Skema til brug ved oprettelse af et team Formålet med teamet Forventede aktiviteter Tilsigtede resultater Tilgængelige ressourcer Begrænsninger Nødvendige færdigheder og kvaliteter Forventede teammedlemmer Omfang af beføjelser til at træffe beslutninger (for eksempel anbefaling eller implementering) Varighed
TJEKLISTE TIL VURDERING AF DIT TEAMS MÅL Brug tjeklisten nedenfor til at vurdere karakteristika for dit teams mål. Spørgsmål Ja Nej 1. Var teamet fælles om at opstille målene? 2. Har teamet konverteret sit formål til specifikke og målbare præstationsmål, for eksempel reagér på kundehenvendelser inden for 24 timer? 3. Er målene teammål snarere end virksomhedsmål eller en enkelt persons mål for eksempel dit eget mål? 4. Kræver det, at alle teammedlemmerne deltager for at nå målet? 5. Er målene klare? 6. Er målene enkle? 7. Er målene realistiske? 8. Er målene ambitiøse? 9. Kan målene måles? Hvis målene ikke kan måles, kan du og dine kolleger så fastslå, hvornår målene er nået? 10. Måler målene teamets tværfunktionelle formål? 11. Er alle teammedlemmerne indforstået med den måde, som målene måles på? 12. Giver målene en klar målestok for teamets ansvarlighed? 13. Er teamets mål prioriterede? 14. Er prioriteringen klar, og er alle teammedlemmer enige om den? 15. Forstår alle teammedlemmerne målene? 16. Forklarer alle teammedlemmerne målene på samme måde? 17. Er alle teammedlemmerne enige om målene? 18. Tager målene højde for små sejre undervejs? 19. Afspejler disse små sejre eller benchmark-test kritiske punkter på vejen mod teamets mål? 20. Tilfører målene virkelig værdi til virksomhedens resultater? Et meget effektivt team svarer sandsynligvis ja til de fleste af eller alle disse spørgsmål. Hvis du har svaret nej til et af spørgsmålene, kan det være nødvendigt for teamet at diskutere spørgsmålet, og hvordan det kan påvirke teamet. Det kan give et bedre resultat, hvis du ændrer eller finjusterer teamets mål.
OPLYSNINGER OM KONTAKTPERSONER Brug denne formular til at registrere kontaktoplysninger for de forskellige medlemmer, herunder hvordan og hvornår vedkommende helst vil kontaktes. Teammedlem: Rolle: Adresse: E-mail: Telefon arbejde: Telefon hjemme: Fax: Træffes bedst: Teammedlem: Rolle: Adresse: E-mail: Telefon arbejde: Telefon hjemme: Fax: Træffes bedst: Teammedlem: Rolle: Adresse: E-mail: Telefon arbejde: Telefon hjemme: Fax: Træffes bedst: Teammedlem: Rolle: Adresse: E-mail: Telefon arbejde: Telefon hjemme: Fax: Træffes bedst:
SKEMA TIL AFKLARING AF ROLLER Bed hvert teammedlem om at udfylde formularen. Svarene kan sammenlignes som led i en teamdiskussion om roller. 1. Angiv roller/ansvarsområder for hvert teammedlem: Navn på teammedlem Roller/ansvarsområder 2. Roller eller bestemte ansvarsområder, der er uklare: Aspekter af min rolle, som er uklare Aspekter af andres roller, som er uklare: 3. Roller, der lapper over hinanden eller er i modstrid med hinanden: 4. Roller, som teamet skal være fælles om: 5. Andre roller eller ansvarsområder, som teamet skal påtage sig:
Tjekliste til fremme af indbyrdes afhængighed i teamet Besvar spørgsmålene i tjeklisten og se, hvor godt du for øjeblikket fremmer den indbyrdes afhængighed i teamet. Generér bestemte oplysninger, som du kan bruge til at fremme den indbyrdes afhængighed i teamet. Tjekliste: Hvor konsekvent fremmer du teamets indbyrdes afhængighed? Ja Nej 1. Er det klart, hvordan det enkelte medlems arbejde og teamets arbejde er lige vigtige for teamets succes? 2. Falder medlemmernes individuelle mål sammen med teamets mål? 3. Har du talt med teamet og forklaret dem, hvordan hvert enkelt medlems idéer og færdigheder har afgørende betydning for teamets succes? 4. Er teamet klar over, hvilke specifikke færdigheder hvert teammedlem bringer med sig til teamet? 5. Minder du de enkelte medlemmer om, hvordan deres færdigheder bidrager til teamets succes? 6. Opfordrer du teamet til at tage ansvar som et team for teamets handlinger? 7. Når der opstår et problem, opmuntrer du så teamet til at arbejde sammen om at finde en løsning? 8. Når teamet vælger en fremgangsmåde, opfordrer du så alle medlemmerne til at acceptere fremgangsmåden (uanset hvor idéen stammer fra)? Hvis du svarede nej på et af spørgsmålene, skal du besvare nedenstående spørgsmål og overveje, hvornår og hvordan du i de kommende uger kan fokusere mere bevidst på at opbygge en indbyrdes afhængighed i teamet. Måder, hvorpå dine mål og teamets mål kan gribe ind i hinanden: Hvilke enkeltpersoner skal du minde om, at de er vigtige for teamets succes: Kommende aktiviteter, hvor du kan opfordre til teamansvarlighed: Hvilke problemløsende og samarbejdsmæssige teamfærdigheder skal udvikles:
Team-timeout: Hvordan står det til? Brug denne timeout-gennemgang til med jævne mellemrum at indsamle oplysninger fra de enkelte teammedlemmer, og lav en gruppeprofil, som teamet kan bruge som fokuspunkt i en diskussion om Hvordan klarer vi os som team? Diskussionen giver mulighed for objektivt at sammenligne synspunkter og om nødvendigt komme tilbage på rette spor og effektivt videre frem. Hvert teammedlem kan udfylde en timeout-gennemgang. De enkeltes svar bør behandles fortroligt. Saml de individuelle svar i en gruppeprofil, som gruppen kan gennemgå på et teammøde. Teamnavn: Dato: Teammål/teamformål: Giv din vurdering af teamets effektivitet inden for de områder, der er nævnt nedenfor, hvor 1 angiver et ineffektivt område, der skal forbedres, og 5 angiver et effektivt område, der er en af teamets stærke sider. Aspekt/dimension Vurdering Kommentarer/eksempler: Mål/formål Møder Principper og normer Kommunikation Lederskab (udpeget eller på skift) Arbejdsmængde/arbejdsfordeling Energi/engagementsniveau Ressourcer (tilgængelighed/ tilstrækkelighed) Stresshåndtering Beslutningstagning Respekt for forskelle/forskellighed Konflikthåndtering Niveau for deltagelse/inddragelse Kommentarer: Den største udfordring, vi som team står overfor, er: Vores stærkeste side som team er: Det, jeg helst ville have, at teamet gjorde: 1 2 3 4 5
Tjekliste til vurdering af dig selv som teamleder Besvar nedenstående spørgsmål, når du skal vurdere dig selv som teamleder. Svarene er med til at slå ned på de områder, du kan forbedre, og som kan gøre dig til en bedre leder. Spørgsmål Altid Ofte Sjældent Aldrig 1. Gør du det nemmere for teamet at træffe effektive beslutninger? 2. Arbejder du sammen med teamet om at uddelegere arbejdsopgaver? 3. Hjælper du teamet med at bedømme sig selv? 4. Sikrer du, at teamet er ansvarligt for sit arbejde? 5. Udfører du rigtigt arbejde ud over at træffe beslutninger, uddelegere og udfærdige dagsordener? 6. Sætter du teamets resultater forud for personlige resultater? 7. Kan du opnå balance mellem at gøre tingene selv og få andre til at gøre dem? 8. Fremmer du en konstruktiv konflikt? 9. Hjælper du teamet med at løse konflikter og problemer på en positiv og konstruktiv måde? 10. Prøver du at få et bredere perspektiv, så du kan hjælpe teamet med at afklare sit formål, mål og sin indfaldsvinkel?
Tjekliste til vurdering af dig selv som teamleder 11. Undgår du handlinger, som begrænser teammedlemmerne unødvendigt? 12. Udfordrer du konstant teamet, så det skærper sit fælles formål, sine fælles mål og sin indfaldsvinkel? 13. Indgyder du teammedlemmerne tillid ved at handle i overensstemmelse med teamet og dets formål? 14. Skaber du muligheder for teammedlemmerne, nogle gange til ulempe for dig selv? 15. Forklarer du teamets formål, og handler du, så du fremmer og deler ansvaret for det? 16. Tænker du over, og beskriver du din rolle i relation til teamet i stedet for i relation til individet eller hierarkiet? 17. Er du fortaler for teamet? Kæmper du for eksempel for, at teamet får de ressourcer, det har brug for, fremmer du teamets interesser, når du taler med andre i virksomheden, og har du en aldrig svigtende tro på teamet? 18. Identificerer du, og forsøger du at fjerne forhindringer for teamet? 19. Accepterer du nederlag i teamet i stedet for at bebrejde andre?
Tjekliste til vurdering af dig selv som teamleder 20. Accepterer du en utilstrækkelig præstation, og prøver du at finde løsninger i den forbindelse, i stedet for at undskylde den ved at pege på ting, der ligger uden for din kontrol? 21. Afspejler din indstilling, at du er afhængig af teamet? 22. Kan du se, hvornår dine handlinger kan være en hindring for teamet? 23. Mener du, at du ikke har svaret på alt? 24. Er du i stand til at opgive kommandoen og kontrollen for at hjælpe teamet med at præstere bedre? 25. Er du i stand til at ændre din ledelsesstil, i takt med at teamet udvikler sig? 26. Tror du fuldt og fast på formålet med teamet og på medlemmerne af teamet? 27. Kan du finde en balance mellem for megen kontrol og for lidt vejledning? 28. Kan du finde en balance mellem at træffe svære beslutninger og lade andre træffe dem? 29. Er du tålmodig, mens teamet taler om sit formål, sine mål og sin indfaldsvinkel? 30. Opfordrer du medlemmerne til at løbe de risici, der er nødvendige for at få vækst og udvikling?
Tjekliste til vurdering af dig selv som teamleder 31. Udfordrer du teammedlemmerne ved at ændre deres arbejdsopgaver, så det ikke altid er de samme medlemmer, der er ansvarlige for samme type arbejde? 32. Udfordrer du teammedlemmerne ved at ændre rollemønstrene, så det ikke altid er de samme medlemmer, der påtage sig de samme roller? Lederen af et meget effektivt team svarer sandsynligvis altid eller ofte til de fleste af spørgsmålene. Hvis du har svaret sjældent eller aldrig til nogle af spørgsmålene, vil det måske være en god idé at overveje det problem, spørgsmålet berører, og om du på en eller anden måde virker hindrende for teampræstationen.
Sådan arbejder du dig gennem en uoverensstemmelse Brug dette skema til at diagnosticere en uoverensstemmelse mellem teammedlemmer og til at planlægge en diskussion om, hvordan I får den løst op. Beskriv uoverensstemmelsen. Diagnosticér uoverensstemmelsen. (Hvem er involveret i uoverensstemmelsen? Hvad ligger til grund? Hvad står på spil for teammedlemmerne?) Teammedlem Hvad står på spil for dette medlem? 1. 1. 2. 2. 3. 3. Hvad står på spil for dig her? Hvilken form vil du bruge til diskussionen? Lav et manuskript til brug for diskussionen: (Hvad vil du sige? Hvordan kan de andre reagere?) Det, du planlægger at sige Hvordan kan de andre reagere? 1. 1. 2. 2. 3. 3. Find alternative løsninger (teammedlemmerne skal have mulighed for at foreslå mulige løsninger først. Skab en dialog, hvor I undersøger løsninger, og beskæftiger jer med, hvorfor emnet er vigtigt). Løsninger Hvordan/hvorfor løsningen tilfører værdi 1. 1. 2. 2. 3. 3. Bliv ved med at minde alle teammedlemmerne om, at vi arbejder i samme team. Prøv at finde win-win-løsninger.