Fyns Amt 15. januar 2003 EPJ-sekretariatet LTY Referat af 7. møde i Fyns Amts EPJ-Styregruppe Mandag den 12. januar 2004, kl. 14.30 kl. 16.00 Mødedeltagere: Direktør Niels Mortensen, Fyns Amt [Formand] Områdedirektør Jens Otto Jeppesen, OUH Cheflæge Peder Jest, SHF IT-chef Ole Wintoniak, Amtsgården Informatikchef Jens Ole Henriksen, OUH IT-chef Svend Ulka Petersen, SHF Adm. overlæge Søren Jakobsen, afd. G, Sygehus Fyn Oversygeplejerske Lisbeth Jensen, afd. M, Sygehus Fyn Adm. overlæge Sten Grove Thomsen, afd. D, OUH Centerchef Inge Skov Andersen, Patientcenter Rød, OUH IT-koordinator Bjarne Hjorth, Røntgen afdelingen, OUH Vicekontorchef Tove Lehrmann, FynCom EPJ-konsulent Lone Tynan, EPJ-S, (Referent) EPJ-konsulent Henrik Lindholm, EPJ-S (afbud) EPJ-konsulent Niels R. Larsen, EPJ-S, [NM] [JOJ] [PJE] [OW] [JOH] [ULKA] [SOJA] [LHJE] [SGT] [ISA] [BJH] [TLE] [LTY] [HENL] [NILA] Dagsorden: 1. Velkomst og indledning til mødet v/niels Mortensen 2. Meddelelser 3. Evalueringsgruppen a. Ph.d. studerende Indstilling til beslutning b. Oplæg til evaluering og effektmåling af EPJ-projektet 4. Medicinprojekt på Odense Universitetshospital 5. Status på udbud a. Kravspecifikation b. Hovedtidsplan c. Tildelingskriterier d. Betalingsplan 6. Eventuelt Ad 1. Velkomst NM bød velkommen til det syvende møde i EPJ-styregruppen i Fyns Amt. 1
Ad 2. Meddelelser Fra Niels Mortensen: Lisbeth Jensen forlader Fyns Amt, og starter som oversygeplejerske indenfor Ortopædkirurgien i Ringkjøbing Amt. Niels Larsen forlader også Fyns Amt og starter som EPJ-projektchef i Københavns Amt. Fra EPJ-sekretariatet: Status på prækvalifikation: SUP orienterede om de udpegede leverandører, som er CSC, Mærsk Data, Systematic, TietoEnator og WM-data. Henvendelse fra 2 af de leverandører, som ikke er blevet prækvalificeret. De har ikke sat spørgsmålstegn ved udvælgelsesprocessen i Fyns Amt, men ønsker en begrundelse for, hvorfor de ikke blev valgt. Der er afholdt et introduktionsmøde med de 5 prækvalificerede leverandører den 8. januar 2004. Der var en god stemning på mødet og en stor spørgelyst, ikke mindst i forhold til det videre udskilnings forløb, både fra 5-2 og 2-1, samt praktiske forhold omkring ETHICS. Leverandørerne udtrykte desuden ønske om et særligt møde med fokus på FPAS. Der blev desuden forespurgt på mødet om Fyns Amt kunne oplyse om, hvem der ikke var blevet prækvalificerede. Advokaterne har frarådet, at Fyns Amt oplyser om dette, af hensyn til de ikke prækvalificerede leverandørers konkurrencesituation i kommende udbud. Ad 3. Evalueringsgruppen Peter Andersen fra Evaluering og Effektmålingsgruppen deltog under dette punkt, og fremlagde gruppens oplæg vedrørende Evaluering og Effektmåling af EPJ-projektet i Fyns Amt samt om evt. etablering af Ph.d. forløb, Etablering af Ph.d. Peter Andersen gennemgik forskellige muligheder for etablering af Ph.d. studier i relation til EPJ-projektet i Fyns Amt Jvf. udsendte notat til mødet. (Bilag 1). Peter fremførte de muligheder, som evalueringsgruppen har undersøgt i forhold til etablering af ph.d.-studier på henholdsvise normale vilkår og erhvervs-ph.d. vilkår. Med henblik på at EPJ-styregruppen kunne forholde sig til dette. Styregruppen diskuterede de forskellige muligheder, og PJE sagde, at han mener, at projektet har en sådan størrelse og omfang, at det både er vigtigt og relevant at tilknytte endog flere Ph.d. studier til projektet. Der kan være mange indgangsvinkler fx samfundsfaglig, sundhedsvidenskabelig, sundhedsøkonomisk, IT-teknologisk. PJE fremhævede erfaringerne fra ph.d. studerende Signe Svenningsen fra SHIFT EPJ-projektet, som har givet meget omtale efterfølgende. NRL: Forankring på Fyn til fx SDU bør foretrækkes. Forslag om fokus på sundhedsøkonomi. OW: Relevant, men vi skal være opmærksomme på at det også tager kræfter fra projektet. Vedrørende erhvervs ph.d.: 2
Peter fortalte at der alternativt er der mulighed for at tilknytte en erhvervs-ph.d. gennem den virksomhed, som Fyns Amt vælger, som EPJ-leverandør. En erhvervs ph.d. ansættes i virksomheden, som så ydes et løntilskud fra Videnskabsministeriets erhvervs ph.d.-ordning. Der er bred enighed i styregruppen om, at det ikke anbefales, at Fyns Amt, som en del at sine udbudsvilkår, bør vælge at kræve, at den vindende leverandør tilknytter en erhvervsph.d. til projektet. Et sådant krav i fht. udbudssummens faste ramme og øvrige krav og optioner vil indebære en ikke ubetydelig meromkostning for leverandøren, som de må forventes at kompensere for, ved at skære i deres tilbud på andre områder. Styregruppen har dog ikke noget imod, at Fyns Amt i udbudsmaterialet henleder opmærksomheden på erhvervs ph.d.-ordningen, samt udtrykker vilje til at samarbejde med leverandøren om et sådant, såfremt leverandøren ser en fordel i dette. NM konkluderer: Styregruppen ønsker ikke krav om erhvervs ph.d. til leverandøren. Fyns Amt vil gerne understøtte ph.d. studier i relation til EPJ-projektet, også selvom det betyder en udgift for Fyns Amt. Hvis FA indgår i ph.d. forløb er første fokus sundhedsøkonomiske forhold omkring EPJ-projektet. Evaluering og Effektmåling: Peter Andersen gennemgik evalueringsgruppens plan for evaluering af EPJ-projektet i Fyns Amt. Jf. udsendte kommissorium for Evaluering og Effektmålingsgruppen, samt notat vedrørende forudsætninger og projektplan for evalueringen. Evalueringsgruppen lægger op til to særskilte opgaver. 1. Procesevaluering understøttelse af EPJ-projektet i forløbet i tæt samspil med projektorganisationen. 2. Effektevaluering åbent og objektivt at dokumentere hvilke effekter det har for det fynske sygehusvæsen at indføre EPJ. Processtøtte er bygget op omkring fire faser. Tyngden i arbejdet forventes at ligge i de to sidste faser. Men gruppen vil også understøtte projektet i de første faser, med opsamling af erfaringer, som kan bruges til løbende at justere kursen. Opgaverne forventes løftet af gruppen selv. Effektmåling er i den indledende fase, med fokus på hvordan man kan opnå størst mulig læring undervejs. Der er samarbejde med Handels Højskolen i Århus. Resultater offentliggøres på EPJ.dk. Store udfordringer med at isolere årsager og effekter. JOJ: Vigtigt at kunne adskille årsag og virkning, dvs. tydeliggøre effekterne af EPJ-projektet. Fokus på begrænset antal effektmål. Eksempler: Oversættelsen af den klassiske papirjournal til EPJ. Projektnære effektmål. Overveje om der skal foretages en senere opfølgende undersøgelse. Konklusion: 3
NM: Spændende og relevante overvejelser. Resurseanvendelse kan fortsat diskuteres, herunder om man kan udnytte ordningerne med ansættelse af arbejdsløse AC ere. - Hvis gruppen ønsker at inddrage nye effektmål, forventes dette rejst via styregruppen. Styregruppen tilslutter sig evalueringsgruppens oplæg m.h.t. processtøtte og effektmåling. Evalueringsgruppen anbefales at vælge et overkommeligt antal mål til dokumentation af effekt. Evalueringsgruppen skal undersøge økonomien i forbindelse med gennemførelse af måleprogrammerne og fremlægge dette på et kommende styregruppemøde. Ad 4. Medicinprojekt på Odense Universitetshospital Principiel drøftelse udskydes til næste styregruppemøde. Men enighed om, at det er EPJ som er styrende for funktionalitet og principielle systemarkitektur overvejelser. Ad 5 Status på udbudsmaterialet: Kravspecifikation: Version 0.9 er afleveret af den store projektorganisation. Ny version 0.95 læses på tværs af en mindre gruppe her den 12. januar 2004. Herefter gennemskrives denne af EPJ-S. Målet er at få udsendt udbudsmaterialet snarest og senest inden udgangen af januar måned. Hovedtidsplan: NILA gennemgik hovedtidsplan for EPJ-projektet. Først oprindelige udmeldte plan, og derefter et forslag til revidering af tidsplanen. Som følge af dels de forventede 2 ugers forsinkelse af udsendelsen af udbudsmaterialet, dels de tidsmæssige bindinger, der er i forhold til behandling af beslutningerne om kontraktindgåelse med 2 leverandører i henholdsvis EPJ-styregruppen og Sygehusudvalget, vurderes det nødvendigt at udsætte prøveopstillingen af EPJ til august måned. Med en forventet godkendelse af den vindende leverandør i EPJ-styregruppen medio november, er forventet start dato for pilotafdelingerne i drift tirsdag den 4. januar 2004. På mødet udleveres udkast til Hovedtidsplan, bilag 1 i kontraktmaterialet. Dette oplæg til ændring af tidsplan betyder en forskydelse i forhold til den oprindelige plan på 3 måneder. NM. Hvordan tør vi tro på, at vi kan vurdere tilbud fra de 5 leverandører på så kort tid?, set i forhold til hvor lang tid vurderingsnotatet var i proces i forbindelse med prækvalifikationen. ULKA: Dette var dog primært pga. formuleringer, som skulle præciseres af advokaterne. Planen er EPJ-S bedste bud på en realistisk plan på nuværende tidspunkt. NILA: Desuden lægger EPJ-S op til at færre personer i vurderingsprocessen i vurderingen fra fem til to. Og flere i vurderingsprocessen fra 2 til 1. JOH: Kan vi så nå at udrulle det hele? NILA: Det afhænger af valg af implementeringsmetoder. Vi har i forvejen ikke for lang til at rullle ud på Odense Universitetshospital. Mange af processerne kan dog forberedes og 4
gennemføres før (etablering af fysiske rammer, netværk og EPJ-arbejdspladser, arbejdsgangsanalyser m.m.) NM. Det er dog også et spørgsmål om, hvad hvordan går det i andre amter, og hvad kan de nå indenfor den angivne tidsfrist. Fyns Amt er godt på vej i forhold til andre amter. Konklusion: Styregruppen tilslutter sig EPJ-S s forslag til hovedtidsplan, som udmeldes til leverandørerne i forbindelse med kontraktmaterialet. Forslag til betalingsplan. NILA fremlægger FA s forslag til hvordan pengene skal falde til leverandøren i forbindelse med kontrakten. Baggrunden er: Ønsker at trække betaling. Holde leverandøren op på hvad de har lovet. Nemmere at få leverandøren til at yde, når han ikke har fået sine penge. Vil gerne høre styregruppens vurdering af at gøre det til et minimumskrav.? OLE. Ikke så unfair kendes fra vedligeholdelsesaftaler. Fordel er, at vi slipper for at skulle opveje deres betalingsplaner individuelt, hvis Fyns Amt gør sit forslag til betalingsplan til et minimumskrav. JOH: Er dette overhovedet et styregruppe anliggende? Er det ikke noget som kammeradvokaten kan afklare? ULKA: Hvis EPJ-S vælger at gøre det til minimumskrav, er der den risiko, at ingen af leverandørerne accepterer dette, og derfor falder på dette. Derfor bør det være styregruppen bekendt. NILA: Risiko for at leverandørerne ikke accepterer dette er forsvindende lille. Er godkendt af kammeradvokaten. Tildelingskriterier NILA gennemgik tildelingskriterierne, som også udleveres til styregruppemedlemmerne på mødet. NM: Påpeger at punktet vedr. leverandørens krav til kundens forbrug og kompetencer indenfor mandetimer ikke er et hensigtsmæssigt tildelingskriterium. Vi vil selvfølgelig gerne have leverandøren til at beskrive dette i besvarelsen af kravspecifikationen men det bør ikke være et tildelingskriterium. Konklusion: EPJ-S fjerner dette kriterium fra tildelingskriterierne. De øvrige kriterier findes relevante og gode. Tildelingskriterierne har været igennem 2 iterationer med advokaten, og vil blive gennemgået endnu engang senere i denne uge. EPJ-S har været lidt bekymrede for, om der er for mange tildelingskriterier. Advokaterne har dog været positive overfor det. Ad 6 Eventuelt: PJE: I midten af februar er MediCare færdigudrullet i Sygehus Fyn. Dette er foregået over en periode på 6 mdr. Vi bør markere, at strategien nu er 34 % opfyldt. Næste møde: Mandag den 29. marts 2004 kl. 13-16 i mødelokale 13 Børstenbindervej, Odense. 5