Domea Hjørring Referat af organisationsbestyrelsesmøde, tirsdag den 24. marts 2015 kl. 14.00 bestyrelseslokalet, St. Kirkestræde 17 B, 9800 Hjørring. Dagsorden var: 1 Godkendelse af referat... 2 2 Domea Hjørring... 2 2.1 Orientering fra formanden... 2 2.2 Afdeling 1925... 2 2.3 Reklame i Frem... 3 2.4 Valg af styregruppe for Servicecenteret 2 medlemmer udpeges... 3 2.5 SSG... 3 2.6 Afdelingssammenlægninger i Domea Hjørring... 3 2.7 Regnskab- og Budgetmøder i Domea Hjørring... 4 2.8 Afdelingsmøder i Domea Hjørring... 4 3 Næste møde... 4 4 Eventuelt... 4 Til mødet var indkaldt fra organisationsbestyrelsen: Jørgen Østergaard, formand Mikkel Smidstrup, næstformand Renate Hald Anette Nørgaard Ture Andersen Allan Mose Baltsersen. Øvrige deltagere: Fra Domea, kundechef Mikki Frandsen. Referent Referat: Formand Jørgen Østergaard bød velkommen til mødet. Side 1 af 5
1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget rettelser til referat af organisationsbestyrelsesmødet onsdag den 10. december 2014. Referat: Referatet blev godkendt og underskrevet uden anmærkninger. 2 Domea Hjørring 2.1 Orientering fra formanden Referat: Jørgen Østergaard oplyste at han og næstformand Mikkel Smidstrup havde deltaget i en konference på Nyborg Strand med bl.a. valg af ny formand i Domea på dagsordenen. Der var 5 kandidater som stillede op til formandsskabet, hvoraf en af kandidaterne var næstformand Jesper Hasemann fra Domea Aabybro. Jørgen Østergaard fortalte, at han og næstformand Mikkel Smidstrup, havde også haft et frokostmøde med formand og næstformand fra Hirtshals Boligselskab og Thomas Holluf samt Bent Fjord. Mødet var forløbet positivt og der havde været en god stemning. Jørgen Østergaard oplyste at han var valgt som næstformand for regionen, og at han ikke ønskede genvalg til posten. Bestyrelsen besluttede derfor at indstille Annette Nørgaard til posten som næstformand for regionen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 2.2 Afdeling 1925 Der var modtaget tilbud på Havblikvej og Nørregade 6, samtidig blev der givet en status på situationen med de andre bygninger der var ved at blive solgt. Referat: Mikki Frandsen fremlagde status for afdeling 1925 Byhusene (se bilag 1). Bestyrelsen besluttede, at acceptere tilbuddet på ejendommen Nørregade 6 på kr. 1.000.000,- og tilbuddet på ejendommen Havblikvej i Lønstrup på kr. 3.750.000,- Accepten er baseret med følgende forbehold: - Statens Administration godkender salget - At salget ikke er effektueret før panthavers accept Side 2 af 5
2.3 Reklame i Frem Referat: Mikki Frandsen fremlagde oplæg omkring at blive storsponsor i idrætsforeningen Frem i Hjørring (se bilag 2). Bestyrelsen besluttede at indtræde aftalen som storsponsor. Bestyrelsen besluttede, at Mikki Frandsen skal undersøge prisen på reklamebanner i den nye multiarena ved Fortuna samt prisen for en reklame i Tv Nord. 2.4 Valg af styregruppe for Servicecenteret 2 medlemmer udpeges Orientering gives på mødet (bilag vedhæftet). Referat: Mikki Frandsen gennemgik materialet omkring Servicecenter Styregruppe (se bilag nr. 3) Bestyrelsen valgte Jørgen Østergaard, Mikkel Smidstrup og Ture Andersen som medlemmer af styregruppen. Bestyrelsen diskuterede konstellationen for Servicecenter Bolignord 1 og 2, og et teknisk samarbejde på tværs af de 2 servicecentre. Bestyrelsen besluttede at tage emnet op som et punkt på dagsorden til efteråret. 2.5 SSG Domea har på landsplan lavet en aftale med skadeservicefirmaet SSG om at alle afdelinger under Domea, uden beregning, kan blive tilsluttet SSG s alarmcentral. Dette sikrer, at alle beboerne, på alle tider af døgnet, hele året rundt, kan få assistance, hvis der er behov herfor. SSG har samtidig en samarbejdsaftale med forsikringsselskabet (bilag vedhæftet). Referat: Mikki Frandsen gennemgik materialet omkring samarbejde med SSG (se bilag nr. 4). Bestyrelsen besluttede, at selskabets afdelinger skal tilslutte sig alamcentralen med akutnummer hos SSG, på betingelse af at kontrakten kan opsiges med 1 år. 2.6 Afdelingssammenlægninger i Domea Hjørring Referat: Mikki Frandsen lavede et oplæg omkring muligheden for at ligge selskabets nuværende 12 afdelinger sammen til fremtidig 5 afdelinger, med dertilhørende nedsættelse af administrationsbidraget (se bilag nr. 5). Side 3 af 5
Oplæg: Nye afdelinger bestående af: - Afdeling 1 1901, 1905 og 1926 - Afdeling 2 1913, 1924, 1927, 1930, 1931 og 1967 - Afdeling 3 1925 (nuværende sammensætning - under salg) - Afdeling 4 1932 (bibeholdes selvstændigt) - Afdeling 5 1961 (fordelings afdeling) Mikki Frandsen oplyste at der i forslaget er taget højde for bl.a. placering af ejendommene, antal lejemål og potentialet for godt afdelingsmiljø. Bestyrelsen besluttede, at indstille til de respektive afdelingsmøder at sammenlægge afdelingerne 1901, 1905 og 1926 til en afdeling, samt sammenlægge afdelingerne 1913, 1924, 1927, 1930, 1931 og 1967 til en afdeling med opstart pr. den 01.01.2016. 2.7 Regnskab- og Budgetmøder i Domea Hjørring Referat: Bestyrelsen afholder RB-møde for afdelingerne som ikke har en beboervalgt afdelingsbestyrelse den 23.04.2015 kl. 15.00 i bestyrelseslokalet. Bestyrelsen fordelte deres deltagelse til de ordinære afdelingsmøder som netop er planlagt (se bilag nr. 6) 2.8 Afdelingsmøder i Domea Hjørring Referat: Se punkt 2.7 3 Næste møde Referat: Næste bestyrelsesmøde afholdes den 16.06.2015 kl. 15.00 i lokalerne i Svanelunden, med efterfølgende afholdelse af ordinært repræsentantskabsmøde med start klokken 18.00. 4 Eventuelt Side 4 af 5
Referat: Renata Hald oplyste at afdeling 1927 havde arbejdet med et projekt for at forny og gøre udenoms arealer mere attraktive, derfor havde afdelingen ansøgt Domea s kunstfond, og havde netop modtaget kr. 40.000,-. Afdelingen afholdt ekstraordinært afdelingsmøde den 25.03.2015, hvori beboerne skulle være med til at planlægge arbejde med mere. Annette Nørgaard oplyste at der i afdeling 1932 var meget store udfordringer med at unge mennesker kørte på fælles arealerne på rulleskøjter og på skateboard, hvilket larmede rigtig meget op i gennem bygningerne, hvilket skabte en rigtig dårlig stemning blandt beboerne. Det blev aftalt, at Annette Nørgaard tager kontakt til ejendomsmester Henrik Larsen og får lavet et skilt som oplyser, at området er privat forbeholdt beboerne. Bestyrelsen besluttede at udpege et udvalg som skal står for at arrangere en fællestur/arrangement. Udvalget består af Mikkel Smidstrup, Allan Baltersen, Renata Hald samt Britta Hansen Pinstrup. Britta Hansen Pinstrup indkalder til det første møde snarest. Servicecenter Bolig Nord, Hjørring, den 25. marts 2015. Britta Hansen Pinstrup/ Hjørring den, Formand Jørgen Østergaard Side 5 af 5