Retningslinjerne omfatter konkurrenceudsættelse af alle varekøb, køb af tjenesteydelser og gennemførelse af bygge- og anlægsprojekter.

Transkript

1 ADMINISTRATIV RETNINGSLINJE Haderslev Kommune CS Udviklingsafdelingen Gåskærgade Haderslev Tlf Fax oktober 2010 Sagsident: 10/13342 Sagsbehandler: Teis Melcher Dir. tlf. Administrative retningslinjer for konkurrenceudsættelse 1. INDLEDNING Administrative retningslinjer for konkurrenceudsættelse er udarbejdet på baggrund af den vedtagne politik for konkurrenceudsættelse. En præcisering og konsekvensrettelse af retningslinjens afsnit 3 om gyldighedsområde er godkendt i Økonomiudvalget den 22. marts 2011 (sag nr. 479). Med retningslinjerne har direktionen fastsat kravene til, hvordan udbud og indkøb skal foregå i Haderslev Kommune, samt i hvilket omfang retningslinjerne er gældende. 2. FORMÅL Formålet med retningslinjerne for konkurrenceudsættelse er, at sikre at Haderslev Kommune lever op til den overordnede lovgivning og den lokal politiske målsætning for konkurrenceudsættelse med henblik på at sikre; den samlet set økonomisk mest fordelagtige opgaveløsning for hele virksomheden, den bedst mulige udnyttelse af ressourcerne og kvaliteten i og udviklingen af tjenesteydelser. Det betyder f.eks., at en enkelt vare i en varegruppe reelt godt kan købes billigere evt. i en anden kvalitet ved anden leverandør, men samlet set for hele varegruppen opnår kommunen den bedste pris og kvalitet med den angivne mængde varer eller tjenesteydelser. 3. GYLDIGHEDSOMRÅDE Retningslinjerne omfatter konkurrenceudsættelse af alle varekøb, køb af tjenesteydelser og gennemførelse af bygge- og anlægsprojekter. Retningslinjerne er gældende for alle kommunale enheder og institutioner herunder selvejende institutioner, som har indgået driftsaftaler med Haderslev Kommune, når forpligtelsen herom fremgår af den konkrete driftsoverenskomst. Serviceområderne skal på den baggrund sikre, at alle driftsaftaler med selvejende institutioner ved fornyelse ajourføres med en betingelse om, at den selvejende institution er omfattet af kommunens konkurrenceudsættelsespolitik og denne administrative retningslinje. For selvejende institutioner, som ved ikrafttrædelsen ikke er omfattet, tilskyndes der til, at man indgår frivillige aftaler herom indtil fornyelsen af driftsoverenskomsten skal finde sted. 1/8

2 4. KONCEPT FOR KONKURRENCEUDSÆTTELSE De overordnede regler er beskrevet i konkurrenceudsættelsespolitikken og i lovgivningen. På baggrund af konkurrenceudsættelsespolitikken og med henvisning til styrelsesloven vedtager Byrådet en udbudsstrategi inden udgangen af første valgår. Udbudsstrategien udarbejdes i overensstemmelse med køreplan for udarbejdelse af udbudsstrategi besluttet i direktionen den af 23. marts 2010 (Acadre sag 10/251). I praksis indeholder udbudsstrategien en oversigt over de driftsopgaver Byrådet har vedtaget at ville konkurrenceudsætte i valgperioden. På baggrund af udbudsstrategien og kendskabet til hvilke varer og tjenesteydelser kommunen er pligtig til at udbyde enten som følge af kontraktudløb eller nye varer og tjenesteydelser som opfylder kravene i lovgivningen til at skulle udbydes, udarbejdes en udbudsplan for det kommende år. Udbudsplanen forelægges for de stående udvalg og Byrådet i december måned. Der udarbejdes en opfølgningsredegørelse i forhold til udbudsstrategien, som offentliggøres i september måned i sidste valgår. 5. UDBUDSSTRATEGI Reglerne anført i udbudsdirektivet og tilbudsloven skal som minimum følges. Hvis reglerne i denne retningslinje er strammere, gælder de strammere regler. Jf. styrelsesloven udarbejder byrådet en udbudsstrategi, som angiver hvilke opgaver (tjenesteydelser) der i valgperioden skal konkurrenceudsættes. Udbudsstrategien offentliggøres på kommunens hjemmeside. Ud over udbudsstrategien skal EU s udbudsdirektiv og tilbudsloven følges. Byrådet har i forbindelse med godkendelse af udbudsstrategien fastsat, hvilke udbud kommunen skal afgive kontrolbud på. Hvis der ikke skal afgives kontrolbud laves kontrolberegning. Det betyder følgende: Alle varer og tjenesteydelser, som leveres af private leverandører, skal sættes i udbud efter følgende kriterier: o Hvis kontraktbeløbet ventes at blive over EU s tærskelværdi, laves EU udbud. o Hvis kontraktbeløbet ventes at blive under EU s tærskelværdi men større end kr., laves offentligt udbud efter EU s udbudsprincipper. o Hvis kontraktbeløbet ventes at blive kr. eller mindre men større end kr. indhentes 3 tilbud. o Hvis kontraktbeløbet ventes at blive på kr. eller mindre, skal der købes mest hensigtsmæssigt ind, hvilket medfører, at der minimum skal undersøges, hvad markedsprisen er. Alle opgaver anført i udbudsstrategien sættes i udbud i overensstemmelse med udbudsstrategien efter følgende kriterier: o Hvis kontraktbeløbet ventes at blive over EU s tærskelværdi, laves EU udbud. o Hvis kontraktbeløbet ventes at blive under EU s tærskelværdi men større end kr., laves offentligt udbud efter EU s udbudsprincipper. o Hvis kontraktbeløbet ventes at blive kr. eller mindre indhentes 3 tilbud. Der er ingen nedre grænse her, da det er politisk vedtaget, at opgaven skal konkurrenceudsættes, hvilket kræver indhentning af 3 tilbud. Alle bygge- og anlægsopgaver sættes i udbud efter følgende kriterier: 2/8

3 o o o o Hvis kontraktbeløbet ventes at blive over EU s tærskelværdi, laves EU udbud. Hvis kontraktbeløbet ventes at blive under EU s tærskelværdi men over kr. indhentes tilbud ved offentlig eller begrænset licitation. Hvis kontraktbeløbet ventes at blive kr. eller mindre men over kr. indhentes 3 underhåndsbud. Hvis kontraktbeløbet ventes at blive på kr. eller mindre købes mest hensigtsmæssigt ind, hvilket medfører, at der minimum skal undersøges, hvad markedsprisen er. Der er ifølge tilbudsloven ikke særlige krav ved køb af varer og tjenesteydelser under kr. Dette skærpes, idet der er en forventning om, at der samlet set kan opnås bedre priser på varer og tjenesteydelser mellem og kr. ved at indhente flere tilbud. Samtidig er kr. grænsen så den samme som i reglerne omkring bygge- og anlægsopgaver. Jf. lovgivningen skal der minimum indhentes 2 tilbud, når tærskelværdierne herfor overskrides. Henset til de politiske forventninger til besparelser som følge af en mere målrettet indsats på indkøbsområdet er kravet sat til 3 tilbud. Det forventes at ville øge konkurrencen og muligheden for at opnå bedre priser. Såfremt indhentning af 3 tilbud medfører uforholdsmæssigt større administrative omkostninger, end der kan opnås af besparelser, kan direktøren for området dispensere for kravet om 3 tilbud. Det skal dog i så fald dokumenteres, at indhentning af det 3. tilbud samlet set resulterer i mindre besparelse. Det skal bemærkes, at der ved kontraktbeløb forstås kommunens samlede udgifter til den pågældende vare, varegruppe eller tjenesteydelse i den samlede kontraktperiode. Det vil sige, at hvis f.eks. institutioner hver især køber varer og tjenesteydelser eller bestiller bygge- og anlægsopgaver (vedligeholdelse m.v. af institutioner) for mindre beløb, er det alle kommunens institutioners køb, der afgør kontraktbeløbets størrelse. For de aktuelle tærskelværdier henvises til hjemmesiden 6. UDBUDSPLAN Den centrale stabs indkøbsfunktion udarbejder en udbudsplan for det kommende års udbud. Serviceområderne bidrager med oplysninger til udbudsplanen. Udbudsplanen indeholder de opgaver, der jf. udbudsstrategien skal konkurrenceudsættes i det kommende år samt alle øvrige lovpligtige udbud af varer og tjenesteydelser. Udbudsplanen forelægges de stående udvalg og Byrådet i december måned med henblik på, at der politisk kan træffes beslutning om en prioriteret rækkefølge af udbuddene, hvis dette måtte være ønskeligt. Det skal bemærkes, at man politisk ikke kan fravælge bestemte udbud, når kommunen jf. loven er forpligtiget til at foretage udbud. 7. LEASING Finansiering af varer og tjenesteydelser ved leasing skal godkendes af Økonomiudvalget. Ønskes en vare eller tjenesteydelse finansieret ved leasing, skal Økonomiudvalgets godkendelse foreligge inden udbudsforretningen igangsættes. 3/8

4 8. GENNEMFØRELSE AF UDBUD Kontraktholder har ansvaret for at gennemføre udbud af varer og tjenesteydelser i overensstemmelse med konkurrenceudsættelsespolitikken og udbudsstrategien. Ved alle udbudsforretninger skal Den centrale stabs indkøbskontor inddrages bl.a. for at sikre, at gældende lov og ret overholdes. Udbudsforretninger gennemføres som udbudsprojekter, hvor der opbygges en projektorganisation for den aktuelle udbudsforretning. Kontraktholder er projektejer og udpeger en projektleder. Projektlederen sammensætter en projektgruppe bestående af en repræsentant fra Den centrale stabs indkøbskontor og repræsentanter for brugere af den pågældende vare eller tjenesteydelse. Kontraktholder er ansvarlig for, at konkurrenceudsættelsespolitikken overholdes. Den centrale stabs indkøbskontors rolle er at sikre fastsættelse af tidsplan, overholdelse af gældende jura og kvalitetssikring af udbudsmaterialet. Øvrige medlemmer af projektgruppens rolle er at udarbejde kvalitetskrav til varen, tjenesteydelsen eller opgaven, samt udarbejde relevante vejledninger og implementeringsplaner. Projektlederen har ansvaret for at relevante høringer gennemføres, og sagsfremstilling til administrativ og/eller politisk beslutning. Hvis en udbudsforretning resulterer i en ændring af serviceniveauet i forhold til borgerne eller der er ønske om atypiske tildelingskriterier, har kontraktholder ansvaret for at få disse ændringer politisk godkendt, inden udbuddet annonceres. Atypiske tildelingskriterier kan f.eks. være, at pris kun skal vægte 40 %. Forud for igangsætning af udbudsforretningen analyseres konkurrenceudsættelsespotentialet. Herunder skal der indregnes eventuelle omkostninger til forberedelse og gennemførelse af udbuddet og evt. afledte omkostninger. 9. AFGIVELSE AF KONTROLBUD OG KONTROLBEREGNING Såfremt byrådet har besluttet, at kommunen skal afgive kontrolbud på den pågældende opgave, fastsætter direktionen eller kontraktholder, hvem der afgiver kontrolbud. Det forudsættes, at de pågældende ikke inddrages i udarbejdelse af udbudsmaterialet. Skal der ikke afgives kontrolbud, har kontraktholder ansvaret for, at der udarbejdes en kontrolberegning med henblik på at få opgjort det aktuelle omkostningsniveau for den udbudte vare eller tjenesteydelse. Som grundlag for beregningerne af kontrolbuddet skal kommunen bruge retningslinjerne for omkostningsberegning i Økonomisk Håndbog. Den centrale stabs Økonomiafdeling og evt. Personaleafdeling bistår med rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af kontrolbud og kontrolberegninger. Ingen medarbejdere eller ledere, som har medvirket til udarbejdelsen af kontrolbuddet, eller som direkte bliver berørt af en udlicitering, kan deltage i sagsbehandlingen eller sagsafgørelsen vedrørende udbuddet af den berørte tjenesteydelse. 4/8

5 10. VALG AF LEVERANDØR Valg af leverandør foretages af kontraktholder ud fra kriterierne i udbudsmaterialet. Stående udvalg og Byrådet holdes orienteret om leverandørvalg via udbudsplanen, som ajourføres løbende med leverandørvalg. Såfremt det lovgivningsmæssigt eller det er bestemt af Byrådet, at leverandørvalget skal foretages af Økonomiudvalget eller Byrådet, er kontraktholder ansvarlig for at føre sagen til politisk afgørelse. 11. UDLICITERING Særligt i forbindelse med udbud af tjenesteydelser skal der tages bedst muligt hånd om berørte medarbejdere, så medarbejderne behandles anstændigt og en eventuel utryghed minimeres. Derfor skal den ansvarlige driftschef så tidligt som muligt inddrage personalet i udbuddet. Det relevante MED-udvalg skal inden der træffes beslutning om konkurrenceudsættelse af en tjenesteydelse inddrages, således at de har mulighed for at drøfte de overordnende arbejds- og personalemæssige konsekvenser af konkurrenceudsættelsen, hvorved medarbejdernes synspunkter og forslag indgår i grundlaget for udarbejdelsen af beslutningsgrundlaget. 12. HÅNDTERING AF UDBUDDETS ØKONOMISKE RESULTAT Hvorvidt et udbud medfører mer- eller mindreudgifter opgøres således: Besparelse på et udbud beregnes på følgende måde: Afholdte udgifter pt. (årligt) fratrukket summen af følgende: tilbuddet omregnet til årlig udgift Implementeringsomkostninger fordelt over løbetid på aftalen omregnet til årlig udgift afledte omkostninger omregnet til årlig udgift omkostninger til udbud fordelt over løbetid på aftalen omregnet til årlig udgift Resultatet herefter kan have 3 mulige udfald: 1. Det valgte tilbud stemmer overens med de udgifter som afholdes i dag, og dermed er der ikke mulighed for at realisere nogen gevinst. 2. Det valgte tilbud ligger over de udgifter, som afholdes i dag. Området finansierer selv 25 % og 75% finansieres fra centralt hold. Såfremt det ikke er muligt at foretage tekniske budgetomplaceringer, søges tillægsbevilling jf. gældende regler herfor. 3. Det valgte tilbud ligger under de udgifter, som afholdes i dag. Områdets budget reduceres med 75 % af besparelsen, således at området kan beholde 25 % af besparelsen. Såfremt det ikke er muligt at foretage tekniske budgetomplaceringer, søges tillægsbevilling jf. gældende regler herfor. 5/8

6 13. BESTILLING AF VARER OG TJENESTEYDELSER Bestilling af varer og tjenesteydelser må kun foretages af en indkøber (medarbejder), der er autoriseret hertil af den budgetansvarlige chef/leder. Ved bestilling af varer og tjenesteydelser SKAL indkøberen benytte kommunens elektroniske indkøbssystem og anvende indgåede indkøbsaftaler. Er der en rammeaftale må indkøberen vælge blandt leverandørerne i rammeaftalen under hensyntagen til den pågældende rammeaftales præmisser. Et eventuelt erstatningskrav hvis indkøbsaftaler ikke benyttes, henføres til det serviceområde, som har undladt at anvende indgåede indkøbsaftaler. Er der ikke indgået indkøbsaftale med en eller flere leverandører til en konkret vare eller tjenesteydelse, skal indkøberen ved beløb større end kr. men ikke mere end kr. indhente 3 tilbud. Ved beløb på kr. eller mindre skal indkøberen undersøge, om andre dele af den kommunale organisation køber tilsvarende varer eller tjenesteydelser for at kunne fastslå, om kommunens samlede indkøb af pågældende vare eller tjenesteydelse fortsat er under kr. Det kan f.eks. gøres ved at kontakte Den central stabs indkøbskontor. 14. KONTROL Den budgetansvarlige chef/leder er ansvarlig for den daglige kontrol med overholdelse af indkøbsaftaler herunder at leverandører lever op til pris- og leveringsaftaler. Det bør derfor fremgå af udbudsmaterialet hvorledes kontraktholder påtænker at følge op på kontraktens overholdelse. Den centrale stabs indkøbskontor forestår en overordnet kontrol med og analyse af kommunens indkøb med henblik på at optimere kommunens indkøb af varer og tjenesteydelser. Formålet hermed er, at udsøge de indkøb, der ikke er med i allerede indgåede indkøbsaftaler, med henblik på at kunne lave udbud rettidigt når volumen indikerer nødvendigheden heraf. Hvert serviceområde og Den centrale stab inklusiv Servicecentret udpeger en indkøbskontaktperson, som Den centrale stabs indkøbskontor kan udveksle information om analyseresultater med og trække på for at indhente viden om den fremtidige forventede volumen af en given vare eller tjenesteydelse. Den centrale stabs indkøbsfunktion og de udpegede indkøbskoordinatorer aftaler selv hvordan opgaven løses. 15. ERSTATNING I forlængelse af indførelsen af nyt kontroldirektiv, har leverandører fået bedre muligheder for at klage over kommunens udbud og manglende udbud. Det kan medføre, at kommunen pålægges store erstatninger for ikke at overholde udbudsreglerne. Bøderne får en ganske betragtelig størrelse på op til 5 % af kontraktsummen, dog maks. 10 mio. kr. (for førstegangsovertrædelser). Minimumsbøden er kr. Eventuelle erstatninger vil blive pålagt det serviceområde som er omfattet af det pågældende udbudsområde. Dækker kontrakten flere serviceområder træffer direktionen beslutning om hvordan udgiften fordeles. 16. DEFINITIONER Annonceringspligt: Offentlige myndigheder skal forud for kontrakttildeling annoncere indkøb af varer og tjenesteydelser, der i kontraktperioden har en værdi på over kr. men under EU s tærskelværdi. 6/8

7 EU-udbud: Udbud, der er omfattet af reglerne i EU s udbudsdirektiver. Tærskelværdi pr. 1. januar 2010: Varer og tjenesteydelser kr. Bygge- og anlægsprojekter kr. De aktuelle tærskelværdier kan ses på Indkøber: Indkøber er den medarbejder, der er autoriseret til at bestille varer og tjenesteydelser i henhold til denne retningslinje og indgåede indkøbsaftaler. Indkøbskontaktperson: En indkøbskontaktperson er én medarbejder i hvert serviceområde, som har til opgave at koordinere med Den centrale stabs indkøbskontor omkring serviceområdets bestilling af varer og tjenesteydelser. Indkøbskontaktpersonen er bindeleddet mellem serviceområdets indkøbere og Den centrale stabs indkøbskontor. Formålet med en indkøbskontaktperson er primært at sikre, at Den centrale stabs indkøbskontor kan få så nøjagtige informationer om forventede indkøb af givne varer og tjenesteydelser, som ikke allerede er med i eksisterende indkøbsaftaler. En medarbejder centralt placeret i hvert serviceområde har større mulighed for at vide hvor i serviceområdet der skal forespørges om forventede fremtidige køb af givne varer og tjenesteydelser, som er potentielt kommende udbudsforretninger. Konkurrenceudsættelse: En tjenesteydelse eller en varegruppe udsættes for konkurrence ved, at flere eksterne leverandører samt eventuelt kommunens egen udførerenhed afgiver tilbud om levering af ydelsen eller varen. Tilbuddene indgår i vurderingen af, hvem kommunen indgår aftale med om levering af ydelsen eller varen. Kontraktholder: Kontraktholder er det serviceområde den budgetansvarlige enhed tilhører, og som har hovedansvaret for den pågældende vare eller tjenesteydelses anvendelse. Er der flere enheder på tværs af serviceområderne, som anvender varen eller tjenesteydelsen, er største bruger eller Den centrale stab kontraktholder. Ved tvivlsspørgsmål fastsætter direktionen, hvem der er kontraktholder. Direktøren for et serviceområde er normalt kontraktholder, men kan i særlige tilfælde udpege en afdelingschef som kontraktholder. Kontraktperiode: Kontraktperiode er den samlede varighed af kontrakten. Normalt fra 3 til 4 år. I særlige tilfælde op til 5 år. Kontrolberegning: En beregning, som opgør kommunens nuværende omkostninger ved løsning af opgaven. Beregningen indeholder både direkte og indirekte omkostninger. Der skelnes mellem omkostningsberegning og kontrolbud. Omkostningsberegningen udtrykker det aktuelle omkostningsniveau, hvor kontrolbuddet godt kan være fremadrettet, og udtrykke det fremtidige omkostningsniveau ved en given opgaveløsning. Kontrolbud: Kommunens udførerenhed deltager på lige vilkår med de private leverandører i konkurrencen om den udbudte opgave. Myndigheden giver således tilbud på sit eget udbud og kan vinde opgaven. I kontrolbuddet indregnes de effektiviseringsgevinster, som udførerenheden mener at kunne opnå. Formelt er der dog ikke tale om, at ordregiver selv vinder et udbud. Er kontrolbuddet det bedste, kan ordregiver benytte det som begrundelse for at annullere udbudsforretningen og beholde opgaven selv. 7/8

8 Offentligt udbud: En offentlig myndighed inviterer eksterne og interne leverandører til at deltage i konkurrencen om at producere og levere udvalgte varer/tjenesteydelser eller bygge- og anlægsopgaver. Option: En del af et udbud kan defineres som en option. Det indebærer, at varen eller tjenesteydelsen kan tilvælges efter kontraktindgåelse til samme pris og kvalitet som ved kontraktindgåelse jf. leverandørens tilbud på den primære vare eller tjenesteydelse. Rammeaftale: En rammeaftale er en indkøbsaftale indgået med flere leverandører af samme vare/varegruppe. Kommunen kan frit vælge mellem leverandørerne i rammeaftalen. SKAL aftale: En SKAL aftale er en indkøbsaftale indgået med en leverandør, som kommunen skal anvende ved alle indkøb af pågældende vare eller tjenesteydelse. Benyttes anden leverandør, kan kommunen blive pålagt et erstatningskrav. Udlicitering: En offentlig myndighed overdrager efter en udbudsrunde produktion, levering og personaleansvar til én eller flere eksterne leverandører. I den private sektor er der tradition for at kalde dette for outsourcing. Kommunens ansvar for ydelsens kvalitet og omfang fastholdes, og kommunen skal fortsat finansiere produktion af ydelsen, kontrollere denne og behandle klagesager. Kommunen vil ved udlicitering fortsat have det politiske ansvar. Myndighedsopgaver kan som udgangspunkt ikke udliciteres eller privatiseres. 17. BILAG Skabelon for udbudsstrategi (under udarbejdelse) Skabelon for udbudsplan (under udarbejdelse) Skematisk oversigt over opgavefordeling (under udarbejdelse) 8/8