Referat Menighedsrådsmøde Bellahøj-Utterslev menighedsråd Onsdag den 19. marts 2014 kl. 16 19 i store sal Indkaldte: Lis Lynge, Karen Diemer, Litzie Christensen, Ulla og Gerhard Stærmose, Vibeke Johansen, Sonja Jensen, Inge Christiansen, Jørgen Stenderup, Jenny Bruun, Kirsten Ludvig, Aase Christensen, Peter M. Jensen, Asser Skude og Johanne Haastrup. Suppleant: Marianne Hegel Afbud: Marianne Hegel, Inge Christiansen 1. Godk. af dagsorden Godk. af ref. 2. ordstyrer Lis 3. LUKKET PUNKT VEDR. SALG AF UTTERSLEV KIRKE 4. Bellahøj Byggeprogram Formand sætter ekstra punkt, nyt punkt 4: Bellahøj kirkes ombygning. Herefter godkendt. Godkendt Status v. udvalget / Separat referat Stifternes Håndbog for byggeprojekter beskriver, at et skitseforslag skal sendes ind til godkendelse i byggesager, hvorefter provsti og Stiftsøvrighed skal godkende det. Det fælles kirkekontor Frederikssundsvej 125 A 2700 Brønshøj Tlf. 38 28 55 58 24.03.2014 Jf. arkitekt Ole Andersen er vores nuværende byggeprogram at betragte som et skitseforslag. Det skal godkendes i Stiftøvrigheden før vi kan søge om evt. supplement til økonomi/lån i stiftsmidlerne. Denne del økonomien skal først over Budgetudvalget derefter til Stiftsrådet. Se bilaget: ansøgning vedr. byggesager. Budgetrammen vi søger er på 15,5 mil. kr. Finansieringsforslaget bliver UT provenuet fra salg + PU s 10 mio.+ evt. med en tillægsbevilling på 2 mio. +
evt. et stiftslån, skulle det blive nødvendigt. Hvis menighedsrådet skal nå at gå i gang med ombygning i 2015 er det nødvendigt at sætte gang i ansøgninger til PU/ Stiftsøvrighed og derefter Budgetudvalg og Stiftsråd nu af hensyn til placering af de kommende møder. Anders Holm mener ikke at grundlaget pt. er godt nok til at kunne gå videre. Man bør have større planlægningsmæssig og økonomisk sikkerhed før man går ud og optager lån for finansieringen og for projektet. Vigtigt at man har et godt projekt og lige så vigtigt, at finansieringen er på plads. Karen D. spørger til behov for nabohøring ifb. med kirkens store ud- og ombygning? Lis Lynge har efter menighedsrådsmødet tjekket op på sagen med arkitekt Ole Andersen og fået svaret, at det er kommunen, der skal tage stilling til det. Det vil i så fald først være senere i forløbet. PMJ: det ville være fint, hvis vi kan komme i gang så hurtigt som muligt. Salget af UT synes at trække noget ud. Bordet fanger, i relation til låntagning, så at sige først, når der bliver tale om et konkret beløb. Det ville være fint hvis processen kan sættes i gang, og det skitseforslag vi allerede har kan bruges som vejledende. Johanne H.: Det er endnu ikke en låneansøgning der er på tale. Der er flere provstiudvalg i kommunen (usædvanligt), hvor der hersker mange og meget forskellige holdninger i de respektive provstier. Det gør det lidt mudret og til tider svært at navigere i. Vi (Bispebjerg-Brønshøj Provsti) er derimod klar til at sætte processen i gang. JH giver LL medhold i, at
det er en god idé at gå videre på det grundlag vi allerede har. Vi kan først forvente at have et projektforslag til august. PMJ: hvis vi i første omgang kan nøjes med at sende et sparsomt forslag af sted, er det at foretrække frem for at forhale sagen længere end nødvendigt. Ellers bliver vi fanget i et vadested. Jenny B: vi har ikke rigtig indsigt i tingene. Karen D: vi kan ikke komme tidligt nok i gang. Beslutning: Det godkendes at Lis Lynge går videre med ovennævnte sag. En sådan ansøgning skal via PU. Vi kan håbe på en hurtig behandling i Stiftsøvrigheden, så vi kan nå ansøgning om evt. lån i Stiftsmidler via BU. Deres kommende møder ligger den 14.05.14 + 25.08.14. 5. Årsregnskab 2013 Regnskabstal fra 2012 fremgår ikke af Årsregnskab 2013. Vi havde 2 separate regnskaber i 2012 og tallene kan derfor ikke overføres samlet. 6. Indsatsområder og Regnskabet viser et overskud på driften som vil gøre det muligt, skulle det blive aktuelt, at tilbagebetale lån i provstiet. Uafklarede problemer med formålskontering og løn gjorde, at visse formål fik et stort underskud og andre et overskud. Det rettes der op på i 2014. Anlæg viste et underskud i 2013 og et overført underskud på anlægssiden til 2014. Ref. se bilag styring af anlægsaktiviteter. Disponering af overskud og øvrige forklaringer til regnskabet lægges ind af KTAN og Lis Lynge. Regnskab Godkendt. Efter en kort drøftelse, blev det besluttet at der ikke har været nok forberedelsestid, samt at man gerne
målsætningsdebat mhp. budget 2015 vil have mulighed for at behandle punktet på udvalgsniveau. Dvs. at de 4 udvalg 2 x profil + kommunikation + FU samt Menighedsplejen ser på mulige målsætninger og indsatsområder for hvert specifikt område. På næste rådsmøde debatteres og træffes beslutning, på baggrund af indmeldinger fra udvalgene. Som oplæg til udvalgsdrøftelserne var der på mødet en drøftelse af de indsatsområder der dags dato kan opsummeres i to hovedpunkter: 1. Frivillige Oplæg til en ny måde at organisere frivillige på. I dag, med alle kirkens aktiviteter, opererer vi med en langt bredere gruppe af frivillige. Spørgsmål om at gøre det attraktivt for nye at blive en del af kirkens frivillige. Frivilliges tilknytning til folkekirken ser ud til mere at bære præg af projektorienteret arbejde end tidligere. Derfor er det vigtigt at tænke projektorienteret for deltagerne. Frivillige i kirken dækker en bred vifte af aktiviteter fra eks. kirkeværter og oplæsere til hjælp i køkkenet og ved andre større arrangementer med bespisning. 7. Pause 8. Meddelelser fra formanden 2. Udvikling af den interreligiøse dialog. PMJ: det ser ud til at være gældende for alle de andre kirker i provstiet. Derfor kunne udvikling af en sådan dialog også ske på provstiplan / evt. ansætte en præst alene med det formål? Det bliver hovedpunkt på april-mødet. Det nye kirkeblad: Er kommet. Det ser ud til, at der er en del fejl denne gang. Kirkebladet skal tjekkes
igennem, og der skal følges op nuværende mangler til næste kirkeblad. Besøg af Kirkeminister Marianne Jelved tirsdag den 20. maj kl. 19 21 med henblik på hendes visioner for Folkekirken. Ministeren har en halv times oplæg og efterfølgende er der plads til debat. Ugen efter er der orienterings møde vedr. kommende menighedsrådsvalg. Referat PU-møde: Der er ikke noget specielt indsatsområde for ny revisor i 2014. Det nye Provstiudvalg er nu repræsenteret af alle kirker. Vedr. ansøgning altertavle: vi havde glemt at søge om tilladelse til at købe det nye alterbillede. Derfor denne ansøgning. Budgetudvalget: Der er to valgte provstirepræsentanter fra hvert provsti. Det er et stort udvalg; Susanne Olling, formand for Budgetudvalget, er fra Vesterbro Provsti. Uigennemsigtigt hvilke kriterier der lægges til grund for økonomien til anlæg, og hvordan de fordeles. Valgbestyrelsen holder møde i næste uge, den 26.03.14. Lis Lynge og Karen Tang: Kursus om muligheder for kompetenceudvikling Birkerød. Mange fine tiltag. Foldere udleveret også til interesserede i menighedsrådet. Til orientering: Kors til konfirmander: God idé.
61 indsamlere: alt i alt indsamlet 22.247 kr. FDF Utterslev havde en flot koordinerende rolle. Tildelinger til spejdere skal der formål på tilskud: 1. Utterslev: til Folkekirkens Nødhjælp 2. Bellahøj: til deltagelse Fastelavn. 9. Økonomi Status kvartalsrapport. Skal først præsenteres på mr-mødet i april måned. 10. Nyt fra præsterne Kollekter - plan for 2014: vi starter nu i periode 5 (se bilag). Resten af kirkeåret tages op på mr-møde i april. PMJ: statistik 2013 (se bilag) Flere indbyggere, men ikke medlemmer i FK. Der er sket en stor udvikling af især aktiviteter, hvor deltagerantal er steget radikalt. Karen Marie er meget glad for at være her. Har været meget omkring i de forskellige grupper i kirken. Deltagelse i Krop og Sjæl messen en stor succes. Åses banner løftede det hele. Gav stor mening at folkekirken deltager. Det gentages næste år. 11. Nyt fra udvalg a. Opdatering af udvalgsliste b. Sommerfestud valg Johanne: mini-konfirmander starter op i næste uge. Derudover er der kommet en aftale i stand med vikar for læreren på Bellahøj skole. Aftalen lægger op til 3 besøg af én times varighed. Udvalgslisten er opdateret og sendes ud sammen med referat fra mr-mødet, b: FU foreslår et ad hoc-udvalg til at arrangere sommerens fælles fest for menighedsråd, ansatte m. familier. FU foreslår at vi gentager succesen med at tage til Hundige til Lis og Torben. Søndag den 24.08 efter Bellahøjmessen. Nedsættelse af udvalg:
Beslutning: GODKENDT herunder dato og tid. Udvalg: Karen Marie, Lis, Karen D samt spørge Kirsten Ludvig. c. Kulturdag 2014 Status fra KTA samt nedsættelse af udvalg: Deltagere/udvalg: Jenny Bruun (Rosa), Karen Tang, Merete, David, Johanne. KTAN indkalder til møde. d. Børn og unge Ikke noget nyt pt. e. Menighedsplejen e. Tages hus er opsagt. Der afholdes møde i morgen den 20. marts med kommunen. f. Det søgende menneske Jf. bilag: Skærtorsdag middag (Tilmeldingsliste til fredag 21. marts). Peter og Karen Marie deles om fredags café fremadrettet. Det skal ud på planche Foredrag den 10. april er blevet skubbet en time. Det bliver først kl. 20:00. g. Kommunikation Der er gang i de nye foldere. Ref. filmprojekt er det første tiltag sat i gang. Filmgruppen kommer næste gang den 29. marts til lørdagshøjmessen. Filmgruppen kommer tilbage senere på foråret til en meditationsgudstjeneste. Ref. Kirkeblad: Næste deadline for kirkeblad ligger i juni måned. Lis Lynge: vigtigt at planlægge efterårssæsonen før PMJ går på sommerferie. Kasper Munk kommer til det næste minikonfirmandtræf vedr. hans forbindelse med den næste julekalender 12. Nyt fra medarb. Intet nyt
13. Nyt vedr. Årlige personalemøde er sat til den 9. maj fra kl. personalet 10:00 kl. 13:00. Kirketjenerstilling opslås pr. 1. april i kirketjenerbladet og på kirkens egen hjemmeside. Derudover lægges det ud på jobnet. Timeregistrering/styring / a la flextid er ment for at sikre, at alle får hvad de har ret til af afspadsering og fri tid. Anne Mettes stilling status der er nu kontakt med Stiftet, og vi håber at kunne melde tilbage til næste menighedsrådsmøde med en plan for det videre forløb. 14. Evt. Karen Marie: Kirkebil spørgsmål til hvilke retningslinjer gælder der for kirkebil? Sv. Det er pt. grundet tidligere erfaringer mest tænkt til gudstjenester ifl. udmelding i kirkebladet. Det er den arrangement-ansvarlige præst og kirketjener, der afgør om der skal ydes kirkebil til andre aktiviteter end gudstjenester. Tidligere har vi haft en aftale med enkelte, at de selv kom til kirken til et aftenarrangement og så kunne få en kirkebil hjem. Kirkeværter: 23/3 Vibeke, 29/3 Janne, 6/4 Lis, 13/4 - Vibeke 17/4 Vibeke, 18/4 Jenny, 20/4 - Kirsten 21/4 Jenny, 26/4 afventer næste mr-møde. Karen Marie gækkebrevs-konkurrencen er gået i gang. Brevene vil blive brugt til prædiken Påskesøndag. Lis sørger for påskeæg til de børn og voksne som laver et gækkebrev. 15. Lukket møde evt. Ikke noget til punktet som derfor blev aflyst. Venlig hilsen Lis Lynge og Karen Tang