Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 2. marts 2016, kl. 17.00 Beboerlokalet, Horsevænget 33, Rødovre Til stede: Formand Bjarne Clausen, næstformand Helle Lindebjerg Nielsen, Ida Petersen, Jørn Madsen, Otto Oustrup Jensen og suppleant Marianne Kyhn Administration: Kundedirektør Margrete Pump, kundechef Marie-Louise Bruun, driftschef Jan Ole Madsen, økonomimedarbejder Pernille Andersen og kundesupportchef Lone Skriver Revision: Afbud: Statsautoriseret revisor Pia Søndergaard Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerskab Birthe Overby, Jan Hylleborg, Peer Rasmussen og Jørgen Skriver Rasmussen 1/28
Indholdsfortegnelse 1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 2. Godkendelse af referat fra mødet den 24. september 2015... 4 3. Revisionsprotokol... 4 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning... 5 5. Meddelelser... 5 6. Fortroligt punkt... 6 SAGER TIL BESLUTNING... 6 7. Pas på huslejen få hjælp med 360 analyse... 6 8. Afdelingernes regnskaber 2014-2015... 8 9. Boligorganisationens driftsbudget 2016-2017... 9 10. Forvaltningsrevision... 10 11. Organisationsbestyrelsens beretning 2014-2015... 11 12. til repræsentantskabet om valg af revisor... 12 13. Registrering af varemærke og hesten Pegasus... 12 14. Afdeling 3303, Karlsvænge udskiftning af vinduer... 13 15. Afdeling 3304, Schweizervænget Renovering... 15 16. Mulighed for ny elev... 16 17. Valg til KAB s repræsentantskab... 17 18. Bestyrelseshonorar 2015-2016... 18 19. Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt... 19 SAGER TIL ORIENTERING... 20 20. Nyt om afdelingerne... 20 21. Kommunens godkendelse af regnskab 2014-2015... 22 22. Styringsdialog 2015... 22 23. Afdeling 3301, Horsevænget Fjernvarme status... 23 24. Afdeling 3301, Horsevænget nr. 51 orientering... 24 25. Afdeling 3302, Torbenhuse udskiftning af brugsvands- og afløbsinstallationer - status... 24 26. Oversigt over egen trækningsret... 25 27. Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne... 25 28. Kursuskatalog for beboervalgte 2016... 25 29. Nedjustering af forventet forrentning af kapital i investeringsforeningerne... 26 30. Næste møde... 27 31. Eventuelt... 28 2/28
Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen... 4 Bilag 2: Revisionsprotokol... 4 Bilag 3: Afdelingernes regnskaber 2014-2015... 9 Bilag 4: Boligorganisationens driftsbudget 2016-2017... 10 Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision... 11 Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision 2014-2015... 11 Bilag 7: Organisationsbestyrelsens beretning 2014-2015... 11 Bilag 8: Evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB... 19 Bilag 9: Oversigt over egen trækningsret i Landsbyggefonden... 25 Bilag 10: Kundetilfredshedsmåling 2015... 25 Bilag 11: KAB-kurser for beboervalgte 2016... 26 3/28
1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Forretningsordenen for organisationsbestyrelsen vedtaget den 20. oktober 1998 er vedlagt. Bilag 1: Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forretningsordenen til efterretning. Taget til efterretning. 2. Godkendelse af referat fra mødet den 24. september 2015 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 24. september 2015 er sendt til organisationsbestyrelsens medlemmer den 5. oktober 2015 med anmodning om eventuelle bemærkninger. Der er ikke fremkommet nogen kommentarer til referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Godkendt. 3. Revisionsprotokol I henhold til bestemmelserne i den seneste bekendtgørelse af lov om boligbyggeri fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Udskrift af revisionsfirmaet Alberg, Statsautoriseret revisionspartnerskab, seneste indførelse i protokollen er forud for mødets afholdelse tilsendt medlemmerne som bilag. Bilag 2: Revisionsprotokol 4/28
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning og underskriver denne. Taget til efterretning. 4. Organisationsbestyrelsens sammensætning Titel Navn Afdeling På valg Formand Bjarne Clausen Krogsbæk 2017 Næstformand Helle L. Nielsen Ørbyvang 2016 Bestyrelsesmedlem Otto Oustrup Jensen Torbenhuse 2017 Bestyrelsesmedlem Peer Rasmussen Karlsvænge 2017 Bestyrelsesmedlem Ida Petersen Schweizervænget 2016 Bestyrelsesmedlem Birthe Overby Rødkløveren 2016 Bestyrelsesmedlem Jørn Madsen Horsevænget 2017 Bestyrelsesmedlem Jan Hylleborg Kommunen 2017 Bestyrelsesmedlem Jørgen Skriver Rasmussen Kommunen 2017 Jørgen S. Rasmussen og Jan Hylleborg er udpeget af Rødovre Kommune til s organisationsbestyrelse frem til næste kommunevalg i 2017. Taget til efterretning. 5. Meddelelser Bjarne Clausen sender materiale fra fællesrepræsentationen i Rødovre Kommune vedrørende de tildelte flygtningeboliger for 2016-17. Det drejer sig om 31 flygtninge med deres familie i alt 60 personer. Kommunen har udarbejdet et oplæg herom. Torbenhuse og Schweizervænget er nævnt som placeringer, hvoraf nogle boliger er permanente og andre boliger er midlertidige. Bøgerne Renoveringsguide samt Bygningskultur og bevaringsværdier er bestilt. Driftschef Jan Ole Madsen kommer ud med disse til organisationsbestyrelsens medlemmer. 5/28
6. Fortroligt punkt På organisationsbestyrelsesmøderne kan der blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet indeholder drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet til fortrolighed. SAGER TIL BESLUTNING Punkt 18, Pas på huslejen få hjælp med 360 analyse blev behandlet først. 7. Pas på huslejen få hjælp med 360 analyse Boligorganisationerne og afdelingerne skal passe på huslejen og samtidig skal græsset fortsat slås, hækken klippes og sneen ryddes sammen med de øvrige mangfoldige driftsopgaver. Krav om besparelser i den almene boligsektor er på vej fra regeringen. Mange beboere i KAB-fællesskabet bliver fattigere i disse år. De har mindre råd til husleje, blandt andet på grund af nedskæringer i boligstøtten. Selv 2 % i årlig huslejestigning betyder voldsomt meget for denne gruppe. Samtidig varsler regeringen krav om besparelser i den almene sektor. Derfor sætter KAB nu temaet om husleje og effektiv drift til debat. Organisationsbestyrelsen har både et ansvar for og en særlig rolle i at fremme afdelingernes arbejde med effektiv drift og dermed huslejens størrelse. Huslejens størrelse besluttes som bekendt af beboerne på afdelingsmødet. Forud for afdelingsmødet er der foregået en lang forberedelse af budgettet mellem afdelingsbestyrelsen og driften. Diskussionen med afdelingerne er vigtig, men ikke tilstrækkelig til at opnå resultater. Andre grunde til at kigge på huslejen og mulighederne for en mere effektiv drift er: - Boligorganisationerne og afdelingerne bliver mere konkurrencedygtige. - Afdelingerne kan opnå mere attraktive arbejdspladser. - Attraktive arbejdspladser tiltrækker bedre ledere. 6/28
Boligorganisationen bør derfor sætte en strategisk tilgang til effektiv drift på dagsordenen, som afklarer: Hvad koster vores nuværende drift? Kan vi gøre noget anderledes? Hvad ønsker vi at opnå med en mere effektiv drift? Både boligorganisationen og afdelingerne har brug for et værktøj, som med tal og ord belyser situationen i afdelingen og peger på muligheder for forbedringer. KAB har derfor udviklet et analyseværktøj en såkaldt 360 analyse, der gennemgår driften. Analysen tegner et præcist billede af den enkelte afdelings drift. Det sker på baggrund af tal, observationer og rapporter om afdelingen og gennem interviews med blandt andet afdelingsbestyrelse og den lokale leder af driften. Ud fra analysen stiller KAB i rapporten forslag til mere dybtgående forbedringer og billiggørelse af driften. Boligorganisationen opnår med analysen et overblik over afdelingerne, som kan anvendes i organisationens strategiske arbejde og til god dialog med afdelingsbestyrelserne. Afdelingsbestyrelserne får et redskab, som kan anvendes i dialogen med beboerne og de ansatte, og som helt praktisk kan bruges til at træffe beslutninger om at sætte nye initiativer i gang. Bemærk at materialet til henholdsvis organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne vil blive præsenteret på organisationsbestyrelsesmødet. En 360 analyse koster 10.000 kr. ekskl. moms, hvis man har eget ejendomskontor og 7.500 kr. ekskl. moms ved fælles ejendomskontor. Køber boligorganisationen analysen for alle afdelinger, giver KAB en rabat på 25 %. Analysen er ikke indeholdt i det almindelige administrationsbidrag, da det er en overbygning til den almindelige drift. Der er tale om et omfattende analysearbejde af alle parametre af betydning for driften. Det indstilles, at boligorganisationen beslutter, at købe 360 analyser for afdelingerne Horsevænget, Torbenhuse, Karlsvænge, Schweizervænget, Krogsbæk, Ørbyvang og Rødkløveren. Organisationsbestyrelsen besluttede: - at tilkøbe 360 analyse for afdelingerne i hele boligorganisationen - at analysen betales af arbejdskapitalen - at analysen afleveres ultimo 2016. 7/28
8. Afdelingernes regnskaber 2014-2015 Alle regnskaber er enkeltvis opstillet ligesom tidligere, således at det er muligt at sammenligne med budgettallene for 2014-2015 og 2015-2016. Regnskabsafdelingens noter indgår i regnskabsmaterialet både for organisationen og afdelingerne. Regnskaberne udviser følgende: 3300, Resultatopgørelsen balancerer med 7.985.719 kr. og slutter med et overskud på 140.567 kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med 43.421.482kr., og selskabets dispositionsfond udgør inkl. renter 15.152.565 kr. Den disponible saldo udgør pr. 30. september 2015 3.943.401 kr. svarende til 5.779 kr. pr. lejemålsenhed efter fradrag af den bundne del i Landsbyggefonden (egen trækningsret) samt tilskud til hjemfald. Selskabet har en arbejdskapital på 4.095.946 kr., hvilket svarer til 6.003 kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible saldo pr. 30. september 2015 er 4.055.446 kr. efter fradrag af den bundne del 40.500 kr. (Garantikapital i KAB samt Bolind A/S). 3301, Horsevænget Resultatopgørelsen balancerer med 11.368.321 kr. og slutter med et overskud på 788.003 kr., der anvendes til afvikling af underfinansiering. Status balancerer med 38.536.574 kr. 3302, Torbenhuse Resultatopgørelsen balancerer med 8.877.424 kr. og slutter med et overskud på 151.375 kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med 21.873.762 kr. 3303, Karlsvænge Resultatopgørelsen balancerer med 6.203.996 kr. og slutter med et overskud på 17.686 kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med 19.299.916 kr. 3304, Schweizervænget Resultatopgørelsen balancerer med 5.463.759 kr. og slutter med et overskud på 185.988 kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med 15.625.025 kr. 8/28
3305, Krogsbæk Resultatopgørelsen balancerer med 3.734.539 kr. og slutter med et overskud på 65.921 kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med 13.928.824 kr. 3307, Ørbyvang Resultatopgørelsen balancerer med 6.454.385 kr. og slutter med et overskud 106.989 kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med 105.659.925 kr. 3308, Rødkløveren Resultatopgørelsen balancerer med 1.523.023 kr. og slutter med et overskud på 33.579 kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med 23.279.040 kr. I henhold til Lov om almene boliger m.v. er regnskaberne fremsendt til godkendelse i afdelingsbestyrelserne, og efterfølgende godkendt i alle afdelingsbestyrelser. Bilag 3: Afdelingernes regnskaber 2014-2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne til forelæggelse på repræsentantskabets møde tirsdag den 15. marts 2016. Organisationsbestyrelsen godkendte regnskaberne og indstiller regnskaberne til forelæggelse for repræsentantskabet. 9. Boligorganisationens driftsbudget 2016-2017 Der er udarbejdet forslag til driftsbudget for tiden den 1. oktober 2016 til den 30. september 2017 for. Driftsbudgettet er opstillet således, at sammenligning med tallene i de senest godkendte budgetter og senest forudgående regnskabsperiode er mulig. 9/28
Specifikationer til budgettet fremgår af regnskabsafdelingens noter til budgettet. Driftsbudgettet balancerer med 7.791.000 kr. og slutter med balance efter en budgetteret reserve på 69.000 kr. Bruttoadministrationsudgifterne på 3.664.000 kr. er afgørende for fastsættelse af administrationsbidragene i de enkelte afdelinger. Bilag 4: Boligorganisationens driftsbudget 2016-2017 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender budgettet, således at det efterfølgende kan blive fremlagt på boligorganisationens repræsentantskabsmøde tirsdag den 15. marts 2016. Organisationsbestyrelsen besluttede at ændre konto 502 - møder, kursusudgifter og kontingenter, fra 150.000 kr. til 250.000 kr. som herefter vil blive forelagt til repræsentantskabets godkendelse. 10. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevisionen er en del af en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. I dette års forvaltningsrevision er der foretaget en sammenligning af udvalgte tal på tværs af KAB-fællesskabet. Når der sammenlignes på afdelingsniveau, anvendes type og ibrugtagelses år som sammenligningsgrundlag. Da der foretages sammenligninger på tværs af afdelinger og boligorganisationer kan der forekomme uoverensstemmelser mellem forvaltningsrevision og regnskaber, idet forvaltningsrevisionen i nogle tilfælde bruger en anden kvadratmeteropmåling som beregningsgrundlag, der muliggør denne sammenligning. I nøgletallet for tab ved fraflytning (konto 130) indgår kældre/lagerrum m.v. således ikke i antal lejemålsenheder I nøgletallet for henlæggelsesniveauet indgår erhvervslejemål således ikke i kr./m². I år er statistik for beboerklagenævnssager opgjort pr. afdeling indarbejdet i rapporten. I forbindelse med sidste års forvaltningsrevision besluttede organisationsbestyrelsen at have fokus på bibeholdelse af det høje niveau, der er i forbindelse med Henlæggelsesniveau og Tab ved fraflytning, tabel 3 og 4 i rapporten. 10/28
Henlæggelsesniveauet Med undtagelse af Rødkløveren ligger samtlige afdelinger over gennemsnittet for sammenlignelige afdelinger i KAB-fællesskabet. Forholdet mellem konto 120 og konto 401 bør som tommelfingerregel være 1:3, afhængig af forestående eller netop overståede renoveringsarbejder. I Karlsvænge og Ørbyvang er forholdet under 1:2, mens det i Schweizervænget er 1:4. Tab ved fraflytning De gennemsnitlige udgifter til tab ved fraflytning er 1.009 kr. på tværs af KAB. Kun Karlsvænge ligger over dette KAB gennemsnit. Tomgangsmåneder Antallet af tomgangsmåneder er steget i Horsevænget i løbet af de seneste tre år, mens det i Karlsvænge og Schweizervænget varierer lidt fra år til år. Langtidsfravær har i regnskabsåret 2014-2015 haft en høj andel af langtidssygemeldte. Bilag 5: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 6: Nøgletal for forvaltningsrevision 2014-2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionen til efterretning og eventuelt beslutter, om der skal være særlige fokuspunkter til forvaltningsrevision for 2016-2017. Organisationsbestyrelsen godkendte forvaltningsrevisionen, og vil fortsat have særligt fokus på det høje niveau, der er i forbindelse med Henlæggelsesniveau og Tab ved fraflytning fremover. 11. Organisationsbestyrelsens beretning 2014-2015 Udkast til organisationsbestyrelsens beretning er vedlagt som bilag. Beretningen vil blive aflagt på repræsentantskabets møde tirsdag den 15. marts 2016 og efterfølgende sendt til Rødovre Kommune. Bilag 7: Organisationsbestyrelsens beretning 2014-2015. 11/28
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender beretningen med eventuelle rettelser. Organisationsbestyrelsen godkendte beretningen, og indstiller beretningen til godkendelse i repræsentantskabet på mødet den 15. marts 2016. 12. til repræsentantskabet om valg af revisor På repræsentantskabsmødet den 15. marts 2016 skal der tages stilling til valg af revisor. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter en indstilling til repræsentantskabet om valg af revisor. Organisationsbestyrelsen indstiller genvalg af Revisionsfirmaet Albjerg, Statsautoriseret Revisionspartnerselskab til repræsentantskabet. 13. Registrering af varemærke og hesten Pegasus På organisationsbestyrelsesmødet i april 1992 blev det besluttet at mønsterbeskytte bomærket hesten Pegasus uden navnet. En bomærkebeskyttelse løber i 10 år, og senest er beskyttelsen fornyet i februar 2013. Et varemærke kan bestå af ord, som f.eks. firmanavn, produktnavn, domænenavn og slogan. Det kan også være et symbol, et logo eller en kombination af et navn og et logo. For at få registreret et varemærke, er det en betingelse at varemærket har et fornødent særpræg. I kravet om særpræg ligger, at varemærket skal være egnet til at adskille et produkt fra andre produkter inden for samme vareklasse. Hvis et varemærke ikke har et særpræg fra begyndelsen, kan særpræg i nogle tilfælde opnås ved indarbejdelse. "Indarbejdelse" betyder i denne sammenhæng, at mærket er blevet mar- 12/28
kedsført så meget for den relevante kundekreds, at mærket er almindelig kendt som kendetegn for netop varemærkeindehaverens produkter. Kravet om særpræg har især betydning ved ordmærker. Derimod vil de fleste figurmærker normalt i sig selv have særpræg. Det vil derfor ofte være muligt at få registreret et varemærke som figurmærke, selvom varemærket ikke har tilstrækkeligt særpræg til at kunne registreres som ordmærke. Navnet er ikke beskyttet mod at andre bruger samme sammensætning af bogstaver. Der er dog en formodning om, at da boligorganisationen har anvendt navnet igennem flere år, så er der optjent en ret til navnet, som vil gå forud for en varemærkeregistrering. Ifølge lov om varemærke, kan en allerede eksisterende beskyttelse ikke udvides det vil sige, at beskyttelsen af hesten ikke kan udvides til også at omfatte navnet. Ønskes beskyttelse af navn og hest sammen, skal der ansøges på ny. En ny ansøgning koster 2.500 kr. Hertil kommer et ansøgningsgebyr på 2.350 kr. i alt 4.850 kr. ekskl. moms. Ønskes der EU beskyttelse, udgør prisen i alt 11.750 kr. ekskl. moms. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, om der skal ansøges om samlet varemærkebeskyttelse af navnet og hesten Pegasus, og om beskyttelsen skal være dansk varemærkebeskyttet eller EU varemærkebeskyttet. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der skal ansøges om en samlet varemærkebeskyttelse af navnet og hesten Pegasus, og at det skal være dansk varemærkebeskyttet. Arbejdskapitalen skal afholde udgiften. 14. Afdeling 3303, Karlsvænge udskiftning af vinduer Beboerne har på et ekstraordinært afdelingsmøde den 21. januar 2016, vedtaget at igangsætte udskiftning af vinduer og døre i afdelingen. Følgende arbejder er indeholdt i projektet: Demontering og bortskaffelse af eksisterende vinduer og terrassedøre. Montering af nye træ/alu vinduer med tre-lags energiruder. Reetablering af klimaskærm i boliger med udestuer, hvori den eksisterende brystningsmur og vinduer er fjernet. 13/28
Montering af plastvindue i badeværelse, som er særligt vandpåvirkede. Udskiftning af fast kældervindue. Udskiftning af sålbænke og indvendige vinduesplader. Mindre reparationer af tagrender og tagsten i forbindelse med vinduesudskiftningen. Tidsplan Projektet forventes at blive sendt i udbud i april 2016. Der vil dermed være byggestart i maj 2016. Selve byggeperioden forventes at være afsluttet med udgangen af november 2016. Projektøkonomi Følgende budget er anvendt som grundlag for udførelse af ovenstående arbejder: Håndværkerudgifter inkl. 10 % til uforudsete udgifter Administrative omkostninger inkl. teknikerhonorar Samlede udgifter 9.787.500 kr. 1.720.625 kr. 11.508.125 kr. Finansiering Realkreditlån, fastforrentet 30 år Frie henlæggelsesmidler LBF trækningsret 9.208.125 kr. 800.000 kr. 1.500.000 kr. Årlig ydelse, samlet lejestigning 517.488 kr. Huslejestigning i % 8,43 % Ny husleje, kr. pr. m 2 845 kr. Huslejekonsekvens kr. pr. måned pr. bolig på 88 m 2 479 kr. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender økonomien og igangsætning af projektet. Godkendt. 14/28
15. Afdeling 3304, Schweizervænget Renovering I Schweizervænget har man længe ønsket at få igangsat en række tiltrængte renoveringsarbejder. Et byggeudvalg bestående af afdelingsbestyrelsen, driftslederen og driftschefen, projektleder fra KAB samt rådgiverteamet fra NOVA5 arkitekter og Orbicon har udarbejdet følgende tre forslag til vedtagelse i afdelingen, som blev præsenteret på ekstraordinært afdelingsmøde den 9. november 2015: Forslag I - Afholdt udbedring af skimmelsvamp. - Udskiftning af brugsvand. - Renovering af varmeanlæg og mekanisk ventilation i kælder. - Nye kviste. - Efterisolering af karnapper. Anlægssum: 18.291.000 kr. Ny husleje: 791 kr.pr. m² Forslag II - Afholdt udbedring af skimmelsvamp. - Udskiftning af brugsvand. - Renovering af varmeanlæg og mekanisk ventilation i kælder. - Udskiftning af tage og kviste. - Efterisolering af karnapper. - Udskiftning af hoveddøre til nye sikkerhedsdøre. Anlægssum: 35.387.000 kr. Ny husleje: 933 kr. pr. m² Forslag III - Afholdt udbedring af skimmelsvamp. - Udskiftning af brugsvand. - Renovering af varmeanlæg og mekanisk ventilation i kælder. - Udskiftning af tage og kviste. - Efterisolering af karnapper. - Udskiftning af hoveddøre til nye sikkerhedsdøre. - Udskiftning af faldstammer og afløbsinstallationer. Anlægssum: 40.012.000 kr. Ny husleje: 977 kr. pr. m² 15/28
Alle tre forslag forudsætter ekstern finansiering med 30-årigt realkreditlån samt tildeling af egen trækningsret af 1.500.000 kr. fra boligorganisationen. De tre forslag, inkl. finansiering, er allerede godkendt af boligorganisationen. Gennemførelsen af projektet er desuden forudsat, at Rødovre Kommune godkender låneoptagelse og huslejekonsekvens. På det ekstraordinære beboermøde den 9. november 2015, blev det besluttet, at bringe vedtagelsen af de tre forslag til en urafstemning. Denne blev gennemført den 21. januar 2016, hvor det blev afgjort at det er forslag I, som skal gennemføres. Byggeriet forventes at forløbe i perioden oktober 2016 september 2017. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 16. Mulighed for ny elev har gennem de sidste 3,5 år haft en ejendomsservicetekniker-elev ansat. Eleven har igennem sin læretid været rundt i alle afdelinger og arbejdet for, at få en så bredt sammensat læretid som muligt. Den nuværende elev er udlært med udgangen af september 2016. Tilbagemeldinger fra samtlige ejendomskontorer og afdelingsbestyrelser er, at det har været en stor succes at have en elev ansat. Som aftalt tidligere bliver elevens løn afholdt af boligorganisationens arbejdskapital, hvorfor udgifterne til løn ikke har belastet den enkelte afdelings budget og regnskab. Da ordningen har været en succes foreslås det fra administrationens side, at ordningen fortsættes, når nuværende elev er udlært, således at der ansættes en ny ejendomsserviceteknikerelev. Det oplyses, at lønnen til en ejendomsservicetekniker-elev under 25 år pt. udgør ca. 166.000 kr. pr. år. For en elev over 25 år udgør lønnen ca. 250.000 kr. pr. år. Begge beløb er inkl. sociale ydelser. Det foreslås samtidigt, at eleven, lige som den nuværende elev, ansættes i boligorganisationen og aflønnes af boligorganisationens arbejdskapital. 16/28
Yderligere kan det oplyses, at det er et overenskomstretligt krav, at den nuværende elev efter endt læretid ansættes i tre måneder, hvis eleven ønsker dette. Det foreslås, at ansættelsen sker i boligorganisationen på samme vilkår som nuværende. Det oplyses at tre måneders løn udgør ca. 90.000 kr. inkl. sociale ydelser, som ligeledes foreslås afholdt af boligorganisationens arbejdskapital. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen beslutter, om der ønskes en ny elev ansat når den nuværende elev er udlært, og om boligorganisationens arbejdskapital skal afholde udgiften til løn. Samtidig bedes organisationsbestyrelsen beslutte, om det samlede beløb for tre måneders ansættelse ligeledes afholdes af boligorganisationens arbejdskapital, og om ansættelsen sker i boligorganisationen. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der skal ansættes en ny elev når den nuværende elev er udlært, samt at boligorganisationens arbejdskapital skal afholde udgiften til løn. Organisationsbestyrelsen besluttede ligeledes, at de tre måneders ansættelse af den nuværende elev sker i boligorganisationen, og at det samlede til løn afholdes af boligorganisationens arbejdskapital. 17. Valg til KAB s repræsentantskab har to medlemmer i KAB s repræsentantskab. I henhold til KAB s vedtægter vælges medlemmerne til KAB s repræsentantskab enten af den enkelte organisationsbestyrelse eller på boligorganisationens repræsentantskabsmøde. På repræsentantskabsmødet i den 21. april 1997 blev det besluttet, at medlemmer af KAB s repræsentantskab vælges af organisationsbestyrelsen. På organisationsbestyrelsesmødet den 26. februar 2015 blev Bjarne Clausen og Helle Lindebjerg Nielsen genvalgt til KAB s repræsentantskab med Jan Hylleborg som suppleant for Bjarne Clausen og Ida Petersen som suppleant for Helle Lindebjerg Nielsen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vælger to medlemmer samt to suppleanter til KAB s repræsentantskab. 17/28
Bjarne Clausen og Helle Lindebjerg Nielsen blev genvalgt til KAB s repræsentantskab, med Jan Hylleborg som suppleant for Bjarne Clausen og Ida Petersen som suppleant for Helle Lindebjerg Nielsen. 18. Bestyrelseshonorar 2015-2016 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at organisationsbestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, det vil sige fra den 1. oktober 2015. Reguleringsindekset er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 76,97 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 46,17 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2015. Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede års honorar fra 33.399 kr. til ca. 33.732 kr. Organisationsbestyrelsen har på organisationsbestyrelsesmødet den 26. februar 2015 besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt således, at alle medlemmer modtager samme beløb. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til organisationsbestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november. Ved udtræden af organisationsbestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i organisationsbestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Godkendt. 18/28
19. Tilbud om KAB s konfliktmægling lokalt Under projektet En hånd til alle har der fra marts 2014 juli 2015 været gennemført et forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB. Projektet er nu evalueret, og da der er opnået gode resultater er det besluttet, at KAB også fremadrettet skal tilbyde konfliktmægling. Vedlagt er et resumé af evalueringen. Selve evalueringen kan findes på www.kab-bolig.dk, og er også distribueret til alle organisationsbestyrelsesformænd i KAB-fællesskabet. Der er mindst to gode grunde til at tilbyde konfliktmægling. Den ene grund er, at brug af konfliktmægling skaber bedre trivsel hos beboere. Desværre kan konflikter mellem naboer være af en karakter, hvor parterne har behov for hjælp til at løse disse selv. Den proces kan være særdeles belastende både for den der klager, og for den der klages over, samt for afdelingsbestyrelsesmedlemmer der også ofte involveres. Fra evalueringen ved vi, at mæglingerne kan være med til at løse konflikter og dermed højne bo- og livskvalitet hos de involverede beboere. Den anden gode grund er, at mæglingerne kan være med til at forhindre dyre boligretssager. KAB har valgt at definere, at tilbuddet om konfliktmægling i sin nuværende form er et tilbud til beboere, der har konflikter med hinanden. Tilbuddet omfatter altså ikke konflikter med eller mellem ansatte. Konfliktmæglingen er frivillig og tilbydes efter et fagligt skøn til relevante sager, som et alternativ til den almindelige klagesagsbehandling. Hvis en part i en sag ønsker at droppe mæglingen og i stedet fortsætte behandlingen af klagen ad normal vej, kan dette til enhver tid ske. KAB vurderer, at konfliktmæglingen også kan være en støtte til det lokale driftspersonale, som dermed kan sende svære sager videre. Visitering af mæglingssager foregår i et samarbejde mellem lokale driftsfolk der normalt behandler beboerklager i KAB samt KAB s konfliktmægler. KAB s konfliktmægler vil ud over at varetage mæglinger også bidrage til, at personalet ude i afdelingerne selv bliver bedre rustet til at løse konflikter. KAB s konfliktmægler er ansat 20 timer ugentligt. Konfliktmæglerens ressourcer vil derfor kun kunne anvendes i et begrænset antal egentlige mæglingssager. For egentlige mæglinger vil afdelingen blive opkrævet et beløb på 5.000 kr. plus moms for ydelsen. Hertil kan komme udgifter til tolkebistand. Telefonisk rådgivning vil være gratis for boligafdelinger med stor pakke. Andre vil blive opkrævet efter medgået tid. Bilag 8: Evaluering af forsøg med mægling i nabokonflikter i KAB Det indstilles, at organisationsbestyrelsen træffer beslutning om, at KAB tilbyder boligorganisationens beboere mægling i sager, hvor det vurderes relevant. De berørte afdelinger træffer i 19/28
den konkrete situation beslutning om konfliktmægling i samarbejde med den driftsansvarlige, som det sker i dag. Godkendt. SAGER TIL ORIENTERING 20. Nyt om afdelingerne Torbenhuse Projektet vedrørende udskiftning af varmt-/koldtvandsrør i afdelingen er stille og roligt ved at blive udarbejdet, og skal behandles på et ekstraordinært afdelingsmøde. Der er en medarbejder på prøve i afdelingen, og det skal i foråret vurderes om denne medarbejder skal ansættes permanent. Horsevænget Der afholdes ekstraordinært beboermøde den 1. marts 2016, hvor beboerne skal tilkendegive om de ønsker at der skal arbejdes videre med et forslag om forbedring af parkeringsforholdene i afdelingen. Der er ansat en ny driftslederassistent Vilhelm Klem til erstatning for Gert Back, som opsagde sin stilling pr. den 31. oktober 2015. Planen er, at Vilhelm i løbet af 2016 skal overtage driftslederrollen som erstatning for driftsleder Jørgen Møller, der frivilligt har ønsket at trappe lidt ned. Krogsbæk Personalesituation er som i Horsevænget. Der er ikke planlagt afdelingsmøde vedrørende parkeringsforhold, men afdelingsbestyrelsen har valgt hvilket forslag der ønskes at arbejde med, og derfor afventes Horsevængets beslutning på afdelingsmødet den 1. marts 2016. Der afprøves et forsøg med nye lamper i afdelingen ved hver bolig, som skulle kunne forbedre lysforholdene for alle boligerne. Schweizervænget I november 2015 blev der afholdt ekstraordinært afdelingsmøde vedrørende det store renoveringsprojekt. Det blev besluttet, at forslaget skulle til urafstemning blandt alle beboere. 20/28
Der bliv i den forbindelse afholdt informationsmøde den 18. januar 2016 for alle beboere, og herefter blev urafstemningen igangsat. Resultatet af urafstemningen var, at der indkom 119 stemmer, hvilket svarer til en svarprocent på 59,5 %. Stemmerne fordelte sig således: Forslag 1 = 42 stemmer, forslag 2 = 25 stemmer, forslag 3 = 18 stemmer og 34 NEJ stemmer. Det er derfor forslag 1 som bliver gennemført og som indeholder: udskiftning af brugsvandsinstallationer, renovering af varmeanlæg, radiator i køkken, fugtstyret udsugning i kælder, udskiftning af kviste samt renovering af karnapper. De arbejder som ikke blev vedtaget i forbindelse med urafstemningen (nyt tag, sikkerhedsdøre, faldstammer) vil blive lagt ind i afdelingens aktivitetsplan og finansieret via driftsbudgettet samt evtuelt yderligere låneoptagelse. Karlsvænge Den 21. januar 2016 blev der afholdt ekstraordinært afdelingsmøde vedrørende udskiftning af alle vinduer i afdelingen herunder lovliggørelse af alle opførte udestuer. Der deltog 39 lejemål på mødet og resultatet blev 71 JA stemmer, fem NEJ stemmer og to ugyldige stemmer. Projektet blev derfor vedtaget, og det planlægges nu at udskiftningen vil være færdig inden vinteren 2016-2017. Ørbyvang Der er indsendt et brev til Rødovre Kommune hvori der ansøges om at gøre afdelingens tre veje til offentlige veje, som de tidligere har været. Vejene er i dag private fællesveje. Kommunen har meddelt, at dette vil kræve en trafiktælling som skal klarlægge, hvor meget gennemkørende trafik der er, samt hvor meget trafik der er til Ørbygård. Denne trafiktælling vil finde sted i april 2016, og udgiften hertil afholdes af afdelingen. Rødkløveren Afdelingsbestyrelsen ønsker en drøftelse omkring udskiftning af de bestående elevatorer. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 21/28
21. Kommunens godkendelse af regnskab 2014-2015 Ved mail af den 4. december 2015 godkendte Rødovre Kommune regnskabet 2014-2015: I henhold til almenboliglovens 25, stk. 3 og bekendtgørelse om drift af almene boliger 71 og 113 skal boligorganisationens og afdelingernes regnskaber forelægges kommunalbestyrelsen til dennes kritiske gennemgang. Kommunalbestyrelsen skal i den forbindelse påse, om boligorganisationens og dens afdelingers drift og økonomi er forsvarlig og i øvrigt opfylder de herom gældende regler. Kommunalbestyrelsen har på sit møde den 25. august 2010 delegeret ovennævnte kompetence til forvaltningen. Vi har med jeres bemærkninger og fremsendelse af redegørelse og nøgletal for forvaltningsrevision taget regnskabet til efterretning. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 22. Styringsdialog 2015 På Rødovre Kommunes hjemmeside er efter styringsdialogmødet offentliggjort følgende referat: Redegørelse fra styringsdialogmøde mellem Rødovre Kommune og tirsdag den 24. november 2015. På mødet deltog: Fra boligorganisationen: Helle Nielsen, næstformand,, Jan Madsen, driftschef, KAB og Marie- Louise Bruun, kundechef, KAB Fra kommunen: Michael Trøjborg, Lene Kall, Carsten Petersen og Rikke Aller Styringsrapporten blev gennemgået og drøftet. Boligorganisationen oplyste, at der fortsat er udfordringer med parkeringsforholdene ved afdelingerne Horsevænget og Krogsbæk. Et rådgivende selskab har tidligere udarbejdet forslag til etablering af flere parkeringspladser, men Teknisk Forvaltning har gjort opmærksom på, at sådan en etablering kræver en 22/28
ændring i lokalplanen. Boligorganisationen har derfor, med hjælp fra en ekstern rådgiver, udarbejdet forslag til denne ændring og fremsendt til Teknisk Forvaltning. Boligorganisationen er i dialog med forvaltningen herom, men kunne dog godt tænke sig en mere smidig proces. Afdeling Schweizervænget har haft store udfordringer med skimmelsvamp, hvorfor der er udarbejdet forslag til en helhedsplan for renovering af afdelingen. Forslaget fremlægges til urafstemning på et kommende afdelingsmøde formentlig i januar 2016. Juridisk afdeling holdes løbende orienteret om sagen. Nogle afdelinger har henlæggelser der ligger en del under benchmark. Men da dette skyldes tidligere udførte renoveringsarbejder, og da årets henlæggelser er noget højere end benchmark, ser det fint ud. Andre afdelinger har derimod henlæggelser der ligger noget over benchmark, hvilket forklares med at der er større kommende renoveringsarbejder i disse afdelinger. Sidste år meddelte boligorganisationen, at Vamdrupvej, Medelbyvej og Varnæsvej tidligere er blevet omlagt til private fællesveje. Organisationen ytrede dengang ønske om, at kommunen i forbindelse med projektet omkring Damhus Torvet og Roskildevej lader denne omlægning indgå i overvejelserne. Organisationen er nu i tæt dialog med kommunen herom. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 23. Afdeling 3301, Horsevænget Fjernvarme status På organisationsbestyrelsesmødet den 24. september 2014 blev der redegjort for den historiske baggrund for, at en del lejemål tilbage i 2004 blev friholdt fra aftalen om, at afdelingen overtog vedligeholdelsen af samtlige gasfyr i afdelingen. Der blev ligeledes redegjort for, hvorfor tre lejemål ikke var blevet reguleret i husleje efter installation af gasfyr. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og ønskede punktet behandlet på deres møde den 2. marts 2016. Efter indsigelse fra afdelingen er sagen gennemgået igen og administrationen har med baggrund heri foreslået, at da det ene lejemål skulle have været varslet ved installering af gasfyr i forbindelse med ind- og udflytning og dette ikke er sket, afholder KAB udgiften til den manglende leje. 23/28
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orientering til efterretning. Taget til efterretning. 24. Afdeling 3301, Horsevænget nr. 51 orientering Det oplyses, at der siden seneste organisationsbestyrelsesmøde har været afholdt indledende telefon-retsmøde mellem parterne. Grundet ferie har det ikke været muligt at få en skriftlig udtalelse fra advokaten inden udsendelse af dagsordenen, hvorfor kundechefen mundligt vil orientere om status på sagen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og besluttede at advokatregningen skal afholdes af boligorganisationens arbejdskapital. 25. Afdeling 3302, Torbenhuse udskiftning af brugsvands- og afløbsinstallationer - status Der er udarbejdet et miniudbud jf. rammeaftalerne for mindre renoveringer omhandlende forundersøgelser (fase I) og projektering og udførelse (fase II). Onsdag den 2. februar 2016 er tilbuddene modtaget, og disse er nu gennemgået og bedømt. Det blev besluttet at Gaihede skal forestå arbejdet. Forundersøgelserne igangsættes i løbet af foråret, og det forventes at der afholdes ekstraordinært afdelingsmøde hvor der stemmes om projektet i august/september 2016. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 24/28
26. Oversigt over egen trækningsret Vedlagt er en oversigt over de enkelte afdelingers trækningsret i Landsbyggefonden. Bilag 9: Oversigt over egen trækningsret i Landsbyggefonden Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 27. Kundetilfredshedsmåling i organisationsbestyrelserne KAB har besluttet, at gennemføre en årlig digital tilfredshedsmåling blandt alle organisationsbestyrelsesmedlemmer i KAB-fællesskabet i årene 2015 til og med 2018. Tilfredshedsmålingen blev gennemført i 4. kvartal 2015. KAB vil benytte resultaterne af kundetilfredshedsmålingen til at udvikle og forbedre kernedriften og dermed betjeningen af KAB-fællesskabets boligorganisationer. Den enkelte boligorganisations resultat og det samlede resultat for KAB-fællesskabet vil blive forelagt organisationsbestyrelsen til orientering og drøftelse. Bilag 10: Kundetilfredshedsmåling 2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter resultatet for. Organisationsbestyrelsen drøftede resultatet for, og tog herefter kundetilfredshedsmålingen til efterretning. 28. Kursuskatalog for beboervalgte 2016 Kursuskalenderen for 2016 blev udsendt i starten af december sammen med det første nummer af KAB s nye magasin Indblik. Kataloget kan desuden ses på www.kab-bolig.dk 25/28
I kataloget findes et bredt udbud af kurser. Her er bl.a. en nyhed - nemlig lørdagskurser - hvor flere kurser afholdes samtidig i KAB, og hvor alle kursister mødes på tværs til fælles oplæg, frokost og snacks. Desuden tilbyder KAB forskellige seminarer, studieture, ERFA-møder og På vej hjem-møder. På næsten alle arrangementer er der en deltagerbetaling. En del boligorganisationer har valgt, at de betaler disse udgifter, mens det andre steder er de enkelte afdelinger, der betaler. Organisationerne opfordres til at drøfte og sørge for, at der i boligorganisationen og/eller i de enkelte afdelinger er fastlagt en uddannelses- og kursuspolitik, så beboervalgte har mulighed for at deltage i relevante arrangementer og kurser. Bilag 11: KAB-kurser for beboervalgte 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter behov og niveau for kursuspolitik samt tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen drøftede behovet og niveauet, og tog herefter orienteringen til efterretning. 29. Nedjustering af forventet forrentning af kapital i investeringsforeningerne Som KAB tidligere har orienteret om, har vi på grund af den lave bankrente flyttet en større del af boligorganisationens likvide midler fra indestående på bankkonti til investeringsforeningerne. Som det ses i nedenstående tabel, havde obligationsporteføljen ultimo oktober 2015 et negativt afkast. Det skal ses i forhold til en bankrente på -0,75 %. 2009 2010 2011 2012 2013 2014 30/10 2015 Danske 5,9 4,7 6,9 4,6 0,5 4,2-0,29 Capital SEB 6,2 5,2 8,4 4,1 0,3 3,8-0,49 Nykredit 5,6 5,0 8,1 5,2 0,6 4,6-0,12 Benchmark 4,6 4,8 6,7 4,3-0,3 5,0 I budgetterne for 2015 er der budgetteret med en forsigtig positiv forrentning. Den budgetterede forrentning varierer fra organisation til organisation, men overstiger ikke 2 %. Desværre vil årets resultat, som tegner til at blive tæt på nul eller negativt, bevirke et tilsvarende dårligere resultat for boligorganisation og afdelinger for indeværende regnskabsår. 26/28
Obligationsbeholdningen er imidlertid intakt, og ser man fremad viser historien, at der igen vil kunne forventes positive afkast. Det lave renteniveau har også betydet kontante fordele for afdelingerne. KAB har således i indeværende år foretaget et stort antal konverteringer af realkreditlån, ligesom der er hjemtaget byggelån med en historisk lav rente. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 30. Næste møde Der blev på seneste organisationsbestyrelsesmøde aftalt følgende møder: Torsdag den 11. februar 2016 Kl. 17.00 organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i selskabslokalet, Horsevænget 33. Tirsdag den 2. marts 2016 Kl. 18.30 repræsentantskabsmøde. Mødet afholdes i selskabslokalet, Horsevænget 33. Tirsdag den 6. september 2016 Kl. 17.00 organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i selskabslokalet, Schweizerdalsvej 12, gavlen, kld. Datoerne for organisationsbestyrelsesmøde den 11. februar 2016 og repræsentantskabsmødet den 2. marts 2016 er ændret jf. mail af den 9. november 2015 fra kundechef Marie-Louise Bruun til: Tirsdag den 2. marts 2016 Kl. 17.00 organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i selskabslokalet, Horsevænget 33. Tirsdag den 15. marts 2016 Kl. 18.30 repræsentantskabsmøde. Mødet afholdes i selskabslokalet, Horsevænget 33. 27/28
Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Taget til efterretning. 31. Eventuelt Ny kommuneplansstrategi som kan ses på kommunens hjemmeside www.rk.dk. 28/28