Undervisning Start med at logge på en computer 1 / 25 Generelt Udleveringskopi af PowerPoint-præsentation Præsentationen ændres løbende, som nye udfordringer noteres, og den kan derfor se en smule anderledes ud end på kurset. Side 1 af 26
Task Force 365 Bo Persson Christian Poulsen Søren Nielsen 2 / 25 Task Force 365 er blevet ansat efter indførelsen af det nye system for at løsne op for nogle af udfordringerne. Vore baggrunde er vidt forskellige, men vi har alle kernekompetencer indenfor undervisning. Side 2 af 26
Det gamle nye Adgang fra skrivebordet U-drev Teamwebsted / SharePoint Teamwebsted i SimplySo Q-drev OneDrive Ikke den i Stifinder Ingen OneDrive? Opret en mappe på jeres TeamWebsted Men kan alle andre så ikke se det? Dokumenter kan stadig bruges Men de skal uploades først Og måske konverteres Personfølsomme oplysninger? 3 / 25 Fællesdrevet U hedder nu Teamwebsted i SimplySo for alle efter at have heddet Teamwebsted eller SharePoint alt efter licens. Nogle har fået et personligt OneDrive for Business som erstatning for Q-drevet. Der er ikke tale om det OneDrive, der findes i Stifinder dette har intet med kommunen at gøre og må derfor ikke bruges til arbejdsrelaterede dokumenter. Har du ikke fået et OneDrive for Business skal du i stedet oprette en mappe på jeres Teamwebsted. Hvor den skal ligge er forskelligt fra område til område og I er nød til at høre jeres IT-konsulent. Indholdet i mappen kan ses af alle ansatte i kommunen; det er en overordnet ledelsesmæssig beslutning, at kollegaer ikke har hemmeligheder for hinanden. Har man behov for at have fortrolige dokumenter liggende (AMR, Tillidsmænd og lignende) er man blevet tildelt et OneDrive. Mht. personfølsomme og personhenførbare oplysninger er der ikke sket nogen ændring i reglerne efter vi er kommet i Skyen. Som hovedregel skal disse oplysninger holdes i fagsystemerne, men er det nødvendigt at gemme noget på Teamwebsted eller OneDrive må det ligge der i 30 dage. Det slettes ikke automatisk, så det er medarbejderens eget ansvar. Side 3 af 26
Skyen En anden måde at tænke på Skriv filen Vælg gemmested Alt er tilgængeligt overalt Begrænsninger i online Andre arbejdsgange Andre programmer 4 / 25 Skyen er på nogle punkter en helt anden måde at tænke og arbejde på. Et godt eksempel er, at hvor man før oprettede et dokument og først til sidst valgte hvor det skulle gemmes, så skal man nu først finde den mappe, hvor man ønsker at gemme filen og derefter oprette filen. En klar fordel ved Skyen er, at alt er tilgængeligt for alle og alle steder fra. I online-versionen af Office-pakken er der en række begrænsninger og nogle funktioner er helt fjernet. Dette betyder, at der kræves nogle anderledes arbejdsgange og i nogle tilfælde vil vi direkte anbefale, at man vælger andre programmer end dem man plejer at bruge. Side 4 af 26
SimplySo Hvorfor? Fra 14. november Det gamle ikon ligger der måske endnu Startes på samme måde Simplere design Lettere arbejdsgange 5 / 25 Siden 14. november 2016 har vi kørt med et nyt design, der hedder SimplySo. Det gamle ikon ligger måske på skrivebordet endnu. Det forsvinder dog med tiden og man er velkommen til selv at slette det. Det nye system startes med genvejen Office365 - SimplySo. Grunden til skiftet er, at SimplySo har et simplere design. Derudover sparer systemet nogle klik nogle steder, hvilket gerne skulle give lettere arbejdsgange. Det er dog som sagt kun et nyt design. Det er stadig det samme system, der ligger under, og alt hvad der ligger der findes derfor stadig. Side 5 af 26
SimplySo Hvordan starter det? 6 / 25 Når man har klikket på skrivebordsikonet kommer man til en login-side, hvor man skal bruge sin e- mail-adresse. Når du skifter til password-feltet eller trykker enter, skal siden have tid til at skifte før du kan indtaste koden ellers kan det være nødvendigt at indtaste koden 2 gange. Herefter vil I ende på en side, der minder om ovenstående. Tryk på de 3 skikkelser øverst i menuen til venstre for at vælge område. Har du problemer med at komme på SimplySo kan du finde hjælp i vejledningen: Sådan kommer du i gang med Office365 SimplySo. Side 6 af 26
SimplySo Hvordan ser det ud? 7 / 25 Når du har valgt område møder du en side, der minder en del om ovenstående. I højre side starter du direkte i jeres Teamwebsteds dokumenter. Strukturen minder meget om Stifinder og så snart du folder mappen ud (klikker på den i træet) får du flere funktioner i de firkantede knapper ovenover. I menuen til venstre er der nederst direkte links til både mail og kalender. Trykker man på dem åbner de op i nye faner og man vil herefter kunne skifte mellem dem og SimplySo øverst. Ud over kalender og mail kan man også i menuen til venstre se, om man har et OneDrive. Er der et link til OneDrive i menuen, så har man et personligt drev er der ikke, har man ikke. Klikker man på OneDrive åbnes det personlige drev op i stedet for Teamwebstedet i højre side. Hvis man vil skifte tilbage til Teamwebstedet trykker man på Dokumenter længere oppe i menuen i venstre side. Side 7 af 26
At arbejde i faner 9 / 25 I SimplySo åbner kalender og mail op i nye faner frem for nye vinduer. Det samme gør dokumenter du åbner. Øverst kan du se de faner der er åbne, og du kan skifte mellem dem med et klik. Således kan du hele tiden have SimplySo, kalender og mail åben selv om du er inde i et dokument, og der er altså ingen behov for at trykke tilbage eller lignende. Side 8 af 26
SimplySo - Fordele Siden opdaterer selv når du opretter noget nyt (F5) 8 / 25 Ud over det simplere design har SimplySo også en række andre fordele. Den første fordel er, at når man her vælger Nyt dokument, så bliver man straks bedt om at navngive det. I det gamle system gav den automatisk dokumentet navnet Dokument efterfulgt af et tal. Da folk nogle gange glemte at omdøbe dokumenterne har det givet rod i Teamwebstederne, hvor det nogle gange kan være svært at finde det man skal bruge. Næste fordel er, at man i SimplySo kan uploade hele mapper fyldt med filer i stedet for at tage dem enkeltvis. De fleste har sikkert også oplevet, at et dokument ikke lå i mappen efter oprettelsen af det. Dette skyldtes, at systemet ikke selv opdaterede siden, så man skulle selv trykke F5. SimplySo gør det automatisk. En ting vi stadig har, er at når der er mange filer i en mappe, så opdeles de i undersider, og det kan være svært at gætte hvilken side ens dokument skal findes på. Dog er der her øverst en boks, der hedder Filtrer, hvor man kan skrive en del af filnavnet, og så vises kun de filer, hvor dette indgår i navnet. Det er en hurtig måde at finde filer på. Bemærk at der ikke søges i undermapper. Den klart største fordel ved SimplySo er dog, at det er lavet lokalt i Aarhus, og at kommunen for dem er en stor kunde, så når vi ønsker noget ændret, så lytter de. Ved Microsoft er vi en lille kunde, og vi ved ikke engang om de læste vores ønsker og forslag. Side 9 af 26
Udfordring Generelt med Skyen og særligt med SimplySo Dyyyyybe mappestrukturer 01 Arbejdsmiljø Arbejdsmiljøorganisation Arbejdsmiljøgruppe 1 - Frichsparken Arbejdsmiljøgennemgange Arkiv 2015 Laaaaange filnavne Forholdsordre Frichsparken Diverse Håndværkere.docx 2014-2017.Plan for Arbejdsmiljøgennemgange AMGR 1, Frichsparken.docx Specialtegn. & 9 / 25 Dybe mappestrukturer og lange filnavne har Skyen og særligt SimplySo lidt svært ved. Vi opfordrer derfor helt generelt til, at man laver en ny og ens mappestruktur på tværs af områderne, men indtil da vil vi opfordrer alle brugere til at overveje længden på deres fil og mappenavne. Ligger filen i en mappe der hedder Arbejdsmiljøgennemgange behøver filen måske ikke hedde det. Og ligger mappen Arbejdsmiljøgennemgange i en mappe der hedder Arbejdsmiljø er det måske nok at kalde den Gennemgange. Og hvis mappen Arbejdsmiljøgennemgange kun indeholder en mappe der hedder 2016 og en der hedder Arkiv, så behøver de andre år måske slet ikke være i en arkiv-mappe. Pas endvidere på specialtegn. Har du eksempelvis et punktum eller et og -tegn (&) i enten mappe eller filnavn kan nogle funktioner som f.eks. Flyt og Slet fejle. Side 10 af 26
Office-programmerne Alt er stadig det samme! Men vi tager lige et par af de mest almindelige udfordringer 9 / 25 Side 11 af 26
Gemme og omdøbe online Gemmer konstant Indtil SimplySo Nye dokumenter får navnet Dokument ofte med et tal efter Brug ikke Gem som for at ændre det 2 filer Brug i stedet Omdøb Eller gør det i den sorte linie 10 / 25 Online-versionen af Office gemmer hele tiden, så der er ikke nogen Gem -knap. Den gemmer altid i den mappe du stod i da du trykkede på Nyt dokument. Før SimplySo gemte den automatisk som Dokument efterfulgt af et tal, og man skulle huske at omdøbe dem for at beholde overblikket i mapperne. Det er vigtigt, at man ikke bruger Gem som til at omdøbe når man gør det bliver den gamle fil nemlig også liggende, så der er 2 filer med ens indhold. I stedet skal man vælge Omdøb inde i menuen Gem som under filer. Den letteste måde er dog bare at klikke på navnet i den sorte linie øverst, så kan man få lov at omdøbe filen direkte der. Afslut med Enter. For mere hjælp se vejledningen: Omdøb i Office 365 samt Gem i Office 365. Side 12 af 26
Åbne og redigere Dokumenter åbnes i læse-tilstand Redigeres ved at trykke Rediger dokument Rediger i browser dokument 11 / 25 Alle dokumenter åbner som standard i det vi kalder læse-visning. For at kunne redigere skal man vælge Rediger dokument og herefter Rediger i browser. Vælger man f.eks. Rediger i Word vil den fejle, hvis man ikke har den fulde version af Word installeret. Side 13 af 26
Tabeller I Word-online 12 / 25 I forhold til tabeller i Word er der skåret en del i funktionerne i online-versionen. Nogle funktioner er der dog stadig, men man kan ikke få adgang til dem ved at højre-klikke som i den installerede version. I stedet skal man stå inde i tabellen for at få 2 menupunkter til at komme frem øverst: Design og Layout. I Design kan man få lov til at skifte farverne, men det er stadig mere begrænset end i den fulde version, da man f.eks. ikke kan vælge at nogle kanter skal være en farve og andre en anden. I Layout kan man få lov til at tilføje og slette rækker og kolonner samt vælge tekstens placering i cellerne. Side 14 af 26
Tabeller I Excel-online 13 / 25 Da Word-tabellerne som nævnt har mistet en del funktionalitet online vil vi i nogle tilfælde anbefale, at man benytter Excel i stedet. Dette er f.eks. tilfældet, hvor man gerne vil have 2 tabeller ved siden af hinanden. Det kan man ikke i online-word. I Excel er det så simpelt som at markere en række celler og give dem kanter og dernæst vælge en anden række celler ved siden af og også give dem kanter. Excel-online har dog også begrænsninger. Her er en af de største, at der overhovedet ikke kan indsættes billeder. Så skal du bruge billeder i forbindelse med dine tabeller, så er det ikke Excel der er løsningen. Side 15 af 26
Mere layout Mere frihed til design Men kun liggende indtil videre Word-online med usynlige tabeller Evt. tabeller indeni tabeller 14 / 25 Har man brug for flere layout-muligheden til f.eks. madplaner eller lignende er vores klare anbefaling, at man bruger PowerPoint. Word-online kan ikke lave tekstbokse og funktionen tekstombrydning er også helt fjernet, så det er meget besværligt at få noget tekst til at stå ved siden af et billede. I PowerPoint er det intet problem. Eneste begrænsninger her er at man pt. kun kan lave PowerPoints i liggende format, men vi arbejder på en løsning. Det er faktisk også muligt i Word-online, men så skal man til at arbejde med usynlige tabeller og tabeller indeni tabeller, og det bliver let lidt komplekst. Hvis du har mod på at prøve kan du find hjælp i vejledningen: Avancerede tabeller i Word. Side 16 af 26
Vedhæft / Del filer I Office bør du bruge Del (kun indenfor organisation) Andre filer bliver du nød til at downloade for at vedhæfte (undtagen fra OneDrive) Der arbejdes på Del udenfor organisation 16 / 25 At vedhæfte filer er blevet en lidt længere proces i online-versionen. For at du kan vedhæfte et dokument fra Teamwebsted skal du først downloade det på computeren og er der personhenførbare oplysninger skal du også huske at slette det igen efter du har vedhæftet. Også ved modtageren er det blevet mere besværligt hvis vedkommende skal redigere i det: Så skal vedkommende først downloade det fra mailen og så uploade det på Teamwebsted for at kunne redigere. En lille undtagelse er for de der har et personligt OneDrive her kan man vedhæfte direkte fra, og man kan også gemme vedhæftede filer direkte i OneDrive. På nettet er der klager fra hele verdenen over at man ikke kan vedhæfte filer direkte fra Teamwebsted, så vi håber at Microsoft med tiden får det lavet, men det har nok lange udsigter. Derfor anbefaler vi, at man ved Word, Excel og PowerPoint bruger funktionen del frem for at vedhæfte. Fordelene gennemgår vi nedenunder. De begrænsninger der er i Del er, at den ikke kan bruges med andre fil-typer end Office-filer og derudover kan den ikke bruges, når man sender til folk udenfor organisationen. Sidstnævnte er der dog ved at blive lavet en løsning på. Side 17 af 26
Vedhæft / Del filer Sådan bruges Del 17 / 25 Du kan finde hjælp til brug af Del i vejledningerne: Del et dokument samt Del et dokument via hyperlink. Feltet ved siden af modtagerne, hvor man kan vælge om modtageren skal kunne redigere i dokumentet har ingen betydning, hvis du sender filer fra Teamwebsted til andre i samme område de har allerede skriveadgang til alt på Teamwebstedet. Der hvor det til gengæld har betydning, hvad du vælger, er hvis du sender til personer fra et andet område (der ellers kun har læseadgang) eller hvis du deler filer på dit personlige OneDrive. Standard-indstillingen er at give redigeringsadgang. Side 18 af 26
Vedhæft / Del filer Fordele ved Del Altid den nyeste version I kan arbejde sammen i filen I kan chatte imens 18 / 25 Ud over, at det som sagt er lettere for både afsender og modtager, så har Del også en række andre fordele. For det første er man altid sikker på, at det er den nyeste fil man ser. Hvis man vedhæfter og modtager svarer igen med rettelser i filen og gør det frem og tilbage nogle gange, så kan man let ende med at få valgt en forkert fil, som ikke lige var den nyeste, når man skal bruge den. Ved Del er der kun en version den nyeste. Dernæst kan man arbejde flere sammen i det samme dokument på samme tid. Hvis flere personer har det samme dokument åben samtidig, så kan de godt alle skrive samtidig, og de kan se hvor de andre er i dokumentet samt hvad de skriver. Slutteligt er der også en indbygget chat-funktion man kan bruge. Den startes øverst til højre, men er kun synlig, når der er flere i dokumentet. Vi har hørt at særligt studerende synes det er en god mulighed. Side 19 af 26
Se andres kalendere Skriv navnet i Søg i Kalender Vælg personen på listen Personen kommer under Andre kalendere Tryk på stjernen for at beholde Hvad hvis jeg kun kan se Ledig / Optaget? Gamle grå kalendere der ikke kan slettes Lokaler og udstyr er også personer! 19 / 25 Det er stadig muligt at se kollegaer kalendere selv om man er kommet i Skyen. For hjælp se vejledningen: Se en anden medarbejders kalender. Du kan ikke få vist kalenderne ved siden af hinanden i stedet for ovenpå hinanden (kun i dagsvisning). Hvis du ikke kan se hvad vedkommende skal, men derimod kun Ledig eller Optaget skal I kontakte jeres IT-konsulent / LSA. Har du gamle kalendere, der ikke længere virker, kan du fjerne dem i listen til venstre ved at højreklikke på dem og vælge fjern. Har du kalendere, der har et gråt ikon til venstre og som ikke vil fjernes skal du omdøbe dem først, så kan de. Slutteligt er det værd at nævne, at lokaler og udstyr også er personer i Aarhus Kommunes system. Det vil sige, at du også kan få et lokales kalender lagt hen over din egen for at se hvornår det er ledigt. Pt. har lokalerne dog trælse navne vi arbejder på at ændre de. De kommer heller ikke automatisk frem, når man skriver dem i Søg i Kalender der skal trykkes på Søg efter personer nederst først. Side 20 af 26
Del mails op Mails grupperes i samtaler 20 / 25 Hvis du har oplevet, at du ved, at du fik en mail sidste torsdag, men du kan ikke finde den i din indbakke, så er det måske fordi online-versionen af mail grupperer meddelelser i samtaler, så de ikke ligger enkeltvis, men derimod samlet under den nyeste besked. Det kan dog slås til og fra som du har lyst: For hjælp se vejledningen: Opdel mails i meddelelser frem for samtaler. Side 21 af 26
Printe mails Ikke Ctrl+P Ikke højreklik og Udskriv 21 / 25 Hvis du har oplevet, at du ikke får hele mailen med når du vil printe den, men i stedet får mappestrukturen og maillisten til højre, så skyldes det måske at du har trykket Ctrl+P eller højreklikket og valgt Udskriv, som du plejer. Det kan man ikke online. I stedet skal du åbne mailen du gerne vil udskrive og trykke på de 3 prikker over den. I den undermenu, der kommer frem, vælges udskriv, og mailen vil så åbne op i et nyt vindue, hvor du kan udskrive den korrekt. Alternativt findes menupunktet også under den lille pil ved siden af Svar til alle eller man kan dobbeltklikke på mailen i listen, så vil den også åbne op i et nyt vindue. For mere hjælp se vejledningen: Udskriv en mail. Side 22 af 26
Hurtig filadgang i SimplySo 23 / 25 Hvis det ofte er de samme mapper du arbejder i i SimplySo kan det være trælst, at man skal klikke sig hele vejen igennem mappestrukturen for at komme derind hver gang. Før kunne man blot trække en genvej ud på skrivebordet, men det virker desværre ikke i SimplySo endnu. Vi regner med at den kommer til at virke i første kvartal 2016. Indtil da kan man dog også benytte den indbyggede funktion i SimplySo: Øverst er der i venstre side et dokument med en stjerne på. Klikker man på det, kommer der først en list over de seneste dokumenter, man har haft åben, og man kan vælge enten at åbne dem eller gå til den mappe, hvor de ligger. Ved siden af Seneste er der et faneblad, der hedder Følger, hvor man kan have faste genvej til bestemte filer. For at få filer ind under Følger skal man klikke på stjernen ud for filen nede i filoversigten. Side 23 af 26
Skabeloner og Skemaer Skabeloner er ikke skrivebeskyttede Husk derfor altid Gem som inden redigering Vi arbejder på og tester løsninger Intet endnu Vi vil meget gerne se nogle eksempler fra jer 23 / 25 Næsten alle områder vi besøger har en eller anden form for standard skema eller skabelon som bruges i bestemte situationer. Desværre virker skabeloner ikke lige så effektivt efter vi er kommet online. Det største problem er, at de ikke er skrivebeskyttede, og da Office 365 gemmer konstant, er det meget vigtigt, at det første man gør, når man åbner det, er at vælge Gem som for at oprette en kopi. Hvis du begynder at udfylde direkte i det originale dokument vil den næste, der åbner skabelonen, nemlig også se dine oplysninger. Vi er ved at finde nogle løsninger, der skulle gøre dette lidt mere effektivt, men det er ikke noget, der er helt klart endnu. Vedrørende skemaer der ikke kan bruges i online-versionen, så ser vi dem meget gerne og prøver at finde en løsning. Side 24 af 26
Hvordan vi kan bruges fremadrettet Vejledninger aarhus.dk/office365 Yderligere undervisning 24 / 25 Task Force 365 arbejder løbende på nye vejledninger og løsninger på udfordringer. Disse kan findes enten via office 365 linket i nederst venstre hjørne på sundhedogomsorg.dk eller på adressen aarhus.dk/office365. Ved sidstnævnte skal man vælge Sundhed og Omsorg for at ende ved de rigtige vejledninger. Herudover vil vi udbyde mere specifikke undervisningsforløb rettet mod bestemte personalegrupper eller bestemte problemstillinger, når flest muligt har fået den generelle gennemgang. Side 25 af 26
Workshop Først en gennemgang af lokalebooking 25 / 25 Udfordringer behandlet på workshoppen blev enten løst på stedet eller taget med hjem til nærmere undersøgelse. Desværre får vi ikke altid noteret navne og kontaktoplysninger ned, så vi kan få meldt tilbage, når vi har en løsning. Tjek evt. vejledningerne og Ofte stillede spørgsmål løbende. Vedrørende lokalebooking kan der findes hjælp i vejledningerne: Find et ledigt lokale samt Reservér lokaler eller udstyr. Side 26 af 26