Referat Tirsdag den 7. juni 2016, kl. 16.00!!! Bygtoften 2 - Sønderborg Side 1 af 23
Indholdsfortegnelse 1.Godkendelse af protokol...3 2.Bestyrelsesevaluering...3 3.Efterretningssager...4 4.Landsbyggefondsmidler...4 5.Dispositionsfonden...5 6.Renoverings-/Byggeskadesager...5 7.Foreningsanliggender...7 8.Bestyrelsesanliggender...8 9.Konstituering...12 10.Kalender...15 11.Medlemsanliggender LUKKET PUNKT...16 12.Love og cirkulærer...16 13.Orientering fra nedsatte udvalg...18 14.Beboeranliggender...19 15.Personaleforhold LUKKET PUNKT...20 16.Håndværkergården...20 17.Afdelingsanliggender...21 18.Eventuelt...21 19.Næste møde...22 Bestyrelsesmedlemmer: Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Hermann Jørgensen, Lone Lønholm, Kristine Asmussen, Jan Thiessen og Brian List Hansen Ansatte: Jimmy Povlsen Afbud: Jan Thiessen Side 2 af 23
1. Godkendelse af protokol 1.1. Bestyrelsesmøde den 9. maj 2016 I henhold til forretningsordenens pkt. 6 skal forhandlingsprotokollen for bestyrelsesmøder godkendes og underskrives på næstfølgende bestyrelsesmøde. Indstilles til godkendelse. Godkendt og underskrevet. 2. Bestyrelsesevaluering 2.1. Mulige tiltag - Ændring af dagsordenens rækkefølge. - Årshjul. - Styringsrapport til bestyrelsen. - Strategi: Har vi boliger til alle - Renoveringer/nybyggeri. - Scorekort - kan de evt. udbygges. Bestyrelsen bedes til mødet overveje flere punkter. Forslag fra BL - Retningslinjer for det gode bestyrelsesarbejde i SAB. Til drøftelse. Der henvises til referat af den 9. maj 2016 punkt 3.1. Side 3 af 23
3. Efterretningssager 3.1. Udlejning efter 12 en halv procent reglen 3.2. Udlejning til flygtninge ( 62) 3.3. Udlejning pr. måned 3.4. Regulær tomgang 2016 3.5. Restanceliste 2016 3.6. Restance i procent 3.7. Totalt anvist husleje 2015/2016 3.8. Rykker 2016 3.9. Udsættelser 2016 3.10. Venteliste 2016 3.11. Statistik over opsigelser 3.12. Oversigt over Intrum Justitia 4. Landsbyggefondsmidler Opgørelse over trækningsret i Landsbyggefonden.- se bilag Side 4 af 23
5. Status: Dispositionsfonden På baggrund af årsregnskabet for 2015 er der forespurgt om konvertering af dispositionsfondslån til realkreditlån for i alt 10.730 t.kr fordelt på 12 afdelinger. Tilbuddene forventes modtaget primo juli hvorefter ansøgning til kommunen vil blive fremsendt. 6. Renoverings-/Byggeskadesager 6.1. Afd.9 - Alsbo Tilgængelighedsprojekt. Efter aftale med Landsbyggefonden arbejdes der på et reduceret projekt, med de 3 miderste opgange samt forbedring af installationer i de resterende 4 opgange. Landsbyggefonden har henvendt sig til Teknisk Afdeling for at få sat gang i sagen igen. Der arbejdes nu på at få samlet materiale, som skal sendes til Landsbyggefonden.. 6.2. Afd. 30 Stenbjergparken - Multihus Generel orientering om sagens stade. Arbejdet er opstartet fysisk den 1. maj 2016. Side 5 af 23
. Multihuset er navngivet af organisationsbestyrelsen: "Multihus Ulkebøl" 6.3. Afd. 33 - Jørgensgård Generel orientering om sagens stade. Tidsplanen følges. Tildelingsmøde for blok 48 er afholdt den 2. juni 2016. Der afholdes Åbent Hus arrangement i august 2016. For tiden er der en venteliste. Annoncering afventer tildelingsmødet den 2. juni 2016. 6.4. Afd. 35 - Nørager Større renoveringsprojekt i afdeling 35. Afventer svar fra Sønderborg Kommune på godkendelsen til låneoptagelse. Afslag hvad gør vi nu? Afventer fortsat Landsbyggefondens besigtigelse - Gentagelse.. Der arbejdes på opdatering af tal materiale til Landsbyggefonden. Side 6 af 23
6.5. Totalrenoveringer Oversigt over manglende renoveringer i afdelingerne - se bilag. Bestyrelsen tager stilling på januar mødet hvor stor puljen for det konkrete år skal være. 7. Foreningsanliggender 7.1. SALUS Orientering v/vivian Engelbredt. Intet nyt at referere. 7.2. 8. kreds. Intet nyt at referere. 7.3. Kontaktudvalg Sønderborg Næste møde den 8. juni 2016 - på Bygtoften.. Side 7 af 23
7.4. Sønderborg Fjernvarme Generel orientering v/frank Neidhardt.. Intet nyt at referere. 7.5. Syd Energi Generel orientering v/ Frank Neidhardt.. Dialog - møder, primært vedrørende økonomi. 7.6. Sønderborg Forsyning Generel orientering v/frank Neidhardt.. Intet nyt at referere. 8. Bestyrelsesanliggender 8.1. Evaluering af målsætninger Repræsentantskabets virke Den enkelte målsætninger se bilag Side 8 af 23
8.2. Handlingsplan Handlingsplan for 2016-2017: * Fokus på udlejningen * Fremtidssikring af boligerne Forslag til nye punkter: - Bestyrelsens måde at arbejde på. - Det digitale afdelingsmøde.. Handlingsplan for 2016-2017 udvides med: - Bestyrelsens måde at arbejde på - Det digitale afdelingsmøde 8.3. Midler til tomgangsboliger Ordningen evalueres når beløbssummen på kr. 300.000 er brugt. Status? Intet nyt at referere. Side 9 af 23
8.4. Evaluering af afdelingsmøder 2016 Status på klagepunkter: På bestyrelsesmødet den 9. maj 2016 fremkommer der følgende kommentarer: - Fejl ved indkaldelser: Udarbejdelse af afkrydsningsskema. - Manglende bilag: Udarbejdelse af afkrydsningsskema. - Vedligeholdelsesplan var ulæselig - manglede oplysninger: Specifiseret oversigt udskrives fremadrettet. - Budget paradigma var ikke ajourført med konkrete samlign. huslejer m.v: Instruks af inspektøren (BBM) - Forslag til at nyanskaffelser tages af VP-plan (Mogens): Instruks af inspektøren (BBM) - Manglende økonomi på forslag, skal med ud sammen med endelig indkaldelse, ellers skal det behandles på et særskilt møde: Instruks af inspektøren (BBM) Ledelsen skal evaluere. Forinden udsendelse af indkaldelser skal der udarbejdes et eksemplar til organisationsbestyrelsen til kommentering. 8.5. Etablering af gæsteværelser i fjernarkiv Afventer økonomi/rydning. Intet nyt at referere. Side 10 af 23
8.6. SAB Besigtigelsestur 2016 Fredag den 17. juni 2016. Emne: Høje Kolstrup. Vært Ove Stahl Schmidt. Spisested: Der er bestilt bord på Fakkelgården, Kollund til xx personer. Til orientering. 8.7. Evaluering af Ordinært Repræsentantskabsmøde Afholdt Tirsdag, den 17. maj 2016, kl. 19.00 i Ulkebøl Forsamlingshus. Til drøftelse. Dirigent-vejledningen skal suppleres med at kandidater skal præsentere sig selv - også ved genvalg. 8.8. SAB's hjemmeside Er den måde vi viser ledige lejligheder/lejlighedernes grundplan på hensigtsmæssig? Sælger det vores boliger? Til drøftelse. Afventer tilbagemelding.(gp/ktp) Side 11 af 23
8.9. Bestyrelseskonference 2016 Afholdes på Hotel Nyborg Strand den 3. - 4. september 2016. https://bl.dk/kurser-og-raadgivning/kurser/coursepage?id=2016-0155 Tilmeldt er : Vivian Engelbredt, Jan Thiessen, Hermann Jørgensen og Lone Lønholm. Til drøftelse. Tjek tilmelding for Brian.(GP) 9. Konstituering 9.1. Valg af næstformand Nuværende næstformand - Frank Neidhardt. Genvalg af Frank Neidhardt. 9.2. Fordeling af ansvarsafdelinger Nuværende fordeling - Se bilag. Henvendelse fra formand i afdeling 73. Side 12 af 23
Afd.: 10 varetages af Lone Lønholm. Afd.: 39 varetages af Frank Neidhardt. Afd.: 73 varetages af Lone Lønholm. NB.: VE ny email: ve@stofanet.dk LL nyt telefonnr.: 27503095 FN ny adresse: Jørgensgård 86 D 9.3. Forretningsudvalg for Håndværkergården Nuværende medlem fra bestyrelsen - Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt. Ole Nansen Poulsen og Andreas Greve. Genvalgt. 9.4. Styregruppe for by- og udvalgsaktiviteter Nuværende medlemmer - Vivian Engelbredt, Jimmy Povlsen og særlig sagkyndig beboerrådgiver, Anne Marie Wolff. Genvalgt. 9.5. Fælles beboerblad Nuværende medlem af redaktionsudvalget - Lone Lønholm. Genvalgt. Side 13 af 23
9.6. Kursusudvalg Nuværende medlemmer - Vivian Engelbredt, Jimmy Povlsen, Hermann Jørgensen, Kristine Asmussen og Brian List Hansen. Genvalgt. 9.7. Byggeudvalg for renovering af montagebyggerier Nuværende medlemmer - Vivian Engelbredt, Frank Neidhardt, Jimmy Povlsen, Bjarne Baun Madsen, Lars Bo Steensbeck + afdelingsbestyrelsen og afdelingsinspektøren for den berørte afdeling. Lone Lønholm valgt som suppleant. Genvalgt. 9.8. Byggeudvalg for nybyggeri Nuværende medlemmer - Vivian Engelbredt, Jimmy Povlsen, Lone Lønholm, Frank Neidhardt, Bjarne Baun Madsen og Lars Bo Steensbeck. Genvalgt. Side 14 af 23
10. Kalender 10.1. Bestyrelsesmøder 2016: Mandag den 5. september 2016, kl. 14.00 Tirsdag den 1. november 2016, kl. 16.00 2017: Tirsdag den 10. januar 2017, kl. 16.00 - Juleafslutning Tirsdag den 7. marts 2017, kl. 14.00 Tirsdag den 9. maj 2017, kl. 16.00 - Revisor Tirsdag den 6. juni 2017, kl. 16.00 - Konstituerende møde 10.2. Træffetider for medlemmer I øjeblikket er der træffetid for medlemmer, torsdage, kl. 17.00, dog ikke torsdag i den uge, hvor der afholdes formelt bestyrelsesmøde. Træffetid kun efter aftale. Uændret. 10.3. Repræsentantskabsmøde 2017 Det er tidligere besluttet, at der ikke afholdes ekstraordinært repræsentantskabsmøde i december måned. Forslag til ordinært repræsentantskabsmøde, torsdag den 18. maj 2017, kl. 19.00 i Ulkebøl Forsamlingshus, Kaplenivej 1, 6400 Sønderborg. Forplejning som sædvanlig. Side 15 af 23
10.4. Afdelingsbestyrelsesseminar 2017 Forslag til dato for 1-dags seminar 2017: Lørdag, den 14. oktober 2017. Sted - Scandic Sønderborg 10.5. Besigtigelsestur 2017 Forslag til dato - Fredag den 16. juni 2017. 11. Medlemsanliggender LUKKET PUNKT 12. Love og cirkulærer 12.1. BL-informerer Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret 1816 - DIALOGVÆRKTØJ OM SUNDHED OG BESKÆFTIGELSE 1916 - ERHVERVSSTYRELSENS PERSONDATAVÆRKTØJ PRIVACYKOMPASSET 2016 - PULJE TIL STYRKET KOORDINERING I UDSATTE BOLIGOMRÅDER 2116 - KONTANTHJÆLPSLOFT OG INTEGRATIONSYDELSE 2216 - PULJE TIL BOLIGER TIL FLYGTNINGE M.FL. 2316 - NY POSTLOV 2416 - KOLLEKTIVE BOFÆLLESSKABER I ALMENE FAMILIEBOLIGER 2516 - ÆNDREDE REGLER FOR STØTTE TIL SOLCELLER 2616 - EJENDOMSFUNKTIONÆRERS ANSÆTTELSESFORHOLD OG Side 16 af 23
KØRSEL I EGEN BIL 2716 - DANMARKS STATISTIK - NØGLETAL PÅ BOLIGOMRÅDER 2016 2816 - LEDENDE EJENDOMSFUNKTIONÆR OG VAGTORDNING/UDKALD 12.2. Nyt fra Landsbyggefonden Der er fremsendt følgende cirkulærer: Nr. Indhold kort skitseret 708 - Indbetalinger til landsdispositionsfonden/årlig lånindberetning - boligorganisationer, kommuner, regioner og selvejende institutioner 709 - Årsberetning 2015 710 - Boligerne i den almene boligsektor 2016 711 - Forsikringsudgifter i den almene boligsektor 2010-2014 12.3. Siden sidst SALUS Netsuite Der er oploadet følgende dokumenter: Referat fra bestyrelsesmødet den 9. maj 2016. Side 17 af 23
13. Orientering fra nedsatte udvalg 13.1. Bladudvalg BeboerNyt - Medlem af redaktionsudvalget er Lone Lønholm.. 13.2. Kursusudvalg Der har været afholdt møde i kursusudvalget den 1. juni 2016, kl. 16.00 på Bygtoften. Program for 2-dags afdelingsbestyrelsesseminaret 2016 er på plads. 13.3. Sundhed og trivsel Generel orientering om sagens stade. Intet at referere. Side 18 af 23
13.4. DOA VE ønsker drøftet - DOA's fremtid, når Tage Skott forlader formandsposten? Afventer Tage Skott's tilbagemelding på en ordning efter hans afgang, jfr. generalforsamlingsbeslutningen.(bbm) 13.5. SAB's Antenneforening SAB ønsker at give beboerne mulighed for at fravælge signal fra DOA. Dette er meddelt DOA, som melder tilbage om tidspunktet for ændringen. (Formentlig pr. 1. januar 2017) Skæringsdato for beboernes mulighed for at takke nej til TV-pakke, skal meldes ud til beboerne.(gp/bbm) 14. Beboeranliggender Intet at referere. Side 19 af 23
15. Personaleforhold LUKKET PUNKT 15.1. Administration 15.2. Teknisk afdeling 15.3. Ejendomsfunktionærer 15.4. SU-administration 15.5. Sikkerhedsudvalg 15.6. HSU 16. Håndværkergården 16.1. Administration LUKKET PUNKT 16.2. Forretningsudvalget Møderække i 2016: Mandag den 20. juni 2016, kl. 16.30 Mandag, den 19. september 2016, kl. 16.30 Torsdag, den 15. december 2016, kl. 16.30 Mødet den 20. juni 2016 er aflyst. Side 20 af 23
17. Afdelingsanliggender 17.1. Afdeling 33 Adgang til blok 47 Svar fra Teknisk Afdeling - se bilag. Der har været afholdt møde med "Klageren" den 24. maj 2016. På mødet blev det aftalt, at Teknisk Afdeling følger op sammen med entreprenøren og melder tilbage til "Klageren" når afklaring foreligger. Til orientering 18. Eventuelt Intet under dette punkt. Side 21 af 23
19. Næste møde 2016: Temamøde (HB) - 13. september 2016, kl. 12.30. 2-dags Afdelingsbestyrelsesseminar 2016: Fredag, den 14. - lørdag, den 15. oktober 2016 i Fredericia. Besigtigelsestur 2016: Fredag den 17. juni 2016. Fælleskurser i SALUS: Introduktion for nye afdelingsbestyrelsesmedlemmer Torsdag den 6. oktober 2016, kl. 19.00 på Folkehjem, Aabenraa. 2017: Budget Torsdag den 2. marts 2017 - Scandic Sønderborg. Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag den 14. september 2017 - Folkehjem, Aabenraa. Introduktion for nyvalgte Torsdag den 5. oktober 2017 - Hotel Tønder Hus, Tønder. 2017: Budget Torsdag den 2. marts 2017 - Scandic Sønderborg. Vedligeholdelse og fraflytning Torsdag den 14. september 2017 - Folkehjem, Aabenraa. Introduktion for nyvalgte Torsdag den 5. oktober 2017 - Hotel Tønder Hus, Tønder. Hvis intet andet er nævnt afholdes mødet på adressen Bygtoften 2 - Sønderborg, kl. 16.00 Sønderborg, den 7. juni 2016 Vivian Engelbredt Frank Neidhardt Lone Lønholm Side 22 af 23
Hermann Jørgensen Jan Thiessen Kristine Asmussen Brian List Hansen Side 23 af 23