REFERAT AF ORDINÆRT BESTYRELSESMØDE Tirsdag, den 21. juni 2011 kl. 16:09 I fjernvarmens mødelokale, Præstevænget 11. Deltagere: Bestyrelsen Driftsleder Henning Mikkonen Mødet påregnes afsluttet kl. 19.30, hvorefter der er spisning. Eventuelle afbud bedes meddelt til Henning Mikkonen tlf. 97 18 03 43, eller på mail: post@brande-fjernvarme.dk. Dagsordenen er udsendt pr. mail onsdag, den 15. juni 2011. Kopi af dagsordenen er fremsendt til ingeniør Viktor Jensen, DFP samt statsaut. revisor Ole Jespersen-Skree, Partner Revision. 29
1. Godkendelse og underskrift af referatet fra mødet den 24. maj 2011. Referatet blev godkendt og underskrevet. 2. Godkendelse af dagsordenen. Dagsordenen blev godkendt. 3. Orienteringspunkter 3.1 Årsopgørelse for varmeåret 2010/2011. Regnskabet udviser i hovedtræk: Salg af el kr. 7.664.069 mod budgetteret kr. 5.344.000. Salg af varme kr. 16.755.933 mod budgetteret kr. 16.860.000. Køb af naturgas kr. 21.421.791 mod budgettet kr. 20.271.060. Eller en nettoindtægt på kr. 2.998.21 mod budgetteret kr. 1.932.940. Tabet i ledningsnettet/hos forbrugerne udviser 23,6 procent, mod sidste varmeårs tab på 23,8 procent. Bilag: Økonomioversigt med oversigt over salg af el, salg af varme samt køb af naturgas vedlægges. 3.2 Kampagne for nye forbrugere. Der er i uge 22 rundsendt et tilbud om at komme med på fjernvarme. Tilbuddet er sendt til de 106 husstande som ikke har fjernvarme, men som ligger indenfor Brande Fjernvarmes nuværende forsyningsområde. Af de 106 potentielle nye forbrugere er 4 ubebyggede grunde. 8 har henvendt sig og bedt om et overslag over udgiften til rørledning ind til huset. Bilag: Tilbuddet om tilslutning til fjernvarme som er rundsendt. 30
3.3 Priser på flis. På bestyrelsesmødet den 24. maj 2011, blev formanden og driftslederen bemyndiget til at indgå aftale om indkøb af flis til perioden oktober 2011 til ultimo maj 2012. Der er indkommet følgende tilbud: Finn Bøgedal, Brande kr. 48,25 pr. GJ DSH Wood Danske Skoves Handelskontor kr. 45,00 pr. GJ Hede Danmark kr. 51,00 pr. GJ Skovdyrkerforeningen kr. 50,00 pr. GJ Der er i budgettet for varmeåret 2011/2012 forudsat en pris på kr. 47,00 pr. GJ. En afvigelse i prisen på kr. 1,00 pr. GJ betyder en mer/mindreudgift på kr. 76.000 årlig ved fuld drift af flisværket. 3.4 Samlet pris på transmissionsledning fra flisværket til værket på Præstevænget. Rørleverancen samt jord- og smedearbejder andrager i alt: Rørleverance fra Logstor kr. 1.143.666,54 Jord- og smedearbejde Østergaard Entreprise, Esbjerg kr. 1.674.567,50 I alt kr. 2.818.234,04 Der er i anlægsoverslaget til det nye flisanlæg afsat kr. 3,0 mio til formålet. Sagsbehandler: Henning Mikkonen Orienteringspunkterne blev taget til efterretning. 31
4. Projektforslag til forsyning af ny Fakta butik på Østre Alle med fjernvarme. Ikast-Brande byråd har godkendt lokalplan nr. 263 Dagligvarebutik, Østre Alle i Brande. Vedrørende varmeforsyning er der i lokalplanens 9 anført Ny bebyggelse skal tilsluttes den kollektive varmeforsyning. Varmeforsyningsformen afgøres i forbindelse med udarbejdelse af et projektforslag i henhold til varmeforsyningsloven. Dansk Fjernvarmes Projektselskab DFP er anmodet om udarbejdelse af projektforslag, herunder brugerøkonomi og selskabsøkonomi. Resultatet af projektforslag vil foreligge til mødet. Bilag: Lokalplanen og forslag til ledningsføring er fremlagt på værkets kontor. Sagsbehandler: Linda Lyhne, DFP og Henning Mikkonen DFF Dansk Fjernvarmes Projektselskab, udarbejder to projektforslag, dels for Dagligvarebutik, Østre Alle i Brande Dels for Området ved Myl. Erichsensvej Projektforslagene forelægges på næste bestyrelsesmøde. Efter bestyrelsesmødet har DFF fremsendt resultatet af brugerøkonomien på dagligvarebutikken på Østre Alle. Resultatet er at økonomien for butikken er kr. 79.000 ved fjernvarme og kr. 59.000 (begge beløb inkl. Moms) ved naturgas. Der er således ikke brugerøkonomi i projektet ved anvendelse af fjernvarme. Det skal på den baggrund vurderes, om der skal arbejdes videre med et projektforslag. 32
5. Ændret opkrævning af aconto bidrag. Den nuværende opkrævning af aconto bidrag er fastsat til 10 lige store rater, der opkræves ikke i månederne juni og juli. Slutafregningen for varmeåret sker i forbindelse med 1. aconto opkrævning i august måned. Det anbefales at ordningen f.eks. ændres, således: At der opkræves 4 aconto bidrag. At der opkræves den 1. juli, 1. september, 1. december og 1. marts. Eller 1. juni, 1. september, 1. december og 1. marts, med årsafregning den 1. juli. At aconto bidragene, således bliver forudbetalt. At der sker afregning for varmeåret samtidig med juli aconto opkrævningen. At storforbrugerne, i alt 9, afregnes månedsvis bagud, via oplysninger fra fjernaflæsningen. At ændringen træder i kraft med virkning fra og med varmeåret 2011/2012. Sagsbehandler: Henning Mikkonen/Holger Skott For det kommende varmeår opkræves således: 8 lige store rater som opkræves i månederne, august, september, oktober, november, december, januar og februar måneder, samt pr. 1. marts 2012 med svarende til tre rater. Årsafregningen foretages i juli 2012. 33
Fremadrettet anvendes følgende model: 4 lige store rater der opkræves: 1. juli sammen med årsopgørelsen 1. september 1. december 1. marts Ovennævnte gælder alle forbrugere også storforbrugerne. Med den kommende årsafregning i august måned orienteres forbrugerne om ovennævnte, desuden anmodes forbrugerne om at kontrollere, at oplysningerne i BBR om ejendommens størrelse er korrekt. Oplysningerne i BBR anvendes til beregning af den faste afgift og det er den enkelte forbrugers ansvar at oplysningerne er korrekte. Specielt skal der fokus på om antallet af m2 boligareal i kælderen er korrekt. 6. Etablering af flisanlægget på Mylius Erichsensvej 39. Byggeriet er p.t. 2 uger forsinket, men det forventes fortsat at forsinkelsen kan indhentes under maskinmonteringen. Ibrugtagningen kan således forventes som planlagt d.v.s. i oktober måned 2011. Vejen er færdig og blev overdraget til kommunen i uge 20. Elementmontage i uge 24. Kranleverance i uge 26. Maskinleverance i uge 26. Tagelementer og tagdækning i uge 27 Der vil være rejsegilde den 6. eller 7. juli 2011. Der er p.t. ingen ekstraregninger udover midlertidig etablering af en byggevej. Et groft skøn over udgiften er ca. kr. 20.000. Der foreligger honorarregninger fra DFF, med revision af projektforslag kr. 24.124,56, samt arbejde vedr. transmissionsledning mellem nyt og gammelt værk kr. 110.973,99 excl. moms 34
Sagsbehandler: Henning Mikkonen Bilag: Referat af byggemødet den 31. maj 2011. Referat fra byggemødet den 21. juni 2011 blev udleveret. Der arrangeres rejsegilde torsdag, den 7. juli 2011 kl. 14.00, der inviteres: Samtlige håndværkere Medarbejdere på værket Pressen Rådgivere Naboer på Myl. Erichsensvej plus KMC Ikast-Brande Kommune Selskabets revisor Menuen består af røde pølser, øl og vand. 7. Moderation på effektbidraget (fast afgift) til storforbrugere. I forbindelse med konverteringsudvalgets drøftelse af forslag til ny takstsammensætning, blev samtidig drøftet muligheden for at give en reduktion i effektbidraget (fast afgift) til storforbrugerne. Formålet med rabatten er at fjernvarmen alt andet lige vil få en ekstraindtægt på effektbidraget som vil være til gavn for alle forbrugere. Der er indhentet materiale fra Sdr. Omme varmeværk som foretager en reduktion i effektbidraget gradueret efter bygningens størrelse. Hvis modellen indføres, vil det kunne medføre et mindre effektbidrag for de nuværende storforbrugere, afhængig af hvor grænsen for storforbrugere defineres. Der er pt. 9 storforbrugere målt efter antallet af m 2, nemlig: Hotel Dalgas - måler 1-1.383 m 2 Hotel Dalgas - måler 2-1.986 m 2 plus kælder 555 m 2 Brandlundparken 4.005 m 2 Centerparken 3.695 m 2 plus kælder 847 m 2 Centerparken 2.474 m 2 plus kælder 606 m 2 Dr. Arendsvej 915 m 2 Dr. Arendsvej 653 m 2 plus kælder 236 m 2 35
Jens Risums Alle 671 m 2 Ole Bendix Vej 334 m 2 Ole Bendix Vej 1.563 m 2 plus kælder 245 m 2 Ole Bendix Vej 5.491 m 2 plus kælder 1.245 m 2 Præstelundskolen 10.655 m 2 Ørbæklund 2.452 m 2 plus kælder 406 m 2 Brande Højskole 1.771 m 2 plus kælder 205 m 2 Brande Højskole 1.275 m 2 plus kælder 440 m 2 Opgørelsen er lavet ud fra m 2 tilknyttet den enkelte måler, d.v.s. der er flere målere i nogle af ejendommene. Dalgasskolen samt Engparken som vil være potentielle nye forbrugere har henholdsvis 7.505 m 2 og 3.212 m 2 plus kælder 928 m 2. I øvrigt kan oplyses at f.eks. Siemens har mellem 30.000 m2 og 40.000 m 2. Der vil være at tage stilling til om der skal indføres moderation på effektbidraget. Bilag: Referat af møde i konverteringsudvalget den 10. maj 2011, samt tidligere fremsendt materiale fra Sdr. Omme Varmeværk. Sagsbehandler: Konverteringsudvalget. Der arrangeres møde med Siemens med henblik på afdækning af muligheden for opvarmning af virksomheden med fjernvarme. Der tages senere stilling til indførelse af moderation på effektbidraget. Under punktet blev følgende drøftet: I takstbladet er anført Fast årlig effektbidrag af kælder BBR medregnes med 30 procent. Hvordan defineres bestemmelsen?? Det er efterfølgende undersøgt nærmere og bestemmelsen administreres således: Der betales fuldt effektbidrag af boligens samlede boligareal, d.v.s. også kælderareal som i henhold til bygningsreglementet er defineret som boligareal. Kælderareal er det areal som ikke er defineret som boligareal i henhold til bygningsreglementet. Her betales 30 procent af bidragssatsen på effektbidraget. 36
8. Opførelse af akkumuleringstank ved det nye flisanlæg. På bestyrelsesmødet den 24. maj 2011 blev nedenstående sag behandlet og godkendt. I forbindelse med den ekstraordinære generalforsamlings godkendelse af det nye flisanlæg, blev oplyst at der udover over anlægsøkonomien i selve flisanlægget skulle anskaffes dels en brovægt, dels etableres en akkumuleringstank på Myl. Erichsensvej. Etablering af en akkumuleringstank ved det nye flisanlæg er blevet yderligere aktuel, idet de nuværende 2 akkumuleringstanke på Præstevænget står overfor en snarlig renovering/udskiftning. Tankene blev etableret i forbindelse med opførelse af kraftvarmeværket og er ca. 20 år gamle. En etablering af akkumuleringstank på Myl. Erichsensvej, medfører at der ikke fremover skal være akkumuleringstanke på Præstevænget d.v.s. etableringen af en akkumuleringstank på Myl. Erichsensvej bliver dermed en del af strategien med udflytning af værket fra midtbyen. Der er i investeringsplanen for 2011/12 og dermed varmeprisen, afsat kr. 4,5 mio til formålet og akkumuleringstanken afskrives over 25 år. Der er ved beregningen af økonomien forudsat en tankstørrelse som kan rumme 4.000 m3, de nuværende to tanke kan samlet rumme 1.000 m3. Af hensyn til en optimal drift skal etableringen være færdig i april 2012 d.v.s. inden sommerperioden. Uden en akkumuleringstank på Myl. Erichsensvej vil det ikke være muligt at opsamle varmt vand fra produktionen fra flisværket, idet produktionen fra flisværket går direkte på nettet. Etableringen af en akkumuleringstank indebærer således en optimal drift ved at der kan køres på flisværket og ske opsamling af varmt vand i tankene, samtidig med at der kan køres på motorerne når el-prisen er økonomisk fordelagtig. 37
Det anbefales at der indhentes tilbud hos 2 leverandører på etablering af en akkumuleringstank. Efterfølgende er der udarbejdet udbudsmateriale som er fremsendt til F.W. Rørteknik AS samt Steel Tank AS. Frist for tilbud er fastsat til mandag, den 20. juni 2011 kl. 10.00. Resultatet af udbuddet vil blive fremlagt på mødet. Bilag: Udbudsmaterialet er fremlagt på værkets kontor. Sagsbehandler: Henning Mikkonen De modtagne tilbud, som ikke er helt sammenlignelige, ser således ud: F. W. Rørteknik AS, kr. 3.253.625 plus moms. Steel Tank AS, kr. 3.426.000 plus moms. Der afholdes et møde med de to tilbudsbudsgivere hvor indholdet i tilbuddene nærmere gennemgås. Der er udarbejdet et projektforslag på opførelse af akkumuleringstanken, projektforslaget skal godkendes af Ikast-Brande kommune. 38
9. Revision af forretningsordenen samt vedtægterne. På bestyrelsesmødet den 16. februar 2010 blev der godkendt en forretningsorden for bestyrelsens arbejde. Det blev besluttet af forretningsordenen skulle evalueres efter et år. Holger Skott deltog den 8. februar 2011 i DFF s kursus Bestyrelsens opgaver og ansvar arbejdsgrundlaget, set med juridiske briller! DFF havde anbefalet at der blev fremsendt materiale til brug for undervisningen, eneste materiale der var fremsendt var Forretningsordenen og forslaget til nye Vedtægter for Brande Fjernvarme. Det var en god lejlighed til at få andre bestyrelsers medlemmer og juristen til at gennemgå vores materiale. Juristen Line Markert fra advokatfirmaet Horten konkluderede: At vores forretningsorden var et gennembearbejdet og flot materiale som andre værket kunne tage afsæt i. At vores udkast til nye vedtægter var efter den juridiske bog, antallet af stemmer pr. andelshaver afgøres efter lokale forhold. Bilag: Forretningsordenen er på hjemmesiden og udkast til nye vedtægter er tidligere udleveret. Sagsbehandler: Holger Skott 12 Tavshedspligt/fortrolighed i forretningsordenen omformuleres. Den nuværende formulering er for restriktiv. Specielt set i lyset af at selskabet er omfattet af offentlighedsloven, der gør at alle har ret til indsigt i selskabets forhold. Til næste bestyrelsesmøde fremlægges forslag til ændret formulering. 39
10. Pressemeddelelser. Følgende punkter meddeles pressen. Sagsbehandler: Henrik Kraglund Rejsegilde på det nye flisværk. Alle er velkomne. Fremdriften i opførelsen af flisværket i forhold til tidsplanen. Etablering af transitledningen. Tidsplan og linjeføringen. Senere vil der blive orienteret om: Ny model for acontoopkrævning. Renovering af ledning på Lars Nielsens Vej 11. Eventuelt. Næste møde er planlagt til tirsdag, den 6. september 2011 kl. 16.09. Der er Årsmøde i DFF torsdag, den 27. og fredag, den 28. oktober 2011 i Aalborg Kongres & Kultur Center. a. Der er reserveret 7 hotelværelser til årsmødet i Aalborg. b. Der arrangeres et ekstraordinært bestyrelsesmøde torsdag, den 18. august 2011 kl. 16.09. Punkter er bl.a. nye vedtægter, projektforslag Østre Alle, godkendelse af tilbud på akkumuleringstank m.v. c. Der er problemer med vandforholdene på forpladsen og i kælderen. En udbedring af forholdene vil koste ca. kr. 30.000. Arbejdet sættes i gang. 40
12. Mødet hævet. Mødet blev hævet kl.: 19.30 Henrik Kraglund Holger Skott Eivin Joensen Jette Harrild Freddy Pedersen Carsten Kvist / Henning Mikkonen 41