Solgårdens Ældreboliger S/I Referat fra organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 23. august 2012 kl. 9.30 På Solgården, Lundbyesvej 36, Bedsted, Løgumkloster. Dagsorden: 1 Solgårdens Ældreboliger S/I... 2 1.1 Årsagen til mødet... 2 1.2 Solgården er oprindeligt i 3 afsnit huslejefastsættelse og nedlæggelse /ombygning af boliger... 2 1.3 Budget 2013 for ældreboligerne og ejerforeningen... 3 1.4 Fornyelse af Domeas forretningsførerkontrakt... 4 2 Driftsspørgsmål fra ejendomsmesteren... 4 2.1 Snerydning... 4 2.2 Birketræer på Birkevej fjernes... 4 2.3 Låsesystem forældet... 4 3 Eventuelt... 5 Deltagere fra bestyrelsen: Svend Aage Jacobsen, formand Mathias Knudsen, næstformand Harry Lund Linda Lassen Tina Eeg Grøhn, observatør Deltagere fra Tønder Kommune: Sven Rode deltog i en del af mødet Henning Løsche Mette Møller Rauch Øvrige deltagere: Martin Andreasen, Domea Bjarne Brodersen, Ejendomsmester Domea Boligcenter Haderslev, den 27. august 2012 Side 1 af 5
1 Solgårdens Ældreboliger S/I 1.1 Årsagen til mødet Sven Rode oplyste, at det forventes at blive brug for 36-38 boliger fremover på Solgården, hvilket betyder at der er ønske om at få foretaget en reduktion i antallet af boliger med 3-5. Der vil også være krav om ombygning af nogle af boligerne. Der er også nogle af boligerne der bruges til depot nu. Henning Løsche fremførte, at en del af boligerne ikke opfyldte moderne krav til en boligs størrelse og indretning, hvilket kunne betyde at kommende beboere / pårørende måske ikke ønskede at flytte til Solgården. Er det muligt at overføre boligareal fra boligdelen til servicearealet/kommunens del? MA får beregnet gennemsnitlig boligareal inden mødet. Referat: Sven Rode oplyste at der ikke skulle ske noget med antallet af boliger på kort sigt (resten af 2012) men det er dog klart, at der er flere boliger end der er brugere og at der er brug for at dårlige boliger eventuelt overføres til fællesareal/serviceareal. Der er for øvrigt for mange ældreboliger i kommunen, så der skal ske en reduktion i antallet af boliger. 1.2 Solgården er oprindeligt i 3 afsnit huslejefastsættelse og nedlæggelse /ombygning af boliger Mette Mølle Rauch (MMR) oplyste at Solgården var opført/overtaget under forskellige ældreboliglovgivninger, det er kun de 11+2 boliger som blev renoveret i 2003-04 som er opført under den nugældende lovgivning. De øvrige 30 boliger er overtaget efter det private plejehjem. Det blev fremført at 13 boliger fra ombygningen alene skulle dække kapitalomkostningerne i forbindelse med ombygningen, nu er der et fælles budget for alle 43 boliger. Til dette oplyste Svend Aage Jacobsen, at fællesbudgettet oprindeligt var blevet indført for at sænke huslejen i de øvrige 30 boliger. Inden næste møde undersøger Martin Andreasen (MA), hvad der er registreret i Landsbyggefonden og om finansieringen i 2003-04 har berørt andre end de 13 boliger. MMR prøver at klarlægge hvad der er sket i forbindelse med Løgumkloster Kommunes overtagelse af det private plejehjem, er købesum fremkommet ved ombygning/om belåning, som en samlet enhed eller flere. Der er fundet dokumentation for at de 3 afdelinger på Solgården er sammenlagt til en afdeling, er bl.a. omtalt i årsberetningen for 2003 desuden har vi fået oplyst følgende, om de forandringer der ønskes, fra kommunens jurist Mette Møller Rauch: Først og fremmest så handler dette ikke om kommunens fritagelse for anvisning til ældreboligerne. Efter reglerne i ældreboligloven har kommunen også anvisningsforpligtelsen i boliger efter ældreboligloven (Så vidt jeg husker er der kun aftalt anvisningsret for så vidt angår boliger efter ældreboligloven for institutioner før 1987 og lette kollektive boliger). Vi prøver alene at kortlægge historikken i forhold til efter hvilke regler de pågældende boliger er opført/ombygget, idet det umiddelbart ser ud som om boligerne er en blanding af almene boliger og boliger efter ældreboligloven. Vi har i den forbindelse lidt svært ved at stykke brikkerne sammen. Som Sven Rode har nævnt, er den vigtigste del af processen at finde fremtidige muligheder i forhold til eventuelt overskydende boliger. Referat: Martin Andreasen oplyste, at de største af ældreboligerne havde 20 m2 af totalarealet beliggende i fællesarealet (køkken, stue og leve bo miljø) og at nettoarealet for boligerne Birkevej 1-23 er 53,8 til 59,2 m2. Side 2 af 5
Det fremgår i øvrigt af opmålingen, at det har været nødvendigt at overføre gangarealerne til fællesarealer (ejerforeningen) for at undgå at boligerne fik et areal som var væsentligt over 75 m2, som er største areal med mulighed for en enlig at få boligsikring til. Der var også enighed om at Solgården var at betragte som en afdeling, selv om selve beslutningen / godkendelsen ikke var fundet i arkivet fra tidligere Løgumkloster Kommune endnu. Det undersøges om belåningen giver mulighed for at kommunen kan købe en del af de dårligste ældreboligerne til restgælden i disse, dette kræver dog at der ikke er foretaget nye belåning i forbindelse med byggesagen i 2003 (Birkevej 1-23). Martin Andreasen får fremskaffet opgørelse over realkreditbelåning. De ældre beboere samles i Birkely (Birkvej 1-23) fremover. I øjeblikket er det ikke muligt for flere ældre at blive flyttet til Birkely, da alle boliger er besat. Er der ældre beboere som ønsker, at flytte til Birkely fra de andre afdelinger, så laves opsigelse af gammel bolig og indflytningsdato på ny lejekontrakt med samme dato, der bliver således set bort fra de normale 14 dages istandsættelsesperiode. Der er p.t. flyttet 6 fra den nye målgruppe ind på Solgården. Det er ikke registreret hvor de nye brugere kommer fra, om de kommer fra andre plejecentre i Tønder Kommune eller om de er visiteret andre steder fra. Der foretages ikke ændringer / ombygninger m.v. på Solgården før det har været drøftet med bestyrelsen. 1.3 Budget 2013 for ældreboligerne og ejerforeningen Eventuel ændring af budget for 2013 for både ældreboliger og ejerforeningen, da Tønder Kommune umiddelbart ikke kan acceptere at vedligeholdelsesudgifterne i ejerforeningen afholdes af parterne hver for sig med 50%, men ønsker disse udgifter dækket via ejerforeningen. For ældreboligernes vedkommende vil stigningsprocenten kunne fastholdes på det oprindelige vedtagne, der skal dog laves nogle ændringer af nogle poster, men mere om det på bestyrelsesmødet. Referat: Budgettet for Ejerforeningen blev ændret, således at det vil være muligt at afholde vedligeholdelsesudgifter for kr. 141.000 (kr. 5.000 mere end forbrug på konto 115 i regnskabsåret 2011). Senest i forbindelse med budgetlægning for ejerforeningen vedr. 2014 skal det vurderes om rengøringsomkostningerne, som udgjorde kr. 265.000 i 2011, kan reduceres. Rengøringsudgifterne udgør 47 % af ejerforenings budget. Denne forhøjelse af ejerforenings budget, betyder en merudgift på kr. 67.000 i ældreboligernes budget, denne merudgift dækkes ved besparelser på konto 114, renholdelse konto 115, almindelig vedligeholdelse konto 120, planlagt og periodisk vedligeholdelse så den tidligere godkendte forhøjelse på 2, 21 % pr. 1.02.2013 er uændret. Med hensyn til konto 120, planlagt og periodisk vedligeholdelse forhøjes den ekstraordinært med kr. 22.000, når underskud fra tidligere år er afviklet i regnskabet for 2017. Side 3 af 5
1.4 Fornyelse af Domeas forretningsførerkontrakt På mødet den 10.05.12 blev fornyelse af administrationsaftalen indledt, men ikke afsluttet, dette punkt skal optages igen. Da arbejdet med nedlæggelse af boliger m.v. ikke er en del af Domeas administrationsaftale, skal honorering for dette arbejde også drøftes delvis bortfald af dette ekstrahonorar (forbruget at driftscheftimer), kan dog drøftes i forbindelse med forlængelse af kontrakten mellem Solgården og Domea (ny kontrakt udleveret på mødet i maj). Referat: Det blev aftalt, at forbruget af driftscheftimer i forbindelse med ændringer fra ældrecenter til den nye brugergruppe af misbrugsdemente samt ældre ikke bliver honoreret. En ny administrationsaftale mellem Solgården og Domea frem til 31.12.2016 blev herefter underskrevet. 2 Driftsspørgsmål fra ejendomsmesteren 2.1 Snerydning Snerydning og Birkevej (300 m) Referat: Det blev aftalt at Bjarne Brodersen kontakter Mathias Knudsen, hvis der kommer så meget sne, at rydning med større maskine bliver nødvendig. 2.2 Birketræer på Birkevej fjernes Referat: Birketræerne beskæres kraftigt til vinter og der plantes nye træer længere væk fra huset og først når de nye træer har en vis størrelse, kan de nuværende træer fældes. Beskæringen finder sted med professionel hjælp Svend Aage Jacobsen kontakter vedkommende. 2.3 Låsesystem forældet Låsesystem er forældet, så vi ikke kan få cylindre om kodet. Referat: Der indhentes et tilbud mere på nye låse til Birkely og det billigste firma laver arbejdet. De gamle låse fra Birkely anvendes som reservedele andre steder på Solgården. Bjarne Brodersen fik tilladelse til at indkøbe en ny bærbar PC. Der er indkommet 3 tilbud på luft til luft varmepumper til Skovly, som opvarmes med el radiatorer nu. De 3 tilbud var på henholdsvis 17.500 13.500 og 12.262 pr. varmepumpe incl. moms det billigste tilbud var fra Belø. Der foretages besigtigelse af et sted hvor en af Beløs varmepumper er monteret, er der ikke lydgener fra varmepumpen her, monteres disse. Eventuelt kan ældreboliger i Ballum også besigtiges. Side 4 af 5
3 Eventuelt Der er ikke aftalt noget nyt møde. Referatet er godkendt på bestyrelsesmødet den Formandens underskrift Side 5 af 5