1 Arbejdsmiljøgruppe-møde den 19.01. 2016 HANDICAP ARBEJDSMILJØGRUPPE REFERAT Dato: 19.01.2016 Tid: Kl. 11:00 15:00 Sted: Store mødelokale Emne: Arbejdsmiljøgruppe Særligt formål med mødet: Indkaldte mødedeltagere: Asger Holm, Jørgen Wandrup, Karin Kjær Nielsen, Käte Jacobsen, Lasse Christian Frederiksen, Nicolai Twile Lorentzen, Jørgen Svendsen. Medbring eller forbered: Læs dagsorden og referat fra 09.11.2015 Til stede: Asger Holm, Karin Kjær Nielsen, Käte Jacobsen, Lasse Christian Frederiksen, Nicolai Twile Lorentzen, Jørgen Svendsen. Fraværende: Jørgen Wandrup Referent: Jørgen Svendsen PUNKT DETALJER ANSVARLIG 1. OPSAMLING PÅ PUNKTER FRA SIDSTE MØDE LCF: Ift. pkt:3 vedr. rammen for 85 bør ændringer i borgersammensætning afspejle fordelingen mellem handicap og psykiatri. JS orientere om at udfordringer og muligheder ift. rammen vil indgå i temadagen for 85 den 09.02. APV i A-huset bør udskydes til vi får udarbejdet fælles koncept for APV. Det vil ske i løbet af 2016. Aktuelle udfordringer ift. arbejdsmiljøet skal naturligvis håndteres. Referat godkendt.
2 Arbejdsmiljøgruppe-møde den 19.01. 2016 2. MASSAGE ORDNING I det tidligere DSV er der en massageordning til ansatte, hvor der tilbydes massage 2*pr. måned med tilskud. Ordningen har kostet ca. kr. 75.000 i 2015. På mødet i MED den 16.12.2015 blev der spurgt til muligheden for at udbrede ordningen til hele organisationen. JS udarbejder punkt til MED. Der ønskes en drøftelse og stillingtagen til, om der forsat ønskes en massageordning, som i givet fald bør omfatte hele organisationen. Der er enighed om at tilbud om massage er et medarbejder-gode, der kan styrke trivslen og være sygdomsforebyggende for nogle ansatte. Der bør være samme tilbud til ansatte i hele organisationen. Tilbud om massage i hele organisationen med nuværende niveau for brugerbetaling og hyppighed anslås til at koste ca. kr. 150.000. Der vil således være andre ting, der skal nedprioriteres, hvis der skal tilbydes massage på det nuværende niveau. Når massagen ligger i arbejdstiden, er der i princippet en dobbelt udgift, idet der er udgift til både løn og tilkøb til massagen. Alternativt kan massage med tilskud tilbydes hos ekstern udbyder uden for arbejdstiden. Der er et indtryk af, at det er relativt få ansatte, der benytter sig af tilbuddet. Derudover udtrykkes der undren over, at der er forskellige niveauer for brugerbetalingen i den aktuelle ordning. Spørgsmålet om tilbud om massage med tilskud til ansatte tages op på næste møde i MED. 3. Førstehjælpskasser Opfyldningen af førstehjælpskasser har tidligere ligget hos pedellerne. Opgaven er ikke overgået ti Ejendomscentret. Opgaven kan ligge hos AMR. På flere områder er det i forvejen AMR, der fylder op. AH har udarbejdet brugsanvisning til bestilling af materialer hos Falck. Det besluttes at AMR varetager bestilling og opfyldning af førstehjælpskasser. Når der mangler indhold i kasserne skrives til en AMR, der står for bestillingen. Der skrives til den AMR, der hører til området. Områderne fordeles som ved håndtering af arbejdsulykker. Procedure udsendes i nyhedsbrev. JS laver indlæg i nyhedsbrev AH sender beskrivelse til arbejdsmiljøgru ppe 4. Valg af AMR Antallet af opstillede kandidater passer med antallet af pladser og geografisk fordeling, så der afholdes ikke valg. Arbejdsmiljøgruppen beståe pr. 01.02 af: JS sender mails til de nye kandidater, og
3 Arbejdsmiljøgruppe-møde den 19.01. 2016 Gitte Larsen 108 Nyk F Betina W Jensen 85 Stub Käthe Jakobsen 104/103 Nyk F Jørgen Wandrup 103 Saks Thomas Nielsen 85 Saks Lasse Frederiksen 85 Nysted orientering i Nyhedsbrev. 5. SYGEFRAVÆR Mona Thorsen deltager under punktet Sygefraværet i GH i 2015 er på 7,1 %. I runde tal svarer det 26 fuldtidsstillinger. En nedsættelse af sygefraværet til ex. 6 % vil således svare til tilførslen af 5 fuldtidsstillinger. Nu holder forudsætningerne for sådanne skrivebordsregnestykker sjældent i virkeligheden, men alt andet lige er der store ressourcer at hente ved at nedbringe sygefraværet. Referat fra MED den 16.12.2015 vedr. sygefravær: Nedbringelse af sygefraværet er med til at frigive ressourcer i dagligdagen og højne kvaliteten i ydelserne. Det forventes, at sygefravær vil blive et indsatsområde i 2016 i Guldborgsund Kommune. Der ønskes drøftet initiativer til nedbringelse af sygefraværet, herunder forslag om udarbejdelse af lokal sygefraværspolitik. Bilag vedr. sygefravær udleveret. Sygefravær er en proces, der skal arbejdes videre med. Drøftelse i MED udvalget om de muligheder vi har for indsatsområder. AFJ havde modtaget en del punkter samt mulige indsatsområder fra teams som blev drøftet. Der spørges ind til massageordning i 103 og 104. MED undersøger ordningen nærmere hos Bent Frederiksen. Akutdage skal opfriskes og retningslinjen skal udmeldes i nyhedsbrev på ny. OS samtaler skal afholdes rettidigt. Mentale førstehjælpere har tidligere været nævnt i forbindelse med Støttekontakt Team som pilotprojekt. JS Der følges op på erfaringerne med dette i Arbejdsmiljøgruppen. Hvis indsatsen har effekt ift. forebyggelse af stresrelateret fravær kan metoden udbredes til andre områder Der er fokus på stressramte, men vær også opmærksom på dem som er tilbage på arbejdspladsen. JS udarbejder oplæg til MED
4 Arbejdsmiljøgruppe-møde den 19.01. 2016 Ifølge JS skal indsatsen for at nedbringe sygefraværet tage udgangspunkt i gensidig tillid det handler ikke om at så tvivl om hvor vidt sygemeldinger er reelle. Det er derfor vigtigt, at vi i organisationen har en fælles dialog om, hvordan vi ser på sygefravær. Udarbejdelsen af en sygefraværspolitik kan være med til at skabe et åbent og tillidsfuldt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere om sygefravær. Det besluttes at indsatsen for at nedbringe sygefraværet lægges i arbejdsmiljøgruppen. Der ønskes en drøftelse af, hvordan vi vil arbejde med indsatsområdet i arbejdsmiljøgruppen i 2016. Der er tidligere udsendt notat vedr trivsel og sygefravær fra HR. Der er vedhæftet eksempler på hvordan sygefraværsstatistik kan præsenteres. Når vi arbejder med sygefravær er det med det udgangspunkt at alle sygemeldinger er reelle. Indsatser som sygesamtaler, opfølgning m.v. handler derfor om at afdække eventuelle belastende forhold i arbejdet der fører til øget sygefravær, se på muligheder for at imødekomme særlige hensyn og andet, der kan fremme trivslen og forebygge sygefravær. Punkter fra drøftelsen: Der kan være mange årsager til sygefravær, blandt andet opsigelser i et team, som både kan udløse fravær hos opsagte kollegaer og hos resten af teamet. Erfaringer fra tidligere indsats omkring sygefravær er at gruppeledernes opmærksomhed på sygefravær kan være med til at forebygge og nedbringe fraværet. Ift. at fremme trivslen er det vigtigt at alle er bevidste om eget ansvar for arbejdsmiljø og trivsel. Herunder at udtrykke individuelle ønsker - Hvad kan blive bedre? Indsats ift. trivsel og sygefravær skal være lokalt funderet i de enkelte teams. For at forebygge belastning af de tilbageværende kollegaer ved fravær kan der arbejdes med planlagte fravalg i form af ex. fravalgspyramide e.l. En fast struktur for indkaldelse til sygesamtaler, giver en ensartet tilgang til sygdom i hele organisationen. Det kan samtidig vanskeliggøre en individuel tilgang fra den enkelte leder. Løbende fokus på trivsel kan sikres gennem fast punkt på personalemøder.
5 Arbejdsmiljøgruppe-møde den 19.01. 2016 Ledige stillinger/sygefravær bør drøftes fast på ledermøder. På baggrund af drøftelsen laver JS oplæg til lokal politik til drøftelse i lederteamet og MED. Oplægget vil indeholde: Forslag til formål, mål og indsatser ift. sygefravær. Procedure for indkaldelse til sygesamtale ud fra antal fraværsdage. Proces for drøftelse af fraværspolitik i hele organisationen. 6. KORT ORIENTERING FRA AMR KJ: Trivselen i A-huset er forsat påvirket af den uafklarede ledelsessituation. JS orienterer om, at der gives besked vedr. flytning af rum på Københavnsvej d.d. Derudover er der igangsat en proces ift. ny ledelsesstruktur på Københavnsvej. Der er forsat et uløst problem ift. den gamle bus på Københavnsvej. AH: I forbindelse med valget har AH talt med flere kollegaer om arbejdsmiljø. Han oplever, at der ikke er den fornødne opmærksomhed og kendskab til det. Det er vigtigt at brede ejerskabet til arbejdsmiljøet ud i organisationen. NTL: Der er problemer ift. at borgere ryger i eget hjem, lige inden eller mens der ydes støtte. Problemet tages op på kommende møde i AMG. 7. AKTUELLE OPGAVER IFT. ARBEJDSMILJØ -- 8. KORT ORIENTERING - LEDER HR og personale har med en del af de afsatte midler til trivselsindsatsen i 2016 tilbudt at betale TRiM-uddannelse af ledere, AMR og nøglepersoner i GH. TRiM (Traume Risk Management) er et uddannelsesprogram til kollegastøtte ved belastende situationer. Der er enighed om, at det ser ud til at være brugbart ift. håndtering af vold og andre belastende situationer. HR og repræsentant fra TRiM inviteres med til næste møde i AMG JS Der er to pladser til AMR på Præsentationskursus. KJ vil gerne deltage. Den anden plads fordeles på n æste møde i AMG. 9. ARBEJDSULYKKER Gennemgang af arbejdsulykker siden sidste møde i AMR. Udarbejdelse af handleplan for forebyggende indsats. Der er i 2015 foretaget 97 registreringer af arbejdsulykker. En del af registreringerne omfatter episoder, hvor der ikke er personskade, men de kan bidrage med vigtigt viden i forhold til forebyggelse. JS udarbejder procedure til personalehåndb og.
6 Arbejdsmiljøgruppe-møde den 19.01. 2016 For at sikre en grundig gennemgang af alle arbejdsulykker foreslås følgende procedure til behandling af arbejdsulykker: Områderne fordeles mellem AMR Når der modtages en registrering af arbejdsulykke pr. mail laver ansvarlig AMR en første gennemgang ift. forebyggelse. Det kan evt. være kontakt til gruppeleder el. team. Handling beskrives kort i skema. Ved møder i arbejdsmiljøgruppen præsentere AMR de registreringer, der har været siden sidste møde. Der analyseres i fællesskab og tilrettelægges evt. fælles indsatser mhp. forebyggelse. Proceduren ønskes drøftet. Det er muligt at trække en liste over registrerede arbejdsulykker i EASY. Der er vedhæftet en liste for 2015. Den foreslåede procedure vedtages. Der udarbejdes procedure til personalehåndbog. Det kan være en stor arbejdsopgave at modtage registreringer af arbejdsulykker. Der kan være behov for, at prioritere de alvorlige skader ift. de anmeldelser, der alene handler om registrering af vold og trusler. Der skal dog tages stilling til alle anmeldelser. Den geografiske opdeling i forhold til håndtering af anmeldelserne følger valgområderne. AMR melder selv tilbage til gruppen ved behov for hjælp. Ved næste møde i AMG sættes nye AMR ind i procedurerne. 10. EVT Nyvalgte AMR indviteres med til Arbejdsmiljødag den 03.02 Næste med i AMG er 22.02 kl. 12:30 15:30 JS kontakter AMR og HR.