Interviewguide - survey af topledelse, version af 11. januar 2010/ Jeanette Hounsgaard & Lars Oberländer Tema Standard Spørgsmål 1. Indledning formål, omfang og kriterier Indledningsmøde præsentation af surveyor + roller stikprøve programmet afrapportering Formål læring overblik over ledelsesopgave ikke-kontrol fokus på forbedringer Survey-rapport udarbejdes og afleveres til ledelsen ved afslutningsmøde. 2. Sygehusets strategiske arbejde 1.1.1 Virksomhedsgrundlag; mission, vision, værdier, tilgængelighed 1.1.2 Ledelsesgrundlag; opgaver, ansvar, værdier, reference, kompetence Hvilken slags sygehus? karakteristika (beliggenhed, patientgrupper, specialer. samarbejdsflader etc.) organisation kritiske leverandører (påvirke kerneprocesserne) Hvordan er det (karakteristika) afspejlet i jeres mission, vision og værdier = virksomhedsgrundlaget? (1.1.1, 1) Hvilke værdier og holdninger er bærende for ledelse på alle niveauer? (1.1.2, 1) Hvorledes hænger jeres værdier sammen med Region Syddanmarks værdier? Rum til fornyelse og begejstring Ordentlighed i det vi gør og siger Vækst i fagligheden Hvem har været involveret i udarbejdelsen af virksomhedsgrundlaget? (1.1.1, 1) ledere medarbejdere interessenter Hvorledes er de blevet inddraget? (1.1.1, 1) 1
3. Politik, mål og monitorering 1.2.1 Kvalitetspolitik 1.2.10 Patientklager og patientforsikringssager 1.2.6 Risikostyring Hvordan er virksomhedsgrundlaget gjort tilgængelig? (1.1.1, 1) for ledere og medarbejdere offentligheden Hvornår opdaterer I jeres virksomhedsgrundlag? (1.1.1, 1) Vis mig! Hvordan planlægger og understøtter I implementeringen af virksomhedsgrundlaget? (1.1.1, 2) Hvordan evaluerer I lederne på alle niveauer i forhold til deres indsats med at implementere virksomhedsgrundlaget? (1.1.1, 3) Er dette dokumenteret (1.1.1, 3)? Har I iværksat konkrete handlinger, som følge af denne evaluering? (1.1.1, 4) Hvorledes har I omsat virksomhedsgrundlaget til en kvalitetspolitik (1.2.1, 1) Vis mig! Beskriv indholdet med dine egne ord? (min. krav) 1. overordnet mål og ansvar, inkl. inddragelse af evidensbaseret viden og forskningsresultater 2. synliggørelse 3. nationale og regionale krav 4. indsatser til fremme af kvalitets- og patientsikkerhedskultur 5. kompetenceudvikling 6. beskrivelse af kvalitetsorganisation Hvordan sikres at ledere og medarbejdere efterlever politikken? (1.2.1, 2) Hvordan sikrer I sagsbehandling af patient og pårørendes klager (1.2.10, formål) Hvordan sikrer I indsamlingen af patientklager og patientforsikringssager mhp. læring (1.2.10, formål) Hvordan forebygger I utilsigtede hændelser proaktivt (1.2.6, formål) 2
1.2.3 Dokumentation og monitorering af kvalitet og patientsikkerhed Hvordan moniterer I områderne, som er beskrevet i kvalitetspolitikken? (1.2.3, 1) min. krav: 1. klinisk kvalitet 2. organisatorisk kvalitet 3. patientoplevet kvalitet 4. UTH 5. sikring af datakvalitet (komplethed og databasekomplethed) 6. monitorering af mønstre og tendenser i patientklager og patientforsikringssager (1.2.10, 4) Hvordan dokumenterer I det? (1.2.3, 1) Hvordan kender og anvender ledere og medarbejdere planen for dokumentation og monitoreringen? (1.2.3, 2) 1.1.3 Planlægning og drift; aktivitets- og kvalitetsmål, ex. leverandører, LIS og feedbacksystemer. Hvilke aktivitets- og kvalitetsmål er der fastsat for (1.1.3, 1+2): institutionen enhederne leverandører Hvorledes får ledere på alle niveauer viden om målopfyldelse for: (LIS) aktivitet sygefravær vikarforbrug uddannelse forskning økonomi kvalitet mønstre og tendenser omkring områder i kvalitetspolitikken (1.2.3, 3 = 1.2.4, 3) Hvorledes sikres at data er aktuelle og valide? (1.1.3, 3) Hvilke formaliserede feedback-systemer har I til interessenter og personale: (1.1.3, 4) mål krav resultater forslag til forbedringer 3
Hvorledes sikrer I, at driften planlægges i overensstemmelse med aftalte mål og kontrakter (1.1.3, 5) Hvorledes evaluerer I lederne ift. aktivitets- og kvalitetsmål? (1.1.3, 6) Hvorledes dokumenteres evalueringen? (1.1.3, 6) Hvilke konkrete indsatsområder har I fastlagt ud fra evalueringen? (1.1.3, 7) 4. Organisation 1.1.2 Ledelsesgrundlag; opgaver, ansvar, værdier, reference, kompetence 1.4.1 Ansættelse af personale 1.4.5 Uddannelse og kompetenceudvikling Hvordan har I defineret ledernes opgaver og ansvar? (1.1.2, 1) Hvordan har I beskrevet beslutningskompetence og referenceforhold? (1.1.2, 1) Vis organisationsdiagram! Hvorledes er dette kommunikeret til lederne? (1.1.2, 2) Er der funktionsbeskrivelser? (1.4.1, 1) ansvarsområde opgaver kompetence uddannelseskrav Hvorledes sikrer I, at personalet har de nødvendige kompetencer? (1,4,5, formål) (krav: individ, enhed, institution) Har du/i som topledelser en funktionsbeskrivelse (1.4.1, 1) og en plan for kompetenceudvikling med opstillede mål? (1.4.5, 1) Hvordan sikrer I lederne kender og arbejder i overensstemmelse med ledelsesgrundlaget? (1,1,2, 2) 1.2.2 Kvalitetsorganisation; kommissorium Beskriv kvalitetsorganisationen (1.2.2, 1) Hvorledes er den ledelsesforankret? (1.2.2, 1) Hvorledes sikrer kvalitetsorganisationen af: (1.2.2, formål) sikring af implementering af kvalitetspolitikken fremdrift 4
spredning kvalitetsudvikling kvalitetsforbedring Vis kommissoriet! Hvorledes sikrer I, at ledere og medarbejder kender kvalitetsorganisationen? (1.2.2., 2) 1.5.2 Hygiejneorganisation; kommissorium. Beskriv hygiejneorganisationen (1.5.2, 1) Hvorledes er den ledelsesforankret? (1.5.2, 1) Hvorledes sikrer kvalitetsorganisationen af: (1.5.2, formål) sikring af implementering af hygiejnepolitikken 5. Ledelsens evaluering 1.2.4 Kvalitetsforbedring Vis kommissoriet! Hvorledes sikrer I, at ledere og medarbejder kender hygiejneorganisationen? (1.5.2, 2) Hvordan sikres samarbejdet mellem de to organisationen, som modellen stiller krav om? Hvordan tager I beslutninger og prioriterer, hvis den målte kvalitet ikke er i overensstemmelse med jeres kvalitetsmål eller der er risiko for personskade? (1.2.4, 1) Hvordan udmøntes det i handleplaner? (1.2.4, 1) brug af årsagsanalyse ansvar inddragelse af relevante parter Hvordan sikrer I, at ledere og medarbejdere arbejder efter planerne? (1.2.4, 2) Vis os handleplanerne for dine kvalitetsforbedringer? (både krav på institution og enhedsniveau). Min. krav til handleplaner: (1.2.4, 4 = 1.2.3, 5 = 1.2.10, 5 vedr. patientklager og patientforsikring) konkret mål beskrivelse af tiltag tidsramme 5
ansvarlig midler overvågning ansvarlig for opfølgning 6. Afslutningsmøde Afrapportering præsentation af overensstemmelser + afvigelser + forbedringer aflevering af rapport mangler ved vores dialog/modellen - relevante informationer/områder ift. jeres sygehus? Farvel 6