e-konto manual 01.08.2011 e-konto manual Side 1
Indhold 1. Overordnet beskrivelse... 3 2. Login... 3 3. Se og ret kundeoplysninger... 4 4. Rediger kontaktoplysninger... 6 5. Skift adgangskode... 7 6. BroBizz-oversigt... 8 7. BroBizz-liste... 11 8. BroBizz tekstfil... 12 9. Kørselsoversigt... 13 10. BroBizz- bestilling... 15 11. Fakturaer... 19 12. Fakturakopi... 20 13. Log ud... 21 14. Betalingsoplysninger... 21 15. Kontaktinformation... 22 16. Spørgsmål og svar... 22 17. Brugervejledning... 23 01.08.2011 e-konto manual Side 2
1. Overordnet beskrivelse e-konto er udviklet til brug for Storebælts erhverv+ kunder. Ved at logge på systemet kan kunden hente informationer af forskellig art, bestille ekstra BroBizz er samt vedligeholde oplysninger om navne, adresser, kontaktpersoner og BroBizz mærker. Ligeledes er der mulighed for at hente fakturaer, oversigter over BroBizz'er og se kørsler på de enkelte BroBizz er m.v. Systemet giver via internet en registreret bruger adgang til med sit brugernavn og adgangskode at kunne se og rette data på det enkelte kundenummer, som brugeren er tilknyttet. 2. Login Det første billede, som brugeren får frem på skærmen, er Login-billedet. Brugeren logger ind ved at indtaste kundenummer i feltet Brugernavn og derefter sin adgangskode i feltet Adgangskode. Derefter klikkes på OK, og brugeren får adgang til e-konto-systemet. Man kan markere i feltet Husk mine legitimationsoplysn for at få sin pc til at huske adgangskode til næste login, men af sikkerhedsmæssige årsager bør brug af denne funktion overvejes nøje. Har du som bruger glemt din adgangskode, må du kontakte Storebælts salgsafdeling på tlf. 70 80 70 15 for at få tildelt en ny. Der vil så blive sendt en mail med ny systemgenereret adgangskode til den mailadresse, som er knyttet til web-brugeren (kontraktansvarlige eller e-ansvarlige). For at kunne bruge denne funktion er det derfor vigtigt, at brugeren sørger for, at den tilknyttede mailadresse altid er holdt ajour. Det er en god ide, at ændre adgangskode første gang man logger på systemet. HUSK - Adgangskoden skal bestå af mindst 7 tegn, og den skal sættes sammen af tegn fra mindst 3 af følgende 4 kategorier: - Små bogstaver (a-z) - Store bogstaver (A-Z) - Tal (0-9) - Specialtegn (f.eks.!$#%) Figur 1, Log-in billede 01.08.2011 e-konto manual Side 3
3. Se og ret kundeoplysninger Når brugeren logger ind på e-konto, vil der blive vist en side, som indeholder oplysninger om kunden, f.eks. navn og adresse, telefonnr. og CVR-nr. Desuden vises en liste over de kontaktpersoner, som er knyttet til kundenummeret. Figur 2, startbillede, Vis konto Hvis brugeren ønsker at rette eller tilføje i de eksisterende kundeoplysninger, så klikker han/hun på punktet Menu, som findes lige over kundeoplysningerne. Her vælges punktet Rediger oplysninger. Det er nu muligt at rette indholdet i de felter, som ønskes ændret. Når ændringerne er foretaget, klikkes på OK. Ændringerne vil nu blive gemt, og systemet vil vende tilbage til Vis konto -billedet, som nu viser de ændrede oplysninger. Hvis ændringerne fortrydes, trykkes på Annuller. Figur 3, Vælg menu 01.08.2011 e-konto manual Side 4
Figur 4, Rediger kunde Enkelte oplysninger kan af juridiske grunde ikke ændres via e-konto. Brugeren klikker i stedet for på Menu og vælger aktionen Ændring af låste felter. Et skærmbillede fremkommer, hvor brugeren kan skrive de oplysninger, der ønskes registreret, og efterfølgende klikke på Send ændringsanmodning. Systemet vil så sende en mail til den funktion hos Storebælt, der er ansvarlig for ændring af disse oplysninger. Figur 5, Anmodning om kundeændring 01.08.2011 e-konto manual Side 5
4. Rediger kontaktoplysninger For at få vist alle oplysninger om en kontaktperson, skal man klikke på kontaktpersonens navn i den liste, der findes under kundeoplysningerne i Vis konto -billedet. Man får så vist nedenstående billede. Ønsker man derefter at rette i de viste oplysninger, klikkes på Menu foroven, og Rediger kontaktperson vælges. Når der er klikket på Rediger kontaktperson, vises et skærmbillede, hvor der kan rettes i de eksisterende oplysninger. Når de ønskede rettelser er foretaget, skal brugeren klikke på OK, og de ændrede oplysninger vil blive gemt. Der vises et skærmbillede med bekræftelse på, at ændringerne er gemt. Figur 6, Vis kontaktperson Figur 7, Rediger kontaktperson 01.08.2011 e-konto manual Side 6
5. Skift adgangskode Hvis en bruger ønsker at udskifte sin adgangskode, vælges punktet Skift adgangskode. Der vises så et skærmbillede, hvor brugeren skal indtaste den nye adgangskode to gange. Herefter klikkes på Skift adgangskode. Systemet vil så opdatere det nye password i systemet og kvittere med en meddelelse om dette. HUSK at overholde reglerne for adgangskoden som står på samme side. Figur 8, Skift adgangskode 01.08.2011 e-konto manual Side 7
6. BroBizz-oversigt Når brugeren klikker på punktet BroBizz numre, vises nedenstående oversigt over kundens BroBizz er med status Gyldig eller Spærret. Det er muligt at rette indholdet i felterne Bil reg. 1 og Bil reg. 2. Det ønskede indhold skrives i felterne, og ændringerne opdateres i systemet, når brugeren skifter linje eller klikker på fluebenet. Hvis man fortryder det indtastede, kan man klikke på annulleringssymbolet, inden man forlader linjen. De to tegn findes yderst til højre på den aktive linje. Figur 9, BroBizz oversigt Brugeren har også mulighed for at markere en BroBizz spærret. Denne funktion kan f.eks. benyttes i situationer, hvor en BroBizz menes at være bortkommet. For at spærre en BroBizz klikker man på Menu lige under sidetitlen BroBizz numre. Derefter klikker man på Spær BroBizz, og systemet kvitterer med besked om, at BroBizz en nu er deaktiveret. Hvis BroBizz en senere bliver fundet igen, så kan spærringen ophæves ved samme sted at klikke på Åben BroBizz. Systemet kvitterer så med besked om, at BroBizz en er aktiveret. N.B. Det er kun BroBizz er der er spærret fra e-konto der igen kan åbnes fra e-konto. BroBizz er som A/S Storebælt har spærret, kan kun åbnes igen med hjælp fra Storebælt. Under Menu kan der også klikkes på kørte ture, og man vil så få vist de ture, der er kørt med den valgte BroBizz. 01.08.2011 e-konto manual Side 8
Figur 10, Spærring af BroBizz Figur 11, Visning af kørte ture via Menu på valgt BroBizz Oven over BroBizz-oversigten er der mulighed for at opsætte et filter, så kun en udvalgt del af BroBizz erne vises. Når man klikker på Rediger filter, åbnes der mulighed for at opsætte kriterier for udvælgelsen. Først klikkes på Vælg felt, og man vælger det felt, der skal filtreres på. Den værdi, der ønskes søgt på, indtastes så i søgefeltet, og der trykkes Enter eller klikkes på Anvend filter. Søgemåden Er kan ændres til mange andre søgemåder, og der kan vælges mellem disse, når man klikker på Er. Hvis der vælges søgemåde Mellem eller Ikke mellem, vil der komme yderligere et felt til indtastning af filterværdi. Når man er færdig med at søge, kan man vende tilbage til den komplette oversigt ved at klikke på Nulstil filter. Der kan opsættes flere søgekriterier ved at klikke på Tilføj filter, og hvis et søgekriterium ønskes slettet igen, kan det gøres ved at klikke på krydset til venstre ud for linjen. Derudover kan man sortere ved at klikke på overskriften til den kolonne, man ønsker at sortere efter. Ved første klik vil der blive sorteret i faldende orden, og ved andet klik vendes til stigende orden. 01.08.2011 e-konto manual Side 9
Hvis oversigten fylder flere sider, vil der i bunden af billedet være vist sidenumre, og man kan så gå direkte til en anden side ved at klikke på det ønskede sidenummer. Hvis der er mere end 10 sider, kan man gå til det næste sideinterval ved at klikke på prikkerne til højre for sidenumrene. Der vil så dukke prikker op på venstre side af sidenumrene, så man ved at klikke på disse kan komme tilbage til det foregående sideinterval. Figur 12, Filter på BroBizz oversigt 01.08.2011 e-konto manual Side 10
7. BroBizz-liste Under punktet BroBizz liste kan der genereres en PDF-fil, som indeholder oplysninger om BroBizz erne. Når listen er genereret, kan brugeren vælge at sende den som fil tilknyttet en e-mail. Det kan enten ske ved at skrive en e-mail adresse i feltet Modtager e-mail adresse, eller trykke på den lille knap til højre for feltet og hente mailadressen til den ønskede kontaktperson. Derefter trykker man på Send, og når systemet har sendt listen, kvitterer det med en besked herom på skærmen. Brugeren kan også vælge at udskrive listen til sin egen printer ved at klikke på printerikonet. Man kan også vælge diskette-ikonet for at gemme PDF-filen på sin egen pc. Figur 13, BroBizz-liste 01.08.2011 e-konto manual Side 11
8. BroBizz tekstfil Punktet BroBizz liste txt giver brugeren adgang til at generere en tekstfil, som indeholder oplysninger om BroBizz erne. Filen genereres i semikolon-separeret format, så den kan indlæses og viderebehandles f.eks. i et regneark. Når filen er genereret, kan brugeren vælge at sende den som fil tilknyttet en e-mail. Det kan enten ske ved at skrive en e-mail adresse i feltet Modtager e-mail adresse, eller trykke på den lille knap til højre for feltet og hente mailadressen på den ønskede kontaktperson. Derefter trykker man på Send, og når systemet har sendt filen, kvitterer det med en besked herom på skærmen. Brugeren kan også vælge at kopiere oplysningerne direkte til en fil på sin egen pc. Det kan gøres ved at placere markøren i den genererede tekst, trykke Ctrl-a for at markere al teksten, trykke Ctrl-c for at kopiere den valgte tekst til pc ens clipboard, åbne f.eks. Notepad på sin pc og trykke Ctrl-v for at indsætte teksten heri. Derefter kan filen gemmes på brugerens egen pc. Figur 14, BroBizz tekstfil 01.08.2011 e-konto manual Side 12
9. Kørselsoversigt Når brugeren klikker på punktet Kørte ture, vises nedenstående oversigt over kørsel med den seneste tur øverst i oversigten. Man kan sortere ved at klikke på overskriften til den kolonne, man ønsker at sortere efter. Ved første klik vil der blive sorteret i faldende orden, og ved andet klik vendes til stigende orden. Hvis oversigten fylder flere sider, vil der i bunden af billedet være vist sidenumre, og man kan så gå direkte til en anden side ved at klikke på det ønskede sidenummer. Hvis der er mere end 10 sider, kan man gå til det næste sideinterval ved at klikke på prikkerne til højre for sidenumrene. Der vil så dukke prikker op på venstre side af sidenumrene, så man ved at klikke på disse kan komme tilbage til det foregående sideinterval. Figur 15, Kørselsoversigt Oven over kørselsoversigten er der mulighed for at opsætte et filter, så kun en udvalgt del af turene vises. Når man klikker på Rediger filter, åbnes der mulighed for at opsætte kriterier for udvælgelsen. Først klikkes på Vælg felt, og man vælger det felt, der skal filtreres på. Den værdi, der ønskes søgt på, indtastes så i søgefeltet, og der trykkes Enter eller klikkes på Anvend filter. Søgemåden Er kan ændres til mange andre søgemåder, og der kan vælges mellem disse, når man klikker på Er. Hvis der vælges søgemåde Mellem eller Ikke mellem, vil der komme yderligere et felt til indtastning af filterværdi. Når man er færdig med at søge, kan man vende tilbage til den komplette oversigt ved at klikke på Nulstil filter. Der kan opsættes flere søgekriterier ved at klikke på Tilføj filter, og hvis et søgekriterium ønskes slettet igen, kan det gøres ved at klikke på krydset til venstre ud for linjen. Som eksempel på opsætning af filter er der herunder vist en opsætning, hvor brugeren har ønsket at få et hurtigt overblik over de ture, der måtte være kørt i weekenderne i en bestemt måned. Til dette formål har brugeren opsat filter på feltet Tur dato med filtertypen Er mellem. Brugeren har derefter indtastet datoer for månedens 5 weekender i filterlinjernes fra- og tilfilter. Når der derefter klikkes på Anvend filter, vises kun de ture, der er kørt i weekender. I det aktuelle tilfælde får brugeren bekræftet, at der ikke er kørt på disse datoer, da oversigten er tom. 01.08.2011 e-konto manual Side 13
Figur 16, Weekend-filter på kørselsoversigt 01.08.2011 e-konto manual Side 14
10. BroBizz- bestilling Brugeren kan bestille nye BroBizz er til den tilknyttede kunde under punktet Bestilling. Brugeren vil på det første billede kunne vælge mellem de BroBizz-typer, som er tilladt for den tilknyttede kunde. Når typen er valgt, og der er klikket på Tilføj til indkøbskurven, kommer der et nyt billede, hvor brugeren skal vælge antal BroBizz er samt holdertype. Derefter trykker brugeren på Tilføj til indkøbskurven. Figur 17, BroBizz-bestilling, vælg BroBizz type Figur 18, BroBizz bestilling, vælg antal og holdertype På det følgende billede vises der en linje for hver bestilt BroBizz. Herefter kan brugeren udfylde felterne Bil reg. 1 og Bil reg. 2, og holdertype kan ændres for den enkelte linje. Yderst til højre på den valgte linje findes 3 knapper med symboler, som har følgende funktioner: 01.08.2011 e-konto manual Side 15
Indtastninger på den enkelte linje skal godkendes ved at klikke på ( ). En indtastning kan annulleres ved at klikke på Annuller. En linje kan helt slettes fra bestillingen ved at klikke på X. Når oplysningerne er som ønsket, trykkes der på Opdater. Der vises så et billede med leveringsadresse og bekræftelses e-mail. Her har brugeren mulighed for at ændre att.: person, leveringsadresse og bekræftelses e-mail direkte på skærmbilledet. Når alle oplysninger er som ønsket klikkes der på Opret ordre. Der vises så en komplet oversigt for bestillingen. Skulle der være behov for at ændre i oplysningerne, kan dette ske ved at klikke på punktet Indkøbskurv i oversigten til venstre på skærmen og gennemgå forløbet igen, elles klikkes der på knappen Godkend og ordren er dermed afgivet. Der vil kort tid efter blive sendt en mail til den oplyste bekræftelses e- mail. Hvis man under sit bestillingsforløb fortryder en del eller hele sin bestilling, kan man til enhver tid inden man trykker endeligt på knappen Godkend vælge punktet Indkøbskurv på oversigten i venstre skærmside. Når man får vist nedenstående billede med samtlige bestilte BroBizz er for ordren, kan man slette den eller de linjer, som man ikke ønsker at bestille alligevel. Dette gøres ved at klikke på sletteknappen ( ) til højre ud for den uønskede linje, og bestillingen fuldføres derefter med det tidligere beskrevne forløb. Figur 19, BroBizz bestilling, indtast Bilreg. 1 og Bilreg. 2 01.08.2011 e-konto manual Side 16
Figur 20, Bestillingslinje efter godkendelse Figur 21, Rediger att. person, forsendelsesadresse og bekræftelses e-mail 01.08.2011 e-konto manual Side 17
Figur 22, BroBizz bestilling, godkendelse af ordre 01.08.2011 e-konto manual Side 18
11. Fakturaer Punktet Fakturaer giver adgang til at se den tilknyttede kontos fakturaoplysninger. Det første billede viser en oversigt over fakturaer vist i datoorden med den seneste øverst. For at se detaljer om den ønskede faktura klikker man på fakturanummeret. Der vises så et skærmbillede med oplysninger fra de enkelte fakturalinjer. Figur 23, Fakturaoversigt Figur 24, Fakturalinjer 01.08.2011 e-konto manual Side 19
12. Fakturakopi Hvis der fra fakturaoversigten er valgt en faktura, kan brugeren i toppen af billedet klikke på Menu. Der kan så vælges Faktura kopi, og når brugeren vælger dette, genereres der en PDF-fil med en kopi af den pågældende faktura/betalingsanmodning. Når faktura-/betalingsanmodningskopien er genereret, kan brugeren vælge at sende den som fil tilknyttet en e- mail. Det kan enten ske ved at skrive en e-mail adresse i feltet Modtager e-mail adresse, eller trykke på den lille knap til højre for feltet og hente mailadressen på en af kundens kontaktpersoner. Derefter trykker man på knappen Send, og når systemet har sendt kopien, kvitterer det med en besked herom på skærmen. Brugeren kan også vælge at udskrive kopien til sin egen printer ved at klikke på printerikonet. Man kan også vælge diskette-ikonet for at gemme PDF-filen på sin egen pc. Vælger man Faktura txt under punktet Menu får man samme muligheder som beskrevet ovenfor, men i stedet for dannes der en tekstfil af den enkelte faktura. Figur 25, Fakturakopi Figur 26, Fakturalinjer i tekstfil 01.08.2011 e-konto manual Side 20
13. Log ud Log ud er placeret som nederste punkt i oversigten til venstre. 14. Betalingsoplysninger Under menupunktet Betalingsoplysninger kan man finde oplysninger om bankkonto mv., som kan anvendes, hvis der skal indbetales penge til Storebælt. Figur 21, Betalingsoplysninger 01.08.2011 e-konto manual Side 21
15. Kontaktinformation Dette menupunkt giver adgang til oplysninger om adresser, telefon- og faxnumre, e-mail adresser samt åbningstider for forskellige funktioner hos Storebælt. Figur 22, Kontaktinformation 16. Spørgsmål og svar Dette menupunkt skifter til visning af oplysninger på Storebælts hjemmeside. Du kommer tilbage til e-konto ved at trykke på din browsers Tilbage-pil. I stedet for dette kan du højreklikke på menupunktet og vælge at åbne Spørgsmål og svar enten på et nyt faneblad eller i et nyt vindue. På den måde har du stadig e-konto åben på det sted, som du forlod den fra. Figur 23, Spørgsmål og svar 01.08.2011 e-konto manual Side 22
17. Brugervejledning Du kan åbne en udgave af denne brugervejledning fra dette menupunkt, så du altid har den tilgængelig, mens du arbejder i systemet. Når du har åbnet brugervejledningen, kan du også vælge at gemme din egen kopi eller at udskrive en kopi på din printer. Figur 30, Brugervejledning 01.08.2011 e-konto manual Side 23