FORENINGSPORTALEN. Vejledning til brugere med adgangskode

FORENINGSPORTALEN Vejledning til brugere med adgangskode 1

Indholdsfortegnelse Afsnit Side 1. Adgangskode og startside 2 2. Glemt kodeord? 4 3. Skift af kodeord 5 4. Kontakt os 6 5. Søg ledige tider Booking Enkelt søgning 7 5.a Enkelt søgning fysisk placering af lokale 7 5.b Enkelt søgning lokale velegnet til bestemt aktivitet 9 5.c Bookingforespørgsel pr. mail 11 5.d Indkøbskurven 15 5.e Bestilling af tilbehør til og / eller bordopstilling i et lokale 20 6. Søg ledige tider Booking Avanceret søgning 22 6.a Avanceret søgning fysisk placering af lokale 22 6.b Avanceret søgning lokale velegnet til bestemt aktivitet 25 7. Søg anlæg 28 7.a Søg på et anlæg 28 7.b Søg på lokaletype i et distrikt 30 8. Igangværende aktiviteter 31 8.a Søg efter igangværende aktiviteter på et anlæg 31 8.b Søg efter igangværende aktiviteter ud fra en aktivitet 33 9. Regler og skemaer 34 10. Maillister 35 11. Foreningsregister 36 11.a Søgning på foreningstype 36 11.b Søgning på foreningsnavn 38 11.c Søgning på aktivitet 39 11.d Søgning på distrikt 40 12. Vis bookinger 41 12.a Bookinger 41 12.b Forespørgsler 42 12.c Afbooking af lokaler enkelt booking 43 12.d Afbooking af lokaler sæsonbooking 44 12.e Afbooking af lokaler del af tid på dagen 46 13. Foreningsoplysninger 48 13.a Foreningens basisoplysninger 49 13.b Ændring af kontaktpersoner 51 13.c Ændring af øvrige oplysninger om foreningen 53 Foreningsportalen har en direkte internetadresse, der med fordel kan lægges ind i dine foretrukne i din internetbrowser. Adressen er: http://booking.rudersdal.dk Kultur, oktober 2009 Side 1

1. Adgangskode og startside Foreninger der er optaget i Foreningsportalen, kan få udleveret en adgangskode til portalen. Den giver flere muligheder i menuen i skærmens venstre side. Før indtastning af adgangskode ser skærmen sådan ud: Den udleverede Adgangskode består af et brugernavn og et kodeord. Begge dele skal indtastes. I nederste venstre hjørne findes en mulighed for at logge på. Klik på Log på. Nu fremkommer muligheden for at indtaste brugernavn og kodeord. Kultur, oktober 2009 Side 2

Indtast brugernavn. Indtast kodeord. Klik på Log på. Nu er der kommet flere punkter i menuen i skærmens venstre side. Startsiden er forsiden i Foreningsportalen. I venstre side vises de menupunkter, som foreningens adgangskode giver mulighed for at benytte. Bemærk, at Foreningsportalens funktioner omkring lokalebooking kun virker hvis din forening samtidig lader sig registrere i Foreningsregisteret, da selve bookingforespørgslen har brug for foreningens adresseoplysninger. Se eventuelt mere om bookingfunktionerne i kapitlerne 5, 6 og 12, samt om foreningsregisterets funktioner i kapitlerne 11 og 13. Kultur, oktober 2009 Side 3

2. Glemt kodeord? Hvis du har glemt kodeordet til portalen er det muligt at få tilsendt en mail med foreningens gældende kodeord. Det kræver dog, at du kan huske foreningens brugernavn, og at du har en mailadresse registreret i portalen. Klik på Glemt kodeord?. Følgende skærmbillede kommer nu frem. Indtast korrekt brugernavn. Klik på Send. Der vil nu blive sendt en mail med oplysning om brugernavn og kodeord til den mailadresse som foreningen har registreret. Mailen afsendes inden for få sekunder. Kultur, oktober 2009 Side 4

3. Skift kodeord Det er muligt at skifte foreningens kodeord. Denne mulighed kommer frem når du er logget på med foreningens nuværende brugernavn og kodeord. Klik på Skift kodeord. Nu fremkommer følgende mulighed for at skifte kodeordet. Indtast det gældende kodeord. Indtast det nye kodeord. Gentag indtastningen af det nye kodeord. Klik på OK. Nu er kodeordet skiftet. Der er ingen umiddelbare krav til udformningen af kodeordet. Det bør dog være på mindst 8 karakterer, og med en blanding af tal og bogstaver. Kultur, oktober 2009 Side 5

4. Kontakt os Funktionen Kontakt os giver foreningen mulighed for at sende en mail med spørgsmål, kommentarer eller lignende til Kultur. Udfyld de ønskede felter med navn og mail (stjernemarkerede felter er obligatoriske, de skal udfyldes). Vælg overskriften på dit ærinde (benyt den lille nedpil til højre for at vælge). Skriv spørgsmålet, kommentaren eller lign. Skriv eventuelt foreningens kundenummer. Klik på Send. En mail vil nu blive sendt til Kulturområdets officielle mailadresse kultur@rudersdal.dk. De mails Kulturområdet modtager, vil blive behandlet så hurtigt som muligt. Bemærk, at du ikke kan booke lokaler eller sende bookingforespørgsler ved hjælp af denne funktion. Som det fremgår, er der mulighed for at blive ringet op af en medarbejder fra Kulturområdet i stedet for et svar pr. mail. Kultur, oktober 2009 Side 6

5. Søg ledige tider Booking Enkelt søgning I billedet Søg ledige tider enkelt søgning er det muligt at se om der er ledige tider til enkeltstående udlån i kommunens lokaler. Endvidere er det muligt at forespørge på den ledige tid pr. mail direkte til Lokaleanvisningen i Kulturområdet. 5.a Enkelt søgning fysisk placering af lokale Vælg et anlæg (her er nedpilen anvendt til at finde Administrationscenteret). Klik på den ønskede dato i kalenderen (pilene for oven med måneden bruges til at skifte mellem måneder). Fjern eventuelt det grønne flueben hvis du kun ønsket at søge på den valgte dato. Klik på Søg. Billedet viser nu en oversigt over de lokaler, der er til rådighed på anlægget, og som er ledige på den ønskede dag. Kultur, oktober 2009 Side 7

Klik på det ønskede lokale (i det viste tilfælde benyttes Store sal). Der vises nu følgende oversigt over lokalet. Hvis der er flere ledige lokaler end billedet umiddelbart kan vise, kommer der en elevator frem i højre side af listen over mulige lokaler. Den kan benyttes til at se den nederste del af listen. Det er således muligt at se om den tid du ønsker i et givet lokale er ledig. Hvis lokalet er ledigt og ønskes det booket, skal du følge proceduren i afsnit 5 c. Et tryk på pilene over kolonnen med datoerne i den viste uge vil bladre henholdsvis frem til næste uge eller tilbage til forrige uge i lokalet. Hvis lokalet ikke er ledigt den ønskede dag, kan du trykke på tilbageknappen i din internetbrowser. Derved kommer du tilbage til listen over lokaler på anlægget, og man får mulighed for at vælge et nyt lokale. Hvis ingen af de viste lokaler på anlægget er ledige, må du foretage en ny søgning på et andet anlæg. Kultur, oktober 2009 Side 8

5.b Enkelt søgning lokale velegnet til bestemt aktivitet Der er mulighed for at søge efter et lokale, der er velegnet til en bestemt aktivitet. Det gøres ved at vælge Aktivitet i søgebilledet i stedet for fysisk placering. Vælg en aktivitet (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Billedkunst). Klik på den ønskede dato i kalenderen (pilene for oven bruges til at skifte mellem måneder). Fjern eventuelt det grønne flueben hvis du kun ønsket at søge på den valgte dato. Klik på Søg. Følgende billede kommer nu frem. Billedet viser en oversigt over de lokaler, der er til rådighed til den ønskede aktivitet. Det er nu muligt at se om de er ledige. Klik på det ønskede lokale (i det viste tilfælde benyttes Nærum Skole). Hvis der er flere ledige lokaler end billedet umiddelbart kan vise, kommer der en elevator frem i højre side af listen over mulige lokaler. Den kan benyttes til at se den nederste del af listen. Kultur, oktober 2009 Side 9

Der vises nu følgende oversigt over lokalet. Det er således muligt at se om den tid du ønsker i et givet lokale er ledig. Hvis lokalet er ledigt og ønskes det booket, skal du følge proceduren i afsnit 5 c. Et tryk på pilene over kolonnen med datoerne i den viste uge vil bladre henholdsvis frem til næste uge eller tilbage til forrige uge i lokalet. Hvis lokalet ikke er ledigt den ønskede dag, kan du trykke på tilbageknappen i din internetbrowser. Derved kommer du tilbage til listen over lokaler på anlægget, og man får mulighed for at vælge et nyt lokale. Hvis ingen af de viste lokaler på anlægget er ledige, må du foretage en ny søgning på et andet anlæg. Kultur, oktober 2009 Side 10

5.c Bookingforespørgsel pr. mail Det er fra dette billede, at du kan nå funktionen med bookingforespørgsel pr. mail. Som forening med adgangskode til Foreningsportalen er dette hurtigt og enkelt, idet foreningens egne oplysninger automatisk overføres til bookingforespørgslen. Et klik i et af de grønne felter (ledig tid) åbner automatisk en bookingforespørgsel (i det viste tilfælde vælges onsdag den 26. marts 2008 kl. 19). Et tryk på pilene over kolonnen med datoerne i den viste uge vil bladre henholdsvis frem til næste uge eller tilbage til forrige uge i lokalet. Kultur, oktober 2009 Side 11

Angiv det ønskede tidsrum i øverste højre hjørne (fire cifre uden punkt og komma i det viste tilfælde er sluttidspunktet ændret til kl. 22 - de nedenunder viste tider i parentes er lokalets åbningstid den pågældende dag). Angiv Reference(person). Angiv Antal personer. Angiv Aktivitet (benyt den lille nedpil til at finde relevant aktivitet for lokalet). Skriv eventuel meddelelse til Lokaleanvisningen. Klik på Gem. Når du har trykket på Gem kan det ske at du får følgende meddelelse: Af hensyn til den enkeltes mulighed for flugt i tilfælde af brand eller anden katastrofe, har brandmyndighederne opstillet krav til hvor mange personer der må opholde sig samtidig i alle kommunens lokaler. Disse krav er lagt ind på hvert eneste lokale i Foreningsportalen, så hvis du angiver et højere antal personer end brandmyndighederne tillader, kan lokalet ikke bookes, og du må derfor søge videre efter et andet lokale, hvor der kan være 250 personer. Når der trykkes på Gem, fremkommer en disclaimer. Denne disclaimer skal sikre, at du og den forening som brugere af kommunens lokaler og anlæg er bekendt med kommunens regler for udlån og benyttelse af disse. Hvis disclaimeren ikke kommer frem, er det sandsynligvis fordi internetbrowseren blokerer for pop-up vinduer. Prøv at slå denne funktion fra, eller benyt funktionen Tillad altid pop-up fra denne hjemmeside. Du har mulighed for at lave bookingforespørgsler til flere forskellige lokaler på en gang ved at benytte funktionen Indkøbskurv. Se mere herom i afsnit 6 c. Kultur, oktober 2009 Side 12

Klik på Jeg accepterer. Bookingforespørgslen sendes kun hvis der gives accept af disse vilkår. Herefter vises en kvittering for den afsendte forespørgsel. Hvis du ikke bekendt med disse regler, kan du trykke på det blå link Regler for benyttelse af lokaler og anlæg. Reglerne vil komme frem i pdf-format. Der fremkommer nu en foreløbig kvittering på skærmen. Klik på Afslut. Foreningsportalen vender nu tilbage til startsiden, og foreningen modtager en kvittering pr. mail for modtagelsen af forespørgslen på den angivne mailadresse. Kultur, oktober 2009 Side 13

Den tid der er forespurgt på, er nu midlertidigt spærret af for andre brugere. Den gule farve vil skifte til rød i det øjeblik Lokaleanvisningen godkender bookingforespørgslen. Godkendelsen fremsendes ligeledes pr. mail til foreningen. Foreningens bookingforespørgsler kan hele tiden ses under Vis bookinger, der omtales nærmere i afsnit 12. Det samme er gældende for godkendte bookinger. Det er også her at det er muligt helt eller delvist at afbooke tid, der alligevel ikke skal bruges. Kultur, oktober 2009 Side 14

5.d Indkøbskurven Med indkøbskurven kan du foretage flere bookinger i næsten samme arbejdsgang. Indkøbskurven fremkommer i billedet, hvor du skal udfylde bookingforespørgslen. Materialet i afsnit 5 d er ikke udtømmende for de muligheder indkøbskurven tilbyder. Her er blot givet en kort vejledning i, hvordan du kan udnytte indkøbskurvens almindelige funktioner. Udfyld alle nødvendige felter i bookingforespørgslen (alle felter markeret med * er obligatoriske) Klik på Indkøbskurv. Foreningsportalen fortæller nu at forespørgslen er lagt i indkøbskurven. Klik på Søg ny tid. Kultur, oktober 2009 Side 15

Du har nu mulighed for at gentage dine søgninger efter ledige lokaler og anlæg. Det er ligegyldigt om du benytter Enkelt søgning eller Avanceret søgning. Når du er færdig med at tilføje dine bookingforespørgsler i indkøbskurven, skal den tømmes. Ved tømningen af indkøbskurven fremsendes dine bookingforespørgsler til Lokaleanvisningen i samlet form. Klik på Gå til indkøbskurv(2). Foreningsportalen viser nu følgende billede. Hvis du ønsker at sende din forenings bookingforespørgsler skal du: Klik på Send. Der er mulighed for at tømme hele indkøbskurven, gå tilbage til den seneste bookingforespørgsel. Du kan sende bookingforespørgslerne enkeltvist ved at flytte markeringen oven over din liste i indkøbskurven Der er også mulighed for at slette en enkelt bookingforespørgsel fra indkøbskurven ved at benytte til lille kryds til højre ud for forespørgslen. Kultur, oktober 2009 Side 16

Når der trykkes på Send, fremkommer en disclaimer. Denne disclaimer skal sikre, at du og den forening som brugere af kommunens lokaler og anlæg er bekendt med kommunens regler for udlån og benyttelse af disse. Hvis disclaimeren ikke kommer frem, er det sandsynligvis fordi internetbrowseren blokerer for pop-up vinduer. Prøv at slå denne funktion fra. Klik på Jeg accepterer. Bookingforespørgslen sendes kun hvis der gives accept af disse vilkår. Herefter vises en kvittering for den afsendte forespørgsel. Hvis du ikke bekendt med disse regler, kan du trykke på det blå link Regler for benyttelse af lokaler og anlæg. Reglerne vil komme frem i pdf-format. Der fremkommer nu en foreløbig kvittering på skærmen. Kultur, oktober 2009 Side 17

Klik på Afslut. Foreningsportalen vender nu tilbage til startsiden, og foreningen modtager en kvittering pr. mail pr. forespørgsel for modtagelsen af forespørgslerne på den angivne mailadresse. I det følgende vises kun den ene forespørgsel som et eksempel. Den tid der er forespurgt på, er nu midlertidigt spærret af for andre brugere. Kultur, oktober 2009 Side 18

Den gule farve vil skifte til rød i det øjeblik Lokaleanvisningen godkender bookingforespørgslen. Godkendelsen fremsendes ligeledes pr. mail til foreningen. Foreningens bookingforespørgsler kan hele tiden ses under Vis bookinger, der omtales nærmere i afsnit 12. Det samme er gældende for godkendte bookinger. Det er også under Vis bookinger, at det er muligt at afbooke tid, der alligevel ikke skal bruges. Kultur, oktober 2009 Side 19

5.e Bestilling af tilbehør til og / eller bordopstilling i et lokale På visse lokaler er det muligt at bestille tilbehør og / eller bordopstilling i lokalet. Lokaleanvisningen arbejder på at udbygge denne mulighed på flest mulige af kommunens lokaler. Fordelen er, at bestillingen vises på den endelige bookingbesked, og at bestillingen samtidig går videre til de serviceteams, der har det daglige ansvar for lokalet. Klik på Tilbehør. Der fremkommer nu er nyt billede, hvor du kan foretage din bestilling. Kultur, oktober 2009 Side 20

Indtast det / de ønskede antal. Klik på Gem tilbehør. Når selve bookingforespørgslen afsluttes og sendes til Lokaleanvisningen kan du se din bestilling af tilbehør / bordopstilling. Kultur, oktober 2009 Side 21

6. Søg ledige tider Booking Avanceret søgning I billedet Søg på ledige tider Avanceret søgning kan du se, om der er ledige tider i et givet tidsinterval i kommunens lokaler. Det kan være over en weekend, det kan være i løbet af en uge eller det kan være en fast ugedag i en periode. Endvidere har du mulighed for at forespørge på den ledige tid pr. mail direkte til Lokaleanvisningen i Kultur. Disse søgninger og bookinger kaldes skemabooking. Bemærk, at skemabookinger der rækker ind i en kommende sæson vil blive afslået af hensyn til Kulturs mulighed for at overholde Folkeoplysningslovens bestemmelser i forbindelse med lokalefordelingen. Materialet i afsnit 6 er ikke udtømmende for de avancerede søgemuligheder. Her er blot givet en kort vejledning i, hvordan du kan udnytte de lidt anderledes og avancerede søgemuligheder dette faneblad tilbyder. 6.a Avanceret søgning fysisk placering af lokale Der er mulighed for at søge efter et lokale efter fysisk placering. Det gøres ved at benytte felterne under Hvad vil du booke?. Vælg Avanceret søgning på fanebladene foroven. Kultur, oktober 2009 Side 22

Vælg et anlæg (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Vangeboskolen). Vælg eventuelt en lokaletype (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Billedkunst). Vælg en type af booking (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Hver uge). Udfyld det ønskede start- og sluttidspunkt (indtastes som 4 cifre uden skilletegn). Udfyld eventuelt antal ledige gange (som mindst skal være i intervallet der søges på). Klik på den ønskede startdato i kalenderen (pilene for oven bruges til at skifte mellem måneder). Klik på den ønskede slutdato i kalenderen. Klik på Søg. Hvis du i forvejen kender Dato fra og Dato til kan disse udfyldes manuelt (husk bindestreg mellem dag måned år). Kalenderen vil automatisk tilpasse sig de indtastede datoer. Følgende billede kommer nu frem. Billedet viser en oversigt over de tidspunkter der er til rådighed på anlægget i det ønskede lokale. Klik på Gå videre. Bemærk, at fluebenet ud for onsdag i uge 16 mangler. Det skyldes, at lokalet er enten ikke er ledigt, eller at lokalet er lukket i overensstemmelse med den gældende ferieplan. Kultur, oktober 2009 Side 23

Bemærk i øvrigt at det ønskede interval kan være så stort, at en elevator kommer frem i højre side af billedet. Elevatoren gør det muligt at komme til den sidste del af det ønskede interval (måske er flere af tiderne ikke ledige). Der vil nu fremkomme et billede hvor du har mulighed for at fjerne fluebenet ud for de datoer, som du alligevel ikke ønsker at benytte i den tidsperiode der forespørges på. Fjern eventuelt flueben ud for de dage lokalet alligevel ikke ønskes (i det viste tilfælde er fluebenet ud for onsdag i uge 17 fjernet). Klik på Booke valgte tider. Der vil nu fremkomme en bookingforespørgsel. Se nærmere herom i afsnit 5.c. Kultur, oktober 2009 Side 24

6.b Avanceret søgning lokale velegnet til bestemt aktivitet Der er mulighed for at søge efter et lokale der er velegnet til en bestemt aktivitet. Det gøres ved at vælge Aktivitet i søgebilledet i stedet for fysisk placering. Vælg Avanceret søgning på fanebladene foroven. Vælg en type af booking (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Hver uge). Udfyld det ønskede start- og sluttidspunkt (indtastes som 4 cifre uden skilletegn). Vælg den ønskede aktivitet (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Sløjd). Vælg eventuelt ønsket bydel (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Birkerød). Udfyld eventuelt antal deltagere. Klik på den ønskede startdato i kalenderen (pilene for oven bruges til at skifte mellem måneder). Klik på den ønskede slutdato i kalenderen. Klik på Søg. Hvis du i forvejen kender Dato fra og Dato til kan disse udfyldes manuelt (husk bindestreg mellem dag måned år). Kalenderen vil automatisk tilpasse sig de indtastede datoer. Følgende billede kommer nu frem. Billedet viser en oversigt over de lokaler der kan rumme den ønskede aktivitet på de ønskede tidspunkter. Kultur, oktober 2009 Side 25

Klik på det ønskede lokale. Følgende billede kommer nu frem. Billedet viser en oversigt over de tidspunkter, der er til rådighed på anlægget i det ønskede lokale. Klik på Gå videre. Bemærk, at fluebenet ud for onsdag i uge 16 og uge 18 mangler. Det skyldes, at lokalet er enten ikke er ledigt, eller at lokalet er lukket i overensstemmelse med den gældende ferieplan. Kultur, oktober 2009 Side 26

Bemærk i øvrigt at det ønskede interval kan være så stort, at en elevator kommer frem i højre side af billedet. Elevatoren gør det muligt at komme til den sidste del af det ønskede interval (måske er flere af tiderne ikke ledige). Der vil nu fremkomme et billede hvor du har mulighed for at fjerne fluebenet ud for de datoer, som du alligevel ikke ønsker at benytte i den tidsperiode der forespørges på. Fjern eventuelt flueben ud for de dage lokalet alligevel ikke ønskes. Klik på Book valgte tider. Der vil nu fremkomme en bookingforespørgsel. Se nærmere herom i afsnit 5.c. Kultur, oktober 2009 Side 27

7. Søg anlæg I billedet Søg anlæg kan du se, hvor i kommunen der er aktivitet i kommunens lokaler og på kommunens anlæg på søgetidspunktet. Materialet i afsnit 7 er ikke udtømmende for alle søgemulighederne. Her er blot givet en kort vejledning i, hvordan du kan udnytte nogen af de søgemuligheder dette faneblad tilbyder. Du har mulighed for at kombinere dine søgekriterier. 7.a Søg på et anlæg Det er muligt at søge dagens aktiviteter ud på et anlæg. Vælg et anlæg (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Birkerød Idrætscenter). Klik på Søg. Der fremkommer nu et billede med søgeresultatet. Kultur, oktober 2009 Side 28

Der vises nu en liste over alle de aktiviteter der sker på Birkerød Idrætscenter på den dato, hvor søgningen finder sted. Der er to links i oversigten. Klik på Hjemmeside. Dette link fører dig over på anlæggets egen hjemmeside. Det andet link henviser til det næste billede, hvor du kan se hvilken aktivitet der foregår. Klik på Igangværende aktiviteter. Der fremkommer følgende aktivitetsliste. I billedet linkes til forenings hjemmeside hvis foreningen har en sådan. Hvis du klikker på Søg aktiviteter, vil du blive ført over i et andet søgebillede for igangværende aktiviteter, der omtales nærmere i afsnit 8. Kultur, oktober 2009 Side 29

7.b Søg på lokaletype i et distrikt Det er muligt at søge efter dagens aktiviteter ud fra en bestemt lokaletype i et distrikt. Du kan parre de fire søgekriterier næsten som du vil. Dog skal du være opmærksom på, at jo flere søgekriterier der sættes ind, jo mere indsnævrer du søgeresultatet. Vælg en lokaletype (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Billedkunst). Vælg en distrikt (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Holte). Klik på Søg. Der fremkommer nu et billede med søgeresultatet. Der vises nu en liste over alle de steder i distrikt Holte, hvor der er aktivitet i et lokale til Billedkunst, på den dato, hvor søgningen finder sted. Der er to links i oversigten. Klik på Hjemmeside. Dette link fører dig over på anlæggets egen hjemmeside. Det andet link henviser til det næste billede, hvor du kan se hvilken aktivitet der foregår. Klik på Igangværende aktiviteter. Se eventuelt mere om igangværende aktiviteter i afsnit 8. Kultur, oktober 2009 Side 30

8. Igangværende aktiviteter I billedet Igangværende aktiviteter kan du se, hvor i kommunen der er aktivitet i kommunens lokaler og på kommunens anlæg på det tidspunkt, eller i den tidsperiode, som du selv vælger. 8.a Søg efter igangværende aktiviteter på et anlæg Det er muligt at søge efter igangværende aktiviteter i et tidsinterval på et anlæg. Vælg et anlæg (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Birkerød Badmintonhal). Klik på den ønskede startdato i kalenderen (pilene for oven bruges til at skifte mellem måneder). Klik på den ønskede slutdato i kalenderen. Klik på Vis aktivitetsliste. Der fremkommer nu et billede med søgeresultatet. Kultur, oktober 2009 Side 31

Der vises nu en liste over alle de planlagte aktiviteter i Birkerød Badmintonhal i perioden 24. marts til 26. marts 2008 med angivelse af dato og tidsrum. Der er et link i oversigten. Klik på Hjemmeside. Dette link fører dig over på foreningens hjemmeside. Kultur, oktober 2009 Side 32

8.b Søg efter igangværende aktiviteter ud fra en aktivitet Det er muligt at søge efter igangværende aktiviteter i et tidsinterval ved at søge efter selve aktiviteten. Vælg en aktivitet (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Folkedans). Klik på den ønskede startdato i kalenderen (pilene for oven bruges til at skifte mellem måneder). Klik på den ønskede slutdato i kalenderen. Klik på Vis aktivitetsliste. Der fremkommer nu et billede med søgeresultatet. Der vises nu en liste over alle de steder i Rudersdal Kommune, hvor der er folkedans i perioden 24. marts til 26. marts 2008 med angivelse af dato og tidsrum, og ikke mindst stedet for aktivitetens udfoldelse. Der er et link i oversigten. Klik på Hjemmeside. Dette link fører dig over på foreningens hjemmeside. Kultur, oktober 2009 Side 33

9. Regler og skemaer I dette punkt fremlægger Kultur relevant materiale for kommunens foreninger. Det kan være tilskudsregler, regler for udlån og benyttelse af kommunens lokaler og anlæg m.m. Ansøgnings- og andre skemaer vil også blive lagt her. Vi lægger løbende nyt materiale frem. Klik på den ønskede blanket / det ønskede skema. Et klik på navnet for de ønskede regler eller det ønskede skema vil åbne blanketten i den programtype, som er angivet til højre i billedet. Regler vil typisk blive fremlagt i PDF-format og skemaer i DOC-format eller XLS-format. XLSformatet benyttes typisk til ansøgnings- og regnskabsskemaer, hvor der indgår komplicerede beregninger. Der kan dog være enkelte skemaer, hvor det ikke er muligt at benytte DOC- eller XLSformatet. De vil så blive fremlagt i PDF-format. Bemærk, at du ikke behøver at være logget på portalen for at kunne hente regler og skemaer. Kultur, oktober 2009 Side 34

10. Maillister Denne funktion er endnu ikke taget i brug. Kultur, oktober 2009 Side 35

11. Foreningsregister Foreningsregisteret giver et overblik over alle de foreninger, der har ønsket at medvirke med oplysninger i registeret. Den enkelte forening kan præsentere generelle oplysninger, herunder link til mailadresse og hjemmeside, samt oplysninger om kontaktpersoner som formand, kasserer m.fl. Der er også mulighed for at vise hvilke aktiviteter der primært udøves i foreningen, samt hvilke forbund eller hovedorganisationer foreningen er medlem af. 11.a Søgning på foreningstype Der kan søges på de forskellige typer af foreninger, der er indlagt i portalen: Aftenskoler, idrætsforeninger o.s.v. Vælg en foreningstype (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde aftenskoler). Klik på Søg. Denne søgning vil vise alle foreninger, som er rubriceret som aftenskoler. Listen ser sådan ud. Kultur, oktober 2009 Side 36

Et klik på det lyseblå link i kolonnen E-mail overfører mailadressen til en ny mail i dit mailprogram, og du klar til at skrive til foreningen. Et klik på det lyseblå link i kolonnen Hjemmeside åbner foreningens hjemmeside i et nyt vindue. Et klik på foreningens navn i kolonnen Forening åbner et nyt billede med yderligere oplysninger om foreningen. Et klik på det lyseblå link overfører mailadressen til en ny mail i dit mailprogram, og du er klar til at skrive til kontaktpersonen. Hvis hele listen med alle registrerede foreninger ønskes vist, skal man kun trykke på Søg, og benytte elevatoren i højre side til at se de nederste. Hvis oplysningerne ønskes skrevet ud på en printer, skal du klikke på Udskriv. Kultur, oktober 2009 Side 37

11.b Søgning på foreningsnavn Der kan søges efter en forening på hele eller dele af foreningens navn. Vælg en søgemetode (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Indeholder). Skriv en del af foreningens navn. Klik på Søg. Denne søgning vil vise alle foreninger, hvor en del af navnet er fodbold. Listen ser sådan ud. Du kan eventuelt kombinere de enkelte søgekriterier. Det kan være en hjælp i de tilfælde, hvor din første søgning giver mange foreninger i søgeresultatet. For flere detaljer om brugen af det viste søgeresultat henvises til afsnit 11 a. Kultur, oktober 2009 Side 38

11.c Søgning på aktivitet Der kan søges efter en forening ud fra den eller de aktiviteter foreningen tilbyder. Vælg en aktivitet (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Fodbold). Klik på Søg. Denne søgning vil vise alle foreninger, som er registreret med aktiviteten fodbold. Listen ser sådan ud. Du kan eventuelt kombinere de enkelte søgekriterier. Det kan være en hjælp i de tilfælde, hvor din første søgning giver mange foreninger i søgeresultatet. For flere detaljer om brugen af det viste søgeresultat henvises til afsnit 11 a. Kultur, oktober 2009 Side 39

11.d Søgning på distrikt Der kan søges efter en forening ud fra, hvilket distrikt(er) foreningen tilbyder sin aktivitet. Vælg en aktivitet (i det viste tilfælde er nedpilen anvendt til at finde Vedbæk). Klik på Søg. Denne søgning vil vise alle foreninger, som er registreret med aktiviteter i distriktet Vedbæk. Listen ser sådan ud. Brug elevatoren i højre side af billedet for at se de øvrige foreninger i søgeresultatet. Du kan eventuelt kombinere de enkelte søgekriterier. Det kan være en hjælp i de tilfælde, hvor din første søgning giver mange foreninger i søgeresultatet. For flere detaljer om brugen af det viste søgeresultat henvises til afsnit 11 a. Kultur, oktober 2009 Side 40

12. Vis bookinger Under Vis bookinger kan du se foreningens egne bookinger og bookingforespørgsler, som afventer eller er blevet behandlet i Lokaleanvisningen. Det er også her fra denne funktion, at du kan afbooke tid helt eller delvist som alligevel ikke skal benyttes. 12.a Bookinger I dette billede kan du se en oversigt over egne bookinger. Klik på Søg. Alle foreningens bookinger kommer automatisk frem. Hvis der er rigtigt mange bookinger, kan det være nødvendigt at afgrænse søgeperioden. I disse tilfælde kan du gøre følgende: Indsæt relevante søgedatoer. Klik på Søg igen. Det lille røde kryds yderst til venstre kan benyttes til at afbooke lokalet, hvis lokalet alligevel ikke skal benyttes. Se nærmere herom i afsnit 12.c. Det lille b til giver dig mulighed for at se den bookingbesked du fik, da Lokaleanvisningen godkendte din bookingforespørgsel. Kultur, oktober 2009 Side 41

12.b Forespørgsler I dette billede kan du se en oversigt over de forespørgsler på lokalebooking der ligger og venter på at blive behandlet af Lokaleanvisningen. Klik på fanen Forespørgsler. Her vises de forespørgsler der er afsendt, men som endnu ikke er behandlet i Lokaleanvisningen. Det lille røde kryds yderst til venstre kan benyttes til at afbooke lokalet, hvis lokalet alligevel ikke skal benyttes. Se nærmere herom i afsnit 12.c. Kultur, oktober 2009 Side 42

12.c Afbooking af lokaler enkelt booking Det er muligt at afbooke et lokale direkte. Både forespørgsler og godkendte bookinger kan afbookes på følgende måde. Vælg den booking der skal afbookes (i det viste tilfælde er Mantziusgårdens mødelokale 1.4+1.5 valgt). Klik på det lille røde kryds for enden af linjen med lokalet. Der kommer nu følgende frem på skærmen. Som billedet viser, kan man vælge mellem at afbooke hele tiden eller en del af tiden. Afbooking af del af tiden gennemgås i afsnit 10.e. Sæt flueben afhængig af, hvor meget der ønskes afbooket. Klik på Afbook. Den valgte tid vil nu blive afbooket. Oversigterne vil igen vise, at tiden er ledig i lokalet på det pågældende tidspunkt. Foreningen vil modtage en mail med bekræftelse på afbookingen. Delvis afbooking af tid behandles afsnit 12 e. Kultur, oktober 2009 Side 43

12.d Afbooking af lokaler Sæson booking Hvis du har foretaget en skemabooking (se eventuelt afsnit 6), er det muligt at afbooke lokalet direkte. Man kan afbooke en del af en tid på en dag, man kan afbooke en eller flere dage i serien, eller man kan afbooke hele serien. Både forespørgsler og godkendte bookinger kan afbookes på følgende måde. Vælg den booking der skal afbookes (i det viste tilfælde er Mantziusgårdens mødelokale 1.2 valgt). Tryk på det lille røde kryds for enden af linjen med lokalet. Der kommer nu følgende frem på skærmen. Som billedet viser, kan man vælge mellem at afbooke hele tiden eller en del af tiden på de tidligere bookede dage. Kultur, oktober 2009 Side 44

Sæt flueben afhængig af hvor meget der ønskes afbooket. Klik på Afbook. De valgte tider vil nu blive afbooket. Oversigterne vil igen vise, at tiden er ledig i lokalet på de pågældende tidspunkter. Foreningen vil modtage en mail med bekræftelse på afbookingen. Kultur, oktober 2009 Side 45

12.e Afbooking af lokaler Del af en tid på dagen Det er også muligt at foretage afbooking af en del af en tid på en bestemt dag. Det kan dog kun gøres for en dag ad gangen. Vælg den tid der skal afbookes (i det viste tilfælde afbookes tiden fra kl. 10 til kl. 11). Klik på Afbook. Der fremkommer nu et billede, hvoraf fremgår, at tiden den 26. maj 2008 er reduceret fra kl. 9 til 11 til kl. 9 til 10. Kultur, oktober 2009 Side 46

Oversigterne vil igen vise, at tiden er ledig i lokalet på det pågældende tidspunkt. Foreningen vil modtage en mail med bekræftelse på afbookingen. Kultur, oktober 2009 Side 47

13. Foreningsoplysninger Her har den enkelte forening mulighed for at ændre i de relevante oplysninger om foreningen der vises i Foreningsregisteret. Det kunne være fordi der er valgt ny formand, kasserer eller anden kontaktperson på en generalforsamling, eller hvis en af foreningens viste kontaktpersonerne flytter, skifter mailadresse eller lign. Det kunne også være fordi foreningen får ny hjemmeside. Alle oplysninger som adresse, telefonnumre, mailadresser og adresse på hjemmeside kan du rette direkte i systemet. Hvis du har behov for at skifte personnavn fordi din forening har skiftet formand eller anden tillidsperson, er det desværre en lidt anden sag. Ifølge Persondatalovens regler må vi ikke offentliggøre navne og adresser elektronisk i tilknytning til en aktivitet eller et foreningsnavn uden pågældende persons tilladelse. Derfor har vi lagt et skema til brug herfor ind i Foreningsportalen under Regler og skemaer > Generelt. Ændringer ved personskift bliver godkendt hurtigst muligt efter du har fremsendt en underskrevet blanket til Kultur. Så snart ændringen er godkendt, vil den slå i gennem i Foreningsregisteret. Samtidig vil ændringen blive kopieret til Kulturs interne del af systemet. Derved sikres, at Kultur altid har ajourførte oplysninger til brug for udsendelse af information m.m. Kultur, oktober 2009 Side 48

13.a Foreningens basisoplysninger Når menupunktet aktiveres får du som standard foreningens basisoplysninger frem. Udfyld eller ret de ønskede felter (i det viste tilfælde rettes faxnummeret). Klik på Gem. Der fremkommer nu en dialogboks med en noget pudsig tekst (vi har gjort systemleverandøren opmærksom på problemet). Klik på OK (trykkes på Annuller vil oplysningerne ikke blive gemt). Herefter dukker en lille detalje op på skærmen der fortæller, at ændringerne (på trods af den lidt underlige tekst i dialogboksen) er blevet gemt i systemet. Kultur, oktober 2009 Side 49

Ændringen er nu gemt og vil fremgå af foreningsregisteret, hvis din forening er med i dette. Kultur, oktober 2009 Side 50

13.b Ændring af kontaktpersoner Når foreningen får nye kontaktpersoner, eller hvis kontaktpersoner flytter, får ny mailadresse eller lign., skal oplysningerne i Foreningsregisteret ændres. Det sker under fanen Kontakter. Klik på fanen Kontakter. Klik på den person der ønskes ændret. Foretag de fornødne ændringer. Klik på Gem. Hvis der ønskes oprettet en ny kontaktperson, benyttes nedpilen i feltet Type af kontaktperson til at vælge kontaktpersonens funktion i foreningen. Derefter trykkes eventuelt på Tøm felter, de nødvendige felter udfyldes, og der trykkes på Gem som ny. Derefter følges følgende procedure. Der fremkommer nu en dialogboks med en noget pudsig tekst (vi har gjort systemleverandøren opmærksom på problemet). Kultur, oktober 2009 Side 51

Klik på OK (trykkes på Annuller vil oplysningerne ikke blive gemt). Nu fremkommer yderligere en dialogboks med følgende spørgsmål. Klik på OK. Der fremkommer nu en blanket på skærmen med alle oplysninger på foreningen inkl. de oplysninger, der ønskes ændret på den ønskede kontaktperson. Blanketten skal udskrives, underskrives af den nye kontaktperson, hvis oplysninger der ønskes lagt i Foreningsregisteret, og sendes med post til Kultur. Samtidig er oplysningerne overført elektronisk som en forespørgsel, som vi vil godkende så snart papirblanketten er modtaget. Dette kan synes omstændigt; men kommunen er forpligtet til at overholde 8 i Persondataloven. Se generelt afsnit 13. Kultur, oktober 2009 Side 52

13.c Ændring af øvrige oplysninger om foreningen Der er også muligt for foreningen at ændre oplysninger om foreningens aktiviteter, distrikter disse foregår i samt foreningens tilknytningsforhold til organisationer. Disse bruges hovedsageligt til at afgrænse søgninger i foreningsregisteret, samt som grundlag for søgemulighederne omkring igangværende aktiviteter. I det følgende vises, hvordan man kan tilføje en aktivitet og hvordan en aktivitet slettes. Proceduren er den samme for de øvrige muligheder. Kultur, oktober 2009 Side 53

Klik på den lille nedpil til højre i feltet Aktiviteter. Klik på den ønskede aktivitet (i det viste tilfælde vælges Australsk Fodbold). Tryk på Opret. Der fremkommer nu en dialogboks med en noget pudsig tekst (vi har gjort systemleverandøren opmærksom på problemet). Klik på OK (trykkes på Annuller vil oplysningerne ikke blive gemt). Der kommer nu følgende meddelelse fra systemet. Ændringen er nu sket. Ændringen vil slå i gennem i foreningsregisteret næste gang det åbnes. Samtidig vil ændringen blive kopieret til Kulturs interne del af systemet. Derved sikres, at Kultur altid har ajourførte oplysninger til brug for udsendelse af information m.m. En forening kan maximalt lade sig registrere med (systembegrænsning): Kultur, oktober 2009 Side 54

8 foreningskategorier (idrætsforening, spejderkorps, kulturel forening m.fl.). 8 organisatoriske tilhørsforhold (Rudersdal Idrætsråd, Dansk Idræts-Forbund m.fl.). 16 aktivitetstyper for primære aktiviteter. 10 distrikter for primært aktivitetssted. Det er muligt at slette en aktivitet som f.eks. er udgået af foreningens aktivitetsvifte. Klik på det lille røde kors ud for aktiviteten (i det viste tilfælde vælges EDB-undervisning). Der fremkommer nu en dialogboks med en noget pudsig tekst (vi har gjort systemleverandøren opmærksom på problemet). Klik på OK (trykkes på Annuller vil oplysningerne ikke blive gemt). Der kommer nu følgende meddelelse fra systemet. Kultur, oktober 2009 Side 55

Ændringen er nu sket. Ændringen vil slå i gennem i foreningsregisteret næste gang det åbnes. Samtidig vil ændringen blive kopieret til Kulturs interne del af systemet. Derved sikres, at Kultur altid har ajourførte oplysninger til brug for udsendelse af information m.m. Kultur, oktober 2009 Side 56