5 Rapportering for Nyt Psykiatrisygehus Slagelse (GAPS) Afsluttende Kvartalsrapport for perioden 1. oktober 2015 frem til 31. december 2015 (4. kvartal 2015) 0. Overblik 0.1 Indledning Formålet med GAPS-byggeriet er, som en konsekvens af Regionens Psykiatriplan, at samle de nuværende psykiatriske enheder placeret i Holbæk, Slagelse, Dianalund og Nykøbing Sjælland i Slagelse. Efter ansøgning om tilsagn til GAPS-projektet i 2011 blev det endelige tilsagn modtaget 15. december 2011. Til projektet er der som administrativt grundlag udarbejdet en styringsmanual, hvor den seneste version, version 3. af den 21. februar.2011, er godkendt af Regionsrådet den 7. april 2011. Et tillæg er udarbejdet d. 11. februar 2015. Bygherrerådgiveraftale blev indgået den 26. februar 2010, og totalrådgiveraftale blev indgået den 22. marts 2011, hvorefter projekteringen begyndte. Aftale med byggeledelse er indgået den 3. oktober 2012. Projektet var forventet afleveret til psykiatrien samlet d. 1. august 2015, hvilket er justeret som følger: Sikringen (byg.5) og retspsykiatrien (byg.4) Er afleveret den 1. juli 2015 Ambulatorie (byg.2) og kontorbygning (byg.3) Er afleveret den 13. juli 2015 Almen psykiatrien (byg.1) Er afleveret den 17.august 2015 Det har efter aflevering pågået sidste mangelafhjælpninger disse er næsten fuldt ud afsluttet. Byggeriet blev officielt indviet d. 24. august 2015. Der er modtaget ibrugtagningstilladelser fra Slagelse Kommune dateret henholdsvis 17. september og 6. oktober 2015. Indflytning er sket i alle bygninger fra september til start november 2015. Status på byggeriet er således, at alt er afsluttet og ibrugtaget med undtagelse af park-entreprisen, som afsluttes i 2016. Slutafregninger for entrepriserne er næsten alle afsluttet. Næsten alle udgifter er nu kendte, bortset fra tvist-sagerne, enkelte slutafregninger og de afsluttende opgaver som følger af den planlagte 1-års gennemgang i juli/august 2016.Officielt anlægsregnskab forventes derfor først at foreligge ultimo 2016. Denne rapport vedr. 4. kvartal 2015 udgør efter aftale med ministeriet sidste kvartalsrapport for GAPS. Tvistsager generelt Udover kvartalsrapporterne er det aftalt med ministeriet at der efter hvert styregruppemøde leveres information om status og udvikling i procesrisici, specielt omkring de verserende voldgiftsager. Regionen er i øjeblikket involveret i tre voldgiftssager: - Sag mellem Barslund og CG Jensen, hvor regionen er adciteret. Her har regionen afleveret sine indlæg i sagen, og den er berammet til september 2016. 1
- Sag anlagt af CG Jensen mod regionen. I denne sag er regionen stadig i gang med at fremskaffe den nødvendige dokumentation. Sagen forventes afsluttet medio 2017. - Sag anlagt af regionen mod totalrådgiver. Regionen er i gang med at fremskaffe den nødvendige dokumentation. Sagen forventes afsluttet i 2019. Regionen har etableret en særskilt projektorganisation til at håndtere tvisterne, adskilt fra byggeorganisationen men med ressourcer dérfra. Sag mellem Barslund og CG Jensen: En underentreprenør har indledt en voldgiftsag mod råhusentreprenøren CG Jensen. Region Sjælland er efterfølgende blevet ad citeret i sagen. Region Sjælland har indgået aftale med et eksternt advokatfirma om juridisk bistand i forbindelse med denne voldgiftsag. Der har på denne først anlagte VBA-sag (voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed) af Barslund /CGJ mod regionen været afholdt syn og skøn den 19. januar 2015. Der er modtaget skønserklæring vedr. en del af de samlede syn og skønstemaer i september 2015. Der pågår udarbejdelse af supplerende spørgsmål. Sidste del af syn og skønserklæringen forventes først i januar 2016, grundet sygdom ved skønsmanden. Der er af VBA udmeldt en skønsmand. Denne sag er nu berammet til forhandling ved Voldgiftsretten i september 2016. Sag anlagt af CG Jensen mod regionen Der er i december 2014 modtaget klageskrift fra CG Jensen, råhusentreprenøren, vedr. deres samlede opgjorte ikke betalte acontokrav. Region Sjælland har indgået aftale med et eksternt advokatfirma om juridisk bistand i forbindelse med denne voldgiftsag. Der er den 31. marts 2015 fremsendt svarskrift til VBA. Der er i maj 2015 indleveret supplerende svarskrift samt syn og skønstemaer. Herudover har regionen efter vejledning fra sin advokat ad citeret totalrådgiveren i sagen. Der er i november modtaget syn og skønserklæring. Der er herefter udarbejdet supplerende skønstema, hvorefter der afventes enighed omkring disse og skønsmandens besvarelse. Der skal efter tidsplanen for sagen afleveres næste processkrift ultimo januar 2016. Voldgiftssagen mod totalrådgiver Der er den 20. oktober 2015 af Regionen indgivet klageskrift til Voldgiftsretten overfor totalrådgiveren. Den 23. oktober har Voldgiftsretten anerkendt modtagelse af klageskrift og bilag samt fastsat en frist for TR`s afgivelse af svar til den 18. december 2015. Denne frist er senere forlænget. TR er fremkommet med indsigelser og der er sammen med Voldgiftsretten efter telefonisk retsmøde meddelt Regionen en frist til marts med at uddybe deres klageskrift. Aktindsigt Der er modtaget en begæring om aktindsigt fra Barslund s advokat i forbindelse med voldgiftsagen hvor regionen er ad citeret. Aktindsigten omfatter et meget stort antal dokumenter, der er blevet gennemgået med juridiske øjne i forhold til offentlighedsloven. Behandlingen af aktindsigten er afsluttet medio december 2015 og materialet er fremsendt til Barslund s advokat d. 18. december. Barslund s advokat har efter kvartalets afslutning klaget over regionens afgørelse i forbindelsen med aktindsigten. Dialog med SUM Der er i perioden indsendt et orienteringsnotat til ministeriet den 10. december 2015 og afholdt status møde den 17. december 2015. 2
Denne kvartalsrapport er den sidste og fremover vil regionen orientere SUM i forlængelse af styregruppemøderne. Der er planlagt styregruppemøde d. 1. februar og igen i marts 2016. 0.2 Kortfattet status for GAPS Figur 1: Status pr. 31. december 2015 Økonomi Tid Kvalitet Indenfor rammerne, men under observation, se note. Afleveret til psykiatrien Indenfor rammerne NB: Vedr. økonomi henvises til noter under skema 1 i rapporten. 0.3 De involverede parter Følgende rådgivere er involveret i byggeriet: Navn Rådgivning Honorar ifølge Godkendte kontrakt tillægsarbejder Kuben Management A/S Bygherrerådgivning, BHR 5.400.000 22.666.780 Karlsson / VLA arkitekter Totalrådgivning, TR 74.520.000 55.157.423 Rambøll A/S Byggeledelse, BL 8.700.000 30.134.991 Arkitema A/S Controlling, DTØ 1.666.500 328.500 Molter Consult Aps Sikkerhedsrådgivning 500.000 1.356.738 Netplan Udbud og projektledelse DAS 200.000 0 Rådgivning i alt 90.986.500 109.644.432 Total kontraktbeløb + godkendte tillægsarbejder: 90.986.500 + 109.644.432= 200.630.932 Generelt vil der erfaringsmæssigt være rådgivningsydelser, der ikke kan forudses, samt ændringer i løsninger, der ikke er indeholdt i kontrakterne. Disse afregnes som tillægsarbejder. Af de samlede godkendte tillægsarbejder kan 11 mio. kr. henføres til inventar og IT. Honoraret til denne pulje afregnes særskilt og ligger uden for de indgåede kontrakter. De 11 mio. kr. er derfor aftalt ind som tillægsarbejder primært hos totalrådgiveren. Bygherrerådgivning (BHR) honoreres efter medgået tid. Honoraret ifølge basiskontrakten på 5,4 mio. kr. omfatter ydelser leveret i perioden 2009 til og med 2010, og de godkendte tillægsarbejder omfatter ydelser, som er aftalt leveret i perioden 1. januar 2011 31. december 2015. Honoraret fastsættes årligt ved starten 3
af et nyt kalenderår. Indeholdt i de godkendte tillægsarbejder er ligeledes ekstra support til regionens projektteam, hvilket har betydet en mindre omkostning til interne lønninger (mindre bemanding). Totalrådgivning (TR) honoreres med et fast honorar, på baggrund af en beskrevet opgave (ydelsesbeskrivelse). Den oprindelige kontrakt med totalrådgiver lød på 79.720.000 kr., hvorfra der er udgået byggeledelse og sikkerhedskoordinering på 5.200.000 kr. Samlet honorar efter regulering er 74.520.000 kr. En del af tillægsarbejderne er godkendt med forbehold til behandling i voldgiftsagen mod TR. De tillægsarbejder der er godkendt eller godkendt med forbehold omfatter primært: Rådgivning i forbindelse med inventar og IT. Øget rådgivning og ekstra tilsyn som følge af en pågående tilgang fra råhusentreprenør og meget vanskelige jordbundsforhold. Projektændringer efter hovedprojektet, bl.a. på baggrund af Danske Regioners nye vejledning til sikkerhed i retspsykiatrien og kriminalforsorgens krav til Sikringen. Rådgivning i forbindelse med regionens egenfinansierede bevillingsandel til særskilte sikringsarbejder. Byggeledelse (BL) honoreres med et fast honorar. De godkendte tillægsarbejder omfatter primært resultatet af en pågående tilgang fra råhusentreprenør, meget vanskelige jordbundsforhold samt rådgivning i forbindelse med TR s fravær under færdiggørelsen af entrepriserne. Byggeledelsens honorar i forbindelse med den forlængede tidsplan er forhandlet færdigt. Det Tredje Øje/controlling (DTØ) honoreres efter fast kontrakt samt et tillæg vedr. den forlængede tidsplan. Honorar ifølge kontrakt omfatter en årlig rapport samt kvartalsvise interne statusnotater. Sikkerhedsrådgivningen honoreres i medgået tid. Der er indgået en samarbejdsaftale med Molter Consult med et oprindeligt honorar på 500.000 kr. Der er ved kvartalets afslutning yderligere honoreret 1.356.738,- kr., da opgaven er udvidet med planlægningsmæssige opgaver for projektledelsen, psykiatrien og driften. DAS er Regionens telefonsystem. Rådgivning, projektledelse og udbud leveres af Netplan og honoreres efter en fast kontrakt på 200.000 kr. 4
Følgende entreprenører er involveret i byggeriet: Nr. Navn Entr. E001 Fældning og rydning af beplantning E002 Jordarbejder og kalkstabilisering Kontraktbeløb, inkl. mængdeverificering eks. Byggeplads og vinter Skælskør Anlægsgartner 174.200 SR-Gruppen 1.623.949 E003 Byggepladsforberedelse Georg Berg A/S 1.427.314 E01 Jord / Råhus CG Jensen A/S 220.074.002 E02 Lukning GVL Entreprise A/S 112.390.400 E03 Komplettering Jakon A/S 114.027.225 E04 El-arbejder Wicotec A/S 35.005.662 Regulerbare ydelser indeholdt kontrakt E05 Sikringsanlæg G4S A/S 12.413.182-807.624 E06 CTS Kemp & Lauritzen A/S 8.046.998 E07 VVS og Ventilation Wicotec A/S 65.436.052 E08 Anlægsgartner P. Malmos A/S 30.638.131 E09 LED-belysning Lindpro A/S 31.805.787 Godkendte tillægsarbejder 36.000 4.342.624 625.154 26.386.631 34.974.564 37.306.983 52.157.916 12.922.637 3.104.783 2.378.849 16.712.667 12.441.230-3.120.300 E10 Udgået 0 0 438.552 E11 Elevatorer KONE Elevator A/S 8.027.000 E12 Udgået 0 0 5.946.389 E13 Grønne tage P. Malmos A/S 9.260.809 Installation af DAS (telefonsystem) Indkøb af DAS (telefonsystem) Kemp & Lauritzen A/S 751.391 0 Eltel Networks 1.280.995 36.000 Byggeplads og øvrige entreprenører 33.814.658 Entreprenører total 652.383.097 25.579.007 214.118.706 Total kontraktbeløb + regulerbare ydelser + godkendte tillægsarbejder: 652.383.097 + 25.579.007+ 214.118.706 = 892.080.810 5
Note1: Byggeplads og øvrige entreprenører omfatter alle de små opgaver, der ligger uden for de faste entreprenørers opgaver. E10 (svømmeanlæg) blev aflyst pga. manglende konkurrence. Arbejderne er efterfølgende lagt ind under de øvrige entrepriser i forbindelse med de respektive kontraktforhandlinger. E12 (fast inventar) blev aflyst pga. manglende konkurrence. Entreprisen er opdelt og indgår i In01, In02 og In03. Se herunder. Følgende kontrakter er indgået vedr. Støjskærm (entreprise E14) Nr. Navn Leverandør Kontraktbeløb. Ekskl moms Godkendte ekstraleverancer Entreprise (E14) Støjskærm Barslund A/S 5.571.024 119.684 (E14) Regulering af kontraktsum ved opgørelse af regulerbare ydelser -206.608 I alt 5.364.416 119.684 Total kontraktbeløb + godkendte ekstraleverancer: 5.364.416 + 119.684 = 5.484.100 Følgende kontrakter er indgået vedr. inventar og bygherreleverancer: Nr. Navn Leverandør Kontraktbeløb. Godkendte ekstraleverancer In01 Fast inventar, opbevaring Labflex A/S 5.539.742-251.269 In02 Industrikøkken-inventar Statager & partner 1.269.840 36.720 In03 In04 Fast inventar, specialinventar Løst inventar Scan Office A/S 11.503.427 271.279 Holmris + Flexform A/S 13.847.770 400.545 LEV 05 Transportudstyr Hotri Storkøkken 919.337 85.000 LEV 06 (71) Sports- og livredderudstyr Pedan A/S 977.654-10.050 LEV 06 (78) Sports- og livredderudstyr Ji Sport A/S 135.754-4.060 LEV 07 LEV 08 Hospitals- og tandlægeudstyr Sikkerhedsudstyr Plandent A/S 3.049.772 89.395 Selmatic Securities A/S 658.338-1.060 BHL01 BL01 - Psykiatrien Udstyr Psykiatrien 384.000 BHL02 BL02 - Psykiatrien Drift Psykiatrien 436.500 BHL03 BL03 - Logistik Koncern Service 798.500 6
BHL04 BL04 - Køkken Koncern Service 1.505.489 BHL05 BL05 - Service Koncern Service 393.432 BHL08 BL08 - IT Netværk Koncern IT 5.528.378 BHL09 BL09 - IT Innovation Koncern IT 300.000 BHL10 BL10 - Telefoni Koncern IT 544.513 BHL13 BL13 - Telefoni, SINE DBK 414.100 BHL14 BL14 - ECT, udstyr Fineman 181.662 BHL15 BL15 - IT/AV udstyr Solutors 4.793.659 110.955 BHL16 BL14 - PDM, udstyr Vicare 348.975 BHL17 BL14 - PDM, software Medidyne 204.850 BHL18 BL18 - Psykiatriseng Lewel Plus 4.066.799 672.165 BHL19 BL19 - Sikkerhedssenge KR Hospitalsudstyr 151.962 BHL20 BL20 - Infoskærme Solutors 357.550 Total 58.312.003 1.399.620 Total kontraktbeløb + godkendte ekstraleverancer: 58.312.003+1.399.620 = 59. 711.623 Udover ovenstående entrepriseregnskab indeholder projektets samlede anlægsbudget også poster til indledende rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af kvalitetsfondsansøgning og byggeprogram, forundersøgelser, andre rådgivningsydelser som geoteknik, energimærkning og lignende, myndighedsbidrag, tilslutningsbidrag til el- og spildevand, forsikring, andre bygherreleverancer, uforudseelige omkostninger mv. 7
1. Risikovurdering Håndteringen af styringen af GAPS i henhold til økonomi, tid, kvalitet og risiko er beskrevet i styringsmanualen for GAPS version nr. 3 + tillæg og i totalrådgiverkontrakten samt i kontrakten med bygherrerådgiveren og byggeledelsen. Risikolog og risiko er håndteret iht. ovenstående i månedsafrapporteringerne fra bygherrerådgiveren samt opsummeret i statusrapporterne for GAPS udarbejdet af bygherrerådgiveren for STG (styregruppen). Nedenstående resuméres ændringer siden sidste risikolog, herunder de bevægelser der har været i perioden. Risikologgen giver et overblik over det samlede risikobillede for projektet ved loggens udførelse samt udviklingen i de enkelte risici siden sidste log. Risikologgens struktur er drøftet på styregruppemøde nr. 33, hvor det blev besluttet at opdele risici i to hovedgrupper: 1. Likviditetsmæssige risici, og 2. Procesmæssige risici. Likviditetsmæssige risici er udlæg/indkøb, frem til afslutningen af byggeregnskabet omkring 1-år s gennemgangen. Procesmæssige risici/muligheder er krav/modkrav, hvorom der er uenighed, og som formodes at finde sin afgørelse ved voldgift eller forlig. De er vanskelige at prissætte og formodes at få likviditetsmæssig virkning på et tidspunkt, der ligger efter afslutningen af byggeregnskabet. På grund af de meget store usikkerheder, der vil knytte sig til en prissætning af risici/chancer, sker dette ved en nettoopgørelse og bogføring på projektet i henhold til regionens regnskabspraksis. Risikomæssige poster, der er vurderet til at have en most likely risiko på 100%, er af styregruppen besluttet indarbejdet i budgettet. 8
Figur 3: Projektets hovedrisici (tal i mio. kr.) Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Udviklin g Kapitaliserin g af fremtidige risikoeleme nter i mio. kr. Disponeret i øvrige omkostning er/byggeregnskab Ikke disponeret Faktor (Most Likley) Vægtet most likely 1 F1 Ekstrakrav fra entreprenører - 2* 0 2 100 % 2 2 F22 Ekstrakrav fra totalrådgiver, byggeledelse, bygherrerådgiver, advokat m.m. - 2** 0 2 100% 2 Risiko i alt 4,0 0 4 4 Note: *Der er en samlet risiko på 130 mio. kr., jf. Byggeledelsen (BL). Der opretholdes samlede krav for 130, hvoraf de 126 mio. kr. er overført til procesrisiko. ** Der er kapitaliseret 2 mio. kr. i forbindelse med afslutningen af sagen, parkområderne, primært ydelser til BL Nedenfor er en kort beskrivelse af de enkelte risikoelementer fra projektets risikolog. ad F1, ekstrakrav for entrepriserne Det samlede risikoemne med rejste og endnu ikke rejste krav udgør 130 mio. kr. Efter styregruppemøde 33 håndteres risikoemnet mht. ikke anerkendte krav, specielt for E01 som procesrisiko, og udgår herefter af likviditetsrisikoen. Det er følgende, der overgår til procesrisiko fordelt på de 2 kendte voldgiftssager jf. de to VBA-sager. Der er en samlet risiko på 130 mio. kr., jf. Byggeledelsen (BL). Der opretholdes samlede krav for 130, hvoraf de 126 mio. kr. er overført til procesrisiko Tilbage som likviditetsrisiko på øvrige krav end voldgift er således vurderet opretholdes 2 mio. kr. frem til afslutningen af anlægsentreprisen(parkområdet) i april 2016. Imødegående aktiviteter TR/BL arbejder løbende med vurdering af de enkelte krav fra alle entreprenører iht. risikovurderingen af disse. F22 Ekstrakrav fra totalrådgiver, byggeledelse, bygherrerådgiver, advokat m.m. Ekstrakrav vil belaste projektøkonomien, og risikoen for større ekstrakrav skal derfor undgås. Uenigheder om ekstrakrav kan resultere i voldgiftssager og afledt heraf forøgede omkostninger til rådgivere. 9
Økonomi: Der er i forbindelse med de afsluttende aktiviteter indlagt 2 mio. kr. i samlet honorar for alle rådgivningsydelser i senest styrende budget. Herudover opretholdes en risikoafsætning på 2,0 mio. kr. for projektets gennemførelse, specielt mht. byggeledelsens afslutning af økonomi samt anlægsgartnerens afslutning af parkområdet. Imødegående aktiviteter Styregruppen har på møde den 31. oktober 2014 besluttet at igangsætte en proces for håndtering af ekstrakrav mod rådgiverne efter foreløbige vurderinger ved Regionens advokat Kromann Reumert. 10
2. Projektets økonomi Det samlede budget er på kr. 1.194 mio. kr. inklusive indeksregulering, jf. Region Sjællands investeringsoversigt for 2015. Skema 1: Kvartalsstatus for økonomi og fremdrift Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift - vurderet Oprindeligt budget Mio. kr. Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Disponeret Korrigeret Forbrug til forbrug til budget 31.12.2015 31.12.2015 (pl-09) (a) (b) (c) (d) (e= b+c+d) Evt. difference: budget og forventet forbrug (ae) Planlagt færdiggørelsesgrad Pct. Realiseret færdiggørelsesgrad Delproj. A 247 272 331 21-53 299-27 100% 100% Delproj. B 356 380 393 0-13 380 0 100% 100% Delproj. C 290 312 300 6 7 312 0 100% 100% Delproj. D 100 100 70 2 1 73 27 100% 100% Total 993 1.064 1.094 28-58 1.064 0 100% 100% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering Andre reserver - - - - - 0 - - - 18 20 20 0 0,0 20 0 - - 100 110 143 0-34 110 0 - - GAPS i alt 1.110 1.194 1.257 28-91 1.194 0 100% 100% Noter: Tal i skema: Note 1: De 27 mio kr. i difference på delprojekt D indgår i differencen (d) i delrojekt A. Note 2: Korrigeret budget (a) for delprojekt D er ændret fra 108 mio. til 100 mio. på baggrund af ny beregningsmetode fra SUM vedr. pl-regulering af tilsagn vedr. IT, udstyr og inventar. De 8 mio. er tillagt det korrigerede budget for Delprojekt A. Note 3: På baggrund af den forlængede tidsplan og hensynet til fremdriften er der indregnet rådgiverhonorar i forbruget, der ikke er enighed om. Der er reklameret og taget forbehold for modregning efter projektets aflevering, Beløbet er trukket i reserverne. Der er betalt omkostninger til entrepriser og rådgivere der er forsikringsdækket ved stormskade i bygning 3 og 4 samt vandskader i bygning 1, 2, 4 og 5. Der er således afholdt forsikringsudgifter og modtaget aconto kompensation fra forsikringen på ca. 4 mio. kr., der er tale om fuld forsikringsdækning - forsikringsbudgettet er på ca. 6,0 mio. kr. for stormskaden og ca. 2,0 mio. kr. for øvrige forsikringsskader. 11
Se i øvrigt supplerende information, note 2, side 15. Der er pt følgende forsikringssager der ikke er afsluttet: Stormskade kr. 5.950.000 (5,4 mio.) Flydespartel sag kr. 215.000 (190.000) Vandskade bygning 5A/5B tag kr. 1.350.000 (300.000) Vandskade bygning 2A tag kr. 300.000 (150.000) Vandskade Spindeltrappe kr. 50.000 (25.000) (tal i parentes angiver hvad der p.t ligger i prognosen) Der er indtil videre modtaget 4 mio. aconto til dækning af stormskaden fra forsikringsselskabet. Øvrige forsikringssager er ikke endeligt opgjort. Beløbene er trukket i reserverne indtil de dækkes af forsikringen ved den endelige opgørelse. Det forventes at kvalitetsfondsprojektet kan afsluttes inden for den samlede afsatte ramme på 1.100 mio. kr. (pl09). Regionens egenfinansierede andel til særskilte sikringsarbejder på 60 mio. (pl09) forventes at udvise et resultat på ca. 90 mio. (pl09). Der er i projektet afholdt en del procesomkostninger samt honorarbetalinger til totalrådgiveren, disse er krævet tilbagebetalt i forbindelse med den voldgiftssag, som regionen har anlagt mod totalrådgiveren. Forsikringssagerne, der er fuldt dækkede, og endnu ikke er endeligt afregnede kan ligeledes resultere i en tilbagebetaling efter byggeregnskabet er afsluttet. Kvartalsrapporten for 4. kvartal 2015 udviser derfor pt et forventet resterende forbrug på ca. 90 mio. ud over budgettet, men der forventes samtidig tilbageførsel af økonomi i forbindelse med afslutning af tvister og forsikringssager. Slutafregningerne af de sidste 10% (42 mio.) af kontraktbeløbene for entrepriserne er ikke endelig afsluttet da forsikringsspørgsmål og modkrav ikke er afsluttet for enkelte entrepriser. Af de 42 mio. er en del afregnet ved kvartalets afslutning, inden for det opgjorte budget per 31.12.2015. Resterende del dækkes af det forventede resterende forbrug. Det skal bemærkes, at der løbende fortages posteringer efter et kvartals afslutning. Der er således i supplements perioden for regnskabsåret 2015 bogført yderligere kr. 15.360.340,03, herunder løn til projektorganisationen for 2015. Øvrige noter: Delprojekt A Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder Delprojekt B - Jord, Råhus, Lukning Entre. 1+2 Delprojekt C - Resterende entrepriser Entre. 3 13 Delprojekt D - Løst/fast inventar, bygherreleverancer 12
Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for projektet Skema A: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Dato: 31.12.2015 Projekt: GAPS Løbende priser 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 I alt ------------------------------------------- Mio. kr. -------------------------------------------- PL indeks 100,00 101,00 102,80 105,40 106,50 108,10 109,60 Delprojektoversigt Delprojekt A - Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder 2 6 48 106 44 49 76 331 311 28% Udførelse Delprojekt B - Jord, Råhus, Lukning - Ent 1+2 193 159 42 393 366 33% Afsluttet Delprojekt C - Resterende entrepriser Ent 3-13 24 165 110 300 276 25% Afsluttet/mangelafhj. Delprojekt D - Løst/fast inventar, bygherreleverencer 0 13 58 70 64 6% Afsluttet/mangelafhj. Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering 2 18 20 18 2% Evt. andre relevante reserveposter 24 44 75 143 132 12% UFO, risikopuljer Samlede investeringer 2 6 48 106 285 432 378 1.257 1.167 105% - heraf donationer I alt investeringsramme, jf. tilsagnsvilkår 2 6 48 106 285 432 378 1.257 1.167 105% * se note 1 - heraf change request 27 15 8 50 47 4% - heraf reserver i alt 22 68 16 106 98 9% - heraf IT, udstyr, apparatur mv. 13 58 70 100 Eksl. Rådgivning 6% ** se note 2 I alt 09-pl Andel af total, pct. Status hvis relevant: Projektforslag Kalkulationsfase Licitation Udførelse * Note 1 Der er foretaget udlæg for forsikringsskader nævnt under pkt. 2 som endnu ikke er refunderet af forsikringsselskabet. Desuden er der foretaget udlæg for Voldgiftssagerne nævnt under pkt. 0.1 ** Note 2 Forbruget på 70 mio. per. 31.12.15 er ekskl. honorar der ligger under delprojekt A. Rammen på 100 mio. der er afsat i tilsagnsbetingelserne er inkl. honorar. Delprojekt A - Honorar, Projektering, Grund, Forberedende arbejder Delprojekt B - Jord, Råhus, Lukning Entre. 1+2 Delprojekt C - Resterende entrepriser Entre. 3-13 Delprojekt D - Løst/fast inventar, bygherreleverancer 13
3 Byggeriets fremdrift Brugerne overtog bygningerne den 1. august 2015 i overensstemmelse med den reviderede tidsplan (se dog mindre justering vedr. bygning 1-3). Byggeriet samlede fremdrift, Figur 2. Byggeriets fremdrift Millioner kr. 1.400 1.300 1.200 1.100 1.000 900 800 700 600 500 400 300 200 100 0 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 år / kvartal Oprindelig investerin gsprofil Forbrug Ny investerin gsprofil Udbetalingsanmodningen blev godkendt den 28.marts 2014. Som led i den regionale budgetopfølgning vedrørende kvalitetsfondsprojekterne er der nu fastsat prisniveau for 2013-2014. prisniveauet fra 2014 og frem til afslutningen beror stadigvæk på anslåede værdier. Rådighedsbeløb samt bevilling er således justeret, og andrager nu totalt 1,194 mia. kr. Seneste P/L regulering er godkendt af Regionsrådet i november 2015. 14
Skema til figur 2 År Kvt. Oprindelig Investeringsprofil kr. (før førskydning af tidsplan) Pct. af total Ny Investeringsprofil kr. (efter tidsplan forskydning - udførelsestidsplan rev. D) Pct. af total Forbrug kr. Pct. af total 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 3 600.000 0,1 600.000 0,1 519.146 0,0 4 2.000.000 0,2 2.000.000 0,2 1.968.045 0,2 1 3.000.000 0,3 3.000.000 0,3 1.968.045 0,2 2 4.000.000 0,3 4.000.000 0,3 1.968.045 0,2 3 6.500.000 0,5 6.500.000 0,5 1.968.045 0,2 4 8.000.000 0,7 8.000.000 0,7 7.847.464 0,7 1 11.000.000 0,9 11.000.000 0,9 9.275.857 0,8 2 21.000.000 1,8 21.000.000 1,8 22.549.181 1,9 3 40.000.000 3,4 40.000.000 3,4 38.893.952 3,3 4 56.000.000 4,7 56.000.000 4,7 55.762.528 4,7 1 63.000.000 5,3 63.000.000 5,3 62.058.898 5,2 2 135.000.000 11,3 135.000.000 11,3 130.486.715 10,9 3 140.000.000 11,7 140.000.000 11,7 139.017.957 11,6 4 163.000.000 13,7 163.000.000 13,7 161.648.188 13,5 1 167.000.000 14,0 167.000.000 14,0 167.810.923 14,1 2 200.000.000 16,8 200.000.000 16,8 201.653.609 16,9 3 212.000.000 17,8 290.000.000 24,3 286.691.820 24,0 4 475.000.000 39,8 460.000.000 43,7 446.849.899 37,4 1 621.000.000 52,0 520.000.000 43,6 502.824.547 42,1 2 811.000.000 67,9 660.000.000 55,3 647.709.978 54,2 3 965.000.000 80,8 791.000.000 66,2 782.338.205 65,5 4 1.089.000.000 91,2 925.000.000 77,5 878.931.549 73,6 1 1.194.017.000 100,0 1.052.000.000 88,1 982.534.643 82,3 2 1.194.017.000 100,0 1.097.000.000 91,9 1.089.956.501 91,3 3 1.194.017.000 100,0 1.122.000.000 94,0 1.175.351.653 98,4 4 1.194.017.000 100 1.194.017.000 100 1.256.871.998 105,3 Note 1 - Der har i Q3, været et forbrug, der er bogført efter afslutning af sidste rapport på 19.257.804,55 dette beløb er lagt til i Q4 - i Q4 2015 har der været et forbrug på 62.262.539,97 Det samlede forbrug i Q4 der angives er således: 81.520.344,52 Note 2 Bruttoforbruget på 1.256 mio. kr. indeholder forbrug på mellemregningsposter, således: Aktiverede procesomkostninger 70,1 mio.kr. Særskilte egenfinansierede sikringsarbejder på ca. 30 mio.kr. (ud over de oprindeligt afsatte 60 mio.) P.g.a. projektændringer efter hovedprojektet, bl.a. på baggrund af Danske Regioners nye vejledning til sikkerhed i retspsykiatrien og kriminalforsorgens krav til Sikringen Udlæg andre sygehusprojekter 4 mio.kr. (Indkøbt materiel der kan genbruges). Udlæg for driften 1,5 mio.kr. - der videreføres til driften. Hvorefter nettoforbrug indenfor P/L-reguleret kvalitetsfonds- og sikringsramme på i alt 1.194 mio. kr. udgør 1.150 mio.kr. De resterende 44 mio. er afsat til endnu ikke betalte aftaler (kreditorer og debitorer). 15
3.1 Kvalitet og indhold Projektet opfylder de oprindelige kvalitetskrav til byggeriet. 4 Generelle principper Der henvises til generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Håndteringen af styringen af GAPS i henhold til økonomi, tid, kvalitet og risiko er beskrevet i styringsmanualen for GAPS version nr. 3 + tillæg og i totalrådgiverkontrakten samt i kontrakten med bygherrerådgiveren og byggeledelsen. Risikolog og risici håndteres iht. ovenstående i månedsafrapporteringerne fra bygherrerådgiveren samt opsummeres i statusrapporterne for GAPS udarbejdet af bygherrerådgiveren til styregruppen. Der er udarbejdet et resumé af risikolog, hvor ændringer siden sidste risikolog, hvor der har været bevægelser i perioden, beskrives og fremhæves. Resuméet af risikologgen giver et overblik over det samlede risikobillede for projektet ved loggens udførelse samt udviklingen i de enkelte risici siden sidste log. Projektets hovedrisici i udførelsesfasen er et udtræk fra projektets risikolog, der med jævne mellemrum bliver ajourført med deltagelse af alle parter i projektgruppen på bygherremøder afholdt hver 14. dag. Herudover afholdes med jævne mellemrum særskilte risikomøder, og der har, jf. PRINCE 2, været afholdt risikoworkshop ved faseskift i projektet senest 14. marts 2014. Den dynamiske og operationelle risikolog omfatter en sandsynlighedsvurdering og en konsekvensvurdering pr. hændelse samt hvilke parametre der er omfattet af hændelsen (tid, økonomi, kvalitet, andet). Projektets økonomi følges på bygherremøder hver 14. dag samt ved særskilte økonomimøder hver 14. dag. Én gang om måneden opdateres byggeregnskabet af byggeledelsen. Byggeregnskabet styrer for hver entreprise. Tillægsarbejder og forventede ekstraarbejder summeres i en overbliksside med alle økonomiske hoveddata. Hver måned opdaterer bygherrerådgiver det samlede anlægsregnskab med input fra byggeregnskabet og Region Sjællands økonomifunktion. Det samlede anlægsregnskab indgår i fremdriftsrapporten, som fremsendes til styregruppen månedligt. Fremdriften i figur 2 er beregnet ud fra periodens samlede forbrug i kr. i procent af projektets budget og er angivet i skema 1. Byggeriets fremdrift drøftes også på bygherremøderne, og en fremdriftsoversigt i form af et stavdiagram med vist fremdriftsprocent udarbejdes månedligt. Fremdriftsprocenten indgår i den månedlige fremdriftsrapport. Byggelederen har med input fra entreprenørerne udarbejdet en arbejdsplan, som der følges op på, ved at der fra byggestart og frem til byggeriets aflevering holdes ugemøder med entreprenørerne, hvor den kommende uges aktiviteter planlægges. Ligeledes planlægges de kommende aktiviteter for de næste 6 uger. Herudover afholdes der af byggeledelsen byggemøder, kontraktmøder med hver enkelt entreprise hver 14. dag samt tilsynsmøder med totalrådgiverens tilsyn. Totalrådgiveren afholder projektopfølgningsmøder med alle entrepriser ca. hver 14. dag. Projektets håndtering af entreprenørernes claims sker ved, at ekstrakravet varsles og herefter registreres i byggeregnskabet af byggeledelsen. Efter forhandlinger med entreprenøren fremsender byggeledelsen en tillægsaftale til godkendelse af hhv. bygherrerådgiveren og bygherren. Først herefter indgås aftale om ekstraarbejde, og entreprenøren kan fremsende en faktura på sine ekstraarbejder, når arbejdet er udført. Byggeleder og bygherrerådgiver kan disponere op til ca. kr. 100.000,- pr. hændelse, hvorimod større tillægsaftaler skal godkendes i projektledelsen eller styregruppen. På bygherremøderne og økonomimøderne, som typisk afholdes hver 14. dag, orienterer byggeledelsen og totalrådgiveren om nye varslede entreprenørkrav samt hvorledes forhandlingerne udvikler sig på de tidligere varslede krav. 16
5 Bilag Til Regionsrådet: Skema B (deponering) Skema C (Tidsplan) Påtegning af risikoprofil Revisorerklæring Ledelseserklæring Til Ministeriet: Skema B (deponering) Skema C (tidsplan) Påtegning af risikoprofil Revisorerklæring Ledelseserklæring 17