Bilag 3 - specifikation Denne kravspecifikation beskriver kravene til leverandørerne af indkøbsordningen. Tildeling sker ud fra det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. udbudsmaterialets punkt 20. Tildelingen sker ud fra fagpersoners vurdering og efter deres skøn. Minimumskravene er markeret med gråt, hvor tilbudsgiverne alene skal erklære det for opfyldt ved kryds. 1. til produktet Fredericia Kommune ønsker, at borgerne i indkøbsordningen har et bredt varesortiment at vælge ud fra således, at det kan tilgodese alle borgere, der er omfattet af ordningen. Punkt 1.1, 1.3, 1.4, 1.6 og 1.7 indgår som delkriterier til underkriteriet krav til produktet, hvorfor udbyder vil vurdere tilbuddene jf. punkt 20 i udbudsmaterialet, ud fra tilbudsgivers udfyldelse af disse punkter. specifikation Nr. Minimumskrav Erklæres opfyldt ved kryds Leverandørens beskrivelse 1.1. Tilbudsgiver skal i sit varesortiment tilbyde: almindelige dagligvarer til supermarkedspriser discountvarer frostvarer bredt udvalg i færdigretter sæsonvarer håndkøbsmedicin/vitaminer ugeblade Økologiske varer Fedtfattige varer Sukkerfri varer Miljømærkede varer som Blomsten, Svanen o.l. Leverandøren bedes beskrive sit varesortiment. Udbyder vil se positivt på et bredt varesortiment, der indeholder de varer oplistet under punktet krav samt andre varekategorier, jf. punkt 1.6. Der opfordres til vedlæggelse af komplet varekatalog.
1.2 M Leverandøren skal som minimum levere 2500 varenumre. 1.3 Leverandøren skal tilbyde tilbudsvarer og discountsortiment. Leverandøren bedes beskrive tilbudsmuligheder og discountvare-sortimentet. 1.4 Fødevarer med kort holdbarhed skal ved leveringstidspunktet være så lang tid fra udløbsdato som praktisk muligt. 1.5 M Tilbudsgiver skal garantere, at borgeren altid kan få leveret de bestilte varer uanset antal og mængde dog max 25 kilo pr. gang. 1.6 Andre varer og produktområder end de ovenfor anførte i punkt 1.1., der tilbydes borgerne. Leverandøren bedes for følgende fire varegrupper beskrive, hvorledes det vil blive sikret, at varerne har den længst mulige holdbarhed ved leveringstidspunktet: 1. Brød 2. Kødvarer 3. Mejeriprodukter 4. Frugt og grønt Udbyder vil se positivt på, at varer med kort holdbarhed leveres så langt fra udløbsdato som muligt. Leverandøren bedes beskrive, hvilke andre varer og produktområder, som borgeren tilbydes ved kontraktstart, samt beskrive hvordan andre varer og produktområder præsenteres overfor borgerne. 1.7 Varesortimentet skal være lige så bredt og prismæssigt tilsvarende priserne i kommunens supermarkeder. Leverandøren bedes beskrive, hvordan det sikres, at priserne er tilsvarende kommunens supermarkeder.
2. Personaleforhold Fredericia Kommune ønsker, at aflevering af varer på borgerens bopæl foregår på en måde, der sikrer borgeren størst mulig tryghed med respekt for den enkelte borger og under hensyntagen til, at aflevering af varer foregår i borgerens eget hjem. Leverandørens medarbejdere skal være velsoigneret samt bekendt med og overholde hygiejniske principper i forhold til opgaveløsningen. Der påhviler leverandørens medarbejdere tavshedspligt, jf. retssikkerhedslovens 43, stk. 2 og 3, omkring forhold, som de i forbindelse med deres arbejde måtte få kendskab til. Denne tavshedspligt ophører ikke ved fratræden eller ved kontraktforholdets ophør. Leverandøren skal sikre, at leverandørens medarbejdere er vidende om, at de ikke må modtage eller give gaver herunder arv eller låne penge til eller af borgeren. Endvidere må leverandørens medarbejdere ikke opholde sig i borgerens hjem uden borgerens tilstedeværelse eller borgerens samtykke. specifikation Nr. Minimumskrav Erklæres opfyldt ved kryds Leverandørens beskrivelse 2.1. M Leverandøren skal synliggøre sin personalepolitik og bedes vedlægge sin personalepolitik. 2.2 M Der skal være dansktalende medarbejdere til stede ved aflevering af varer i borgerens hjem. Konkret skal medarbejdere kunne: tale forståeligt dansk skrive dansk så opgaven løftes fagligt forsvarligt læse dansk så opgaven løftes fagligt forsvarligt fremvise ren straffeattest fremvise børneattest dokumentere gennemførsel af hygiejnekursus.
2.3 M Leverandørens medarbejdere skal være forsynet med billedlegitimation, der skal forevises på forlangende og for leverandørens egen regning. Billede og tekst skal udformes således, at svagtseende kan læse det. 2.4 M Leverandørens medarbejdere skal have relevant erfaring eller have modtaget en passende introduktion til opgaverne. Leverandøren opfordres til at beskrive hvilke krav, der stilles til personalets erfaringer og/eller hvorledes medarbejdere introduceres til opgaverne. 2.5 M Af hensyn til borgerens tryghed stilles krav om, at leverandøren i videst muligt omfang tilstræber, at aflevering af varer udføres af den samme medarbejder, og at det ligeledes tilstræbes, at eventuelle afløsere er de samme. 2.6 M Leverandøren skal overholde gældende miljøregler i forhold til medarbejdernes arbejde i borgernes hjem. 2.7 M Leverandøren bør bestræbe sig på at have en politik for at fastholde medarbejdere, der på grund af nedsat arbejdsevne risikerer at miste deres job samt integrere nye medarbejdere, der af samme årsag ikke kan ansættes på normale vilkår, jf. aktivloven.
3. Informationsmateriale om produkt og priser Fredericia Kommune ønsker, at borgere, som er tilknyttet indkøbsordningen, informeres om både priser og vareudbud på en måde, der gør dem i stand til at vælge mellem varerne på et velinformeret grundlag. Fredericia Kommune udarbejder information om indkøbsordningen til borgerne i samarbejde med leverandøren. Informationsmateriale om leverandøren skal sendes til Fredericia Kommune, som medbringer det til borgeren første gang borgeren er visiteret til indkøbsordningen. Fredericia Kommune skal have mulighed for at rekvirere flere eksemplarer af informationsmaterialet. specifikation Nr. Minimumskrav Erklæres opfyldt ved kryds Leverandørens beskrivelse 3.1 M Leverandøren skal præsentere udvalget af varesortimentet i et varekatalog med billeder af samtlige varer. Kataloget skal som minimum opdateres hvert år. 3.2 M Leverandøren skal udsende ugentlige tilbudsaviser med minimum 200 varer samt information om discountvarer til fast lav pris. 3.3 M Leverandøren skal præsentere udvalget af varer på en hjemmeside, der viser pris og billeder. 3.4 M Borgerne skal have mulighed for at bestille varer fra hjemmesiden. 3.5 M Leverandøren er forpligtet til at informere borgeren om væsentlige ændringer i tilknytning til indkøbsordningen.
4. Tilmelding/afmelding/ændringer/tilbagemeldinger Fredericia Kommune ønsker en enkel og brugervenlig proces med indbygget fleksibilitet, som tilgodeser borgernes behov. Visitationsafdelingen, Pleje og Sundhed, varetager kontakten mellem borgeren og leverandøren, både hvad angår tilmeldinger og afmeldinger (ophør). Aflysninger eller andre ændringer, f.eks. flytning af en aftale, aftales mellem borger og leverandør. Såfremt der er en anden leverandør i hjemmet, som eksempelvis hjemmehjælp, skal denne orienteres om aflysninger eller andre ændringer. I tilfælde af varige ændringer eller ændringer i en længere periode, f.eks. ved sommerferie, skal Visitationsafdelingen, Pleje og Sundhed, orienteres. Borgeren tilmeldes og afmeldes leverandøren ved, at Visitationsafdelingen, Pleje og Sundhed, kontakter leverandøren. Kommunikation mellem leverandøren og visitationsafdelingen, Pleje og Sundhed, sker via kommunens omsorgssystem. specifikation Nr. Minimumskrav Erklæres opfyldt ved kryds Leverandørens beskrivelse 4.1 M Leverandøren skal registrere tilmeldinger, afmeldinger og ændringer elektronisk til styrings-, rapporterings- og opfølgningsspørgsmål. 4.2 M Fristen for flytning og aflysning af levering er senest kl. 16 hverdagen før den planlagte levering. 4.3 M Afbestilles en levering ikke senest kl. 16 dagen før den planlagte levering, debiteres kommunen for leveringen. 4.4 M Ved forgæves gang ved f.eks. akut hospitalsindlæggelse tager leverandøren alle varer retur. I disse tilfælde betaler borgeren for let fordærvelige varer, mens leverandøren tager øvrige varer retur. 4.5 M Leverandøren skal kunne tilbyde opstart af levering inden for 2 hverdage fra tilmelding.
4.6 M Borgeren har mulighed for at opsige aftalen med leverandøren med 14 dages varsel. Borgeren skal henvende sig til Visitationsafdelingen, Pleje og Sundhed, ved ønske om leverandørskift. 4.7 M I tilfælde af, at varen er udsolgt, skal der leveres en erstatningsvare. Erstatningsvaren skal være så identisk med den bestilte vare som muligt. Varen må ikke være dyrere end den oprindelige vare. Borgeren har i den forbindelse ret til at fravælge erstatningsvaren. 4.8 M I tilfælde af manglende kontakt til borger eller manglende indkøbsseddel modtaget fra leverandører af hjemmehjælp, skal leverandøren kontakte Visitationsafdelingen, Pleje og Sundhed, på en effektiv og smidig måde. Opfølgning fra leverandøren og tilbagemelding fra kommunen skal ske elektronisk. Leverandøren skal logge/gemme alle tilbagemeldinger til brug for senere dokumentation.
5. Bestilling Fredericia Kommune ønsker, at borgere som er tilknyttet indkøbsordningen, opnår en hurtig og simpel bestillingsproces. Punkt 5.1 og 5.3 indgår som et delkriterium til underkriteriet bestilling, hvorfor udbyder vil vurdere tilbuddene ud fra tilbudsgivers udfyldelse af dette punkt. specifikation Nr. Minimumskrav Erklæres opfyldt ved kryds Leverandørens beskrivelse 5.1 Fredericia Kommune ønsker en hurtig, effektiv og driftssikker bestillingsproces, der fungerer så smidigt og optimalt som muligt. Leverandøren bedes beskrive, hvordan denne proces vil blive tilrettelagt. Udbyder vil se positivt på en nem og smidig bestillingsproces, hvor borgeren nemt og uden unødig ventetid kan komme i kontakt med leverandøren. 5.2. M Leverandøren skal garantere, at bestilling kan ske via telefon, fax, e- mail, hjemmeside og PDA/smartphone 5.3 Fristen for afgivelse af bestilling før levering skal være så kort som mulig. Udbyder vil se positivt på, at fristen er så kort som mulig. 5.4 M Der skal for den enkelte bestilling være mulighed for blot at bekræfte forrige bestilling således, at der leveres præcis de samme varer, som ved sidste bestilling og levering. Det skal være muligt, at indkøbssedlerne er fortrykte med borgerens kundenummer, navn og adresse.
6. Transport af varer til borgerens bopæl De borgere, som tilknyttes indkøbsordningen har krav på, at varer transporteres forsvarligt. For køle- og frostvarers vedkommende indebærer det transport under de rette temperaturmæssige forhold for at undgå fordærvet mad, optøning af frostvarer etc. For øvrige varer indebærer forsvarlig transport, at varerne transporteres uden risiko for at gå i stykker eller at blive udsat for ekstreme temperaturer. specifikation Nr. Minimumskrav Erklæres opfyldt ved kryds Leverandørens beskrivelse 6.1 M Leverandøren skal til enhver tid overholde gældende lovgivning vedrørende transport af fødevarer. Der henvises bl.a. til Bekendtgørelse 788 af 24. juli 2008 om fødevarehygiejne (jf. bekendtgørelsens kap. 9). 6.2. M Dokumentationen, der er beskrevet i bekendtgørelsen, jf. pkt. 6.1., skal indsendes til Visitationsafdelingen, Pleje og Sundhed, hvert kvartal. Dokumentation for temperaturmålinger foretaget under transporten skal vedlægges. 6.3 M Leverandøren skal vedlægge egenkontrolprogrammer både for eget lager og for transporten af fødevarerne. 6.4 M Der skal forefindes engangshandsker, -masker og sprit til desinficering i bilen.
7. Levering Fredericia Kommune ønsker, at levering af varer på borgernes bopæl foregår på en måde, som sikrer borgerne størst mulig tryghed. Derfor er legitimation og overholdelse af aftalte leveringstidspunkter afgørende elementer i indkøbsordningen. Leverandøren bør desuden tilstræbe, at det så vidt muligt er det samme bud, der leverer til den samme borger således, at borgeren kan føle sig tryg ved buddet. Se punkt 2 vedrørende personaleforhold. Punkt 7.1, 7.5 og 7.10 indgår som delkriterier til underkriteriet levering, hvorfor udbyder vil vurdere tilbuddene ud fra tilbudsgivers udfyldelse af disse punkter. specifikation Nr. Minimumskrav Erklæres opfyldt ved kryds Leverandørens beskrivelse 7.1 Borgeren får leveret 1 gang ugentligt, og leveringen skal foregå på en aftalt ugedag inden for et tidsinterval på max. 2 timer på den faste leveringsdag. Hvis ordningen er afhængig af hjemmehjælper skal tidsintervallet være max 30 min. Hvis tidspunktet afviges med mere end 1 time, skal berørte borgere på ruten kontaktes og orienteres om forsinkelsen. Ydelsen kan ikke aflyses, så der skal altid findes et erstatningstidspunkt. Leverandøren bedes beskrive leveringsmulighederne, herunder borgerens mulighed for at ønske, hvilken ugedag der skal være fast leveringsdag. Leverandøren bedes beskrive, hvorledes denne information vil finde sted. 7.2 M Det skal være muligt at få leveret varer på alle hverdage i tidsrummet 8.00-17.00. 7.3 M Leverandøren er forpligtet til at koordinere tidspunktet for levering med dagtilbud og træningscentre. Tidspunktet for levering af varer må ikke afskære borgeren fra disse tilbud.
7.4 M I de tilfælde hvor leveringsdag falder på en helligdag skal leverandøren tilbyde en erstatningsdag, så tættest på den oprindelige leveringsdag som muligt. Leverandøren skal senest 7 dage før helligdage varsle borgerne om ændringer i levering. 7.5. Leverandøren skal tilbyde akutlevering på hjemkomstdagen til borgere, der kommer hjem fra sygehus eller lign. Akutlevering skal gerne tilbydes samme dag, som borgeren kommer hjem, såfremt bestillingen er afgivet senest kl. 12.00. Afgives bestillingen efter kl. 12.00 skal leveringen foregå på den efterfølgende hverdag. Leverandøren skal udvise fleksibilitet i forhold til akutleveringerne. Akutleveringen skal kunne dække borgerens basale behov frem til næste leveringsdag. Leverandøren bedes beskrive i hvilket omfang, de kan levere akut ved angivelse af tidsfrister for bestilling af akutlevering. 7.6 M Leverandøren skal udarbejde et velkomstbrev, som bekræfter overfor borgeren hvilken dag og i hvilket timeinterval bestilling er aftalt, samt hvilken dag varerne leveres. Velkomstbrevet skal endvidere indeholde et telefonnummer til eventuelle afbud. Leveringens gennemførelse hos borgeren 7.7 M Leverandøren skal ved levering, ringe på, vente på at døren bliver åbnet og præsentere sig tydeligt i eventuel dørtelefon og bære varerne til borgerens køkkenbord. Nogle borgere har cylinderadgang. Der skal her udleveres nøgle fra Visitiationsafdelingen, Pleje og Sundhed. I disse tilfælde låser leverandørens medarbejder sig selv ind. Leverandøren hæfter for omkodning af lås i tilfælde af bortkomst af nøgle.
7.8 M Køle- og frostvarer skal anbringes i køleskab/fryser hos borgeren, såfremt det er aftalt med kommunen eller borgeren. 7.9 M Hvis borgeren ikke lukker op, skal leverandøren med det samme kontakte Plejen i Fredericia Kommune på tlf. 72 10 73 73 i tidsrummet 08.00-17.00. Leverandøren skal i dette tilfælde oplyse borgerens navn og adresse. 7.10 Leverandøren bedes redegøre for sit beredskab. Fx hvordan leverandøren håndterer fravær blandt sine medarbejdere, eks. i pakning, chauffører og bestillere. Leverandøren bedes beskrive sit beredskab. Udbyder vil se positivt på, at borgeren berøres så lidt som muligt i tilfælde af interne ændringer hos leverandøren. Leverancens indhold 7.11 M Alle leveringer skal ledsages af en kvittering til borgeren med tydelig angivelse af de enkelte varer og priser, ikke leverede varer, varer som er erstattet med alternative varer samt samlet pris. 7.12 M Ved levering af forkerte, manglende, beskadigede, optøede eller på anden måde kvalitetsmæssigt forringet varer, skal der tilbydes erstatningsvarer, som skal leveres senest dagen efter. Hvis borgeren ikke ønsker varen, krediteres borgeren. 7.13 M Leverandøren er forpligtet til at etablere en forretningsgang til at håndtere reklamationer. 7.14 M Leverandøren skal medvirke ved en eventuel klagebehandling ved at stille information og ressourcer til rådighed.
8. Pris og betaling Borgeren skal alene betale for varerne, mens Fredericia Kommune betaler for pakning, udbringning m.v. Med hensyn til opgaven er udgangspunktet, at Fredericia Kommune som alt overvejende hovedregel kun er økonomisk ansvarlig for ydelser, som borgeren er visiteret til. Leverandørens medarbejdere forventes at yde almindelig hjælpsomhed i tilknytning til leverancen, mens leverandørens medarbejdere er i borgerens hjem. Punkt 8.1 indgår som delkriterium til underkriteriet pris og betaling, hvorfor udbyder vil vurdere tilbuddene ud fra tilbudsgivers udfyldelse af dette punkt. specifikation Nr. Minimumskrav Erklæres opfyldt ved kryds Leverandørens beskrivelse 8.1 Leverandøren skal som minimum angive følgende priser: Pris pr. bestilling - Ved opringning til borger (prisen gælder også borgere, der ringer til leverandøren). - Ved modtagelse af fax, mail eller via hjemmeside - Ved modtagelse af PDA/Smartphone Leverandøren bedes anvende bilag 4 tilbudsliste til udfyldelse heraf. Pris pr. levering - Uden på-plads-sætning - Med tillæg for på-plads-sætning af alle varer - Med tillæg i tilfælde af, at leveringen sker akut Priserne angives i danske kroner, ekskl. moms.
8.2 M Betalingsbetingelsen overfor Fredericia Kommune er 30 dage fra modtagelse af korrekt faktura. Borgerens betaling overfor leverandøren 8.3 M Leverandøren skal modtage borgerens betaling for varer via PBS eller dankort. Det er borgeren, der angiver hvilken løsning, der ønskes. 8.4 M Leverandøren skal sikre dokumentation for leverede ydelser i elektronisk form. Leverandøren skal endvidere sikre registrering af aflyst hjælp. Dokumentation for leverede ydelser skal vedlægges den fremsendte faktura månedsvis bagud. Visitationsafdelingen, Pleje og Sundhed, laver stikprøver af den fremsendte dokumentation. 8.5 M Varerne vil omfatte flasker og dåser med pant. Returpant skal modtages og modregnes kontant ved levering. Leverandøren er kun forpligtet til at modtage den type returpant, som oprindeligt er leveret af leverandøren. 8.6 M Ved manglende betaling skal leverandøren kontakte borgeren for at afklare årsagen hertil. Hvis leveringen ophører grundet manglende betaling skal både borgeren og Visitationsafdelingen, Pleje og Sundhed, orienteres. 8.7 M Ved borgerens eventuelle manglende betaling må leverandøren alene pålægge borgeren retmæssige rykkergebyrer og renter. Leverandørens procedure i forbindelse hermed skal desuden være så smidig som mulig.
9. Kvalitetssikring Fredericia Kommune ønsker med indkøbsordningen først og fremmest at yde en service til borgerne. Leverandøren skal derfor have et klart formuleret servicekoncept, som er i overensstemmelse med Fredericia Kommunes intention med indkøbsordningen. Fredericia Kommune ønsker, at leverandøren arbejder ud fra en kvalitetsmålsætning baseret på målbare parametre. Fredericia Kommune forbeholder sig ret til at gennemføre stikprøvekontrol med leverandørens leveringer og tilfredshedsundersøgelser blandt borgere tilknyttet indkøbsordningen. Fredericia Kommune kan til enhver tid kontakte leverandøren for at afholde samarbejdsmøde, hvor den forløbne periode drøftes herunder resultater fra eventuelle stikprøver og tilfredshedsundersøgelser samt klager. I opstartsperioden afholdes samarbejdsmøder en gang månedligt/efter behov. Relevante informationer om ændringer i levering eller ændringer i tilbuddene til borgerne fra leverandørens side skal tilsendes Fredericia Kommune. Resultater fra Fødevaredirektoratets kontrol af detailvirksomheder, der vedrører leverandørens engagement i ordningen, vil blive offentliggjort for de borgere, der indgår i ordningen som almindelig information til borgerne. specifikation Nr. Minimumskrav Erklæres opfyldt ved kryds Leverandørens beskrivelse 9.1 M Leverandøren skal som minimum føre egenkontrol med: 1. Antal leverancer opdelt på almindelige leverancer, fejlleverancer og ekstra leverancer. 2. Klager fra borgere. 3. Flytninger af aftaler forårsaget af leverandøren. 4. Forsinkelser i leveringer forårsaget af leverandøren. 5. Antal flytninger/afmeldinger efter tidsfristen forårsaget af leverandøren.
6. Sagshistorik på de enkelte borgere. 7. Hvor mange og hvilke borgere, der ikke har taget imod deres varer. 8. Erstatningsvarers værdi i kr. som andel af samlede vareomsætning. Leverandøren skal i øvrigt være i stand til at tilbyde en uddybende statistik og rapportering, som aftales ved opstart i kommunen. 9.2 M Visitationsafdelingen, Pleje og Sundhed, laver tilfredshedsundersøgelser af den personlige pleje og praktisk hjælp, herunder indkøb. Leverandøren skal positivt medvirke til disse undersøgelser. Såfremt leverandøren gennemfører egne tilfredshedsundersøgelser skal disse tilsendes Visitationsafdelingen, Pleje og Sundhed. Leverandøren er indforstået med, at kommunen kan udføre stikprøveundersøgelse op til to gange årligt i form af visitators opfølgning af leverandørkrav i forbindelse med revurdering. ***