Udbud af opgave Vidensbank og vidensdeling Integration og fastholdelse af højtuddannet udenlandske arbejdstagere og deres familier Der udbydes en opgave vedrørende kortlægning af initiativer, etablering af vidensnetværk samt opsamling og videreformidling af viden vedrørende integration og fastholdelse af højtuddannede udenlandske arbejdstagere og deres familier. Baggrund Spørgsmålet om at sikre tilstrækkelig kvalificeret arbejdskraft, herunder at rekruttere udenlandsk arbejdskraft samt styrke integration og fastholdelse af udenlandske medarbejdere og deres familier, har de senere år været højt prioriteret. Som følge heraf er der iværksat en række konkrete initiativer, både af Integrationsministeriet og en lang række andre aktører, der har til formål at fremme integration og fastholdelse af udenlandske medarbejdere og deres familier. Der er nu behov for at kortlægge de mange iværksatte initiativer på tværs af ministerier, kommuner og andre aktører, ligesom der endnu mangler viden om, hvilke metoder og redskaber, der er bedst egnede til at styrke integrationsindsatsen for udenlandske medarbejdere og deres familier. Derfor skal der iværksættes en indsats med fokus på at sikre en effektiv vidensdeling mellem centrale parter på området samt sikre indsamling af god praksis, og at denne viden spredes og anvendes af andre. En række integrationsinitiativer for arbejdskraftindvandrere og deres medfølgende familier, som Integrationsministeriet har iværksat er afsluttede, og Rambøll Management har udarbejdet en opsamling af erfaringerne fra initiativerne for Integrationsministeriet. For yderligere oplysninger om Integrationsministeriets indsats på området vedlægges link til ministeriets hjemmesidehttp://www.nyidanmark.dk/dadk/integration/integration_af_nyankomne/integration_af_udenlandske_arbejdstagere.htm Opgaver Der kan skelnes mellem tre forskellige, men sammenhængende opgaver: 1) Kortlægning af indsatsen på området, 2) Vidensnetværk for centrale aktører på området, 3) Opsamling og
formidling af gode eksempler på området. Opgaverne forventes gennemført fra august 2011 frem til udgangen af 2012. 1) Kortlægning af indsatsen på området Der skal udarbejdes en kortlægning af igangsatte initiativer på landsplan, herunder over hvilke initiativer, det er relevant at indsamle gode erfaringer fra, jf. nedenfor. Det drejer sig om konkrete initiativer, som er iværksat af såvel ministerier som en lang række andre aktører, der har til formål at fremme integration og fastholdelse af udenlandske medarbejdere og deres familier. Kortlægningen skal indeholde initiativer på centralt, regionalt og lokal plan, initiativer iværksat af myndigheder, virksomheder, organisationer, foreninger og frivillige samt såvel igangværende som initiativer, som er afsluttede indenfor de seneste to år. Som en del af kortlægningen skal indgå kortlægning af hvilke netværk, foreninger og aktiviteter, der findes, hvor både expats og danskere kan deltage i en række udvalgte lokalområder. Kortlægningen skal forelægge senest oktober 2011 og skal opdateres i foråret og efteråret 2012. Kortlægningen skal lægges på ministeriets hjemmeside med relevante oplysninger om målsætning, aktiviteter, metoder, resultater samt kontaktdata til glæde for alle aktører på området. Kortlægningen skal bygge videre på eksisterende oversigter af viden om området som eksempelvis ministeriets nye vidensportal Integrationsviden, hjemmesiden for Welcometo projektet mv. For yderligere information, se www.nyidanmark.dk/integrationsviden og www.welcometo.dk 2) Vidensnetværk for centrale aktører på området Der etableres et netværk bestående af centrale aktører på området. Netværket skal sikre vidensdeling på området, og skal bygge videre på erfaringer fra erfaringsgruppen tilknyttet Welcometo projektet. For yderligere information henvises til projektets hjemmeside, jf. ovenfor. Netværket skal afholde møder 2-3 gange årligt, dvs. op til fem gange i perioden frem til udgangen af 2012. På møderne skal der være relevante faglige oplæg, ligesom det skal være muligt at deltage i workshops om mere specifikke temaer indenfor området, som kan medvirke til vidensdeling deltagerne imellem. Deltagerne i netværket skal endvidere bidrage til at identificere gode erfaringer og gode metoder, som kan opsamles og videreformidles. Netværksmøderne skal evt. suppleres med fokusgruppemøder med udvalgte deltagere, da erfaringer med afholdte fokusgrupper viser, at denne metode er yderst effektiv til hurtigt at indsamle viden. Tilbudsgiver skal komme med forslag til netværksdeltagerne samt planlægge og facilitere møderne i netværket. Der modtages endvidere gerne forslag til hvorledes viden og vidensdelingen fra netværksmøderne kan videreformidles til en bredere kreds af aktører. Side 2
3) Opsamling og formidling af gode eksempler på området. Der skal indsamles en række eksempler på god praksis, som beskrives så erfaringerne så vidt muligt umiddelbart kan anvendes af andre aktører. Med andre ord lægges vægt på beskrivelser af konkrete værktøjer, metoder, trin-for-trin guides mv. De gode erfaringer vælges ud fra kriterier som: Initiativer, metoder mv., som kan dokumentere positive erfaringer Indsatsen/metoden er forankret og/eller kan let overføres til andre. Der skal indsamles minimum 20 gode eksempler, som samlet set skal være relevante for såvel virksomheder, kommuner, organisationer, foreninger og frivillige. Minimum 4 af disse skal vedrøre lokale netværk, foreninger og aktiviteter, hvor både expats og danskere kan deltage. De gode erfaringer formidles via ministeriets nye vidensportal på integrationsområdet, jf. ovenfor, via relevante netværk og relevante samarbejdspartnere mv. De første gode eksempler skal være klar til formidling på vidensportalen inden udgangen af 2011. Herudover skal der gennemføres opsøgende formidlingsaktiviteter, som kan sikre, at de indsamlede gode eksempler formidles til såvel kommuner som virksomheder. Det kan eksempelvis ske via afholdelse af regionale møder, samarbejde med relevante aktører mv. Inddragelse af målgruppen af højtuddannet udenlandske arbejdstagere Repræsentanter for gruppen af højtuddannede udenlandske arbejdstagere og deres familier ønskes så vidt muligt inddraget i forbindelse med gennemførelse af alle tre opgaver. Styregruppe Det forventes, at der nedsættes en styregruppe bestående af et begrænset antal centrale aktører på området. Tilbudsgiver skal - i givet fald bistå med sekretariatsbetjeningen af styregruppe. Følgegruppe Der skal nedsættes en følgegruppe bestående af repræsentanter fra Integrationsministeriet og tilbudsgiver. Budgetramme, tidsplan og projektperiode Indsatsen skal gennemføres inden for en ramme på 800.000 kr. Indsatsen forventes iværksat ultimo august eller primo september 2011 og gennemføres inden udgangen af 2012. Erfaringer fra indsatsen skal opsamles og skal ligeledes foreligge inden udgangen af 2012. Side 3
Procedure Tilbuddet skal være Integrationsministeriet i hænde senest: Mandag den 29. august 2011 kl. 12.00 Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke komme i betragtning. Tilbuddet skal sendes per brev: Helle Aaen Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Beskæftigelseskontoret Holbergsgade 6 1057 København K Hjemmeside: www.nyidanmark.dk Den juridiske person og underleverandører Tilbudsgiver skal klart og entydigt i tilbuddet angive, hvilken juridisk person der er tilbudsgiver og dermed ansvarlig over for ordregiver. Hvis tilbud afgives af et konsortium omfattende flere ansvarlige tilbudsgivere, skal de juridiske personer hver især angives klart og entydigt, og der skal derudover angives en fælles befuldmægtiget, som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftale med. Hvis tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse eller dele heraf, skal navnene på underleverandørerne angives klart og entydigt i tilbuddet, samt til hvilke dele af opgaven disse anvendes. Hvis en tilbudsgiver i relation til vurderingen af økonomisk, finansiel og teknisk kapacitet ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underleverandører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge erklæring eller anden dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende. Integrationsministeriet vil først foretage en vurdering af den enkelte tilbudsgivers generelle egnethed til at varetage den udbudte opgave. Formålet med egnethedsvurderingen er at sikre, at konkurrencen om den udbudte opgave kommer til at foregå mellem tilbudsgivere, som er egnede til at varetage den udbudte opgave. Tilbudsgiver skal i den forbindelse fremlægge tilbudsgiverens balance eller uddrag heraf for det senest tilgængelige regnskabsår. Ved sammenslutninger af økonomiske aktører skal oplysninger gives for hver enkelt ansøger. Som mindstekrav kræves en soliditetsgrad på 15 procent i det seneste disponible regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes som virksomhedens samlede egenkapital i forhold til de samlede aktiver. Soliditetsgraden udregnes således som (samlede egenkapital/samlede ak- Side 4
tiver) x 100 = soliditetsgrad. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes soliditetsgraden som virksomhedens og de andre enheders samlede egenkapital i forhold til de samlede aktiver. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortium) beregnes soliditetsgraden som virksomhedernes samlede egenkapital i forhold til deres samlede aktiver. Tilbudsgiver skal endvidere fremsende en beskrivelse af tilbudsgiverens organisation med oplysninger om antal beskæftigede medarbejdere fordelt på relevante faggrupper. Det ønskes i den forbindelse oplyst, hvor mange medarbejdere der beskæftiger sig med integration, herunder særligt med målgruppen af udenlandske medarbejdere og deres familier. Hvis tilbudsgiver består af et konsortium, skal ovenstående oplysninger og relevante referencer gives for hver enkelt deltager i konsortiet. Tilbudsgiver bør som minimum have 5 ansatte medarbejdere, hvoraf mindst 3 beskæftiger sig med integrationsområdet. Såfremt virksomheden baserer sig på andre enheders formåen, beregnes antallet af medarbejdere som virksomhedens og de andre enheders samlede antal medarbejdere. Ved sammenslutning af virksomheder (f.eks. konsortium) beregnes antallet af medarbejdere som virksomhedernes samlede antal medarbejdere. Tilbud Der ønskes et tilbud, der som minimum omfatter en klar beskrivelse af: Forslag til løsning af de tre delopgaver, jf. ovenfor. Oplysninger (f.eks. i form af cv er) om de af tilbudsgivers medarbejdere, der vil blive allokeret til opgaven Tidsplan for gennemførelse af aktiviteter i forbindelse med indsatsen med forslag til indlagte følgegruppemøder og styregruppemøder. Specificeret budget for projektet. Tilbuddet skal indeholde et resumé. Tilbuddet bør ikke overstige 10 sider hertil kommer resumé og bilag (samlet maksimalt 25 sider). Tilbuddet ses gerne afleveret i 4 papireksemplarer, heraf et originalt underskrevet eksempel med 3 kopier samt en elektronisk udgave (cd-rom eller USB stik) af hele det afleverede tilbudsmateriale. Tilbuddet kan ikke fremsendes elektronisk, men sendes eller afleveres til den ovenfor angivne adresse. Hvis der er uoverensstemmelse mellem papirudgaven og den elektroniske udgave, gælder det originale underskrevne eksempel. Tilbuddet skal afleveres i en lukket konvolut mærket Vidensdeling Integration og fastholdelse af højtuddannet udenlandske arbejdstagere og deres familier. Att. Helle Aaen Tilbud Må ikke åbnes!. Side 5
Tilbudsgivers kontaktperson og kontaktoplysningerne, herunder adresse, mail og telefon, skal klart fremgå af tilbudsmaterialet. Huskeliste Husk at følgende skal vedlægges tilbuddet: Tilbudsgiverens balance eller uddrag heraf for det senest tilgængelige regnskabsår, jf. side 4 Beskrivelse af tilbudsgiverens organisation med oplysninger om antal beskæftigede medarbejdere fordelt på relevante faggrupper, jf. side 5 Evt. oplysning om elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, jf. side 6 Tro og love-erklæring vedrørende gæld til det offentlige, jf. side 7 Pris Indsatsen skal foretages inden for en ramme på 800.000 kr. Tilbud med en pris på over 800.000 kr. vil blive afvist som ukonditionsmæssigt. Tilbudspriser skal afgives som en samlet pris i DKK inkl. afgifter og gebyrer men ekskl. moms. Annullation Ordregiver forbeholder sig ret til, indtil udbudsforretningen er afsluttet med endelig indgåelse af kontrakt, at annullere udbuddet, såfremt der foreligger en saglig begrundelse for at annullere. En evt. annullation vil blive ledsaget af et brev til alle tilbudsgiverne indeholdende årsagen til annullationen. Omkostninger ved deltagelse Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsafgivelse og eventuel efterfølgende kontrahering er ordregiver uvedkommende, ligesom tilbudsmateriale ikke returneres til tilbudsgiver. Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold vedrørende grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne. Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud, der indeholder forbehold for grundlæggende elementer i udbuds- og kontraktbetingelserne. Disse tilbud betragtes som ukonditionsmæssige. Eventuelle forbehold, som ikke vedrører grundlæggende bestemmelser i udbuds- og kontraktbetingelserne, vil blive kapitaliseret og indgå i den samlede evaluering af tilbudsgivers tilbud. Såfremt tilbudsgiver opfatter elementer i materialet som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål, jf. nedenfor. Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med tilbudsgivning og løsning af opgaven. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne, herunder de indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra Side 6
andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Spørgsmål Spørgsmål vedrørende udbuddet bedes fremsendt skriftligt pr. mail til Helle Aaen senest den 15. juli 2011, E-post: haa@inm.dk. Spørgsmål, der stilles senere end denne dato, kan ikke forventes besvaret. Spørgsmål og ordregivers svar vil i anonymiseret form blive offentliggjort på: www.nyidanmark.dk/ under Integration & medborgerskab Udbud og forskning: http://www.nyidanmark.dk/dadk/integration/forskning_og_udvikling/forskning_og_udvikling.htm Tildelingskriterier Valg af leverandører sker på baggrund af nedenstående kriterier: Kvalitet (55%) Herunder vurderes om tilbuddet indeholder en detaljeret beskrivelse af hvorledes de tre opgaver kan løses og hvorledes de tre opgaver kan supplere hinanden med fokus på kvalitet, kreativitet og operationaliserbarhed, herunder en realistisk tidsplan. Der lægges endvidere vægt på om forslaget indeholder supplerende forslag til aktiviteter, nye relevante samarbejdspartnere mv. Pris (30%) Herunder vurderes den tilbudte pris, og i hvor høj grad der er en sammenhæng mellem prisen og omfanget og kvaliteten af de tilbudte ydelser. Erfaring (25%) Bedømt på grundlag af tilbudsgiverens beskrivelse af de tilbudte medarbejders kvalifikationer, viden og erfaring på integrationsområdet, herunder især vedrørende målgruppen af udenlandske arbejdstagere og deres familier, samt redegørelse for den konkrete nyttiggørelse af projektleders og allokerede medarbejderes erfaringer i forhold til kontraktens opfyldelse. Der lægges desuden særligt vægt på erfaring med netværksfacilitering samt faglige formidlingsopgaver i form af opsamling og formidling af gode eksempler. Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet i mindst 3 måneder. Side 7
Tro og love-erklæring vedrørende gæld til det offentlige Tilbudsgiveren skal underskrive og vedlægge erklæring på tro og love (evt. i form af en serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen) om, hvorvidt tilbudsgiveren på tidspunktet for afgivelsen af tilbud har forfalden gæld til det offentlige. Gives nævnte oplysninger i form af serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen, skal denne være udstedt senest 6 måneder før tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiveren kan benytte sig af det vedlagte udkast til Tro og love erklæring vedrørende gæld til det offentlige. Side 8