Område: Regional Udvikling Udarbejdet af: Mette Pilgaard/Leif Geest/ Karen Nielsen/Katja Sjødin Afdeling: Sekretariatet E mail: Mette.Pilgaard@regionsyddanmark.dk Journal nr.: 11/22958 Telefon: 7663 1993 Dato: 28. oktober 2011 UDKAST Aftale om overdragelse af den organisatoriske forankring for fra Region Syddanmark til Aabenraa Kommune 1. Indledning. Denne aftale vedrører overdragelse af den organisatoriske forankring for Region Sønderjylland Schleswig fra Region Syddanmark til Aabenraa Kommune. Aftalen specificerer overdragelse af organisationens sekretariat samt en række økonomiske og regnskabsmæssige forhold og IT. Sammen med parter i grænselandet indgik Sønderjyllands Amt i september 1997 en aftale om at etablere et organ til fremme af grænseregionens særlige interesser. Herved opstod Region Sønderjylland Schleswig, der geografisk dækker over en befolkning på 0,7 mio. indbyggere. Som følge af strukturreformen overtog Region Syddanmark i 2007 den indgåede aftale. Organisationen består af 8 parter, der på dansk side omfatter Region Syddanmark, Aabenraa Kommune, Sønderborg Kommune, Tønder Kommune og Haderslev Kommune. På tysk side drejer det sig om Kreis Schleswig Flensburg, Kreis Nordfriesland og Stadt Flensburg. I henhold til aftale om det dansk tyske samarbejde i, som er indgået af de 8 parter, 9, ligger den organisatoriske forankring af organisationens sekretariat hos en eller flere parter efter særskilt aftale. Organisationens daglige arbejde varetages af et grænsekontor i Bov med ca. 10 medarbejdere. På nuværende tidspunkt er disse ansættelsesmæssigt placeret under Region Syddanmark, der bidrager til organisationen med ca. 1,8 mio. kr. årligt. De andre parter bag yder også tilskud. Aabenraa Byråd og regionsrådet har hhv. den 30. november 2011 og 28. november 2011 godkendt, at s organisatoriske forankring fra 1. januar 2012 overdrages fra Region Syddanmark til Aabenraa Kommune. Overdragelsen til Aabenraa Kommune betyder, at alle faste medarbejdere hos Region Sønderjylland Schleswig med tilhørende opgaver overføres til ansættelse i kommunen pr. 1. januar 2012. Aabenraa Kommune overtager også forpligtigelsen til at yde de serviceydelser, som det er aftalt, at Region Syddanmark yder til s sekretariat. I forbindelse med flytningen af den organisatoriske forankring af Region Sønderjylland Schleswig fra Region Syddanmark til Aabenraa Kommune har der været en drøftelse af strategi/scenarier for udvikling af det grænseoverskridende samarbejde.
2 Hvis de to erhvervsrettede initiativer, projekt Vækstcenteret og det nyetablerede dansk tysk Business Forum f.eks. medfører, at der etableres en permanent organisation til markedsføring og erhvervsfremme af grænseregionen, eller hvis der på anden vis bliver etableret en ny grænseoverskridende erhvervsorganisation, er Aabenraa Kommune og Region Syddanmark enige om at revidere denne aftale. Aabenraa Kommune og Region Syddanmark vil arbejde for, at en fremtidig mulig etablering af en ny organisation for markedsføring og erhvervsfremme af grænseregionen medfører, at medarbejdere, der i dag arbejder med arbejdsmarkedsforhold i Region Sønderjylland Schleswig, overføres til denne. 2. Personaleforhold Overdragelsen af medarbejderne til Aabenraa Kommune behandles efter Lov om Virksomhedsoverdragelse. Overdragelsen vedrører kun de faste medarbejdere ansat på minimum 8 timer ugentligt. For så vidt angår studentermedhjælperne ansat under 8 timer ugentligt, vil Aabenraa Kommune så vidt muligt ansætte dem som timelønnede pr. 1. januar 2012. Overdragelse efter Lov om Virksomhedsoverdragelse betyder, at de faste medarbejdere ikke kan afskediges på baggrund af overdragelsen, og at Aabenraa Kommune indtræder i alle de rettigheder og forpligtelser, som medarbejderne var omfattet af i Region Syddanmark. Det medfører, at ansættelsesforholdet fortsætter uændret. Medarbejderne bevarer således sin anciennitet, sin løn, sin ret til feriepenge og sine øvrige vilkår. Aabenraa Kommune har ikke ønsket at frasige sig Regions Syddanmarks overenskomster i forbindelse med overdragelsen. Det betyder, at medarbejderne fortsætter på deres eksisterende overenskomst, indtil disse udløber pr. 31. marts 2013. Herefter vil der ske forhandling med Aabenraa Kommune om løn og ansættelsesvilkår. Medarbejderne er løbende holdt orienteret om processen på personalemøder, ligesom overdragelsen er blevet drøftet i Regionshusets MED udvalg den 26. oktober 2011. Region Syddanmark udsender tillige et orienteringsbrev ultimo november/primo december til alle de berørte medarbejdere. Aabenraa Kommune udsender nye ansættelsesbreve primo januar 2012. 3. Økonomiske og regnskabsmæssige forhold. Der aftales følgende vedr. økonomiske og rengskabsmæssige forhold: Adgang til økonomisystem skal i en periode have adgang til både Region Syddanmarks økonomisystem og Aabenraa Kommunes økonomisystem Der skal være adgang til Aabenraa Kommunes økonomisystem i løbet af december 2011. Der skal være adgang til Region Syddanmarks økonomisystem til 15. februar 2012, hvor der er sidste frist for omposteringer vedr. 2011. Der skal ske oplæring i Aabenraa Kommunes økonomisystem i løbet af december 2011.
3 EAN.nr. Fakturaer der modtages på skal have et nyt EAN.nr. hos Region Syddanmarks Aabenraa Kommune til brug for EAN.nr. i supplementsperioden og som vedr. indkøb vedr. 2012 regnskabsår 2011 kan godkendes frem til 31. januar 2012. Fakturaer der modtages på Region Syddanmarks EAN.nr. i supplementsperioden og som vedr. regnskabsår 2012 skal afvises med oplysning om nyt EAN.nr. Når adgang til Region Syddanmarks betalingssystemer lukkes, vil Hotline i Regnskab og Finans afvise eventuelle fakturaer der måtte fremkomme til gl. EAN.nr. med oplysning om nyt EAN.nr. Kontoplan Regningsdebitor Handel med andre EU lande Bankkonti/VISA kort Der skal oprettes ny kontoplan hos Aabenraa Kommune skal kunne udstede elektroniske regninger har mange indkøb over landegrænsen har brug for 2 bankkonti en i Danmark og en i Tyskland, samt et tilknyttet VISA kort. Der skal knyttes on line adgang til disse bankkonti. Region Sønderjylland Schleswig fremsender eksisterende kontoplan renset for unødvendige konti til Aabenraa Kommune hurtigst muligt. Kontoplan hos Region Syddanmark får sidste benyttelsesdag 31. december 2011. Det betyder at der ikke kan bogføres hos regionen i nyt regnskabsår. skal have adgang til Aabenraa Kommunes regningsdebitorsystem primo 2012 for at kunne udsende regninger til partnerne vedr. det årlige tilskud. skal kunne anvende specielt SE.nr. fra Aabenraa Kommune, til brug for momsafregning vedr. de specielle momsregler for handel med andre EU lande. Det gælder både varekøb og køb af tjenesteydelser. De 2 eksisterende Sydbankkonti fra Region Syddanmark overgår til Aabenraa Kommune pr. 1. januar 2012. Fornødne fuldmagtsforhold sørger Aabenraa kommune for.
4 VISA kort overgår ligeledes til Aabenraa Kommune. Fornødne underskrifter sørger Aabenraa Kommune for. Der etableres on line adgang til de 2 bankkonti pr. 1. januar 2012. On line adgang via Region Syddanmarks aftaler lukkes pr. 1. januar 2012. Inventar Region Sønderjylland Schleswigs inventar m.v. overgår til Aabenraa Kommune Inventar overgår til Aabenraa Kommune uden beregning Årsregnskab Udarbejdelse af årsregnskab Årsregnskab for 2011 udarbejdes af Region Syddanmark i samarbejde med Region Sønderjylland Schleswig. Serviceydelser Forskudskassen Økonomisk delingsaftale Betaling for Aabenraa Kommunes serviceydelser Forskudskassen på 100.000 kr. overgår til kommunen Følgende statuskonti indgår i den økonomiske delingsaftale: Forskudskassen på 100.000 kr. Feriepengeforpligtelsen for de overdragne medarbejdere Depositum for lejemål hos FDE på 67.356,25 kr. Over /underskud 2011. Som partner og administrator har Region Syddanmark modtaget et årligt honorar for regionens tjenesteydelser på 5% af regionskontorets personaleudgifter, svarende til ca. 165.000 kr. Denne udgift deles på denne måde mellem de tyske og danske partnere, således at de tyske partnere også kommer til at bidrage til den administration, der ligger i regionen. Region Sønderjylland Schleswig laver en afstemning og bogføring af forskudskassen ultimo 2011, således at forskudskassen står med 100.000 kr. på bankkontoen. Fra 2012 afregnes forskudskassen med Aabenraa Kommune i henhold til deres regler. Aabenraa Kommune modtager fra Region Syddanmark følgende beløb: Feriepengeforpligtelsen for optjeningsår 2010 og 2011 Beløbet foreligger først ultimo 2011. Eventuelt overskud for 2011 beløbet foreligger først i f.m. regnskabsafslutningen. Region Syddanmark modtager fra Aabenraa Kommune
5 følgende beløb: Depositum for lejemål på 67.356,25 kr. Forskudskassens indestående på 100.000 kr. Eventuelt underskud for 2011 beløbet foreligger først i f.m. regnskabsafslutningen. 4. IT. Forhold vedr. IT aftales særskilt mellem Aabenraa Kommune og. Region Syddanmark vil, såfremt der er behov for det, for en periode af ca. 1 år opretholde Region Sønderjylland Schleswigs email konti med henblik på videreforsendelse af elektronisk post.