Holstebro Kommune Kultur og Fritid Vejledning i brug af Foreningsportalen til brugere med adgangskode Foreningsportalen kan benyttes både af borgere og foreninger til søgning af foreningsoplysninger og til søgning på ledige tider i lokaler og anlæg. Ligeledes hentes retningslinier og skemamateriale herfra. For at få adgang til yderligere faciliteter, for eksempel at kunne se og ændre i foreningsoplysninger, kræver det brugernavn og kodeord. Denne vejledning revideres løbende, efterhånden som der kommer nyheder til systemet og der sker udvidelse af brugen af systemet.
Indholdsfortegnelse HJÆLPEFUNKTION... 3 BRUGERNAVN OG KODEORD... 3 STARTSIDEN... 3 NYHEDER... 3 SØG LEDIGE TIDER... 4 Enkelt søgning...4 Avanceret søgning...7 SØG ANLÆG... 10 IGANGVÆRENDE AKTIVITETERI... 11 SKEMAER, RETNINGSLINIER OG VEJLEDNINGER... 12 MAILLISTER... 13 FORENINGSREGISTER... 14 FORENINGSOPLYSNINGER... 16 Forening...17 Kontakter...17 Visning i foreningsregistret...18 Ny formand, kasserer eller anden kontaktperson...18 Øvrige oplysninger...18 VIS BOOKINGER... 19 Bookinger...19 Reservationer...19 Forespørgsler...20 Tilbagerapportering...20 MEDLEMMER / TILSKUD... 20 2
Hjælpefunktion Der er tilknyttet en mere detaljeret hjælpefunktion til Foreningsportalen. Står du på en side, og der vises? øverst til højre, vil der være hjælp til den pågældende side og selve emnet tryk på? Brugernavn og kodeord Brugernavn og kodeord oprettes af Kultur og Fritid. Ønsker I adgang, kan I sende en mail ved hjælp af Kontakt os nederst til venstre på Foreningsportalen. Brugernavnet svarer til jeres Kundenummer fra bookingbekræftelserne. Har I glemt kodeordet, kan I få det tilsendt med mail ved at bruge linket Glemt kodeord? nederst til venstre på Foreningsportalen. Kultur og Fritid kan også tildele et nyt kodeord, hvis brugeren er blevet låst ved for mange forgæves forsøg på at logge på. Vi opfordrer til at skifte kodeord, første gang der logges på Foreningsportalen. Kodeordet kan ændres, når der er logget på ved brug af menuen Skift kodeord nederst til venstre. Startsiden Når du er logget på, vises flere menuer til venstre på startbilledet. De enkelte menuer er beskrevet efterfølgende. Nyheder Yderst til højre er der nyheder og oplysninger fra Kultur og Fritid. Disse vil altid være vist, uanset du er logget på eller ej. 3
Søg ledige tider Denne funktion kan benyttes, uanset om du er logget på eller ej. Men bestiller du lokale, så log på inden kundenummer med mere overføres automatisk til bookingen. Du kan her søge ledig tid i et lokale og efterfølgende sende en forespørgsel direkte til Kultur og Fritids postkasse. Der er to muligheder, som efterfølgende er nærmere beskrevet: enkelt søgning, hvor der søges på enten bestemt aktivitetssted eller aktivitet, og herefter dato og klokkeslæt, samt avanceret søgning, hvor der kan søges på forskellige kriterier aktivitetssted, aktivitet, lokaletype med mere. Enkelt søgning Funktionen bruges til at søge en bestemt dato på enten et bestemt aktivitetssted eller til en bestemt aktivitet. vælg enten aktivitetssted eller aktivitet fra rullepanelet vælg ønsket dato klik på søg På det efterfølgende eksempel er søgt på Birkelundskolens Idrætsanlæg den 2. juni, og herefter vises alle objekter med ledig tid. Hvis der er flere lokaler / objekter, end der kan vises på én gang, kan man benytte et rullepanel yderst til højre. 4
yderst til venstre for hvert lokale / objekt er der et lille I klikkes på dette, vises information om lokalet klik på linien for et bestemt lokale / objekt, og du får nu en ugeoversigt du kan her se status for brug af lokalet / objektet hele ugen Rød farve (lukket) betyder, at tiden enten er udenfor åbningstiden eller er lukket af anden årsag klikker du på et tidspunkt med sort farve, vil du få vist hvilken forening, der benytter tiden. Det kræver dog, at den pågældende forening har valgt at blive vist i foreningsregisteret de ledige tider vises med grøn farve. Ønsker du at booke en af disse, klikker du på det ønskede tidspunkt, og der kommer nu et bestillingsbillede (Bookingforespørgsel) 5
da en forening er logget på, er flere felter nu udfyldt på forhånd udfyld siden med så mange yderligere oplysninger som muligt. Brug rullepanelet ved pilene, og du skal muligvis bruge rullepanelet for at få vist menuerne nederst i billedet. De felter, der er markeret med en *, er felter der SKAL udfyldes. Disse obligatoriske felter kan ændres efter behov. Feltet Reference kan være en fordel at udfylde, når alt er udfyldt, klikker du på Gem (=Bestil) eller på Indkøbskurv, dernæst Gå til indkøbskurv (1) og til sidst Send en dialogboks vises, og kan du acceptere vilkårene, klikkes på knappen Jeg accepterer, og der sendes en mail til Kultur og Fritid med den ønskede tid du får herefter en kvittering på bestillingen Går du herefter ind i oversigten for lokalet, vil du se, at tiden nu er markeret med blå farve. Når Kultur og Fritid har behandlet forespørgslen, sendes svar til foreningens officiele mailadresse. 6
Avanceret søgning I store træk fungerer denne funktion på samme måde som Enkelt søgning. Dog er der flere udvælgelsesmuligheder. Som oftest vil man bruge Avanceret søgning til at søge og bestille en bestemt tid over en længere periode. Det gør du under Type af booking, hvor du vælger det ønskede. I eksemplet nedenunder søges på Birkelundskolen lokale B01 i tidsrummet kl. 16.00 17.00. Type af booking: Hver uge. Ugedage: mandag og tirsdag og over 2 uger. 7
når søgekriterierne er indtastet, trykker du på Søg, og i dette tilfælde vises dette billede 8
De ledige dage i perioden er markeret yderst til venstre med et flueben. Fjern evt. fluebenet fra datoer, hvor lokalet ikke skal bruges. Klik på Gå videre, og på næste billede er der mulighed for at ændre og opdatere i bookingtilfældet. Klik herefter på Booke valgte tider nederst til højre, og følgende bestillingsbillede vises: 9
da en forening er logget på, er flere felter nu udfyldt på forhånd udfyld siden med så mange supplerende oplysninger som muligt. Brug rullepanelet ved pilene, og du skal muligvis bruge rullepanelet for at få vist menuerne nederst i billedet. De felter, der er markeret med en *, er felter der SKAL udfyldes. Disse obligatoriske felter kan ændres efter behov. Feltet Reference kan være en fordel at udfylde, når alt er udfyldt, klikker du på klik på "Gem" (=Send) eller på "Indkøbskurv", "Gå til indkøbskurv (1)" og "Send",og der sendes en mail til Kultur og Fritid med den ønskede tid du får herefter en kvittering på bestillingen (bookingforespørgsel). Går du herefter ind i oversigten for lokalet, vil du se, at tiden nu er markeret med blå farve. Når Kultur og Fritid har behandlet forespørgslen, sendes svar til den mailadresse, der er angivet på forespørgslen. Søg anlæg I dette billede kan du på søgetidspunktet se, hvor i kommunen der er aktivitet i kommunens lokaler og på kommunens anlæg. Der kan søges på anlæg, lokaletype, distrikt og aktivitet. Vælg i listen et af søgekriterierne, f.eks. et anlæg. Man kan også kombinere de forskellige søgevilkår Klik på Søg Her vises en liste over alle de aktiviteter, der sker i Holstebro Badeland på den dato, hvor søgningen finder sted. 10
Klik på Igangværende aktiviteter på den ønskede linie En Aktivitetsliste vises herefter for det pågældende anlæg / lokale I billedet linket til foreningens hjemmeside, hvis denne har en sådan. Igangværende aktiviteter I dette billede kan du se, hvor i kommunen der er aktivitet i kommunens lokaler og på kommunens anlæg på et tidspunkt, eller i den tidsperiode, som du selv vælger. 11
Vælg et anlæg Klik på den ønskede startdato i kalenderen (pilene for oven bruges til at skifte mellem måneder) Klik på den ønskede slutdato i kalenderen. Klik på Vis aktivitetsliste Nedenstående søgebillede vises. 12
Skemaer, retningslinier og vejledninger Funktionen vises, uanset du er logget på eller ej. Her kan du finde ansøgningsskemaer, retningslinier, og andet relevant materiale for foreningerne. Klik på linien for at se den ønskede blanket. Udfyld blanketten online, gem den på PC en og send en e-mail med blanketten som en vedhæftet fil eller udfyld blanketten online, og udskriv, underskriv og send den som almidelig post. SE vejledning hertil i nyheden på forsiden til højre: Sådan udfylder og sender du ansøgningsskemaer til os. Maillister Denne funktion anvendes ikke i øjeblikket. 13
Foreningsregister Funktionen vises, uanset der er logget på eller ej. Foreningsregistret viser oplysninger om alle foreninger, der har givet tilladelse til visning af kontaktpersoner med mere. Der kan søges på forskellige måder. Kender du foreningens navn helt eller delvist skriv det du kender af foreningens navn og vælg i rullepanelet mellem Begynder med, Indeholder og Præcis tryk på Søg Søger du en bestemt aktivitet vælg aktiviteten i rullepanelet til højre tryk på Søg Søger du foreninger i et bestemt område vælg området eller stedet i rullepanelet tryk på Søg Søger du alle foreninger af en bestemt type / kategori vælg foreningstype i rullepanelet tryk på Søg Ønskes oversigt over alle registrerede foreninger lad alle felter være blanke tryk på Søg Her følger eksempel på søgning, hvor der er søgt på alle foreninger med aktiviteten Håndbold. 14
Ønsker du flere oplysninger om en forening, kan du gøre følgende: vil du sende en mail, kan du trykke på den viste mailadresse, og dit mailprogram åbnes vil du se foreningens hjemmeside, så klik på hjemmesideadressen ønsker du at se flere registrerede oplysninger, herunder navn på kontaktpersoner, klikker du på foreningens navn, og der vises nyt billede med flere oplysninger, som vist på nedenstående testforening. 15
Foreningsoplysninger Denne funktion vises kun, når der er logget på. Når du er logget på, vil dit foreningsnavn fremgå til venstre i dette tilfælde er foreningsnavnet Testforening Holstebro Kommune. Klikker du på Foreningsoplysninger, kommer følgende billede med 3 undermenuer 16
Forening Her vises foreningens officielle adresse, e-mail, hjemmesideadresse med mere. Har foreningen valgt at vises på Foreningsportalen, vil disse oplysninger altid vises. Ønsker du at ændre i oplysninger: skriv rettelserne direkte i felterne ønsker du tilbagemelding på om rettelser er godkendt, så skrives mailadresse og eventuelle kommentarer tryk på Gem der kommer et lille boks med teksten vil du gemme?... tryk OK og du får at vide, at rettelser er Gemt til behandling Ændringen sendes nu videre til Kultur og Fritid til godkendelse. Når Kultur og Fritid har accepteret rettelserne, vil oplysningerne være ajourførte, næste gang der logges på. OBS da vi kun udbetaler på baggrund af CVR-nr. kan der ikke foretages rettelser i felterne CVR-nr. og EAN-nummer. Kontakter Trykkes på de enkelte linier her, vises de registrerede oplysninger på foreningens formand m.fl. 17
Ønsker du at rette i oplysninger: klik på linien for den kontaktperson du ønsker at rette oplysninger på skriv rettelserne ind i de pågældende felter anfør en e-mail, hvis du ønsker automatisk svar på, at rettelserne er godkendt eller ej skriv eventuelle kommentarer til rettelserne tryk på Gem Visning i foreningsregistret Ønskes en ny kontaktperson vist i den offentlige del af foreningsregistret, skal der sættes et flueben i kolonnen Publiceres til Web, og der skal indsendes en Samtykkeerklæring på, at oplysningerne offentliggøres. Erklæringen skal underskrives personligt og indsendes til Kultur og Fritid. Oplysningen vil først blive offentliggjort, når erklæringen er modtaget. Inden at ændringen i menuen Kontakter videresendes til Kultur og Fritid, bliver du spurgt, om du vil udskrive en Samtykkeerklæring. Du kan også finde Samtykkeerklæringen på forsiden under Skemaer, retningslinier og vejledninger og udfylde og udskrive den herfra. Foretages rettelser i allerede registreret kontaktperson, for eksempel nyt vejnavn, skal der ikke indsendes blanket. Her rettes bare i felterne. Ny formand, kasserer eller anden kontaktperson Ændres personnavn på en af de nævnte personer, skal der ligeledes udfyldes en Samtykkeerklæring med personlig underskrift fra de(n) pågældende, for at disse kan blive vist i den offentlige del af foreningsregistret. Ved ny formand: Ret i navn i stedet for slet og opret ny, fordi der ikke kan tastes en ny formand ind før den gamle er slettet af administrator. Øvrige oplysninger Den sidste undermenu indeholder forskellige oplysninger om foreningens aktiviteter, foreningskategori, tilknytning til hovedorganisation m.m.. Disse oplysninger vises i foreningsregistret. Ønsker du at rette i disse, så vælg via rullepanel og tryk på Opret. Ændringen sendes herefter til godkendelse i Kultur og Fritid. Mangler der en aktivitet eller noget andet, så send en mail til Kultur og Fritid om dette. Benyt Kontakt os nederst til venstre på siden. 18
Vis Bookinger Denne funktion er kun aktiv, når der er logget på. Her kan foreningerne se deres bookinger indenfor en angivet periode. Man kan ligeledes se, om der er tale om sæsonbooking (samme tidspunkt mere end én gang) eller et enkeltarrangement. Der findes fire undermenuer i Vis Bookinger. Bookinger Ved at angive en startdato og eventuel en slutdato får du vist alle bookinger i perioden. Det er ikke nødvendigt at udfylde slutdatoen. I det viste eksempel kan ses alle bookinger fra den 01-01-2006 Set fra venstre kan man se aktivitetssted, lokale, dato eller periode, klokkeslæt, bookingnummer og angivelse af, om der er tale om sæsonbooking eller enkeltarrangement. S = sæsonbooking, og E = enkeltarrangement. Er der tale om en S-booking, kan man via I et se noget om lokalet, men man kan også se de bookede datoer. Ved henvendelser til Kultur og Fritid bedes bookingnummeret oplyst. Reservationer Når man foretager en bookingforespørgsel, kan kan bede om at få den oprettet som en reservation. Eksempelvis i tilfælde af en evt. koncert. Kultur og Fritid kan herefter ændre forespørgslen til en reservation med en bekræftelsesdato. Det betyder, at foreningen skal bekræfte bookingen inden denne dato, ellers er reservationen slettet. 19
Forespørgsler Her kan man se forespørgsler foretaget fra Foreningsportalen, og som endnu ikke er behandlet af Kultur og Fritid. Har Kultur og Fritid flere ubehandlede forespørgsler til samme lokale, vil det yderst til højre fremgå, hvilket nummer din forening har i køen. Tilbagerapportering Denne funktion anvendes ikke i øjeblikket. Medlemmer / Tilskud Denne funktion tages i brug på et senere tidspunkt, og vejledningen vil herefter blive udbygget med denne funktion. Når det sker, vil der være en nyhed omkring dette på forsiden. 20