure for godkendelse og kontrol af leverandørfakturaer Hver enkelt indkøber er ansvarlig for at godkende leverandørfakturaer og sende dem til bogføring. Procedure ejer: Administrativt ansvarlig Procedure Når godkender modtager en leverandørfaktura til godkendelse, kan denne først godkendes, konteres og videresendes til kontrol og bogføring samt efterfølgende betaling, når følgende betingelser er opfyldt i forbindelse med godkendelsen: 1. Den leverede vare er i overensstemmelse med det bestilte jf. kontrakt/aftale både med hensyn til pris, kvalitet og kvantitet. 2. Såfremt der er uoverensstemmelser, er det godkenders ansvar at kontakte leverandøren og få løst uoverensstemmelsen, jf. nedenstående: a. Fakturaen beholdes i egen indbakke indtil kreditnotaen er modtaget, og så derefter godkendes disse to sammen. Skriv i teksten nederst på fakturalinierne, at der afventes kreditnota. Hvis der skal en forklaring til for at kunne huske det så brug bemærkningsfeltet, som man klikker på ved siden af for.reg.nr. KF nummeret. b. Hvis fakturaen skal afvises, dvs. som ved en fejl er modtaget til godkendelse, så trykkes på knappen afvis bilag, og der skrives en kommentar om, hvorfor fakturaen afvises. Hvis det vides, hvem der skal godkende fakturaen i stedet, skriv gerne dette i kommentarfeltet. c. Fakturaer må ikke afvises, fordi der afventes en kreditnota. 3. Det er væsentligt, at der ikke godkendes fakturaer, hvor leverancen ikke er gennemført i overensstemmelse med bestilling, og hvor der ikke er aftalt acontobetalinger. 4. Betalingsvilkår er i overensstemmelse med det aftalte/og eller i overensstemmelse med Faxe Forsynings generelle betalingsbetingelser, som normalt er lb. måned + 30 dage. 5. Efter godkendelse af fakturaen fremsendes denne til kontrol hos relevant kontrollant. Efter kontrol bogføres og anvises fakturaen til betaling. 6. Beslutning om betaling efter godkendelse og kontrol foretages alene af økonomichef eller direktør og i deres fravær af finansbogholder. Såfremt en leverandør rykker telefonisk for betaling henvises denne til økonomiafdelingen, som alene kan træffe aftale med leverandøren om betaling. Ansvarsfordeling Det er den enkelte godkender, der er ansvarlig for, at godkendelsen af leverandørfakturaen er i overensstemmelse med proceduren. 23