Elektronisk fakturahåndtering

Elektronisk fakturahåndtering Januar 2014

Indhold 1. Generelt om elektronisk fakturering... 2 2. Definition af roller der skal tildeles... 3 2.1. Distributør... 3 2.2. Rekvirent/Konterer (attestation)... 3 2.3. Stedfortræder... 4 2.4. Anviser (godkendelse)... 4 3. Behandling af e-fakturaer... 6 3.1. Log på ØSS... 6 3.2. Distributørens behandling af e-fakturaer... 8 3.2.1. Behandling af fakturaer via underretningsmail... 8 3.2.2. Behandling af e-fakturaer direkte i ØSS... 9 3.2.3. Videresende e-fakturaer til en konter...11 3.3. Rekvirentens/Kontererens behandling af e-fakturaer...13 3.3.1. Fremsøgning af oprindelig faktura...13 3.3.2. Varemodtagelse via notefeltet...16 3.3.3. Tilknytning af en note/dokument til e-faktura...20 3.3.4. Sammenlægning/tilføjelse af linjer inden kontering...24 3.3.5. Kontering af e-faktura via quick kontering...28 3.3.6. Kontering af e-faktura uden quick kontering...34 3.3.7. Momsbehandling OPDATERET!...39 3.3.8. Fakturaer med udstyr (art 15xxxx)/anlæg (art 35xxxx)...39 3.3.9. Kontering på forskellige konti med forskellige anviserer...42 3.4. Stedfortræder...44 3.5. Anvisers behandling af e-fakturaer...45 3.5.1 Fremsøgning af faktura som anviser...47 3.5.2. Godkendelse...48 3.5.2. Afvisning...49 4. Behandling af kreditnotaer...51 4.1. Behandling af kreditnotaer som Rekvirent/Konterer...51 4.2. Behandling af kreditnotaer som Anviser/Godkender...52 5. Behandling af manuelle fakturaer...54 5.1. Leverandøren kan ikke sende e-faktura...54 5.2. Udenlandske fakturaer...54 6. Periodisering af fakturaer OPDATERET!...55 6.1. Periodisering ved kontering af e-fakturaer...55 6.2. Periodisering ved godkendelse af e-fakturaer...55 6.3. Periodisering af manuelle fakturaer...56 7. Fremsøgning af færdigbehandlet fakturaer...57 7.1. Fremsøgning i faktura workbechen (kreditor)...57 7.2. Transaktionslister...60 8. Overvågningsrapport...66 8.1. Overvågningsrapport i ØSS...66 8.2. Overvågningsrapport i QlikView...66 9. Omkontering af kreditorfakturaer...69 10. Hvem skal kontaktes ved spørgsmål?...70 Vejledning i ØSS-EF 1

1. Generelt om elektronisk fakturering Elektronisk fakturaring (e-fakturaring) blev indført for offentlige virksomheder i Finansministeriet i 2003. Formålet var at digitalisere den offentlige sektor og gøre offentlig betalinger nemmere for borgere, virksomheder og myndigheder. Ved elektronisk fakturaring sker modtagelse, bogføring og betaling af fakturaer uden fysiske bilag. Dette bevirker også, at en stor del af kontrol- og godkendelse procedurerne er decentraliseret. På AAU er det Oracle Financial version 12, som i daglig tale kaldes ØSS, der danner grundlaget for al økonomistyring. Herunder kommer behandlingen af e-fakturaer. Det skal dog præciseres, at det kun er fakturaer fra danske leverandører i danske kroner, som behandles elektronisk, hvor fakturaer fra udenlandske selskaber og/eller i udenlandsk valuta skal sendes i papir til bogholderiet efter gældende regler. I pkt. 5 i denne vejledning vil reglerne vedr. manuelle fakturaer skitseres. De generelle krav til fakturaer kan ses her: http://www.okonomi.aau.dk/digitalassets/13/13433_krav-tilbogf--ringsbilag-ved-momsfradrag.pdf Vejledning i ØSS-EF 2

2. Definition af roller der skal tildeles Der kan findes fire forskellige roller som skal tildeles mindst to forskellige personer: Distributør Rekvirent/Konterer Stedfortræder Anviser En person kan godt tildeles alle fire roller systemmæssigt, men man kan ikke benytte alle fire roller på samme faktura. Man kan ikke godkende en faktura som anviser, hvis man har haft den i sin gateway som Distributør eller Rekvirent/Konterer. Det er af sikkerhedsmæssige grunde umuligt. Til alle fire roller kræves at personerne har ØSS adgang til kreditor og anviser skal være oprettet som attestationsbemyndiget. Oprettelsesblanketterne til ØSS kan findes på http://www.okonomi.aau.dk/systemsupport/til-afmeldingsblanketter/ og til attestationsbemyndigelse på http://www.okonomi.aau.dk/systemsupport/attestation/. Rollerne til behandling af e-fakturaer er beskrevet her under. 2.1. Distributør En Distributør er den person, som modtager en faktura først. For hvert EAN-nr. på AAU vælges en person til at være Distributør. Det er også muligt, at oprette afløsere for Distributøren (se pkt. 2.3). Hvis leverandøren har fået oplyst et medarbejder-nr. eller en mailadresse vil fakturaen tilgå denne person direkte, såfremt personen har ØSS adgang, og dermed kommer fakturaen ikke omkring en Distributør. Distributøren vil dagligt modtage en underretningsmail fra systemet om, hvilke fakturaer der står til behandling i gatewayen. En Distributør kan vælge, at: Sende fakturaen direkte til varemodtagelse ved den person, der har bestilt varen. Denne person skal herefter sende fakturaen tilbage til en konterer. Sende fakturaen direkte til den person, som skal rekvirer/konterer den. I et sådan tilfælde har Distributøren ikke pligt til, at skrive en note på fakturaen. Rekvirer/konterer fakturaen, hvorefter den sendes til anvisning/godkendelse. Såfremt Distributøren modtager en faktura som skulle være sendt et andet EAN-nr. på AAU, skal Distributøren skrive en besked i notefeltet (se pkt. 3.3.3.), at EAN-nr. skal rettes hos leverandøren. Herefter videresendes fakturaen til rette person eller sted på AAU. Det er altså Distributørens ansvar, at kontakte leverandøren for yderligere oplysninger, hvis fakturaen skal sendes til en anden på AAU. 2.2. Rekvirent/Konterer (attestation) Rekvirenten/Kontereren vil dagligt, ligesom Distributøren, modtage mails fra systemet, over fakturaer der ligger i gatewayen og afventer kontering. Rekvirenten/Kontereren vil selvfølgelig have de fakturaer som er sendt fra Distributøren, men også de fakturaer som er sendt direkte til dem. Rekvirenten/Kontereren kan vælge at gøre tre ting ved en faktura: Vejledning i ØSS-EF 3

Rekvirenten/Kontereren har selv bestilt varen og registrerer derfor selv varemodtagelse, hvorefter fakturaen konteres. Rekvirenten/Kontereren registrerer blot varemodtagelsen i notefeltet, hvorefter fakturaen sendes videre til en anden Rekvirent/Konterer. Rekvirenten/Kontereren kan også vælge, at sende fakturaen til varemodtagelse ved en anden bruger, som kan kvittere ved at påføre fakturaen en note og derefter sende den tilbage til Rekvirenten/Kontereren. Det er værd at være opmærksom på, at en faktura bliver liggende i Rekvirenten/Kontererens gateway, indtil vedkommende behandler den. Det er ALTID Rekvirentens/Kontererens ansvar, at: Bilaget vedrører og er udstedt til Aalborg Universitet. Gældende krav til fakturaer er overholdt. Varen/ydelsen er leveret og mængde, kvalitet og pris(er) er kontrolleret. Varen/ydelsen i øvrigt svarer til det aftalte (evt. jf. indkøbsrekvisition). Leverancen/ydelsen ikke tidligere er betalt. Konteringen foretages på korrekt kontostreng og i det korrekte år (periodisering). Betalingsfrister og/eller eventuelle kasserabatter udnyttes. Øvrige interne retningslinjer/forskrifter er overholdt (eks. moms-/repræsentationsregler mv.). Eventuelle á conto betalinger er korrekt fradraget i slutopgørelsen. Det er altså Rekvirentens/Kontererens ansvar at der sker korrekt og rettidig kontering og momsafløft af en faktura (konteringen mv. er beskrevet i pkt. 3.3.). En faktura kan godt påføres flere forskellige konteringer, men er der tale om forskellige omkostningssteder, skal hver linje sandsynligvis påføres forskellige Anvisere/Godkendere. Alternativt kan Rekvirenten/Kontereren blot sætte sin egen kontering på, og sende den videre til en anden kontere. 2.3. Stedfortræder En stedfortræder kan overtage Distributørens og/eller Rekvirentens/Kontererens arbejde. En stedfortræder har mulighed for, at gå ind i en anden Distributørens og/eller konteres gateway, og derefter behandle en faktura på samme vilkår som Distributøren og/eller Rekvirenten/Kontereren (se pkt. 2.2.). En stedfortræder logger på ØSS med eget brugernavn og password, herefter kan stedfortræderen se, hvad der står til behandling i Distributørens og/eller konterens gateway (se hvordan i pkt. 3.4.). 2.4. Anviser (godkendelse) Anviseren/Godkenderen er den, som godkender fakturaen i forhold til dens indhold og at konteringen er korrekt. En faktura sendes først til betaling i det øjeblik, at fakturaen er godkendt, hvorfor godkendelse/anvisning af fakturaer skal ske løbende. Anviser/godkender, påtager sig ansvaret for, at: Dispositionen har hjemmel i en gyldig beslutning. Der er budgetmæssig dækning for dispositionen. Bilaget er behørigt konteret/attesteret og kan betales. Det er vigtigt at understrege, at ingen må foretage udbetalinger til personer med tilhørsforhold til AAU, hvilket vil sige, at der ikke må udbetales penge til ansatte, deres familie mv.. Vejledning i ØSS-EF 4

Ligeledes er det vigtig at være opmærksom på, at der ikke findes et afløser-system når det vedrører anvisning/godkendelse, hvorfor det er vigtigt, at der løbende er en korrespondance mellem Rekvirenten/Kontereren og Anviser/Godkender. Vejledning i ØSS-EF 5

3. Behandling af e-fakturaer På AAU er det, som tidligere nævnt, ØSS som danner grundlag for al behandling af e-fakturaer. I nedenstående, er behandlingen af e-fakturaer beskrevet og illustreret for hver rolle. Der skal i den forbindelse gøres opmærksom på, at skærmbillederne er taget fra AAU s test system, hvorfor farverne kan varierer fra virkeligheden. 3.1. Log på ØSS En forudsætning for, at behandle e-fakturaer er, at brugeren har adgang til ØSS (se hvordan i pkt. 2. Definition af roller der skal tildeles). Der kan opnås adgang til ØSS via Administrative edb-systemer (http://www.adm.aau.dk/vue/), hvor det øverste system vælges: Herefter logges der på systemet: Dernæst kan der vælges i menupunkterne i venstre side af skærmbilledet: Vejledning i ØSS-EF 6

Når brugeren har været længere inde i ØSS, vil menu-punkterne se, således ud: Der kan skiftes ansvarsområder ved at klikke på Hatten, som er markeret med rødt i billedet ovenfor. Vejledning i ØSS-EF 7

3.2. Distributørens behandling af e-fakturaer Distributørens rolle er, at videresende e-fakturaer til Rekvirenten/Konterer eller selv kontere den. Skal Distributøren selv konterer fakturaen henvises der til pkt. 3.3.5. og 3.3.6. i denne vejledning. 3.2.1. Behandling af fakturaer via underretningsmail Distributøren og Konteren vil dagligt modtage en underretningsmail, hvori det fremgår, hvilke fakturaer der står til behandling i deres Gateway. Det skal understreges, at denne mail kun er vejledende, hvilket bevirker at brugeren ikke kan stole 100 % på den og derfor skal logge ind i systemet minimum en gang om ugen. Underretningsmailen vil se sådan ud: Der trykkes på Underretningsdetaljer (markeret med rødt i ovenstående billede). Herefter kommer nedenstående skærmbillede, og der logges på ØSS: Herefter kommer denne underretning frem: Vejledning i ØSS-EF 8

Der trykkes på Open Faktura Gateway (markeret med rødt i ovenstående billede). Herefter kan vejledningens pkt. 3.2.3. Videresende e-fakturaer til en konter følges. 3.2.2. Behandling af e-fakturaer direkte i ØSS Følgende ansvarsområde benyttes: Konterer i ØSS-EF Faktura-gateway : Vejledning i ØSS-EF 9

Herefter trykkes der søg i nedenstående skærmbillede: I faktura gatewayen er det muligt at se, alle fakturaer som Distributøren eller Rekvirenten/Kontereren har til behandling. Vejledning i ØSS-EF 10

I ovenstående skærmbillede kan man se oplysninger om fakturaen f.eks. leverandørnavn og fakturanr. Vær opmærksom på, at der er flere oplysninger i billedet, hvis der trækkes i den markerede bjælke. 3.2.3. Videresende e-fakturaer til en konter Distributøren finder ud af at nedenstående faktura f.eks. skal sendes til en Rekvirenten/Konterer: Vejledning i ØSS-EF 11

Konteren er i dette tilfælde Lene Østergaard Pedersen, hvorfor hendes navn indskrives i Modtager : Der trykkes på Send og fakturaen er sendt videre til Lene Østergaard Pedersen. Vejledning i ØSS-EF 12

3.3. Rekvirentens/Kontererens behandling af e-fakturaer Rekvirenten/Kontereren skal ind i faktura gatewayen i ØSS på samme måde som distributøren (beskrevet i pkt. 3.2.1. og 3.2.2.). Her kan alle fakturaer, som Rekvirenten/Kontereren har til behandling ses. Rekvirenten/Kontereren har lige som distributøren ansvar for, at få behandlet fakturaerne i gatewayen rettidigt. Rekvirenten/Kontereren skal altså, lige som distributøren, gå ind i ØSS minimum en gang om ugen, og ikke stole 100 % på underretningsmails fra systemet. 3.3.1. Fremsøgning af oprindelig faktura For at Rekvirenten/Kontereren kan se den oprindelige faktura, og dermed se hvad der er købt, skal fakturaen først findes i faktura gatewayen. I dette eksempel skal faktura 3212 fra Park Hotel Aalborg søges frem, men i første omgang er det en anden faktura der kommer frem i gatewayen. Derfor kan piletasterne på tastaturet bruges indtil den konkrete faktura kommer frem eller søgefunktionen kan benyttes. For at benytte søgefunktionen trykkes der F7, for at gøre felterne søgbare. Herefter indtastes f.eks. fakturanr. og/eller leverandørnavnet: Vejledning i ØSS-EF 13

Herefter trykkes der F8 og den konkrete faktura kommer frem: For at se den oprindelige faktura, trykkes der på ikonet for tilknytninger, som forestiller en klips (markeret med rødt i ovenstående billede) og dette billede kommer frem: Vejledning i ØSS-EF 14

Her kan alle tilknytninger (kommentarer, filer mv.) som vedrøre denne faktura ses. Den oprindelige faktura er i dette tilfælde den øverste fil, som hedder OIO-XML file. Hvis der findes en fil som hedder Læsevenlig kopi af OIOXML-fil er det altid denne der skal åbnes, et eksempel på denne type ses her: Vejledning i ØSS-EF 15

I begge tilfælde, skal man stå i den linje, hvor filen skal åbnes og trykke Åben dokument, hvorefter fakturaen kommer frem: 3.3.2. Varemodtagelse via notefeltet Det er også i tilknytninger, at der kan registreres varemodtagelse. Tilknytninger vælges, ved at trykke på klipsen (markeret med rødt): Vejledning i ØSS-EF 16

Derefter laves der en ny note i dette billede: Markøren sættes på den nye linje eller piletasten kan benyttes: Vejledning i ØSS-EF 17

Her bruges på tastaturet til at hoppe mellem felterne. Felterne kan udfyldes således: Hvis bruges én gang mere, kommer disse felter frem (fanebladet Kilde kan også vælges): Vejledning i ØSS-EF 18

Her vælges der Kort tekst, hvis man vil skrive en tekst til fakturaen: Vejledning i ØSS-EF 19

Herefter kan der skrives en tekst til fakturaen: Der trykkes F10 for at gemme. Herefter er der registeret varemodtagelse på fakturaen. 3.3.3. Tilknytning af en note/dokument til e-faktura Det kan også være nødvendigt at tilknytte en anden form for noter og/eller dokumenter til en faktura. Når der er tale om Eurocard-fakturaer (kreditkortkøb) skal dokumentationen for købene altid være vedhæftet fakturaen. Fakturaer vedrørende repræsentation og interne ydelser skal også altid påføres en deltagerliste, et formål mv. Reglerne vedrørende repræsentation er beskrevet her: http://www.okonomi.aau.dk/bogholderi/oss-ef/ Er der tale om, at der skal tilføjes en note til en faktura skal dette gøres på samme måde som beskrevet i pkt. 3.3.2. i denne vejledning. Er der derimod tale om, at der skal vedhæftes et dokument til fakturaen skal felterne udfyldes som i pkt. 3.3.2.: Vejledning i ØSS-EF 20

Herefter bruges og disse felter kommer frem (fanebladet Kilde kan også vælges): Vejledning i ØSS-EF 21

I stedet for at vælge Kort tekst vælges der i dette tilfælde Fil : Det er vigtigt, at der ikke trykkes Ja til ovenstående boks før vedhæftningen er lavet. Derfor finder man dette skærmbillede, som er poppet op i en browser: Her vedhæftes filen ved at trykke Gennemse og vælge den gemte fil: Vejledning i ØSS-EF 22

Der trykkes Åben : Der trykkes Afsend : Ovenstående vindue lukkes og der trykkes Ja til dette skærmbillede: Der trykkes F10 for at gemme. Filen er vedhæftet. Vejledning i ØSS-EF 23

3.3.4. Sammenlægning/tilføjelse af linjer inden kontering Hvis der er mange linjer på en faktura kan det være en god ide, at samle linjerne, hvis de f.eks. skal på samme kontostreng. Det kan også være en stor hjælp når transaktionslisterne skal tjekkes igennem (se hvordan transaktionslister trækkes i pkt. 6.2.). Fakturaen søges frem i faktura gatewayen som beskrevet i pkt. 3.3.1.: Herefter stilles markøren nede i den nederste del af skærmbilledet: Vejledning i ØSS-EF 24

Herefter trykkes på den markeret knap øverst i billedet for at markere alle linjerne: Her kan ses, at linjerne er markeret. Hvis f.eks. en af linjerne ikke skal slås sammen med de andre, kan fluebenet fjernes fra denne linje. Herefter trykkes på knappen ved siden af for at slå linjerne sammen (markeret med rødt i nedenstående): Vejledning i ØSS-EF 25

Der trykkes Ja til nedenstående boks: Vejledning i ØSS-EF 26

Linjerne bliver slået sammen: Samtidig kan det være nødvendigt at lave nye linjer, hvis der f.eks. skal to forskellige konteringer på fakturaen. Markøren skal først stå i den nederste del af skærmbilledet: I sådanne tilfælde bruges piletasterne på tastaturet til at lave en ny linje eller markøren sættes ned på den tomme linje: Vejledning i ØSS-EF 27

Herefter kan linjen konteres som beskrevet i pkt. 3.3.5 og 3.3.6. 3.3.5. Kontering af e-faktura via quick kontering Efterfølgende skal fakturaen have en kontostreng påsat og der skal tages stilling til moms-afløftet. Konteringsvejledningen kan findes her: http://www.okonomi.aau.dk/bogholderi/kontering-attestation/ og kontoplanen kan findes her: http://www.okonomi.aau.dk/bogholderi/kontoplan/. Konteringen af fakturaer kan ske på to måder, hvoraf en af dem er quick konteringen. Denne fremgangsmåde er lettest at benytte, hvis der kun er en kontostreng på fakturaen. Fakturaen er søgt frem i faktura-gatewayen som i pkt. 3.3.1.: Herefter trykkes der på Quick kontering (markeret med rødt i ovenstående billede): Vejledning i ØSS-EF 28

Herefter skal der tages stilling til følgende: Hvilken kontostreng fakturaen skal på Hvilket momsafløft der skal på fakturaen (se de forskellige momskoder i pkt. 3.3.7 momsbehandling) Hvem der skal anvise (godkende) fakturaen Kontostrengen udfyldes ved, at stå i feltet og trykke F9 og herefter trykke OK til boksen Synonym eller ved at trykke på når markøren står i feltet: Vejledning i ØSS-EF 29

Efter kontosegmenterne er udfyldt trykkes der OK. Herefter skal momsen konteres. Trykkes der F9 når markøren står i feltet eller trykkes der på de tre prikker kommer dette billede frem, og de forskellige typer af momsafløft for den konkrete art kan ses: Vejledning i ØSS-EF 30

Ovenstående liste bestemmes ud fra den valgte art. Se en uddybning af momsreglerne i pkt. 3.3.7 Momsbehandling. Den ønskede momskode vælges og der trykkes OK Vejledning i ØSS-EF 31

Herefter skal der vælges en anviser til fakturaen. Trykkes der F9 eller klikkes der på de tre prikker kommer der en liste frem, hvor det fremgår, hvem der kan anvise på det valgte omkostningssted: Den korrekte anviser vælges: Vejledning i ØSS-EF 32

Efter de tre felter i Quick kontering er udfyldt trykkes der OK : Herefter trykkes der beregn afgift: Vejledning i ØSS-EF 33

Fakturaen er nu konteret og klar til anvisning, hvorfor der trykkes på Send til anviser. Fakturaen er nu sendt til godkendelse ved anviser. 3.3.6. Kontering af e-faktura uden quick kontering En faktura kan også konteres direkte på den enkelte linje. Dette skal gøres for hver linje der findes på fakturaen, hvis ikke linjerne er slået sammen som beskrevet i pkt. 3.3.4. i denne vejledning. Igen søges fakturaen frem i faktura gatewayen, som beskrevet i pkt. 3.3.1.: Herefter trykkes der på feltet under Konto : Vejledning i ØSS-EF 34

Mens markøren står i feltet trykkes der F9 eller på de tre : Der trykkes OK til boksen i ovenstående billede. Vejledning i ØSS-EF 35

Kontostrengen indsættes: Der trykkes OK : Vejledning i ØSS-EF 36

Der tages stilling til, som der er anlæg eller udstyr på fakturaen se mere om dette i pkt. 3.3.8. Fakturaer med udstyr/anlæg. Der trykkes OK til ovenstående boks. Efterfølgende skal der tages stilling til momsafløftet på fakturaen. I dette tilfælde skal der løftes halvdelen af momsen af fakturaen, hvorfor momskode 1/2 Moms vælges. Se evt. yderligere om de forskellige momskoder i pkt. 3.3.7. Momsbehandling i denne vejledning. Samtidig skal der vælges en anviser på fakturaen. Ved at trykke F9 eller på de tre prikker fremkommer der en liste over personer, som kan godkende på det konkrete omkostningssted. Vejledning i ØSS-EF 37

Efterfølgende kan samme handling udføres på fakturalinje nr. 2: Herefter trykkes der Beregn afgift for at beregne momsen. Der trykkes Send til anviser og fakturaen kommer til godkendelse ved anviser. Vejledning i ØSS-EF 38

3.3.7. Momsbehandling OPDATERET! Linjen Afgift fortæller, at leverandøren har sat moms på fakturaen. Er der ingen moms på fakturaen, kan det naturligvis heller ikke afløftes. AAU s momsvejledninger kan ses her: http://www.okonomi.aau.dk/bogholderi/moms-told/ Selvom der er moms på fakturaen er det ikke sikkert, at den må afløftes. Derfor har vi forskellige momskoder i systemet: Afgiftskode Betydning 0 Ikke fradragsmoms Der er moms på fakturaen, men det kan ikke afløftes. 0 Ingen moms på Der er ingen moms på fakturaen, og det kan derfor heller ikke fakturaen afløftes. 1 Der afløftes fuld moms (25%) ved SKAT Der afløftes fuld moms (25%) ved FIVO. Benyttes ved repræsentation og interne ydelser. Se venligst regler og satser for udlæg og repræsentation her: 1/1 http://www.okonomi.aau.dk/bogholderi/oss-ef/. Halvdelen af momsen afløftes. Benyttes i forbindelse med 1/2 Moms hotelovernatning før 1/1 2014. Halvdelen af momsen afløftes. Benyttes i forbindelse med 3/4 Moms hotelovernatning efter 1/1 2014. En fjerdedel af momsen afløftes. benyttes i forbindelse med repræsentation og interne ydelser se venligst regler og satser 1/4 Moms for udlæg og repræsentation her http://www.okonomi.aau.dk/bogholderi/oss-ef/. Kontering på art 150610/350610, på varebiler som er under 3 Varebil u/3t tons Kontering af kunst, hvor der kan afløftes 5 % moms. Denne type Kunstmoms gælder for art 148091 ( varer i øvrigt ). 3.3.8. Fakturaer med udstyr (art 15xxxx)/anlæg (art 35xxxx) Hvis en faktura indeholder anlæg eller udstyr skal den registreres i ØSS-anlægsmodulet. For en dybdegående gennemgang af dette, kan vejledningen og instruksen ses her: http://www.okonomi.aau.dk/anlaeg-udstyrsregistrering/vejledning/ Når en faktura med anlæg eller udstyr er kontereret og overført til Finans, vil der blive sendt en workflow mail til anlægsregistratoren på omkostningsstedet, hvor fakturaen er konteret. Konteringsmæssigt betyder det en del, hvilke arter der benyttes ifm. anlæg og udstyr. For at konterer korrekt er det nødvendigt, at have en viden om, hvornår der er tale om henholdvis anlæg og udstyr. Derfor skal definitionerne på anlæg og udstyr være i orden. Anlæg defineres som anskaffelser (incl. software) til vedvarende eje på AAU med følgende kendetegn: Anskaffelsessummen er større end eller lig med kr. 100.000 excl. moms (pr. 1. januar 2012) Levetiden er minimum 1 år. AAU har ejerskab over anlægget. Anlægget skal kunne fungere selvstændigt ellers skal det indgå som en del af det anlæg, det fungerer sammen med (aktiverne knyttes sammen vha. funktionen tilknyt til primær aktiv ). Vejledning i ØSS-EF 39

Anlæg skal registreres enkeltvis, dog kan forsøgsopstillinger registreres samlet. Samtidig skal alt anlæg konteres på art 35xxxx og dermed i anlægsmodulet. Udstyr defineres som anskaffelser (inkl. software) til vedvarende eje på AAU indenfor følgende afgrænsning: Anskaffelsessummen under 5.000 kr. skal ikke registreres, det er dog frivilligt indtil videre. Anskaffelsessummen er mindre end 100.000 kr. skal registreres som udstyr. Levetiden er minimum 1 år. AAU har ejerskab over udstyret. Udstyret skal kunne fungere selvstændigt ellers skal det betragtes som en del af det anlæg /udstyr det fungerer sammen med. Alt udstyr skal konteres på art 15xxxx, uanset om det skal registreres eller ej. Dog er det værd at være opmærksom på, at hvis udstyret ikke skal registreres skal der fjernes en markering ved konteringen (systemet vælger automatisk udstyr). Markeringen kan fjernes således: Når en faktura konteres på art 15xxxx, vil denne boks komme frem: Boksen betyder, at der automatisk er valgt Udstyr på fakturalinjen. Der trykkes OK. Hvis denne faktura ikke skal registreres som udstyr, skal markeringen fjernes ved, at trykke på feltet, som er vist her under: Vejledning i ØSS-EF 40

Herefter kommer denne boks op: Udstyr kan ændres til Intet og dermed bliver fakturaen ikke valgt til registrering, og dermed kommer fakturaen ikke i anlægsmodulet. Vejledning i ØSS-EF 41

Det er vigtigt, at der er en løbende dialog mellem Rekvirenten/Kontereren og registratoren, da forkert kontering kan give meget ekstraarbejde for dem begge. 3.3.9. Kontering på forskellige konti med forskellige anviserer En faktura kan godt have flere konteringer med flere forskellige anvisere. Der kan skifte anviser på en linje ved at trykke på de tre i feltet: I dette tilfælde skal det ændres fra Morten Bang Henriksen til Michael Sandersen: Vejledning i ØSS-EF 42

Der trykkes OK : Der er nu to forskellige anvisere/godkendere på fakturaen. Når der er forskellige anvisere/godkendere på en faktura, bliver den først sendt til den ene godkender. Når fakturaen er godkendt her bliver den først Vejledning i ØSS-EF 43

sendt til godkender nr.2.. Det vil sige, at en faktura ikke bliver sendt til flere anvisere/godkendere på samme tid. 3.4. Stedfortræder I ØSS kan der sættes stedfortrædere op i konteringsdelen. Brugeren skal logge på systemet som sig selv. Gatewayen vælges og dette billede kommer frem: I stedet for at trykke Søg skrives ØSS-initialerne ind på den bruger, som man er stedfortræder for. I dette tilfælde skal der konteres en faktura, som Lene Østergaard Pedersen (LEP) har i sin gateway: Vejledning i ØSS-EF 44

Der trykkes Søg og herefter fakturaerne som Lene har i sin gateway ses og behandles. 3.5. Anvisers behandling af e-fakturaer Anviseren af en faktura har ligesom distributøren og Rekvirenten/Kontereren ansvar for at behandle fakturaerne rettidigt, hvilket vil sige, at anviser også skal ind i ØSS minimum en gang om ugen og altså ikke stole 100 % på Underretningsmails fra systemet. Anviser skal ind i ansvarsområdet Anviser i ØSS-EF : Vejledning i ØSS-EF 45

Herefter vælges Workflow Arbejdsliste : Her står alle fakturaer som er sendt til godkendelse ved anviser. Som nævnt tidligere er det vigtigt, at Anviser/Godkender bl.a. forholder sig til firma, kontering og momsafløft som beskrevet i pkt. 2.4. For at komme ind og godkende/afvise en faktura trykkes der på teksten under Emne (markeret med rødt i ovenstående billede): Vejledning i ØSS-EF 46

Her er det muligt at godkende eller afvise disse valgmuligheder er beskrevet i pkt. 3.5.2 og 3.5.3. Valgmulighederne Omtildel og Anmod om oplysninger anvendes pt. ikke ved AAU. 3.5.1 Fremsøgning af faktura som anviser For at Anviser/Godkender kan vurdere om fakturaen er konteret korrekt mv. kan det være nødvendigt, at finde den oprindelige faktura frem. Dette kan gøres via linket i underretningen på arbejdslisten: I dette tilfælde er det Læsevenlig kopi af OIOXML-fil der skal vælges, da denne er læsbar. Vejledning i ØSS-EF 47

Hvis Rekvirenten/Kontereren havde skrevet en tekst-note i forbindelse med konteringen, vil denne også fremgå af underretningen på arbejdslisten. 3.5.2. Godkendelse Skal en faktura godkendes trykkes der på Godkend : Herefter vil fakturaen, efter en natkørsel være klar til betaling samt blive bogført i Finans. Vejledning i ØSS-EF 48

3.5.2. Afvisning Er fakturaen derimod ikke konteret korrekt mv. skal den afvises. Dette gøres ved, at skrive en kommentar i feltet nederst i skærmbilledet: Det er vigtigt, at der ALTID er en kommentar når en faktura bliver afvist. Kommentaren skal indeholde, hvad der præcist er galt med fakturaen, således at bogholderiet kan ændre det. Der trykkes på Afvis : Vejledning i ØSS-EF 49

Når en faktura er afvist kommer den til Bogholderiet, som retter fejlen og sender fakturaen tilbage til godkendelse ved Anviser/Godkender. Herefter kan Anviser/Godkender vælge at behandle fakturaen som beskrevet i afsnit 3.5.2 eller afvise den igen. Vejledning i ØSS-EF 50

4. Behandling af kreditnotaer I princippet bliver en kreditnota behandlet på samme vilkår som en almindelig faktura når den konteres og godkendes. Den eneste forskel er, at kreditnotaen måske skal udligne/delvis udligne en faktura. I systemet kan en kreditnota genkendes på, at beløbet er i minus samt at typen står som kreditnota. 4.1. Behandling af kreditnotaer som Rekvirent/Konterer Som Rekvirent/Konterer kan det ses, om der er tale om en kreditnota i gatewayen (som vist i pkt. 3.2.1 og 3.2.2): Samtidig kan det ses, hvis fakturaen åbnes under tilknytninger : Herefter åbnes filen Læsevenlig kopi af OIOXML-fil : Vejledning i ØSS-EF 51

Der trykkes Åben : 4.2. Behandling af kreditnotaer som Anviser/Godkender Anviser/Godkender kan se om en underretning omhandler en kreditnota ved at åbne filen i underretningen på arbejdslisten: Vejledning i ØSS-EF 52

Her ses det, at beløbet er i minus. Derudover kan fakturaen også åbnes og hermed kan det ses på fakturaen: Vejledning i ØSS-EF 53

5. Behandling af manuelle fakturaer På trods af lovgivningen har AAU stadig nogle fakturaer, som behandles i papirformat. Der er forskellige forklaringer på, hvorfor fakturaer behandles i papir i stedet for elektronisk, hvilket beskrives nedenfor. 5.1. Leverandøren kan ikke sende e-faktura Mange leverandører i dag sender fakturaer via EAN-nr., altså elektronisk. Der er dog stadig nogle små virksomheder samt privat personer, som ikke sender e-fakturaer. Disse leverandører henvises til www.virk.dk, da alle leverandører som AAU handler med skal sende fakturaer elektronisk. 5.2. Udenlandske fakturaer Der er en undtagelse til, at fakturaer skal sendes elektronisk, nemlig udenlandske fakturaer. Ved udenlandske fakturaer forstås, at der er tale om udenlandske betalingsoplysninger og/eller i udenlandsk valuta. Ved en udenlandsk faktura skal Rekvirent/Konterer og Anviser/Godkender være særligt opmærksomme på, at: Fakturaen opfylder de gældende fakturakrav se dem her: http://www.okonomi.aau.dk/digitalassets/13/13433_krav-til-bogf--ringsbilag-vedmomsfradrag.pdf Fakturaen skal have to underskrifter, nemlig en fra Rekvirent/Konterer og en fra Anviser/Godkender. Betalingsoplysningerne fremgår tydeligt. Er der tale om en kopi af fakturaen, skal det fremgå af bilaget, hvorfor der er tale om en kopi. Vejledning i ØSS-EF 54

6. Periodisering af fakturaer OPDATERET! Det er vigtigt at fakturaer bliver bogført i den rigtige finansperiode, da der på denne måde kan sikres et mere retvisende regnskab. Det er altid Dato i Finans der bestemmer, hvilken periode en transaktion bliver bogført i. 6.1. Periodisering ved kontering af e-fakturaer Når der er to perioder åben i systemet vil denne boks komme frem, når der trykkes Send til anviser : Boksen spørger, om der er bliver bogført i den korrekte periode (Dato i Finans). Vælges der Ja går fakturaen videre til godkendelse, med den Finansdato, som der er valgt. Vælges der Nej vil fakturaen igen blive aktiv, og der er mulighed for at ændre Finansdatoen til det ønskede. Udfyldes Dato i Finans ikke ved konteringen bliver der automatisk valgt dags dato. 6.2. Periodisering ved godkendelse af e-fakturaer Godkender har også et ansvar for, at hver enkelt faktura bliver godkendt i den korrekte periode. Kan en godkender se, at der er valgt forkert periode på en faktura (Dato i Finans), skal fakturaen afvises, med en kommentar om, at fakturaen skal konteres i en periode XX. Vejledning i ØSS-EF 55

6.3. Periodisering af manuelle fakturaer Manuelle fakturaer, som sendes til bogholderiet til betaling, skal også påføres en bestemt markering, hvis fakturaen skal i en anden periode end den indeværende. Derfor kan det være en god ide, at påføre på fakturaen, hvilken periode den ønskes bogført i. Vejledning i ØSS-EF 56

7. Fremsøgning af færdigbehandlet fakturaer Når en faktura er konteret og godkendt bliver den bogført i Finans efter en natkørsel. Bogføringen i Finans betyder, at fakturaens kontering mv. kan ses som færdigbehandlet i ØSS samt kan ses på transaktionslisterne. 7.1. Fremsøgning i faktura workbechen (kreditor) I kreditor modulet kan fakturaen søges frem i Decentral forespørgsel kreditor GUI Faktura Faktura : I dette billede kan der søges på forskellig parametre f.eks. fakturanr., leverandør og beløb: Der vælges Søg og fakturaen kommer frem: Vejledning i ØSS-EF 57

Dette beløb er betalt til leverandøren Fakturaen er bogført i Finans I dette billede er der mange forskellige oplysninger, hvoraf de vigtigste er beskrevet ovenfor. Hvis fanebladet 2 linjer vælges ses følgende: Fakturaen er godkendt og klar til betaling. Står der Startet i feltet, afventer fakturaen godkendelse ved Rekvirenten. Her ses konteringerne på fakturaen, men vil man være sikker på at se alle konteringer, vil det være en god ide at vælge Alle konteringer (markeret med rødt i ovenstående billede). Hvis fanebladet 4 Vis betalinger vælges ses følgende: Vejledning i ØSS-EF 58

Her kan det ses, at fakturaen er betalt d. 7. marts 2012. Hvis der ikke stod noget her, vil fakturaen ikke være betalt. Derudover kan det ske, at fakturaen står som betalt men i virkeligheden er betalt sammen med andre fakturaer og kreditnotaer. Derfor er det en god ide, at tjekke Betalingsoversigt : Her kan det ses, at denne faktura er betalt alene. Et eksempel på en faktura, som er betalt sammen med andre fakturaer kan være denne: Vælges fanebladet 5 Planlagte betalinger ses følgende: Vejledning i ØSS-EF 59

I dette skærmbillede fremgår det, hvornår fakturaen har forfald i systemet og dermed trækkes ud til betaling (en forudsætning for at fakturaen betales er dog, at den er konteret og anvist/godkendt). Stemmer denne dato ikke overens med datoen på fakturaen skal Bogholderiet kontaktes. 7.2. Transaktionslister For at skabe overblik og lave kontrol, kan en transaktionsliste trækkes i systemet. Transaktionslisterne viser, hvilke transaktioner der er foretaget på den valgte kontostreng. Ansvarsområde: XX regnskab Rapporter Rapporter : Denne boks kommer frem: Vejledning i ØSS-EF 60

Der trykkes OK. I dette billede vælges de tre : Der er forskellige former for transaktionslister: Vejledning i ØSS-EF 61

Her vælges Trans.liste pr. omk.sted (Regnskab) og følgende data indtastes: Der trykkes OK. Vejledning i ØSS-EF 62

Der trykkes Afsend sæt evt. printeren til at udskrive 0 sider under Indstillinger. Vejledning i ØSS-EF 63

Her trykkes der på Opfrisk data til billedet ser således ud: Herefter trykkes der på Vis output og der vælges Browser : Tryk OK og listen kommer frem: Vejledning i ØSS-EF 64

Vejledning i ØSS-EF 65

8. Overvågningsrapport Det er en god ide, løbende at se hvad der står til behandling ved henholdsvis Rekvirent/Konterer og Anviser/Godkender. Dette kan overvågningsrapporten være et godt og overskueligt redskab til, da denne kan vise, hvad der hænger ved enkelte personer eller på enkelte EAN-nr. Det er især vigtigt omkring periode- og årsafslutningen at der er kontrol med, hvor mange fakturaer der endnu ikke er behandlet. En overvågningsrapport kan både trækkes i QlikView og i ØSS. 8.1. Overvågningsrapport i ØSS Der er lavet en vejledning til overvågningsrapporten i ØSS, som kan findes her: http://www.okonomi.aau.dk/digitalassets/0/754_vejledning_til_discoverer_overv_gningsrapport.pdf 8.2. Overvågningsrapport i QlikView I QlikView vælges overvågningsrapport: Her kan forskellige data vælges f.eks. som her, hvor der er valgt MKJ i Ihændehave : Vejledning i ØSS-EF 66

Herefter kan fanebladet Fuld tabel vælges og der fremkommer en liste over hvad MKJ har i faktura gatewayen: Denne kan trækkes over i Excel ved at klikke på ikonet der er markeret med rødt her under: Vejledning i ØSS-EF 67

Derved kommer listen over i Excel: Vejledning i ØSS-EF 68

9. Omkontering af kreditorfakturaer I nogle tilfælde sker det, at en faktura konteres forkert og det først opdages efter fakturaen er kommet i Finans. Dette kan rettes ved at lave en omkontering af fakturaen. Omkontering af kreditorfakturaer skal ske i ansvarsområdet Omkontering af kreditorfakturaer : Der er lavet en selvstændig vejledning til omkontering af kreditorfakturaer, som kan findes her: http://www.okonomi.aau.dk/bogholderi/oss-ef/ Vejledning i ØSS-EF 69

10. Hvem skal kontaktes ved spørgsmål? Der kan hentes yderligere informationer om retningslinjer mv. i AAU s regnskabsinstruks, som kan findes her: http://www.okonomi.aau.dk/okonomistyring/regnskabsinstruks/ Ved spørgsmål til ØSS-EF kan følgende kontaktes: Lene Østergaard Pedersen lep@adm.aau.dk 9940 9517 Elsebeth Jensen eje@adm.aau.dk 9940 2425 Malene Kjær Kappel mkj@adm.aau.dk 9940 9522 Vejledning i ØSS-EF 70