IT Scanning Copy Print Realize scanning! April 2010
Vaner og dårlige arbejdsrutiner skal udfordres! Sharp producerer nogle af verdens mest effektive digitale dokumentsystemer. Løsninger, der giver dig hurtigere, mere effektive arbejdsgange og gør alle på arbejdspladsen mere produktive. I vores sortiment finder du et bredt udvalg af systemer til din dokumenthåndtering, der spænder fra pladsbesparende printere og kopimaskiner i sort/hvid og farve til exceptionelt alsidige og hurtige multifunktionssystemer. På de følgende sider fortæller vi mere om, hvordan du kan forenkle og effektivisere dit daglige arbejde og fjerne unødvendige arbejdsprocesser. Er du klar til at udfordre gamle vaner? Spændende læsning!
Indhold Sådan scanner 2 store nordiske Sharp kunder 4 Smarte applikationer 6 Farvesystem 10 Sort/hvid-system 14 Verdens førende sikkerhed 16 Sharp tænker miljø 18 Sharp Center konceptet 20 1
Karin Svärd, Vasaloppet Scanning giver fuld kontrol med vores dokumenter Vasaloppet er en omfattende virksomhed. I vinteren 2010 slår man alle tiders rekord med 57.000 deltagere i Vasaloppugen. Ved at indscanne dokumenter og behandle dem digitalt har man både opnået god kontrol og sparet tid. 4
Hans Svensson, Trelleborg Forsheda Stregkodelæsning gav resultater allerede efter et halvt år Systemet er uhyre nemt at bruge, tilføjer Vasaloppets administrationschef, Karin Svärd. Det er godt et år siden, at Vasa loppets medarbejdere begyndte at indscanne papirdokumenter ved hjælp af Sharps multifunktionssystem. Gennem scannings programmet Drivve har alle nu deres personlige mapper, som kan håndteres i forretningssystemet og er let tilgængelige på en pc. Vi vælger blot scanning, skriver filens navn på kopimaskinens touch display og peger på den rette mappe, det er det hele! Digital håndtering af fakturaer og aftaler Alle fakturaer modtages i digital form på kontoret, hvor bilag og andre dokumenter indscannes og tilknyttes den rette faktura. Al attestering og kontrol foregår også elektronisk. Vi har ikke længere papirfakturaer, som risikerer at blive glemt eller komme på afveje, siger Karin Svärd. Vasaloppet vil i fremtiden også indscanne alle sponsoraftaler i et aftale program med auto matisk overvågning. Det føles særlig godt, at Sharps løsning sparer tid for de idealistisk arbejdende personer i vore idræts klubber. De sætter pris på forenklingen og en bedre kontrol. Både software og maskiner har fungeret fejlfrit, konstaterer Karin Svärd Da Trelleborg Forsheda begyndte at indscanne dokumenter på lageret ved hjælp af stregkoder, var der store tidsgevinster med det samme. Det blev hurtigt en succes, fortæller it-chefen hos Trelleborg Forsheda, Hans Svensson. Trelleborg Forsheda fremstiller gummiprodukter til biler, lastbiler osv. Fra lageret sendes leverancer til Volvo, Scania, Ford, Peugeot og mange andre producenter. It-afdelingen har udviklet en applikation i forretningssystemet, der genererer en stregkode på plukkelisterne. Så snart en forsendelse er klar, scanner lagerpersonalet plukkelisten ind i multifunktionssystemet. Drivve-softwaren aflæser streg kodens kunde- og plukkelistenummer og gemmer dokumentet på rette sted, helt auto matisk. I samme øjeblik som leverancen er plukket og transporten bestilt, ser kundeservice det, forklarer Hans. Mange fordele Sharps system giver kontrol med og hurtig ad gang til alle dokumenter. Også de supplerende dokumenter, som kundeservice scanner ind, kommer på rette plads, takket være streg koderne. Tidligere brugte vi masser af tid på at finde dokumenter i mapper. Nu får vi lynhurtigt det vi søger op på skærmen. Alt er forsvarligt gemt på ét sted, så vore kunder kan få besked med det samme. En succes, der vokser Systemet er meget let at bruge. I stedet for at søge, kopiere og sende med posten kan medarbejderne nu med enkle søgeord og et klik sende det ønskede dokument i en e-mail. Med flere hundrede indscannede dokumenter om ugen har investeringen i Sharp-maskiner og software tjent sig ind allerede efter et halvt år. Til overmål! På grund af dette fremskridt er vi nu ved at indføre systemet i endnu en fabrik, fortæller en tydeligt tilfreds it-chef 5
6 Indbyg dokumenthåndteringen
Sharps dokumentløsninger sætter dig i stand til at øge produktiviteten og forbedre arbejdsgangen. Uanset om det handler om fordeling af scannede dokumenter eller integrering med den eksisterende arbejdsgang, kan vi hjælpe dig med at øge kontorets produktivitet på virkningsfuld måde. i dine it-systemer Sharps multifunktionssystem kan blive det centrale i kontorets digitale dokumenthåndtering og medføre en betydelig reduktion af det administrative arbejde. Her viser vi nogle eksempler på, hvad det er muligt at gøre. Intelligent scanning og arkivering Softwareprogrammerne SimplifyScan og Drivve Image bevirker, at alt i netværket kan indscannes og distribueres, direkte fra multifunktionssystemet. Den rette lagerplads vælges på displayet, så det scannede dokument allerede fra begyndelsen gemmes på det rette sted med det rette navn og de rette oplysninger. Det der ellers ville tage adskillige minutter, gøres automatisk på et par sekunder. Arbejd smartere med scanning Scannede dokumenter kan konverteres til alle almindeligt forekommende formater, herunder søgbare PDF-dokumenter eller OCR-tolkede tekstdokumenter. Den indbyggede billedforbedring fjerner mærker fra hulning, pletter og punkter. Sider der vender forkert, vendes automatisk. Det er også muligt at læse og håndtere streg koder under scanning. Derfor behøver visse informationer ikke at blive oplyst i forbindelse med scanningen. Softwaren tolker stregkoden og gemmer dokumentet på den Det integrerede tastatur bevirker, at oplysningerne håndteres enkelt og effektivt på systemets display. rette plads med det rette navn. Intelligent zone-tolkning læser udvalgte data, f.eks. faktura- eller personnummer, uanset hvor på siden de forekommer. Disse data kan derefter benyttes som filnavn i forbindelse med lagring og søgning. CRM 7
Sharpdesk har en grænseflade med forhåndskontrol. Funktionerne vises som ikoner og nås nemt ved hjælp af træk og slip. Mere effektiv lagring af scannede dokumenter På displayet vælges, hvor det scannede dokument skal gemmes. Vælg det rette bibliotek, f.eks. MS Sharepoint, gå til den aktuelle mappe og skriv dokumentnavnet og andre nyttige oplysninger. Ved hjælp af integrering og databaselinks kan der søges på kundenavn, artikelnummer eller andre data, hvilket forenkler processen og minimerer risikoen for fejl. Alt dette foregår direkte fra multifunktionssystemets tastatur eller display. Ved indlogning tilpasser systemet sig automatisk til brugeren, som derved kommer til sin egen adressebog, kan skrive meddelelser og automatisk blive afsender af e-mailen, som gemmes i brugerens mappe. Dette sparer megen tid og mange penge, da det kan gøres ved scanning direkte fra en arbejdsplads. Faktura/OCR nr. 21814723108 Sikrere og mere effektivt at scanne direkte til e-mail Brugeren identificerer sig ved at logge ind på netværket via displayet. Derved kan ingen uautoriserede personer anonymt indscanne og udsende følsomme oplysninger. Brugeren trykker på den ønskede startknap, indtaster oplysninger om dokumentet og vælger kundens navn ved at søge i CRM-systemet. Med zone-tolkning læses udvalgte informationer. Læsning af stregkoden placerer dokumentet på rette plads med rette navn. 8
Behandling af en leverandørfaktura koster mellem 150 og 600 kroner. Ved at installere Sharp Invoice kan denne omkostning reduceres med næsten det halve. Hentning, organisering og deling af dine forretningsoplysninger Med Sharpdesk-softwaren kan du på din computer oprette, organisere og håndtere hele biblioteker af indscannede billeder og filer. Programmet understøtter over 200 forskellige filformater og forenkler filsøgning filsøgning ved hjælp af praktisk miniaturevisning. Indscan dokumentet og gem det på en pc eller i netværket med træk og slip - funktionen. Baggrundsindekseringen holder rede på alle filerne. Søgningen foretages ved hjælp af nøgleord, filnavn, filegenskaber eller endog metadata. Smidig bearbejdning af scannede dokumenter, der overføres til arbejdsgangen eller til fælles enheder, gør det lettere at dele data med kolleger. Dokumentet faxes, e-mailes eller udskrives ved at slippe filen på den tilsvarende ikon. Praktiske funktioner, f.eks. konvertering til Word med OCR, søgbare PDF og andre filformater, er tilgængelige ved træk og slip til det tilsvarende ikon. Digital håndtering af dine fakturaer Undersøgelser har vist, at det koster mellem 150 og 600 kroner at behandle en leverandørfaktura. Ved hjælp af Sharp Invoice kan den omkostning reduceres med næsten det halve. Inden installering gennemføres altid et forstudie, der viser organisationens forudsætninger og sparemuligheder. Foruden indscannede fakturaer håndteres alle fakturaformater, f.eks. EDI og e-fakturaer. Systemet har avancerede konteringsfunktioner, integreret attestregle ment, historik, sporbarhed, søgefunktioner og links til markedets forretnings- og indkøbssystemer. Den webbaserede grænseflade gør det let at komme i gang. Brugerne kan nemt og hurtigt håndtere fakturaerne blandt hinanden, og flere personer kan arbejde med samme faktura på samme tid. Takket være den indbyggede overvågning risikerer man ikke, at fakturaer glemmes og forfalder. Leverandør A E-fakturaer Leverandør B EDI-fakturaer Leverandør C Papirfakturaer Sharp Invoice Fakturabehandling hos kunden 9
10 En ny standard for farve,
Farvedisplays og kørselsrutiner har samme enkle pædagogik på alle Sharps MX- modeller. Touch displayet og miniature billederne er lette at forstå. Hvis man kender én model, kender man dem alle hvilket er godt for brugere, der arbejder i en organisation med flere modeller. kvalitet og ydeevne Når tiden er knap, og kvalitetskravene er høje, får du den rette støtte af Sharps seneste digitale multifunktionsprintere med fuldfarve-egenskaber. Takket være det brede program med varierende størrelser og forskellige funktioner kan du vælge den hastighed, kvalitet og funktionalitet, der passer til dine behov, kombineret med en fremragende kvalitet af farve udskriften. I Sharps MX-serie til farveudskrifter indgår systemer med store berøringsfølsomme skærme, hvis mini a turevisning bevirker, at også mere avancerede funktioner hurtigt bliver forståelige og tilgængelige. Udtrækkelige tastaturer forenkler dataindlæsningen og behandlingen af e-mail og blandt itadministratorer sætter man særlig pris på mulighederne for fjernstyring. Hurtig farve scanning via netværk De store MX-modeller byder på meget imponerende hastigheder til store scanningsopgaver, helt op til 70 sider i minuttet. Når dokumenter er scannet til et valg frit digitalt format såsom XPS, JPEG, TIFF eller PDF kan du på et øjeblik fordele dem til mange forskellige destinationer. Hurtige udskrifter med høj opløsning Den første farveudskrift kan fås på et par sekunder. Uanset om du vælger et multifunktionssystem, der udskriver 23 eller 50 sider i minuttet, opnår du en frem ragende opløsning. Hurtige processorer og store harddiske sørger for, at selv store filer med kompleks grafik udskrives hurtigt og uden problemer. Kopiering, der forenkler og forbedrer Det brugervenlige design giver en virkelig effektivitetsforøgelse. Medarbejderne kan hurtigt og nemt udnytte de avancerede kopieringsfunktioner i forbindelse med komplicerede opgaver. Behovet for manuelt forarbejde reduceres på flere måder. Automatiske funktioner til billedredigering, tilpasning af både baggrundsfarve og halvtoner såvel som håndtering af originaler i forskellige formater er eksempler på, at kvaliteten øges, samtidig med at der spares tid og penge. Professionelle efterbehandlingsalternativer Takket være Sharps automatiske, dobbeltsidede udskrivning og store sortiment af fuldautomatiske efterbehandlingsalternativer kan alle dine dokumenter behandles internt. Funktioner som hulning, hæftning, foldning og foldning af brochure er lige så nemme at bruge som at klikke på "udskriv". Separate kopieringsknapper til farve og sort/hvid gør det nemt at spare penge. Ingen indviklede undermenuer eller lange arbejdsgange. 11
Arkiverede dokumenter vises i form af ikoner. Ud over en enkel oversigt og let håndtering mindsker det spildet, idet du på forhånd kan se, at du har valgt det rette dokument til udskrivning. Med Sharps MX-serie klarer du hele processer direkte ved multifunktionssystemets display. Ved hjælp af det store, udtrækkelige tastatur kan du f.eks. hurtigt skrive tekst under scanning eller afsendelse af e-mail. Fleksibel faxfunktion med mulighed for overføring Sharps multifunktionssystem kan forsynes med en hurtig og enkel funktion til afsendelse og modtagelse af fax. I givet fald kan papir dokumenter scannes og sendes med 33.600 bps Super G3-fax, evt. direkte fra din pc. Effektiv arkivering for hurtigere arbejdsgange Takket være de indbyggede og rigeligt store harddiske kan indscannede filer og gamle opgaver gemmes og hentes frem for at bruges igen. På denne måde kan vigtige dokumenter og hele udskrifter aktiveres på ny, uden at du behøver at gøre forarbejdet igen. Direkte udskrivning via USB-hukommelse er et af de mange eksempler på specialfunktioner, der letter det daglige arbejde. Man kan trygt vælge Sharp. Det viser udmærkelser fra uafhængige prøveinstitutter og de kvalitetsstandarder, som Sharp systematisk arbejder efter. 12
13
Hurtig og sikker sort/hvid Sharps MX-serie til sort/hvide udskrifter er nøglen til hurtigere, mere effektiv og sikrere dokumenthåndtering på kontoret. Det robuste design, fyldt med produktivitetsfremmende funktioner, garanterer driftssikkerheden, kopi- og printhastigheden og kapaciteten. Sharps sort/hvide MX-system forenkler kontorets dokumenthåndtering på samme måde som farvesystemerne. Store, tydelige touch skærme, miniature-ikoner og udtrækkelige tastaturer er eksempler på features, der letter arbejdet. MX-seriens multifunktionssystemer har en brugervenlig udformning, der bevirker, at de kan bruges af alle på kontoret, uanset hvor erfarne de er. Store LCD-skærme på betjeningspanelerne giver tydelige og enkle anvisninger, der hjælper brugeren med at navigere blandt funktionerne. Effektive farvescanningsfunktioner En effektiv farvescanner konverterer et hvilket som helst papirbaseret dokument, op til A3-format, til en redigerbar digital fil - lige så nemt som at tage en kopi. Med udstyr til netværksscanning kan hele kontoret være fælles om redigerbare filer. Effektiv arkivering giver hurtigere arbejdsgange De større MX-modeller giver mulig hed for at varetage alle arkiveringsopgaver effektivt. I hurtigmappen kan du gemme dine data midlertidigt, så de er lettilgængelige, uden at du behøver at scanne dem igen. Mere langsigtede lagringsmetoder, såsom et centralt arkiv til fildeling eller et privat arkiv til lagring af følsomme data, forenkler dokumenthåndteringen og gør det lettere end nogensinde at hente dine data. Produktiv udskrivningsfunktion Hurtige, pålidelige udskrifter af store doku menter er grundlaget for et produktivt kontor. Sharps MX-serie med tilvalg for netværksudskrifter er indrettet til høje hastigheder. Funktionen RIP Once/Print Many resulterer også i en effektivisering af arbejdet, idet udskriftsdata kun behøver at downloades fra din pc én gang. Produktionssystem til professionelle behov Sharps produktionssystem sætter en helt ny standard for sort/hvid produktion med højt volumen. Det gør det ideelt til alle krævende produktionsmiljøer. Exceptionel ydeevne kan kombineres med robust sikkerhed i flere lag, lave driftsomkostninger, enkel konfiguration, stor driftssikkerhed og mange efterbehandlingsmuligheder. Derved bliver Sharps produktionsløsninger interessante, både for kapacitetskrævende virksomheder og myndigheder samt for travle reproduktions af delinger og trykkerier. 14
dokumenthåndtering 15
Indblik i 62004 2009 16 Sharp blev som den første producent af multifunktionssystemer til dokumenthåndtering certificeret iht. Common Criteria. Vi er stolte over, at vi for 6. år i træk har fået udmærkelsen som det sikreste multifunktionssystem på markedet.
hverdagens sikkerhedsrisici Sharps multifunktionssystemer er hurtige, fleksible og brugervenlige. De kopierer, udskriver, scanner og faxer alle slags dokumenter, også hvis de er fortrolige. Sharps avancerede sikkerhedsløsninger giver helt nye muligheder for at beskytte de data, der behandles og lagres i en moderne multifunktionsmaskine. Sikkerhed i flere lag Sharps sikkerhedsløsninger beskytter mod interne og eksterne trusler på 5 nøgleområder: DATASIKKERHED NETVÆRKSSIKKERHED SIKKER ADGANGSKONTROL DOKUMENTSIKKERHED SIKKERHED MED ANVENDELSESKONTROL Datasikkerhed Tilbehøret Data Security Kit, som var branchens første Common Criteria certificerede sikkerhedsløsning, gør det i princippet umuligt at hente eller genskabe data fra den interne harddisk. Netværkssikkerhed Sharps netværksgrænseflade etablerer en sikker firewall for det pågældende system, som forhindrer uvedkommende i at få adgang til konfigurations- og netværksindstillinger. Sikker adgangskontrol Fortrolige oplysninger kan beskyttes ved, at brugeren skal indtaste en unik adgangskode inden hvert job for at få adgang til systemet. Ved hjælp af forhåndsgodkendte adresser kan det forhindres, at dokumenter sendes til uautoriserede modtagere. Dokumentsikkerhed Alle dokumenter der scannes og e-mailes, risikerer at komme i hænderne på tredjeparter, enten tilsigtet eller utilsigtet. Derfor gør man klogt i at kryptere følsomme dokumenter, inden de sendes. Kontrol ved anvendelse Sharps multifunktionssystemer logger bruger nes identitet og tidspunkt. Ved scanning til e-mail tilføjes brugerens e-mail-adresse automatisk, og der kan sendes en hemmelig kode til netværksadministratoren. COPY KOPIBESKYTTET PROTECTED Lægger Embeds kopieringsrestriktioner copy prevention data på onto dokumentet the document i forbindelse when it is med first kopiering copied or eller printed udskrivning Identificerer Recognises uautoriserede an unauthorised kopieringsforsøg attempt to make a copy JOB IS ANNULLERES CANCELLED 17
Sharp tænker miljø Det er vigtigt at tage fat på de miljøproblemer, vi står overfor, ikke mindst den globale opvarmning, som drivhuseffekten fremkalder. Resultatet af Sharps miljøarbejde ses bl.a. i de førende miljømærkninger og miljøstandarder, hvor vi til stadighed bestræber os for at ligge i spidsen. Svanen Stort set alle vores 30 multifunktionssystemer i MX-serien er mærket med det nordiske miljømærke, Svanen. EU Ecolabel Mange Sharp-produkter er også mærket med EU Ecolabel, den Euro pæiske Unions miljømærke. Eco Declaration IT-miljødeklarationen har i over to år været en fælles måde at beskrive it-produkters indhold, energiforbrug, sikkerhed, affaldshåndtering osv. på. Sharps kopimaskiner miljødeklareres, og komplette miljødeklarationer kan downloades fra sharp.se. Ren solenergi Sharp er en af verdens største producenter af solceller. Vores solceller udvikler ren elektricitet på hustage, satellitter og bygninger verden over. 18
1912 Sharps grundlægger, Tokuji Hayakawa, starter et mekanisk værksted i Tokyo 1915 Tokuji Hayakawa opfinder skrueblyanten Ever-Sharp 1953 Masseproduktion af tv-apparater starter for at starter og falder sammen med Japans første tv-udsendelser 1962 Masseproduktion af mikrobølgeovne 1963 Masseproduktion af solceller og siliciumbaserede halvledere 1964 Udvikling og masseproduktion af verdens første bærbare bordregnemaskine 1973 Første LCD-regnemaskine i lommeformat 1988 Udvikler verdens første 14-tommer TFT LCD-farveskærm med høj opløsning 2001 Introduktion af Data Security Kit. Sharp får Common Criteria-certificering 2006 Sharp OSA gør kopimaskine/printer til en del af en integrerbar enhed i kundernes IT platform 2007 Introduktion af verdens største LCD-tv på 108" 2010 Ny AQUOS LED med QUATTRON. Fire standardfarver i stedet for tre introduceres som en verdensnyhed
Vores bedste software: Et Sharp Center nær dig 5. 1. Gode forretninger gøres lokalt. Derfor finder du vores partnere, Sharp Centers, på 70 steder i Norden. Her kan du få al den nødvendige støtte til at finde de rigtige løsninger til din dokumenthåndtering: 4. Smartere dokumenthåndtering 3. 2. 1. Analyse af arbejdsgange, udskriftsmængder og effektiviseringsmuligheder 2. Præsentation af helhedsløsninger 3. System- og kontraktforslag 4. Installation, implementering og uddannelse 5. Opfølgning og udvikling Sharp Center hjælper dig. Dit miljøregnskab styrkes med én Svanemærket multifunktionsmaskine Førende sikkerhedsløsninger gør din virksomhed mere tryg Interaktion med it-systemerne øger din effektivitet Vores medarbejdere er certificeret og uddannet på Sharp Business School Besøg dit nærmeste Sharp Center på sharp.dk Sharp Electronics Danmark 2610 Rødovre Telefon. 70 230 310 www.sharp.dk