Politik og retningslinjer for rokort.dk & @aarhusroklub.dk Redigeret af bestyrelsen 03.11.2014 / uploadet 26.11.2014 Medlemmer Vedligeholdelse, stamoplysninger Vedligeholdelse, rorettigheder Vedligeholdelse, svømmeprøver og dispensationer. Ændring af medlemsstatus (aktiv, passiv, ungdom, ergometer, etc.) Materiel Vedligeholdelse, stamoplysninger Skader / Ankeprotokol Registrering af skader Roforbud og ophævelse af roforbud Reservationer Gyldighed Meddelelser E-mail fra rokort.dk systemet. Rokort pc. 1. Medlemmer : Fremover og indtil videre, er følgende personer bemyndiget adgang til rokort.dk medlemsadministration. Primære ansvarlige for oprettelse af nye medlemmer i rokort.dk Ungdomsleder, Anne Søby Pedersen Instruktionschef, Claus J. Justesen Følgende nøglepersoner kan og er bemyndiget til at oprettelse af nye medlemmer: Aarhus Rostadion: Ungdomsleder, Anne Søby Pedersen Rochef Brabrand, Finn Andersen Søsporten Lystbådehavnen: Rochef Havn, Roland Hartmann Kontaktperson Roning 50+ damer, Fritze Heide-Jørgensen
Kontaktperson Roning 60+ herrer, Jørgen Aaes Aktivitetschef Havn, Fritze Heide-Jørgensen Instruktionschef, Claus J. Justesen Bestyrelsesmedlem, Niels Iversen Klubben Kontingentkasserer, Flemming Niebuhr Kasserer, Flemming Niebuhr Administrator rokort.dk: Niels Erik Brinch Instruktionschefen opretter nye senior medlemmer der kræver instruktion. Ungdomslederen opretter nye ungdomsroere. Instruktionschef, Rochef Havn og Rochef Brabrand opretter overflyttere. Kontingentkassereren opretter i tilfælde af fravær af anden bemyndiget. **Procedurer for oprettelse, findes under Politikker og retningslinjer for oprettelse af medlemmer på rokort.dk Vedligeholdelse af stamoplysninger. Det enkelte medlem, er i stand til selv at ændre de basale oplysninger. Det enkelte medlem skal foretage et personligt login. Ens eget navn vil nu stå i menulinjen. Hvis man klikker på dette, får man adgang til at rette følgende oplysninger: Adresse Telefonnummer, Fødselsdato, Abonnementer på Nyhedsbrev og Roture, Login oplysninger = mailadresse, Ændring af kodeord. Når ændringerne er foretaget trykkes Gem. HUSK AT SENDE OPLYSNINGERNE TIL KONTINGENT@AARHUSROKLUB.DK - SÅ DISSE OGSÅ KAN BLIVE OPDATERET KONTINGENT OPKRÆVNINGSSYSTEMET. Ændring af medlemsstatus: Alle ændringer af medlemsstatus skal foretages af kontingentkassereren, da disse har økonomisk betydning. Send de ønskede ændringer til kontinget@aarhusroklub.dk Vedligeholdelse af rorettighedder: Instruktionschefen vedligeholder frigivelse. Rocheferne vedligeholder K1, K2 og Scullerret. Bestyrelsen vedligeholder Langtursstyrmandsret og instruktionsrettigheder. Næstformand vedligeholder vinterrorettigheder. Vedligeholdelse af Svømmeprøver og dispensationer: Kontingentkasserer vedligeholder svømmeprøver. Ungdomschefen vedligeholder nye ungdomsroeres svømmebeviser/erklæringer. Kontingentkassereren vedligeholder overflyttedes svømmebeviser/prøver. Dispensationer administreres af dem der jfr. Love og Reglementer kan udstede disse, Rochefer og Bestyrelse.
2. Materiel. Alle både, ergometre o.l. oprettes af materialeforvalterne evt. i samarbejde med systemadministratoren. Vedligeholdelse af stamdata. Alle stamdata vedrørende materiellet vedligeholdes af materialeforvalterne evt. i samarbejde med systemadministratoren. 3. Skader / Ankeprotokol Registrering af skader. jfr. roreglementet, skal skrives i ankeprotokol. Dette gøres i rokort.dk under skader. Når skaden er oprettet sendes der automatisk en besked til materialeforvalteren, for inriggere & coastalbåde til Materialeforvalter Havn, og for outriggede både til Materialeforvalter Brabrand. Roforbud og ophævelse af roforbud. En båd der har fået roforbud, kan kun frigives af materialeforvalteren. 4. Reservationer Reservationer af både, kan ske blandt alle klubbens både på - ifølge aftale med materielforvalteren eller fastlagt procedure for dette. Foretages på rokort.dk 5. Meddelelser Det er kun tilladt at oprette meddelelser der er af almen interesse for klubbens medlemmer. Den der opretter meddelelsen har også pligt til at få den slettet, hvis aktualitet forsvinder, inden meddelelsen pr. automatik udløber. Meddelelser er ikke til private beskeder. 6. E-mail fra rokort.dk systemet Det er ikke tilladt at bruge E-mailserveren i rokort.dk systemet til private e-mail, der ikke har relation til roklubben og roning. 7. Rokort PC De pc er der er opstillet til i bådehallerne, må kun bruges til roklub relateret opgaver. De må ikke bruges til at tjekke private e-mails eller surfe på internettet. Vedr. pkt. 6 E-mail fra rokort.dk systemet Bestyrelsen har i 2013 besluttet, at klubben officielt benytter rokort.dk som platform for al medlemsregistrering m.m. - og derfor også benytter denne platform som kommunikationssystem ifm. udsendelse af gruppemail til medlemmerne. Af hensyn til klubbens & EDB sikkerhed generelt ifm. administration på rokort.dk, skal det være et begrænset antal af klubbens primære nøglepersoner, der får rettighed til mail administration på rokort.dk
Følgende nøglepersoner har mail - administrationsret på rokort.dk: Claus J. Justesen Finn Andersen Flemming Niebuhr Fritze Heide-Jørgensen Hother Hennings Jørgen Aaes Anne Søby Pedersen Niels Erik Brinch Niels Iversen Ved udsendelse af gruppe-mails fra klubben til medlemmer, benyttes mailsystemet på rokort.dk Man skriver sin mail inde på Rokort.dk / mail og Rokort.dk sender en fortrykt mail til afsender-medlemmets egen e-mail, vedhæftet fil med alle modtager-adresser. Disse mailadresser skal så kopieres ned i BCC-feltet (skjulte modtagere), så e-mail adresserne ikke bare kan ses af alle modtagere af mailen. I modtagerfeltet skriver man så f.eks. sin egen adresse - og SENDER mailen fra sin egen adresse. Denne forklaring står i vejledningen, når man sender en mail via rokort.dk Som reserve & backup for mailsystemet på rokort.dk - opretholdes klubbens hidtidige kommunikationsplatform på Google nyhedsbrev@aarhusroklub.dk Denne mail udsendelsesliste dannes på baggrund af: Som reserve & backup for mailsystemet på rokort.dk - opretholdes klubbens hidtidige kommunikationsplatform på Google nyhedsbrev@aarhusroklub.dk Denne mail udsendelsesliste dannes på baggrund af: Klubbens administrator på rokort.dk trækker jævnligt på rokort.dk en forespørgsel /medlemsliste, medlemmer der ønsker tilsendt nyheder/informationer, - og sender denne til klubbens webmaster, der manuelt udarbejder en udsendelsesliste for nyhedsbrev@aarhusroklub.dk Denne platform for udsendelse af gruppemails til klubbens medlemmer, kan benyttes i tilfælde af manglende mulighed for udsendelse via rokort.dk Vedr. @aarhusroklub.dk Medlemmer oprettet i @aarhusroklub, med følgende rettigheder: @aarhusroklub.dk adresser, der kan udsende nyhedsbrev: adminrokort@aarhusroklub.dk aktivitetschefbrabrand@aarhusroklub.dk baadklargoering@aarhusroklub.dk festudvalget@aarhusroklub.dk instruktion@aarhusroklub.dk kontingent@aarhusroklub.dk naestformand@aarhusroklub.dk rochefbrabrand@aarhusroklub.dk rochefhavn@aarhusroklub.dk ungdomsleder@aarhusroklub.dk
roudvalg@aarhusroklub.dk husforvalter@aarhusroklub.dk vennerne@aarhusroklub.dk (oprettet således at foreningen Aarhus Roklubs Venner får adgang til en mailadresse via AR system, mails udefra til Vennerne videresendes til foreningen). private mail adresser, der kan udsende nyhedsbrev: flemmingniebuhr@hotmail.com hother.hennings@gmail.com n.c.iversen@stofanet.dk rolandr@buffyfan.dk webmaster-ar@brogens.dk @aarhusroklub.dk adresser, der ikke kan udsende nyhedsbrev: aktivitetschefhavn@aarhusroklub.dk bestyrelsedoc@aarhusroklub.dk formand@aarhusroklub.dk kasserer@aarhusroklub.dk webmaster@aarhusroklub.dk funktionsansvarlige@aarhusroklub.dk Ved benyttelse af nyhedsbrev@aarhusroklub.dk skal man være opmærksom på at udsendelseslisten ikke altid er aktuelt opdateret - som systemet på www.rokort.dk altid er. Klubdata sikkerhed / backup ved rokort.dk og @aarhusroklub.dk Rokort.dk stiller backups af vore egne, - d.v.s. roklubbens DATA, til rådighed ligeså tit vi vil have dem. Backups kommer med en almindelig e-mail og fylder ikke alverden knap 1 megabyte i sammentrængt / zippet form. E-mails med rokort.dk-backup perne bliver sendt til klubbens e-mail-adresse på Google. Klubbens administrator på rokort.dk Niels Erik Brinch har adgang til dem via en brugerkonto ligesom klubbens webmaster, også har adgang til dem. Der kommer 1 backup pr. dag. I princippet behøver vi blot at have den nyeste backup-liggende. Den indeholder alle vore data til dato. Man kan ikke umiddelbart læse backupperne. De skal først pakkes ud ( un-zippes ) og lægges over i en database, som hedder mysql, og som er en billig database, som rokort.dk bruger til drift af sit system. Som katastrofe-backup har vi den nu daglige data-backup fra rokort.dk og som mail forsendelses-backup har vi Google systemet @aarhusroklub.dk Tidligere redigeret 03.30.14-18.03.14.