Ferie- og fraværsregistrering i SLS Side 1 af 18 De generelle regler om registrering af fravær er beskrevet i Fraværsregistrering i HR-Løn I denne vejledning vil du kunne læse om hvordan du foretager registreringer i SLS. Indhold 1. FRAV i SLS... 2 2. Indberet hændelser... 3 3. Slet hændelse... 5 4. Oversigt årsagskoder - Indberetningsmuligheder... 5 5. Fejl og advis... 6 6. Masseindberetning... 7 7. Ferieregnskab... 9 8. Omsorgsregnskab... 12 9. Opsparingsdage... 14 10. Frihedsbank... 15 11. Optælling af fravær... 17
Side 2 af 18 1. FRAV i SLS Der er 2 knapper, der vedrører fraværsregistrering i SLS. Under denne knap kan du se regnskaber, registrere hændelser samt tildele og flytte rettigheder til fravær. Under denne knap kan du masseindberette hændelser.
Side 3 af 18 2. Indberet hændelser Hændelser skal indberettes for den enkelte medarbejder. Du skal derfor begynde med at fremsøge den medarbejder, der skal registreres hændelser på. Tryk på Søg, vælg den relevante medarbejder og tryk på Åbn. Tryk på Vis og vælg Hændelse
Hvis du kender den faste årsagskode, kan du taste den direkte. Hvis du trykker på knappen Fast årsagskode, kan du vælge blandt alle de mulige årsagskoder. Side 4 af 18 Fri årsagskode anvendes ikke pt. Langt de fleste hændelser skal indberettes med ENTEN en periode ELLER en del af en dag. For fravær på en enkelt hel dag skal Fra dato og Til dato være ens. Du skal IKKE indberette timer og minutter. Hvis du indberetter en hændelse som en del af en dag skal Fra dato og Til dato være ens og du skal indberette timer og minutter. Hvis du indberetter en hændelse som en periode skal du IKKE indberette timer og minutter. For afgangsårsagerne 154 Graviditetsbetinget sygdom, nedsat tid, 155 Delvis sygdom og 405 Delvis barsel, er der dog mulighed for at indberette en længere periode og samtidig indberette timer og minutter. For at gemme skal du trykke CTRL + S
Side 5 af 18 3. Slet hændelse Fremsøg medarbejder. Tryk på Hændelse og Åbn. Vælg den relevante hændelse og tryk på Åbn -knappen Marker hændelsen og vælg Slet 4. Oversigt årsagskoder - Indberetningsmuligheder Vi har udarbejdet en tabel (se tabellen her), som giver overblik over de generelle regler ifm. fraværsregistrering. Tabellen indeholder en oversigt over de enkelte fraværsårsagskoder, og hvordan de skal indberettes. VIGTIGT: I tabellen kan du se, hvilke årsagskoder, der sendes til Isola og Danmarks Statistik. Derudover kan du se hvilke årsagskoder, der indgår i hvilke regnskaber. Hvis du fx har et omsorgsregnskab, kan du se hvilke hændelser, der nedskriver i regnskabet. Derudover giver oversigten dig mulighed for at se hvordan den enkelte hændelse skal indberettes: Enten som periode eller som dag. Periode "Periode": Ja, betyder at der kan indberettes en periode. Ved blank betyder det, at der ikke kan indberettes slutdato forskellig fra startdato. Dato = "31-12-9999": Ja, betyder at der kan indberettes en åben hændelse (uden slutdato). Ved blank betyder det, at der SKAL være en slutdato på indberetningen.
Side 6 af 18 "Time/min": fortæller om der kan indberettes timer og minutter på årsagskoden. Blank indikerer at der ikke kan indberettes timer og minutter ja/obligatorisk betyder at der SKAL indberettes timer og minutter ja/ikke obligatorisk betyder at der KAN indberettes timer og minutter Dag Dag": Ja, betyder at der skal indberettes samme start- og slutdato. Blank indikerer at der ikke kan indberettes timer og minutter ja/obligatorisk betyder at der SKAL indberettes timer og minutter ja/ikke obligatorisk betyder at der KAN indberettes timer og minutter Vi har derudover udarbejdet et regneark, der indeholder en matrix over hvilke fraværsårsager, der kan indberettes samtidig og hvilke der ikke kan. Du kan se denne matrix her. J betyder ja disse årsagskoder kan indberettes samtidig, N betyder nej disse kan ikke indberettes samtidig. 5. Fejl og advis Når du indberetter fraværsdata til SLS, kan du komme ud for enten fejl eller advarsler (advis) fra systemet. Du kan læse mere om de mest forekommende fejl og advarsler her. Hvis du får en Fejl, har du tastet noget systemet ikke kan godkende, det kan fx være at du taster både en feriedag og en sygedag på samme dag. Vi har udarbejdet et regneark, der indeholder en matrix over hvilke fraværsårsager, der kan indberettes samtidig og hvilke der ikke kan. Du kan se denne matrix her. J betyder ja disse årsagskoder kan indberettes samtidig, N betyder nej disse kan ikke indberettes samtidig. Hvis du får et Advis, skal du undersøge om der er noget du skal være opmærksom på. Eksempel: Du får advarsel om, at der er forbrugt mere ferie, end der er optjent. I den situation skal du undersøge: om medarbejderen reelt har afholdt mere ferie, end der er optjent, om du har lagt for få feriedage ind til afholdelse om I slet ikke lægger optjent ferie ind, men kun bruger systemet til at holde styr på de afholdte feriedage
Side 7 af 18 6. Masseindberetning Du kan masseindberette hændelser i SLS. Masseindberetningen foretages under denne knap. Masseindberetningsbilledet ser således ud. Hvis du har brug for at masseindberette en masse ens indberetninger, kan du indstille billedet, således at du undgår at skulle taste de samme oplysninger igen eller du kan indstille, så du ikke skal tabulere dig gennem felter, der ikke er brug for. Indstilling af masseindberetningsbilledet For at indstille billedet skal du trykke på indstillinger og vælge Indstil hændelse Du kan vælge mellem at beskytte feltet eller bevare værdien i feltet Beskyt felt : feltet blive grånet, så du ikke kan taste i det. Hvis du har brug for at taste noget andet end det beskyttede, skal du ændre dine indstillinger igen.
Bevar værdi : værdien bliver gentaget, men du kan ændre i den. Tryk derefter på Indstil. Side 8 af 18 Indstillingerne bliver gemt indtil du vælger nye indstillinger. I HR-Løn er der mulighed for at masseindberette fraværsret og hændelser via et regneark.
Side 9 af 18 7. Ferieregnskab Et ferieregnskab består dels af ferieret, dels afholdt ferie. Den afholdte ferie fratrækkes automatisk ferieregnskabet ved indberetning af de relevante hændelser i 5xx-serien. Ferieretten skal lægges ind. Det bør gøres ved ferieårets start. Ved henvendelse til modstlon@modst.dk kan du få maskinelt få lagt optjent ferie ind. Efterfølgende lægger vi ferieret ind hvert år i løngeneration 03. Denne opgave er gratis Vi kan også danne hændelserne for jer, vi skal have nedenstående oplysninger indsat i et regneark: CPR-nr. Løbenummer Fast årsagskode Fra dato og Til-og-med dato Det er også muligt at få dannet hændelser på en given PKAT/KL dvs. uden at oplyse CPR-nr. og løbenummer, hvis du ønsker det, skal du oplyse: PKAT og evt. KL Fast årsagskode Fra dato og Til-og-med dato Prisen for at danne hændelser udgør 3 konsulenttimer (jf. prisfolder) første gang du indsender din bestilling. Ved bestilling for efterfølgende år udgør prisen kun 1 konsulenttime. Vigtigt: Vi skal modtage ny bestilling (regneark) fra dig hvert år. De afholdte feriedage eller særlige feriedage fratrækkes automatisk ferieregnskabet ved indberetning af de relevante hændelser i 5xx-serien.
Side 10 af 18 Registrering af optjent ferie Vælg den enkelte medarbejder, vælg Vis og Ferieregnskaber Vælg derefter det relevante ferieår og vælg knappen Ferieret Vælg derefter knappen Reguler Indtast antal optjente dage, vælg relevant ferieretstype og tryk på Reguler
For de årlige tilbagevendende tilskrivninger vil Automatisk med løn, være den mest oplagte ferieretstype. Side 11 af 18 Skal du flytte ferie fra et år til andet, skal du bruge knappen Flyt, når du flytter ferie, vil dagene automatisk blive nedskrevet i det valgte ferieår og opskrevet i det efterfølgende ferieår. Når du åbner et ferieregnskab, vil du kunne se en opgørelse over ferieretten og de enkelte hændelser, der har nedskrevet ferieretten. Vær opmærksom på at alle ferieretstyper lægges sammen og udgør feltet: Ferieret Der er mulighed for at lægge en selvvalgt beskrivelse ind i ferieregnskabet På det enkelte ferieår er det muligt at få vist regnskabet i timer.
Side 12 af 18 8. Omsorgsregnskab Et omsorgsregnskab består dels af omsorgsret, dels af afholdte omsorgsdage. De afholdte omsorgsdage fratrækkes automatisk omsorgsregnskabet ved indberetning af de relevante hændelser i 6xx-serien. Omsorgsretten lægges ind på denne måde: Vælg den enkelte medarbejder, vælg Vis og Omsorgsregnskab Vælg Behandl og Reguler omsorgsret. Tast antal dage og omsorgsretstype. Slut med at trykke på Reguler
Eksempel på omsorgsregnskab Side 13 af 18 Der er mulighed for at lægge en selvvalgt beskrivelse ind på omsorgsregnskabet Derudover er der i indstillinger mulighed for at få vist regnskabet i timer.
Side 14 af 18 9. Opsparingsdage De registreringer der allerede er registreret på omsorgsretstype 1, overgår til ordning om opsparingsdage. Opsparingsdagene bibeholdes i omsorgsregnskabet. Til registrering af enten afholdelse eller udbetaling af opsparingsdage, skal følgende bruges: Årsagskode 620 omdøbes til Konvert./afspads./afholdelse. Koden anvendes til afholdte opsparingsdage Årsagskode 630 (NY) til udbetaling af opsparingsdage. Koden anvendes til udbetalte opsparingsdage, så disse nedskrives i regnskabet. Til udbetaling af opsparingsdage skal løndel 6107 anvendes.
Side 15 af 18 10. Frihedsbank Frihedsbanken består dels af retten til frihed, dels af afholdte dage. De afholdte fridage fratrækkes automatisk i banken ved indberetning af de relevante hændelser i 8xx-serien. Retten til frihed lægges ind på denne måde: Vælg den enkelte medarbejder, vælg Vis og Frihedsbank Vælg Behandl og Reguler opsparingsret. Tast antal dage/timer/min og opsparingsretstype. Slut med at trykke på Reguler
Side 16 af 18 Eksempel på frihedsbanksregnskab Det er muligt at få vist frihedsbankregnskabet i timer Der er mulighed for at lægge en selvvalgt beskrivelse ind på frihedsbanken
Side 17 af 18 11. Optælling af fravær I hændelseslisten ligger alt fravær med angivelse af periode. Har du brug for at få optalt fraværet på den enkelte ansatte kan du gøre dette i Optælling af fravær. Vælg den periode, du vil have optalt og tryk på Årsagskoder for at vælge den eller de årsagskoder, som du vil have med i optællingen og tryk ok. Afslut med at trykke på Optæl.
Antallet af fraværsdage kan herefter aflæses og de hændelser, der indgår i optællingen bliver oplistet. Side 18 af 18