Tomsagervej 3 8230 Aabyhøj Tlf.: 8746 5500, Fax: 8746 5501 E-mail: aarhus@kr.dk ODDER KOMMUNE Beretning nr. 3 (side 37-74) Revisionen af regnskabet for året 2007 Afsluttende revision for regnskabsår 2007 BDO Kommunernes Revision Vi er Danmarks største udbyder af kommunal revision med næsten 60% af markedet, og leverer Revision, Rådgivning, Service samt Kurser. BDO er Danmarks 5. største revisions- og rådgivningsvirksomhed som beskæftiger godt 900 medarbejdere.
Odder Kommune 3 Revisionen af regnskabet for året 2007 Indholdsfortegnelse Side 1 INDLEDNING...37 1.1 Den løbende revision...37 1.2 Den afsluttende revision...38 1.3 Rapportering og revisionsbemærkninger...39 2 ÅRSREGNSKABET...40 2.1 Kommunens årsregnskab for 2007...40 2.2 Ledelsens regnskabserklæring...41 2.3 Revisionspåtegning...41 3 REVISION AF ÅRSREGNSKABET...43 3.1 Årsregnskabets opbygning og indhold...43 3.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen...43 3.3 Revisionsmæssig gennemgang af it-sikkerheden...44 3.4 Budget- og bevillingskontrol...45 3.5 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger...46 3.6 Skatter...48 3.7 Tilskud og udligning...49 3.8 Refusion af købsmoms...49 3.9 Lønninger og vederlag...49 3.10Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver...50 3.11Anlægsvirksomhed...52 3.12Forsyningsvirksomheder...52 3.13Omkostningsbaserede takster for kommunale botilbud m.v...53 3.14Balancen...54 3.14.1Anlægsaktiver... 54 3.14.2Omsætningsaktiver... 55 3.14.3Likvide beholdninger... 55 3.14.4Egenkapital... 56 3.14.5Hensatte forpligtelser... 56 3.14.6Lånoptagelse... 57 3.14.7Gældsforpligtelser... 57 4 VURDERING AF KOMMUNENS ØKONOMI...58 4.1 Indledning...58 4.2 Vurdering af bæredygtig drift...58 4.3 Det likvide beredskab...59 4.3.1 Kassekreditreglen... 60 5 REVISION AF DE SOCIALE REGNSKABER - OMRÅDER MED STATSREFUSION...62 5.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer...62 5.2 Løbende revision...63 5.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling... 63 5.2.2 Arbejdsmarkedsforanstaltninger... 63
Odder Kommune 3 Revisionen af regnskabet for året 2007 5.3 Afsluttende revision...63 5.3.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion... 63 5.3.2 Opfølgning på decisionsskrivelser fra 2006 og evt. tidligere år... 65 5.4 Temarevision - sygedagpenge...65 5.5 Særlig gennemgang på fleksjobområdet...66 6 ØVRIGE OMRÅDER MED SÆRLIGE RAPPORTERINGSKRAV...68 6.1 Velfærdsministeriet...68 6.1.1 Byfornyelse... 68 6.1.2 Økonomisk støtte fra puljen til kommuner med særlig store udgifter til sindslidende (Kommunepuljen/Frem)... 69 6.1.3 Puljetilskud til støtte til sociale tilbud til personer med sindslidelser... 70 6.1.4 Tilskud fra puljen til bedre og mere fleksibel hjemmehjælp... 70 6.2 Undervisningsministeriet...70 6.2.1 It til 3. klasse i folkeskolen... 70 7 AFGIVNE REVISIONSBERETNINGER VEDRØRENDE 2007...71 7.1 Revisionsberetninger afgivet til Odder Byråd...71 8 REVISORS ERKLÆRING...72 9 REVISIONENS BEMÆRKNINGER...72
Til Odder Byråd 1 Indledning BDO Kommunernes Revision har den 21. august 2008 afsluttet revisionen af Odder Kommunes regnskab for året 2007. I henhold til Lov om Kommunernes Styrelse og revisionsregulativet for Odder Kommune afgives hermed beretning om den udførte revision. Revisionen udføres ved stikprøver med det formål at vurdere og efterprøve, om interne forretningsgange og kontrolsystemer fungerer hensigtsmæssigt og betryggende. Endvidere vurderes og efterprøves, om kommunens dispositioner vedrørende regnskabsmæssige forhold m.v. er i overensstemmelse med byrådets bevillinger og øvrige beslutninger, love og andre forskrifter samt indgåede aftaler og sædvanlig praksis. I forbindelse med revisionen vurderes, om udførelsen af byrådets og udvalgenes beslutninger samt den øvrige forvaltning af kommunens anliggender er varetaget på en økonomisk hensigtsmæssig måde. Om revisionens tilrettelæggelse og udførelse samt ledelsens og revisors opgaver og ansvar henvises i øvrigt til vor beretning om tiltrædelse pr. 1. januar 2007 (beretning nr. 1). 1.1 Den løbende revision Generelt Den løbende revision er i løbet af året gennemført ved besøg i den kommunale forvaltning. Formålet med den løbende revision er dels at udøve en aktuel og vedkommende revision, der giver mulighed for løbende at fremsætte forslag til forbedringer under skyldig hensyntagen til omkostninger og risici, dels at sikre et betryggende og effektivt grundlag for regnskabsaflæggelsen i kommunen. Forretningsgange Ved den løbende revision har vi gennemgået udvalgte væsentlige forretningsgange på forvaltningsområderne. Vi har lagt vægt på ledelse og styring som indfaldsvinkel til revisionen, og der er således fokuseret på kommunens målsætninger og strategier for Side 37
området, samt på hvorvidt de tilrettelagte procedurer og det etablerede ledelsestilsyn understøtter disse strategier og målsætninger. Når der er god sammenhæng imellem målsætninger, procedurer og ledelsestilsyn er der tale om effektiv og hensigtsmæssig forvaltning af området. Tilsvarende er der ved revision af udvalgte forretningsgange på det sociale område fokuseret på, hvorvidt kommunen har tilrettelagt hensigtsmæssige og betryggende procedurer, der sikrer, at gældende lovgivning overholdes, samt at it-systemerne anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. Vi har stikprøvevis efterprøvet forretningsgangene ved at følge sagsbehandlingen af kommunens dispositioner, eksempelvis udbetaling af sociale ydelser og lønninger. Kasseeftersyn Vi har i årets løb foretaget uanmeldt kasseeftersyn af likvide beholdninger ved kommunens hovedkasse og andre væsentlige kasser. Formålet er at konstatere, hvorvidt kommunens likvide aktiver er korrekt registreret i overensstemmelse med de respektive pengeinstitutters oplysninger. Bevillinger Vi har undersøgt, om foretagne dispositioner er i overensstemmelse med fastlagte bevillinger, byrådets og udvalgenes øvrige beslutninger samt love og andre forskrifter, herunder bestemmelserne i "Budget- og regnskabssystem for kommuner". Om den løbende revision henvises til delberetning nr. 2. 1.2 Den afsluttende revision Den afsluttende revision sikrer, at de aflagte regnskaber ikke indeholder væsentlige fejl. Det vil sige, at regnskaberne er korrekte og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Forvaltningsrevisionen er udført integreret og sideløbende med den finansielle revision. Forvaltningsrevisionen har bl.a. omfattet stikprøvevis gennemgang af systemer, beslutningsgrundlag og rapporter, analyser af udgifts- og indtægtsposter, undersøgelser af nøgletal m.v. samt analyser af budgetafvigelser. I det omfang vore vurderinger afdækker usædvanlige forhold eller udviklingstendenser på et område, har vi vurderet, om ressourcer m.v. anvendes hensigtsmæssigt og betryggende. Side 38
1.3 Rapportering og revisionsbemærkninger Revisionsbemærkninger, der skal behandles af byrådet og fremsendes til tilsynsmyndigheden, er anført under kapitel 9 Revisionens bemærkninger. Vi har pligt til løbende at vurdere, om der skal skrives en revisionsbemærkning, hvis w regnskabets poster ikke er i overensstemmelse med byrådets beslutninger w der er handlet i strid med gældende love og bestemmelser w lovligheden af en post eller disposition anses for tvivlsom w der ved gennemgang af de etablerede forretningsgange konstateres væsentlige mangler i kontrolmæssig henseende, idet revisionen samtidig kan fremsætte forslag til udbedring af konstaterede mangler w foreskrevne forretningsgange i øvrigt ikke er fulgt. Orientering og kommentarer De orienteringer og kommentarer, som revisionen har givet anledning til, er anført som konklusioner under de enkelte afsnit. Generelt er alle vore konklusioner drøftet med den administrative ledelse og de berørte forvaltninger inden udformningen af den endelige beretning. Side 39
2 Årsregnskabet 2.1 Kommunens årsregnskab for 2007 Det reviderede regnskab for 2007 har omfattet kommunens årsberetning samt de oversigter, bemærkninger og redegørelser, der i henhold til gældende regler for regnskabsaflæggelsen skal udarbejdes. Hovedtallene udviser (mio. kr.): Regnskabsopgørelse (udgiftsbaseret) Resultat af ordinær driftsvirksomhed Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Resultatopgørelse (omkostningsbaseret) Resultat af det skattefinansierede område Resultat af forsyningsvirksomhederne Balance Anlægsaktiver Omsætningsaktiver Likvide beholdninger Egenkapital Hensatte forpligtelser Langfristede gældsforpligtelser Nettogæld vedrørende fonds, legater, deposita m.v. Kortfristede gældsforpligtelser Positive tal = overskud/aktiver Negative tal = underskud/passiver Oprindeligt budget 32,2 3,6 0,8 Primo 2007 934,3 64,6 73,5-834,8-105,8-130,9-0,8-0,1 Regnskab 20,4-73 4,1-30,5 3,5 Ultimo 2007 921,9 15,8 100,8-756,3-106,1-139,7-0,8-35,6 Side 40
2.2 Ledelsens regnskabserklæring I forbindelse med revisionen af årsregnskabet har borgmester og kommunaldirektør over for os afgivet en regnskabserklæring vedrørende årsregnskabet 2007. 2.3 Revisionspåtegning Revisionspåtegning (konklusion) Vi har forsynet kommunens årsberetning med følgende påtegning: DEN UAFHÆNGIGE REVISORS PÅTEGNING Til byrådet i Odder Kommune Vi har revideret årsregnskabet for Odder Kommune for regnskabsåret 1. januar 31. december 2007, der aflægges efter Velfærdsministeriets bestemmelser. Ledelsens ansvar for årsregnskabet Økonomiudvalget har ansvaret for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Dette ansvar omfatter udformning, implementering og opretholdelse af interne kontroller, der er relevante for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Revisors ansvar og den udførte revision Vort ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet på grundlag af vor revision. Vi har udført vor revision i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, bestemmelserne i kommunens revisionsregulativ og danske revisionsstandarder. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet ikke indeholder væsentlig fejlinformation. Side 41
En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger, der er anført i årsregnskabet. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevante for kommunens udarbejdelse og aflæggelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke med det formål at udtrykke en konklusion om effektiviteten af kommunens interne kontrol. En revision omfatter endvidere stillingtagen til, om den af økonomiudvalget anvendte regnskabspraksis er passende, om de af økonomiudvalget udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige samt en vurdering af den samlede præsentation af årsregnskabet. Det er vor opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vor konklusion. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Der henvises i øvrigt til revisionsberetningen. Det er vor opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af kommunens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31. december 2007 samt af resultatet af kommunens aktiviteter og pengestrømme for regnskabsåret 1. januar 31. december 2007 i overensstemmelse med Velfærdsministeriets bestemmelser. Side 42
3 Revision af årsregnskabet 3.1 Årsregnskabets opbygning og indhold Vi har undersøgt, om kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene i Velfærdsministeriets gældende regler. Den talmæssige korrekthed og sammenhængen mellem regnskabet og de enkelte posteringer er kontrolleret ved brug af det foreliggende regnskabsmateriale. Det er påset, om regnskabets udgifter og indtægter har hjemmel i de vedtagne bevillinger, og om de er i overensstemmelse med gældende love og bestemmelser samt indgåede kontrakter m.m. Vi har påset, om de i balancen opførte aktiver og passiver har været undergivet fornøden kontrol. Endvidere har vi undersøgt, om de forpligtelser, bl.a. garantiforpligtelser, eventualrettigheder og leasingaftaler, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret. Endelig er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med eksterne institutioner, forsyningsvirksomheder m.v., som kommunen fører regnskab for, er korrekt opgjort. Ved hjælp af vore forskellige analyseværktøjer har vi anvendt regnskabsanalytiske revisionsmetoder for at minimere den samlede revisionsrisiko. Via detailrevision har vi supplerende indhentet dokumentation for udvalgte enkeltposter i regnskabet og for lovligheden heraf. De typisk anvendte metoder har her været afstemninger, analyser af konti m.v., fysisk kontrol, efterregning, stikprøvevis kontrol af bilag samt gennemgang af skriftlige aftaler. Det er vor opfattelse, at kommunens regnskabsaflæggelse er foretaget i overensstemmelse med formkravene udmeldt af Velfærdsministeriet. 3.2 Forretningsgange for regnskabsaflæggelsen Kommunens forretningsgange vedrørende regnskabsaflæggelse er gennemgået. Ved denne gennemgang har vi vurderet, om kommunen i tilstrækkelig grad sikrer korrekt regnskabsaflæggelse ved hjælp af procedurer, ansvarsplacering og ledelsestilsyn, herunder anvendelse af materialeplaner og andre styringssystemer. Side 43
Det er vor opfattelse, at forretningsgangene vedrørende regnskabsaflæggelse generelt har fungeret tilfredsstillende. 3.3 Revisionsmæssig gennemgang af it-sikkerheden Som et led i revisionen af Odder Kommune har vi vurderet, hvordan kommunens itanvendelse påvirker vores revision. Revisionen berører primært de systemer, som w har væsentlig betydning for kommunens økonomistyring w repræsenterer en væsentlig værdi w er af væsentlig betydning for løsningen af kommunens administrative opgaver. Hvor det vurderes som relevant, foretager vi desuden vurderinger, der indeholder elementer af forvaltningsrevision, herunder ledelse og styring samt effektivitet. En fuldstændig gennemgang af kommunens it-sikkerhed er senest foretaget og afrapporteret i 2006. I juni 2008 har vi foretaget en opfølgningsrevision, hvor vi har gjort status over tidligere kritikpunkter og anbefalinger. Revisionen er primært udført ved besøg i kommunen med efterfølgende gennemgang af indsamlet materiale. Ved revisionen har vi foretaget interviews af medarbejdere på stedet. Hvor vi har skønnet det relevant og muligt, er gennemgangen foretaget ved stikprøver. Det er ikke alle indsamlede oplysninger, som er søgt verificeret. Kun hvor der har været tvivl om rigtigheden, eller hvor spørgsmålet har været af særlig stor betydning, er oplysninger søgt verificeret. Gennemgangen viste, at vi kan basere vor revision på fungerende kontroller i og omkring de enkelte systemer. Det er dog vores opfattelse, at der fortsat er behov for egentlige retningslinier for kommunens it-sikkerhed. Væsentligste anbefalinger omhandler følgende områder: It-strategi Odder Kommune har udarbejdet en it-strategi som er konkretiseret i indsatsområder med beskrivelse og målsætning. Ifølge it-strategien arbejdedes der med en tidshorisont frem mod 2011, men indsatsområderne er ikke prioriteret eller tids- Side 44
mæssigt fastlagt i en egentlig projektplan. Vi anbefaler, at der udarbejdes en konkret prioriteret projektplan for de i itstrategien formulerede indsatsområder It-sikkerhedspolitik med underliggende bilag Odder Kommune har ikke udarbejdet en it-sikkerhedspolitik, som netop er en af de udpegede indsatsområder i it-strategien. I it-strategien er det tidsmæssige mål for udarbejdelsen af en revideret it-sikkerhedspolitik fastsat til den 1. januar 2007. Det anbefales, at udarbejdelsen af en egentlig it-sikkerhedspolitik opprioriteres til erstatning for det eksisterende materiale ( EDB anvendelse i Odder Kommune samt Log-politik ), som ikke er dækkende og opdateret i forhold til kommunens behov og situation. De anbefalinger, som er skitseret i denne gennemgang, vil naturligt blive løst ved beskrivelse af en it-sikkerhedspolitik Nødberedskab Det anbefales, at Odder Kommune er opmærksom på den fortsatte varetagelse af kommunens væsentligste forretningsprocesser i en nødsituation. Det anbefales, at der foretages en konkret vurdering af forretningsprocessernes afhængighed af it-driften og herudfra opstilles et relevant nødberedskab. Autorisation af brugere Det anbefales, at der udarbejdes operationelle retningslinier for oprettelse af brugere på netværket, i KMD-systemer og øvrige systemer. Retningslinierne kan med fordel indgå i kommunens it-sikkerhedspolitik. 3.4 Budget- og bevillingskontrol Vi har påset, at kommunens finansielle dispositioner er i overensstemmelse med det vedtagne budget, meddelte tillægsbevillinger og øvrige beslutninger af bevillingsmæssig karakter. Samtidig har vi undersøgt, om kommunens bevillingsniveauer er fastlagt i overensstemmelse med gældende regler. Vi har i det aflagte regnskab ikke konstateret overskridelse af de meddelte bevillinger, og det vedtagne bevillingsniveau er i overensstemmelse med gældende regler. Side 45
3.5 Opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger Ved den afsluttende revision har vi foretaget opfølgning på tidligere revisionsbemærkninger samt andre forhold omtalt i tidligere revisionsberetninger. Nedenfor er tidligere afgivne revisionsbemærkninger samt den opfølgning, der er gennemført af kommunen i forhold til bemærkningerne, gengivet. 2 (side 35): Bilagsbehandling og nemkontoadministration I afsnit 3.3 og 3.4 har vi redegjort for vores revision af kommunens regnskabsføring og administration af nemkontoen. Vi har ved revisionen konstateret, at nogle interne kontroller på området ikke var gennemført som forudsat: På eftersynstidspunktet var der ikke udført stikprøvevise kontroller af pengestrømsændringer foretaget i e-fakturaer eller af udbetalinger via udgiftsbilag. Forvaltningen har efterfølgende oplyst, at kontrollerne er udført med tilbagevirkende kraft Der var ikke udført kontrolbesøg ved institutioner med decentral bogføring, og det blev oplyst, at kontrolbesøgene ikke udføres i 2007 på grund af tidspres. Det anbefales, at der i forbindelse med årsafslutningen foretages kontrol af institutionernes afstemninger af likvide konti. Forvaltningen har efterfølgende oplyst, at kontrollen er iværksat Kontrollen af oprettelser/ændringer af nemkonto og specifik konto foretages ikke til dokumentation fra borgeren, og der foreligger ikke i alle tilfælde skriftlig dokumentation for oprettelser og ændringer. Der bør indføres en forretningsgang, der sikrer, at der er fornøden dokumentation for samtlige oprettelser og ændringer i NemKonto-registret. Byrådets besvarelse: Det fremgår af besvarelsen den 9. juni 2008, at der i 1. kvartal 2008 er udført kontrol af pengestrømsændringer foretaget i web-betaling for 2007, og der er påbegyndt kontrol af institutionernes likvide konti. Forretningsgang for ændring i NemKonto-registret tages til efterretning. Overførselsindkomster - personsager For områderne kontanthjælp, aktivering og revalidering er opfølgningen på det individuelle kontaktforløb i flere tilfælde foretaget for sent. Samme forhold blev konstateret ved gennemgangen i 2006. Side 46
Vi har konstateret, at Jobcentrets ledelsestilsyn på sagsområderne ikke har været udført i 2. halvår 2007 og at Borgerbutikken ikke har udført et systematisk ledelsestilsyn i 2007. Det er oplyst, at ledelsestilsynet vil blive iværksat fra 2008. Vi anbefaler, at der sættes fokus på ledelsestilsynet for at sikre, at reglerne for sagsbehandlingen overholdes herunder, at der sker rettidig opfølgning i sagerne. Byrådets besvarelse: Det fremgår af besvarelse den 9. juni 2008, at det er kommunes opfattelse, at der er konstateret et stort antal fejl i de udtagne sager især vedrørende rettidighed men, at der trods alt har været tale om enkeltstående fejl og ikke systematisk manglende overholdelse af de formelle krav ligesom fejlene ikke har haft større refusionsmæssig betydning. I 2007 var jobcentret ramt dels af efterslæbet fra sygemeldinger på kontanthjælpsområdet samt et stort arbejdspres i forbindelse med opdeling mellem det sociale område, ydelseskontor og arbejdsmarkedsområdet. Dertil kommer, at den faglige lederstilling i jobcentret, hvori funktionen med ledelsestilsyn lå, blev nedlagt, og det ledelsesmæssige tilsyn har derfor også været nedprioriteret i 2007. På grund af denne situation blev det medio 2007 besluttet at bede Kommunernes Revision om at foretage et gennemgribende ledelsestilsyn og komme med forslag til en handlingsplan for at sikre overholdelse af formaliakrav. Tilsynet resulterede udover tilsyn og anbefalinger på alle faglige områder også i en anbefaling til kommunen om at styrke det ledelsesmæssige tilsyn. Fra 2008 blev der derfor atter oprettet en stilling som faglig leder i jobcentret med særligt fokus på et intensiveret ledelsesmæssigt tilsyn og denne funktion er nu i god drift og med til at understøtte en sagsbehandling, hvor færre fejl opstår. Det er ligeledes primo 2008 besluttet at styrke sagsbehandlerressourcerne. Disse effektueres snarest, og med et lavere sagstal er der udsigt til at øge kvaliteten i sagsbehandlingen til et tilfredsstillende niveau. Fejl vil dog altid forekomme med en så kompleks lovgivning, som der findes på arbejdsmarkedsområdet, og det er kommunens håb, at afbureaukratiseringsprocessen kan blive en kraftigt medvirkende hjælp til kommunen i at leve op til kommunens eget ønske om at administrere korrekt efter gældende lovgivning og forskrifter. Det er forvaltningens opfattelse, at der grundlæggende er gode og betryggende skriftlige sagsgange, og at det forvaltnings- og ledelsesmæssige fokus derfor i større omfang nødvendigvis må rettes mod den enkelte sagsbehandlers praksis. Derfor sker der nu en skærpet intern revision med et fagligt tilsyn, der giver mulighed for ift. den enkelte sagsbehandler at arbejde med at styrke kvaliteten og systematikken ift. de revisionsmæssige krav, og hvor der bliver opstillet konkrete krav og tidsplaner. Derudover er der etableret et tæt og formaliseret samarbejde mellem ydelseskontor og jobcenter for at sikre korrekt udbetaling af forsørgelsesydelser. Som et væsentligt led i Side 47
dette er der primo 2007 sket indførelse af it-systemet KMD-Opera, som dels kan sikre en ensartet og tydelig kommunikation mellem ydelseskontor og jobcenter og også kan sikre en bedre systematik og overholdelse af formaliakravene i sagsbehandlingen. Vedrørende Borgerbutikkens opgaver (ydelsesdelen, kontanthjælp og enkeltydelser, revalidering, ledighedsydelse og fleksydelse) så er der ikke gennemført ledelsestilsyn i 2007 på grund af nye opgaver fra staten bl.a. fleksydelse. Her skulle udbetalinger, beregninger og opkrævninger foretages manuelt i de første måneder af året. Ledelsestilsyn på flere af disse områder er lavet her i foråret 2008. Der vil blive en fast systematik og procedure for det fremtidige ledelsestilsyn på området. Ovenstående samt arbejdet med opsplitningen af udbetalinger fra jobcenter til ydelsesdel i Borgerbutikken har krævet ledelsesmæssige ressourcer, hvilket har betydet, at der ikke er udført ledelsestilsyn på de øvrige områder pension og boligstøtte. Ledelsestilsyn på disse områder vil også blive udført i foråret 2008, og den hidtidige systematik for udførelse af ledelsestilsyn inden for disse områder vil blive genoptaget. På grundlag af byrådets besvarelse og vor opfølgning anser vi bemærkningerne som afsluttet. Vi vil dog i forbindelse med revisionen i 2008 følge op på effekten af kommunens tiltag vedrørende de afgivne bemærkninger. 3.6 Skatter Vi har kontrolleret, at de indtægtsførte skatter er i overensstemmelse med de af SKAT foretagne fordelinger og meddelte oplysninger. Endvidere har vi påset, at skatterne er bogført og periodiseret korrekt, jf. gældende konteringsregler. Det bemærkes, at den udførte revision - i et vist omfang - baserer sig på it-systemer, der henhører under andre myndigheders ansvarsområde. Det er vor opfattelse, at skattebeløbene er korrekt optaget i regnskabet. Side 48
3.7 Tilskud og udligning Tilskud og udligning er sammenholdt med de af Velfærdsministeriet udarbejdede opgørelser. Vi har endvidere undersøgt, om kommunens kontering er i overensstemmelse med konteringsreglerne. Det er vor opfattelse, at tilskuds- og udligningsbeløb er korrekt optaget i regnskabet. 3.8 Refusion af købsmoms Vi har ved den afsluttende revision fokuseret på kommunens administration af området, hvor vi har påset, at opgørelsen af købsmomsrefusion er udarbejdet efter gældende regler. Reglerne for tilbagebetaling af moms på etapevis salg af anlæg (eksempelvis grunde i udstykninger) er ændret med virkning fra 1. januar 2007, således at tilbagebetalingen enten skal ske løbende i takt med salget eller mindst 1 gang årligt. Vi har således haft særlig fokus på, om opgørelsen for 2007 i fornødent omfang indeholder tilbagebetaling af moms vedrørende grunde solgt indtil 31. december 2007, uanset om der er usolgte grunde tilbage i udstykningen. Det er vor opfattelse, at opgørelsen af købsmomsrefusion er korrekt udarbejdet og optaget i regnskabet. 3.9 Lønninger og vederlag Vi har i løbet af året gennemgået kommunens forretningsgange og stikprøvevis efterprøvet dokumentation, beregning og udbetaling i lønsagerne. Vi har ved revisionen af årsregnskabet undersøgt kommunens forretningsgange m.v. i forhold til interne kontroller ved anvendelse af lønsystemet, bl.a. medarbejdernes muligheder for at indberette til egne cpr-numre m.v. Side 49
Lønudbetalingen til den administrative ledelse og vederlag udbetalt til politikkerne er gennemgået. Det er undersøgt, om lønsystemet er afstemt til bogholderiet/årsregnskabet. Det er endvidere påset, at de til SKAT afgivne oplysninger om løn m.v. er afstemt, ligesom det er kontrolleret, at tilbageholdt A-skat m.v. er afregnet og afstemt. De interne kontroller udføres på betryggende vis i henhold til gældende regler. Den stikprøvevise gennemgang af dokumentation, beregning og udbetaling i lønsagerne, herunder lønudbetalingen til den administrative ledelse samt vederlag udbetalt til politikkerne har givet overbevisning om, at der ikke er foretaget væsentlige fejludbetalinger. De nødvendige afstemninger af lønsystemet i forhold til bogholderiet/årsregnskabet er foretaget. Det er endvidere dokumenteret, at der er overført korrekte oplysninger om lønforhold m.v. til SKAT. Samtidig er årets tilbageholdelse og afregning af A-skat m.v. dokumenteret. 3.10 Kommunal medfinansiering af de regionale sundhedsopgaver Kommunerne har fra 1. januar 2007 været medfinansierende for en del af de regionale sundhedsopgaver, herunder sygehusudgifter for både somatiske og psykiatriske patienter og visse ydelser fra sygesikringen. Fremadrettet forventes den kommunale medfinansiering at udgøre 20 % af de regionale sundhedsopgaver. Den kommunale medfinansiering består af to dele: Generelt grundbidrag pr. indbygger, svarende til 1.102 kr. pr. indbygger i 2007 Aktivitetsbestemt bidrag, hvor kommunen skal betale en andel af regionens udgifter til behandling af kommunens borgere ved praktiserende sundhedspersonale samt behandling og genoptræning på sygehus. Den aktivitetsafhængige betaling opgøres som en procentdel af taksten for det konkrete behandlingsforløb, indlagt eller ambulant, som borgeren har fået (sygehusenes DRG/ DAGS-takster samt sengedagstakster m.v.), dog således at der er fastsat et maksimumsbeløb pr. behandlingsforløb, som kommunen skal betale. Maksimumsbeløbet pr. behandlingsforløb udgør 4.476 kr. for 2007, dog for psykiatrisk behandling 7.159 kr. For genoptræning under indlæggelse betales 70 % af genoptræningstaksten, mens der beta- Side 50
les 10 % af honoraret til behandlinger i praksissektoren, dog 30 % vedrørende speciallægebehandling, med et maks. på 298 kr./pr. ydelse. Et af målene med den kommunale medfinansiering er at sikre en økonomisk understøttelse af overdragelse af genoptrænings- og forebyggelsesopgaven til kommunerne, der herved får et økonomisk incitament til at etablere substituerende sundhedstilbud, der dækker borgernes behov bedre og billigere end sygehusbehandling. Afregning og kontrol af opgørelsen af den kommunale medfinansiering Afregning af den kommunale medfinansiering sker månedsvis via en afregningsdatabank som Sundhedsstyrelsen har ansvaret for og selve betalingen gennemføres via OBS-systemet. I lovgivningen er det bestemt, at kommunerne ikke kan få adgang til oplysninger på individniveau, men alene har adgang til et særligt informations- og afregningssystem med statistiske oplysninger som grundlag for opkrævningen af den kommunale medfinansiering. Sikringen af, at opgørelsen af den kommunale medfinansiering er korrekt og dokumenteret er indarbejdet i forskellige kontrolrutiner, hvor regionerne / sygehusene skal sikre korrekt registrering af de kliniske data for den enkelte patient om behandlingsforløb m.m., mens Sundhedsstyrelsen har ansvaret for den datamæssige behandling af aktivitetsoplysninger, prissætning og endelig opgørelse af afregning med den enkelte kommune. Revisionsmæssigt er kontrollen opdelt således: Regionens revisor har ansvaret for aktivitetsregistreringen, der foretages ved sygehuse m.m. Retningslinierne for regionens revisor fremgår af Velfærdsministeriets bekendtgørelse nr. 803 af 29. juni 2007 Rigsrevisionen har revisionsansvaret for Sundhedsstyrelsen og dermed for den tekniske opgørelse af afregning overfor kommunerne, på grundlag af aktivitetsoplysningerne fra regioner/sygehuse. Kommunens kontrol og økonomistyring Den manglende adgang til individdata gør, at kommunerne ikke formelt har ansvar for og mulighed for kontrol af, at den korrekte afregning foretages. Kommunen må derfor i vid udstrækning bare godkende opkrævningerne og forlade sig på, at regionens revisor samt kontrollerne ved Sundhedsstyrelsen sikrer korrekte opkrævninger. Kommunen har dog to kilder til at få dokumenteret størrelsen af de beløb, der opkræves og afregnes: Side 51
Via informations- og afregningssystemet har kommunen adgang til statistiske oplysninger som dokumentation for den enkelte afregning samt de betalingsmeddelelser, der er modtaget og derfor betalt Via OBS-systemet er kommunen i stand til at dokumentere, hvilket beløb og på hvilket tidspunkt, der er sket overførsel til regionen. Disse to dokumentationskilder er tilstrækkelig dokumentation for den kommunale medfinansiering i forhold til kommunens regnskab. Vi har påset, at den aktivitetsbestemte kommunale medfinansiering, jf. kommunens regnskab, er i overensstemmelse med den endelige opgørelse fra Sundhedsstyrelsen. Samtidigt har vi påset, at de bogførte grundbidrag svarer til aftalen med regionen. 3.11 Anlægsvirksomhed Vi har gennemgået udvalgte anlægsregnskaber/anlægsudgifter for at sikre, at der er korrekt sondring mellem anlæg og drift. Endvidere har vi i vor gennemgang fokuseret på bilagene, som er konteret under de enkelte anlægsprojekter. Gennemgangen af bilagene har haft til formål at sikre, at bilagene behandles korrekt, jf. gældende konteringsregler, og at kommunens kasse- og regnskabsregulativ overholdes. Vi har undersøgt kommunens regler vedrørende aflæggelse af anlægsregnskaber, herunder hvorvidt gældende lovgivning følges i forhold til aflæggelsen. Det er konstateret, at kommunen ikke har aflagt regnskab for alle afsluttede anlægsarbejder. Det er vor vurdering, at de aflagte anlægsregnskaber er udarbejdet og aflagt i overensstemmelse med kommunens retningslinier og gældende lovgivning. 3.12 Forsyningsvirksomheder Forsyningsvirksomhederne skal hvile i sig selv. Det vil sige, at indtægter og udgifter over en årrække skal balancere. Forsyningsvirksomhederne betragtes således som eks- Side 52
terne i forhold til øvrige kommunale aktiviteter. Forsyningsområdet omfatter spildevand og affaldshåndtering. Vi har ved revisionen påset, at w andele af administrationsudgifter overført til forsyningsvirksomhederne er beregnet og bogført i overensstemmelse med byrådets beslutning w andele af administrationsudgifter er opgjort tilstrækkelig objektivt w renter af mellemværender med forsyningsvirksomhederne er beregnet og bogført i overensstemmelse med lovgivningens krav w mellemværenderne med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen. Det er vor vurdering, at den samlede økonomiske styring af forsyningsområdet er indrettet med henblik på at opfylde lovkrav og byrådets beslutninger. Der foreligger ikke en nyere kalkulation af forsyningsområdets andel af administrationsudgifter. Det er oplyst, at en ny kalkulation afventer den kommende selskabsdannelse på området. Mellemværende med forsyningsvirksomhederne er korrekt optaget i balancen. 3.13 Omkostningsbaserede takster for kommunale botilbud m.v. Fra 2007 skal kommunen beregne omkostningsbaserede takster for de kommunale tilbud efter Serviceloven. Vi har efterprøvet, om kommunens beregninger er i overensstemmelse med de gældende regler i bekendtgørelse om omkostningsbaserede takster for kommunale tilbud. Vi har kontrolleret kommunens beregninger for to botilbud og har konstateret, at bekendtgørelsens regler er fulgt. Kommunen har endvidere fulgt aftalen mellem Region Midtjylland og kommunerne, herunder det aftalte udsvingsbånd på +/- 5 % i forhold til over/underskud således, at der ikke sker efterregulering inden for denne ramme. Side 53
3.14 Balancen Kommunens balance er primært revideret ved at sikre, at der foreligger afstemninger for samtlige balancekonti. For at sikre korrekt udvisende i regnskabet er der så vidt muligt foretaget stikprøvevis gennemgang af de specificerede beløb til eksternt materiale, og kommunens forretningsgange og ledelsestilsyn er vurderet. Vi har modtaget afstemning for samtlige balancekonti. Den stikprøvevise kontrol bekræfter indhold og beløb for de enkelte konti. Det er vor vurdering, at kommunens forretningsgange, ledelsestilsyn og egne kvalitetskontroller har sikret en god kvalitet i afstemningerne. 3.14.1 Anlægsaktiver Materielle og immaterielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med anlægskartotekets oplysninger. Anlægskartotekets oplysninger er stikprøvevis kontrolleret, og tilgange, afgange, afskrivninger og andre ændringer er herunder kontrolleret. Det er vor vurdering, at materielle anlægsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i årsregnskabet. Finansielle anlægsaktiver Det er påset, at de opførte aktiver er registreret i overensstemmelse med underliggende materiale samt indregnet i overensstemmelse med gældende regler, herunder at der er foretaget nedskrivning i forhold til forventning om tab på tilgodehavender. Det er ligeledes påset, at aktier, andelsbeviser og ejerandele i 60-selskaber er indregnet i forhold til kommunens ejerandel af selskaberne i henhold til retningslinierne fra Velfærdsministeriet. Endvidere er det i forbindelse med regnskabsafslutningen påset, om mellemværender med kommunale forsyningsvirksomheder er korrekt opgjort. Side 54
Det er vor vurdering, at finansielle anlægsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. 3.14.2 Omsætningsaktiver Det er påset, at kommunens varebeholdninger og fysiske aktiver til salg er registreret og indregnet i balancen, samt at omkostningsregistreringen er i overensstemmelse med kommunens registreringer, regnskabspraksis og regnskabsmæssige skøn. Korrekt indregning af tilgodehavender hos staten og kortfristede tilgodehavender i øvrigt er kontrolleret stikprøvevis. Der er konstateret følgende fejl i opgørelsen af kommunens kortfristede tilgodehavender: Forudbetalte sociale pensioner for januar 2008 er ikke indregnet som tilgodehavende. Beløbet der udgør 14 mio.kr. er indregnet under gældsforpligtelser Tilgodehavende momsrefusion vedrørende 2007 er ikke indregnet som tilgodehavende. Beløbet, der udgør på 3,7 mio.kr., er indregnet under gældsforpligtelser. Forholdene er ikke i overensstemmelse med Velfærdsministeriets konteringsregler og betyder, at balanceposterne kortfristede tilgodehavender og kortfristede gældsforpligtelser udviser 17,7 mio. kr. for lidt. Det er herudover vor vurdering, at omsætningsaktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. 3.14.3 Likvide beholdninger Det er kontrolleret, at alle likvide aktiver er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet, og der er så vidt muligt foretaget kontrol til ekstern dokumentation. Side 55
Det er konstateret, at investeringsbeviser ikke er kursreguleret. De likvide beholdninger udviser derfor 0,2 mio. kr. for lidt. Det er herudover vor vurdering, at de likvide beholdninger er korrekt optaget og periodiseret i regnskabet. Der henvises til kapitel 4 for gennemgang og vurdering af kommunens likviditet m.v. 3.14.4 Egenkapital Vi har påset, at kommunen har afstemt og specificeret egenkapitalen, og vi har gennemgået væsentlige posteringer, herunder posteringer foretaget direkte på egenkapitalen, eksempelvis afskrivninger, ned- og opskrivninger samt andre justeringer i balancen. Det er vor opfattelse, at egenkapitalen er fordelt, registreret og klassificeret korrekt i henhold til de af Velfærdsministeriet udmeldte regler. 3.14.5 Hensatte forpligtelser Vi har påset, at kommunens pensionsforpligtelse er opgjort i overensstemmelse med gældende bestemmelser. Det er endvidere påset, at pensionsomkostninger for tjenestemænd er korrekt indregnet i omkostningsregnskabet. Vi har vurderet kommunens inddateringsgrundlag for den aktuarmæssige beregning og fundet det i overensstemmelse med de af Velfærdsministeriet udmeldte retningslinier. Det er konstateret, at kommunen ikke har efterlevet Velfærdsministeriets konteringsregler for hensatte forpligtigelser. Der er således ikke foretaget beregning af 20,3 % af lønsummen for tjenestegørende tjenestemænd samt neutralisering af udbetalinger til pension med udkontering i omkostningsregnskabet. Forholdet betyder, at omkostningsregnskabet ikke indeholder de beregnede pensionsomkostninger og at den hensatte pensionsforpligtelse ikke er opgjort korrekt. Side 56
3.14.6 Lånoptagelse Vi har gennemgået kommunens procedure for lånoptagelse og lånerammeopgørelse for bl.a. at påse, at denne følger Velfærdsministeriets regler på området. Endvidere har vi påset, at den udarbejdede opgørelse over lånerammen kun indeholder kategorier af udgifter og beløbsstørrelser, som kan medtages, jf. lånebekendtgørelsen med tilhørende fortolkninger. Kommunens lånerammeberegning og lånoptagelse er i overensstemmelse med gældende regler. 3.14.7 Gældsforpligtelser Vi har undersøgt, om de forpligtelser, der os bekendt påhviler kommunen, er korrekt registreret, klassificeret og eventuelt kursreguleret. Kontrollen er så vidt muligt foretaget til eksternt dokumentationsmateriale. Kommunens mellemregningskonti er ligeledes påset afstemt. I forbindelse med disse afstemninger er det stikprøvevis konstateret, at der ikke er tale om gamle poster, men at udvisende på mellemregningskonti er korrekt periodiseret og optaget i regnskabet. Det er endvidere kontrolleret, at statens andel af beboerindskud er nedskrevet i overensstemmelse med kommunens forventning til tab. Vi har påset, om forpligtelser vedrørende leasing er korrekt registreret på balancen, og om de indgår korrekt i det udarbejdede omkostningsregnskab m.v. Fejlregistreringer betyder at kommunens gældsforpligtelser ifølge regnskabet udviser 17,7 mio. kr. for lidt. Der henvises herom til afsnit 3.14.2 Omsætningsaktiver. Det er herudover vor vurdering, at gældsforpligtelserne er korrekt indregnet og periodiseret i regnskabet. Side 57
4 Vurdering af kommunens økonomi 4.1 Indledning Vi har foretaget en overordnet analyse af væsentlige forhold med betydning for kommunens økonomiske udvikling. Vores vurdering af kommunens økonomi er et øjebliksbillede, som bl.a. bygger på de økonomiske oplysninger om forventet regnskab 2008, som er modtaget fra kommunen. 4.2 Vurdering af bæredygtig drift Vurdering af bæredygtig drift foretages ved en vurdering af resultatet for 2007, forventet regnskab 2008 og budgetoverslagsårene 2009-2011. Der tages udgangspunkt i resultat af ordinær drift på det skattefinansierede område inkl. renter. Det er vigtigt, at kommunen løbende kan finansiere driftsudgifter med de løbende driftsindtægter. Et positivt resultat giver plads til afdrag på lån og fremtidige anlægsinvesteringer. Udviklingen i resultat af ordinær drift for regnskabsåret 2007, forventet regnskab 2008 og budgetoverslagsårene 2009-2011 er vist i nedenstående figur: 1.100,0 1.050,0 Udviklingen i resultat af ordinær driftsvirksomhed I mio. kr. 1.000,0 950,0 900,0 Skatter, tilskud, udligning m.v. Nettodriftsudgifter inkl. renter 850,0 800,0 R 2007 FR 2008 BO 2009 BO 2010 BO 2011 Kilde: Kommunens budget- og regnskabsmateriale I 2007 var der et overskud på 20,4 mio. kr. på den ordinære driftsvirksomhed. I 2008 forventes der overskud på 31,5 mio. kr. I budgetoverslagsårene 2009-2011 forventes der ligeledes overskud. Side 58
For at kunne vurdere sandsynligheden for at kommunen realiserer de budgetterede overskud for budgetoverslagsårene, har vi set på de oprindeligt budgetterede resultater for 2007 og 2008 kontra det realiserede resultat for 2007 og det forventede resultat for 2008. Sammenligningen fremgår af nedenstående figur: Sammenligning af oprindeligt budget og realiseret/forventet resultat Ordinær driftsvirksomhed 50,0 40,0 I mio. kr. 30,0 20,0 10,0 Budgetteret resultat - oprindeligt Realiseret/forventet resultat 0,0 R 2007 FR 2008 Kilde: Kommunens budget- og regnskabsmateriale Det fremgår af grafen, at resultatet af den ordinære drift i 2007 var mindre end budgetteret og at samme tendens forventes i 2008. Vi er opmærksomme på, at budgetlægningen for 2007 var præget af usikkerhed som følge af kommunalreformen og at denne usikkerhed i nogen omfang også har påvirket budgetlægningen for 2008. Budgetoverslagsårene er desuden behæftet med væsentlige usikkerhedsmomenter og giver ikke et reelt udtryk for de faktiske forventninger til de kommende år. Odder Kommune anvender en økonomisk decentraliseringsmodel, der betyder, at de enkelte institutioner, driftsområder m.v. inden for visse grænser kan overføre driftsmæssige mer- eller mindreforbrug fra år til år. Fra 2006 til 2007 er der overført uforbrugte budgetbeløb på 1 mio. kr.. Fra 2007 til 2008 er der overført uforbrugte budgetbeløb på 7 mio. kr. Der er således kun i begrænset omfang overført uforbrugte driftsbevillinger mellem årene. Der må ligeledes forventes overført driftsmidler fra 2008 til 2009, men beløbet kan ikke anslås på nuværende tidspunkt. 4.3 Det likvide beredskab Kommunens likvide beredskab ultimo året bedømmes med udgangspunkt i udviklingen i den bogførte kassebeholdning ultimo 2007, forventet kassebeholdning ultimo 2008 og budgetteret kassebeholdning ultimo overslagsårene 2009-2011. Udviklingen fremgår af nedenstående figur: Side 59
I mio. kr. 110,0 100,0 90,0 80,0 70,0 60,0 50,0 40,0 30,0 20,0 10,0 0,0 Udviklingen i den likvide beholdning R 2007 FR 2008 BO 2009 BO 2010 BO 2011 Likvid beholdning ultimo Kilde: Kommunens budget- og regnskabsmateriale Grafen viser, at kassebeholdningen forventes at være positiv i hele perioden på trods af, at der i de kommende år forventes et væsentligt kasseforbrug i kommunen. Kasseforbruget kan primært henføres til anlægsinvesteringer på de skattefinaniserede områder. Der er således afsat anlægsinvesteringer i budgetoverslagsårene 2009-2011 på i alt 163,9 mio. kr. Folketinget har den 4. juni 2008 vedtaget lov om regulering af statstilskuddet til kommunerne i 2009. Loven fastsætter, at kommunens statstilskud for 2009 nedsættes, hvis regnskaberne for 2008 for kommunerne under ét udviser et højere niveau for serviceudgifterne i 2008 eller for bruttoanlægsudgifterne i 2008 end det, der var forudsat i kommunernes budgetter for 2008. Loven medfører bl.a., at overførte anlægsmidler fra tidligere år ikke kan anvendes i 2008 uden dispensation. Odder Kommune har igennem en årrække overført væsentlige uforbrugte anlægsmidler fra år til år og fra 2007 til 2008 er der overført 50,6 mio. kr. Kommunen har vedtaget at udskyde anlægsprojekter i 2008 for 31 mio. kr. for at begrænse lovens konsekvenser for kommunens kassebeholdning. 4.3.1 Kassekreditreglen Kommunen skal overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser således, at kommunens likviditet opgjort efter kassekreditreglen altid skal være positiv. Det betyder, at kommunens gennemsnitlige daglige kassebeholdning beregnet for de sidste 365 dage ikke må være negativ. Pr. udgangen af maj 2008 opfylder kommunen denne bestemmelse, da den gennemsnitlige kassebeholdning er positiv med 124,1 mio. kr. På det foreliggende grundlag er det vores vurdering, at kommunen kan overholde lånebekendtgørelsens bestemmelser vedrørende kassekreditreglen i 2008. Side 60
Det er vores vurdering, at kommunens økonomi er under pres i de kommende år. De budgetterede overskud i 2009-2011 på den ordinære driftsvirksomhed kan ikke generere likviditet nok til finansiering af de budgetterede anlægsinvesteringer på det skattefinansierede område i samme periode. Endvidere er der i 2008 udsigt til, at det budgetterede overskud på den ordinære driftsvirksomhed ikke kan realiseres fuldt ud. Hertil kommer, at resultaterne i budgetoverslagsårene er behæftet med væsentlige usikkerhedsmomenter. Der er ikke yderligere låneadgang udover det budgetterede. Det er derfor vores vurdering, at der fortsat skal være fokus på kommunens økonomistyring for at sikre, at der skabes det nødvendige driftsoverskud til finansiering af anlægsinvesteringer og afdrag på lån. Afslutningsvis skal anføres, at de årlige økonomiforhandlinger mellem KL og regeringen herunder de økonomiske sanktionsmuligheder, som folketinget har vedtaget, kan få betydelig indflydelse på kommunens økonomiske muligheder og handlefrihed i de kommende år. Side 61
5 Revision af de sociale regnskaber - områder med statsrefusion Efterfølgende redegøres for revisionsforløbet og vurderingerne af kommunens administration på det sociale område. Revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. Vi har i forbindelse med revisionsbesøgene orienteret den administrative ledelse om revisionens omfang og resultater såvel generelt som mere detaljeret. 5.1 Revisionserklæring vedrørende de sociale it-systemer I bekendtgørelse nr. 1391 af 12. december 2006 er der fastsat en række krav til de dokumentations- og registreringssystemer, kommunen anvender i forbindelse med administrationen af en række opgaver på Socialministeriets og øvrige ministeriers ressortområder. Kommunen skal sikre, at der foreligger en uafhængig revisorerklæring om, at det pågældende system fungerer i et it-miljø med en tilfredsstillende system- og datasikkerhed, og at de interne kontroller i systemerne sikrer en fuldstændig og nøjagtig behandling af godkendte transaktioner. Ovennævnte er gældende, såfremt kommunen ved registrering af sagen og beregning af ydelsen eller tilskuddet anvender et it-system, eller hvis databehandlingen helt eller delvist foretages af andre end den dataansvarlige kommune. Vi udarbejder, jf. aftale med KMD, sådanne revisorerklæringer, som dermed dækker de kommuner, hvor KMD i 2007 har varetaget databehandlingen. Kommunen anvender registreringssystemer, hvor databehandlingen varetages af KMD. Vi henviser til de den 10. marts 2008 udarbejdede erklæringer for 2007, som er tilsendt kommunen. Side 62
5.2 Løbende revision 5.2.1 Forretningsgange og sagsbehandling I løbet af året reviderer vi udvalgte forretningsgange og personsager for det sociale område. Der henvises i øvrigt til beretning nr. 2 af 15.maj 2008 om løbende revision udført indtil 31. marts 2008. I forbindelse med den afsluttende revision har vi påset, at de fejl, der har refusions- eller udbetalingsmæssig betydning, er rettet. 5.2.2 Arbejdsmarkedsforanstaltninger Vi har foretaget test af kontroller i 3 personsager. Der er ved gennemgangen ikke konstateret væsentlige fejl og mangler i de udvalgte sager. Beretning nr. 2 samt denne beretning skal efter byrådets behandling sendes til ressortministerierne sammen med byrådets besvarelse af eventuelle bemærkninger. Dette skal ske som følge af ministeriernes krav om lovpligtige redegørelser om den udførte revision af områder med statsrefusion og tilskud, jf. bekendtgørelse nr. 1391 af 12. december 2006, bekendtgørelse nr. 671 af 21. juni 2006 samt bekendtgørelse nr. 1026 af 24. oktober 2005. 5.3 Afsluttende revision 5.3.1 Regnskabsaflæggelse og restafregning af refusion Vi har kontrolleret, at kommunen har afstemt restafregningsskemaerne til bogføringen. Vi har endvidere stikprøvevis undersøgt, om kommunens kontering af udgifter og indtægter vedrørende refusionsanmeldelserne er korrekt og kommer korrekt til udtryk i regnskabet. Vi har haft særlig fokus på de nye refusionsordninger på det sociale område, herunder: Refusion vedrørende særligt dyre enkeltsager efter 176 i Lov om social service, hvor vi har påset, at kommunen har tilrettelagt en hensigtsmæssig forretningsgang for registrering af de udgifter, som er omfattet af refusionsordningen Side 63
Statsrefusion af udgifter vedrørende boformer efter 109 og 110 i Lov om social service (krisecentre og forsorgshjem), hvor vi har påset, at kommunen har modtaget revisorerklæring for takst m.v. fra de kommuner, som driver boformerne Indberetning af udgifter til flaskehalsindsatsen. Vi har ligeledes kontrolleret, om eventuelle refusionsmæssige berigtigelser vedrørende tidligere år er korrekt opgjort og medtaget i refusionsopgørelserne, samt om acontorefusioner i videst muligt omfang svarer til de forventede udgifter. Vi har påset, at der ved skattepligtige ydelser er foretaget korrekt beregning og afregning af A-skat m.v. Relevante mellemregningskonti er påset afstemt, og vi har herunder vurderet kommunens administration og forretningsgange vedrørende behandling af tilbagebetalingspligtige ydelser. Vedrørende boformer efter 109 og 110 i Lov om social service (krisecentre og forsorgshjem) har kommunen ikke indhentet revisorerklæringer for takst m.v. fra de kommuner og regioner, som driver boformerne. Der har været kontakt til nogle af de kommuner, der driver boformer samt til Region Midt. Ifølge det oplyste har de ikke fået udarbejdet revisorerklæringer. Omkring opgørelse af flaskehalsindsatsen har Odder Kommune alene medtaget få udgifter. Det er vores opfattelse, at der er flere udgifter til flaskehalsindsatsen, bl.a. vedrørende tilskud til ansatte i fleksjob inden for stillingskategorier omfattet af flaskehalsindsatsen. Kommunen har oplyst, at de i 2008 vil medregne disse udgifter. Den manglende opgørelse af disse udgifter vil medføre, at kommunen skal tilbagebetale ca. 175.000 kr. Vedrørende restafregning på de sociale udgifter samt integrationsområdet har der været enkelte fejl, som er rettet forinden påtegning. Det er herudover vor opfattelse, at regnskabet er aflagt i overensstemmelse med fagministeriernes regler for området samt, at kommunens restafregninger af refusion på sociale udgifter svarer til bogføringen. Side 64