Spørgsmål og svar 1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG 1-4 Nr. Spørgsmål Svar Modtaget Besvaret 1.1 Er det muligt at ændre tilbudsfristen evt. så der gives 14 dage længere? Tilbudsfristen ændres fra den 22. januar 2015 til den 11. februar 2015.01.06 17. december 2014 19. december 2014 1.2 Den nye afleveringsfrist har ikke medført en flytning af spørgefristen, som stadig er 9. januar. Der vil dog stadig blive besvaret spørgsmål i det omfang det er muligt frem til 6 dage før afleveringsfrist. Kan ordregiver give en melding på en ny spørgefrist, så vi har noget mere konkret at forholde os til, eller skal vi blot gå ud fra at vi kan sende spørgsmål frem til 3. marts? NB! Tidsplanens øvrige datoer er ændret tilsvarende. Indledningsvis bemærkes, at tilbudsfristen er den 11. februar 2015, hvorfor det seneste tidspunkt der kan fremsendes spørgsmål er den 5. februar 2015. Dog kan der ikke forventes svar herpå, såfremt spørgsmålet først fremkommer denne dato. Se i de hele Udbudsbetingelsernes pkt. 4 og 5. I anledning af spørgsmålet har Region Midtjylland tilføjet en yderligere spørgefrist, den 26. januar 2015. Stilles spørgsmål inden for denne frist, kan tilbudsgiver være sikker på at få svar på sit spørgsmål. Spørgsmål efter denne frist besvares kun i det omfang, at det er muligt frem til 6 dage før afleveringsfristen. Spørgsmål der stilles efter den sidste frist for spørgsmål, den 26. januar
1. Spørgsmål til UDBUDSBETINGELSER + UDBUDSBILAG 1-4 2015 besvares som udgangspunkt den 5. februar 2015. 1.3 Hvornår forventer ordregiver at sende de første besvarelser på spørgsmål ud? Vi vil gerne opfordre til, at disse offentliggøres løbende, således at vi bedst muligt kan besvare samt undgår at stille spørgsmål som allerede er stillet af andre tilbudsgivere. Nye udbudsbetingelser uploadet dags dato. De første besvarelser er udsendt dags dato. Det er ikke muligt for Region Midtjylland at besvare spørgsmål løbende, idet der er flere forskellige personer, der står for at besvare spørgsmålene. Svarene kommer således ind løbende, og det vil medføre at regionens administrator (af hjemmesiden) flere gange i løbet spørgeperiode skulle uoploade svar og de ændringer disse eventuelt måtte medføre. I den forbindelse bemærkes det, at Region Midtjylland har flere igangværende udbud, der alle administreres (på hjemmesiden) af samme person. Det er således af hensyn til den administrative planlægning af udbuddet, at besvarelsen af spørgsmålene samles og lægge på hjemmesiden samtidig. 2. Spørgsmål til KONTRAKTEN 2.1 Hvad sker der, hvis regionen(erne) nedlægges? Det er umuligt at svare på, idet det afhænger af de politiske beslutninger, der træffes i forbindelse med nedlæggelsen af regionerne. 2
2. Spørgsmål til KONTRAKTEN Erfaringen fra nedlæggelsen af amterne viser dog, at de hidtidige systemer i vidt omfang er videreført. 2.2 Kontraktens pkt. 7: Der står ikke er det en fejl? Det er vel ikke meningen, at leverandøren skal prisætte migration m.m., som går udover kontrakten? 2.3 Kontraktens pkt. 12.3: Der ønskes regulering af prisen, hvis brugerantallet falder. Hvorledes reguleres det, hvis brugerantallet stiger og vil leverandøren kunne hæve prisen som følge heraf? 2.4 Kontraktens pkt. 12.3: Kan det gøres mindre bureaukratisk end, at leverandøren regulerer priser og vedlægger allerede offentliggjort dokumentation herfor? Det bemærkes, at kontraktens pkt. 23.2.1 giver regionen (eller den nye offentlige organisation eller myndighed) mulighed for at opsige kontrakten med 6 måneders varsel, mod normalt 12 måneder, i tilfælde af at regionen nedlægges, omstruktureres eller de enkelte tilbud måtte overgå til anden offentlig organisation eller myndighed. Ikke slettes. Ny kontrakt uploadet dags dato. Kontraktens pkt. 12.3 og 12.5 er rettet således, at det nu tydeligt fremgår, at priserne kan reguleres både i tilfælde af afgang og i tilfælde af tilkomst af brugere. Ny kontrakt uploadet dags dato. Sætningen Sammen med meddelelsen skal fremsendes dokumentation af en sådan karakter, at Kunden kan kontrollere prisændringens berettigelse i kontraktens pkt. 12.3 slettes. Ny kontrakt uploadet dags dato. 3 2.5 Kontraktens pkt. 19.1: Kan det Pind 2 skal forstås således, at
2. Spørgsmål til KONTRAKTEN præciseres, hvad der menes med 2. pind hvad henfører de 500.000 kr. til?? Leverandørens erstatnings- og bodsansvar er beløbsmæssigt begrænset til brugsvederlagets størrelse i kr. det år, hvor skaden indtræder. Dog er begrænsningen på mindst 500.000 kr. Eks.: Er det årlige brugsvederlag 750.000 kr., er Leverandørens erstatnings- og bodsansvar begrænset til 750.000 kr. 2.6 Kontraktens pkt. 19.1: Kan pkt. 3, 2. pind fjernes, således at det ikke bliver så omkostningsmæssigt tungt for leverandøren? 2.7 Kan ordregiver bekræfte, at der ønskes en fuldt hostet løsning, dvs. at vi som tilbudsgiver varetager hostingen fuldt ud? 2.8 I kontraktens pkt 24.1 vedr. ophørsassistance, er tilbudsgiver forpligtet til i op til seks måneder efter kontraktens ophørstidspunkt at bl.a. overføre Kundens data til et andet driftsmiljø. Dette medfører, at tilbudsgiver skal opbevare Kundens data i disse 6 måneder. Kan ordregiver præcisere, hvorvidt der i disse Er det årlige brugsvederlag 250.000 kr., er Leverandørens erstatnings- og bodsansvar begrænset til 500.000 kr. Pkt. 3, 2. pind slettes. Ny kontrakt uploadet dags dato. Dette kan bekræftes. I Kontraktens pkt. 24.1 ændres: Leverandøren er berettiget til særskilt betaling efter rimelig og dokumenteret medgået tid i henhold til de i Kontraktbilag 6 anførte timesatser for ophørsassistance. Dette gælder dog ikke, såfremt Kontraktens ophør skyldes Kundens ophævelse på grund af Leverandørens væsentlige 4
2. Spørgsmål til KONTRAKTEN tilfælde vil blive indgået kontraktuel aftale herom med betaling for denne opbevaring af data, da tilbudsgiver normalt ikke kan opbevare data uden aftale om dette? misligholdelse. Har Kunden betalt helt eller delvist for sådan assistance, fordi Leverandøren bestrider ophævelsens berettigelse, og får Kunden efterfølgende medhold i ophævelsens berettigelse ved en voldgiftskendelse eller på anden vis, jf. punkt 29, er Kunden berettiget til at få sådanne betalinger refunderet. Til: Leverandøren er berettiget til særskilt betaling efter rimelig og dokumenteret medgået tid i henhold til de i Kontraktbilag 6 anførte timesatser for ophørsassistance samt et rimeligt vederlag for opbevaringen af Kundens data. Dette gælder dog ikke, såfremt Kontraktens ophør skyldes Kundens ophævelse på grund af Leverandørens væsentlige misligholdelse. Har Kunden betalt helt eller delvist for sådan assistance og opbevaring, fordi Leverandøren bestrider ophævelsens berettigelse, og får Kunden efterfølgende medhold i ophævelsens berettigelse ved en voldgiftskendelse eller på anden vis, jf. punkt 29, er Kunden berettiget til at få sådanne betalinger refunderet. Leverandøren er herefter berettiget til et rimeligt vederlag for 5
2. Spørgsmål til KONTRAKTEN 2.9 I kontraktens pkt 21.4.2 vedr. udlevering af data er tilbudsgiver forpligtet til at udlevere data i et ukendt format inden for 7 arbejdsdage - hvis ikke dette overholdes skal tilbudsgiver betale en dagsbod på 50.000,- Tilbudsgiver opfordrer ordregiver til at ændre betingelserne i dette afsnit, da det vil være nærmest umuligt at levere data i ukendt format inden for så kort en tidsfrist, med en meget høj dagsbod til følge. Tilbudsgiver vil derfor opfordre til, at format defineres i kontraktens afklaringsfase samt at dagsboden sænkes til fx 5.000 per overskreden dag. 2.10 Kan ordregiver bekræfte at det er 8 specialområder og 30 tilbud der skal anvende systemet (og ikke 31 tilbud og 9 specialområder, som der også nævnes i bilag 2)? opbevaringen, der i øvrigt skal ske i overensstemmelse med den indgående databehandleraftale. Fristen for udlevering forlænges til 10 arbejdsdage, og bodens størrelse nedsættes til kr. 10.000. Der er intet i vejen for, at formatet aftales i kontraktens løbetid, herunder i forbindelse med afklaringsfasen, eller i forbindelse med selve udleveringen. Det kan bekræftes. Dog bemærkes det det, at socialområdet i Region Midtjylland består af 9 specialområder og 31 tilbud. Med andre er der altså 1 specialområde og 1 tilbud, der ikke skal anvende systemet. 3. Spørgsmål til KONTRAKTBILAG 1-16 3.1 Generelt: Er der tale om en tyk eller tynd klient, der skal gøres Begge dele. Region Midtjylland anvender, udover almindelige PC er, 6
brug af i forbindelse med en ekstern hosted løsning? 3.2 Kontraktbilag 6: Er licensprisen et årligt vederlag eller bestemt pr. antal brugere? en Citrix-klient, hvor der forekommer både tykke og tynde klienter. Brugsvederlaget betales årligt, mens vederlaget for brugerlicenser betales månedligt. Vederlaget for brugerlicenser kan dog reguleres, såfremt der tilgår eller afgår brugere i løbet af året, jf. kontraktens pkt. 12.5. Det vil sige, at såfremt der er afgang/tilgang af brugere midt på året, nedsættes/forhøejes vederlaget for brugerlicenser forholdsmæssigt. Brugsvederlaget skal således dække alle faste driftsydelser, der nødvendige for at stille ydelsen løbende til rådighed uanset antallet af brugere. Vederlaget for brugerlicenser dækker derimod over de omkostninger, der er variable i forhold til brugerantallet. 3.3 Kontraktbilag 6: Har man forholdt sig til, om man ønsker site licenser? NB! Det bemærkes, at spørgsmålet har givet anledning til ændringer i udbudsbetingelser, kontrakt og kontraktbilag 6. Nye udbudsbetingelser, ny kontrakt og nyt kontraktbilag 6 er uploadet dags dato. Region Midtjylland har overvejet, hvorvidt site licenser ønskes, og dette er ikke tilfældet. Det stemmer således ikke overens med ønsket om, at systemet skal administreres, 7
3.3 Kontraktbilag 16: Er det muligt at tilføje flere optioner end dem, der findes i udbudsmaterialet? 3.4 Kontraktbilag 3, Krav 36: Nederst i krav 36 står der at "Løsningen skal desuden understøtte 2-faktor identifikation ved RSA" Menes der her de certifikater, der udvekslet i forbindelse med opsætning af Føderationen og som anvendes når systemet forspørger IDPén om en brugers SAML Token? herunder betales, fra centralt hold. Tilbudsgiver kan selv tilføje optioner. Disse vil dog ikke indgå i evalueringen, ligesom de kun ville kunne anvendes af Region Midtjylland som ordregivende myndighed, såfremt dette er i overensstemmelse med udbudsreglerne. Det betyder bl.a., at anvendelse kun kan ske, såfremt optionerne ikke har tilknytning til kontrakten og at den samlede værdi af disse ikke overstiger tærskelværdierne for henholdsvis annoncering (500.000 kr.) og EUudbud (ca. 1.500.000 kr.). Kravet omhandler autentifikation, og punktet omkring 2-faktor identifikation ved RSA er afhængig af hvilken autentifikation teknisk metode der tilbydes af leverandøren. Hvis leverandøren går efter en Føderation, hvor de så og sige outsourcer autentifikation processen til BSK, så er det BSKs opgave at sikre 2-faktor identifikation ved RSA, vel og mærket hvis ikke forretningssystemet anvender WS- Trust føderation, hvor arbejdsdeling mellem BSK og forretningsapplikationen er mere i en gråzone. Hvis forretningssystemet selv står for 8
autentifikation processen lokalt i systemet, så skal leverandøren sikre at deres login proces kan evaluere på computerens sikkerhedsprofil (f.eks. adgang hjemme fra på egen computer og/eller uden VPN forbindelse), så sådanne UseCases kræver Regionens IT sikkerhed login foregår med 2-faktor identifikation ved RSA. Det er vær at være opmærksom på, hvis forretningssystemet startes gennem en Citrix session hjemme fra, så er det Citrix løsningen opgave at sikre at Citrix sessionen er startet med en 2-faktor identifikation ved RSA hvis den startes hjemme fra. 3.5 Kontraktbilag 10, afsnit 10.2: I Afsnit 10.2 Vedligeholdelse, support, videreudvikling står at "Leverandøren skal angive eventuelt yderlige omkostninger ved en bemanding i perioderne" - hvor skal disse priser angives for udvidet bemanding? Der er umiddelbart ikke plads til dette i bilag 6. 3.6 Kontraktbilag 11: Det nævnte afsnit slettes. Der skal således ikke afgives priser for udvidet bemandning. Nyt kontraktbilag uploadet dags dato. Det i Bilag 11 anførte ændres til: I bilag 11 står: "Kunden leverer en overordnet Kunden leverer en overordnet teststrategi, mens Leverandører leverer testplaner inkluderende 9
testplan inkluderende testcases til overtagelsesprøven." test-cases til overtagelsesprøven. Det undrer mig, at der står Kunden, skulle der ikke have stået Leverandøren? 3.7 Kontraktbilag 1: Nyt kontraktbilag uploadet dags dato. Der menes testplaner. I bilag 1 står: Nyt kontraktbilag uploadet dags dato. "Angive, hvornår afprøvningsplanerne fremsendes til Kunden,..." Termen afprøvningsplaner er ikke nævnt andre steder i materialet. Menes der testplaner? 3.8 Kontraktbilag 2: I bilag 2 står der: Administrator: En medarbejder, som er ansvarlig for administrationen af itsystemet på det enkelte tilbud. Administrator vil typisk have 2 adgange til systemet, en adgang som administrator og en adgang som Superbruger eller Bruger. Som udgangspunkt vil der være én administrator pr. specialområde. Dog kan der, alt efter specialområdets organisering af rettighedsstyring, være flere administratorer, idet man på enkelte områder vi dele denne opgave ud på flere medarbejdere. Uanset ovenstående vil det altid være lederen af det pågældende specialområde, der er systemansvarlig/systemleder. Skal den tekst forstås som at der skal være én administrator pr. tilbud? (Dvs. 30 10
administratorer?) Såfremt der ønskes 30 individuelle administratorer, hvem er så den systemansvarlige/systemleder? (underforstået at der kun er én som kan være overordnet ansvarlig) 3.9 I bilag 16, punkt 16.5 skal angives priser og vilkår for optioner i form af integrationer til fagsystemer. Afsnit 5.1 i bilag 5 indeholder krav 304, som er mindstekrav samt krav 305, som er konkurrenceparametrekrav. Det er modstridende at krav 304 (MK) er med i bilag 16 som omhandler optioner. Kan ordregiver derfor præcisere om krav 304 er et mindstekrav (og derfor bør fjernes i bilag 16) eller er det et KP krav som skal tilbydes som option i bilag 16? 3.10 I forlængelse af ovenstående spørgsmål - kan ordregiver bekræfte at de nævnte integrationer i krav 304 + 305 ikke er indeholdt i de generelle priser angivet i bilag 6 - vederlag, da disse tilbydes som optioner og kan tilvælges enkeltvis af ordregiver ud fra angivne priser og vilkår? Krav 304 er et mindstekrav, og indgår således ikke under pkt. 16.5. Krav 304 er således en del af systemet, og skal prinsangives under brugsvederlag i Kontraktbilag 6, og ikke som option. Nyt kontraktbilag uploadet dags dato. Den i Krav 304 nævnte integration er indeholdt i de generelle priser. De i Krav 305 nævnte integrationer er optioner, og derfor ikke indeholdt i de generelle priser. Se i øvrigt svaret til spørgsmål 3.9. 11
3.11 Kan ordregiver præcisere den efterspurgte konverterings- og migreringsopgave? Skal konverteringen foretages fra ordregivers nuværende løsning i et sådant omfang, således at de konverterede data kan afleveres til Statens Arkiver, jf. krav 305? 3.12 I krav 45, som er et mindstekrav, skal vi redegøre for vores understøttelse ud fra kravteksten. Jf. vejledning til besvarelse af mindstekrav, er det nok at angive at "Kravet opfyldes" - kan ordregiver bekræfte at dette er fyldestgørende i dette krav? Ja, idet alles behov for historiske data skal dækkes i det nye system. Krav 45 ændres til et konkurrenceparametre, hvorfor det ikke er tilstrækkeligt at angive at Kravet opfyldes. Region Midtjyjylland ønsker således en redegørelse for, hvorledes kravet opfyldes, og tilbudsgiver vil blive bedømt herpå. 3.13 I bilag 16, punkt 16.4 henvises til krav 237. Dette er umiddelbart ikke en korrekt henvisning. Er det krav 240 der burde henvises til? 3.14 I bilag 12 skal tilbudsgiver indsætte relevante licensbetingelser. Kan ordregiver bekræfte at det vil være konditionsmæssigt at indsætte tilbudsgivers standard licensbetingelser med følgende formulering: "Såfremt der er Nyt kontraktbilag samt ny kravliste uploadet dags dato. Ja. Nyt kontraktbilag uploadet dags dato. Det kan bekræftes. 12
afvigelser imellem nedennævnte licensbetingelser og Kontrakten samt tilhørende kontraktbilag har Kontrakten og kontraktbilagene forrang frem for de i dette bilag (Bilag 12), nævnte licensbetingelser.? 3.15 I krav 156 henvises til krav 21 vedr. Logning af brugertransaktioner. Er det krav 19 der bør henvises til her? 3.16 Prisbilag 6 - Hvad skal indgå i feltet "Øvrige"? Ja. Nyt kontraktbilag uploadet dags dato. Øvrige refererer til Krav 316, hvor tilbudsgiver kan tilføje ydelser, som må anses for nødvendige for idriftsættelse af systemet, men som ikke er omfattet af de øvrige ydelser/krav angivet af Region Midtjylland i pkt. 8.1. 26. januar 2015 30. januar 2014 3.17 Jf. afsnit 5.1 - Snitflader, står angivet at priser skal angives i kontraktbilag 6. Der er ikke angivet plads til dette i bilag 6 - hvor ønsker ordregiver at disse skal indsættes? Hvad med priser på optioner i bilag 16 - skal disse også angives i bilag 6? Såfremt det ikke er nødvendigt med andre ydelser, kan tilbudsgiver nøjes med at angive dette i Krav 316 og prissætte Øvrige i Kontraktbilag 6 til kr. 0. Priser på snitflader, der er optioner, skal angives i Kontraktbilag 6. Det samme gælder alle andre optioner. Snitflader, der er en del af systemet, f.eks. Krav 304, skal være indeholdt i de generelle priser. Nye udbudsbetingelser samt nyt kontraktbilag uploadet dags dato. 13 26. januar 2015 30. januar 2014
3.18 Kan ordregiver bekræfte at Eksterne brugere, som der skal afregnes ud fra sammen med interne brugere, er eksterne parter, som nævnt i afsnit 4.12 i kontraktbilag? Det kan bekræftes. 26. januar 2015 30. januar 2014 4. Spørgsmål til Underbilag A - M 4.1 Underbilag A: Jf. vejledningen til Underbilag A - Kravliste, så kan man under funktionelle krav angive opfyldelsesgrad med kode 1-4, som ikke giver mulighed for en delvis besvarelse. Dette vurderer vi som ikke hensigtsmæssigt, da et krav kan bestå af flere underkrav - og hvis vi som tilbudsgiver opfylder 3 ud af 4 underkrav i et krav, så kan vi i den nuværende form kun give det en kode 4, hvormed vi ikke opnår point for de elementer vi kan med vores løsning. Vi vil derfor opfordre til at der er mulighed for at angive delvist opfyldt, fx med angivelsen af koden 1/4, hvor vi i besvarelsen specificerer hvilke elementer i kravet der er opfyldt (kode 1) og hvilke elementer der ikke er opfyldt (kode 4). Følgende fremgår af vejledningen til Underbilag A (celle A36): Tilbudsgiver kan dog i særlige tilfælde anføre kombinationer af koder, f.eks. 1 og 4 svarende til løst delvist, men kombinationen skal være ledsaget af en fyldestgørende begrundelse på, hvad der ligger bag kombinationen, det vil sige, hvordan kravet er opfyldt og hvordan kravet ikke er opfyldt. Det er således allerede på nuværende tidspunkt mulighed for en delvis besvarelse. Region Midtjylland betragter de tilfælde, hvor et krav består af flere underkrav som særlige tilfælde. Dog bemærkes det, at alle mindstekrav skal angives med Kode 1 for at tilbuddet er konditionsmæssigt (celle A38). 14
5. Spørgsmål til ØVRIGE DOKUMENTER 5.1 Kan fortrolighedserklæringen ændres således, at den afgives på CVR-niveau i stedet for CPR-niveau? 5.2 Skal databehandleraftalen udfyldes ved aflevering af tilbud eller ved kontraktindgåelse? Fortrolighedserklæringen er ændret, således, at der afgives erklæring pr. virksomhed, i stedet for pr. medarbejder. 17. december 2014 18. december 2014 Ved kontraktindgåelse. 26. januar 2015 30. januar 2014 15