Organisationsbestyrelsesmøde den 10. marts 2015, kl. 17.00 i fælleshuset, Enebærhegnet 20, 2670 Greve Til stede: Fra KAB: Sophus Vørsing, Henrik Hugger, Bente Møgelhøj, Helle hansen, Evy B. Andersen, John Nierfeldt, Annie Van Der Klein og Jørgen Buch (observatør) Jens Elmelund, Michael Christensen og Jan Spohr (referent) Afbud fra: Indholdsfortegnelse Selskabet:... 3 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 4. december 2014... 3 2. Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning:... 3 3. Ombygning af ejendomskontorene revideret økonomi... 3 4. Freyas Kvarter aktuelle byggesager... 5 5. Honorering af medarbejdere for særlig indsats... 7 6. Projekt for TV-aftaler i... 7 7. Investeringsforening... 8 8. Hårde hvidevarer i Baldershus... 9 9. Seminar for organisationsbestyrelsen... 10 Sager til orientering:... 11 10. Almen Bolig+ Ravnsborg status... 11 11. Nybyggeri Baldershus status... 12 12. Nybyggeri Almenbolig+ - Fasanskellet - status... 12 13. Renoveringssagen i Gudekvartererne status... 13 14. Renovering af Bærhegnene status... 13 15. Sydbo seminar 2015... 14 16. Greve Nord Projektet... 14 1/23
17. Freyas Kvarter status... 15 18. Nyt fra ejendomskontorerne... 16 19. Konkret beboersag i Bøgehegnet I... 16 20. Fordrøftelse af valg til organisationsbestyrelsen... 17 21. KAB s målsætningsprogram 2015-2018... 18 22. Ny boligaftale... 19 23. Kursusdeltagelse... 20 24. Beboerklagenævnssager... 21 25. Kommende møder 2015... 21 26. Mødedatoer næste år 2016... 22 27. Eventuelt... 23 Bilag 3: Fysiske forhold... 5 Bilag 3.1: Budget... 5 Bilag 4: Varsling... 7 Bilag 5: Engangsvederlag... 7 Bilag 21: KAB s mælsætningsprogram 2015-2018... 19 Bilag 23: Kursusoversigt... 21 Bilag 24: Beboerklagenævnssager... 21 2/23
Selskabet: 1. Godkendelse af referat fra organisationsbestyrelsesmøde den 4. december 2014 Referatet fra ovenfor anførte organisationsbestyrelsesmøde er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og efterfølgende underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i "Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. 93, stk. 5" fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Der er ikke tilført revisionsprotokollen yderligere siden sidste møde. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. Sager til beslutning: 3. Ombygning af ejendomskontorene revideret økonomi I forlængelse af bestyrelsens beslutning af den 25. september 2014 om at finansiere en ombygning af de 4 ejendomskontorer, er der indhentet inspiration fra andre ejendomskontorer. Der er blevet tilknyttet en rådgiver, og detaljeret indretning er drøftet blandt medarbejderne. Generelt Med inspiration fra andre ejendomskontorer, er mulighederne for en anderledes indretning af ejendomskontorerne blevet drøftet med driftslederne. Der har særligt været fokus på en opdeling af ejendomskontoret, modtagelse af beboerne og tilgængeligheden. Opdeling af ejendomskontor Der er et ønske om at få en skarpere opdeling mellem kontor- og driftsfunktionerne. Således gives der større ro til fordybelse og kundebetjening samt større frirum ved benyttelsen af især spise og omklædningsfaciliteterne. 3/23
Modtagelse Med inspiration fra andre ejendomskontorer, ønskes det at give beboerne en bedre oplevelses af deres fysiske henvendelse på ejendomskontoret. Således tilstræbes det, at beboerne bliver mødt i et modtagelsesrum, som ikke bærer præg af at være en arbejdsstation. Hvor det er muligt, kan dette rum ligeledes bruges til mødeaktivitet uden for åbningstiden. Tilgængelighed Hvert ejendomskontor indrettes med særlig fokus på placering af indgangspartiet således, at det er sikkert for den enkelte beboer at komme til ejendomskontoret. I tilgift til dette indrettes kontorerne med ramper, der letter adgang for bl.a. kørestolsbrugere. Fysiske forhold Den fremtidige indretning af ejendomskontorerne fremgår af bilag 3. I Greveflex og Bøgehegnet er der tale om simple ombygninger, derimod byder Valhals Kvarter og Snebærhegnet på større udfordringer: Valhals Kvarter Den først tænkte placering af den nye tilbygning er blevet revideret. Dette skyldes primært placering af kloak og fedtudskiller, som ikke kan tildækkes. Den nye placering udnytter arealer, hvor størstedelen i dag ikke bruges aktivt, og vil dermed give en bedre udnyttelse af arealerne. Snebærhegnet Ombygningen kræver inddragelse af bestyrelseslokalet, hvilket afdelingsbestyrelsen stiller sig positiv overfor. Den ønskede ombygning kræver også en delvis inddragelse af vaskeriet. Beboerne har i stor udstrækning deres egne vaskemaskiner, og de nuværende maskiner udnyttes derfor ikke til fulde. Inddragelsen af vaskeriet kræver godkendelse på et afdelingsmøde, og vil herefter blive udført i forbindelse med udskiftning af vaskerimaskiner. Ombygningen kræver en del omlægning af installationer, samt delvis udnyttelse af trapperum til kælderen. Økonomi Den reviderede plan for ombygning af ejendomskontorerne indebærer en merudgift i forhold til den tidligere af bestyrelsen godkendte ramme fra 1.455.000 kr. og til 1.930.000 kr. Det reviderede budget er baseret på indhentede tilbud og overslag fra rådgivers side. Budgettet indeholder udgifter til håndværkere, rådgiver og KAB-honorar. Det samlede budget fremgår af bilag 3.1 4/23
Inventar indgår ikke i projektet. Her anvendes i videst mulig omfang eksisterende inventar. Bilag 3: Fysiske forhold Bilag 3.1: Budget Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender den reviderede plan for ombygning af ejendomskontorerne. I forlængelse heraf godkendes at den samlede økonomi for projekterne på 1.455.000 kr. hæves til 1.930.000 kr. Udgiften finansieres af selskabets dispositionsfond. Organisationsbestyrelsen godkendte den reviderede plan for ombygning af ejendomskontorerne, herunder godkendte organisationsbestyrelsen, at den samlede økonomi for ombygningen øges til 1.930.000 kr. 4. Freyas Kvarter aktuelle byggesager overtog som bekendt Freyas Kvarter den 1. januar 2015. Der gennemføres aktuelt 2 renoveringssager i Freyas Kvarter. En Landsbyggefondsag og en Byggeskadefondsag. Landsbyggefondsagen I forbindelse med at overtog Freyas Kvarter, er der fra Landsbyggefondens side givet tilsagn om støtte til at gennemføre en mindre række bygnings- og miljøarbejder. Projektet er igangsat, og der er foreløbigt opnået skema A godkendelse. Det drejer sig om følgende arbejder: Forhøjelse af trappeværn på udetrapper Separering af fjernvarmetilslutning Etablering af videoovervågning Etablering af toiletter i forbindelse med fællesrum Landsbyggefonden yder støttede lån til arbejderne med videoovervågning og toilet i forbindelse med fællesrum. Fjernvarmesepareringen og etablering af toilet er ustøttede arbejder, hvor finansieringen af det ustøttede lån efterfinansieres med hjælp af driftsstøttelån. Esben Kirkegaard Rådgivende Ingeniører er rådgiver på sagen og er i gang med at udarbejde projektmateriale til brug for udbud af entreprisen. 5/23
I forbindelse med efterfølgende drøftelser er det overvejet at udelade etablering af toilet i fællesrum. Begrundelsen herfor er, at etablering af toilet i det i forvejen lille fællesrum vil være begrænsende for en fornuftig anvendelse af det forholdsvis lille lokale Lokalet bruges primært som mødelokale for plejepersonale, og her oplyses det, at man benytter toilettet i cafeen. Administrationen har ikke brug for rummet som ejendomskontor, da afdelingen i forvejen hører under kontoret i Valhals Kvarter. Som udgangspunkt kræver møde- og fællesrum, at der er adgang til toilet. Dog er der en del gråzoner på området, og ofte tages der stilling på baggrund af konkrete vurderinger. Det er dog vores tekniske rådgivers skøn, at lokalet uden toilet stadig vil kunne anvendes som mødelokale for ansatte, men at det i forhold til lovgivningen ikke vil kunne anvendes som selskabslokale for beboerne eller som ejendomskontor. Hvis man vælger at undlade at etablere toilettet, må man således være forberedt på, at der kan vise sig at være anvendelsesformer, som man ikke vil kunne opnå godkendelse til. Desuden vil det betyde, at man frasiger sig den støttetildeling fra Landsbyggefondens side, som specifikt vedrører etableringen af toilettet. Dette vil dog ikke ændre på den huslejekonsekvens, som allerede er lagt fast (1.017 kr./m2). Byggeskadefondssagerne Byggeskadesagerne har deres udgangspunkt i gennemførte 1-års- og 5-års eftersyn, der har resulteret i anmeldte skader til Byggeskadefonden. Sagerne har følgende status: De dækningsberettigede forhold er som følger inkl. pris og tidsplan: Defekte skotrender, lokalt økonomi skønnet til 150.000 kr. Manglende udfugning mellem søjler, konsoller og altanplader (Blok 1, 2, 3 og 5). Økonomi skønnet til 12.500 kr. Tilstopning af gulvafløb (Blok 4 og 5, 1. og 2. sal). Økonomi: KAB afholdt udgifter til uopsættelig udbedring for 125.000 kr., som dækkes af Byggeskadefonden. Løstsiddende eller skrukke badefliser og ingen kvalitetssikring vedrørende den udførte vådrumsmembran i badeværelser. Økonomi skønnes til ca. 200.000 kr. Afstivning af tagkonstruktion, vægge, altaner og altangange. Økonomi skønnes til 1,7 mio. kr. 6/23
Der er fremsendt 6-ugers varsling bilag 4, og der vil yderligere blive fremsendt 14-dages varsling og 3-dages erindringsvarsling efter gældende regler på området. Byggeskadesagen forventes at tage ca. 3 mdr. Bilag 4: Varsling Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen træffer endvidere beslutning om hvorvidt toilet i fælleslokalet skal udelades eller ej. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Bestyrelsen besluttede, at der ikke etableres toilet i mødelokalet. Bestyrelsen bad administrationen undersøge mulighederne for at etablere et toilet med støtte fra LBF i vaskeriet, der ligger i tilknytning til mødelokalet. Driftschefen nævnte, at der fra flere beboere var blevet rettet henvendelse om kuldebroer i boligerne, og det aftaltes, at der rettes henvendelse herom til projektlederen for byggeskadefondsrenoveringen. 5. Honorering af medarbejdere for særlig indsats Efter drøftelse med selskabets formand og i forlængelse af beslutningen om ny bemandingsplan og sammenlægning af ejendomskontorer samt ibrugtagning/overtagelse af nye afdelinger indstiller administrationen en række medarbejdere i til et éngangsvederlag. Éngangsvederlaget dækker en indsats som ligger væsentligt ud over medarbejderens normale arbejdsfunktion/område. Oversigten over medarbejdere, der er indstillet til et engangsvederlag er vedlagt som bilag 5. Den samlede udgift til den ekstraordinære udbetaling beløber sig til 80.000 kr., og det finansieres af boligorganisationens dispositionsfond. Bilag 5: Engangsvederlag Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter indstilling om udbetaling af engangsvederlag til medarbejdere i og træffer i forlængelse heraf beslutning i sagen. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der udbetales engangsvederlag i overensstemmelse med indstillingen fra administrationen. 6. Projekt for TV-aftaler i I forlængelse af drøftelserne på repræsentantskabsmødet den 12. juni 2014 og senere drøftelse på organisationsbestyrelsesmødet den 25. september 2014 har der været rettet henvendelse til en konsulent på området for TV-aftaler. Konsulenten - Peter Pejtersen - har tidligere holdt 7/23
oplæg om TV-aftaler på et repræsentantskabsmøde, ligesom han har været behjælpelig i forbindelse med selskabets nybyggerier i Ravnsborg og Baldershus. Peter Pejtersen er blevet anmodet om at udarbejde et forslag til et projekt, der indebærer en central støtte for afdelingerne i forhold til indgåelse af aftaler om leverance af TV. Projektforslaget vil blive eftersendt til organisationsbestyrelsen forud for mødet med henblik på, at der kan ske en drøftelse heraf, og herunder ske en godkendelse af den med projektet forbundne økonomi. Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter projekt til understøttelse af afdelingernes valg af TV-pakker, og tager i den forbindelse stilling til selskabets finansiering af de med projektet forbundne udgifter. Der var forud for mødet udsendt udkast til projektskitse med tilhørende økonomi fra Peter Pejtersen/Henrik Larsen. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der igangsættes et projekt i overensstemmelse med det særskilt udsendte materiale. Bestyrelsen godkendte en ramme for projektet på 500.000 kr. eksklusiv moms. Bestyrelsen fulgte formandens indstilling om, at projektet finansieres af selskabet (dispositionsfonden). Der blev nedsat et udvalg bestående af Sophus Vørsing, Henrik Hugger og Jan Spohr, der skal følge projektet. Det undersøges særskilt om Greveflex selv har stået for finansieringen af tidligere gennemført analyse i afdelingen. I givet fald refunderer selskabet afdelingens udgift hertil. 7. Investeringsforening Som det fremgår af nedenstående tabel, så endte det med en pæn værdiudvikling for 2014, især hvis man sammenligner med året før. Den gennemsnitlige værdistigning på de 3 investeringsforeninger er på ca. 4,50 %-point, hvilket for medfører en urealiseret kursgevinst på ca. 2.400.000 kr. for kalenderåret 2014. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 31. dec. 2014 (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec. 2013 Indre værdi (Kurs) 31. dec. 2014 Værdiudvikling hele 2014 Værdiudvikling hele 2013 21.374.904 106,37 110,87 4,50 %-point 0,57 %-point SEB 21.347.259 106,97 111,00 4,03 %-point 0,30 %-point Nykredit Port. 20.465.700 108,47 113,42 4,95 %-point 0,60 %-point 8/23
Det skal igen pointeres, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Der foretages jævnligt vurdering af om der skal investeres yderligere ikke mindst i disse tider hvor man ikke kan opnå særlig store renteindtægter af bankindestående (p.t. 0,2 % p.a.). Ved vurderingen tages der hensyn til afdelingernes løbende driftsudgifter, herunder terminsbetalinger, ejendomsskatter m.v. I november 2014 blev der foretaget indskud for for 10 mio. kr. Dette blev foreslået ud fra en meget forsigtig vurdering af likviditetsbehov i vinteren 2014-15. Derfor vurderes nu at kunne indskyde yderligere 10 mio. kr., ligeligt fordelt på de tre investeringsforeninger. Der foreslås, at investerer 10 mio. kr., ligeligt fordelt på Danske Capital, SEB og Nykredit Portefølje. Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter at investere 10 mio. kr., ligeligt fordelt på Danske Capital, SEB og Nykredit Portefølje. Organisationsbestyrelsen godkendte, at der investeres 10 mio. kr. i overensstemmelse med indstillingen. Organisationsbestyrelsen besluttede videre at bemyndige formand og næstformand til fremadrettet at træffe beslutning om eventuelle investeringer af selskabets midler mellem møderne og efterfølgende orientere herom på næste organisationsbestyrelsesmøde. Baggrunden herfor er bl.a. den usædvanlige situation på finansmarkederne, hvor bankrenten til tider går mod at være negativ. 8. Hårde hvidevarer i Baldershus Organisationsbestyrelsen besluttede på mødet den 19. maj 2014, at boligerne i Baldershus skulle apteres med hårde hvidevarer i såvel køkken som badeværelse, finansieret via et lån fra selskabets dispositionsfond. Som meddelt ved mail af 18. december 2014 tilkendegav Ishøj Kommune imidlertid, at trods at man finder det meget fornuftigt, at de nye boliger udstyres med hårde hvidevarer, så mener kommunen ikke, at den anvendte finansieringsform vil kunne accepteres. Efter drøftelser i byggeudvalget besluttedes det, at fastholde beslutningen om at boligerne udstyres med hårde hvidevarer, idet man finder dette væsentligt af hensyn til udlejningen. 9/23
Det er efterfølgende aftalt med kommunen, at de hårde hvidevarer vil kunne finansieres enten som en del af byggesagen via afdelingens egen økonomi eller som en gave fra boligselskabet. Der foreligger ikke en endelig opgørelse af byggesagens økonomi, men det er vurderingen at størstedelen af om ikke hele udgiften til hårde hvidevarer vil kunne holdes inden for rammerne af byggesagens økonomi. Inklusiv en 10-årig garanti på de hårde hvidevarer beløber dette sig til knap 1,1 mio. kr., hvilket svarer til det tidligere tilsagn fra bestyrelsen. Såfremt det ikke skulle være muligt at finansiere de hårde hvidevarer 100 % inden for byggesagens økonomi, vil der være mulighed for at finansiere restbeløbet via den afdragsfri termin. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager ovenstående til efterretning og godkender, at finansieringen af hårde hvidevarer i Baldershus sker inden for rammerne af byggesagens økonomi eventuelt suppleret med midler fra den afdragsfri termin. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og godkendte finansieringen af hårde hvidevarer i Baldershus sker inden for rammerne af byggesagens økonomi. 9. Seminar for organisationsbestyrelsen I forlængelse af beslutning herom på organisationsbestyrelsesmødet den 25. september 2014 er der arrangeret seminar for bestyrelsen lørdag den 7.marts 2015 i Enebærhegnets fælleshus. Seminaret arrangeres i samarbejde med BL, der står for gennemførelsen. Forud for seminaret er udsendt et skema, hvor medlemmerne af organisationsbestyrelsen er blevet bedt om at evaluere bestyrelsesarbejdet. Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter udbyttet af seminaret og tager stilling til om seminaret giver anledning til eventuelle yderligere tiltag. Sophus Vørsing refererede de centrale beslutninger fra bestyrelsesseminaret: Bestyrelsesseminar én gang årligt Gennemtænke dagsordenen med særlig henblik på orienteringspunkterne kan disse opdeles/gradueres. Formålet er at sikre mere tid til beslutningspunkterne. Mødeledelsen går på omgang på forsøgsbasis i et år. Mødelederen vil få støtte fra administrationen (dagsordenen gennemgås forud for mødet og administrationen sikrer opsamling/fokus i forbindelse med selve mødet). Det er frivilligt, om man ønsker at være mødeleder. Der er udarbejdet check-liste for god mødeledelse, og denne indgår i evalueringen af forsøgsordningen med mødeledelse på omgang. 10/23
Såfremt der måtte være behov herfor, kan formanden indkalde til ekstraordinært bestyrelsesmøde. Endvidere nævnte Sophus Vørsing de frugtbare drøftelser af udfordringerne med rekruttering til diverse bestyrelsesorganer. Organisationsbestyrelsen udtrykte stor tilfredshed med seminaret og godkendte beslutningerne. Sager til orientering: 10. Almen Bolig+ Ravnsborg status Afdelingsbestyrelsen: Formanden for afdelingsbestyrelsen valgte at nedlægge sig mandat som medlem af afdelingsbestyrelsen den 15. januar 2015. Da der ikke var flere suppleanter, var afdelingsbestyrelsen ikke længere funktionsdygtig. Der er derfor afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 9. februar 2015, hvor der er blevet valgt en ny afdelingsbestyrelse. Bestyrelsen har ikke i skrivende stund konstitueret sig. Administrationen har indgået en midlertidig telefonvagtordning med selskabet SSG, for at sikre en forsvarlig håndtering af akut opståede driftsproblemer. Afdelingen har ikke haft en fungerende vagtordning til håndering af akut opståede driftsproblemer. Fejl- og mangelafhjælpning: Administrationen har efter aftale med den daværende afdelingsbestyrelse forespurgt en række beboere om de har fået afhjulpet deres fejl og mangler. Administrationen foranlediger at udestående opgaver afsluttes. Administrationen anser stort set den indvendige fejl- og mangelafhjælpning for afsluttet. I forhold til den udvendige fejl og mangelafhjælpning udestår følgende større sager: - Skiferbeklædning: der er fremsendt særskilt information til organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelsen. Der planlægges udført forsøg på 4 gavle med 2 forskellige udførelsesmetoder. - Der er truffet aftale med landskabsarkitekt om gennemgang af alle faste belægninger, da der var en række problemer med afvanding af stiarealerne. - En række døre og vinduer lukker skævt og binder. Administrationen har efter aftale med den daværende afdelingsbestyrelse truffet aftale med ingeniørfirmaet Esben Kirkegaard om en gennemgang af en række døre og vinduer. Resultatet af denne gennemgang er netop fremsendt til administrationen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 11/23
11. Nybyggeri Baldershus status Byggeriet er færdigt og overdraget fra entreprenøren til den 27. januar 2015, og afdelingen er overgået til drift. De nye beboere er herefter løbende flyttet ind. Der er i forbindelse med overdragelsen udført mangelgennemgang. Beboerne som overtog lejemål den 1. februar 2015 har ligeledes afleveret mangellister, og driften har selv gennemgået boliger, som endnu ikke er indflyttet. Akutte mangler er løbende blevet udbedret, og de resterende mangler udbedres primo marts. Dog er der enkelte arbejder på de udendørs fællesarealer, som først kan udføres, når vejret tillader det. Dette gælder asfaltslidlag samt græsarealer. Når byggeregnskabet er afsluttet indkaldes til afsluttende og evaluerende følgegruppemøde. Dette forventes afholdt primo april 2015. Generelt har det været et rigtigt godt projektforløb. Der har været et rigtig fint samarbejde mellem bygherre, rådgivere og entreprenør, og alle har arbejdet målrettet for at skabe en god og velfungerende afdeling med mange gode kvaliteter Dette synes at være lykkedes. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der blev orienteret omet særskilt problem med en tagbolig, hvor der tilsyneladende trænger vand ind fra taget. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12. Nybyggeri Almenbolig+ - Fasanskellet - status ScandiByg og ONV arkitekter har udarbejdet et projektforslag for bebyggelsen. Bebyggelsen rummer 34 boliger i varierende størrelser fra 82 m2 til 130 m2. Projekt, økonomi og tidsplan er godkendt af boligselskabet som grundlag for skema B ansøgning. Skema B tilsagn er modtaget fra Ishøj Kommune den 10. februar 2015 Byggeandragende er indsendt til Ishøj Kommune og forventes godkendt ultimo februar 2015 Byggeriet forventes at gå i gang i løbet af april 2015. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 12/23
13. Renoveringssagen i Gudekvartererne status Helhedsplanen for Ægirs -, Heimdals -, Thors -, Valhals Kvarter og Klyngen blev behandlet på ekstraordinært beboermøde den 15. november 2014. Her blev omfanget af de fysiske arbejder samt huslejekonsekvensen godkendt af beboerne for alle fem afdelinger, og der blev samtidig givet tilladelse til byggeudvalget om at arbejde videre med projektet. Med baggrund i beboernes vedtagelse samt de finansieringsskitser, som der er opnået enighed med Landsbyggefonden om, er der fremsendt Skema A ansøgning til Greve Kommune. Denne blev behandlet og godkendt uden indvendinger på byrådsmødet den 26. januar 2015. Greve Kommune har dermed godkendt at yde 100 % kommune garanti på såvel støttede og u-støttede lån samt at bidrage økonomisk med deres del, (0,2 mio. kr.) for hver af de fem afdelinger, som et led i en kapitaltilførselsaftale. KAB afventer nu at modtage formelt skema A tilsagn fra Landsbyggefonden. Dette forventes at være KAB i hænde ultimo februar, og derfra kan byggeudvalget arbejde videre mod en Skema B godkendelse som kan komme på plads, så snart der er afholdt licitation på entreprenørydelsen forventet i november 2016. Næste opgave for byggeudvalget vil blive at gennemføre udbud af totalrådgiverydelsen. En rådgiveraftale forventes at være på plads på denne side af sommerferien. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Renovering af Bærhegnene status På organisationsbestyrelsesmødet den 4. december 2014 blev der kort orienteret om Landsbyggefondens krav om yderligere dokumentation fra rådgiverne Rambøll efter besigtigelsen af de tre afdelinger i Bærhegnene. Dokumentationen skulle omfatte kuldebro ved facade/skillevægge, ventilationsløsning og mulighed for tilgængelighed i nogle af boligerne. Disse supplerende arbejder var forventet at starte i november måned, og de skulle finansieres af de tre afdelingers egne midler som en del af den oprindelige aftale. Rådgiver har dog måttet udskyde de supplerende undersøgelser på grund af den milde vinterperiode. Der er først udsendt varsling om skimmel- og fugtmåling i 10 boliger medio januar måned 2015, og der vil samtidig blive foretaget termografering af facaderne for at underbygge mistanken om kuldebroer. Dette kan kun udføres når forskellen på inde- og udetemperaturen er minimum 20 gr. 13/23
Administrationen arbejder efterfølgende på at afklare støttesagens omfang med Fonden hurtigst muligt, så den i praksis vil kunne starte ultimo 2015. Det er aftalt med følgegruppen, at de tre afdelinger genoprettes etapevist i årene 2015 2017 med Enebærhegnet som den første. Ny rapport fra rådgiver er modtaget den 25. februar 2015, og den vil snarest blive gjort til genstand for en drøftelse i byggeudvalget. Indstilling: Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Det blev oplyst, at der er udpeget ny byggeprojektleder Nicolaj Kann Mohr på projektet. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Sydbo seminar 2015 Det ligger nu fast, at SYD-BOs dagseminar finder sted lørdag den 11. april 2015 i Bøgehegnet I's fælleshus. Temaet for seminaret er synliggørelse i ordets bredeste forstand, bl.a. med udgangspunkt i erfaringerne fra boligorganisationens besøg i Himmerland Boligforening sidste år. Her gør man virkelig brug af synliggørelse i lokalområdet. Seminarprogrammet er p.t. under udarbejdelse i regi af Aktivitetsudvalget og forventes at foreligge på organisationsbestyrelsesmødet, men allerede nu ligger det fast, at Himmerland Boligforenings administrerende direktør Ole Nielsen deltager i seminaret. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Henrik Hugger omdelte på Aktivitetsudvalgets vegne udkast til program for Sydboseminar 2015. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Greve Nord Projektet Der udsendes løbende orientering fra Greve Nord Projektet til medlemmer af organisationsbestyrelsen. Seneste orienteringer melder om en positiv udvikling ikke mindst i Askerød med stærkt reducerede udgifter til hærværksudbedring. For Gudekvartererne og Klyngen gælder, at antallet af fraflytninger er faldet de senere år, hvilket også kunne indikere en positiv udvikling i forlængelse af indsatsen fra projektet. Der gennemføres aktuelt en Naboskabsundersøgelse i alle afdelinger under Greve Nord Projektet med henblik på at kunne sammenligne med tidligere undersøgelser. 14/23
Mulighederne for en yderligere forlængelse af projektet med støtte fra Landsbyggefonden undersøges for tiden. Sekretariatslederen har opsagt sin stilling, og der skal derfor ske ny rekruttering på denne post. er repræsenteret ved kundechefen i forbindelse med denne rekruttering som det også var tilfældet ved de forrige rekrutteringer. Næste møde i formandsskabet for projektet er netop udsat til juni måned 2015. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Freyas Kvarter status overtog Freyas Kvarter pr. den 1. januar 2015. Der er aktuelt ikke en fungerende afdelingsbestyrelse i afdelingen, hvorfor organisationsbestyrelsen i henhold til selskabets vedtægter fungerer som afdelingsbestyrelse. Der har været afholdt et Velkommen i -møde den 10. februar 2015 for beboerne i afdelingen. Der kan konstateres en generel tilfredshed med den nye status for afdelingen. Der forsøges etableret en kontaktgruppe, som i fraværet af en afdelingsbestyrelse, kan konsulteres omkring forhold i afdelingen. Som organisationsbestyrelsen tidligere er orienteret om i forbindelse med godkendelse af ny bemandingsplan, så drives afdelingen nu fra ejendomskontoret i Gudekvartererne. Der er i sagens natur en række forhold, der skal tages stilling til og undersøges i forbindelse med at en ny afdeling skal drives, og herunder er der tale om, at afdelingen indgår i en grundejerforening med deltagelse også af kommunen og de private udlejningsejendomme. De foreløbige meldinger fra driftsleder og driftschef er dog, at der er nogenlunde styr på driften, og at beboerne i øvrigt er meget tilfredse med det arbejde, der udføres. Der er i andet dagsordenspunkt særskilt orienteret om status for aktuelle byggesager i afdelingen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Michael Christensen orienterede om bl.a. bestræbelserne på at etablere et velfungerende vaskeri i afdelingen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15/23
18. Nyt fra ejendomskontorerne Personale Kontorassistenterne er faldet godt til på deres nye arbejdssteder, hvilket giver en positiv afsmitning på hele ejendomskontoret. Der er taget godt imod Betina Korsholm Krarup og Mette Morell, og de er faldet godt til. De er kommet godt ind i arbejdsgangene og bidrager allerede i stor grad til den daglige drift. Arbejdsmiljø Greveflex har opnået en grøn smiley fra Arbejdstilsynet, efter der er fundet en løsning på håndteringen af væg elementerne. Således har Greveflex og Bøgehegnet en grøn smiley. Både Christian Jensen og Michael Christensen deltager i arbejdsmiljøorganisationens møder og er begge tilmeldt supplerende arbejdsmiljøuddanelse. Arbejdsmiljøet er ligeledes sat på dagsordenen på kvartalsmøderne med driftslederne. Bestyrelserne Samarbejdet mellem ejendomskontorene og de enkelte afdelingsbestyrelser går rigtigt godt med en konstruktiv dialog. Dog har Christian Jensen nogle udfordringer med afdelingsbestyrelserne i Greveflex og Granhegnet. Der er løbende dialog og sparring om dette mellem Christian Jensen og Michael Christensen. Sager i driften Ud af den daglige drift fremhæves følgende sager: - Brandsagen i Kirsebærhegnet nærmer sig sin afslutning, og der forventes aflevering i starten af marts. - Der er etableret nye aflåste containergårde i Hundige, hvilket har resulteret i nedsatte affaldsmængder. - Enebærhegnet har påbegyndt projektet omkring en nedgravet affaldsløsning. Det forventes, at projektet er færdigt i løbet af marts. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Konkret beboersag i Bøgehegnet I I afdeling Bøgehegnet I er der p.t. en konkret sag med en psykisk syg, alkoholisk og voldelig beboer, som har truet sine underboere på livet. Sagen kører i retssystemet, men efter en konkret vurdering er der efter aftale mellem afdelingsformanden og administrationen sket genhusning af underboerne, hvoraf den ene er kørestolsbruger. 16/23
Sagen formodes snarest afgjort ved retten, hvorefter der formodentlig kan foretages udsættelse ved fogedens hjælp. Herefter forventes beboerne igen trygt at kunne bo i deres bolig. Når sagen forhåbentlig snart er afgjort, udestår en opgørelse af de samlede udgifter til genhusning samt en fordeling af disse på afdeling, selskab og administration. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Jan Spohr orienterede om administrationens bestræbelser på at finde en løsning på den konkrete sag i samarbejde med kommunen. Bestyrelsen drøftede på denne baggrund mere overodnet udfordringen med psykisk syge i boligafdelingerne, og muligheden for at involvere kommunen i løsning herpå. Det aftaltes, at der søges afholdt et formøde for boligselskaber i kommunen forud for det af Greve Kommune indkaldte møde. For så vidt angår de særskilte udgifter i forbindelse med den konkrete sag, blev det aftalt at finde en kulancemæssig løsning, når sagen er løst. 20. Fordrøftelse af valg til organisationsbestyrelsen På repræsentantskabsmødet den 18. juni 2015 skal der foretages følgende valg til organisationsbestyrelsen for 2 år: Valg af formand På valg er: Sophus Vørsing Valg af 3 medlemmer til organisationsbestyrelsen På valg er: Helle Hansen John Nierfeldt Annie Van Der Klein Valg/udpegning af suppleanter Nuværende suppleanter er: For Sophus Vørsing: For Henrik Hugger For Bente Møgelhøj For Evy B. Andersen For Annie Van Der Klein Marianne Bentsen Laila Hulgaard Dorthe Blaabjerg Connie Dreier Ketty Gundersen 17/23
For Helle Hansen For John Nierfeldt Connie Olsen Annette Wainstedt Herudover skal der vælges 4 delegerede og en suppleant til KAB s repræsentantskab. Følgende er på valg: John Nierfeldt, Henrik Hugger, Annie Van Der Klein og Evy B. Andersen Suppleant: Helle Hansen, Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter indstillinger til valg. Medlemmerne på valg til organisationsbestyrelsen herunder formanden oplyste, at de ønskede at genopstille. Bestyrelsen tog dette til efterretning, idet man ville støtte deres kandidatur. Organisationsbestyrelsen drøftede den nuværende ordning med valg/udpegning af personlige suppleanter. Det var bestyrelsens opfattelse, at denne ordning ikke længere er hensigtsmæssig, og man ser gerne at suppleanterne bliver fundet ved en egentlig valghandling. En sådan ændring betragtes som en demokratisk styrkelse af beboerdemokratiet. Bestyrelsen besluttede derfor, at der fremover skal ske egentligt valg til suppleantposterne (3 stk.). Ændringen kræver ikke vedtægtsændring, og vil være gældende for det kommende valg. Organisationsbestyrelsen noterede sig afslutningsvis at alle delegerede til KAB s repræsentantskab ønskede at genopstille, og man besluttede at ville støtte deres kandidatur. 21. KAB s målsætningsprogram 2015-2018 KAB s repræsentantskab vedtog på sit møde den 20. november 2014 efter indstilling fra KAB s bestyrelse - et nyt målsætningsprogram for KAB for perioden 2015 2018. Mens en række boligorganisationer selv har et målsætningsprogram for den enkelte organisation, skal KAB s målsætningsprogram sikre den overordnede ramme for KAB og KAB-fællesskabet de næste fire år. KAB s målsætningsprogram sætter kernedriften og betjeningen af KAB s mange kunder - boligorganisationer, afdelinger, beboere og boligsøgende - i centrum, samtidig med at KAB udvikler sig og sammen med boligorganisationer og -afdelinger også arbejder med bæredygtighed og trivsel. 18/23
Målsætningsprogrammet består af 3 temaer og 12 målsætninger samt en række målepunkter, der skal sikre fremdrift for de opsatte mål. De tre temaer er: Professionel og beboernær kernedrift Bæredygtighed med fornuft Trivsel i boligområderne Med temaet Professionel og beboernær kernedrift ønsker bestyrelsen at sætte fokus på beboernes oplevelse af, at ejendomskontorerne og KAB er fleksible, korrekte, rettidige og tilgængelige. Temaet Bæredygtighed med fornuft sætter fokus på KAB s bæredygtighedsprofil. Profilen har til formål at sikre KAB-fællesskabet bæredygtige boliger med en økonomi i balance, og hvor mennesker trives. Temaet Trivsel i boligområderne handler om, hvordan den enkelte beboer oplever sin egen situation, føler sig tryg, hørt og accepteret i selve boligen og i boligområdet. KAB vil sammen med boligorganisationer og -afdelinger arbejde med rammerne for livet i boligområderne. Det handler om at tænke i helheder både sociale og fysiske. Målsætningsprogrammets 3 temaer og 12 målsætninger har tilknyttet en række indikatorer (målepunkter), som vil gøre det muligt at måle på fremdriften i forhold til de opstillede temaer og målsætninger. De opstillede indikatorer fremgår af målsætningsprogrammet. Over de kommende fire år vil KAB afrapportere på målopfyldelsen over for repræsentantskab og bestyrelse. Bilag 21: KAB s mælsætningsprogram 2015-2018 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Jens Elmelund redegjorde for indholdet i KAB s nye målsætningsprogram og kom herunder ind på, hvilken betydning målsætningsprogrammet vil få for de enkelte boligorganisationer. Organisationsbestyrelsen udtrykte tilfredshed med programmet og tog orienteringen til efterretning. 22. Ny boligaftale Der er indgået en ny boligaftale. Det er overordnet set et godt resultat. Det er en bred politisk aftale (mellem regeringen, Dansk Folkeparti, Socialistisk Folkeparti, Enhedslisten og Det Konservative Folkeparti), der giver ro og klarhed om boligpolitikken de næste år. 19/23
Med aftalen afsættes en renoveringsramme på: - 4,2 mia. kr. i hvert af årene 2015 og 2016-2,6 mia. kr. i 2017-2,5 mia. kr. i 2018-2,3 mia kr. i hvert af årene 2019 og 2020 Af de årlige rammer skal mindst 400 mio. kr. anvendes til forbedret tilgængelighed. Af den samlede ramme frem til 2020 kan anvendes indtil 350 mio. kr. til gennemførelse af vidtgående projekter til energieffektivisering. Derudover skal der i slutningen af 2016 ske en vurdering af køen til Landsbyggefonden og konjunktursituationen. Der fastsættes en boligsocial ramme på 465 mio. kr. årligt i perioden 2015-2018. Af denne ramme kan op til halvdelen bruges til huslejenedsættelser. Følgende tre indsatser vil blive prioriteret: - Tryghedsskabende indsatser - Indsatser, der bryder den negative sociale arv - Indsatser med entydig ledelse. Desuden omfatter aftalen en række initiativer vedrørende praktik- og lærlingepladser ved renovering og nybyggeri, samarbejde med socialøkonomiske virksomheder, infrastrukturændringer samt mulighed for nedrivning og nybyggeri. Med afsæt i rapporten fra MBBL Den almene boligsektors effektivisering, bliver der nedsat en arbejdsgruppe, der inden sommeren 2015 skal komme med forslag til konkrete og rimelige mål for effektivisering af driften i den almene sektor. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Jens Elmelund gennemgik hovedpunkterne i boligaftalen, der vurderes som værende positiv for sektoren, herunder ikke mindst for boligorganisationer som, der står over for flere større renoveringsopgaver. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Kursusdeltagelse Med henvisning til s Politik for deltagelse i Kurser og seminarer skal der ske orientering til organisationsbestyrelsen om de beboervalgtes deltagelse på kurser og seminarer. I bilag 23 er givet en oversigt over forbrug/disponering af kursusmidler pr. den 20. januar 2015. 20/23
Bilag 23: Kursusoversigt Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag 24 oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden 2012-2015. Bilag 24: Beboerklagenævnssager Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Kommende møder 2015 Organisationsbestyrelsesmøder: Tirsdag den 10. marts 2015, kl. 17.00 Torsdag den 21. maj 2015, kl. 16.00 Torsdag den 24. september 2015, kl. 17.00 Torsdag den 3. december 2015, kl. 17.00 Repræsentantskabsmøder: Torsdag den 18. juni 2015, kl. 19.00 Torsdag den 29. oktober 2015, kl. 19.00 Afdelingsmøder: Ravnsborg Torsdag den 28. maj 2015, kl. 19.00 (ny dato) Skriverhusene Onsdag den 5. august 2015, kl. 19.00 Heimdals Kvarter Onsdag den 12. august 2015, kl. 19.00 Ægirs Kvarter Torsdag den 13. august 2015, kl. 19.00 Klyngen Tirsdag den 18. august 2015, kl. 19.00 Valhals Kvarter Onsdag den 19. august 2015, kl. 19.00 Thors Kvarter Torsdag den 20. august 2015, kl. 19.00 Granhegnet Tirsdag den 25. august 2015, kl. 19.00 Fyrrehegnet Torsdag den 27. august 2015, kl. 19.00 Baldershus Tirsdag den 1. september 2015, 19.00 (nyt møde) Birkehegnet Onsdag den 2. september 2015, kl. 19.00 21/23
Enebærhegnet Tirsdag den 8. september 2015, kl. 19.00 (ny dato) Snebærhegnet Onsdag den 9. september 2015, kl. 19.00 Kirsebærhegnet Tirsdag den 15. september 2015, kl. 19.00 Freyas Kvarter Onsdag den 16. september 2015, kl. 19.00 (nyt møde) Bøgehegnet II Torsdag den 17. september 2015, kl. 19.00 Greveflex Mandag den 21. september 2015, kl. 19.00 Bøgehegnet I Tirsdag den 22. september 2015, kl. 19.00 Ravnsborg Mandag den 14. september 2015, kl. 19.00 (ny dato) Organisationsbestyrelsen tog datoerne til efterretning. 26. Mødedatoer næste år 2016 Organisationsbestyrelsesmøder: Tirsdag den 8. marts 2016, kl. 17.00 Torsdag den 19. maj 2016, kl. 16.00 Torsdag den 22. september 2016, kl. 17.00 Torsdag den 1. december 2016, kl. 17.00 Repræsentantskabsmøder: Torsdag den 16. juni 2016, kl. 19.00 Torsdag den 27. oktober 2016, kl. 19.00 Afdelingsmøder: Ravnsborg Mandag den 16. maj 2016, kl. 19.00 (ny dato) Skriverhusene Onsdag den 3. august 2016, kl. 19.00 Heimdals Kvarter Onsdag den 10. august 2016, kl. 19.00 Ægirs Kvarter Torsdag den 11. august 2016, kl. 19.00 Klyngen Tirsdag den 16. august 2016, kl. 19.00 Valhals Kvarter Onsdag den 17. august 2016, kl. 19.00 Thors Kvarter Torsdag den 18. august 2016, kl. 19.00 Granhegnet Tirsdag den 23. august 2016, kl. 19.00 Fyrrehegnet Torsdag den 25. august 2016, kl. 19.00 Baldershus Tirsdag den 30. august 2016, kl. 19.00 Birkehegnet Onsdag den 31. august 2016, kl. 19.00 Enebærhegnet Tirsdag den 6. september 2016, kl. 19.00 Snebærhegnet Onsdag den 7. september 2016, kl. 19.00 Kirsebærhegnet Tirsdag den 13. september 2016, kl. 19.00 Freyas Kvarter Onsdag den 14. september 2016, kl. 19.00 Bøgehegnet II Torsdag den 15. september 2016, kl. 19.00 Greveflex Mandag den 19. september 2016, kl. 19.00 22/23
Bøgehegnet I Tirsdag den 20. september 2016, kl. 19.00 Ravnsborg Mandag den 19. september 2016, kl. 19.00 Organisationsbestyrelsen tog datoerne til efterretning. 27. Eventuelt Sophus Vørsing refererede kort fra KAB s bestyrelsesseminar. Der er indkaldt til fællesmøde for boligorganisationer i Ishøj Kommune den 29.april 2015. Formand, næstformand og kundechefen deltager Henrik Hugger omtalte Stafet for livet arrangeret af Kræftens Bekæmpelse. Han opfordrede interesserede til at danne et Sydbo-hold. Stig Bykilde har sendt takkekort for gave og deltagelse ved hans afskedsreception. Jan Spohr takkede ligeledes for gave og deltagelse i forbindelse med hans 60-års fødselsdag. 23/23