Drejebog for lederen på det psykiatriske afdeling - Implementering af virtuelle samarbejdsmøder
VIRTUELLE SAMARBEJDSMØDER INDLEDNING Drejebogen er et redskab til at sikre en vellykket implementering af virtuelle samarbejdsmøder mellem et psykiatrisk afsnit i Region Syddanmark og et kommunalt bosted. Denne drejebog guider lederen på den psykiatriske afdeling gennem implementeringsprocessen. Virtuelle samarbejdsmøder mellem de to enheder foregår som udgangspunkt via videokonferencelokaler på de to enheder. Processen beskrives nærmere i Procesbeskrivelse til psykiatrisk afsnit (se Støttematerialer). MÅL OG FORMÅL Målet med de virtuelle samarbejdsmøder er at øge tilgængeligheden og styrke samarbejdet mellem det regionale psykiatriske afsnit og det kommunale bosted. Formålet er at udnytte den øgede koordinering og videndeling mellem afsnit og bosted til at styrke kvaliteten af behandlingen og indsatsen for de psykiatriske patienter/beboere. DIN ROLLE SOM LEDEREN PÅ DET PSYKIATRISKE AFSNIT Som leder på det psykiatriske afdeling har du det overordnede ansvar for implementering og drift af de virtuelle samarbejdsmøder. Det er dig, der kontakter og instruerer ledelsen på det bosted, I ønsker at holde virtuelle samarbejdsmøder med. På afsnittet udpeger du en enhedsansvarlig for den praktiske implementering i jeres enhed. ØVRIGE NØGLEPERSONER Lederen på bostedet: Er ansvarlig for implementeringen på bostedet og udpeger en enhedssansvarlig, der står for den praktiske implementering på bostedet samt for koordineringen med den enhedsansvarlige på det psykiatriske afsnit. De enhedsansvarlige: Hver enhed har en enhedsansvarlig, der har ansvar for den praktiske implementering i den respektive enhed. De fungerer som ledelsens kontaktperson til øvrige ansatte i enheden og som superbrugere. Deres opgaver er at koordinere implementeringen med hinanden samt at klargøre og vedligeholde enhedens udstyr og oplære kolleger. Telepsykiatrisk Center i Region Syddanmark: kontaktes ved behov for teknisk support og træning i anvendelsen. 2
Kontaktoplysninger: Amalie Søgaard Nielsen, tlf.: 30 56 33 65 e-mail: amalie.sogaard.nielsen@rsyd.dk 3
IMPLEMENTERINGSPROCESSEN Dine opgaver som leder i implementeringsprocessen, deles op i tre faser: Forberedelse, drift og monitorering. Forberedelsesfasen: Få styr på de tekniske forudsætninger, udpeg en enhedsansvarlig på afsnittet og indgå aftale med bostedet gennemføres som udgangspunkt på 4-6 uger. Driftsfasen: Motiver brugen af virtuelle samarbejdsmøder overfor medarbejderne via intern markedsføring og løbende italesættelse. Monitoreringsfasen: Den første måned efter idriftsættelsen udføres en evaluering. Vurderer, om der er behov for justeringer af materialer, proces eller andet. Som leder har du ansvar for, at alle opgaver udføres. De enkelte opgaver kan dog uddelegeres til eksempelvis den enhedsansvarlige. FORBEREDELSE 1. Udpeg og instruer enhedsansvarlig Udpeg en enhedsansvarlig for den praktiske implementering på afsnittet fx en afdelingssygeplejerske og præsenter denne for drejebog til enhedsansvarlig 2. Få tekniske forudsætninger på plads Tjek med Telepsykiatrisk Center, om afsnittet har et videokonferencelokale, der som udgangspunkt skal leve op til følgende: Udstyret skal understøtte H323-standard. Lokalet skal have plads til mindst fem deltagere. Er der behov for nyt udstyr eller vurdering af muligheden for anden opsætning kontaktes Telepsykiatrisk Center. 3. Lav aftale med bosted Etabler et samarbejde med det bosted, I ønsker at samarbejde med. Kontakt bostedets leder for at: 4
Orientere om formålet og processen for projektet. Spørge, om bostedet ønsker at deltage. 4. Instruer ledelsen på bostedet i processen Ønsker bostedet at deltage, skal du instruere ledelsen på bostedet i dennes rolle og ansvar; Bostedets ledelse skal som udgangspunkt sikre, at bostedet har et videokonferencelokale, som understøtter H323-standard og har plads til mindst fem mødedeltagere. Er der behov for support eller vurdering af alternative løsninger, kontaktes Telepsykiatrisk Center. Bostedets ledelse skal udpege en enhedsansvarlig, som skal have drejebog til den enhedsansvarlige. Bostedets ledelse skal bede den enhedsansvarlige på bostedet om at kontakte den enhedsansvarlige på det psykiatriske afsnit med henblik på et indledende koordineringsmøde. 5. Aftal dato for idriftsættelse De enhedsansvarlige skal planlægge træning af kollegerne og melde, hvornår denne er udført. Aftal herefter en dato for idriftsættelse med lederen på bostedet og sørg for at datoen udmeldes til begge enhedsansvarlige. Koordineringen og beslutning om dato kan uddelegeres til de enhedsansvarlige. 5
DRIFT 6. Intern markedsføring I forbindelse med idriftsættelsen har du ansvar for den interne markedsføring. Koordiner udmeldinger til relevante medarbejdere med lederen på bostedet I skal: Sende en orienteringsmail Deltage på et afdelingsmøde eller lignende om projektet Orienteringsmail til medarbejderne Orienteringsmailen sender I 2-3 uger inden idriftsættelsen. Skabelon til orienteringsmail, som opdateres med datoer og navne, findes i afsnittet Støttematerialer. Vedhæft desuden: Procesbeskrivelse til afsnittet Skabelon til mødeindkaldelse Deltagelse på møde 1-2 uger inden idriftsættelsen orienterer du relevant personale på et afdelingsmøde eller lignende. Brug PowerPointpræsentationen Procesbeskrivelse til det psykiatriske afsnit. Den enhedsansvarlige har ansvaret for, at der indkaldes til mødet. 7. Følg op og motiver Efter idriftsættelsen skal du løbende følge op på driften af de virtuelle samarbejdsmøder. Spørg medarbejderne og eller den enhedsansvarlige, hvordan processen fungerer, og motiver dem til at forstå vigtigheden af virtuelle samarbejdsmøder. 6
MONITORERING 8. Evalueringsmøde De enhedsansvarlige har ansvar for at monitorere brugen af virtuelle samarbejdsmøder den første måned. Efter monitoreringen gennemgår de i fælleskab evalueringerne og diskuterer behov for justeringer af materialer, teknik eller aftaler. Herefter indkaldes du af den enhedsansvarlige på afsnittet til et internt evalueringsmøde, hvor du orienteres. Hvis der er behov for justeringer, er det dit ansvar, at bostedets ledelse kontaktes for koordinering. 7
STØTTEMATERIALER På Telepsykiatrisk Centers hjemmeside findes en række støttematerialer, der henvender sig til forskellige nøglepersoner. Sørg for at alle relevante personer kender til siden. I afsnittet Implementeringsprocessen beskrives det, hvordan de forskellige støttematerialer skal bruges. LEDEREN PÅ DEN PSYKIATRISKE AFDELING Til dig som leder på det psykiatriske afdeling findes følgende materiale: Drejebog for lederen på det psykiatriske afdeling Procesbeskrivelse til psykiatrisk afsnit Orienteringsmail til medarbejdere Skabelon til mødeindkaldelse TIL LEDEREN PÅ BOSTEDET Til lederen på bostedet findes: Procesbeskrivelse til bosted Orienteringsmail til medarbejderne TIL DEN ENHEDSANSVARLIGE PÅ DET PSYKIATRISKE AFSNIT Til den enhedsansvarlige på det psykiatriske afsnit findes: Drejebog for enhedsansvarlige Procesbeskrivelse til psykiatrisk afsnit Skabelon til mødeindkaldelse 8
Guide til superbrugere Brugerguide til videokonferencelokale Guide til god virtuel mødekultur Evalueringsskema til monitorering TIL DEN ENHEDSANSVARLIGE PÅ BOSTEDET TIl den enhedsansvarlige på bostedet findes: Drejebog for enhedsansvarlige Procesbeskrivelse til bosted Skabelon til mødeindkaldelse Guide til superbrugere Brugerguide til videokonferencelokale Guide til god virtuel mødekultur Evalueringsskema til monitorering 9