Dato Mødested Mødetid Deltagere d. 24. Feb. 2016 Brøndby eller Skype? Kl. 17.00 Rasmus Lundby (RL) Michael Tandrup (MT) Anna Harboe (AH) Tue Hodal (TH) Henrik S. Jensen (HSJ) Anders Olesen Michael Kokborg (MK) SKYPE: Mads Vinther (MV) Mail info@dendanskeskiskole.dk Dagsorden Godkendelse af dagsorden og valg af referent/ordstyrer... 1 1 Punkter til drøftelse... 2 1.1 Code of conduct... 2 1.2 Kommunikation mellem bestyrelsen, udvalg, kontoret m.fl.... 2 1.3 Kontoret hvad vil bestyrelsen og hvad vil kontoret?... 2 2 Beslutningspunkter... 3 2.1 Godkendelse af udvalg... 3 2.2 Bank binding af midler... 4 2.3 Talent-camp (uge 42 2016)... 4 2.4 Godkendelse af bestyrelsesvalgte udgifter... 4 2.5 Nye regler for aflønning under re-eksamen... 5 2.6 Good Governance DIF sætter fremadrettet alle betalinger i banken.... 6 2.7 DSKIF uddannelsesudvalg /TH... 6 3 Orienteringspunkter... 7 3.1 Orientering fra kontoret /AO /KF... 7 3.2 Regnskab /AO... 7 3.3 Budget /AO... 7 4 Eventuelt... 8 4.1 Ny Manual... 8 Bilag Punkt Bilag 3.1 BILAG 1 Møde Østrig og Frankrig 3.2 BILAG 2 Regnskab 2015 1.1 BILAG 3 Code of conduct 3.3 BILAG 4 Budget 2016 2.7 BILAG 5 Good Governance 2.2 BILAG 6 TUX uge 18 2.8 BILAG 7 Udd. udvalg forslag. Godkendelse af dagsorden og valg af referent/ordstyrer 25-04-2016 side 1 af 8
1 Punkter til drøftelse 1.1 Code of conduct Det eksisterende Code of Conduct er udarbejdet og godkendt i 2013. Dette revideres af TH, for at skabe mere åbenhed omkring aktiviteter hvor DDS er involveret. Godkendes på næste Best. Møde. TH 1.2 Møde med Snowminds / Blivskiinstruktør Det er tidligere blevet besluttet at kontoret og Kokborg skulle afholde et møde med Snowminds. Der kunne dog ikke findes en passende dato før Kokborg rejse på sæson. MK Bestyrelsen ønsker at drøfte vores holdninger inden et evt. møde. Derfor afventer vi. 1.3 Kommunikation mellem bestyrelsen, udvalg, kontoret m.fl. Kontoret er i øjeblikket udfordret i forhold til at holde styr på alle de eksterne ting, som sker omkring DDS. Her skal der findes en løsning som f.eks. et projektstyringsværktøj. Her er det svært at følge med i de mange mails, samt omkring hvad der konkret bliver besluttet. AO Anders foreslår, at vi igen prøver med TRELLO.com. Dette kommer kun til at virke, hvis alle bruger systemet. Her bør hvert udvalg, bestyrelsen, kontoret have deres eget opslagstavler. Det besluttes, at bestyrelsen og div. udvalg fremover kommunikerer i en lukket gruppe på Facebook. AO opretter grupper for alle udvalg. Kommunikation til kontoret skal som udgangspunkt foregå der. 1.4 Kontoret hvad vil bestyrelsen og hvad vil kontoret? 1. Anders Olesens stillingbeskrivelse samt fremtid på kontoret. Anders og Kokborg arbejder på en opdatering af stillingsbeskrivelsen. Er fremsendt til Kokborg d. 2 marts. 2016 MK Der arbejdes på at bestyrelsen skal afholde et seminar om Organisation. Stillingbetegnelser, Strategi. 3. Skal vi have ansat mere personale på kontoret, og i så fald hvad er budgettet og hvad skal vedkommende løse af opgaver? Dette blev ikke drøftet, da vi endnu ikke har en afklaring med DSKIF om personale. 4. Hvem har hvilke mandat i bestyrelsen, og hvad betyder det for det daglige arbejde i relation til kontoret? Anders giver udtryk for, at det er svært for ham at navigerer i hvem der har mandat til hvad. Det uddybes om mandat: - Kokborg er bestyrelsens kontakt til kontoret. - Uenighed om ønsker, så skal bestyrelsesmedlemmet vende det med de andre. - Sætter et bestyrelsesmedlem noget i gang og kontoret ikke er enig, opfordres 25-04-2016 side 2 af 8
kontoret til at udbede sig flere bestyrelsesmedlemmers holdning. 2 Beslutningspunkter 2.1 Godkendelse af udvalg Det besluttes at alle udvalg er nedlagt Nu bemandes relevante udvalg via åben rekruttering RL, MK TEKNISK KOMITE: Drud, Lundby og Oien TEKNISK KOMITE godkendes: Kontoret står for forslag til bemanding, men Tek Kom vælger i sidste ende hvem må undervise på hvilke kurser samt kommunikere retur om valget til uddannerne. Teknisk Komite vælger hvem der deltager på ETR, laver særlige konverteringer, optagelse på PSI2, dispensationer, uddanner-chef på kurserne, kommunikation med uddannerne omkring evaluering, fravalg osv. Kursus-udvalg: Kokborg bemander dette udvalg Heinkov får point for at lave teoriprøver Rasmus er tovholder på teoriprøverne og sikre at de er klar til TUX i uge 18. Økonomiskkonsekvens: Disse udvalg har direkte indflydelse på udgifterne til aflønning af uddannere. F.eks. koster en uddanner uden hold i Tux 10.000 kr. Eller planlægning af transport som også er en væsentlig udgift i kurserne i sæsonen. Dvs. at dette kan påvirke den samlede drift. 2.2 Udvidelse af TUX uge 18 Se bilag 6 Tux var d. 15 feb. så godt som udsolgt. Kontoret ønskede at stoppe for tilmeldingen her, da det vil lette planlægning af kurset og arbejdsbyrden pga. manglende kontorbemanding. Bestyrelsen foreslår dog, at vi holder tilmeldingen åben: Se bilag 7 PUNKT 1-6 godkendes Forslag til beslutning Ud fra dialogen i bilag 7, så besluttes det: 1. alle kursister tilmeldt efter 16 feb. bliver indkvarteret på Badhotel. Dvs. de ikke kommer til at bo med holdkammerater, vil give en smule mere transporttid og vi er obs. på tidligere klager hvor kursisterne følte sig alene på Badhotel. VEDTAGET 2. 6 uddannere bliver indkvarteret på Badhotel (best. vælger hvem) VEDTAGET 3. Kontoret varetager KUN den normale drift af kontoret, samt kvalitetssikring og TUXansvar for; bus, hotel, liftkort, ankomst i TUX, holdfordelingen, uniformer, samt guideopgaven i TUX (da der ikke er nogen Lærke eller Kristian med). VEDTAGET 4. Anders fritages for planlægning af ugeprogrammer, uddannerinfo osv. Dette skal være færdigt og levet til kontoret d. 12 april, så det kan sende ud til tiden, og kontoret kan klargøre og printe materiale til selv kurset. VEDTAGET Teknisk komite søger for at finde en uddanner som kan varetage denne opgave og som har uddanneransvaret i TUX. 5. Bus. Pt har vi 135 sæder. 1 normal bus og 1 dobbeltdækker. Det vedtages, at når pladserne er solgt, så udvides der til 2 dobbeltdækkere. = 30 ekstra sæder. Vi går lidt på kompromis 25-04-2016 side 3 af 8
med komforten, og risikere at have tomme bussæder = ekstra udgift. VEDTAGET 6. Det skal besluttes om uddannerne KUN kan få bustransport og ikke transport tilskud til Kør-selv. Dette vil sikre at vi kan fylde 2 dobbeltdækkere og derved tilbyde alle kursister transport. DETTE PUNKT er IKKE VEDTAGET 2.3 Bank binding af midler For ikke at have over 750.000 kr. i en bank, så er der oprettet en bankkonto hos Broager Sparekasse. Ved at binde penge i en periode, så opnår vi en højere rentesats. Mellem 250.000-1.000.000: 0,3 i 12 mdr. Mellem 250.000-1.000.000: 0,5 i 24 mdr. Mellem 250.000-1.000.000: 0,6 i 36 mdr. Bestyrelsen skal tage stilling til, om vi ønsker at binde pengene eller ej, samt evt. hvor lang tid? Det besluttes at vi binder 750.000 kr. til 0,3 % i 12 mdr. 2.4 Talent-camp (uge 42 2016) "DDS har et ønske om at lave et junior-kursus (talent-camp) i uge 42 2016 for 13-18 årige (altså ikke børn, men juniorer). (RL) Kurset skal afvikles i Hintertux sideløbende med de ordinære DDS kurser, men reelt ses det som to uafhængige kurser - der blot afvikles samme tid. Talent-camp skal således også bo på et hotel, der ligger væk fra BadHotel og Hoehenhaus. Bustransport er dog oplagt at samkøre. Undervisningen skal varetages af nogle af de gode PSI'ere, som vi har i DDS - eftersom vi oftest bruger alle uddannerne til de ordinære kurser. Om eftermiddagen vil der dog være muligt for underviserne at køre sammen med uddannerne til træning." Det besluttes at afholde kurset. Anders skriver til UV-udvalgt, når kurset er en realitet. UV-udvalget planlægger herefter. I Tux står Instruktørerne for alt i forhold til dette kursus. 2.5 Godkendelse af bestyrelsesvalgte udgifter Godkendelse af bestyrelsesvalgte udgifter Kontoret har brug for klare regler, for hvilke økonomiske beslutninger enkelte bestyrelsesmedlemmer kan beslutte. Kontoret bliver nød til at sikre sig, at kontoret ikke pludselig står til ansvar for enkelte bestyrelsesmedlemmers beslutninger som påvirker økonomien. Her er et eksempel, som to bestyrelsesmedlemmer har godkendt. 25-04-2016 side 4 af 8
Uddannersamling i Chamonix. Mads og Kokborg valgte at DDS skulle bekoster leje af randonee-udstyr til ca. 8 ud af 14 uddannere. Argumentet var, at DDS inden afrejse meldte ud at der var mulighed for offpist eller randonee. Derfor havde uddannerene ikke medbrangt randonee-udstyr. PRIS: 3400 kr. Forslag til beslutning - BESTYRELSENS ØKONOMISKE DISPOSTIONSRET Det besluttes at hvert bestyrelsesmedlem har mandat til selvstændigt at godkende udgifter på op til 5.000 kr. Bestyrelsesmedlemmet underskriver bilaget, har selv underretningspligten overfor de andre i bestyrelsen og er eneansvarlig for evt. budgetoverskridelser som følge heraf. Er de andre i bestyrelsen ikke enige, så bliver man stillet økonomisk ansvarlig. 2.6 Nye regler for aflønning under re-eksamen BESTYRELSESBESLUTNING om re-eksamen: Beslutninger om re-eksamen beror på DDS' ønske om at skabe fleksible rammer for medlemmerne, således uddannelsesvejen lettes mest muligt. Det er muligt at gå til re-eksamen i egenfærdighed (friløb/skolesving), teori og undervisning på AKI, BSI1, BSI2 og PSI3 niveau. Det er ydermere muligt at gå til reeksamen på PSI1 samt revurdering på PSI2 egenfærdighed. RE-EKSAMEN INDENFOR KURSUSREGI) Det er muligt at gå til en re-eksamen på et sideløbende kursus, såfremt denne eksamen er oprettet i forvejen (fx: en WS deltager går til reeksamen på PSI3) Dette er gratis. Såfremt eksamen ikke er oprettet i forvejen, er det muligt at anmode om reeksaminer. Dette koster 500 kr. Det er muligt at møde op på et kursus (uden at være kursist) og anmode om at tage en re-eksamen. Dette koster 500 kr., uanset om eksamen er oprettet i forvejen. RE-EKSAMEN UDENFOR KURSUSREGI) Det er muligt for DDS' medlemmer at anmode om re-eksaminer udenfor kursusregi; fx hvis der er to kompetente uddannere til stede i Val d'isere. DDS kan ikke garantere muligheden for en re-eksamen. Uddannerne og DDS har til enhver tid ret til at afvise, at ville afvikle en re-eksamen. Enhver re-eksamen skal godkendes af kontoret inden afvikling. PSI1 reeksamen oprettes ikke udenfor kursusregi. En re-eksamen koster 500 kr., der afregnes inden afviklingen af reeksamen. En UV re-eksamen koster 700 kr. AFLØNNING) Re-eksamen pointfastsættes efter de gældende regler (fra 2011). En ordinær re-eksamen med 1-2 aspiranter forventes at vare ca. fem kvarter. Der tildeles supplerende 100 kr./uddanner for hver ekstra aspirant (fra og med 3). Forslag: Vurderer uddannerne at de bruger ekstraordinært tid (dette er 100 % en tillidssag, 25-04-2016 side 5 af 8
da det ingen måde kan tjekkes), så har: 2. teknisk komite bemyndigelse til at fastsætte en proportional pointløsning (kontorets ønske teknisk komite varetager denne opgave) KOMPETENCERAMME) Der skal være to uddannere til en re-eksamen. Uddannerne skal til sammen have en DDSkursuserfaring på seks uger, hvoraf mindst halvdelen skal ligge indenfor de sidste to år. Uddannerne skal have undervist på kursus for reeksamensniveauet. Tvivlsspørgsmål afgøres af Teknisk Komité. Såfremt der deltager flere end to uddannere, ændrer dette ikke aflønningsrammen. Uddannerne kan dermed vælge at dele aflønningen. Force majeure: Teknisk Komité tager stilling til økonomiske rammer ift. fx ekstraordinært tidsforbrug o.lign. Alle penge skal betales til DDS evt. via mobilepay så kontoret anskaffer en smartphone. Uddannerne aflønnes fremover via point. 2.7 Good Governance DIF sætter fremadrettet alle betalinger i banken. Bilag 5. For at styrke sikkerheden omkring DDS midler, og i forhold til DIF anbefalinger på området, foreslås det, at der sker en styrkelse af kvaliteten og sikkerheden vedrørende DDS regnskabshåndtering. Rent praktisk, så klargøre Anders alle faktura / overførsler, DIF sætter dem til betaling i banken, og Anders godkender så overførslen; først her vil en betaling ske fra DDS. Økonomiskkonsekvens: Aflønning af DIF medarbejder i samme niveau som regnskabsbistand. Pris ukendt, da Skiforbundet tidligere har betalt det. Disse udgifter bliver dog afholdt af DDS nu. BESTYRELSESBESLUTNING: Bestyrelsen har besluttet disse nye procedure og alle tilhørende udgifter. 2.8 DSKIF uddannelsesudvalg /TH Bestyrelsen skal beslutte, hvilke opgaver DDS kan løfte i forhold til de ønsker uddannelsesudvalget fremlage på vores fælles møde i starten af januar. (TH og AH) Samtidig skal der tages stilling til, hvordan DDS skal kunne løfte disse opgaver. Det forventes, at medlemmerne fra bestyrelsen som deltog i mødet med DSKIF har en holdning til dette punkt. Bilag 7 ANNA fremlægger at Skiforbundet er trådt ind i den reviderede fordelingsnøglen. Her vil der være mulighed for at finde midler til personale, såfremt at DDS og Udd. udvalget bliver enige. Tue Hodal tilpasser bestyrelsen svar til DSKIF uddannelsesudvalg, og sender det til Anna. 25-04-2016 side 6 af 8
2.9 Transport bestyrelsen Der er nu enighed i bestyrelsen om at vi benytter statens takst ( Befordring i egen bil eller på motorcykel: 3,63 kr. pr. km. (for 0-20.000 km. pr. år), 1,99 kr. pr. km. (for over 20.000 km. pr. år, samt alt kørsel i udland) ved kørsel i egen bil i forbindelse med bestyrelsesarbejde og får det skrevet ind i vores transportpolitik. MK VEDTAGET VIA MAIL EFTER MØDET(MK) 3 Orienteringspunkter 3.1 Orientering fra kontoret /AO /KF Kontorets beretning - Møde i Østrig (bilag 1) - Udd. samling i Frankrig hos ENSA (bilag 1) - Kontorbemanding: Lene fra Skiforbundet kommer hver onsdag i 5-7 timer og hjælper med at tømme webshoppen, sende div. med posten og opdatere div. karaktere på folks profiler. Dette fungerer rigtigt godt. Hun vil i måneden op til et TUX kurserne være der 2 dage om ugen. Der er stadig en timedifference på ca. 10-15 timer i forhold til Lærkes/Kristians timer. Her bruger Anders NU minimum 10 timer om ugen på deres opgaver; tage telefonen, svare på mails, oprette kurser på hjemmesiden, bestyrelsesarbejde, sørge for uniformer, nyhedsbreve osv. Kontoret kan klare driften med dette nuværende setup, men der er ingen ekstra tid til NYE opgaver. Her påvirker udvidelsen af uge 18 driften. Samtidig påvirker afholdes af ferie driften relativt meget, hvilket kontoransvarlig er informeret om. 3.2 Regnskab /AO Regnskab 2015 (bilag 2) REGNSKABET 2015 er GODKENDT AO, HS 3.3 Budget /AO Godkendelse af budget 2016 (bilag 4) AO, HS Bestyrelsen afholdt møde om budget i november 2015. Vi mangler: - 1014 PSI1 Gerne med SnowCamp. Købe af Surf og Ski. 2700 kr. (samme hotel). - 1023 & 6140 hvad med offpistkurset? AFLYSES. - 2520 udd. samling. Forslag er at eksterne udd. udgiftsføres på denne konto og ikke TUX som hidtil. VEDTAGET - 3070 løn bibeholdes budget fra sidste år. - Porto, regnskabsbistand, husleje hos GrowBizz løber op i 150.000 200.000 kr. over de seneste par år. 25-04-2016 side 7 af 8
(Det besluttes, at kontoret ikke skal bruge mere tid på disse punkter, det er et bestyrelses anliggende som afklares mellem MT, RL, TH og AH. Skal Ikke fremgå af budget fremover) Budgettet et godkendt. 4 Eventuelt 4.1 Ny Manual 11 FEB // 1 Korrektur til gennemlæsning (SKISKOLEN) - tekst indhold - BEMERK 22 FEB // 1 Korrektur retur til bemerk med rettelser beskrevet som aftalt - SKISKOLEN 26 FEB // 2 Korrektur til gennemlæsning (SKISKOLEN) - tekst rettelser og foto - BEMERK 1 Marts // 2 Korrektur retur til bemerk - SKISKOLEN 4 Marts // 3 Korrektur og godkendelse sendes - BEMERK 7 Marts // Deadline for endelig godkendelse af samlet Manual - SKISKOLEN 8 Marts // Levering af trykklar / godkendte filer til trykkeri - BEMERK 6 April // Levering af bøger på adr. i københavn / Brøndby 10 April // Uddannersamling I Brøndby om implementering af manualen BESLUTNING: I forhold til denne nye manual, skal uddannerne have den gratis? Og hvis ja, hvornår er man så kvalificeret til at modtage et eksemplar af den? Det besluttes, at uddannere der har været aktive fra og med uge 42 2014 får manualen gratis. Porto forventes også fremover at koste en del, ifm. udsendelser af manualer. 25-04-2016 side 8 af 8