Notat Århus Kommune MULTIMEDIEHUS BYRÅDSINDSTILLING 2006 Procesbeskrivelse inkl. tids- og aktivitetsplan 15. august 2006 1. Ønsker til processen Århus Kommune har en række ønsker i forhold til den proces, der skal lede frem til det nye multimediehus, hvor målet er at skabe både en god og udviklende proces, og samtidig et arkitektonisk pejlemærke, der kan medvirke til at bringe/fastholde Århus på arkitekturens landkort også i international sammenhæng. I kort form kan kommunens umiddelbare ønsker og behov til processen opsummeres som følger: At få skabt en ny og udviklende proces, der lige såvel som produktet kan vise nye veje og sætte varige spor i byggebranchen. At få skabt en proces, hvor brugere og andre interessenter kan indgå i en udviklende dialog med en række kreative og visionære arkitektfirmaer suppleret med nødvendig ingeniørmæssig viden, og hvor man på et tidspunkt i procesforløbet kan lade det bedste team vinde og fortsætte samarbejdet omkring færdigprojektering og realisering af projektet med denne. At få involveret entreprenørernes og håndværkernes kompetencer tidligere end normalt, således at de kan være med til at sikre bygbare/holdbare løsninger og samtidig kvalificere priskalkulationer m.v. At opnå god sikkerhed for, at projektet kan holdes inden for de juridiske, økonomiske og tidsmæssige rammer, som er en forudsætning for dets realisering. Disse ønsker/behov søges tilgodeset ved den proces, der beskrives i det efterfølgende afsnit.
2 2. Procesbeskrivelse Procesbeskrivelsen deles i to. En beskrivelse af den traditionelle byggeproces og dennes faseinddeling og en beskrivelse af den proces, der foreslås anvendt i relation til gennemførelsen af multimediehusprojektet. På denne måde kan ligheder og forskelligheder i de to processer vurderes. Den traditionelle proces I den traditionelle byggeproces opereres med et antal faser, som beskriver tilblivelsen af projektet, fra det opstår som et behov eller en idé hos kunden, til det er designet, udført, leveret og sat i drift. De traditionelle faser er: Program I programfasen afdækkes kundens behov og krav til projektet. Herunder identificeres brugergrupper, og øvrige interessenter og deres funktionelle behov afklares, der fastlægges organiserings- og samarbejdsforhold m.v. Desuden søges forudsætningerne for projektets realisering og rammerne for disse afklaret, så godt som det er muligt på dette tidspunkt. Herunder afklares forhold omkring myndigheder, forsyninger, jordbund og miljø m.v. Programfasen splittes ofte op i to delfaser: Idéforslag Byggeprogram Hvor idéfasen skitserer de idémæssige muligheder, der er i forbindelse med projektet på et forholdsvist overordnet plan, og hvor byggeprogrammet mere specifikt fastlægger rammer og indhold for projektets videre gennemførelse. Byggeprogrammet og i visse tilfælde også idéforslaget benyttes ofte som udbudsgrundlag for at finde enten rådgivere og/eller hele leverancekædens aktører inklusive entreprenøren eksempelvis i en tidlig partnering. Forslag I forslagsfasen udvikles projektets koncept yderligere, og man når tættere og tættere på at få specificeret det egentlige grundlag for at kunne færdigprojektere og opføre byggeriet. Dette sker som oftest i en tæt dialog imellem kunden og rådgiverne og i visse tilfælde også med entreprenøren.
3 Forslagsfasen deles typisk også i to faser: Dispositionsforslag Projektforslag Faserne indeholder forskellig detaljeringsgrad, men er begge et led i at få specificeret projektet i forhold til de kundebehov og projektforudsætninger, der måtte være. Typisk benyttes enten dispositionsforslaget eller projektforslaget som grundlag for at finde entreprenørsamarbejdspartnere, i det der benævnes tidligt udbud og/eller sen partnering. I totalentreprisemodellen udvælges denne også typisk på baggrund af et projektforslag. Projekt Projektfasen indeholder færdigprojekteringen af projektet. I princippet er kundens ønsker og behov afdækket, om end ikke på et helt detaljeret niveau, men således at projektets overordnede rammer og indhold er fastlagt, således at der kun er detailbeslutninger tilbage. I projektfasen detailspecificeres projektet, og de nødvendige myndighedstilladelser til gennemførelsen af projektet indhentes. Projektfasen deles typisk op i to delfaser: Forprojekt Hovedprojekt Hvor forprojektet er en yderligere specificering af projektforslaget og i beskrivelse og tegninger beskriver projektet, og hvor hovedprojektet er det færdige projekt til udførelsen. Typisk ansøges der om myndighedstilladelse på baggrund af forprojektet. Det færdige projektmateriale danner udgangspunkt for entreprenørens udførelse af byggeriet. I den helt traditionelle hoved-, stor- og fagentreprise udbydes projektet til entreprenørerne på baggrund af hovedprojektet. Udførelsen Her opføres byggeriet i et samarbejde imellem entreprenøren og rådgiverne, hvor rådgiverne typisk varetager byggeledelse, fagtilsyn og projektopfølgning, mens entreprenøren er ansvarlig for udførelsen af projektet inden for de rammer, der er gældende for dette. Drift I driftsfasen har kunden overtaget byggeriet, og det drives i resten af dets livscyklus af enten kunden, en ejer og/eller af en driftsherre i form af et OPP-selskab (Offentligt Privat Partnerskab) eller andet.
4 Multimediehusprocessen Multimediehusprocessen søger at opfylde de ønsker/behov, som kommunen har til denne ved at ændre i forhold til den traditionelle proces på en række punkter som følger: Parallelt udbud Der gennemføres en procedure kaldet parallelt udbud i de tidlige projektfaser. Formålet med dette er at få skabt en høj grad af inddragelse og dialog allerede i de tidlige faser, samtidig med at anerkendte arkitekttegnestuer heriblandt internationale ser en udfordring i at konkurrere indbyrdes på både procesforståelsen/dialogen og på det produkt, der kommer ud af dette. Den tegnestue, der bedst formår at lytte til behovene og tilgodese disse i det mest spektakulære projekt, vil blive udpeget som vinder af konkurrencen. Dialogen imellem arkitekterne og kunden skal medvirke til at få øget funktionalitet og kendskab til brugerbehov m.v. med et bedre byggeri som resultat. Udbudsformen indebærer bl.a., at arkitektfirmaerne skal være indstillet på at deltage under de givne procesmæssige betingelser, og at man på udvalgte steder undervejs i den indledende fase evaluerer projekterne op imod hinanden eksempelvis ved at afholde fælles evalueringer, hvor alle firmaerne er til stede og ser og hører hinandens evalueringer. På denne måde skabes fuld åbenhed og oplysning om hinandens ideer, og samtidig gøres processen ligeværdig, så der ikke opstår uhensigtsmæssigheder i forhold til dette grundlæggende forhold. Typisk vil indbydelsen af disse firmaer ske på det niveau, der modsvarer idéforslaget eller byggeprogrammet i den traditionelle faseopdeling. Og typisk vil man lade de konkurrerende teams fortsætte til et dispositions- /projektforslagsniveau, hvor man så kårer den endelige vinder. Konkurrenceformen tilgodeser kommunens ønske om en dialogbaseret udvælgelse med fokus på at få det mest sublime forslag som vinder af konkurrencen. Dialogen med brugere af og andre interessenter i Multimediehuset kan gennemføres på flere forskellige måder, afhængig af hvor bredt man vil gennemføre dialogen. Borgerinddragelsen vil kunne tænkes ind i forhold til en bred kreds af interessenter, og i forhold til den proces der gennemføres i relation til at udforme de bedste projekter og udpege vinderforslaget. Dialogen gennemføres i et bredt forum hvor ønsker/behov og vurderinger opsamles af de konkurrerende arkitektteams og indarbejdes i deres projekter, i det omfang de finder dette relevant og muligt. Udvælgelsen af de bedste projekter sker derimod som oplæg i et mere snævert forum (dommerkomité). Tidlig inddragelse af entreprenørkompetencer Den tidlige inddragelse af entreprenørkompetencer kan sikres ved at gen-
5 nemføre et tidligt udbud i enten hoved-, stor- og eller fagentreprise. Denne udbudsform er kendt og beskrevet i andre sammenhænge og efterhånden gennemført i en række sager. Typisk gennemføres det tidlige udbud (også kaldet sen partnering) på baggrund af et pris- og mængdesat projektforslag, hvor rådgiverne har sat mængder på tilbudslistens poster i projektforslaget. På denne måde sikres det, at der ikke opstår usikkerhed blandt de konkurrerende entreprenører omkring mængdesætningen, og tilbudsgrundlaget bliver derfor entydigt bestemt. Den vindende entreprenør indbydes herefter til at deltage sammen med kunden og rådgiverne i færdigprojekteringen af projektet og være ansvarlig for den efterfølgende udførelse af byggeriet. Formålet med entreprise- og samarbejdsformen er at få entreprenørens kompetencer og erfaringer indarbejdet i projektmaterialet, således at der opnås den bedste mulige bygbarhed i løsningerne og de mest optimale løsninger, og således at uklarheder omkring projektet ryddes af vejen i fællesskab resulterende i en mere optimal udførelse med reducerede omkostninger til følge og en deraf foranlediget lavere pris for kunden som resultat. I relation til priselementet gennemføres udbudet ved, at entreprenøren prissætter projektforslagets mængdesatte poster i tilbudslisten, hvorefter der indgås en kontrakt om leverancen betinget af, at den endelige pris som fastlåses, når projekteringen er færdig holdes inden for den økonomiske ramme, der er gældende for projektet. På denne måde søges projektets løsninger optimalt tilgodeset, samtidig med at der opnås sikkerhed for prisen. Den foreslåede proces for multimediehuset der kan siges at være en kombination af parallelt udbud og en sen partnering/tidligt udbud opfylder således både behovet for en dialogbaseret proces imellem bygherren og dennes brugere og arkitekterne samt ønsket om tidlig inddragelse af entreprenørkompetencer, ligesom den tilgodeser ønsket om, at projektet holdes inden for de økonomiske og tidsmæssige rammer. Endelig baseres samarbejdsmodellen på helt kendte og anvendte rådgivnings- og entrepriseaftaleretlige former, så der skabes tryghed i forhold til de aftalemæssige forhold. 3. Tids- og aktivitetsplan Følgende overordnede hovedterminer og -aktiviteter påregnes for gennemførelsen af mulitimediehussagen. Alle godkendelsesprocedurer hos kommunen forudsættes indeholdt i de anførte tidsterminer. En mere præcis tidsfastsættelse i forhold til myndighedsgodkendelser mv. kan fastsættes i dialogen med de relevante instanser i Århus Kommune. Aktiviteter vil i flere tilfælde kunne gennemføres sideløbende. Det søges illustreret i det efterfølgende skema.
6 A. Parallelt udbud program og forslagsfaserne, august 2006 september 2008 (2 år og 2 mdr.) Udbud af bygherrerådgivning 4 mdr. Færdiggørelse af udbudsgrundlag i samarbejde med interessenter (byggeprogram) - 4 mdr. Gennemførelse af udbud og udvælgelse af arkitekt-/ing. teams 5 mdr. Gennemførelse af dialog- og udvælgelsesprocessen i forslagsfasen frem til dispositionsforslagsniveau 9 mdr. Udarbejdelse af projektforslag (mængdesat) i samarbejde med det vindende rådgiverteam 5 mdr. B. Sen partnering projekt- og udførelsesfaserne, september 2008 oktober 2009 (1 år og 2 mdr.) Udbud og udvælgelse af entreprenør(er) i tidligt udbud samt betinget kontrahering på mængde- og prissat projekt 4 mdr. Gennemførelse af forprojektering og udarbejdelse af myndighedsandragende/-projekt 6 mdr. Gennemførelse af hovedprojektering og fastlæggelse af endelig justeret pris til endelig kontrahering 6 mdr. Endelig myndighedsgodkendelse og kontrahering 4 mdr. C. Sen partnering udførelsen, marts 2010 november 2012 (2 år og 9 mdr.) Opstart af byggeplads m.v. - 1 mdr. Råhus 15 mdr. Installationer 15 mdr. Komplettering 15 mdr. Inventar og indflytning 6 mdr. De anførte tidsterminer er skønnede på dette niveau, og der vil forekomme ændringer af disse undervejs i processen. Den samlede tidstermin skønnes dog at kunne holdes inden for de afstukne rammer.
Tids- og aktivitetsskema A. Parallelt udbud program og forslagsfaserne (august 2006 september 2008 2 år og 2 mdr.) Udbud af bygherrerådgivning 4 mdr. Færdiggørelse af udbudsgrundlag i samarbejde med interessenter 4 mdr. Gennemførelse af udbud og udvælgelse af arkitekt-/ing.teams 5 mdr. Gennemførelse af dialog- og udvælgelsesprocessen i forslagsfasen frem til dispositionsforslagsniveau 9 mdr. Udarbejdelse af projektforslag (mængdesat) i samarbejde med det vindende rådgiverteam 5 mdr. B. Sen partnering projekt- og udførelsesfaserne, september 2008 februar 2010 (1 år og 6 mdr.) Udbud og udvælgelse af entreprenør(er) i tidligt udbud samt betinget kontrahering på mængde- og prissat projekt 4 mdr. Gennemførelse af forprojektering og udarbejdelse af myndighedsandragende/-projekt 6 mdr. Gennemførelse af hovedprojektering og fastlæggelse af endelig justeret pris til endelig kontrahering 6 mdr. Endelig myndighedsgodkendelse og kontrahering 4 mdr. C. Sen partnering udførelsen, marts 2010 november 2012 (2 år og 9 mdr.) Opstart af byggeplads m.v. - 1 mdr. Råhus 15 mdr. Installationer 15 mdr. Komplettering 15 mdr. Inventar og indflytning 6 mdr. aug 06 dec 06 juli 07 dec 07 juli 08 dec 08 juli 09 dec 09 juli 10 dec 10 juli 11 dec 11 juli 12 dec 12 1/12 06 31/3 07 31/7 07 28/2 07 30/4 07 30/9 08 31/12 08 31/8 08 30/6 09 31/12 09 28/2 10 31/10 31/3 10 30/6 11 30/1 12 31/10 10 31/7 12 1/5 11 30/11 12 1/6 12