Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 18. november 2015, kl. 19.00 Laden, Mariehøj 204, Nivå Organisationsbestyrelsen: Henrik Harsberg, John Resting, John Friedrichsen, Helge From, Linda Storgaard, Bettina Pagh, Sofie Kragsholt Afbud: KAB: Kundechef Annette Birkov, driftschef Søren Martinussen Revisionen: Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Indholdsfortegnelse 1. Fortroligt referat af tillægsdagsordenen den 22. september 2015... 3 2. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 22. september 2015... 3 3. Revisionsprotokol... 3 4. Bestyrelsens sammensætning... 4 5. Repræsentantskabets sammensætning... 4 6. Meddelelser fra formanden... 5 Sager til beslutning... 5 7. Selskabet og afdelingernes regnskaber... 5 1/23
8. Selskabets driftsbudget... 7 9. Bestyrelsens årsberetning... 7 10. Ledelsesinformation (i KAB kaldet forvaltningsrevision)... 7 11. Evaluering af handleplaner i målsætningsprogrammet... 9 12. 5401, Niverød III Individuel modernisering af køkkener... 10 13. 5403, Niverødgård kapitaltilførsel status på Skema A... 11 14. 5403, Niverødgård tagkonstruktion... 12 15. Valg af medlemmer til KAB s repræsentantskab... 13 16. Valg af delegerede til BL s kredsmøder... 14 17. KAB s beboerophold 2016... 14 18. Bestyrelseshonorar 2015/2016... 15 19. Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt... 16 Sager til orientering... 17 20. 5403, Niverødgård status på krav mod Thora arkitekter... 17 21. Styringsdialog... 18 22. Boplacering af flygtninge status... 18 23. Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne... 19 24. Selskabets økonomiske situation... 20 25. Nedjustering af forventet forrentning af kapital i investeringsforeningerne... 21 26. Nyt fra ejendomskontoret... 21 27. Nyt fra afdelingerne... 22 28. Beboerklagenævnssager... 22 29. Kommende møder... 22 30. Eventuelt... 22 31. Referat fra mødet evt. fortrolighed... 23 Bilag 1: Kopi af indførelser i revisionsprotokollen... 3 Bilag 2: Årsregnskaber for 2014-2015... 6 Bilag 3: Budget 2016-2017... 7 Bilag 4: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning... 7 Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision... 9 Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision 2014-15 for... 9 Bilag 7: Målsætningsprogram 2014-2018... 10 Bilag 8: Koncept for KAB s beboerophold... 15 Bilag 9: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB... 16 Bilag 10: Statistik for beboerklagenævnssager 2012-2015... 22 2/23
1. Fortroligt referat af tillægsdagsordenen den 22. september 2015 Fortroligt referat af tillægsdagsordenen den 22. september 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 2. oktober 2015. I det fortrolige referat står, at godkendelse af Skema A med dertil hørende underpunkter sker under forudsætning af afdelingsbestyrelsens godkendelse, det skal være afdelingsmødets godkendelse. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet med ovennævnte rettelse. 2. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 22. september 2015 Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 22. september 2015 er udsendt til organisationsbestyrelsen den 2. oktober 2015. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 3. Revisionsprotokol Som bilag vedlægges kopi af Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen siden seneste organistionsbestyrelsesmøde. Protokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for 2014-2015. Bilag 1: Kopi af indførelser i revisionsprotokollen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. 3/23
4. Bestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har pr. den 1. januar 2015 følgende sammensætning: På valg Formand Henrik Harsberg Niverød IV 2016 Næstformand Linda Storgaard Niverød III 2015 Medlem John Resting Niverød IV 2015 Medlem Bettina Pagh Niverød III 2015 Medlem Helge From Niverød III 2016 Medlem John Friedrichsen Niverød IV 2016 Medlem Sofie Kragsholt Niverødgård 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har pr. den 18. marts 2015 følgende sammensætning: Medlem Henrik Harsberg Niverød IV Medlem John Resting Niverød IV Medlem Bettina Pagh Niverød III Medlem Linda Storgaard Niverød III Medlem Helge From Niverød III Medlem Ellen Ladhøj Niverød III Medlem Ole Olsen Niverød III Medlem Paul Tempels Niverød III Medlem Allan Meyer Petersen Niverød IV Medlem Klaus Donnerborg Niverød IV Medlem Lone Albret Niverød IV Medlem John Friedrichsen Niverød IV Medlem Sofie Kragsholt Niverødgård Medlem Rose Mari Petersen Niverødgård Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 4/23
6. Meddelelser fra formanden På mødet vil selskabets formand orientere om relevante forhold. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 7. Selskabet og afdelingernes regnskaber 5400-6 Resultatopgørelsen balancerer med 6.152.174 kr., og slutter med et overskud på 170.722 kr., der overføres til konto 805, Arbejdskapital. Status balancerer med 25.584.783 kr. og selskabets dispositionsfond udgør, 400.496 kr., svarende til gennemsnitlig 650 kr. pr. lejemål (616 lejemål). Arbejdskapitalen udgør 571.417 kr. Selskabets likviditet er fortsat skrøbelig, men dog i fremgang blandt andet på grund af tiltag i planen for konsolidering af selskabet. Gennemførelse af kapitaltilførselssagen i Niverødgård vil for alvor styrke selskabets dispositionsfond, idet der indgår en netto tilbagebetaling på ca. 1,2 mio. kr. for de store udgifter selskabet gennem årene har afholdt til dækning af lejetab, fysisk genopretning m.v. 5401-3 Niverød III Resultatopgørelsen balancerer med 23.075.045 kr., og slutter med et overskud på 675.291 kr., der overføres til det samlede resultat. Status balancerer med 255.513.639 kr. Regnskabet blev godkendt på afdelingsmødet den 29. oktober 2015. 5402-0 Niverød IV Resultatopgørelsen balancerer med 23.290.785 kr., og slutter med et overskud på 217.683 kr., der overføres til det opsamlede resultat. 5/23
Status balancerer med 265.607.271 kr. Regnskabet blev godkendt på afdelingsmødet den 5. november 2015. 5403-8 Niverødgård Resultatopgørelsen balancerer med 1.925.111 kr., og slutter med et underskud på 98.389 kr., der overføres til det opsamlede resultat. Status balancerer med 39.483.282 kr. Der afholdes afdelingsmøde vedrørende regnskabet den 12. november 2015. 5406-0 Mergeltoften I Resultatopgørelsen balancerer med 4.988.891 kr., og slutter med et underskud på 197.143 kr., der overføres til det opsamlede resultat. Status balancerer med 72.467.562 kr. 0922-9 Ejerforeningen Mergeltoften Resultatopgørelsen balancerer med 262.000 kr. og slutter med et overskud på 24.072 kr. Resultatet fordeles med 11.867 kr. til Fredensborg Kommune og 12.205 kr. til (5406-0 Mergeltoften). Status balancerer med 962.854 kr. 5410-1 Bofællesskabet Byvejen Resultatopgørelsen balancerer med 593.603 kr., og slutter med et overskud på 42.551 kr., der overføres til det opsamlede resultat. Status balancerer med 8.852.017 kr. Bilag 2: Årsregnskaber for 2014-2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender selskabets og afdelingernes regnskaber for 2014-2015 og tager revisionsprotokollen til efterretning. 6/23
8. Selskabets driftsbudget Der er udarbejdet forslag til driftsbudget for tiden fra den 1. juli 2016 til den 30. juni 2017 for. Driftsbudgettet balancerer med 6.197.000 kr. og har en budgetreserve på 11.000 kr. Bilag 3: Budget 2016-2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender selskabets budget for 2016-2017, som efterfølgende vil blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 9. Bestyrelsens årsberetning Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning er udarbejdet af selskabets formandskab i samarbejde med KAB. Beretningen aflægges på s repræsentantskabsmøde den 26. november 2015. Bilag 4: Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender årsberetningen. 10. Ledelsesinformation (i KAB kaldet forvaltningsrevision) I henhold til Driftsbekendtgørelsen 70, stk. 2 skal boligorganisationen årligt udarbejde en rapportering om mål og opnåede resultater i forbindelse med regnskabsaflæggelse. Ledelsesinformation er organisationsbestyrelsens egenkontrol i forhold til, om lever op til krav om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. KAB har udviklet et redskab til brug for gennemførelse af ledelsesinformation, som måler på fire temaer. Derudover måler på hvorvidt de lever op til målsætningsprogrammet for 2014-2018. I de seneste år har der været fokus på selskabets økonomi, og som beskrevet andetsteds er der foretaget økonomiske analyser af selskabet og iværksat konsolideringstiltag. 7/23
Ledelsesinformation 2014-2015 I dette års ledelsesinformation er der foretaget en sammenligning af udvalgte tal på tværs af KAB-fællesskabet. Når der sammenlignes på afdelingsniveau, anvendes type og ibrugtagningsår som sammenligningsgrundlag. Da der foretages sammenligninger på tværs af afdelinger og selskaber kan der forekomme uoverensstemmelser mellem forvaltningsrevision og regnskaber, idet forvaltningsrevisionen i nogle tilfælde bruger en anden kvadratmeteropmåling som beregningsgrundlag, der muliggør denne sammenligning. Opfølgning på målsætningsprogrammet behandles i dagsordenens punkt 11. Tab ved fraflytning Udviklingen på konto 130 er positiv for afdelingerne Niverød III og Niverød IV, men for Niverød IV ligger niveauet stadig over gennemsnittet i KAB-fællesskabet, som er på 844 kr./lejemålsenhed. Udviklingen i tab ved fraflytning i Niverødgård bør overvåges nøje, og dette er en del af det samlede tiltag for Niverødgård. Henlæggelsesniveau Henlæggelserne på konto 120 og 401 ligger betydeligt under niveau for sammenlignelige afdelinger i henholdsvis Niverød III, Niverød IV og Niverødgård. Der er indarbejdet en kapitaltilførsel som et led i den samlede handleplan for Niverødgård, men der bør foretages tiltag, der øger henlæggelserne i de to andre afdelinger. Huslejeniveauet Huslejen i Niverød III ligger under gennemsnittet for sammenlignelige afdelinger i KABfællesskabet og det samme gør sig gældende for huslejen i Niverødgård, dog i mindre grad. Det skal dog nævnes, at der i denne sammenligning ikke tages højde for beliggenhed, men alene ibrugtagningsår. Administrationsbidrag Administrationsbidraget til boligorganisationen og til KAB er faldet i seneste regnskabsår, hvilket primært skyldes reduktion i tilkøb af driftschef i de fem måneder han var udlånt til andet selskab. Udlejning Der er sket et fald i antallet af fraflytninger for Niverødgård, men antallet af tomgangsmåneder er stigende. Dette er inkluderet i det samlede tiltag for Niverødgård. Der har ligeledes været færre fraflytninger i Niverød IV i forhold til tidligere år. Niverød III har haft samme antal fraflytninger i 2014 som i 2013. Niverød III og Niverød IV har en lavere fraflytningsprocent end gennemsnittet i KABfælleskabet. Niverødgård har fortsat en markant højere fraflytningsprocent. Sygefravær Korttids sygefraværet er faldet de seneste tre år, hvilket er en positiv udvikling. 8/23
Langtidssygefraværet i selskabet er forholdsvist højt, og bør følges. Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision 2014-15 for Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionen til efterretning og eventuelt beslutter, om der skal være særlige fokuspunkter til forvaltningsrevision for 2015. 11. Evaluering af handleplaner i målsætningsprogrammet Målsætningsprogrammet for skal løbende evalueres. Administrationen har gennemgået handleplanerne og har følgende bemærkninger: Handleplan for kommunikation - Der skal gennemføres en undersøgelse af tilfredsheden med ejendomskontorets åbningstider og kontaktmuligheder. Administrationen foreslår, at der i foråret 2016 udsendes et spørgeskema til samtlige beboere, hvor både tilfredshed med ejendomskontorets åbningstid og den generelle service bliver belyst. Handleplan for medarbejderpolitik - Medarbejderne motiveres til at deltage i Trivselsmåling, APV. Der er netop gennemført en ny APV i hele KAB-fællesskabet, hvor også medarbejderne i Fredensborg Boligselskab er blevet hørt. Væsentlig flere medarbejdere har deltaget i undersøgelsen end ved seneste APV. Enkelte medarbejdere ønsker ikke at deltage i undersøgelsen, da det er et krav, at besvarelsen sker via pc. Resultatet af undersøgelsen offentliggøres ultimo november 2015. - Som et led i MUS (medarbejderudviklingssamtale) gennemføres kompetenceafklaring med henblik på kompetenceudvikling for alle medarbejdere i. Der bliver hvert år afholdt medarbejderudviklingssamtaler, hvor der bliver fulgt op på medarbejdernes personlige udviklingsplaner. 9/23
- I forbindelse med udarbejdelse af budget 2014-2015 påbegyndes en drøftelse af serviceniveau for hver afdeling. Oplæg til servicerammer for hver afdeling er udarbejdet og fremsendt til afdelingsbestyrelserne. Foreløbig har Niverød III behandlet og godkendt servicerammen. Servicerammen for Niverød IV er under behandling, men Niverødgård har endnu ikke påbegyndt behandlingen. - Inden udarbejdelse af budget 2015-2016 er udarbejdet en aftale om serviceniveau for hver afdeling. Som nævnt ovenfor er aftaler om servicerammer godt på vej. Som konsekvens af aftaler om serviceniveau udarbejdes arbejdsplaner for alle afdelinger, hvor alle arbejdsopgaver samt målbare resultater er beskrevet. Foreløbig er arbejdsplaner for Mergeltoften og Bofællesskabet afsluttet. Handleplan for økonomi - Alle afdelingers langtidsplaner skal gennemgås med henblik på at sikre, at alle relevante aktiviteter er til stede, samt at henlæggelsesniveauet er passende i forhold til aktiviteterne. Langtidsplanerne bliver løbende revideret, nye aktiviteter bliver tilføjet og priserne justeret. Hvert år bliver langtidsplanerne drøftet med afdelingsbestyrelserne, hvor der også bliver taget højde for bestyrelsernes ønsker om midler til fornyelser m.v. Enkelte aktiviteter i langtidsplanerne er ikke prissat, og generelt bør henlæggelsesniveauet løftes i alle afdelinger for at tilstrækkelige midler til de fremtidige aktiviteter. Bilag 7: Målsætningsprogram 2014-2018 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter resultaterne af fremdriften i handleplanerne og eventuelt træffer beslutning om handleplaner for andre områder af målsætningsprogrammet. 12. 5401, Niverød III Individuel modernisering af køkkener Niverød III har på afdelingsmødet den 29. oktober 2015 besluttet at påbegynde en ny runde med individuel modernisering, hvor beboerne mod en særskilt huslejestigning får udskiftet køkkenet. Beslutningen er betinget af, at mindst 10 beboere tilmelder sig ordningen. 10/23
Udgiftsrammen er fastsat til maksimalt 100.000 kr. pr. køkkenmodernisering inkl. omkostninger på ca. 20 % til låneoptagelse, stempeludgifter, administration mv. Det betyder, at der i lighed med tidligere køkkenmoderniseringsprojekter maximalt kan bruges 80.000 kr. til indkøb og montering af nyt køkken. Da køkkenmoderniseringerne finansieres ved optagelse af nyt 20-årigt realkredit lån i afdelingen, skal og Fredensborg Kommune godkende projektet. Fredensborg Kommune skal endvidere stille garanti for lånet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender projektet, samt at der sendes ansøgning om godkendelse af projektet til Fredensborg Kommune. 13. 5403, Niverødgård kapitaltilførsel status på Skema A har besluttet at arbejde hen mod, at der foretages en række forbedrende ombygningsarbejder i de eksisterende boliger i Niverødgård. Dette, med henblik på at forbedre betingelserne for at holde boligerne udlejet og dermed undgå lejetab. Selskabet har på organisationsbestyrelsesmødet i september 2015 godkendt et projekt, som indebærer ombygning af fem egnede boliger, etablering af bolig i eksisterende fællesrum samt en række givende opretningsarbejder. På mødet godkendte bestyrelsen desuden finansieringen for projektet samt den afledte huslejekonsekvens. Endelig vedtog selskabet, at der kan ansøges om Skema A-godkendelse hos Fredensborg Kommune og Landsbyggefonden. Projektet, inkl. finansiering og huslejekonsekvens, blev desuden vedtaget på et ekstraordinært afdelingsmøde den 7. oktober 2015. KAB har fremsendt ansøgning om Skema A-godkendelse til henholdsvis Fredensborg Kommune og til Landsbyggefonden. Ansøgningen forventes at blive behandlet på byrådsmødet den 23. november 2015. Herefter vil Landsbyggefonden umiddelbart efter kunne udstede deres endelige Skema A-tilsagn. Når Skema A-tilsagnet er på plads, går en egentlig projekteringsfase i gang med henblik på et udbudsprojekt. Arkitekt Ebbe T. Høyer, som har stået for projektforslaget, har fra starten tilbudt sig som totalrådgiver for i alt 463.000 kr. Heraf har han allerede fået 88.000 kr. som betaling for projektforslaget. KAB finder at det hidtidige samarbejde med Ebbe T. Høyer omkring sagen har fungeret upåklageligt, og vi foreslår derfor, ikke mindst af hensyn til at sikre smi- 11/23
dig fremdrift i sagens videre forløb, at der arbejdes videre med Ebbe T. Høyer som rådgiver, og at der indgås aftale med ham omkring det resterende forløb. Det indstilles, at selskabet tager orienteringen til efterretning, og at det godkendes, at arkitekt Ebbe T. Høyer fastholdes som totalrådgiver på sagen til i alt 463.000 kr. 14. 5403, Niverødgård tagkonstruktion Peter Krøjgaard fra Københavns Tagdækning har i forsommeren 2015 besigtiget taget på Niverødgård, og har i denne forbindelse konstateret, at der er sket flere alvorlige svigt i udførelsen. Der blev observeret skridninger i tagpappen, manglende fastgørelse af banerne og forkert montering omkring ovenlysvinduer. Efterfølgende er der blevet reklameret over forholdene til Phønix, som er producent og leverandør af tagpappen. Phønix har over flere omgange gennemført besigtigelse af taget og erkender, at der er sket fejl i produktionen, hvilket er reklamationsberettiget iht. 15 års produktgaranti. Udover fejl i tagpappen har Phønix konstateret, at der muligvis er manglende ventilation af konstruktionen, mangelfuld inddækning omkring ovenlys, korroderet tagfod og generel mangelfuld udførelse med mange buler og folder, som skal opskæres og tilrettes inden omlægning af tagbeklædningen. For afklaring af ovenstående forhold har rådgiver Ebbe T. Høyer foretaget destruktive undersøgelser af tagkonstruktionen og udarbejdet en tilstandsrapport. Af rapporten fremgår, at der er tale om udførelsessvigt, men der er ikke sket skade på konstruktionen. Da den utilstrækkelige ventilation af tagkonstruktionen ikke har medført antydning af skade i form af skimmel eller råd syv år efter opførelsen anbefales, at der monteres små udluftningshætter, hvor der er konstateret manglende ventilation, og at der placeres fugtmålere passende steder i konstruktionen, så fugtsituationen kan følges fremadrettet. Forholdet anmeldes til G.V.L. men ud over at det må anses for meget vanskeligt at få G.V.L. til at tage ansvar for udførelsessvigt, så er det mest oplagt, at Phønix som skal skifte tagpappen også udbedrer følgende: 12/23
- Inddækninger omkring ovenlys - Udskiftning af vandnæse ved tagfod - Fjernelse af buler/folder og generel fastgørelse af eksisterende tagpap inden montering af ny tagpap - Evt. montering af udluftningshætter. Phønix har lovet en tilbagemelding på pris for de nævnte tilkøb, samt en plan for arbejdets udførelse tilbagemelding ventes senest i uge 46. Et flertal af organisationsbestyrelsesmedlemmer har via mail godkendt, at ovennævnte arbejder udføres inden for en ramme på 75.000 kr. som tages fra arbejdskapitalen. Det indstilles, at Phønix udbedrer de beskrevne mangler i forbindelse med udskiftning af tagbelægningen, samt at udgiften betales af selskabets arbejdskapital, såfremt ekstraarbejdet kan udføres for maksimalt 75.000 kr. 15. Valg af medlemmer til KAB s repræsentantskab har to medlemmer i KAB s repræsentantskab. I henhold til KAB s vedtægter vælges medlemmer til KAB s repræsentantskab enten af den enkelte organisationsbestyrelse eller på selskabets repræsentantskabsmøde. På repræsentantskabsmødet den 22. april 1997 blev det besluttet, at s medlemmer i KAB s repræsentantskab vælges af organisationsbestyrelsen. Nuværende medlemmer af KAB s repræsentantskab er Henrik Harsberg og Linda Storgaard. Som personlig suppleant for Henrik Harsberg blev John Resting valgt, og som personlig suppleant for Linda Storgaard blev Bettina Pagh valgt. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger to medlemmer samt to personlige suppleanter til KAB s repræsentantskab for en etårig periode. 13/23
16. Valg af delegerede til BL s kredsmøder I henhold til BL s vedtægter kan udpege fire delegerede til BL s kredsmøder, hvoraf halvdelen skal vælges af selskabets organisationsbestyrelse. De resterende to delegerede skal udpeges af repræsentantskabet. På organisationsbestyrelsesmødet den 17. november 2014 blev Bettina Pagh valgt som repræsentant til BL s kredsmøder. Da ingen andre ønskede at stille op, er den anden plads i kredsen vakant. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger to delegerede til BL s kredsmøder for en etårig periode. 17. KAB s beboerophold 2016 KAB afholder igen i år beboerophold for familier og seniorer. I 2015 havde opholdene i alt 147 deltagere, heraf deltog 66 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2016 vil KAB ansøge Arbejdsmarkedets Feriefond om midler hertil. Samlet pris Den samlede pris for deltagelse på KAB s beboerhold, dvs. beboerens egenbetaling plus tilskud fra boligorganisationen, udgør i alt 4.900 kr. for deltagelse på seniorophold og for deltagelse på familieophold er prisen i alt 4.600 kr. for voksne og 2.800 kr. for børn. Egenbetaling I 2016 er prisen for deltagelse på Senioropholdet i alt 3.900 kr. i egenbetaling. Det dækker udgiften til en uges ophold på Hotel Storebælt i Nyborg. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til seniorhøjskolen. Egenbetalingen for deltagelse på Familieopholdet vil i 2016 udgøre i alt 3.600 kr. for voksne og 1.800 kr. for børn. Tilskud fra boligorganisationen Den enkelte boligorganisation kan - i lighed med tidligere år - gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, reservere det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerophold. Boligorganisationens tilskud er med til at finansiere transport, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for opholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere m.v. Boligorganisationerne er dermed med til at sikre, at familier og seniorer, der ellers ville have vanskeligt ved at afholde ferie, får mulighed for et sommerophold med andre beboere fra KAB-fællesskabet. 14/23
Boligorganisationens pris vil være op til 1.000 kr. pr. plads i 2016, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. I 2015 deltog ingen beboere fra. Bilag 8: Koncept for KAB s beboerophold Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter - at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil 1.000 kr. pr. plads. - at boligorganisationen beslutter, hvor mange familiepladser og seniorpladser den ønsker at råde over. 18. Bestyrelseshonorar 2015/2016 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, det vil sige fra den 1. juli 2016. Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 76,97 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 46,17 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse samt at honorar fordeles ligeligt mellem alle bestyrelsesmedlemmer. 15/23
19. Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt Under projektet En hånd til alle har der fra marts 2014-juli 2015 været gennemført et forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB. Projektet er nu evalueret, og da der er opnået gode resultater er det besluttet, at KAB også fremadrettet skal tilbyde konfliktmægling. Resumé af evalueringen er vedlagt som bilag. Selve evalueringen kan findes på www.kab-bolig.dk, og er også distribueret til alle organisationsbestyrelsesformænd i KAB fællesskabet. Der er mindst to gode grunde til at tilbyde konfliktmægling. Den ene grund er, at brug af konfliktmægling skaber bedre trivsel hos beboere. Desværre kan konflikter mellem naboer være af en karakter, hvor parterne har behov for hjælp til at løse disse selv. Den proces kan være særdeles belastende både for den, der klager, og for den, der klages over, samt for afdelingsbestyrelsesmedlemmer, der også ofte involveres. Fra evalueringen ved vi, at mæglingerne kan være med til at løse konflikter og dermed højne bo- og livskvalitet hos de involverede beboere. Den anden gode grund er, at mæglingerne kan være med til at forhindre dyre boligretssager. KAB har valgt at definere, at tilbuddet om konfliktmægling i sin nuværende form er et tilbud til beboere, der har konflikter med hinanden. Tilbuddet omfatter altså ikke konflikter med eller mellem ansatte. Konfliktmæglingen er frivillig og tilbydes efter et fagligt skøn til relevante sager, som et alternativ til den almindelige klagesagsbehandling. Hvis en part i en sag ønsker at droppe mæglingen og i stedet fortsætte behandlingen af klagen ad normal vej, kan dette til enhver tid ske. KAB vurderer, at konfliktmæglingen også kan være en støtte til det lokale driftspersonale, som dermed kan sende svære sager videre. Visitering af mæglingssager foregår i et samarbejde mellem lokale driftsfolk, de, der normalt behandler beboerklager i KAB, samt KAB s konfliktmægler. KAB s konfliktmægler vil ud over at varetage mæglinger også bidrage til, at personalet ude i afdelingerne selv bliver bedre rustet til at løse konflikter. KAB s konfliktmægler er ansat 20 timer ugentligt. Konfliktmæglerens ressourcer vil derfor kun kunne anvendes i et begrænset antal egentlige mæglingssager. For egentlige mæglinger vil afdelingen blive opkrævet et beløb på 5000 kr. plus moms for ydelsen. Hertil kan komme udgifter til tolkebistand. Telefonisk rådgivning vil være gratis for boligafdelinger med stor pakke. Andre vil blive opkrævet efter medgået tid. Bilag 9: Sammenfatning af evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB 16/23
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at KAB tilbyder boligorganisationens beboere mægling i sager, hvor det vurderes relevant. De berørte afdelinger træffer i den konkrete situation beslutning om konfliktmægling i samarbejde med den driftsansvarlige, som det sker i dag. Sager til orientering 20. 5403, Niverødgård status på krav mod Thora arkitekter I forbindelse med afdækning og udbedring af problemet med de kolde skunke og gulve i Niverødgård, som følge af de mangelfuldt udførte dampspærrer og isolering, fremsatte KAB tilbage i juni 2014, på vegne af, økonomisk krav på 300.000 kr. mod byggesagens totalrådgiver THORA arkitekter. Stort set samtidig med at kravet blev fremsat, gik THORA konkurs, og kravet om godtgørelse af de 300.000 kr. blev straks herefter i stedet videreført til hhv. konkursboet og i THORA s ansvarsforsikring hos TopDanmark. I april 2015 meddelte kurator, at der ikke er penge i boet til at indfri selskabets fremsatte krav, og dermed blev den mulighed udtømt. Efter en del dialog mellem hhv. KAB, KAB s forsikringsmægler Willis og TopDanmark, har TopDanmark nu meddelt, at de tilbyder at indgå forlig, og at de er indstillet på at betale halvdelen af kravet dvs. en 50-50 ordning. Tilbuddet er givet ud fra et oprindeligt krav på 300.000 kr., men TopDanmark meddeler, at de vil se pragmatisk på en endelig kravopgørelse. Dette skal tolkes som, at hvis den endelige tabsopgørelse måtte vise sig større end de 300.000 kr., vil de betale mere end de 150.000 kr. Forligstilbuddet er blevet gransket af KAB s juridiske afdeling, med særlig fokus på muligheden for at forhandle et bedre forlig. Vurderingen fra juridisk afdeling er, at det i sagen er svært at finde tilstrækkeligt med holdbare argumenter for en skævdeling mellem parterne, når udgangspunktet er henholdsvis fuld dækning og ingen dækning Der vurderes ikke umiddelbart at være grundlag for, at ændre på det oprindelige kravs størrelse. På den baggrund er det KAB s anbefaling, at man tager imod tilbuddet om 50-50 deling, med baggrund i selskabets oprindelige krav på 300.000 kr. 17/23
Det skal endvidere bemærkes, at risikoen for tabet på de 300.000 kr. er medtaget i kapitaltilførselssagen for Niverødgård, hvilket vil sige, at det fulde beløb på 300.000 kr. tilbageføres til dispositionsfonden. Kapitaltilførselssagen vil, hvis forlig indgås, blive belastet med 150.000 kr. mindre. Det indstilles, at selskabet godkender at der indgås forlig med TopDanmark om udbetaling af godtgørelse på 150.000 kr. 21. Styringsdialog Den 5. oktober 2015 blev der afholdt styringsdialogmøde med Fredensborg Kommune. Styringsdialogen er et vigtigt samarbejdsforum mellem de almene boligselskaber og kommunen. På mødet blev blandt andet drøftet den økonomiske situation i selskabet og selskabets afdelinger, renoveringsprojekter med særlig fokus på Niverødgård, fordeling af timer i Sportshallen, boplacering af flygtninge og beboerdemokrati. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 22. Boplacering af flygtninge status Organisationsbestyrelsen godkendte på mødet den 22. september 2015, at KAB samarbejder med de øvrige almene boligorganisationer i Fredensborg Kommune og BL om en aftale om boplacering af flygtninge. Et udvalg bestående af repræsenter fra BL, KAB og 3B forhandler med Fredensborg Kommune om et udkast til en aftale. Der arbejdes hårdt på at et udkast er klar i december 2015. Aktuelt er indgået aftale med kommunen om boplacering af flygtninge i to 5-rums boliger i Niverød III. De første flygtninge fra Eritrea er netop flyttet ind. Kommunen afholder alle nødvendige udgifter til boligændringer, stiller tolk til rådighed og tilknytter en personlig mentor. 18/23
Kommunen har også fået tilbudt en 4-rums bolig i Niverød IV, men har takket nej, da huslejen er for høj set i forhold til den ydelse flygtningene modtager. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 23. Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne I KAB s målsætningsprogram 2015-2018 er der under temaet kernedrift opstillet følgende indikator: - Organisationsbestyrelsernes tilfredshed med KAB som administrator skal hvert år være mindst 4,0 på en skala fra 1 5, hvor 5 er højest. I den forbindelse vil KAB gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med 2018. Tilfredshedsmålingen vil årligt blive gennemført i 4. kvartal. Et link til spørgeskemaet vil blive sendt til hver enkelt organisationsbestyrelsesmedlems e- mail. Der er otte spørgsmål, og det tager ca. 2-3 minutter at besvare dem. Alle besvarelser er anonyme, og vil blive behandlet fortroligt. Bestyrelsesmedlemmerne vil få en orienteringsmail en uge inden linket til spørgeskemaet fremsendes. Den enkelte boligorganisations resultat og det samlede resultat for KAB-fællesskabet vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Det er naturligvis vigtigt for det endelige resultat, at svarprocenten er så høj som muligt. KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og at bestyrelsen sikrer en høj svarprocent. 19/23
24. Selskabets økonomiske situation Som nævnt flere gange tidligere, så var der en pæn værdiudvikling på investeringerne i 2014, især hvis man sammenligner med året før. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 27. okt. 2015 (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec. 2014 Indre værdi (Kurs) 27. okt. 2015 Værdiudvikling hidtil 2015 Værdiudvikling hele 2014 21.337.700 110,87 110,58-0,29 %-point 4,50 %-point SEB 21.518.600 110,99 110,31-0,48 %-point 4,03 %-point Nykredit Port. 21.221.900 113,42 113,30-0,12 %-point 4,95 %-point Nu hvor året snart er slut, må vi nok konstatere, at 2015 ikke bliver et godt år, hvad værdiudviklingen angår. Som det fremgår af ovenstående tabel, så har værdiudviklingen indtil nu været negativ med i gennemsnit 0,29 %-point. Her skal det bemærkes, at især 2. kvartal var præget af et ustabilt obligationsmarked og i perioder svagt stigende renter, hvilket tilsammen gav obligationskursen et slag i den forkerte retning. P.t. er kursen på investeringerne langsomt men støt stigende, og det forventes at den fortsætter med at stige resten af året og næste år. KAB har således en forhåbning om, at det samlede resultat for kalenderåret 2015 trods alt vil være bedre end, hvis pengene havde stået i banken. Bankens indlånsrente er p.t. -0,75. Der skal igen gøres opmærksom på, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Set i lyset af de usædvanlige forhold på finansmarkederne, eksempelvis den negative bankrente, kan det komme på tale at indskyde eller hæve på investeringsforeningerne med relativ kort varsel. Skulle det blive aktuelt vil der blive orienteret om dette på førstkommende organisationsbestyrelsesmøde. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 20/23
25. Nedjustering af forventet forrentning af kapital i investeringsforeningerne Som KAB tidligere har orienteret om, har vi på grund af den lave bankrente flyttet en større del af boligorganisationens likvide midler fra indestående på bankkonti til investeringsforeningerne. Som det ses i nedenstående tabel, havde obligationsporteføljen ultimo oktober 2015 et negativt afkast. Det skal ses i forhold til en bankrente på -0,75 %. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 30/10 2015 Danske 5,9 4,7 6,9 4,6 0,5 4,2-0,29 Capital SEB 6,2 5,2 8,4 4,1 0,3 3,8-0,49 Nykredit 5,6 5,0 8,1 5,2 0,6 4,6-0,12 Benchmark 4,6 4,8 6,7 4,3-0,3 5,0 I budgetterne for 2015 er der budgetteret med en forsigtig positiv forrentning. Den budgetterede forrentning varierer fra selskab til selskab, men overstiger ikke 2 %. Desværre vil årets resultat, som tegner til at blive tæt på nul eller negativt, bevirke et tilsvarende dårligere resultat for boligorganisation og afdelinger for indeværende regnskabsår. Obligationsbeholdningen er imidlertid intakt, og ser man fremad viser historien, at der igen vil kunne forventes positive afkast. Det lave renteniveau har også betydet kontante fordele for afdelingerne. KAB har således i indeværende år foretaget et stort antal konverteringer af realkreditlån, ligesom der er hjemtaget byggelån med en historisk lav rente. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 26. Nyt fra ejendomskontoret I langtidsplanerne er der i år afsat midler til ny traktor. Efter moden overvejelse og efter at have undersøgt markedet er valget faldet på en Timan VPM 3400. Der blev hentet tilbud på tre forskellige maskiner, som alle har været demonstreret i bebyggelsen, hvor Timan VPM 3400 viste sig som bedst og billigst. Prisen for indkøb af ny traktor er 344.625 kr. inkl. fejemaskine og centrifugalspreder med lad og vogn. 21/23
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 27. Nyt fra afdelingerne Driftschef Søren Martinussen vil på mødet orientere om nyt fra afdelingerne. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 28. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden 2012-2015. Bilag 10: Statistik for beboerklagenævnssager 2012-2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 29. Kommende møder Møder i foråret 2016 Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 30. marts 2015, kl. 19.00 i Laden torsdag den 26. maj 2015, kl. 19.00 i Laden Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 30. Eventuelt 22/23
31. Referat fra mødet evt. fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 23/23