Intern kommunikation i Faxe Kommune - et oplæg til dialog Indhold: Udgangspunkt og definition Status og udfordringer Løsning og fremtid Åbne spørgsmål Kommunikation & Kvalitet, august 2009
Del 1: Udgangspunkt og definition Hvordan har Kommunikation & Kvalitet opfattet opgaven? Kommunikation & Kvalitet skal levere et input til hvordan vi i større grad kan arbejde strategisk med intern kommunikation i Faxe Kommune. Opgaven er, at udvikle en intern kommunikationsstrategi, som i et langsigtet tidsperspektiv kan understøtte Faxe Kommunes kommunikationspolitik. Fokus er på at udvikle rammerne for den interne kommunikation, således at det sikres, at både lokal og central intern information kan nå ud til alle medarbejdere. Hvad er udgangspunktet? En kommunikationsstrategi skal være funderet i organisationens mission, vision og værdigrundlag. Faxe Kommunes ledelsesgrundlag er derfor det primære udgangspunkt. Det fremgår heraf at: Vi arbejder aktivt og strategisk med kommunikation, så vi sikrer sammenhæng mellem visioner, beslutninger og handlinger. - Vi er bevidste om, at en god og kvalitativ kommunikation mellem politikere, ledere og medarbejdere er en forudsætning for, at vi kan formidle Faxe Kommunes mål og handlinger klart og forståeligt for borgere og eksterne samarbejdspartnere. - Ledere og medarbejdere er ansvarlige for, at de fælles kommunikative principper kendetegner vores kommunikation i alle dele af organisationen internt såvel som eksternt. Det betyder at: - Kommunikation skal tænkes ind i alle arbejdsgange og opgaveløsninger både i den enkelte afdeling og på tværs af organisationen. Alle har derfor et ansvar for kommunikation. - Vores kommunikation skal altid tage udgangspunkt i modtageren. Valg af medie og afsender skal derfor tilpasses målgruppen, dvs. den enkelte medarbejders opgaver og behov. - Vores kommunikation skal i størst mulig grad være præcis, troværdig og relevant for modtageren/ medarbejderen. Det skal være let at identificere afsenderen og der skal ikke herske tvivl om hvad der ventes af modtageren/medarbejderen. - God intern kommunikation er fundamentet for al øvrig kommunikation. Hvad er målet? I Faxe Kommunes kommunikationspolitik fremgår følgende mål: - At ansatte i Faxe Kommune føler sig tilstrækkeligt orienteret og har adgang til relevante informationer. - At ansatte oplever, at Faxe Kommunes kommunikation er troværdig, professionel og imødekommende. - At ansatte oplever, at Faxe Kommune ønsker dialog.
Del 2: Status og udfordringer Hvad er praksis? Faxe Kommunes direktører, chefer og ledere fungerer som tovholdere for kommunikationen internt i organisationen og i de enkelte forvaltninger. Tre former for intern kommunikation fungerer parallelt: - Lokal, forvaltningsbåren kommunikation: Hver forvaltning har særegne informationsbehov og interesser, såvel som kommunikationsnormer og procedurer. - Central kommunikation: Formidling af budskaber med relevans for hele organisationen. F.eks. generelle udmeldinger fra IT, Personale eller K&K, såvel som information fra diverse tværgående fora (MED- møder, direktionsmøder, chefgruppemøder m.m.). - Ekstern kommunikation: En del af Faxe Kommunes eksterne kommunikation (via hjemmeside og aviser) har også et internt sigte. Hvilke medier bliver typisk anvendt? - Mundtlig kommunikation - Faxe Kommunes medarbejderportal - E-mails - Faxe Kommunes hjemmeside - Nyt fra Faxe Kommune i Haslev Posten og Faxe Bugten - (FAXEN) - (Har du hørt) Hvad er udfordringen? Der er forskellige informationsbehov. Faxe Kommune er en stor organisation både fysisk og fagligt. Hvad der er relevant på et område, er ikke nødvendigvis relevant på et andet. Vores kommunikation og information skal derfor målrettes, således at den enkelte medarbejder både får uddybende viden om eget område og information om organisationen generelt. Det er en væsentlig kommunikativ udfordring at understøtte værdien helhed. En stor del af Faxe Kommunes medarbejdere arbejder ikke ved en computer. Der skal derfor være et særligt fokus på at tilstræbe, at alle får information på lige fod. Særskilte personalegrupper skal ikke marginaliseres. Faxe Kommune har pt. kun få interne informationsmedier som kan nå de medarbejdere som ikke arbejder ved en computer. FAXEN (som hidtil har været det eneste interne medarbejderomdelte medie) har haft en lav prioritering og har savnet gennemslagskraft. Redaktionen manglede input fra organisationen og bladet led under at alle artikler blev skrevet af medarbejdere fra Kommunikation & Kvalitet. Et tidskrævende arbejde, som afdelingens opgavefordeling ikke efterlader den nødvendige tid til. Der er derfor ikke umiddelbart aktuelle planer om at udgive bladet i fremtiden, da tidsforbrug og udgift ikke står mål med udbyttet. Nyhedsbrevet Har-du-hørt udsendes ikke regelmæssigt, da det kun sjældent kan byde på relevant central information. I tiden omkring strukturreformen var nyhedsbrevet en velfungerende fælles informationsplatform, men efterhånden som de enkelte forvaltninger blev etableret, indkom der ikke længere relevant information. Nyhedsbrevet kom primært til at rumme information fra Fællesforvaltningen og det kontinuerlige flow blev derfor afløst af enkelte udsendelser med længere mellemrum. Med etablering af medarbejderportalen blev platformen for budskaber en anden.
Del 3: Løsning og fremtid Hvad foreslår Kommunikation & Kvalitet? Brug det vi har Kommunikation & Kvalitet foreslår, at vi revitaliserer Faxe Kommunes kommunikationsproces fra direktion til chef, leder og medarbejder. Undersøgelser har vist, at den enkelte medarbejder (primært) ønsker at få information fra den nærmeste leder. Det er derfor de enkelte direktører, chefer, ledere (m.m.) som har ansvaret for at formidle både lokal og central information, og sætte de enkelte budskaber ind i rette sammenhæng. Det er derfor afgørende for den interne kommunikation at kommunikationsprocessen med mellemrum tages op til debat. Det skal stå klart for de enkelte aktører hvad der forventes og hvilken rolle de skal udfylde. Processen er illustreret i bilag 1. Kommunikation & Kvalitet foreslår desuden, at man anvender og udvikler de informationsmedier som allerede er i drift. Det gælder blandt andet (1) Faxe Kommunes medarbejderportal, (2) Faxe Kommunes hjemmeside, og (3) informationssiden Nyt fra Faxe Kommune i Haslev Posten og Faxe Bugten. Faxe Kommunes medarbejderportal afspejler organisationens struktur og åbner op for, at information kan målrettes helt ned på afdelingsniveau. Hver medarbejder kan således både orientere sig i lokal og central information. Ved at brede kendskabet til portalen ud, vil den med tiden få flere brugere og større mængder intern information vil blive samlet et sted. Faxe Kommunes hjemmeside er primært rettet imod områdets borgere, men en lang række oplysninger er også relevante for kommunens medarbejdere. Det gælder f.eks. politiske beslutninger, referater fra direktionsmøder m.m. Det perspektiv kan der med fordel sættes mere fokus på. Som supplement hertil står Faxe Kommunes informationsside i Haslev Posten og Faxe Bugten. Aviserne sendes pt. som adresseløse forsendelser til en række af Faxe Kommunes institutioner og det kan eventuelt undersøges, om den service kan udvikles, således at alle institutioner/afdelinger får aviserne og eventuelt i flere eksemplarer. Kommunikation & Kvalitet foreslår, at der lanceres et nyt, internt nyhedsbrev. Er informationerne først tilvejebragt på de to elektroniske medier eller under Nyt fra Faxe Kommune, kan der udgives et internt nyhedsbrev, som kan imødekomme behovet for at nå de medarbejdere, som ikke arbejder ved en computer. Nyhedsbrevet tænkes som et sammentræk af ny information fra de tre medier og vil dermed komme til at dække både de lokale forvaltningsrelevante nyheder, central information om politiske beslutninger og meget mere. Nyhedsbrevet tænkes udgivet på medarbejderportalen i en fast kadence (f.eks. hver anden fredag), og i en grafisk form hvor det nemt kan printes og hænges op i diverse personalerum m.m.
Gør udvikling mulig... Ovenstående kan kun fungere hvis: - Al relevant information bliver tilgængelig på de to elektroniske medier. Faxe Kommune har mere end 40 under-hjemmesider webopgaven skal derfor have en høj prioritering og nettet skal opfattes som det primære informationsmedie i Faxe Kommune. - Informationen bliver formuleret på et kommunikativt rimeligt niveau. Faxe Kommune har mere end 100 webredaktører der er behov for løbende uddannelse og udvikling af kommunikative kompetencer for at nå et fælles acceptabelt kvalitetsniveau. Det betyder: Det nuværende ressourceforbrug skal redefineres, og det skal overvejes, om der skal bruges flere ressourcer lokalt eller centralt samt ikke mindst, hvor de bruges bedst. Givet er det, at der skal; - afsættes tilstrækkeligt med ressourcer lokalt, eller alternativt, - placeres en større del af webopgaven centralt (ved at etablere en stilling som central webredaktør for hele organisationen). En funktion som central webredaktør skal styrke den interne kommunikation ved at: - Publicere (næsten) al information der annonceres på de to elektroniske medier - Kvalitetssikre informationerne - Koordinere diverse nyheder - Udarbejde nyhedsbreve Funktionen ventes desuden at: - give de elektroniske medier en større driftsstabilitet - føre til en betydelig tidsbesparelse (ikke mindst for de nuværende webredaktører) - sikre at Faxe Kommunes hjemmeside overholder gældende regler (handicapvenlighed m.m.), idet vores nuværende webmaster kan bruge sin tid på udvikling, frem for på redaktionsopgaver for de enkelte webredaktører. Funktionens tænkes finansieret ved en fælles indsats fra samtlige forvaltninger. Og vær åben for nye tiltag Der kan med fordel anvendes flere informationskanaler og medier. Det gælder f.eks. Infoboards: Information på interne informationsskærme (i centrale rum hvor mange passerer) kan hurtigt og nemt nå ud til mange. Skærmene kan f.eks. vise Faxe Kommunes hjemmeside og medarbejderportal, og give medarbejderne mulighed for at navigere rundt på siderne. Info-TV: Som et supplement til ovenstående kan man f.eks. lave små filmklip, som i levende billeder illustrerer nyheder og centrale informationer. Modellen er gennemført med succes i Ishøj Kommune. Nyhedsbrev pr. sms: En stor del af de medarbejdere som ikke arbejder ved en computer, er i stedet udrustet med en mobiltelefon. Et kortfattet nyhedsbrev pr. sms er derfor egnet, når vigtig information skal hurtigt ud til mange. Systemet tænkes udviklet således, at den enkelte leder kan vælge hvilke nyheder der skal sendes til hvilke telefonnumre. En løsning som har virket hos blandt andet Carlsberg. Servicetelefon: Ved at indtale ugens væsentlige nyheder på en servicetelefon, bliver det muligt at orientere sig (døgnet rundt), også uden en computer. Løsningen fungerer hos Hærens Operative Kommando. Ulempen er dog, at initiativet ligger hos medarbejderen. Facebook: Ved at etablere en intern facebook kan medarbejderne linke til hinanden og danne netværk. Eventuelt kan den nuværende facebook-gruppe for medarbejdere i Faxe Kommune anvendes.
Del 4: Åbne spørgsmål Følgende spørgsmål kræver afklaring: - Hvilken fælles strategi skal være styrende for den interne kommunikation? - Hvordan revitaliseres kommunikationsprocessen? - Hvem afsender budskaber til hvem og hvordan formidles de? - Hvem har informationspligten og hvordan forvaltes den? - Hvordan skal vi sikre information til dem, der ikke arbejder ved en computer? - Har vi strategiske budskaber, som ikke bliver tilstrækkeligt formidlet med de nuværende medier? - Hvad kan vi magte i organisationen og hvordan afstemmer vi det med forventningerne? - Hvordan kommer vi videre herfra?
Bilag 1: Direktionen Direktionen Faste møder hver 2. uge Hoved MED Hoved-MED-udvalg Mødestruktur: 10 gange årligt Chefgruppen Faste møder hver 2. uge Chefgruppen lokale grupper Sektorudvalg Sektor-MED-udvalg Lederforum kvartalsvise møder Ledergruppen lokale grupper Medarbejdere Personalemøder Lokale MED-møder Lokal-MED Personalemøder med MED status MED-udvalg Lokal direkte kommunikation Leder-medarbejderinformation Form: Individuelt Personale Afdeling/Institution